MailStore Server Lo standard nell'archiviazione delle email Già con la versione 9, MailStore Server è divenuto lo standard globale per l'archiviazione della posta elettronica aziendale, anche in virtù della collaborazione di lunga data e proficua con oltre 24.000 società. Il sistema, facilmente installabile, risulta affidabile al 100 per cento in ogni situazione.
1 11 Gestione dell'email efficiente La posta elettronica non solo è uno dei mezzi di comunicazione più importanti, ma a livello aziendale rappresenta anche una delle risorse d'informazione più grandi e preziose. Le informazioni inviate tramite posta elettronica non vengono di norma salvate da nessuna parte, se non nella casella di posta del collaboratore. Si tratta dunque di una fonte di conoscenza protraibile per anni e in crescita costante, giorno dopo giorno. Per l'efficienza di un'azienda, tuttavia, è necessario creare backup a lungo termine di tali informazioni, nonché garantire a tutti i dipendenti la possibilità di utilizzarle in modo efficace. La grande sfida Solitamente per favorire la comunicazione tramite posta elettronica, le aziende dispongono di server email perfettamente funzionanti o, in alternativa, di soluzioni per la gestione di gruppo (groupware). Sistemi del genere, tuttavia, non sono stati concepiti per l'archiviazione dei dati a lungo termine o per una loro disposizione in massa. A livello pratico questo può infatti comportare una serie di problemi tecnici, legali e finanziari. Come funziona l'archiviazione delle email? Un archivio email è da intendersi come un'estensione del sistema di posta elettronica attualmente in uso, funzionante esattamente come quest'ultimo. Un amministratore definisce quali email saranno trasferite all'archivio, nonché se e quando le email saranno rimosse dalle normali caselle di posta del sistema email, una volta eseguita l'archiviazione. L'archivio consente di gestire in modo efficiente una grande quantità di dati, nonché di garantire a tutti gli utenti di un'azienda di poter accedere poi in modo rapido e comodo alle email archiviate. Vi si affidano 24.000 imprese in 100 Paesi MailStore Server supporta quasi tutti i sistemi di posta elettronica e metodi di archiviazione Tecnologia di archiviazione altamente scalabile e integrata che non necessita di server SQL Requisiti minimi di sistema Installazione semplice in pochi minuti Pochi interventi di manutenzione Lingue supportate:cinese (semplificato e tradizionale), ceco, olandese, inglese, francese, tedesco, ungherese, italiano, giapponese, coreano, polacco, portoghese, russo, sloveno, spagnolo e turco.
2 11 Vantaggi dell'archiviazione email Vantaggi legali ed economici Rispetto delle normative sulla conformità e ediscovery Tutela contro rischi legali Riduzione delle spese e dei costi IT Le imprese si trovano ad affrontare la sfida posta dal crescente numero di normative sulla conformità della posta elettronica, ediscovery e altri regolamenti. A tale scopo, le imprese devono essere in grado di archiviare le email in modo centralizzato, completo e a prova di manomissione e per periodi di tempo indeterminati nonché assicurarsi che la posta elettronica possa essere recuperata al momento opportuno. L'archiviazione delle email consente alle aziende di tutelarsi contro i rischi legali generici. L'archiviazione delle email permette infatti di utilizzare la posta elettronica come prova durante procedimenti giudiziari e consente che i reclami da parte dei clienti siano trattati con maggiori informazioni disponibili fin dall'inizio. Server sovraccarichi, costi di archiviazione crescenti, complessi processi di backup e di ripristino mettono a dura prova i reparti IT e i rispettivi budget. MailStore Server è in grado di ridurre tali costi in modo permanente. Protegge inoltre dai rischi economici legati alla perdita dei dati e alle azioni legali. Protezione totale contro la perdita dei dati Archiviazione completa al 100% Liberi dai pesanti file PST Gli utenti sono in grado di eliminare le email a piacimento, senza che questo venga notificato. L'azienda perde così ogni giorno dati importanti. L'archiviazione delle email al momento della loro ricezione o del loro invio assicura all'azienda il salvataggio completo della posta elettronica. I file PST, essendo soggetti a perdita di dati e a danneggiamento, incidono fortemente sull'archiviazione e sul backup, divenendo un potenziale incubo per l'ediscovery. MailStore Server offre la possibilità di archiviare centralmente e fare il backup di tutti i file PST dell'azienda. Requisiti di archiviazione minimi Riduzione del carico dei server di posta Risparmio del 70% dello spazio di archiviazione Una volta archiviate, le email possono essere eliminate dalle caselle del server di posta per mezzo di un processo basato su regole. Ciò consente di mantenere il carico del server a un livello costantemente basso. MailStore Server utilizza singole istanze di archiviazione allo scopo di ridurre lo spazio totale di archiviazione necessario. Eventuali componenti MIME identiche (ad es. file in allegato) vengono salvate una volta sola. Gli allegati sono inoltre compressi.
