REGOLAMENTO SUL SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE Approvato con deliberazione di Giunta comunale n. 197 del 28/12/2011 E modificato con deliberazione di Giunta comunale n.
CAPO I ART. 1 PRINCIPI GENERALI 1. Il presente regolamento costituisce attuazione delle disposizioni contenute negli articoli 16 e 31 del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150 (Attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni) e adeguamento dell ordinamento dell Ente ai principi contenuti negli articoli 3, 4, 5 comma 2, 7, 9, 15 comma 1, 17 comma 2, 18, 23 comma 1 e 2, 24 comma 1 e 2, 25, 26 e 27 comma 1, del medesimo decreto legislativo. 2. La misurazione e la valutazione della performance organizzativa e individuale è alla base del miglioramento della qualità del servizio pubblico offerto dall Ente, della valorizzazione delle competenze professionali, tecniche e gestionali, della responsabilità per risultati, dell integrità e della trasparenza dell azione amministrativa. 3. Ai fini di cui al comma precedente, al Sindaco viene annualmente inviato una proposta dal Nucleo di Valutazione (NdV). ART. 2 CICLO DELLA PERFORMANCE 1. Gli atti della programmazione, compresi quelli relativi alla valutazione, costituiscono il ciclo della performance dell Ente. 2. Il Bilancio, la Relazione Previsionale e Programmatica (RPP) che dal 2016 sarà sostituita dal Documento Unico di Programmazione (DUP) ed il Piano Esecutivo di Gestione (PEG), costituiscono il piano della performance dell Ente, eventualmente integrato dal piano degli standard. 3. Il DUP rappresenta il documento di programmazione della performance strategica annuale e triennale degli obiettivi e strategie del programma di mandato del Sindaco. 4. Il PEG rappresenta il documento di programmazione operativa e attuativa degli indirizzi e degli obiettivi strategici. E approvato, di norma, nei termini previsti dal regolamento di contabilità. 5. Gli obiettivi programmati sono definiti secondo i caratteri di cui all art. 5, comma 2, del d.lgs. n. 150/2009. 6. Con periodicità almeno semestrale, i responsabili dei dipartimenti comunicano alla Giunta ed informano il Nucleo di Valutazione sullo stato di attuazione delle performance programmate, anche al fine di proporre la riprogrammazione degli obiettivi assegnati. 7. Ai fini della trasparenza i documenti di programmazione e di rendicontazione delle performance sono pubblicati sul sito istituzionale a cura del Responsabile competente in materia di personale in applicazione del principio di cui all art. 11, comma 3, del d.lgs. n. 150/2009. ART. 3 SISTEMA DI VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE 1. Il sistema di valutazione della performance ha per oggetto: a) valutazione della performance con riferimento all amministrazione nel suo complesso ( performance di ente ); b) valutazione della performance con riferimento alle unità organizzative in cui si articola l ente ( performance organizzativa ); 1
c) valutazione della performance dei singoli dipendenti ( performance individuale ). 2. La valutazione della performance individuale è in funzione della performance organizzativa ed è volta, in primo luogo, allo sviluppo organizzativo e professionale ed al miglioramento del servizio. 3. La valorizzazione del merito dei responsabili di dipartimento e del personale a seguito della valutazione della performance avviene anche con il sistema premiante di cui ai successivi articoli. ART. 4 FASI E TEMPI DELLA VALUTAZIONE 1. Le fasi della valutazione si articolano in stretta connessione col ciclo di gestione della performance di cui all art. 2, come segue: a) definizione degli obiettivi e delle attività nel Piano Esecutivo di Gestione; b) graduazione degli obiettivi, ai fini della determinazione delle risorse; c) rendicontazione della gestione per stati di avanzamento; d) valutazione a seguito del report finale, da rendere, di norma, entro il mese di marzo successivo all anno oggetto della valutazione. 2. I compensi destinati a premiare la performance possono essere corrisposti ai lavoratori interessati soltanto a conclusione del processo di valutazione, in base al livello di conseguimento degli obiettivi. ART. 5 DOCUMENTO DI VALUTAZIONE 1. Il Nucleo di Valutazione, redige un documento di valutazione che sostituisce la relazione sulla performance di cui all art. 10 del d.lgs. 150/2009 e costituisce lo strumento di misurazione, valutazione e trasparenza dei risultati dell Ente e dei dipartimenti. Esso è pubblicato sul sito istituzionale del Comune di Fiesole nella sezione Amministrazione Trasparente. 2. Tale documento, che evidenzia a consuntivo, i dati definitivi della gestione dell anno precedente, redatto dal Nucleo di Valutazione, è trasmesso al Sindaco, di norma, entro il 30 giugno. CAPO II ART. 6 SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE PERFORMANCE DEI RESPONSABILI DI DIPARTIMENTO Il sistema di valutazione delle prestazioni dei responsabili di dipartimento si applica ai titolari di rapporti di lavoro a tempo indeterminato e a quelli con contratto a tempo determinato, salvo che non sia diversamente stabilito nei relativi contratti individuali di lavoro. 1. VALUTAZIONE DEI RISULTATI La valutazione dei risultati dell attività dei responsabili di dipartimento si realizza secondo i seguenti elementi, che verranno applicati in coerenza con l'attivazione degli strumenti di rilevazione: a) il comportamento organizzativo (ovvero come i risultati sono stati ottenuti); b) il risultato (ovvero il raggiungimento degli obiettivi individuali/trasversali e a livello di singola struttura); c) il rispetto degli standard dell attività ordinaria ; 2
