A.5 Quali sono i territori non direttamente transfrontalieri che possono partecipare ai progetti?

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1 A. PRIMA DI DEPOSITARE IL DOSSIER A.1 Come trovare un partner? Per trovare un partner si può: - Rivolgersi ad un'amministrazione italiana o francese che si occupi di progetti europei (vedi lista sul vademecum e pagina del sito ufficiale) - inserire la propria idea progettuale nello spazio dedicato sul sito ufficiale di ALCOTRA - rivolgersi alla Rete degli animatori ALCOTRA (vedi lista sul sito) A.2 Quanti partner servono per presentare un progetto? Un progetto ALCOTRA deve essere presentato da almeno due partner, uno italiano e uno francese. Non esiste un numero massimo di partner, ma il partenariato deve essere quanto più possibile equilibrato tra la parte francese e quella italiana. Occorre anche considerare che un numero elevato di partner richiede uno sforzo maggiore di coordinamento e gestione da parte del capofila. A.3 Che cosa si intende per territorio ammissibile e territorio adiacente? Quale è la differenza? I territori ammissibili solo quelli direttamente interessati dalla frontiera tra Italia e Francia, da cui possono provenire i partner dei progetti e nei quali devono necessariamente essere realizzate le attività progettuali (cfr. par del vademecum). I territori adiacenti sono territori vicini a quelli ammissibili: partner provenienti da queste aree possono partecipare ai progetti, ma non possono ricoprire il ruolo di capofila. Inoltre, il loro coinvolgimento deve essere ben giustificato e il programma riserva a questi territori una percentuale ridotta di finanziamento (20%). Tale percentuale non è calcolata a livello di progetto ma di programma, pertanto non esistono vincoli finanziari sul singolo beneficiario (cfr. par e del vademecum). A.4 Quali sono i territori ammissibili? I territori ammissibili sono (cfr. par del vademecum): la Regione Autonoma Valle d Aosta; le Province di Torino e di Cuneo (Regione Piemonte); la Provincia di Imperia (Regione Liguria); i Dipartimenti della Savoie e della Haute -Savoie (Regione Rhône-Alpes); i Dipartimenti delle Hautes-Alpes, delle Alpes-de-Haute-Provence e delle Alpes-Maritimes (Regione Provence-Alpes-Côte d'azur). A.5 Quali sono i territori non direttamente transfrontalieri che possono partecipare ai progetti? I territori non direttamente transfrontalieri sono (cfr. par del vademecum): le Province di Biella, Vercelli, Asti, Alessandria (Regione Piemonte); la Provincia di Savona (Regione Liguria);

2 i Dipartimenti dell'ain, dell'isère e della Drôme (Regione Rhône-Alpes); i Dipartimenti del Vaucluse e del Var (Regione PACA). la Provincia di Genova (Regione Liguria); i Dipartimenti del Rhône e delle Bouches-du-Rhône (Francia); paesi terzi non appartenenti all Unione europea: il Principato di Monaco e la Svizzera (i partner provenienti da tali aree non possono ricevere finanziamento dal programma ALCOTRA). A.6 Un partner localizzato in una zona adiacente può essere capofila? No. Il capofila deve obbligatoriamente avere sede (legale od operativa) in uno dei territori ammissibili (cfr. par del vademecum). A.7 Chi può partecipare ad un progetto? L'elenco dei beneficiari ammissibili per ogni misura è riportato sulle schede tecniche di misura del vademecum del programma. A titolo di esempio possono partecipare ad un progetto: Stato, Regioni, enti locali e altri soggetti pubblici, associazioni e soggetti privati, parchi, enti di protezione civile, enti di formazione e centri di ricerca, organizzazioni di categoria, Camere di commercio, Ognuno di questi soggetti può ricoprire sia il ruolo di capofila che di partner. La partecipazione delle imprese e dei soggetti che operano nel campo concorrenziale è prevista soltanto nell ambito delle regole sugli aiuti di Stato E importante che i partner abbiano fondi sufficienti per assicurare l autofinanziamento del progetto. Nel caso non si abbiano esperienze in progetti di cooperazione, sono ammissibili al finanziamento eventuali spese per assistenza tecnica nel limite del 6% del budget totale del progetto. A.8 Qual è la differenza tra un partner e un prestatore di servizio? I partner, attraverso la firma di una Convenzione di Cooperazione, si impegnano a svolgere determinate attività all interno del progetto, delle quali sono responsabili, e a partecipare con una quota di autofinanziamento. Di conseguenza essi ricevono la quota di cofinanziamento pubblico che gli spetta. Un prestatore di servizio, scelto secondo le procedure di selezione ad evidenza pubblica secondo le norme vigenti, è un fornitore dei partner a cui viene pagata una regolare fattura. Esso non firma la Convenzione di Cooperazione, non partecipa all'autofinanziamento e non riceve alcuna quota del contributo pubblico. A.9 Quanto tempo ci vuole dall idea al deposito del progetto? I progetti di cooperazione richiedono un lavoro intenso di preparazione. Prevedere almeno 6 mesi di preparazione per un progetto: da 1 a 3 mesi per la definizione dell idea e l identificazione di potenziali partner, da 3 a 6 mesi per strutturare il partenariato e pianificare le azioni e le spese, da 2 a 3 mesi per la ricerca dei cofinanziamenti francesi (non aspettare la stesura finale del progetto per un primo contatto con i cofinanziatori) e per la costituzione del fascicolo amministrativo. Non deve essere sottovalutato il tempo necessario per le delibere (non tutti gli enti si riuniscono ogni mese!) e per le traduzioni.