3 11 Backup e ripristino più semplici Riduzione dei tempi di backup e ripristino Ripristino con un clic per tutti gli utenti Riducendo il carico dei dati presenti sul server di posta, è possibile eseguirne il backup e il ripristino in modo più semplice e dunque più rapido in caso di errori. Gli utenti possono recuperare le email dall'archivio con un semplice clic del mouse. In questo modo l'amministratore non è obbligato a eseguire la lunga procedura necessaria per ripristinare le email dal backup. Aumento della produttività Accesso estremamente rapido alle funzioni di ricerca Elevata accettabilità da parte dell'utente Eliminazione delle quote delle caselle di posta elettronica MailStore Server offre una ricerca full-text estremamente rapida per email e file allegati di qualsiasi tipo. L'accesso è possibile anche attraverso la struttura della cartella originale. Gli utenti possono accedere ai propri archivi attraverso un comodo add-in per Microsoft Outlook perfettamente integrato nel loro tipico ambiente di lavoro. L'archiviazione delle email elimina la necessità di servirsi delle quote delle caselle di posta per limitare l'utilizzo della capacità del server di posta. Indipendenza Indipendenza dai server di posta Indipendenza da provider esterni Indipendenza da MailStore Uno dei problemi principali della funzione di backup dei server di posta consiste nei lunghi tempi necessari per ripristinare i dati in caso di un loro errore. Durante questo tempo di inattività, che può durare ore o giorni, l'azienda e i dipendenti non possono più accedere a informazioni cruciali per le loro attività. Quando si verifica un problema tecnico in un server di posta elettronica o una perdita di dati, ogni utente dell'azienda può accedere a tutti i messaggi tramite l'archivio email. La continuità del business è assicurata, senza alcuna interruzione. Molte imprese non memorizzano le email in server di posta locali, ovvero sotto il controllo dell'azienda stessa, bensì in server esterni. In questo caso le aziende fanno affidamento sugli strumenti di backup dell'operatore e contano sul fatto che esso sia disponibile anche in futuro. L'archiviazione locale di questi dati rappresenta un semplice strumento di backup aggiuntivo. Tutte le email possono essere ripristinate dall'archivio in qualunque momento in formati standard. Ciò garantisce all'azienda un'indipendenza a lungo termine, anche da MailStore Server.
4 11 Tecnologia di archiviazione integrata Alla base di MailStore Server c'è una tecnologia di archiviazione altamente sofisticata che non necessita di un software di database esterno e risulta immediatamente disponibile una volta completata l'installazione. In base a questo presupposto, con un'unica installazione di MailStore Server è possibile gestire fino a 500 utenti nonché un volume di email in rapida crescita in modo semplice ed efficiente per diversi anni. Se si desidera utilizzare MailStore Server con un numero di utenti particolarmente elevato, si raccomanda di contattare il nostro team di assistenza tecnica per discutere le proprie particolari esigenze. Archiviazione dei dati efficiente Elevata scalabilità Il sistema consente di creare internamente un intero archivio dalla prospettiva dell'utente a partire da un numero qualunque di database di archivi personalizzati Quando la capacità di memorizzazione dell'archivio, utilizzato per archiviare le nuove email, sta per esaurirsi, è possibile creare automaticamente e utilizzare nel file system un nuovo database di archiviazione Questa struttura garantisce un sistema flessibile e scalabile, in grado di gestire qualunque volume di dati e qualsiasi numero di utenti Risparmio del 70% dello spazio di archiviazione MailStore Server utilizza singole istanze di archiviazione allo scopo di ridurre lo spazio totale necessario per l'archiviazione Eventuali componenti MIME identiche (ad es. file in allegato) vengono salvate nell'archivio una volta sola, anche se ricorrono più di una volta nella casella di posta dell'utente Gli allegati sono inoltre compressi Informazioni generali Gestione flessibile dell'archiviazione Tutela contro le manomissioni Su richiesta: uso di un server SQL Per mantenere i propri database di archiviazione delle email si può scegliere di utilizzare uno spazio di archiviazione, spesso tanto rapido quanto costoso, oppure è possibile mantenere il vecchio spazio di archiviazione, utilizzato meno frequentemente, su uno spazio di archiviazione con un migliore rapporto di costi-efficacia. MailStore Server utilizza degli hash SHA e applica al testo delle email e ai relativi file in allegato una crittografia di tipo AES-256 che assicura che i dati archiviati non possano essere manomessi in seguito. Se richiesto, le aziende che già dispongono di una loro infrastruttura possono utilizzare per l'archiviazione dei loro dati anche Microsoft SQL Server.