d) la performance organizzativa della struttura, vale a dire il risultato ottenuto dall'ente Nella valutazione complessiva il sistema prevede che gli elementi individuati sopra, assumano diversi valori il cui punteggio massimo raggiungibile sarà pari a 100. 2. VALUTAZIONE COMPORTAMENTO ORGANIZZATIVO a) Motivazione, guida, sviluppo e valutazione dei collaboratori Riguarda le modalità con le quali si motivano i collaboratori riconoscendo i loro sforzi, incoraggiando la loro iniziativa, sollecitando idee e contributi professionali, valorizzando le loro competenze e professionalità. La guida considera la capacità dimostrata nell'individuare e trasmettere la "rotta" da seguire (visione, indirizzi, obiettivi, condizioni al contorno e vincoli, linee guida) e nel sostenere quotidianamente i collaboratori verificando sempre che esistano le condizioni per il perseguimento della stessa. Lo sviluppo valuta gli interventi del responsabile per "far crescere" i propri collaboratori attraverso affiancamento, addestramento, formazione, comunicazione, esempio sul campo (il capo allenatore). La valutazione considera i risultati espressi da responsabili circa le attività di valutazione dei loro collaboratori: selezione, differenziazione, riconoscimento del merito individuale. Considera anche il processo attivato nella valutazione ad esempio il supporto di "dati e fatti" raccolti durante l'anno circa le prestazioni dei collaboratori, la comunicazione della valutazione, la predisposizione di un piano di miglioramento a seguito del colloquio di valutazione con i collaboratori. Particolare attenzione verrà dedicata al livello di differenziazione delle valutazioni effettuate. b) Clima organizzativo interno Riguarda l'insieme delle percezioni soggettive che determinano "l'aria che tira" nella struttura diretta. Elementi del clima possono esser la fiducia e la solidarietà tra i colleghi, la libertà di espressione senza timori di pregiudizi, l'assenza di timori per la valutazione, lo spirito di gruppo, la qualità delle relazioni interpersonali, il sentirsi apprezzati ed impiegati al meglio, la fiducia nella possibilità di migliorare ed altri ancora. In questo ambito si potrà valutare anche sulla base della valutazione espressa dai collaboratori nei confronti del Responsabile. c) La gestione del tempo Riguarda la capacità dimostrata nella corretta gestione della risorsa "tempo" in termini di puntuale ed efficace pianificazione e programmazione delle attività. Aspetti importanti riguardano gli sforzi attivati per realizzare contemporaneamente più attività (parallelizzazione delle attività), per presidiare i percorsi critici costituiti dalle attività che non consentono scostamenti e ritardi, per dotarsi di strumentazione (indici, parametri) che consenta di individuare insaturazioni e perdite di tempo. d) Rispetto delle regole senza formalismi eccessivi Riguarda la capacità dimostrata nell'agire considerando i vincoli normativi come tali e non come il fine dell'attività del responsabile di posizione organizzativa. 3
La valutazione considera in quale misura il responsabile si è dimostrato flessibile, creativo, proattivo nella ricerca di alternative d'azione pur nel rispetto dei vincoli di legge, soprattutto in relazione al ruolo svolto all interno dell Ente. Tale valutazione deve necessariamente considerare l'ambiente e le condizioni al contorno che condizionano l'azione. e) Promozione e gestione del cambiamento (innovazione tecnologica e organizzativa) Riguarda la capacità, i comportamenti e gli atteggiamenti mentali dimostrati nel promuovere e sostenere il cambiamento organizzativo. Aspetti importanti sono costituiti dalle modalità e dal ruolo svolto dal responsabile nell'individuare, promuovere, introdurre, sostenere diffondere il cambiamento organizzativo (nuovi metodi di gestione, nuovi modelli organizzativi) e tecnologico (informatizzazione). Si valuta in quale misura il responsabile svolge il ruolo di "agente del cambia-mento" e si rende visibile (dichiara, utilizza, sperimenta, partecipa) ai collaboratori come attore principale del cambiamento. Così pure si valuta come gestire il cambiamento in termini di attenzione alle resistenze al cambiamento delle risorse assegnate, di preparazione del terreno ottimale, di comunicazione continua, di assistenza e supporto, di riconoscimento degli sforzi. f) Collaborazione alla programmazione e controllo Riguarda il livello di collaborazione da parte del responsabile all attività di programmazione, monitoraggio e controllo nell'attività diretta. Oltre alle attività previste dai nuovi sistemi contabili si valutano i sistemi attivati dal responsabile per definire gli obiettivi da realizzare, per monitorare l'andamento gestionale, per individuare tempestivamente gli scostamenti in atto, per capire le cause dei "colli di bottiglia", per introdurre correttivi e valutare i risultati ottenuti. Rilevante sarà anche la capacità propositiva dimostrata in fase di programmazione. g) Integrazione e interfunzionalità Riguarda gli atteggiamenti mentali ed i comportamenti espressi finalizzati al superamento delle logiche dei "compartimenti stagni" e delle funzioni per una più coerente logica di "processo" interfunzionale. Così pure considera le capacità di impiegare strumenti e meccanismi di integrazione tra i quali la gestione per processi e la gestione per progetti Un aspetto importante è costituito dalla capacità di operare in logica di cliente-fornitore verso gli uffici che seguono nel processo (l'ufficio a valle è il mio cliente). L'interfunzionalità integra la logica della specializzazione con la logica dell'apporto pluridisciplinare. In un ambiente dove prevalgono queste logiche i valori dichiarati, apprezzati e premiati sono quelli della "cultura del noi", del "gioco di squadra", dell'orientamento al cliente, della comunicazione globale, della consapevolezza che i risultati sono il frutto di attività "orizzontali" che attraversano più funzioni. h) Qualità dell'apporto individuale Riguarda le abilità personali del responsabile e come esse si esprimono nell'organizzazione indipendentemente da quelle tecniche specifiche. Sono riconducibili ad esse: 4
