S O M M A R I O 1. OGGETTO E SCOPO OGGETTO SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE RESPONSABILITA'...2

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1 Pag. 1/8 S O M M A R I O 1. OGGETTO E SCOPO OGGETTO SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE RESPONSABILITA' DOCUMENTI DI RIFERIMENTO DEFINIZIONI...2 CONTENUTO LOGIGRAMMA DEFINIZIONE DEI PAZIENTI FASI DEL PERCORSO a Fase: APPROCCIO DIAGNOSTICO AL PAZIENTE Paziente di tipologia Paziente di tipologia Paziente di tipologia a Fase: DIAGNOSI ISTOLOGICA a Fase : REFERTAZIONE ISTOLOGICA Paziente proveniente da Amb Paziente proveniente da DH Fasi successive alla diagnosi istologica FASE DI ASSEMBLAGGIO DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AL PAZIENTE FASE DI STADIAZIONE FASE DI IMPOSTAZIONE TERAPEUTICA INDICATORI DI ATTIVITÀ ED OBIETTIVI ALLEGATI E MODULI UTILIZZABILI...8 STATO DATA FIRMA Approvato Prof. W. GRIGIONI Data di applicazione:

2 Pag. 2/8 1. OGGETTO E SCOPO 1.1.OGGETTO L obiettivo principale del presente documento è quello di definire l iter diagnostico del paziente con sospetto o diagnosi, altrove posta, di linfoma (Hodgin LH e non Hodgkin LNH) ed identificare le procedure da seguire per facilitarne il percorso assistenziale, per quanto di pertinenza ematologica ed emolinfopatologica. Il percorso NON si applica alla definizione delle fasi successive di stadiazione e di terapia. 1.2.SCOPO Migliorare l approccio diagnostico e omogeneizzare i comportamenti assistenziali all interno delle U.O. Ematologia Baccarani e U.O. Emolinfopatologia Pileri coinvolte nel percorso. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutti i pazienti con sospetto o diagnosi, altrove posta, di linfoma afferenti all U.O. Ematologia in regime di DH o Ambulatoriale. 3. RESPONSABILITA' Responsabilità dell applicazione del percorso diagnostico Responsabilità di redazione, riesame e revisione Direttori delle U.O. coinvolte nelle varie fasi del percorso Il documento è stato redatto da un gruppo di lavoro costituito da: Dr. Mauro Fiacchini (U.O. Ematologia) Dr.ssa Elena Sabattini (U.O. Emolinfopatologia) Le responsabilità dell esecuzione delle singole attività sono riportate nel contenuto del documento. 4. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Serie UNI-EN-ISO 9000 PA05: Procedura Aziendale di controllo dei documenti del sistema di gestione della qualità PA02: procedura aziendale di accesso alle prestazioni specialistiche ambulatoriali PA87: Procedura Aziendale Gestione dell accesso ai ricoveri in elezione 5. DEFINIZIONI DH : è il Day Hospital U.O. Ematologia Amb : è l Ambulatorio U.O. Ematologia LH : Linfoma di Hodgkin LNH : Linfoma non Hodgkin U.O. E : U.O.Ematologia U.O. EP : U.O. Emolinfopatologia EP : è l emolinfopatologo responsabile della diagnosi istologica

3 Pag. 3/8 /E : documento di pertinenza della U.O. Ematologia /EP : documento di pertinenza della U.O. di Emolinfopatologia MED : Medico strutturato SPEC : Medico specializzando che collabora con il MED ConsSpec : è il Consulente Specialista responsabile della procedura bioptica a scopo diagnostico Rad : è il Consulente Radiologo responsabile della diagnostica per immagini Resp.Acc./EP : è il Responsabile dell Accettazione della U.O.EP BOM : Biopsia osteomidollare

4 Pag. 4/8 6. CONTENUTO 6.1 LOGIGRAMMA A m b e /o D H S o s p e tto d ia g n o s tic o P re g re s s a d ia g n o s i B io p s ia d ia g n o s t ic a C o n s S p e c R e v is io n e is t o lo g ic a E P D ia g n o s i is to lo g ic a E P D H P e r im m a g in i R a d S ta d ia z io n e B O M P ro g ra m m a te ra p e u tic o D ia g n o s i is to lo g ic a E P T e ra p ia R is ta d ia z io n e R is p o s ta R e s is te n z a