5 11 Archiviazione flessibile MailStore Server consente di archiviare la propria posta elettronica, indipendentemente dal sistema email utilizzato per memorizzarle. Questo garantisce all'azienda il massimo della flessibilità, adesso come in futuro. Il processo di archiviazione non apporterà alcuna modifica al sistema email in uso, così come all'utente non sarà richiesto l'accesso da amministratore. Sistemi email supportati e metodi di archiviazione Archiviazione completa al 100% L'archiviazione delle email al momento della loro ricezione o del loro invio assicura all'azienda il salvataggio completo della posta elettronica. Se un utente cancella un'email dalla sua casella di posta, quell'email sarà già stata precedentemente archiviata. Archiviazione delle email già esistenti MailStore Server consente di archiviare le email già presenti nelle caselle di posta, cartelle pubbliche, caselle di posta condivise, client email e file email (come, ad esempio, i file PST). Sistemi email supportati Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010 e 2013 Microsoft Office 365 Google Apps Tutti i server di posta compatibili con IMAP o POP3 MDaemon, IceWarp e Kerio Connect PST, EML e altri formati di file per email Client di posta quali Microsoft Outlook e Mozilla Thunderbird Informazioni generali Riduzione del carico dei server di posta Struttura delle cartelle Archiviazione autentica Gestione utenti Una volta archiviate, le email possono essere eliminate dalle caselle del server di posta per mezzo di un processo basato su regole. Ciò consente di mantenere il carico del server a un livello costantemente basso. Durante il processo di archiviazione, MailStore Server importa nell'archivio la struttura della cartella configurata dall'utente. La soluzione risulta così più gradita alle aziende, data la migliore accessibilità dei dati archiviati. Le email vengono archiviate in compatibilità MIME e senza perdita di informazioni. Questo non solo assicura la conformità ai requisiti legislativi, ma garantisce la possibilità di utilizzo dei dati anche al di fuori di MailStore Le email vengono assegnate agli archivi in base a ciascun utente, mentre gli utenti vengono creati prima dell'archiviazione tramite uno dei metodi seguenti: Gestione manuale Integrazione Active Directory Integrazione LDAP generica Integrazione MDaemon, Kerio Connect e IceWarp Integrazione applicazione per ogni database utente esterno
6 11 Accesso ricerca full-text estremamente rapido Gli utenti possono accedere all'archivio in modi diversi nonché ricercare rapidamente le loro email grazie a una funzione di ricerca full-text incredibilmente potente. MailStore Server ha reso superfluo per l'utente la necessità di accedere a oggetti stub e ad altre tecnologie che possono ridurre le prestazioni del server, offrendo invece una panoramica live diretta dell'archivio, indipendentemente dal percorso di accesso utilizzato. Percorsi di accesso supportati Integrazione con Outlook Gli utenti possono accedere ai propri archivi attraverso un comodo add-in per Microsoft Outlook perfettamente integrato nel loro tipico ambiente di lavoro. L'add-in fornisce tutte le funzioni fondamentali quali, ad esempio, funzioni di ricerca full-text e avanzata, di accesso tramite la struttura della cartella già familiare all'utente nonché di ripristino con un solo clic. L'add-in può essere distribuito secondo le policy del gruppo. MailStore Web Access MailStore Web Access consente all'utente di accedere all'archivio email utilizzando un qualsiasi browser Internet. Ciò significa che gli utenti possono accedere all'archivio in modo semplice, indipendentemente dal sistema in uso e senza la necessità di installare alcun software aggiuntivo. MailStore Mobile Web Access La funzionalità integrata Mobile Web Access estende il supporto anche ai moderni smartphone e tablet (piattaforme ios, Android, Windows Phone e Blackberry). Server IMAP MailStore MailStore Server dispone di un server IMAP integrato che garantisce ai client email compatibili con IMAP l'accesso all'archivio in lettura. Ciò rappresenta per numerosi altri client email (come ad esempio Mozilla Thunderbird), come pure per tutti i sistemi operativi (quali Mac OS o Linux) e piattaforme mobile un metodo comodo per accedere all'archivio email.