l'approccio positivo rivolto ad ispirare fiducia ai collaboratori, a cogliere le opportunità, a trasferire il gusto della sfida e del fare l'orientamento alla soluzione dei problemi come opportunità di crescita personale e di miglioramento lo spirito di iniziativa che trascina, sprona, stimola, incuriosisce la qualità delle relazioni interpersonali orientate alla fiducia nei collaboratori, alla correttezza, alla trasparenza, alla fermezza dove occorre la sensibilità ai problemi dei collaboratori, alla loro libera espressione e alla valorizzazione della dignità individuale i) Concreta espressione delle competenze e dei comportamenti nell attuazione del programma di mandato del Sindaco e degli specifici indirizzi di governo formulati Tale componente è di diretta valutazione dell organo politico. Nella tabella che segue è riportato un esempio di applicazione della metodologia di attribuzione dei valori ai fattori. Componente Peso Motivazione, guida, sviluppo e valutazione dei collaboratori 5 Clima organizzativo interno 3 Gestione del tempo 2 Rispetto delle regole senza formalismi eccessivi 2 Promozione e gestione del cambiamento (innovazione tecnologica e organizzativa) 2 Gestione, collaborazione alla programmazione e controllo 2 Integrazione e interfunzionalità 2 Qualità dell'apporto personale 2 Totale 20 Comportamento Organizzativo Concreta espressione delle competenze e dei comportamenti necessari per l efficace attuazione del programma di mandato del Sindaco e degli specifici indirizzi di governo formulati Totale 10 Grado di raggiungimento dei risultati correlati agli obiettivi strategici di attuazione delle politiche o agli obiettivi d innovazione operativa 30 e gestionale Grado di realizzazione degli standard correlati all andamento dell attività ordinaria 30 Performance organizzativa della struttura 10 TOTALE 100 Ciascun soggetto viene valutato sulla base della propria performance con un punteggio da 1 a 10. Se la prestazione e valutata 10, gli è attribuito punteggio pieno, se invece la prestazione del soggetto è valutata meno, il soggetto ottiene una porzione del punteggio (ad esempio se il giudizio è 8, il soggetto ottiene 8/10 del punteggio) Ad esempio: 10 5
Comportamento Organizzativo Comportamento organizzativo: valutazione e relativo punteggio Componente Peso Valutazione Motivazione, guida, sviluppo e valutazione dei collaboratori 5 10 5 Clima organizzativo interno 3 10 3 Gestione del tempo 2 10 2 Rispetto delle regole senza formalismi eccessivi 2 8 1,6 Promozione e gestione del cambiamento (innovazione tecnologica e organizzativa) 2 8 1,6 Attuazione del controllo di gestione 2 7 1,4 Integrazione e interfunzionalità 2 10 2 Qualità dell'apporto personale (approccio positivo, orientamento alla soluzione dei 2 8 1,6 problemi, spirito di iniziativa) Totale 28,2 Concreta espressione delle competenze e dei comportamenti necessari per l efficace attuazione del programma di mandato del Sindaco e degli specifici indirizzi di governo formulati 10 8 8 Totale 10 8 Grado di raggiungimento dei risultati correlati agli obiettivi strategici di attuazione delle 30 politiche o d innovazione operativa e gestionale Grado di realizzazione degli standard correlati all andamento dell attività ordinaria 30 Performance organizzativa della struttura 10 TOTALE 100 Nell esempio in esame, dunque, al soggetto dovrebbe essere riconosciuta una percentuale pari al 26,2/30 della quota di retribuzione di risultato riservata al comportamento organizzativo. 3. VALUTAZIONE GRADO DI RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI Ad ogni responsabile di servizio saranno assegnati attraverso l'approvazione del PEG gli obiettivi per l attività riferita alla sua struttura; ognuno di tali obiettivi avrà peso, vale a dire importanza, diversa. Tali pesature verranno effettuate in fase di programmazione gestionale ed eventualmente modificate durante l'anno in seguito a monitoraggi e ripianificazioni. Gli obiettivi assegnati possono derivare direttamente dagli indirizzi strategici dell'amministrazione o consistere in attività progettuali, innovative o di miglioramento rispetto a funzioni ordinariamente spettanti al servizio diretto. Gli indicatori varieranno quindi in conseguenza del tipo di attività che si intende monitorare e potranno essere di tipo quantitativo, temporale ed economico: talvolta sarà opportuno integrare tali indicatori con un diagramma (Gantt) contenente il dettaglio delle fasi da svolgere, che costituirà un valido supporto al fine di determinare la percentuale di raggiungimento dell'obiettivo. 6
In fase consuntiva, il peso sarà moltiplicato per il grado di raggiungimento dell obiettivo che sarà espresso dal NdV, sulla base degli indicatori concordati in fase di programmazione. 4. VALUTAZIONE RISPETTO PIANO STANDARD L andamento del rispetto del piano degli standard, viene misurato utilizzando appositi indicatori, che verranno definiti in funzione delle linee di attività tipiche di ogni unità organizzativa dell ente, determinati dal Segretario Generale in concerto con i Responsabili di Dipartimento. I valori assunti da tali indicatori di anno in anno costituiranno il riferimento per la valutazione delle performance realizzate dalle singole strutture organizzative nell attività istituzionale o continuativa. Nell eventualità in cui il sistema degli indicatori non sia sufficiente a descrivere gli andamenti in esame, il Segretario Generale acquisisce anche in modo induttivo gli elementi necessari a formulare la valutazione e vi provvede utilizzando la stessa scala parametrica. Nelle more dell implementazione del piano degli standard, il punteggio ad esso attribuito si parametrerà al grado di raggiungimento obiettivi. 