5 Pag. 5/8 6.2 DEFINIZIONE DEI PAZIENTI I pazienti possono appartenere a tre diverse tipologie: Tipologia Paziente 1: soggetti con sospetta diagnosi clinica di LH o LNH, giunti ad osservazione presso l Amb Tipologia Paziente 2: soggetti con diagnosi di linfoma posta presso altra sede anatomo-patologica, giunti ad osservazione presso Amb o DH, al fine di consulenza e/o definizione del piano terapeutico Tipologia Paziente 3: soggetti con pregressa diagnosi di linfoma già sottoposti a terapia presso il DH, attualmente in fase di ricaduta/riespansione di malattia e giunti ad osservazione presso Amb o DH. 6.3 FASI DEL PERCORSO a Fase: APPROCCIO DIAGNOSTICO AL PAZIENTE Accesso: Il paziente accede al DH e/o Amb dell U.O.E. secondo le modalità riportate nelle IOS01AMB, IOS02AMB e IOS14D. Visita: Durante la visita ambulatoriale/dh sarà impostato l iter diagnostico che si diversifica sulla base della tipologia Paziente a cui l Utente appartiene: Paziente di tipologia 1 il paziente deve essere avviato a procedura chirurgica e/o agobioptica al fine di disporre di campione biologico utile alla diagnosi istologica il MED/SPEC consegna al paziente un impegnativa con richiesta di consulenza per biopsia chirurgica ovvero per consulenza specialistica (più spesso gastroenterologica) per agobiopsia ECO/TAC guidate consegna al paziente una vignetta, indirizzata al Consulente, nella quale si fa richiesta di inviare il materiale bioptico che verrà prelevato presso l U.O. EP (specificando che, nel caso di materiale chirurgico esso va inviato a fresco).

6 Pag. 6/ Paziente di tipologia 2 il paziente deve procurarsi il materiale istologico allestito in altra sede e consegnarlo presso la U.O. EP. Il MED/SPEC specifica che il materiale da richiedere è rappresentato da: tutti i vetrini istologici allestiti, la/e inclusione/i o blocchetto/i e, solo in alternativa a quest ultimo/i, 15 sezioni in bianco. Solo su richiesta del paziente il MED/SPEC provvede a compilare il Report 01 (in allegato), per ottenere la consegna del materiale biologico già allestito presso altra U.O. Anatomo-patologica quando si tratti di visita ambulatoriale, compila una impegnativa per revisione istologica, unitamente al modulo aziendale di richiesta esame istologico; quando si tratti di visita di DH, compila il modulo aziendale di richiesta esame istologico (in allegato) consegna al paziente la documentazione compilata e lo indirizza all accettazione della U.O.EP il Resp.Acc./EP informa il paziente che, una volta in possesso del materiale istologico eventualmente richiesto, dovrà farlo pervenire (consegna diretta o invio postale) all accettazione medesima quando il paziente non sia stato precedentemente fornito di certificazione di esenzione da ticket per patologia neoplastica (codice 048), provvede alla compilazione del certificato, in duplice copia, e lo consegna al paziente, che dovrà esibirlo alla propria ASL di residenza al fine di ottenere la tessera di esenzione da ticket Paziente di tipologia 3 Il paziente deve essere avviato a procedura chirurgica e/o agobioptica al fine di disporre di campione biologico utile alla diagnosi istologica. Il MED/SPEC quando si tratti di visita ambulatoriale, consegna al paziente una impegnativa con richiesta di consulenza per biopsia chirurgica ovvero per consulenza specialistica (più spesso gastroenterologica) per agobiopsia ECO/TAC guidate; quando si tratti di visita di DH avvia la procedura per consulenza chirurgica ovvero per agobiopsia ECO/TAC guidata in entrambi i casi, consegna al paziente una vignetta, indirizzata al Consulente, nella quale si fa richiesta di inviare il materiale bioptico che verrà prelevato all U.O. EP (specificando che, nel caso di materiale chirurgico esso va inviato a fresco).

