PAC Indicom PRIMA ATTIVAZIONE CLIENTI Manuale Utente per Registrazione Utenti Servizio di FeB2B Versione 1.0.1
Sommario SOMMARIO... 2 1. INTRODUZIONE... 3 2. IL LOGIN... 3 2.1 PRIMA REGISTRAZIONE... 3 2.2 PRIMO E FUTURI ACCESSI... 3 3. SEZIONE COMPILAZIONE... 4 4. SEZIONE DELEGHE... 5 5. SEZIONE CONTRATTO PARTNER/CLIENTE... 6 6. COMPILAZIONE FORM AUTORIZZAZIONE... 7 7. INVIO CONTRATTO... 7 8. EMAIL AUTOMATICHE (TO-BE)... 8 9. SUPPORTO... 8 10. LOGIN E FIRMA... 9 11. GLOSSARIO... 9 2
1. Introduzione Lo scopo di questo documento è descrivere le principali funzionalità e utilizzo del portale per la gestione della registrazione di un nuovo cliente della piattaforma PAC di Indicom Group Italia. La piattaforma consente agli utenti di effettuare la registrazione sul portale in completa autonomia, sottoscrivendo tutte le autorizzazioni necessarie e propedeutiche per la gestione da parte di Indicom dei processi di fatturazione elettronica includendo anche le tematiche di Conservazione Digitale secondo normativa. Il servizio è rivolto, previa corretta configurazione, a qualsiasi tipologia di cliente: associati CNA, Clienti Finali, Partner, Software House, ect 2. Il Login Per il primo accesso alla piattaforma è necessario aver ricevuto un link di accesso, per esempio via email, che consente, attraverso navigazione internet web, di visualizzare la home page del sito. Si consiglia di usare come browser Google Chrome. Di seguito sono descritti i primi 2 passaggi necessari al completamento dell accesso come mostrato in fig.1. 2.1 Prima Registrazione Da questa pagina web (home page) è necessario eseguire la prima registrazione, inserendo i dati richiesti dall applicazione nell apposita sezione della home page. In questa fase è possibile decidere la propria password per gli eventuali successivi accessi. Questo passaggio è necessario solo per il primo accesso/registrazione. 2.2 Primo e Futuri Accessi Successivamente alla Prima Registrazione, l utente può accedere all applicazione inserendo i propri dati nella maschera di accesso della home page, sezione login. Questa procedura di accesso sarà valida, dopo aver eseguito il passaggio precedente, anche per le prossime attività di accesso omettendo il passaggio di Prima Registrazione. 3
Fig.1 3. Sezione Compilazione Nella sezione di compilazione, la piattaforma presenterà un Wizard per consentire all utente di compilare le varie sezioni per garantire la presa in carico da parte di Indicom Group di tutte le informazioni di censimento del Cliente. In questa modalità l utente inserisce tutti i dati della propria società che consentirà la gestione completa della fatturazione elettronica. Si raccomanda la compilazione completa di tutte le informazioni richieste. 4
4. Sezione Deleghe In questa sezione sono mostrate le deleghe che dovranno essere spuntate dall utente affinché Indicom Group possa prendere in carico la creazione delle anagrafiche propedeutiche all accesso e alla gestione del portale dedicato di fatturazione. Fig.2 5
5. Sezione Contratto Partner/Cliente In questa sezione è mostrato come l utente possa sottomettere il contratto specifico che regolamenta il servizio tra un Cliente e un Partner. Questa funzionalità è presente solo se il Partner abbia fatto richiesta di gestire il proprio contratto con il Cliente finale, previo pre-caricamento dello stesso sulla piattaforma. In caso di non presenza di questo contratto, la piattaforma ometterà tale passaggio. Fig.3 6