5. LE PROCEDURE DI VALUTAZIONE DEI RESPONSABILI DI DIPARTIMENTO Il monitoraggio infrannuale dello stato di avanzamento degli obiettivi assegnati, come indicato nell apposita sezione del presente documento, si effettua di norma semestralmente. La fase di controllo dell'avanzamento è finalizzata a monitorare in modo costante e continuativo l'andamento degli obiettivi assegnati. Tale fase si situa, nel processo di valutazione, tra l'assegnazione degli obiettivi e la valutazione finale. In presenza di eventi che determinino la necessità di ripianificazioni nell'ambito del ciclo di Pianificazione e controllo, gli obiettivi dovranno essere modificati al fine di assicurare la massima coerenza tra sistema di Pianificazione e controllo e sistema di valutazione. La fase di rilevazione conclusiva dei dati è finalizzata anche a supportare e motivare la valutazione finale con i dati necessari. L'acquisizione di tutti i dati necessari alla elaborazione della valutazione finale viene effettuata nell anno successivo dalla struttura organizzativa preposta alla Pianificazione e controllo. I dati relativi agli indicatori di risultato vengono riportati dal valutato stesso negli appositi spazi previsti nella scheda di monitoraggio e vengono eventualmente corredati da brevi relazioni scritte che certificano eventi significativi ai fini della valutazione della qualità della prestazione. È prevista la possibilità, da parte del valutato di indicare, in fase di valutazione finale, eventuali accadimenti che, al di fuori del proprio controllo e avendo attivato tutte le necessarie sollecitazioni, non abbiano permesso il raggiungimento del risultato atteso. La valutazione del comportamento organizzativo deve tener conto anche della rilevazione di eventi concreti distribuiti su tutto il periodo di riferimento, che consentano di esprimere un giudizio basato su dati reali e da essi motivato. Gli eventi e le situazioni osservati durante l'anno devono essere concretamente descrivibili, documentabili e verificabili attraverso traguardi raggiunti e azioni realizzate. La valutazione di questo fattore avviene annualmente contestualmente alla valutazione dei risultati raggiunti. La rilevazione dei fatti e delle situazioni non viene effettuata a scadenze prestabilite, ma in maniera continuativa, e gli eventi sono annotati quando accadono. Sulla base di tali dati il valutatore elabora il proprio giudizio, riportandolo su un apposita scheda. 7
Il valutatore, nei mesi successivi all anno di riferimento, comunica per iscritto le valutazioni complessive complete di schede sintetiche e di breve relazione descrittiva della metodologia ed esplicativa del punteggio assegnato. Il valutato ricevute le valutazioni, entro dieci giorni, può presentare delle proprie controdeduzioni scritte e documentate su eventuali carenza riscontrate ed eventualmente chiedere un colloquio che dovrà avvenire entro i successivi 10 giorni al fine di assicurare la massima trasparenza, condivisione e chiarezza del processo di valutazione. Trascorso tale termine il valutatore acquisisce le eventuali controdeduzioni del valutato interessato e confermare o variare la valutazione. 8
ART. 7 MISURAZIONE E VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE DEL SEGRETARIO COMUNALE La misurazione e valutazione della performance annuale del Segretario Comunale è effettuata ai fini della erogazione della maggiorazione dell indennità di posizione ex art. 41 comma 4 del C.C.N.L. Segretari Comunali e Provinciali 16/5/2001 e della erogazione dell indennità di risultato ex art. 42 del medesimo C.C.N.L. La valutazione è effettuata dal Sindaco ex art.15 del decreto del Presidente della Repubblica 4 dicembre 1997 n. 465 (Regolamento recante disposizioni in materia di ordinamento dei segretari comunali e provinciali, a norma dell'articolo 17, comma 78, della legge 15 maggio 1997, n. 127), secondo il presente sistema di misurazione e valutazione della performance. Nel caso in cui il servizio di segreteria sia gestito in forma associata al segretario comunale si applica il sistema di valutazione in vigore nell Ente individuato dalla convenzione sottoscritta dai Comune per la gestione del servizio. 1. MODALITÀ DETERMINAZIONE MAGGIORAZIONE RETRIBUZIONE DI POSIZIONE SEGRETARIO COMUNALE La maggiorazione della retribuzione di posizione al Segretario Comunale prevista dall art. 41 comma 4 del C.C.N.L. 16/5/2001 è calcolata in applicazione del contratto integrativo nazionale dei Segretari Comunali e Provinciali 22/12/2003 (accordo n. 2) e non può essere inferiore al 10% e superiore al 50% della retribuzione di posizione in godimento. La maggiorazione di posizione viene erogata nell ambito delle risorse disponibili e nel rispetto della capacità di spesa dell Ente. Essa viene calcolata in base a condizioni di carattere oggettivo o di carattere soggettivo nelle modalità che seguono: a) Condizioni di carattere oggettivo La maggiorazione della retribuzione di posizione in ragione delle condizioni di carattere oggettivo, non può superare il 20% della retribuzione di posizione del Segretario Comunale in Servizio presso l Ente ed il relativo calcolo avviene in applicazione dell allegato A del Contratto Integrativo di livello nazionale dei Segretari Comunali e Provinciali, accordo n. 2 tabella per il riscontro delle condizioni oggettive nel modo seguente: TABELLA PER IL RISCONTRO DELLE CONDIZIONI OGGETTIVE: COMPLESSITÀ ORGANIZZATIVA _ COMPLESSITÀ FUNZIONALE _ DISAGIO AMBIENTALE Responsabilità complessiva e di coordinamento per le fasi attuative A delle linee di indirizzo degli organi 4% B Grado di indipendenza, di autonomia strategica e di rappresentanza dell Ente 2% C Entità delle risorse finanziarie gestite e/o coordinate 1% Complessità in tema di coordinamento e di sovrintendenza dei D dirigenti e/o dei responsabili degli uffici e dei servizi 2% E Rappresentanza esterna 2% F Presenza di particolari uffici o di particolari forme di gestione dei servizi 2% A es. sedi di alta montagna, estrema carenza di organico, situazioni G anche transitorie di calamità naturale o difficoltà socio-economiche 1% Sostituzione in caso di assenza o impedimento dei Responsabili di H Servizi, dei titolari di p.o. o dei dirigenti 5% I Incrementi stagionali della popolazione di particolare rilevanza 1% 9