7 Pag. 7/8 gli dà indicazione per accedere all Ambulatorio Specialistico presso il quale è stata fatta richiesta di consulenza Il ConsSpec, dopo aver provveduto alla biopsia o agobiopsia diagnostica, si farà carico dell invio del materiale ottenuto all accettazione dell U.O.EP a Fase: DIAGNOSI ISTOLOGICA Una volta che il materiale biologico biopsiato ovvero il materiale istologico allestito in altra sede venga consegnato all Accettazione dell U.O.EP ha inizio la fase di diagnosi istologica. Per le modalità ed i procedimenti seguiti per la fase di consegna del prelievo/materiale allestito, allestimento istopatologico del prelievo, analisi microscopica dei vetrini e refertazione si rimanda alle istruzioni operative/procedure di Servizio della U.O.EP (IOS01-02/EP, IOS05-12/EP, IOS21-24/EP, PS02/EP, PS04-06/EP). Una volta completato il referto istologico esso viene fatto pervenire al Curante ematologo che ha richiesto la biopsia e/o la revisione del materiale. Le modalità di invio di seguito riportate sono applicate sia per i referti definitivi che per quelli in itinere. Il referto viene inviato secondo modalità differenti in base alla provenienza del Paziente (Amb o DH) come di seguito specificato: a Fase : REFERTAZIONE ISTOLOGICA Paziente proveniente da Amb Fax-modem: l EP attiva tale modalità ed automaticamente il fax del referto giunge alla portineria U.O. Ematologia: se sul referto non è specificato il nome del medico ematologo richiedente l operatore di portineria provvede a smistare il referto-fax nella apposita casella sita presso la portineria ed indicata come ambulatorio, nella buchetta personale del medico richiedente se questo è specificato; il personale amministrativo dell ambulatorio provvede ad inserire il referto nell apposito raccoglitore dei referti organizzato in cartelle in ordine alfabetico dal quale il MED/SPEC può prelevarlo. Cartaceo con firma in originale. La copia indirizzata all Amb viene posta dalla segretaria della U.O.EP nella buchetta apposita della portineria, da cui segue l iter di cui sopra Paziente proveniente da DH quando il caso è stato completato dall EP il referto viene automaticamente inviato per alla postazione situata presso la guardiola/caposala del DH ematologico; la caposala del DH stampa il referto e lo consegna al MED/SPEC richiedente, se quest ultimo è riportato sul refereto, altrimenti lo inserisce nell apposito raccoglitore di referti dal quale il MED/SPEC può prelevarlo.

8 Pag. 8/ Fasi successive alla diagnosi istologica Le fasi che seguono e che vengono sotto elencate non sono più connesse alla diagnosi e non sono oggetto di definizione dettagliata in questo documento FASE DI ASSEMBLAGGIO DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AL PAZIENTE Responsabile: MED/SPEC FASE DI STADIAZIONE Responsabile: MED/SPEC FASE DI IMPOSTAZIONE TERAPEUTICA Responsabile: MED/SPEC 7. Indicatori di attività ed obiettivi Tempo di refertazione : è l intervallo, in giorni, che intercorre tra la data di accettazione del materiale bioptico e la data in cui viene consegnata (con le modalità sopra descritte) la diagnosi istologica ad opera dell EP. L intervallo definito è di cinque giorni lavorativi. Il monitoraggio dell indicatore avviene ad opera della Segreteria dell U.O. di Empolinfopatologia, con obiettivo che >90% dei referti venga consegnato entro il periodo stabilito. N.pazienti che giungono a definizione diagnostico/terapeutica / N.pazienti giunti ad osservazione : questo indicatore viene monitorato dal MED/SPEC, con l obiettivo che il rapporto sopra indicato tenda ad uno 8. ALLEGATI E MODULI UTILIZZABILI Mod. richiesta esame istologico (disponibile presso ogni ambulatorio della U.O. E. Report R01/PDIP03: richiesta di consegna materiale

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