3 E importante nella fase di preparazione incontrarsi spesso con i partner transfrontalieri, per condividere gli elementi di conoscenza dei territori coinvolti e gli obiettivi del progetto. Le spese relative all elaborazione del progetto potranno essere finanziate se il progetto sarà approvato e se valutate ammissibili. In fase di preparazione del progetto i partner possono rivolgersi alla Rete degli animatori del Programma ALCOTRA. A.10 Un ente pubblico può affidare l attuazione di azioni del progetto a soggetti terzi non pubblici tipo associazioni, consorzi,? L affidamento è possibile solo nell ambito delle procedure di evidenza pubblica (gare d appalto/affidamento di incarichi). Non è possibile trasferire a tali soggetti sotto forma di contributo una parte della sovvenzione europea. A.11 Sono ammessi i contributi in natura? No, nella generazione del programma ALCOTRA non sono più ammessi i contributi in natura. A.12 Posso costruire il mio piano di finanziamento prevedendo ricavi generati dalle attività del progetto (biglietteria, vendita di prodotti e servizi, ecc.)? E possibile prevedere che le attività del progetto generino delle entrate, ma tutti i ricavi saranno dedotti dal budget del progetto ed andranno a diminuire il contributo FESR erogato. A.13 I partner sono liberi di scegliere il tema e il contenuto del progetto? Sì, entro i seguenti limiti: un progetto può iscriversi in una sola misura del programma (i progetti multi tematici non sono pertanto ammissibili) e le azioni previste devono rientrare tra una o più tipologie previste dalla misura, individuando quella prevalente, e contribuire agli obiettivi della misura. B. PRESENTARE UN PROGETTO B.1 Quali sono i documenti necessari a presentare un progetto? I documenti che compongono il fascicolo progettuale sono: la scheda progetto composta da una parte descrittiva e una parte finanziaria (budget) la convenzione di cooperazione tra partner la descrizione tecnica di dettaglio: tale documento non deve superare le 40 pagine per lingua gli atti di adesione al progetto e di impegno della quota di autofinanziamento la dichiarazione relativa all IVA i dati bancari tutti gli altri allegati richiesti in base alla natura giuridica dei partner

4 B.2 Il progetto deve essere scritto in italiano o in francese? Il progetto deve essere scritto in lingua italiana e in lingua francese. E' necessario che ci sia rispondenza tra le due versioni. Secondo quanto definito dal vademecum, " 5.5 MODALITÀ DI DEPOSITO DELLA DOCUMENTAZIONE PROGETTUALE", se un progetto riguarda, per la parte italiana, soltanto la Regione Autonoma Valle d Aosta, il fascicolo può essere depositato in 4 esemplari cartacei in lingua francese (2 originali e 2 copie). In tal caso, va allegata una copia informatica in italiano della scheda progettuale. B.3 Da chi deve essere firmata la scheda progetto? La scheda progetto deve essere firmata dal legale rappresentante del soggetto capofila o da un suo delegato autorizzato con atto formale. B.4 Da chi deve essere firmata la convenzione di cooperazione? La convenzione di cooperazione deve essere firmata dal legale rappresentante di ogni partner, incluso il capofila. B.5 La convenzione di cooperazione può essere firmata da ogni partner su più fogli distinti? No. I partner devono firmare la convenzione sullo stesso foglio; nel caso di un numero elevato di partner è possibile aggiungere altri fogli. B.6 Quante copie della convenzione di cooperazione e della scheda progettuale devono essere firmate in originale? Sono richieste almeno due copie (una per il fascicolo francese, una per il fascicolo in versione italiana). B.7 Nella parte finanziaria della scheda progettuale, quanto deve essere dettagliata la descrizione delle voci di spesa? I costi devono essere molto dettagliati sia nella colonna descrizione della spesa sia nella colonna unità di misura. Ad esempio relativamente alle attività di diffusione del progetto: Compilazione errata: Descrizione della spesa Attività di diffusione del progetto Unità di misura A corpo Compilazione corretta Descrizione della spesa Creazione del sito internet del progetto Grafica e stampa brochure di presentazione del progetto Seminario finale: affitto sala attrezzata Seminario finale: catering Unità di misura Sito internet Copie Quota affitto Pasti B.8 Che cosa si intende per la categoria di spesa personale interno? Il personale interno è il personale già dipendente dell organismo partner al momento del deposito del progetto.