b) Condizioni di carattere soggettivo La maggiorazione della retribuzione di posizione in ragione delle condizioni di carattere soggettivo, non può superare il 30% della retribuzione di posizione del Segretario Comunale in Servizio presso l Ente ed il relativo calcolo avviene in applicazione dell allegato A del Contratto Integrativo di livello nazionale dei Segretari Comunali e Provinciali, accordo n. 2 tabella per il riscontro delle condizioni soggettive nel modo seguente: TABELLA PER IL RISCONTRO DELLE CONDIZIONI SOGGETTIVE: ATTIVITÀ GESTIONALI _ INCARICHI SPECIALI _ PROGETTI SPECIALI Assistenza giuridico-amministrativa mediante consulenza fornita A ai responsabili dei Servizi 0,50% B Grado di collaborazione con gli organi dell Ente 0,50% C Complessità e rilevanza dell attività rogatoria 0,50% Partecipazione alle sedute di organi diversi dalla Giunta e dal D Consiglio (quali ad ed. Commissioni Consiliari Conferenza 1,00% Capigruppo) Attribuzione di funzioni aggiuntive attribuite dallo Statuto o dai E Regolamenti 0,50% F Funzioni aggiuntive attribuite dal capo dell Amministrazione 0,50% G Responsabilità della cura dell attuazione dei provvedimenti 0,50% H Responsabilità dell'istruttoria delle deliberazioni 0,50% I Responsabilità della cura degli atti esecutivi delle deliberazioni 0,50% Componente di Commissioni di gara e di concorso reso ratione J officii 0,50% K Rilascio di atti e certificativi, attestativi e di comunicazione 0,50% Altre competenze annoverabili nell ambito delle funzioni di L assistenza e collaborazione con il capo dell amministrazione 0,50% M Partecipazione alla delegazione trattante di parte pubblica 4,50% Appartenenza al Nucleo di Valutazione o servizio di controllo N interno con funzione di raccordo tra l Ente e l Organo di 0,50% valutazione Attività di docenza o di direttore nei corsi di formazione promossi O dalla Regione e/o dall Ente 0,50% P Incarichi di Responsabile di Servizio, Settore o Area 18,00% 2. DETERMINAZIONE RETRIBUZIONE RISULTATO SEGRETARIO COMUNALE EX ART. 42 C.C.N.L. SEGRETARI COMUNALI E PROVINCIALI La determinazione della retribuzione di risultato al Segretario Comunale è effettuata in applicazione dell art. 42 del C.C.N.L. Segretari Comunali e Provinciali del 16/5/2001. La deliberazione del Consiglio Nazionale di Amministrazione della disciolta Agenzia per la Gestione dell albo dei Segretari Comunali e Provinciali n.398 del 24/9/2002 ha chiarito che ai sensi del combinato disposto dagli artt. 37, 38 e 41 del succitato C.C.N.L. 16/4/2001 il monte salari su cui calcolare la retribuzione di risultato è costituita dalle seguenti voci stipendiali: Stipendio tabellare; Indennità di integrativa speciale; Retribuzione individuale di anzianità; Retribuzione di posizione; 10
Maturato economico; Assegno ad personam; Retribuzione aggiuntiva per le sedi convenzionate; L importo massimo messo a disposizione dell Amministrazione, tuttavia viene determinato annualmente in base alle disponibilità di bilancio, nella misura massima del 10% del monte salari calcolato secondo il comma precedente. Inoltre la deliberazione n. 398 del 24/9/2002 chiarisce la portata del concetto degli obiettivi assegnati e le eventuali funzioni gestionali conferite al Segretario Comunale oltre alle funzioni individuate dall art. 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267 (Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali) ossia: 1) collaborazione ed assistenza al Capo dell Amministrazione, alla Giunta, al Consiglio ed alle Commissioni Consiliari; 2) partecipazione alla sedute di Giunta Comunale o di Consiglio Comunale; 3) collaborazione con la Conferenza dei Capigruppo; 4) capacità di coordinamento delle attività dell Ente e il coinvolgimento della dirigenza; 5) incarichi particolari aggiuntivi affidati al Segretario dallo Stato o degli Amministratori 6) capacità di gestione delle risorse umane nell ambito dei poteri di coordinamento. La determinazione della retribuzione di risultato, da parte del Sindaco ai sensi dell art. 15 comma 1 d.p.r. 465/1997, al Segretario Comunale avviene analizzando i parametri di attività di cui ai punti precedenti. Il peso complessivo dei precedenti punti 1, 2, 3,4,5 e 6 non può superare il 70% del massimo. L applicazione della misurazione e valutazione della performance riferita al raggiungimento degli obiettivi si ottiene applicando la disciplina che si applica ai Responsabili dei Settori titolari di Posizione Organizzativa prendendo in esame gli obiettivi assegnati a Settori di cui il Sindaco abbia affidato al Segretario Comunale la direzione ex art. 50 del d.lgs. 267/2000 assegnati direttamente al Segretario Comunale. Il peso complessivo costituito dalla pesatura degli obiettivi e verifica del raggiungimento non può superare il 30% del medesimo. 11