7 11 Funzioni di produttività Potente ricerca full-text Ripristino in un clic Funzioni di inoltro e risposta per le email archiviate Anteprima HTML sicura Teamwork MailStore Server offre una ricerca full-text estremamente rapida per email e file allegati di qualsiasi tipo. In alternativa, l'accesso è sempre garantito attraverso la struttura originale della cartella. Gli utenti possono ripristinare autonomamente le email dall'archivio alla loro casella di posta. In alternativa, gli utenti hanno la possibilità di rispondere alle email archiviate, come pure di inoltrarle, aprendole direttamente in Microsoft Outlook o in un altro client email (senza possibilità di ripristino). MailStore Server offre per le email archiviate un'anteprima HTML sicura tramite un HTML Sanitizer basato su whitelist, sviluppato specificatamente per MailStore. L'accesso all'area dell'archivio destinata agli altri collaboratori è permesso sulla base dei privilegi assegnati.
8 11 Caratteristiche di conformità Un concetto tecnologico completo assicura che le aziende che utilizzano MailStore Server rispettino le normative in materia di conformità e ediscovery e possano ottenere una regolare certificazione rilasciata da società di revisione che utilizzano i criteri stabiliti dagli standard internazionali. Completezza Archiviazione autentica A prova di manomissione Periodi di archiviazione Legal Hold - Conservazione a fini giudiziari Creazione di log Accesso come revisore ediscovery Caratteristiche di esportazione MailStore Server permette l'archiviazione completa di tutta la posta elettronica aziendale. Ad esempio, la posta può essere archiviata prima dell'inoltro alla casella di posta del dipendente. La posta elettronica archiviata è identica a quella originale sotto ogni aspetto e, se necessario, può essere ripristinata dall'archivio senza perdite di informazioni. MailStore Server protegge i dati archiviati contro la manomissione generando dai contenuti dell'email valori hash SHA e utilizzando una crittografia interna di tipo AES-256. In linea di massima, gli utenti non possono cancellare le email da un archivio a meno che l'amministratore non abbia esplicitamente modificato questa autorizzazione. È inoltre possibile definire periodi globali di archiviazione indipendentemente dai privilegi utente specificati. Se si è attivata la funzione Legal Hold di conservazione a fini giudiziari, nessuna email sarà cancellata dall'archivio, indipendentemente dalle opzioni disponibili quali, ad esempio, secondo determinati privilegi utente o periodi di archiviazione. MailStore Server utilizza una funzione di verifica integrata per la creazione di log coerenti in merito a modifiche ed eventi, definibili dall'amministratore. Lo speciale tipo di utente "accesso come revisore" consente a revisori esterni di accedere all'archivio. Tutte le azioni eseguite da questo tipo di utente vengono sempre archiviate. La ricerca all'interno dell'archivio può essere anche eseguita a livello aziendale come procedura ediscovery. Con un semplice passaggio è dunque possibile eseguire ricerche all'interno di tutta la posta elettronica di un'azienda. MailStore Server non limita l'accesso per le imprese a un formato di file proprietario. Tutte le email archiviate possono essere esportate in un solo passaggio e in qualunque momento.