5 Se alcuni dipendenti lavorano specificatamente sul progetto e se ne vuole valorizzare il costo, nella descrizione della spesa sarà necessario dettagliare categoria professionale, mansioni sul progetto, costo orario o giornaliero (retribuzione lorda), numero delle ore /giorni di impegno nelle attività del progetto. Compilazione errata: Descrizione della spesa Personale dipendente Unità di misura Costo annuo Compilazione corretta Descrizione della spesa Unità di misura 1 dirigente per il coordinamento interno del progetto Ora/giorno 1 istruttore amministrativo cat. C2 per redazione Ora/giorno rendiconto trimestrale 1 project manager senior Ora/giorno 1 tecnico informatico per aggiornamento pagine del sito Ora/giorno internet B.9 In quale percentuale vengono ammesse le spese per il personale interno? La spesa di personale interno non deve superare il 30% del costo totale per partner privato. Per i soggetti pubblici, la spesa di tale costo è ammessa sono nel limite della percentuale di autofinanziamento prevista per ogni misura del programma. Tale percentuale può essere superata nel limite del 30% del costo totale solo in caso di costi aggiuntivi (ad esempio straordinari, indennità, ). B.10 La valorizzazione delle attività, non remunerate, svolte da volontari, è ammissibile? No, in quanto contributo in natura, quindi non dimostrabile dal punto di vista contabile, tale costo non è ammissibile. B.11 Esiste un limite alle spese per prestazioni di servizi? In generale non esiste un limite su tale tipologia di spesa, ma è previsto un limite del 6% sul budget totale se le prestazioni di servizi si riferiscono ad attività di preparazione, gestione, coordinamento, monitoraggio del progetto. B.12 Sono ammissibili spese per formazione relativa alla gestione del progetto? Se i partner non hanno esperienza nella gestione di progetti europei, è possibile prevedere prestazioni di servizio per corsi di formazione dedicati a tale attività. Ovviamente tali spese rientrano nel limite del 6% di cui alla domanda B.11. B.13 Come possono i vari partner contribuire alle spese comuni del progetto (sito internet, valutazione, grafica e stampa )? I versamenti tra partner per contribuire ad una spesa comune non sono ammissibili in quanto non documentati da un giustificativo di spesa. I partner

6 hanno perciò due soluzioni: 1) imputare tutte le spese comuni sul budget del capofila o di altro partner; 2) imputare sul budget di ogni partner una spesa comune diversa (ad es. la valutazione al partner 1, il sito internet al partner 2, la grafica e la stampa al partner 3, ecc.). B.14 Sono ammissibili spese sostenute prima del deposito del progetto? Il programma ALCOTRA prevede che le spese siano ammissibili a partire dal 1 gennaio Ovviamente le spese precedenti al deposito devono essere riferite alle attività del progetto ed essere conformi alle regole di ammissibilità stabilite dal programma. In ogni caso, l ammissibilità di tali spese sarà validata dalle amministrazioni che effettuano l istruttoria tecnico-economica del progetto. E consigliabile allegare tutti i giustificativi relativi alle spese già sostenute al momento del deposito. In ogni caso il dettaglio delle spese dovrà essere inserito nella scheda progettuale, parte finanziaria, indicandole come già sostenute. B.15 Cosa deve contenere la dichiarazione relativa all IVA? La dichiarazione deve fare preciso riferimento al progetto e con essa si dichiara appunto se, per le attività previste in capo al partner, l IVA viene recuperata oppure no (quindi in tal caso rappresenta un costo). Con tale documento non si dichiara il regime IVA a cui si è sottoposti (ad es. non serve allegare una dichiarazione fatta dal proprio commercialista).( Vedi modello ) B.16 Le spese forfettarie sono ammissibili? Le spese con un importo forfettario non sono ammissibili: è necessario specificare gli importi sia in fase di progettazione che di rendicontazione B.17 Quali informazioni deve contenere la dichiarazione relativa al regime de minimis? La dichiarazione sul regime de minimis deve essere presentata da tutti i soggetti privati e contiene informazioni sui fondi pubblici ricevuti negli ultimi tre anni incluso quello relativo alla dichiarazione. (Vedi modello) C. AL MOMENTO DEL DEPOSITO DEL FASCICOLO PROGETTUALE C.1 Dove si deposita il fascicolo progettuale? I progetti devono essere presentati dal capofila presso il Segretariato Tecnico Congiunto che ha sede a Mentone (Francia). Se il capofila è italiano, una copia del fascicolo progettuale deve essere depositato anche presso la Regione territorialmente competente rispetto alla localizzazione del capofila. Contemporaneamente, è necessario inserire il progetto nel sistema informatico del programma ALCOTRA:

7 C.2 Quando si deposita il fascicolo progettuale per i progetti singoli? I progetti possono essere presentati in qualsiasi momento, senza scadenze predeterminate, salvo quella della durata del programma e comunque nei limiti della disponibilità finanziaria. Prima di presentare un progetto è tuttavia opportuno contattare la rete di animatori ALCOTRA o il STC per verificare eventuali sospensioni temporanee del bando. C.3 Come è composto il fascicolo progettuale che deve essere depositato? Il progetto che viene depositato deve essere così composto: A. Originale in italiano: scheda progettuale descrittiva e finanziaria firmata in originale, descrizione tecnica di dettaglio in italiano, convenzione di cooperazione firmata in originale, allegati (atti di approvazione/autofinanziamento, dichiarazioni IVA, dati bancari, ) B. Originale in francese: scheda progettuale descrittiva e finanziaria firmata in originale, descrizione tecnica di dettaglio in francese, convenzione di cooperazione firmata in originale, allegati (atti di approvazione/autofinanziamento, dichiarazioni IVA, dati bancari, ) C. Una copia di A D. Una copia di B E. Una copia su supporto informatico di: A + B + allegati Gli allegati (atti di approvazione, autofinanziamento, dati bancari ) non richiedono la traduzione. C.4 Il fascicolo progettuale deve essere consegnato a mano o può essere spedito? Il fascicolo può essere consegnato al STC a Mentone (Francia) sia a mano che spedito via posta ordinaria (fa fede il timbro postale); in caso di spedizione via corriere postale fa fede la ricevuta di consegna. D. ASPETTI FINANZIARI D.1 Che cosa si intende per autofinanziamento? E' l'impegno di ciascun partner a partecipare al finanziamento del progetto per la quota minima richiesta conformemente alle percentuali indicate per ogni misura. D.2 Qual è il tasso di cofinanziamento pubblico? Il Programma è cofinanziato dall'unione Europea a titolo del FESR (Fondo Europeo di Sviluppo Regionale) e dagli Stati e collettività nazionali (CPN Contropartite Nazionali). A seconda della misura tematica, il cofinanziamento pubblico può variare tra il 70% e il 90%. Il contributo pubblico si compone del 74% di FESR e del 26% di CPN.

8 D.3 Quale è il massimo di contributo pubblico che si può ottenere? Ogni progetto singolo non può ottenere più di 1,5 milioni di euro come contributo pubblico. Il contributo è comunque concesso in base alle percentuali fissate per ogni misura. D.4 Esiste un limite minimo o massimo per il budget totale del progetto? Non esiste un minimo e nemmeno un massimo; il limite di 1,5 milioni di euro riguarda solo il contributo pubblico ottenibile. Se si applica la quota di autofinanziamento minima prevista da ogni misura, a titolo di esempio il massimo per il costo totale del progetto è pertanto di per le misure finanziate al 70%, per le misure finanziate all 80%, per le misure finanziate al 90 %. D.5 A chi possono essere richieste le contropartite francesi? Le Contropartite pubbliche nazionali francesi (CPN) devono essere richieste direttamente dai partner francesi a qualsiasi struttura pubblica francese, ad esempio: Stato, Consiglio Regionale, Consiglio Generale, Comunità di Comuni, Comuni. D.6 Chi deve richiedere le contropartite francesi? Ogni partner francese deve sollecitare le proprie contropartite rispettando il piano di finanziamento della misura e del proprio budget. Non è possibile fare una domanda unica a nome di tutti i partner francesi. D.7 Quando bisogna chiedere le contropartite francesi? Le CPN francesi devono essere richieste prima del deposito del progetto. E consigliabile contattare i potenziali cofinanziatori non appena si ha un idea definita del progetto, senza aspettare la versione finale. Alla richiesta deve essere allegata una presentazione del progetto. Nel caso in cui non si abbia la certezza della concessione delle CPN al momento del deposito del progetto (quindi quando non esiste ancora il documento che certifica la concessione delle CPN), la copia delle lettere di richiesta delle CPN e le risposte di esame (accusé de réception) sono due degli allegati obbligatori del progetto. Le CPN dovranno in ogni caso essere state acquisite (cioè confermate con apposito atto formale di concessione) al momento della programmazione (riunione del Comitato di Sorveglianza). In casi eccezionali, quando per esempio non sia possibile avere l atto formale per il CdS, è ammessa la lettera di intenti. In tal caso è considerata valida la lettera che indichi una data non superiore a 4 mesi dalla data del CdS e l atto formale deve pervenire all AdG entro 2 mesi dalla data indicata nella lettera di intenti.