ART. 8 SISTEMA PERMANENTE DI VALUTAZIONE DEI DIPENDENTI 1. SISTEMA DI VALUTAZIONE Il sistema di valutazione delle prestazioni dei dipendenti opera su una serie articolata di fattori, aggregati per Aree, così come di seguito indicato e con aggregazioni differenziate sulla base delle categorie d inquadramento dei singoli dipendenti: Fattore Area dei risultati Risultati individuali Risultati di gruppo o di struttura Area dei comportamenti Impegno, puntualità e precisione nella prestazione svolta Iniziativa Orientamento al lavoro di gruppo Orientamento all utenza interna ed esterna Area delle competenze Conoscenze tecnico-disciplinari Arricchimento professionale Autonomia e capacità organizzativa Flessibilità operativa A fianco di questa significativa strumentazione di supporto al valutatore, il sistema operative direttamente afferenti alla sua responsabilità con l ausilio dei responsabili introduce un ulteriore elemento di personalizzazione del procedimento di valutazione. Per ogni singola declinazione di fattore di valutazione, infatti, il Responsabile del Dipartimento può utilizzare un moltiplicatore che ha valori possibili da 0 a 1 e che possono attivare fino al massimo lo specifico fattore, oppure, al contrario, azzerarne completamente l importanza. Il rapporto tra punteggio e punteggio ottenuto e l uso di indici di ponderazione, permette di utilizzare un unica scala di rappresentazione della valutazione. Il sistema è strutturato in modo tale da permettere una forte adesione del sistema alle caratteristiche dei singoli ruoli organizzativi (o gruppi omogenei di essi). Il soggetto valutatore è il responsabile della struttura di massima dimensione per le strutture di servizio e per i dipendenti direttamente afferenti il servizio. 12
Fase Descrizione In sede di programmazione operativa di attività il soggetto Programmazione competente alla valutazione definisce il profilo di valutazione atteso per l esercizio a venire e lo condivide con il dipendente. In corso di esercizio, con le scadenze che verranno comunemente concordate (in dipendenza alle diverse tipologie d incarichi Monitoraggio possibili, ma almeno una volta nel periodo), il soggetto valutatore procede ad una verifica dello stato di mantenimento degli impegni programmati ed evidenzia eventuali necessità di adozione di correttivi. Al termine dell esercizio, il soggetto valutatore provvede a redigere la scheda finale di valutazione e, attraverso il colloquio di valutazione, informa il dipendente delle risultanze ed illustra le Valutazione possibili aree di miglioramento. Entrambi sottoscrivono la scheda finale. Entro 10 giorni dalla consegna della scheda, il dipendente può formulare proprie osservazioni. In tutte le fasi del procedimento, il Segretario Generale garantisce il Coordinamento coordinamento delle modalità applicative dei criteri di valutazione tra i diversi soggetti valutatori E del tutto evidente, per altro, come il sistema possa trovare efficace applicazione solo in quanto operi in modo integrato un monitoraggio efficace del clima organizzativo interno ad ogni singola struttura e venga altresì osservata con attenzione la capacità del responsabile di posizione organizzativa competente di sviluppare una compiuta programmazione operativa, nonché una coerente capacità di differenziare in modo significativo i risultati della valutazione. 13
Quadro di sintesi dei fattori di valutazione impiegati Fattore Area dei risultati 1 Risultati individuali 2 Risultati di gruppo o di struttura Area dei comportamenti 3 Impegno, puntualità e precisione nella prestazione svolta 4 Iniziativa 5 Orientamento al lavoro di gruppo 6 Orientamento all utenza interna ed esterna Area delle competenze 7 Conoscenze tecnico-disciplinari 8 Arricchimento professionale 9 Autonomia e capacità organizzativa 10 Flessibilità operativa Cat. A Cat. B Cat. C Cat. D Sono sottoposte a valutazione secondo il presente sistema di misurazione e valutazione tutti i dipendenti che non siano stati assenti dal lavoro per più di novanta giorni lavorativi annuali anche non continuativi. Ai fini del computo dei giorni di assenza sono escluse le assenze secondo la normativa vigente. Fermo restando quanto sopra, la misura del compenso annuale relativa all indennità di risultato, viene rapportata ai giorni di presenza in servizio ed è decurtata in ragione dei giorni di assenza ai sensi della normativa vigente. La valutazione dei dipendenti a tempo determinato avviene qualora il servizio sia stato prestato per almeno tre mesi consecutivi rispettivamente: - nell anno solare - nell anno scolastico di competenza, se assegnati ai servizi educativi. 14
2. SCHEDA PER CATEGORIA C E D Di seguito sono descritti i fattori di valutazione per i dipendenti categoria C e D ed i valori da attribuire a ciascun fattore. a) I fattori Descrizione FATTORE Moltiplicatore ottenuto DECLINAZIONE Massimo Buono Discreto Sufficiente Insufficiente Area dei risultati Misura il grado di raggiungimento degli obiettivi individuali assegnati al dipendente ovvero dei risultati attesi dall esercizio dei compiti connessi alle mansioni proprie. Misura il grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati al gruppo di lavoro appositamente costituito o agli obiettivi comuni alla struttura di appartenenza. 1 2 Risultati individuali Risultati di gruppo o di struttura Ha raggiunto i risultati attesi nell esercizio dei compiti connessi alle mansioni proprie del ruolo ricoperto Ha raggiunto gli obiettivi assegnatigli oltre ai compiti ordinari Il gruppo di lavoro ha raggiunto gli obiettivi assegnati La struttura di appartenenza ha raggiunto gli obiettivi assegnati Ha partecipato attivamente al raggiungimento di obiettivi di altre strutture ottenuto
