PRESTAZIONI OGGETTO DELL AFFIDAMENTO

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1 PRESTAZIONI OGGETTO DELL AFFIDAMENTO In caso di NON disponibilità e/o NON idoneità delle sedi istituzionali, sarebbero a carico dell Affidatario le spese per l affitto di un altra location altresì idonea? Si. Cosa si intende per oneri relativi alla sicurezza e portierato? Sono oneri da sostenere qualora la sede istituzionale fornita gratuitamente preveda comunque a carico del beneficiario della location, le spese relative ai vigili del fuoco, alla pulizia dei locali ed al portierato nel caso l orario dell evento superi quello ordinario previsto dalla struttura ospitante. REGIONI Le Regioni dove si svolgeranno i servizi richiesti sono Campania, Calabria, Puglia, Sicilia e Lazio (Roma) o possono essere anche altre? Le iniziative si svolgeranno nelle Regioni: Campania, Calabria, Puglia, Sicilia e Lazio (Roma), ad eccezione degli Scambi di Esperienze che potranno svolgersi sul territorio nazionale o in un Paese dell Unione Europea come indicato nel Capitolato Tecnico. TAVOLI TECNICI TERRITORIALI Sarà fornito un elenco di sedi istituzionali/provinciali da contattare/verificare per idoneità per l evento? E a carico dell affidatario l individuazione delle sedi istituzionali. La Sogesid S.p.A. potrà indicare priorità di verifica (es. Provincia, Regione, C.C.I.A.A.). Durata di ogni evento. Ciascun tavolo tecnico si svolgerà in giornate singole (mattina o mattina\pomeriggio), secondo le convocazioni effettuate dal Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare.

2 Documentazione preliminare e successiva all evento: dobbiamo produrla noi? Se si specificare il formato, la quantità e se a colori. L Affidatario dovrà occuparsi della produzione della documentazione preliminare e successiva all evento. Si prevedono circa 200 fogli in formato A4 a colori. In caso di svolgimento a Roma la sede del Ministero dell Ambiente individuata da Sogesid è già stata prenotata o dobbiamo provvedere noi? L Affidatario dovrà provvedere alla prenotazione. Qual è la sede indicata da Sogesid per l evento da 180 partecipanti? La Sogesid S.p.A. provvederà a comunicare tempestivamente all affidatario la sede appena ne avrà notizia dal MATTM. La sede dovrà avere le seguenti caratteristiche minime: n.1 sala con capienza di almeno n. 80 partecipanti con la possibilità di ospitare i partecipanti in plenaria e con la possibilità di organizzare i partecipanti per gli incontri bilaterali su 4 tavoli (n. 4 tavoli per n. 10 pax). Si chiede di specificare se la location dovrà disporre di n. 4 salette diverse per gli incontri bilaterali o se invece possono essere sufficienti due sale organizzate con 2 tavoli da 10 persone ciascuno. Gli incontri bilaterali possono anche essere organizzati in 2 sale, purché contigue. Si chiede di specificare i prodotti da realizzare se non trattasi solo di locandine, totem e fogli firme. Nel caso fosse necessario altro materiale specificare quale, caratteristiche tecniche e quantità. I prodotti da realizzare sono indicati a pag. 6 del Capitolato Tecnico alla voce Materiali da produrre. 1

3 LABORATORI TEMATICI La sede del Ministero dell Ambiente individuata da Sogesid è già stata prenotata o dobbiamo provvedere noi? L Affidatario dovrà provvedere alla prenotazione. Documentazione preliminare e successiva all evento: dobbiamo produrla noi? Se si specificare il formato, la quantità e se a colori. L Affidatario dovrà occuparsi della produzione della documentazione preliminare e successiva all evento. Si prevedono circa 400 fogli formato A4 a colori. Attestati partecipazione ad evento dobbiamo produrre noi grafica e stampa? L affidatario dovrà provvedere alla progettazione della grafica nonché alla stampa degli attestati di partecipazione all evento. Qual è la durata di ogni giornata? La durata è di almeno 8 ore. Le cartelline di lavoro sono personalizzate? Si. E prevista la realizzazione di n. 8 Laboratori Tematici di accompagnamento da tenersi tra il mese di aprile e il mese di maggio Sono previste 4 Sessioni di lavoro, una per ciascuna delle Regioni Obiettivo: ogni Sessione è a sua volta articolata in 2 Laboratori in due giornate consecutive. Si chiede di chiarire il totale complessivo delle giornate previste per queste iniziative 8 o 16 2

4 giornate? Il totale complessivo delle giornate è pari a 8. L affidatario dovrà altresì assicurare un format uniforme delle slide proiettate con la presenza dei loghi di programma di seguito indicati. Si intende che sarà fornito dall affidatario solo il format grafico su PPT; i contenuti saranno a cura di Sogesid S.p.A.? L affidatario dovrà assicurare il format grafico. SUMMER SCHOOL Qual è la regione dove avrà luogo il Summer School? La Sogesid S.p.A. provvederà a comunicare tempestivamente all affidatario la Regione dell Obiettivo Convergenza nella quale avrà luogo la Summer School. Cancelleria funzionale alla didattica: specificare materiali e richieste. Nel Capitolato Tecnico non è stata dettagliata la tipologia di cancelleria, in quanto sarà indicata dai docenti che verranno coinvolti. Iniziative di intrattenimento culturale rispetto alla città prescelta: dettagliare richiesta, si tratta solo di proposte da sottoporre agli ospiti o bisogna organizzare delle attività e sostenere i relativi costi? L Affidatario dovrà provvedere all organizzazione delle attività culturali la cui partecipazione sarà facoltativa per i discenti. L unico costo a carico dell affidatario da rendicontare a consuntivo, al fine dell ottenimento del relativo rimborso, è relativo all organizzazione della cena al di fuori della regolare gestione dell ospitalità. Le cartelline da produrre sono personalizzate? 3

5 Si. Documentazione preliminare e successiva all evento: dobbiamo produrla noi? Se si specificare il formato, la quantità e se a colori. L Affidatario dovrà occuparsi della produzione della documentazione preliminare e successiva all evento. Si prevedono circa fogli in formato A4 a colori. Produzione di materiale stampato (almeno 60 unità): specificare tipo di materiale, formato, quantità di ogni unità, colori e se necessita di impaginazione. Trattandosi di materiale didattico finalizzato alle esercitazioni, dipenderà dalle specifiche esigenze dei docenti. Si prevedono circa 600 fogli in formato A4 a colori. Che tipo di lavagna occorre? Dipenderà dalle specifiche esigenze dei docenti. Si chiede di specificare se le eventuali spese per lo spostamento dei partecipanti alla Field trip siano a carico dell affidatario, si chiede inoltre di specificare il mezzo previsto per tale spostamento, la capienza che dovrà avere questo mezzo, il numero di Km massimi previsti per la giornata e se la durata del Field trip sarà di mezza giornata o di una giornata intera. L Affidatario dovrà provvedere all organizzazione dell escursione tematica (field trip) comprensiva degli spostamenti, del coffee break e del lunch da organizzare in loco e ne sosterrà le relative spese. La Field trip durerà una intera giornata e sarà organizzata per un numero di persone pari ai partecipanti alla Summer School. La Sogesid S.p.A. provvederà a comunicare tempestivamente all affidatario il luogo dove si terrà l escursione tematica appena ne avrà notizia. Trattandosi di escursioni programmate nell ultima giornata dell evento, l affidatario dovrà considerare nell organizzazione anche la logistica per il rientro dei discenti nelle rispettive regioni di provenienza. 4

6 Si chiede di specificare se, rispondendo alla logica del campus la sistemazione alberghiera dovrà essere assicurata utilizzando una struttura interna al campus o in una struttura ricettiva esterna. La sistemazione alberghiera dovrà essere preferibilmente interna al campus. Si chiede di specificare le caratteristiche tecniche della Brochure (formato, numero di copie, colori etc). La brochure dovrà essere realizzata a 3 ante (sei facciate) in quadricromia e formato A5. Dovrà essere prodotta per un numero pari ai partecipanti alla Summer school. Chiavette USB quanti GB e a carico di chi sarà l inserimento dei materiali nelle chiavette? La capienza delle chiavette dovrà essere pari a 8 GB. L Affidatario dovrà provvedere all inserimento dei materiali nelle chiavette. SCAMBI ESPERIENZE In quale paese dell Unione Europea si svolgerà uno degli eventi? La Sogesid S.p.A. provvederà a comunicare tempestivamente all affidatario il paese dell UE appena ne avrà notizia. Quali sono le sedi messe a disposizione dagli organismi ed istituzioni ospitanti? La Sogesid S.p.A. provvederà a comunicare tempestivamente all affidatario le sedi appena ne avrà notizia. E prevista l organizzazione di n. 4 iniziative scambi di Esperienze. I destinatari dell iniziativa saranno n. 8 funzionari della Pubblica Amministrazione delle regioni obiettivo convergenza 5

7 (Regione, Provincia e Comune) e gli operatori del settore, di diversa provenienza, La durata prevista complessiva di ciascuna iniziativa sarò fino ad un massimo di 6 giorni Si chiede di specificare se le giornate (massimo 6) siano consecutive e se lo svolgimento del singolo scambio di esperienza avrà luogo nella stessa città per tutte le giornate. Le giornate non saranno necessariamente consecutive. Inoltre, non necessariamente l iniziativa avrà luogo nella stessa città per tutte le giornate. LOCATION- COFFEE BREAK E LIGHT LUNCH Ci interesserebbe chiarire se vadano individuate e proposte sin dalla presentazione dell offerta le location di erogazione con relativi pricing? Se si, quali vincoli ci sono (oltre ovviamente alle caratteristiche dell aula riportate nel bando)? Il Concorrente NON dovrà inserire nell offerta le sedi istituzionali individuate, che dovranno prevedere facilità di collegamento rispetto ai principali snodi ferroviari ed aerei. Si chiede di specificare se per tutte le iniziative oggetto del presente capitolato i materiali che dovranno essere utilizzati nei servizi ristorativi debbano essere, in caso di monouso, biodegradabili ed ecosostenibili. Si. Per quanto riguarda il catering, va proposto sin dalla presentazione dell offerta anche il menu di coffe break e lunch? I menu andranno definiti e concordati dall affidatario con la Sogesid S.p.A. successivamente in fase di realizzazione delle iniziative. COSTI PUBBLICITARI: Sono previsti costi di pubblicazione del bando? Se si, si chiede di specificarne l importo. 6

8 Non sono previsti costi di pubblicazione del bando. MODALITA DI PAGAMENTO - SCHEMA DI CONTRATTO ALLEGATO 3 rimborso delle spese anticipate dall affidatario le stessa saranno rimborsate a conclusione di ciascun evento previa presentazione di regolare fattura accompagnata dalla rendicontazione delle spese sostenute Si chiede di specificare i tempi di pagamento per il di rimborso delle spese a consuntivo. L importo dovuto sarà liquidato entro 60 giorni fine mese dalla data di ricevimento delle fatture, come indicato all art. 19 del Disciplinare di Affidamento, salvo eventuali deroghe disposte dalla Sogesid S.p.A.. GESTIONE DELLE TRASFERTE Mezzi Pubblici Autobus Dovendo presentare come rendicontazione finale anche i biglietti vidimati A/R per l utilizzo dei mezzi pubblici, ci potrebbe essere la problematica del recupero, in particolare del biglietto/i della corsa di ritorno presso le stazioni e/o alberghi. E prevista un altra modalità di rendicontazione? Sarebbe possibile in alternativa prevedere un servizio di navetta che, tramite punti di raccordo prestabiliti, porti i partecipanti da/per la location scelta? Atteso che deve essere data priorità all utilizzo dei mezzi pubblici, l unica modalità possibile di rendicontazione, salvo deroghe specifiche concordate e autorizzate con la Sogesid S.p.A., è il rimborso dei relativi costi sostenuti dai soggetti destinatari dell ospitalità. Il rimborso sarà riconosciuto unicamente con la produzione dei titoli di viaggio originali. 7