9 E. DOPO IL DEPOSITO E.1 Quanto dura l'istruttoria del progetto? Le varie fasi dell'istruttoria richiedono in media quattro mesi. Nel caso di progetti particolarmente complessi l'istruttoria può essere più lunga. E.2 Come si svolge l'istruttoria? Il progetto viene sottoposto a istruttoria congiunta (Francia- Italia) che prevede: un esame preliminare di ammissibilità formale: condizioni di presentazione, completezza della documentazione, caratteristiche dei richiedenti e localizzazione delle azioni; una verifica di coerenza con il programma operativo: coerenza del progetto con la misura, validità del piano finanziario, ammissibilità delle spese e conformità con le politiche comunitarie; una verifica del carattere transfrontaliero; una valutazione tecnico-economica e ambientale. E.3 Chi approva i progetti? I progetti ritenuti idonei vengono sottoposti all'approvazione del Comitato di Sorveglianza (CdS), organo composto da un rappresentante di ognuna delle amministrazioni dei territori ammissibili coinvolti nel programma. Di norma, il CdS si riunisce tre volte l anno. F. GESTIONE DEL PROGETTO DOPO L'APPROVAZIONE F.1 Dopo l'approvazione, quando può partire il progetto? Dopo l'approvazione da parte del CdS (definita normalmente programmazione), l'autorità di gestione notifica la decisione al capofila ed indica nella lettera di notifica l'importo totale programmato e la sovvenzione FESR attribuita. La durata del progetto prevista parte dalla data della lettera di notifica. Sempre da tale data, il capofila ha 90 giorni di tempo per inviare all'adg una lettera in cui dichiara la data di avvio del progetto e, contestualmente, richiede il versamento del primo acconto, pari al 10% del totale, della contributo FESR totale. F.2 Quale è la data limite per la chiusura del progetto? La durata complessiva del progetto è calcolata a partire dalla data della lettera di notifica dell approvazione del progetto, corrispondente a quella inserita nella convenzione FESR firmata dal capofila con l AdG. Questo indipendentemente dalla data di avvio dichiarata dai beneficiari. F.3 Chi deve rendicontare le spese? Tutti i partner del progetto devono rendicontare le proprie spese.

10 F.4 Come devono essere rendicontate? Ogni partner deve inviare la rendicontazione delle spese ai servizi certificatori territorialmente competenti (Regioni per l Italia, servizi dello Stato per la Francia). I servizi competenti sono individuati nella convenzione FESR firmata tra capofila e AdG. Il rendiconto si compone di: - il prospetto riepilogativo delle spese (dichiarazione di spesa) - copia dei documenti giustificativi. E necessario inviare una copia cartacea di tutto + una copia informatica via e- mail del prospetto riepilogativo. Una copia del prospetto riepilogativo può essere mandata anche al capofila del progetto, affinché possa procedere con le operazioni di rendiconto e richiesta delle quote FESR a nome di tutto il partenariato. F.5 Ogni quanto è necessario rendicontare le spese? Il rendiconto delle spese deve essere presentato ogni tre mesi a partire dalla data di avvio del progetto; il periodo di riferimento per i trimestri è l anno solare e l ultimo rendiconto dell anno deve essere inviato entro il 15 novembre. F.6 Ogni quanto è necessario inviare lo stato di avanzamento fisico del progetto e a chi deve essere inviato? Ogni anno su richiesta del STC. Il modello è disponibile on-line sul sito del programma Alcotra. Tale compito spetta al capofila, che costruisce il documento in collaborazione con tutti i partner.