Descrizione FATTORE Moltiplicatore ottenuto DECLINAZIONE Massimo Buono Discreto Sufficiente Insufficiente Area dei comportamenti Valuta la capacità dimostrata di fare e dare il massimo nell unità di tempo considerata; valorizza la puntualità, la continuità e l assiduità con cui la prestazione è svolta anche mediante un utilizzo ottimale di tutti i mezzi disponibili. E un fattore volto a rilevare anche la precisione, l affidabilità del lavoratore in termini di qualità e di risultato Valuta la capacità dimostrata di prendere iniziative, nell ambito delle disposizioni generali ricevute, per affrontare e risolvere problemi, criticità ed imprevisti e raggiungere i risultati attesi. Inoltre valuta la capacità dimostrata di introdurre modalità lavorative innovative per migliorare sempre più l attività Valuta la capacità di lavorare insieme ad altri e di prestare il proprio apporto ad un lavoro comune. Misura il grado di partecipazione attiva nelle attività di gruppo e il livello di effettivo apporto del singolo al raggiungimento dell obiettivo Valuta la capacità dimostrata dal lavoratore a rapportarsi con gli utenti interni ed esterni. Valuta inoltre la capacità di farsi interprete e risolvere i problemi posti dagli utenti 3 Impegno, puntualità e precisione nella prestazione svolta 4 Iniziativa 5 6 Orientamento al lavoro di gruppo Orientamento all utenza interna ed esterna E capace di comprendere e di rispettare le norme interne ed esterne all organizzazione Ha continuità, accuratezza e dimostra affidabilità nell espletamento dell attività E capace di rispettare i tempi e le scadenze connessi alla propria attività E capace di individuare soluzioni tecnico organizzative per migliorare e semplificare la propria attività Ha espresso capacità propositiva al fine di contribuire al raggiungimento dei risultati attesi E capace di interagire con i colleghi in spirito di collaborazione Partecipa attivamente ai gruppi di lavoro E capace di dare risposte adeguate per risolvere i problemi dell utenza interna ed esterna E disponibile a rapportarsi direttamente con l utenza ottenuto
Descrizione FATTORE Moltiplicatore ottenuto DECLINAZIONE Massimo Buono Discreto Sufficiente Insufficiente Area delle competenze Valuta il livello di acquisizione delle discipline indispensabili per l esercizio delle funzioni connesse al ruolo ricoperto ovvero per lo svolgimento delle attività assegnate Valuta la capacità dell individuo di arricchire la propria professionalità nel percorso lavorativo e di finalizzare al miglioramento della propria prestazione le conoscenze/competenze acquisite anche attraverso interventi formativi Valuta la capacità del dipendente di autogestirsi, di saper programmare le attività a cui è preposto, di controllare le fasi di realizzazione ed i risultati ottenuti in relazione alla programmazione dell Ente, di stabilire le priorità assegnando, qualora ne abbia titolo, i compiti ai collaboratori tenendo conto delle loro attitudini 7 8 9 10 Conoscenze tecnicodisciplinari Arricchimento professionale Autonomia e capacità organizzativa Flessibilità operativa Ha padronanza delle discipline o delle metodiche operative indispensabili per il compiuto esercizio delle mansioni connesse al ruolo ricoperto o alle attività assegnate Ha conoscenze tecnico-disciplinari che superano i confini del ruolo ricoperto e che possono permettere l assegnazione di un ampio ventaglio di compiti o mansioni E interessato e disponibile alle occasioni di apprendimento e riesce a tradurre e finalizzare le conoscenze nell attività lavorativa migliorando la propria prestazione Si auto aggiorna senza aspettare passivamente che qualcuno fornisca elementi o informazioni ed è disponibile e si attiva nel trasmettere le conoscenze acquisite E capace di rispettare le priorità operative E capace di prendere decisioni operative senza ricorrere al superiore gerarchico E capace di adattare la prestazione lavorativa ai cambiamenti sopraggiunti E capace di utilizzare gli strumenti e le attrezzature tecniche connessi all attività ottenuto
b) I valori Fattore 1 Risultati individuali 2 Risultati di gruppo o di struttura Totale Area dei risultati 3 Impegno, puntualità e precisione nella prestazione svolta 4 Iniziativa 5 Orientamento al lavoro di gruppo 6 Orientamento all utenza interna ed esterna Totale Area dei comportamenti 7 Conoscenze tecnico-disciplinari 8 Arricchimento professionale 9 Autonomia e capacità organizzativa 10 Flessibilità operativa Totale Area delle competenze ottenuto % Indice di ponderazion e 40 30 30 Totale generale Risultato finale
3. Scheda per Categoria B e A Di seguito sono descritti i fattori di valutazione per i dipendenti categoria B e A e i valori da attribuire a ciascun fattore. a) I fattori Descrizione FATTORE Moltiplicatore ottenuto DECLINAZIONE Massimo Buono Discreto Sufficiente Insufficiente Area dei risultati Misura il grado di raggiungimento degli obiettivi individuali assegnati al dipendente ovvero dei risultati attesi dall esercizio dei compiti connessi alle mansioni proprie. Misura il grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati al gruppo di lavoro appositamente costituito o agli obiettivi comuni alla struttura di appartenenza 1 2 Risultati individuali Risultati di gruppo o di struttura Ha raggiunto i risultati attesi nell esercizio dei compiti connessi alle mansioni proprie del ruolo ricoperto Ha raggiunto gli obiettivi assegnatigli oltre ai compiti ordinari Il gruppo di lavoro ha raggiunto gli obiettivi assegnati Ha partecipato attivamente al raggiungimento di obiettivi di altre strutture ottenuto
Descrizione FATTORE Moltiplicatore ottenuto DECLINAZIONE Massimo Buono Discreto Sufficiente Insufficiente Area dei comportamenti Valuta la capacità dimostrata di fare e dare il massimo nell unità di tempo considerata; valorizza la puntualità, la continuità e l assiduità con cui la prestazione è svolta anche mediante un utilizzo ottimale di tutti i mezzi disponibili. E un fattore volto a rilevare anche la precisione, l affidabilità del lavoratore in termini di qualità e di risultato 3 Impegno, puntualità e precisione nella prestazione svolta E capace di comprendere e di rispettare le norme interne ed esterne all organizzazione Ha continuità, accuratezza e dimostra affidabilità nell espletamento dell attività E capace di rispettare i tempi e le scadenze connessi alla propria attività Valuta la capacità di lavorare insieme ad altri e di prestare il proprio apporto ad un lavoro comune. Misura il grado di partecipazione attiva nelle attività di gruppo e il livello di effettivo apporto del singolo al raggiungimento dell obiettivo 5 Orientamento al lavoro di gruppo E capace di interagire con i colleghi in spirito di collaborazione Partecipa attivamente ai lavori che richiedono la partecipazione a gruppi Valuta la capacità dimostrata dal lavoratore a rapportarsi con gli utenti interni ed esterni. Valuta inoltre la capacità di farsi interprete e risolvere i problemi posti dagli utenti 6 Orientamento all utenza interna ed esterna E capace di dare risposte adeguate per risolvere i problemi dell utenza interna ed esterna E disponibile a rapportarsi direttamente con l utenza ottenuto
Descrizione FATTORE Moltiplicatore ottenuto DECLINAZIONE Massimo Buono Discreto Sufficiente Insufficiente Area delle competenze Valuta il livello di acquisizione delle discipline indispensabili per l esercizio delle funzioni connesse al ruolo ricoperto ovvero per lo svolgimento delle attività assegnate Valuta la capacità dell individuo di arricchire la propria professionalità nel percorso lavorativo e di finalizzare al miglioramento della propria prestazione le conoscenze/competenze acquisite anche attraverso interventi formativi 7 8 10 Conoscenze tecnicodisciplinari Arricchimento professionale Flessibilità operativa Potenziale Ha padronanza delle discipline o delle metodiche operative indispensabili per il compiuto esercizio delle mansioni connesse al ruolo ricoperto o alle attività assegnate Ha conoscenze tecnico-disciplinari che superano i confini del ruolo ricoperto e che possono permettere l assegnazione di un ampio ventaglio di compiti o mansioni E interessato e disponibile alle occasioni di apprendimento e riesce a tradurre e finalizzare le conoscenze nell attività lavorativa migliorando la propria prestazione E capace di adattare la prestazione lavorativa ai cambiamenti sopraggiunti E capace di utilizzare gli strumenti e le attrezzature tecniche connessi all attività ottenuto
b) I valori Fattore 1 Risultati individuali 2 Risultati di gruppo o di struttura Totale Area dei risultati 3 Impegno, puntualità e precisione nella prestazione svolta 5 Orientamento al lavoro di gruppo 6 Orientamento all utenza interna ed esterna Totale Area dei comportamenti 7 Conoscenze tecnico-disciplinari 8 Arricchimento professionale 10 Flessibilità operativa Totale Area delle competenze ottenuto % Indice di ponderazione 30 40 30 Totale generale Risultato finale
1. PREMESSA ART. 9 LE PROCEDURE DI RICONCILIAZIONE Per procedure di conciliazione si intendono le iniziative volte a risolvere i conflitti nell ambito della processo di valutazione della performance individuale e a prevenire l eventuale contenzioso in sede giurisdizionale. 2. AZIONI DI PREVENZIONE E del tutto evidente come l Amministrazione intenda operare per promuovere una significativa azione di prevenzione dei conflitti, agendo su leve differenziate. A fianco di quest insieme di azioni positive di prevenzione, il sistema prevede l impiego di procedure di verifica immediata dei livelli di condivisione della valutazione effettuata (quando oggetto di contraddittorio), con la sottoscrizione della documentazione prodotta sia da parte del valutatore, sia da parte del valutato. 3. PROCEDURE DI CONCILIAZIONE Nel caso in cui, nonostante le azioni messe in atto per prevenire conflitti connessi al procedimento di valutazione, essi si determinassero ugualmente, al fine di evitare il ricorso alle procedure di contenzioso o a quelle di conciliazione previste dai contratti collettivi nazionali di lavoro, il sistema prevede la possibilità di accedere ad apposite sessioni di riesame della valutazione effettuata dai diversi soggetti competenti presenti nell organizzazione. Nel quadro sinottico che segue sono indicate le diverse figure di riferimento per attivare iniziative di riesame e giungere a superare le divergenze sui risultati del procedimento di valutazione..
a) I soggetti e le procedure Soggetto valutato Soggetto valutatore Ambito Soggetto competente per il riesame Procedura Dipendente Responsabile Dipartimento Applicazione sistema permanente di valutazione Segretario Generale Procedura B Responsabile Dipartimento NdV Comportamento organizzativo Grado di raggiungimento dei risultati Attività ordinaria Performance organizzativa Giunta Procedura A Procedura b) Lo sviluppo delle procedure Di seguito, lo sviluppo delle procedure al fine di dare certezza sui tempi di valutazione e conseguente erogazione dell indennità di risultato. Sviluppo Procedura A a. Presentazione dell istanza di riesame al soggetto competente entro e non oltre 10 giorni dalla notifica della valutazione con contestuale presentazione delle considerazioni contrarie alle risultanze. b. Formalizzazione dell avvio della procedura entro 20 giorni dalla richiesta di riesame. c. Audizione della parte ricorrente entro 60 giorni dalla formalizzazione dell avvio della procedura. d. Formalizzazione della decisione di riesame. e. Sottoscrizione delle parti (con accettazione o non accettazione). Procedura B a. Presentazione dell istanza di riesame al soggetto competente entro e non oltre 10 giorni dalla notifica della valutazione con contestuale presentazione delle considerazioni contrarie alle risultanze. b. Formalizzazione dell avvio della procedura entro 20 giorni dalla richiesta di riesame. c. Richiesta al soggetto valutatore di controdeduzioni o di accoglimento delle osservazioni entro 30 giorni. d. Audizione della parte ricorrente entro 60 giorni dalla formalizzazione dell avvio della procedura. e. Formalizzazione della decisione di riesame. f. Sottoscrizione delle parti (con accettazione o non accettazione).