9 11 Gestione API Per la gestione MailStore Server utilizza una potente API basata su HTTPS. Ciò consente di automatizzare la gestione di MailStore Server mediante l'utilizzo di un linguaggio scripting o di programmazione (come, ad esempio, C#, PHP o Python). I comandi vengono inviati al server API HTTPS attraverso HTTP POST; i valori di ritorno vengono rinviati in formato JSON. L'API per la gestione consente di controllare le operazioni di amministrazione quali, ad esempio, la gestione degli utenti o dei percorsi di archiviazione, in remoto da una posizione centrale. Requisiti di sistema Sistemi operativi supportati (versioni a 32 bit e a 64 bit) Microsoft Windows Vista SP2 Microsoft Windows 7 SP1 Microsoft Windows 8 e 8.1 Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 e 2008 SP2 (Foundation, Standard, Enterprise, Datacenter) Microsoft Windows SBS 2008 SP2 Microsoft Windows SBS 2011 SP1 Microsoft Windows Server 2012 e 2012 R2 (Foundation, Essentials, Standard, Datacenter) Avviso importante per gli utenti di Windows XP e Server 2003 L'ultima versione di MailStore installabile su queste piattaforme è la versione 8 ancora disponibile e supportata. Un upgrade alla versione 9 (o successive), una volta aggiornato il sistema operativo in uso, è gratuito e comprensivo di aggiornamenti validi e servizio di assistenza in qualsiasi momento. Informazioni generali Non è necessario alcun server Web aggiuntivo, come ad esempio Microsoft IIS (MailStore Server avvia il suo server HTTP tramite le porte TCP idonee) MailStore Server può essere eseguito senza problemi anche in ambienti virtuali come VMware MailStore Server può essere eseguito senza problemi in ambienti terminal server Microsoft SQL Server non è necessario ma può essere utilizzato se richiesto Requisiti hardware Sebbene MailStore Server risulti pronto all'uso nella maggior parte dei casi, le aziende di dimensioni più grandi dovrebbero esaminare la soluzione in rapporto alla maggior ampiezza della loro infrastruttura IT. Pertanto si raccomanda di attuare una breve fase di pianificazione. Per ulteriori informazioni, consultare la nostra guida MailStore Server. È inoltre possibile rivolgersi al nostro team di assistenza tecnica per discutere esigenze particolari.
10 11 Diventa una delle 24.000 storie di successo MailStore Server rappresenta una delle soluzioni di archiviazione email leader a livello mondiale. Tra i clienti si contano migliaia di imprese di ogni dimensione appartenenti ai più diversi settori così come enti, istituzioni pubbliche e organi amministrativi. Il parere dei clienti "Visto dalla prospettiva di un amministratore IT, MailStore risulta semplice da installare e da utilizzare. Considerando i metodi di archiviazione offerti, la soluzione si rivela anche particolarmente versatile ed eccezionalmente leggera". Ashley Hunt, coordinatrice di sistemi PGA Australia "MailStore Server offre numerose soluzioni che rappresentano dei miglioramenti rispetto al nostro precedente approccio di archiviazione. Il sistema funziona perfettamente da un anno e mezzo". Richard Edwards, Senior Systems Administrator Indianapolis Airport Authority Il massimo dei voti per MailStore nell'indagine sulla Customer Satisfaction Secondo un sondaggio condotto a livello internazionale, i clienti MailStore Server si ritengono altamente soddisfatti della qualità dei nostri prodotti e servizi. Oltre 480 aziende hanno risposto al nostro appello, valutando MailStore Server a livello di documentazione, assistenza, funzionalità del prodotto, sia dal punto di vista amministratore/ utente che a livello di qualità/prezzo. Il 96,1% dei partecipanti ha valutato la stabilità del sistema con "Molto buona" o "Buona", allo stesso modo il 93,2% ha giudicato le prestazioni della soluzione software come "Molto buone" o "Buone". Anche i servizi offerti dal team di assistenza tecnica sono stati presi in considerazione. Il 92,8% dei partecipanti al sondaggio ha valutato la qualità dell'assistenza come "Molto buona" o "Buona" e il 92,2% ha giudicato i tempi di risposta come "Molto rapidi" o "Rapidi". Scarica il sondaggio: http:///en/whitepaper/mailstore-customersatisfaction-survey-2014-en.pdf
11 11 Domande? Il nostro team è lieto di rispondere alle richieste telefoniche e via email nonché di fornire assistenza per tutte le questioni relative a MailStore Server. MailStore Software GmbH Cloerather Strasse 1-3 41748 Viersen Germania Achab S.r.l. Piazza Luigi di Savoia, 2 20124 Milano www.achab.it Email: Telefono: Fax: Email: Telefono: Fax: sales@mailstore.com +49-(0)2162-502990 (internazionale) (800) 747-2915 (US) +49 (0)2162-50299-29 sales@achab.it 02 54108204 02 5461894 Versione di prova valida per 30 giorni e webinar settimanali: