MANUALE OPERATIVO DEL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA



Documenti analoghi
il Rettore Richiamato lo Statuto di Ateneo emanato con D.R. n 501 in data 27 marzo 2000 e successive modificazioni;

Il glossario della Posta Elettronica Certificata (PEC) Diamo una definizione ai termini tecnici relativi al mondo della PEC.

AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA Policlinico Gaetano Martino di Messina

R E G I O N E U M B R I A GIUNTA REGIONALE. Direzione Affari Generali della Presidenza e della Giunta regionale. Servizio Segreteria della Giunta

1. Manuale d uso per l utilizzo della WebMail PEC e del client di posta tradizionale

PER IL RILASCIO E L UTILIZZO DEL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA DELL AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA FEDERICO II PER FINI ISTITUZIONALI

Manuale Amministratore Legalmail Enterprise. Manuale ad uso degli Amministratori del Servizio Legalmail Enterprise

PARCO OGLIO NORD ENTE DI DIRITTO PUBBLICO

Posta Elettronica Certificata obbligo e opportunità per le Imprese e la PA

Software Servizi Web UOGA

CERTIPOSTA.NET, LA PEC CON TIMENET

REGOLAMENTO PER LA PRESENTAZIONE DI ISTANZE E DICHIARAZIONI PER VIA TELEMATICA

Centro Tecnico per la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione

Funzionamento e attivazione

Allegato A: Regole tecniche per la gestione dell identità.

MANUALE UTENTE. P.I.S.A. Progetto Informatico Sindaci Asl

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Manuale operativo. Manuale operativo Posta Elettronica Certificata (PEC) del Comune di Como

Manuale di Gestione Documentale (art. 5 DPCM 3/12/2013) Procedura Organizzativa Uso della Posta Elettronica Certificata e tradizionale

La Posta Certificata per la trasmissione dei documenti informatici. renzo ullucci

Accreditamento al SID

ALLEGATO A MANUALE OPERATIVO DI ATENEO IN MATERIA DI PEC

Una rivoluzione importante. Sottoscrizione e trasporto di un documento digitale

Manuale d uso per gli Operatori Economici Vers. 2013

Manuale per la configurazione di un account di PEC in Mozilla.

ACCESSO AL SISTEMA HELIOS...

PEC. Posta Elettronica Certificata. securepec.com

LA FORMAZIONE CONTINUA: NON SOLO UN OBBLIGO MA UNA OPPORTUNITA

Le imprese di nuova costituzione dovranno dotarsi di certificata da subito, all atto della costituzione.

Scuola Digitale. Manuale utente. Copyright 2014, Axios Italia

Protocollo Informatico (D.p.r. 445/2000)

1- OBIETTIVI DEL DOCUMENTO 2- INTRODUZIONE

GUIDA TECNICA ALLA RENDICONTAZIONE SU SIRIO

NOTIFICAZIONE E PUBBLICITÀ LEGALE DEGLI ATTI NELL AMMINISTRAZIONE PUBBLICA DIGITALE

Le comunicazioni telematiche in Toscana

La gestione documentale nel Codice delle Amministrazioni Digitali

Sistema di gestione Certificato MANUALE PER L'UTENTE

Applicativo PSR Manuale per la compilazione delle domande per il Prestito di Conduzione

Regione Toscana Direzione generale competitività del sistema regionale e sviluppo delle competenze. Settore Formazione e orientamento

REGOLAMENTO PER LA TUTELA DELLA RISERVATEZZA RISPETTO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Legalmail. La Posta Elettronica Certificata con valore legale

REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA

DPCM 31 OTTOBRE 2000 (G. U , SERIE GENERALE, N. 272) REGOLE TECNICHE PER IL PROTOCOLLO INFORMATICO DI CUI AL DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA

REGOLAMENTO PER L USO DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Guida alla registrazione on-line di un DataLogger

Client manuale d uso Versione af Ottobre 2010

PROGETTO Wi-FED con il contributo di:

Infostat-UIF. Istruzioni per l accesso e le autorizzazioni

Nota tecnica per la gestione delle attività in presenza dei progetti di Formazione Nazionale regioni Obiettivo Convergenza

e-government La Posta Elettronica Certificata

U N I V E R S I T À D E G L I S T U D I D I S A L E R N O

Programma Manager to Work. Programma di sviluppo del territorio per la crescita dell occupazione GUIDA PER LA PROCEDURA ON LINE

Manuale per la configurazione di un account di PEC in Outlook 2003.

Manuale per la configurazione di un account di PEC in Outlook Express.

Manuale per la configurazione di un account di PEC in Mozilla Thunderbird.

La Posta Elettronica Certificata - Pec

INFOSTAT-COVIP. Istruzioni per l accesso e le autorizzazioni

Manuale Utente per la Domanda di Iscrizione nell Elenco Revisori degli Enti Locali

GRUPPO CAMBIELLI. Posta elettronica (Webmail) Consigli di utilizzo

Le caselle di Posta Certificata attivate da Aruba Pec Spa hanno le seguenti caratteristiche:

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

PIATTAFORMA DOCUMENTALE CRG

Istruzione Operativa Richiesta di Offerta on-line in busta chiusa digitale

Sistema per il monitoraggio della Spesa Sanitaria

Manuale d uso del Sistema di e-procurement

PROCEDURE DI FIRMA PER I PIP PRESENTATI NEI BANDI APPRENDISTATO

CITTÀ DI AGROPOLI. Regolamento per la pubblicazione delle Determinazioni sul sito internet istituzionale dell Ente

Allegato 3 Sistema per l interscambio dei dati (SID)

ACCREDITAMENTO AI SERVIZI PER LA FORMAZIONE

SOMMARIO... 3 INTRODUZIONE...

Guida alla Prima Configurazione dei Servizi

Progetto Istanze On Line

Faber System è certificata WAM School

GUIDA DI INSTALLAZIONE E PRIMA CONFIGURAZIONE DI EDILCONNECT PER I CONSULENTI

CIRCOLARE N. 58/E. Direzione Centrale Servizi ai Contribuenti. Roma 17 ottobre 2008

La Posta Elettronica Certificata

Dipartimento per le Libertà Civili e l Immigrazione

MANUALE UTENTE. In questo manuale verranno descritte tutte le sue funzioni. Il sistema OTRS è raggiungibile al seguente link:

Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Padova

I.N.A.I.L. Certificati Medici via Internet. Manuale utente

DOCUMENTI INFORMATICI, POSTA CERTIFICATA E DEMATERIALIZZAZIONE

GUIDA UTENTE PRIMA NOTA SEMPLICE

MANUALE PER CONSULTARE LA RASSEGNA STAMPA VIA WEB ( ULTIMO AGGIORNAMENTO 26MARZO 2009)

Presidenza del Consiglio dei Ministri

Manuale Tecnico. per l utente del servizio di Posta Elettronica Certificata v.4.4.

COMUNE DI CASTELLAR (Provincia di Cuneo) PROGRAMMA TRIENNALE PER LA TRASPARENZA E L INTEGRITA TRIENNIO 2014/2016.

Istruzioni operative instal azione FirmaVerifica3.0 Pag.1 di 27

Comitato Etico per le attività biomediche di Ateneo

Portale tirocini. Manuale utente Per la gestione del Progetto Formativo

Università degli Studi di Messina

SPORTELLO UNICO DELLE ATTIVITÀ PRODUTTIVE MANUALE OPERATIVO FUNZIONI DI SCRIVANIA PER GLI UFFICI SUAP

Protocollo Informatico (D.p.r. 445/2000)

Fatturazione elettronica con WebCare

REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELLE PROCEDURE DI PUBBLICAZIONE ALL ALBO PRETORIO ON LINE

LA GESTIONE DELLE VISITE CLIENTI VIA WEB

PROCEDURA ON-LINE PER L EROGAZIONE DEI VOUCHER FORMATIVI SULL APPRENDISTATO PROFESSIONALIZZANTE. AVVISO PUBBLICO N. 1 del 16 Aprile 2012

E-Post Office Manuale utente

Presidenza del Consiglio dei Ministri

Posta Elettronica Certificata. dott. Andrea Mazzini

MANUALE D'USO DEL PROGRAMMA IMMOBIPHONE

Manuale per la ricezione del DURC tramite Posta Elettronica Certificata

Transcript:

Servizi per l e-government nell università Federico II DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA PEC_manuale_operativo_v1.doc

ELENCO DEI CONTENUTI I PARTE CONCETTI GENERALI... 3 1. PREMESSA... 4 2. L E-GOVERNMENT ED IL SISTEMA PRAXIS... 4 3. IL CODICE DELL AMMINISTRAZIONE DIGITALE... 5 4. LA NORMATIVA E LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA... 5 5. COME FUNZIONA LA PEC... 6 6. IL SERVIZIO PEC NELL UNIVERSITÀ FEDERICO II... 8 7. CONSIGLI UTILI PER L UTILIZZO DELLA PEC... 10 II PARTE LE MODALITA OPERATIVE... 11 1. INTRODUZIONE... 12 2. GESTIONE WEB DELLA POSTA... 12 3. L ACCESSO AL SERVIZIO... 13 4. IL CAMBIO PASSWORD... 14 5. LA CONFIGURAZIONE DELLA CASELLA... 14 6. COMPOSIZIONE ED INVIO DI UN MESSAGGIO... 16 7. SALVATAGGIO DELLA POSTA E SVUOTAMENTO DELLA CASELLA... 19 8. SUPPORTO AGLI UTENTI NUMERI UTILI... 26 ALLEGATO A - REGOLAMENTO D ATENEO IN MATERIA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (DR 4063 DEL 31.10.2006)... 27 ALLEGATO B ELENCO DELLE CASELLE DI PEC DEFINITE SUL DOMINIO PEC.UNINA.IT... 31 PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 2 DI 37

I PARTE CONCETTI GENERALI PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 3 DI 37

1. PREMESSA Il presente manuale operativo ha l obiettivo, da un lato, di fornire un sintetico quadro normativo e tecnico di riferimento della Posta Elettronica Certificata, dall altro, di riportare le indicazioni operative per l utilizzo del servizio organizzato e messo a disposizione delle proprie strutture dall università Federico II. In particolare, la I Parte del manuale descrive le principali novità introdotte dalla normativa vigente in materia di amministrazione digitale ed illustra le scelte tecnico-organizzative effettuate in materia di Posta Elettronica Certificata, operate nell ambito della realizzazione del piano di e-government dell Ateneo. La II Parte del manuale contiene invece le indicazioni operative per un corretto uso della casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) da parte degli utenti del servizio. Il manuale termina riportando, in allegato A, il Regolamento di Ateneo in materia di PEC e, in allegato B, l elenco delle strutture con l indirizzo di PE (Posta Elettronica) sul dominio unina.it ed il corrispondente indirizzo di PEC sul dominio certificato pec.unina.it, gestito da Postecom S.p.A. ed amministrato da incaricati del Centro Servizi Informativi d Ateneo (CSI), per conto dell Università. 2. L E-GOVERNMENT ED IL SISTEMA PRAXIS Con il termine e-government si definiscono le innovazioni di servizio e di processo realizzate dalle Pubbliche Amministrazioni mediante l'utilizzo di Tecnologie dell Informazione e della Comunicazione (ICT). Le politiche di e-government promuovono la cultura dell innovazione per conseguire i seguenti risultati: l ottimizzazione delle attività interne alla PA; il miglioramento degli strumenti tradizionali nel rapporto tra le PA e tra i cittadini e le PA; la trasparenza dell azione amministrativa; il potenziamento dei supporti conoscitivi per le decisioni pubbliche; il contenimento dei costi dell azione amministrativa. è l insieme delle soluzioni tecnico-organizzative per l e-government dell Ateneo, in linea con la normativa vigente in materia di Amministrazione digitale. Il sistema PRAXIS si basa principalmente sull utilizzo e sull integrazione dei seguenti strumenti informatici: La Posta Elettronica (PE), La Posta Elettronica Certificata (PEC), La Firma Digitale, Il Protocollo Informatico e la Gestione Documentale. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 4 DI 37

3. IL CODICE DELL AMMINISTRAZIONE DIGITALE Dal 1 Gennaio 2006 è entrato in vigore il Codice dell Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) con cui, secondo quanto affermato dal Ministero per l Innovazione e le Tecnologie, parte la vera e propria riforma della Pubblica amministrazione digitale. Il Codice rende obbligatoria l innovazione nella PA sia dei servizi che dei processi, utilizzando le tecnologie dell ICT, in altre parole, rende obbligatoria l implementazione di piani e di strategie di e-government. L obiettivo è, da un lato consentire al cittadino di interagire in modo più rapido ed efficiente attraverso internet, Posta Elettronica, reti, dall altra, fare in modo che le PA si organizzino per gestire e rendere disponibili tutte le informazioni in modalità digitale. Sono dunque introdotti e definiti giuridicamente nuovi diritti per cittadini ed imprese (come, ad esempio, il diritto all uso delle tecnologie, il diritto all accesso ed alla trasmissione eventualmente via e-mail di documenti informatici, di pagamenti elettronici, di atti giuridicamente rilevanti via e-mail, etc..). Accanto a tali diritti, sono indicati nuovi strumenti informatici, di cui è consolidata la validità giuridica quali, ad esempio, PEC e firma digitale. Nel Codice, inoltre, sono definite le regole tecniche per la sottoscrizione, la trasmissione e la conservazione di documenti informatici, in modo tale da garantirne l integrità, la autenticità ed il non ripudio da parte del mittente dove, per documento informatico si intende: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Le Pubbliche Amministrazioni sono quindi chiamate a dotarsi di opportune infrastrutture organizzative, informatiche e tecnologiche per adeguarsi alla normativa, gestendo, in modo graduale ma deciso, la progressiva dematerializzazione dei documenti cartacei, la gestione dei documenti e dell iter procedimentale, al fine di rendere più efficiente e trasparente l azione amministrativa. 4. LA NORMATIVA E LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA La PEC è lo strumento da utilizzare per la trasmissione di messaggi e di documenti informatici quando è necessario disporre delle ricevute di accettazione e di consegna a valore legale. Con la PEC, inoltre, anche la data e l ora della trasmissione sono opponibili ai terzi. Sono inoltre garantiti: integrità e controllo della provenienza nella trasmissione del messaggio tra i gestori, controllo dell integrità del messaggio da parte del gestore di posta del mittente, relativamente alla presenza di virus, garanzia di disponibilità dei log di trasmissione (per almeno 30 mesi). I gestori devono inoltre essere enti di provata affidabilità tecnicoorganizzativa e solidità finanziaria che, superata una prassi di accreditamento, sono inseriti nell elenco pubblico dei gestori tenuto da CNIPA. Ai sensi dell art. 47.3 lettera a) del D.Lgs. 159/2006 (che ha integrato e corretto il D.Lgs. 82/2005), le pubbliche amministrazioni centrali (e, quindi, anche le università) sono obbligate ad istituire entro 8 mesi 1 dall entrata in vigore del Codice almeno una casella PEC per ciascun registro di protocollo. Il Codice sancisce, infine, che i cittadini o le imprese possono richiedere di utilizzare la PEC per lo scambio di comunicazioni formali con la PA, dichiarando il proprio indirizzo di PEC. Inoltre, ai sensi dell art. 6.1 del Codice, le pubbliche amministrazioni centrali sono tenute ad utilizzare la PEC per ogni scambio di informazioni e di documenti con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno 1 Poiché il Codice è entrato in vigore il 1 gennaio 2006, ne consegue che le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a costituire una casella PEC per ciascun registro di protocollo entro il 1 settembre 2006. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 5 DI 37

preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di PEC. Questa volontà obbliga solo il dichiarante e può essere revocata nella stessa forma della dichiarazione. Sulla base di quanto disciplinato dal Codice e dalla normativa sulla PEC ad esso coordinata (in primo luogo, il DPR dell'11 febbraio 2005, n. 68, Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della PEC), la trasmissione dei documenti via PEC: consente la gestione dei messaggi imbustati e firmati, con la conseguente verifica della provenienza e dell integrità; è uno dei meccanismi per la comunicazione tra PA di documenti validi ai fini del procedimento amministrativo (Codice artt. 47.1 e 47.2); disciplina le ricevute di accettazione e di consegna (Codice art. 48.1 in coordinamento con DPR 68/2005); equivale alla notificazione via posta (raccomandata A/R) (Codice art. 48.2); garantisce autenticazione ed opponibilità ai terzi (Codice art. 48.3) della data e dell ora di trasmissione e di ricezione di un messaggio. 5. COME FUNZIONA LA PEC In questo paragrafo viene fornita la descrizione funzionale del servizio con l evidenza di tutti gli attori, a vario titolo coinvolti nel processo di invio/ricezione di un documento informatico: l utente mittente, cioè il soggetto che ha l esigenza di inviare un documento informatico; l utente destinatario, il soggetto al quale sarà destinato l oggetto dell invio; il gestore del mittente, il soggetto con il quale il mittente mantiene un rapporto finalizzato alla disponibilità del servizio di PEC; il gestore del destinatario, il soggetto con il quale il destinatario mantiene un rapporto finalizzato alla disponibilità del servizio di PEC; la rete di comunicazione, che tipicamente può essere considerata internet; il documento informatico, realizzato dal mittente ed oggetto dell invio verso il destinatario. Sia il mittente che il destinatario devono disporre di un PC (o altro idoneo dispositivo) e della connessione al proprio gestore di PEC. E opportuno inoltre evidenziare che la PEC è un servizio di trasporto ed in quanto tale non entra nel merito di ciò che è oggetto del trasferimento dal mittente al destinatario. Quindi il mittente, con la PEC, può inviare qualsiasi tipo di documento informatico, ad esempio un testo, un immagine, un programma e così via. Di seguito, si considererà il caso più generale che prevede che il mittente ed il destinatario facciano riferimento a due gestori diversi; le successive considerazioni valgono comunque anche nel caso in cui mittente e destinatario facciano riferimento ad uno stesso gestore. 1. Il mittente, predisposto l oggetto dell invio, si deve far riconoscere dal sistema di PEC del proprio gestore secondo le modalità da questi previste, ad esempio mediante l immissione di userid/password. 2. Superata la fase di autenticazione, il mittente, utilizzando l interfaccia disponibile, che verosimilmente sarà il client di posta elettronica comunemente adottato o, in alternativa, il web browser, predispone il messaggio di PEC e quindi lo invia all indirizzo di PEC del destinatario, operando secondo le abituali modalità previste per l invio di un messaggio di posta elettronica convenzionale. 3. A seguito dell invio, il sistema di PEC del mittente effettua una serie di controlli finalizzati a verificare la correttezza formale del messaggio e l assenza di virus. Nel caso i controlli evidenziassero delle criticità il messaggio non verrebbe inoltrato verso il destinatario ed il mittente riceverebbe una ricevuta, firmata elettronicamente dal proprio gestore di PEC, contenente l informazione che l invio non ha avuto luogo e le relative motivazioni. 4. Qualora i controlli, realizzati in fase di invio, non rilevino criticità il gestore mittente provvede a fornire al mittente una ricevuta di accettazione ed a predisporre il messaggio da inviare al PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 6 DI 37

destinatario. Tale messaggio è preparato inserendo, come allegato, il messaggio originale e firmato con firma elettronica avanzata. Quest ultima operazione è finalizzata a garantire l inalterabilità del messaggio che il mittente ha predisposto per l invio. 5. Il gestore mittente provvede ad inoltrare tramite la rete il messaggio verso il gestore destinatario. 6. Quest ultimo, ricevendo ciò che è stato inoltrato dal gestore mittente, esegue una serie di verifiche finalizzate a controllare la provenienza e l integrità del messaggio ricevuto. Tali controlli sono finalizzati ad avere tutte le garanzie in merito alla non alterazione del messaggio nel suo transito tra un gestore ed un altro. 7. Fra i controlli effettuati, anche in questo caso si rileva l eventuale presenza di virus che bloccherebbero l inoltro del messaggio verso il destinatario, comportando una notifica, al mittente, di mancata consegna del messaggio inviato. 8. Il gestore destinatario deposita il messaggio nella casella del destinatario. A conclusione di questa operazione, il gestore destinatario invia la ricevuta di avvenuta consegna al mittente. Tale ricevuta attesta che il messaggio inviato dal mittente è stato depositato nella casella del destinatario (indirizzo telematico da questi prescelto) ed inoltre può evidenziare anche il contenuto dell invio (una delle opzioni prevede nella ricevuta l intero messaggio inviato). Anche in questo caso la ricevuta di avvenuta consegna è firmata elettronicamente dal gestore destinatario al fine di garantire la validità giuridica della stessa nei casi di utilizzo. 9. Il destinatario appena ha disponibile nella sua casella il messaggio ricevuto, di norma riceve dal sistema di posta elettronica una notifica dell evento e quindi può accedere al messaggio per la lettura. È importante evidenziare, che il sistema di PEC, essendo un sistema di trasporto, non considera la lettura del messaggio poiché è un azione successiva al completamento del processo di trasporto del messaggio. Una descrizione più tecnica e approfondita delle operazioni che vengono svolte all interno della posta elettronica certificata e finalizzate ad aumentarne la tracciabilità, l affidabilità e la sicurezza del sistema, è contenuta nella normativa tecnica di riferimento. fonte CNIPA Fig. 1 Confronto tra la PE (Posta Elettronica) e la PEC (Posta Elettronica Certificata) PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 7 DI 37

In sintesi: Il mittente o il destinatario che intendono fruire del servizio PEC si avvalgono dei gestori inclusi in un apposito elenco tento dal Centro nazionale per l informatica della pubblica amministrazione (CNIPA). Tramite il gestore PEC l utente mittente, utilizzando gli stessi client applicativi di posta elettronica comunemente adottati, invia il messaggio all indirizzo di PEC del destinatario. Una volta inviato il messaggio, il server del gestore PEC provvede a fornire al mittente una ricevuta di accettazione sottoscritta mediante firma elettronica avanzata e ad inoltrare il messaggio al server di posta certificata del destinatario. Il gestore PEC del destinatario, a sua volta, provvede a fornire al mittente la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio sulla casella di posta certificata del destinatario. L interazione fra due distinti gestori, coinvolti nell invio di un messaggio di posta certificata, è regolata dallo scambio di una ricevuta di presa in carico. Il gestore deve conservare il log delle trasmissioni effettuate per un periodo non inferiore ai 30 mesi. fonte CNIPA Fig. 2 Lo schema di funzionamento della PEC 6. IL SERVIZIO PEC NELL UNIVERSITÀ FEDERICO II Coerentemente con quanto disposto dal Codice sull Amministrazione Digitale, l Università di Napoli Federico II ha definito un piano per l attivazione di una casella PEC per ciascuna struttura dotata di autonomia di gestione e di spesa e lo ha realizzato mediante l attuazione delle seguenti fasi: PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 8 DI 37

1. individuazione delle Unità Organizzative Responsabili cui assegnare un indirizzo PEC, 2. selezione del gestore PEC tra gli enti iscritti nell elenco dei gestori di PEC tenuto da CNIPA, 3. definizione di un sottodominio certificato, pec.unina.it, residente fisicamente su ambienti operazionali del Gestore, in cui configurare le caselle di tutte le strutture dell Ateneo coinvolte, 4. stipula del contratto di fornitura con la ditta aggiudicataria Postecom S.p.A., 5. emanazione del DR n. 4063 del 31.10.2006, Regolamento in materia di Posta Elettronica Certificata 2, 6. organizzazione del servizio di amministrazione del dominio pec.unina.it, 7. definizione delle caselle di PEC (la cui ampiezza standard è pari a 100 MB) e delle politiche di salvataggio dei dati, 8. redazione e divulgazione agli utenti del servizio del Manuale operativo, contenente le linee guida e le regole per l utilizzo della PEC. In particolare, nel Regolamento in materia di Posta Elettronica Certificata, dopo una breve introduzione in cui si riportano oggetto, finalità del regolamento, ambito di applicazione, definizioni generali e ruoli coinvolti, si forniscono le regole per la corretta amministrazione del servizio, in particolare: per l assegnazione, l attivazione e la disattivazione degli indirizzi di PEC, per la gestione delle credenziali di accesso al servizio. La responsabilità di tale servizio è inoltre, secondo quanto prescritto dal citato Regolamento d Ateneo, esplicitamente attribuita al Centro Servizi Informativi d Ateneo, CSI. ATENEO (Rettore/D.A.) C.S.I. GruppoPosteItaliane UNINA Utilizzatori Gestore PEC Fig. 3 Lo schema dell organizzazione del servizio Per quanto riguarda la assegnazione degli indirizzi di PEC, è stata utilizzata, ove possibile, la stessa denominazione utilizzata sul dominio unina.it. Per le strutture sprovviste di indirizzo e-mail, si è provveduto ad assegnare loro un indirizzo anche su unina.it, in modo tale da consentire, secondo quanto descritto nella II Parte del manuale, lo svolgimento delle operazioni di back-up del contenuto delle caselle PEC. L indirizzo assegnato alle strutture è quindi: nome_indirizzo_unina@pec.unina.it 2 Riportato, in forma integrale, per completezza, in Allegato A. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 9 DI 37

In Allegato B è riportato l elenco completo delle caselle PEC dell Università e delle corrispondenti caselle di posta elettronica sul dominio unina.it. 7. CONSIGLI UTILI PER L UTILIZZO DELLA PEC Di seguito, si riportano alcuni suggerimenti utili ai fini di una corretta gestione della propria casella PEC: 1. Utilizzare la PEC solo per inviare messaggi (eventualmente completi di documenti allegati) validi ai fini del procedimento amministrativo, nei casi in cui sia effettivamente necessaria una ricevuta di invio e di consegna del messaggio; 2. Predisporre messaggi brevi, cercando di evitare l allegazione di documenti voluminosi. Le ricevute di accettazione e di consegna fornite dal Gestore contengono, infatti, in una busta dal particolare formato, l intero messaggio inviato. 3. Individuare, presso ciascuna struttura, l incaricato (eventualmente più di uno) per l accesso, l utilizzo e la manutenzione della casella PEC 4. Collegarsi quotidianamente alla casella di PEC della propria struttura. 5. Custodire con cura le credenziali di autenticazione al servizio (userid e password). 6. Provvedere almeno con frequenza settimanale al salvataggio, secondo le modalità operative illustrate nella II Parte del presente manuale, della propria casella di PEC, sia dei messaggi ricevuti che di quelli inviati. 7. Segnalare al Contact Center CSI (i cui riferimenti sono riportati alla fine del manuale) qualunque anomalia riscontrata, al fine di consentire, da parte dell Amministratore del Servizio, la comunicazione del problema a Postecom, e quindi avviarne la risoluzione. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 10 DI 37

II PARTE LE MODALITA OPERATIVE PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 11 DI 37

1. INTRODUZIONE La presente parte del manuale contiene una guida operativa rapida per l utilizzo del servizio di Posta Elettronica Certificata in uso presso l Ateneo Federico II. Come già detto in precedenza, per l espletamento di tale servizio, l Ateneo si avvale alla data del prodotto reso disponibile da Postecom S.p.A., Gruppo Poste Italiane, prodotto conforme alle linee guida del Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), ove la tracciatura del messaggio viene garantita attraverso ricevute elettroniche (di accettazione, di presa in carico, di avvenuta consegna o di errore di consegna). Per uniformare le modalità di fruizione del servizio, si stabilisce che l accesso alla casella mail di Poste Elettronica Certificata avvenga esclusivamente attraverso interfaccia web e che sia a cura di ciascun utilizzatore il salvataggio periodico della posta inviata e ricevuta attraverso tale servizio, secondo le procedure di seguito fornite. Maggiori dettagli possono essere reperiti sul sito del Gestore, al seguente indirizzo: http://www.poste.it/ 2. GESTIONE WEB DELLA POSTA Per motivi di sicurezza ed al fine di garantire la massima fruibilità del servizio, come già detto in precedenza, l utilizzo del servizio dovrà essere effettuato esclusivamente in modalità web, connettendosi all indirizzo: https://pec.poste.it. Indirizzo: https://pec.poste.it E importante riportare la s in https altrimenti la connessione va in errore. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 12 DI 37

3. L ACCESSO AL SERVIZIO Nelle caselle presenti sulla pagina si devono inserire nome utente e password assegnate e quindi cliccare sul pulsante accedi. Al fine del presente manuale utilizzeremo quale nome utente csiprova che, di conseguenza, apparirà nelle figure qui incluse in luogo del vostro personale nome utente. E importante precisare che il nome utente va sempre seguito dal nome del dominio pec.unina.it preceduto dal carattere @. L utente csiprova deve quindi inserire la stringa: csiprova@pec.unina.it L avvenuto accesso ci presenta sempre la maschera di Posta arrivata. Sul lato sinistro, è presente una barra di navigazione attraverso la quale accedere rapidamente alle opzioni, alla composizione dei messaggi o alle varie cartelle. La restante parte riporta, se presenti, i messaggi in ingresso ed un area ove è possibile compiere diverse azioni, ovvero selezionare e deselezionare i messaggi presenti, cancellarli, spostarli o verificare l arrivo di ulteriori messaggi. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 13 DI 37

4. IL CAMBIO PASSWORD La pressione della voce Cambia password attiva una finestra nella quale è richiesto l inserimento della password in vigore e di quella che si intende attivare. Tutti i campi sono mascherati per cui è necessario digitare la nuova password una seconda volta per scongiurare un involontario errore di digitazione. Tale funzionalità va eseguita obbligatoriamente all atto della prima connessione e, successivamente, con frequenza almeno semestrale, al fine di ridurre i rischi di perdita di riservatezza delle informazioni contenute nella casella. 5. LA CONFIGURAZIONE DELLA CASELLA La prima azione da svolgere è la personalizzazione delle informazioni, accedendo alla voce opzioni dal menu laterale. Cliccando su i modifica, si accede a varie maschere ove inserire contenuti personalizzati. In conformità alle scelte di Ateneo, la funzione Posta esterna non va utilizzata. Possono invece essere configurate le voci Preferenze e Firma. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 14 DI 37

Nella maschera Preferenze, nel campo nome utente va indicato la denominazione che risulterà Mittente del messaggio (il valore di default è il proprio indirizzo di posta elettronica certificata). La configurazione delle altre opzioni è lasciata alle preferenze di ciascuno. Nella maschera Firma, si riporta il testo che si intende fare apparire in calce a ciascun messaggio. Ad esempio, si possono riportare il nome dell ufficio, l indirizzo, i numeri telefonici e di fax, ecc. Si consiglia di far precedere i dati da una riga di trattini per facilitare la leggibilità Si ricorda di contrassegnare la casella di spunta per far sì che la firma sia sempre inserita in ciascuno dei messaggi. Per tutte le maschere premere, alla fine, il tasto salva per confermare l inserimento o la modifica dei dati. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 15 DI 37

6. COMPOSIZIONE ED INVIO DI UN MESSAGGIO Per comporre un messaggio è sufficiente cliccare su scrivi nel menu laterale. Ciò dà accesso ad una maschera ove sono presenti i campi già noti del Destinatario, Cc, Oggetto, ecc. Il testo va inserito nell area centrale contornata dalla fascia blu. Ulteriori azioni (aggiunta di allegati, salvataggio in bozza, priorità,) sono selezionabili dalla area delle azioni al pari del tasto per l invio. Se è stata impostata la firma, essa è inserita in modo automatico nell area testo. Se si aggiungono allegati, il loro nome viene visualizzato nell area blu. E possibile anche deselezionarli perché non siano inoltrati. Il clic sul tasto INVIA spedisce il messaggio. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 16 DI 37

L avvenuto invio del messaggio ci viene confermato in modo formale attraverso una mail di accettazione del messaggio stesso da parte del server. Questa prima comunicazione è una delle notifiche relative al percorso del messaggio fino al destinatario. La ricevuta di accettazione ci comunica esclusivamente che il messaggio è in viaggio. Ciò non implica in alcun modo che esso sia stato consegnato al destinatario. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 17 DI 37

E solo il ricevimento della ricevuta di consegna che ci consente di affermare che il messaggio è stato depositato con certezza nella casella del destinatario. E bene rilevare che in ogni caso ciò non implica che il messaggio sia stato letto. La struttura della ricevuta di consegna, simile a quella di accettazione, riporta il numero identificativo assegnato in precedenza al messaggio e, sotto forma di allegato eml, il messaggio stesso. La struttura del messaggio ricevuto dal destinatario sarà identica sia che il destinatario sia o meno anch egli utente PEC. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 18 DI 37

Destinatario PEC Destinatario non PEC 7. SALVATAGGIO DELLA POSTA E SVUOTAMENTO DELLA CASELLA Le caselle di posta assegnate nel dominio pec.unina.it hanno a disposizione uno spazio limitato e, pertanto, è necessario provvedere con regolarità alla cancellazione del loro contenuto. Per assolvere a tale esigenza, si è provveduto a definire una procedura alla quale tutti gli utenti devono conformarsi; essa, mentre assolve alla funzione di svuotare la casella di posta, consente anche di procedere alla importante funzione di salvataggio della posta, sia inviata che ricevuta. Lo svolgimento di entrambe le funzioni è diretta responsabilità di ciascun utilizzatore. Al solo scopo della presente illustrazione ed al fine di distinguere chiaramente le operazioni (precedentemente illustrate) compiute sul server PEC (di Poste Italiane) da quelle da compiere sul server dell Ateneo, si è fatto corrispondere all utente csiprova@pec.unina.it l indirizzo istituzionale PecTest@unina.it. In realtà, ciascun utente PEC disporrà di uno stesso indirizzo sul server di posta unina.it, in modo da facilitare le operazioni di salvataggio dei dati di seguito riportate. Gli utenti delle caselle istituzionali unina.it non ancora attive possono rivolgersi all Help Desk del CSI per eseguire la procedura di attivazione della propria casella. Per poter procedere alla configurazione necessaria per attivare le funzioni di salvataggio e cancellazione ci si deve connettere via web al server di posta, attraverso l indirizzo http://pecsave.unina.it e digitando nei campi Nome Utente e Password quelli relativi all indirizzo istituzionale. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 19 DI 37

Tramite, il menu laterale accedere dapprima a Posta e quindi ad Inbox per rendere disponibili i pulsanti funzione sulla barra superiore. L utilizzo dell icona Cartelle permette l accesso al Navigatore delle Cartelle ove sarà possibile creare due nuove cartelle che chiameremo INBOX PostaPEC e INVIATA PostaPEC, come illustrato nelle figure che seguono. Qualsiasi sia il nome prescelto per il salvataggio, rispettivamente, della propria INBOX ed OUBOX di PEC, è importante suffissare i nomi prescelti con la denominazione PostaPEC. Solo in questo modo infatti CSI potrà individuare le cartelle da salvare, garantendone il back-up settimanale. Queste cartelle saranno utilizzate come aree di archiviazione della posta salvata dal dominio pec.unina.it. I nomi qui utilizzati non sono vincolanti, sono stati scelti in quanto di immediato riferimento al loro contenuto. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 20 DI 37

Cliccando, quindi, sull icona Opzioni si ha accesso ad un menu articolato ove è possibile procedere alla personalizzazione di diverse funzionalità. Al fine del presente manuale si procederà con l indicare esclusivamente le modalità relative alla configurazione della funzione Scarica Mail a lato indicata dalla freccia di colore verde. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 21 DI 37

Cliccando sul link indicato dalla freccia nell immagine a sinistra, si accede alla maschera riportata sulla destra, ove si deve procedere cliccando sul tasto Crea un nuovo utente. Effettuando la selezione indicata nell immagine sul lato sinistro, si accede alla schermata riportata nell immagine sul lato destro. Il completamento dei campi andrà effettuato secondo le istruzioni riportate nella immagine successiva ove, per ciascun campo, viene data spiegazione dei contenuti. L operazione dovrà essere svolta una volta per configurare il salvataggio (e lo svuotamento) della cartella Posta Arrivata ed un altro per la cartella Posta Inviata. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 22 DI 37

Nome dell account Un nome mnemonico per indicare la funzione Protocollo Scegliere POP3 (autodetect Protocols) dal menu a tendina Nome utente e Password Utilizzare Nome utente e Password del dominio pec.unina.it Server Mailbox Remota Mailbox Locale mail.postecert.it Il nome della cartella Posta Arrivata sul server PEC è inbox Selezionare la cartella creata per conservare il contenuto della Posta Arrivata Non dimenticare di contrassegnare col segno di spunta la casella Elimina i messaggi., così come indicato dalla freccia di colore rosso e di cliccare sul tasto Creato (freccia verde) per salvare quanto scritto. La maschera successiva ci conferma l avvenuta creazione dell account e ci consente di procedere con la configurazione necessaria per salvare il contenuto della cartella Posta Inviata sul server PEC. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 23 DI 37

La pressione del tasto Seleziona un altro account nella maschera a sinistra ci riporta alla maschera sulla destra, precedentemente già illustrata, ove si deve procedere con Crea un nuovo utente. Nome dell account Un nome mnemonico per indicare la funzione Protocollo Scegliere POP3 dal menu a tendina Nome utente e Password Utilizzare Nome utente e Password del dominio pec.unina.it Server Mailbox Remota Mailbox Locale mail.postecert.it Il nome della cartella Posta Inviata sul server PEC è outbox Selezionare la cartella creata per conservare il contenuto della Posta Inviata Anche in tal caso, non dimenticare di contrassegnare col segno di spunta la casella Elimina i messaggi., così come indicato dalla freccia di colore rosso e di cliccare sul tasto Creato per salvare quanto scritto. Come evidenziato dalle frecce blu e dalla variazione dello sfondo nella didascalia dell immagine, rispetto alla configurazione precedente variano solo alcuni campi. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 24 DI 37

Per semplificare le azioni necessarie per provvedere al salvataggio della posta ed alla cancellazione dei messaggi, è del tutto sconsigliato creare cartelle diverse da quelle di Posta Arrivata e Posta Inviata già presenti sul sistema di posta certificata. In caso contrario, si deve procedere col ripetere la procedura appena indicata tante volte quante sono le cartelle create sul server PEC. La configurazione qui illustrata rimane memorizzata per cui non sarà necessario eseguirla nuovamente negli accessi successivi. Il completamento della configurazione non produce alcun salvataggio fintanto che non si opera come illustrato di seguito. Utilizzando l icona Scarica Mail, indicata con la freccia rossa, si accede alla schermata presentata a lato. La pressione del tasto Scarica Mail (indicato dalla freccia blu) esegue la funzione di trasferimento e cancellazione della posta dal server PEC. Nel caso di eventuali diagnostiche di errore (evidenziate dal simbolo indicato dalla freccia rossa) NON CHIUDERE la schermata e contattare il Contact Center CSI. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 25 DI 37

8. SUPPORTO AGLI UTENTI NUMERI UTILI CSI mette a disposizione degli utenti PEC il supporto del Contact Center, al numero 081 676799 (numero interno: 76799). Gli utenti possono altresì rivolgersi direttamente a Postecom, telefonando al numero verde 803.160 (disponibile dal lunedì al sabato dalle ore 8:00 alle ore 20:00) selezionando il tasto 3 per l'assistenza sui servizi Internet. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 26 DI 37

Allegato A - Regolamento d Ateneo in materia di Posta Elettronica Certificata (DR 4063 del 31.10.2006) 1 Oggetto e finalità del Regolamento 1. Il presente regolamento disciplina le modalità di gestione e di utilizzo della Posta Elettronica Certificata nell'ambito della Università degli Studi di Napoli Federico II, da questo punto in avanti denominata Ateneo, ai sensi e per gli effetti di cui al D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e successive modifiche e nel rispetto di quanto stabilito dal D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 e dal D.M. 2 novembre 2005. 2. Le norme che seguono definiscono l organizzazione interna del Servizio di Posta Elettronica Certificata dell Ateneo, per un efficiente gestione e diffusione del servizio ed una più snella e controllata interazione con il Gestore. 2 Utilizzo della Posta Elettronica Certificata 1. Ai sensi di quanto prescritto dal D. Lgs. 82/2005, l Ateneo utilizza il servizio PEC per la trasmissione telematica di comunicazioni la cui provenienza sia certa ai fini dei procedimenti amministrativi ed in particolare: a. comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna; b. documenti informatici la cui data ed ora di trasmissione e di ricezione siano opponibili ai terzi; c. documenti informatici ed informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di PEC. 2. Il documento informatico ricevuto da un ente o soggetto esterno o spedito dall Ateneo ad un ente o soggetto esterno, ancorché trasmesso via PEC, ai sensi dell art. 53, comma 5, del D.P.R. 445/2000, deve essere protocollato mediante il sistema del protocollo informatico ed includere (art. 55, comma 4, del D.P.R. 445/2000) la segnatura di protocollo che può contenere tutte le informazioni di registrazione del documento. Inoltre, se l invio è verso un altra amministrazione pubblica, il documento informatico deve essere obbligatoriamente sottoscritto con firma digitale. 3. Il documento informatico trasmesso mediante la PEC, affinché soddisfi il requisito legale della forma scritta e possieda valore giuridico-probatorio opponibile ai terzi, deve essere sottoscritto con firma digitale. 4. La casella di Posta Elettronica Certificata viene assegnata, in virtù del ruolo ricoperto nell ambito dell Ateneo, per i soli fini istituzionali. 5. L Ateneo, ai sensi dell art. 14 del DPR 68/2005, si avvale del servizio di PEC erogato da un Gestore di Posta Elettronica Certificata iscritto nell elenco dei gestori di PEC tenuto da CNIPA. I contratti di fornitura del servizio saranno stipulati nel rispetto della legislazione vigente in materia e delle norme del presente Regolamento. 3 Definizioni 1. In conformità con la normativa vigente, si riportano alcune definizioni utilizzate nel presente regolamento. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 27 DI 37

a) autenticazione informatica: la validazione dell'insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne distinguono l'identità nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie anche al fine di garantire la sicurezza dell'accesso; b) messaggio di posta elettronica certificata: un documento informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati; c) posta elettronica certificata (PEC): ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l invio e la consegna dei documenti informatici; d) casella di posta elettronica certificata: la casella di posta elettronica posta all interno di un dominio di posta elettronica certificata ed alla quale è associata una funzione che rilascia ricevute di avvenuta consegna al ricevimento di messaggi di posta elettronica certificata; e) dominio di posta elettronica certificata: l insieme di tutte e sole le caselle di posta elettronica certificata il cui indirizzo fa riferimento, nell estensione, ad uno stesso dominio della rete internet, definito secondo gli standard propri di tale rete; f) gestore di posta elettronica certificata, di seguito denominato Gestore, il soggetto che gestisce uno o più domini di posta elettronica certificata con i relativi punti di accesso, di ricezione e di consegna, titolare della chiave usata per la firma delle ricevute e delle buste e che si interfaccia con altri gestori di posta elettronica certificata per l'interoperabilità con altri titolari; g) firma del gestore di posta elettronica certificata: la firma elettronica avanzata, basata su un sistema di chiavi asimmetriche, che consente di rendere manifesta la provenienza e di assicurare l'integrità e l'autenticità dei messaggi del sistema di posta elettronica certificata, generata attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al gestore e la sua univoca identificazione, creata automaticamente con mezzi che garantiscano il controllo esclusivo da parte del gestore; h) ricevuta di accettazione: la ricevuta, sottoscritta con la firma del gestore di posta elettronica certificata del mittente, contenente i dati di certificazione, rilasciata al mittente dal punto di accesso a fronte dell'invio di un messaggio di posta elettronica certificata; i) avviso di non accettazione: l'avviso, sottoscritto con la firma del gestore di posta elettronica certificata del mittente, che viene emesso quando il gestore mittente é impossibilitato ad accettare il messaggio in ingresso, recante la motivazione per cui non é possibile accettare il messaggio e l'esplicitazione che il messaggio non potrà essere consegnato al destinatario; j) ricevuta di presa in carico: la ricevuta, sottoscritta con la firma del gestore di posta elettronica certificata del destinatario, emessa dal punto di ricezione nei confronti del gestore di posta elettronica certificata mittente per attestare l'avvenuta presa in carico del messaggio da parte del sistema di posta elettronica certificata di destinazione, recante i dati di certificazione per consentirne l'associazione con il messaggio a cui si riferisce; k) ricevuta di avvenuta consegna: la ricevuta, sottoscritta con la firma del gestore di posta elettronica certificata del destinatario, emessa dal punto di consegna al mittente nel momento in cui il messaggio é inserito nella casella di posta elettronica certificata del destinatario; l) avviso di mancata consegna: l'avviso, emesso dal sistema, per indicare l'anomalia al mittente del messaggio originale nel caso in cui il gestore di posta elettronica certificata sia impossibilitato a consegnare il messaggio nella casella di posta elettronica certificata del destinatario; m) log dei messaggi: il registro informatico delle operazioni relative alle trasmissioni effettuate mediante posta elettronica certificata tenuto dal gestore. 4 Soggetti interessati 1. Agiscono nel processo di gestione interna del servizio di PEC: a. l Ateneo, in quanto proprietario del dominio di Posta Elettronica Certificata e titolare del contratto di fornitura stipulato con il Gestore; b. il Gestore, in conformità con le disposizioni contenute nel DPR 68/2005 e nel D. M. del 2.11.2005; PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 28 DI 37

c. l utente_pec, inteso come il dipendente dell Ateneo o il soggetto che, ricoprendo una carica o svolgendo un compito istituzionale, debba essere assegnatario, a giudizio del Rettore o del Direttore Amministrativo, di una casella di PEC; d. gli incaricati_pec, in servizio presso il Centro Servizi Informativi d Ateneo, il cui ruolo è descritto nel successivo art. 5. 5 Il ruolo degli incaricati_pec 1. Gli incaricati_pec, su formale autorizzazione del Gestore, amministrano il dominio di Posta Elettronica Certificata dell Ateneo creando, cancellando o gestendo le caselle PEC ed i relativi utenti direttamente sul sistema del Gestore, in conformità con le indicazioni contenute nel Manuale Operativo consegnato dal Gestore medesimo. Gli incaricati_pec provvedono inoltre a: a. redigere, in modo coordinato e coerente con il manuale operativo del servizio reso disponibile dal Gestore, pubblicandolo sul portale d Ateneo, il Manuale operativo del servizio PEC, con la descrizione analitica delle modalità di erogazione e di fruizione del servizio di PEC, b. predisporre ed aggiornare l elenco delle caselle di PEC e degli utenti_pec autorizzati all utilizzo del servizio, sulla base delle direttive impartite dal Rettore o dal Direttore Amministrativo, a seconda delle rispettive competenze; c. supportare gli utenti_pec nell utilizzo del sistema di PEC; d. monitorare i livelli di servizio erogati dal Gestore. 6 Obblighi dell utente_pec 1. L utente_pec è tenuto ad attenersi alle disposizioni tecnico-organizzative riportate nel Manuale operativo del servizio PEC e ad assicurare la diligente custodia delle proprie credenziali di autorizzazione ed il corretto utilizzo della casella di PEC assegnata. 2. L utente_pec usa la PEC per i soli fini istituzionali ed è responsabile in sede civile, penale ed amministrativa del contenuto dei messaggi inviati. 3. L utente_pec deve assicurarsi che i messaggi inviati e ricevuti e le corrispondenti ricevute siano periodicamente salvati su una propria postazione di lavoro. 7 Tipologie di caselle PEC 1. Le caselle PEC definite sono distinte in: caselle istituzionali: assegnate a strutture dell Ateneo. In tal caso, l utente_pec autorizzato ad accedere alla casella è il responsabile pro tempore della struttura, a meno che quest ultimo non richieda, per iscritto, al Rettore o al Direttore Amministrativo, a seconda delle rispettive competenze, di autorizzare anche uno o più dipendenti afferenti alla propria struttura. In tal caso, copia dell istanza autorizzata deve essere inviata al Centro Servizi Informativi d Ateneo, per consentire gli adempimenti del caso da parte degli incaricati_pec; caselle personali: assegnate a soggetti fisici. In tal caso, l utente_pec autorizzato ad accedere alla casella è l assegnatario stesso. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 29 DI 37

8 Creazione di una casella PEC ed attivazione dell utente_pec 1. La creazione di una casella PEC è determinata da uno dei seguenti eventi: istituzione di una struttura d Ateneo; attribuzione di uno specifico incarico istituzionale ad un soggetto. 2. La creazione di una casella PEC comporta l attivazione dell utente_pec le cui credenziali di autenticazione informatica al servizio sono fornite all assegnatario della casella personale oppure, nel caso di casella istituzionale, al responsabile pro tempore della struttura ed, eventualmente, all incaricato formalmente designato. 9 Cessazione di una casella PEC e disattivazione dell utente_pec 1. La cessazione di una casella PEC comporta la disattivazione dell utente_pec ad essa associato ed è determinata da uno dei seguenti eventi: disattivazione della corrispondente struttura d Ateneo; cessazione o decadenza dall incarico ricoperto dall assegnatario della casella PEC. 2. La disattivazione dell utente_pec associato ad una casella istituzionale avviene in seguito a cessazione o decadenza dall incarico del responsabile. 10. Trattamento dei dati personali e segretezza della corrispondenza trasmessa via PEC 1. Ai sensi del Regolamento di attuazione del codice in materia di protezione dei dati personali, emanato con D.R. n. 5073 del 30.12.2005, l Ateneo è il titolare, per il perseguimento dei propri fini istituzionali, tra gli altri, del trattamento dei dati personali connesso al servizio di PEC. 2. Se richiesto dal Gestore, l Ateneo comunica allo stesso i dati personali degli utenti, secondo il principio di pertinenza, non eccedenza e di necessità rispetto alle finalità perseguite. 3. Ai sensi dell art. 49 del D. Lgs n.82/2005, il Gestore garantisce la segretezza della corrispondenza trasmessa. 11 Entrata in vigore 1. Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione all Albo ufficiale dell Università. PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 30 DI 37

Allegato B Elenco delle caselle di PEC definite sul dominio pec.unina.it ELENCO INDIRIZZI PEC # DENOMINAZIONE STRUTTURA INDIRIZZO PEC INDIRIZZO PE UNINA 1 Segreteria Direzione Amministrativa diramm@pec.unina.it diramm@unina.it 2 Segreteria Rettorato rettore@pec.unina.it rettore@unina.it 3 Polo delle scienze umane e sociali polosus@pec.unina.it polo.sus@unina.it 4 Polo delle scienze e delle tecnologie polost@pec.unina.it polo.st@unina.it 5 Polo delle scienze e delle tecnologie per la vita polostv@pec.unina.it polo.stv@unina.it 6 Facoltà di Architettura presidenza.architettura@pec.unina.it presidenza.architettura@unina.it 7 Facoltà di Ingegneria presidenza.ingegneria@pec.unina.it presidenza.ingegneria@unina.it 8 Facoltà di Scienze MM.FF.NN. presidenza.scienzemfn@pec.unina.it presidenza.scienzemfn@unina.it 9 Facoltà di Economia presidenza.economia@pec.unina.it presidenza.economia@unina.it 10 Facoltà di Giurisprudenza presidenza.giurisprudenza@pec.unina.it presidenza.giurisprudenza@unina.it 11 Facoltà di Lettere e Filosofia presidenza.letterefilosofia@pec.unina.it presidenza.letterefilosofia@unina.it 12 Facoltà di Scienze Politiche presidenza.scienzepolitiche@pec.unina.it presidenza.scienzepolitiche@unina.it 13 Facoltà di Sociologia presidenza.sociologia@pec.unina.it presidenza.sociologia@unina.it 14 Facoltà di Agraria presidenza.agraria@pec.unina.it presidenza.agraria@unina.it 15 Facoltà di Farmacia presidenza.farmacia@pec.unina.it presidenza.farmacia@unina.it 16 Facoltà di Medicina e Chirurgia presidenza.medicina@pec.unina.it presidenza.medicina@unina.it 17 Facoltà di Medicina Veterinaria presidenza.veterinaria@pec.unina.it presidenza.veterinaria@unina.it 18 Facoltà di Scienze Biotecnologiche presidenza.biotecno@pec.unina.it presidenza.biotecno@unina.it 19 Analisi dei Processi Economico-Sociali, Linguistici, Produttivi e Territoriali apes@pec.unina.it apes@unina.it 20 Analisi delle Dinamiche Territoriali e Ambientali dadat@pec.unina.it dadat@unina.it 21 Analisi e Progettazione Strutturale daps@pec.unina.it daps@unina.it PEC_manuale_operativo_v1.doc

22 Arboricoltura, Botanica e Patologia Vegetale arbopave@pec.unina.it arbopave@unina.it 23 Biochimica e Biotecnologie Mediche dbbm@pec.unina.it dbbm@unina.it 24 Biologia e Patologia Cellullare e Molecolare "L.Califano" dbpcm@pec.unina.it dbpcm@unina.it 25 Biologia Strutturale e Funzionale dbsf@pec.unina.it dbsf@unina.it 26 Chimica dirchem@pec.unina.it dirchem@unina.it 27 Chimica Farmaceutica e Tossicologica farmtoss@pec.unina.it farmtoss@unina.it 28 Chimica delle Sostanze Naturali chisosna@pec.unina.it chisosna@unina.it 29 Chimica Organica e Biochimica dicob@pec.unina.it dicob@unina.it 30 Chirurgia Generale, Geriatrica, Oncologica e Tecnologie Avanzate chigota@pec.unina.it chigota@unina.it 31 Configurazione ed Attuazione dell'architettura dicata@pec.unina.it dicata@unina.it 32 Conservazione dei Beni Architettonici ed Ambientali dipcbaam@pec.unina.it dipcbaam@unina.it 33 Costruzioni e Metodi Matematici in Architettura dipcostr@pec.unina.it dipcostr@unina.it 34 Diritto Amministrativo e Scienza dell'amministrazione diramsa@pec.unina.it diramsa@unina.it 35 Diritto Comune Patrimoniale dicopa@pec.unina.it dicopa@unina.it 36 Diritto Costituzionale Italiano e Comparato dircost@pec.unina.it dircost@unina.it 37 Diritto dei Rapporti Civili ed Economico Sociali rapporti@pec.unina.it rapporti@unina.it 38 Diritto dell' Economia direcon@pec.unina.it direcon@unina.it 39 Diritto Romano e Storia della Scienza Romanistica "Francesco De Martino" dipdirom@pec.unina.it dipdirom@unina.it 40 Discipline Storiche didssto@pec.unina.it didssto@unina.it 41 Economia decon@pec.unina.it decon@unina.it 42 Economia Aziendale dea@pec.unina.it dea@unina.it 43 Economia e Politica Agraria ecopoagr@pec.unina.it ecopoagr@unina.it 44 Endocrinologia ed Oncologia Molecolare e Clinica decopa@pec.unina.it decopa@unina.it 45 Energetica, Termofluidodinamica Applicata e Condizionamenti Ambientali dipdetec@pec.unina.it dipdetec@unina.it 46 Entomologia e Zoologia Agraria "Filippo Silvestri" entzoo@pec.unina.it entzoo@unina.it 47 Farmacologia Sperimentale farmaspe@pec.unina.it farmaspe@unina.it 48 Filologia Classica "Francesco Arnaldi" dirfilcl@pec.unina.it dirfilcl@unina.it 49 Filologia Moderna "Salvatore Battaglia" dirfilmo@pec.unina.it dirfilmo@unina.it 50 Filosofia "A. Aliotta" filosofia@pec.unina.it filosofia@unina.it 51 Filosofia Dei Diritti Dell'Uomo e della Libertà di Religione filodir@pec.unina.it filodir@unina.it PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 32 DI 37

52 Informatica e Sistemistica dis@pec.unina.it dis@unina.it 53 Ingegneria Agraria e Agronomia del Territorio diaat@pec.unina.it diaat@unina.it 54 Ingegneria Chimica dic@pec.unina.it dic@unina.it 55 Ingegneria dei Materiali e della Produzione matpro@pec.unina.it matpro@unina.it 56 Ingegneria dei Trasporti "Luigi Tocchetti" diting@pec.unina.it diting@unina.it 57 Ingegneria Economico-Gestionale dieg@pec.unina.it dieg@unina.it 58 Ingegneria Edile dine@pec.unina.it dine@unina.it 59 Ingegneria Elettrica diel@pec.unina.it diel@unina.it 60 Ingegneria Elettronica e delle Telecomunicazioni diet@pec.unina.it diet@unina.it 61 Ingegneria Geotecnica dig@pec.unina.it dig@unina.it 62 Ingegneria Idraulica ed Ambientale "Girolamo Ippolito" idramb@pec.unina.it idramb@unina.it 63 Ingegneria Meccanica per l' Energetica dime@pec.unina.it dime@unina.it 64 Ingegneria Navale ingnav@pec.unina.it ingnav@unina.it 65 Matematica e Applicazioni "R.Caccioppoli" dma@pec.unina.it dma@unina.it 66 Matematico Statistico dms@pec.unina.it dms@unina.it 67 Medicina Clinica e Sperimentale meclisp@pec.unina.it meclisp@unina.it 68 Medicina Clinica, Scienze Cardiovascolari ed Immunologiche meclisci@pec.unina.it meclisci@unina.it 69 Medicina Pubblica e della Sicurezza Sociale mepuss@pec.unina.it mepuss@unina.it 70 Neuroscienze dneuros@pec.unina.it dneuros@unina.it 71 Patologia e Sanità Animale dipatsa@pec.unina.it dipatsa@unina.it 72 Patologia Sistematica dpatsis@pec.unina.it dpatsis@unina.it 73 Pediatria dped@pec.unina.it dped@unina.it 74 Pianificazione e Scienza del Territorio dipist@pec.unina.it dipist@unina.it 75 Progett. Arch. e Amb.: Teorie e Metod. Operative diproaa@pec.unina.it diproaa@unina.it 76 Progettazione Aeronautica dpadir@pec.unina.it dpadir@unina.it 77 Progettazione e Gestione Industriale dpgi@pec.unina.it dpgi@unina.it 78 Progettazione Urbana prourban@pec.unina.it prourban@unina.it 79 Scienza degli Alimenti dipscali@pec.unina.it dipscali@unina.it 80 Scienza delle Costruzioni "Vincenzo Franciosi" discoing@pec.unina.it discoing@unina.it 81 Scienza e Ingegneria dello Spazio "Luigi G. Napolitano" disis@pec.unina.it disis@unina.it PEC_MANUALE_OPERATIVO_V1.DOC PAG. 33 DI 37