6. Compilazione Form Autorizzazione Dopo aver eseguito l accesso, la piattaforma consentirà di compilare la scheda di registrazione utenza che sarà propedeutica per sottoscrivere il contratto di fornitura con Indicom Group/Partner e per comunicare il Responsabile della Conservazione dei dati della propria azienda. Ogni tipo di informazione deve essere compilata con cura e, dove necessario, il sistema propone un help che si potrà visualizzare puntando semplicemente il mouse direttamente sul valore di cui si vuole avere maggiori informazioni. Il sistema di Wizard consente una buona user-experience utente e ne favorisce la compilazione, garantisce un eventuale sospensione dell attività senza la perdita di dati inseriti e consente di continuare la sessione di lavoro anche dopo un logout riprendendo l inserimento dalla fase di precedente abbandono. Dopo aver accuratamente compilato tutte le sezioni del form, si potrà procedere alla spunta dei flag che riguardano la presa visione e la firma dei documenti previsti. Per ogni scelta sarà evidenziato un link al documento dedicato e la piattaforma consentirà una prima vista delle principali informazioni contenute nel documento stesso (per la sola visione del contenuto). A valle delle spunte obbligatorie e dopo aver cliccato sul tasto di sottomissione, la piattaforma elaborerà i documenti con le firme dovute e le informazioni necessarie e invierà in una unica email all utente tutti i documenti (in formato PDF) per la propria archiviazione personale. 7. Invio Contratto La piattaforma consente di inviare all utente il contratto di servizio concordato. In caso di presenza di questa documentazione nel precedente form di compilazione, l utente potrà prendere visione dello stesso, scaricare sul proprio pc la copia del contratto per una consultazione pre-firma e quindi firmarlo nella piattaforma attraverso la marcatura di spunta come già precedentemente illustrato per le altre parti del form. Anche questo documento sarà inviato via email come per i precedenti illustrati per la propria archiviazione personale e il documento sarà considerato firmato e sottoscritto solamente dopo aver ricevuto la copia via email in quanto è stata eseguita la marcatura di spunta attraverso il flag predisposto all uso. 7
8. email Automatiche (to-be) La piattaforma invierà delle email in automatico all utente sulla propria casella di posta elettronica definita dallo stesso durante la fase di registrazione. Le email inviate saranno delle seguenti tipologie: 1. email di accesso alla piattaforma, in modo da avvisare l utente che le proprie credenziali sono state utilizzate per accedere al sistema (tutela per la propria sicurezza informatica del controllo accesso); 2. email di avvenuta corretta registrazione, in modo da informare e comunicare il riepilogo delle credenziali di accesso scelte durante la fase di registrazione, come la password scelta che dovrà essere utilizzata dall utente per ogni futuro accesso; 3. email contenente i documenti in formato PDF sottoscritti nella piattaforma e attestanti l avvenuta firma/sottoscrizione degli stessi; 4. email contenente i documenti di contratto in formato PDF eventualmente sottoscritti nella piattaforma (questa funzione è disponibile solo per i contratti disponibili). Questa funzionalità sarà rilasciata nella versione 2 della piattaforma (prevista a breve). 9. Supporto Per eventuali richieste di supporto, inviare una email al seguente indirizzo specificando dettagliatamente il problema e allegando eventuali screenshot/immagini dell errore ricevuto. Inserire nell oggetto della mail la seguente dicitura: Richiesta Supporto per PAC email Supporto: helpdeskfepa@indicom.biz 8
10. Login e Firma La piattaforma gestisce e tiene traccia di ogni accesso e di ogni disposizione di spunta presente nel form descritto con il solo fine di ottemperare alla normativa vigente che regolamenta le condizioni di validità di accettazione informatica come firma elettronica di sottoscrizione. I log e le transazioni di accesso e di spunta del form sono quindi correlate di marca temporale (timestamp) al fine di archiviare e comprovare la validità della scelta ed è pertanto considerata Firma Elettronica ai sensi dell art. 21 c. 1 del CAD Codice dell'amministrazione Digitale. 11. Glossario ABBREVIAZIONE DETTAGLIO FeB2B Form Fattura Elettronica Business To Business Template Informatico Strutturato per la Compilazione 9