PORTALE DELLA DIDATTICA Verbalizzazione on-line degli esami

PORTALE DELLA DIDATTICA Verbalizzazione on-line degli esami Manuale utente Redatto da: Ing. Roberto Barbiera Data di redazione: Gennaio 2013 Ing. Vincenzo Mulia Approvato da: Dott.sa Maria Cristina Lorenzini Data di approvazione: Gennaio 2013 N.ro versione : 1.0 Protocollo: Distribuzione : Interna Codice: IMMA2013_MU_Portale_Docenti_Verbale_online_10.doc 1/16 Sistemi Informativi

SOMMARIO 1. GENERALITA... 3 1.1 Storia delle modifiche... 3 1.2 Scopo del documento... 3 1.3 Definizioni e abbreviazioni... 3 2. APPELLI ED ESAMI... 4 2.1 Ricerca appelli... 4 2.2 Dettaglio appello... 6 2.2.1 Richiesta modifica appello... 7 2.2.2 Creazione del verbale... 8 2.3 Gestione del verbale... 9 2.3.1 Inserimento di un membro in commissione... 10 2.3.2 Inserimento di uno studente nel verbale... 10 2.4 Dettaglio esame e firma dello studente... 11 2.5 Dettaglio esame studente con OFA... 12 2.6 Chiusura verbale e firma della commissione... 13 2/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

1. GENERALITA 1.1 Storia delle modifiche Versione Data Note 1.0 10 Gennaio 2013 Prima versione 1.2 Scopo del documento Scopo del presente documento è fornire un manuale relativo ai processi e alle funzionalità che riguardano la gestione della didattica e la verbalizzazione on-line degli esami. 1.3 Definizioni e abbreviazioni UNIPA Università degli Studi Palermo SIA Sistemi Informativi BACK-OFFICE Funzionalità applicative messe a disposizione del personale di servizio di un Ente, di una Società o di una Istituzione pubblica o privata FRONT-OFFICE Funzionalità applicative messe a disposizione degli utenti finali di un Ente, di una Società o di una Istituzione pubblica o privata IMMAWEB Portale Studenti UNIPA. E un portale web, realizzato e gestito dal S.I.A. -, che si caratterizza come contenitore di servizi, fruibili attraverso internet dagli studenti dell Università degli Studi di Palermo per la gestione della propria carriera universitaria. IMMAWEB BACK- E' un portale web, realizzato e gestito dal S.I.A. -, disponibile nella intranet di OFFICE Ateneo per il trattamento dei processi amministrativi correlati alle carriere universitarie degli studenti. Insiste sull archivio dati GEDAS e sostituisce l applicazione GEDAS per alcuni processi amministrativi. PORTALE DOCENTI E un insieme di funzioni di tipo gestionale a disposizione dei docenti all interno di un area web riservata, protetta da username e password Archivio dati GEDAS Archivio dati informatico ufficiale delle carriere degli studenti dell Università degli Studi di Palermo Applicazione GEDAS Applicazione informatica, realizzata e gestita da KION, per il trattamento di alcuni processi amministrativi correlati alle carriere universitarie degli studenti. V.O. Vecchio Ordinamento dell Università degli Studi di Palermo previgente la riforma del 1999 D.M. 509/99 Decreto Ministeriale di riforma universitaria che prevede l introduzione del percorso formativo 3+2 D.M. 270/04 Ultimo Decreto Ministeriale di riforma universitaria CCS Consiglio di Corso di Studio CFU Credito Formativo Universitario LT Laurea Triennale LM Laurea Magistrale LS Laurea Specialistica Tabella 1 - Definizioni e abbreviazioni 3/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

2. APPELLI ED ESAMI 2.1 Ricerca appelli La pagina "Appelli ed Esami" consente di ricercare gli appelli creati dagli incaricati di facoltà. Per ogni appello sarà possibile visualizzare gli insegnamenti associati, gli studenti prenotati all'esame ed eventualmente avviare la creazione di un verbale. Dopo aver cliccato sul link della colonna sinistra (disponibile sotto il menu "Funzioni"), il sistema mostra automaticamente gli appelli compresi nell'intervallo tra i 3 giorni precedenti e i 45 giorni successivi alla data odierna. E' tuttavia possibile modificare i criteri di ricerca filtrando per anno accademico, sessione di esami e per intervallo temporale. Per confermare i criteri di filtro è necessario cliccare sul pulsante "Cerca". Il sistema mostra quindi gli insegnamenti, per i quali sono previsti gli appelli, raggruppati per giorno, indicando anche il numero degli studenti prenotati. 4/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

Premendo il tasto "Visualizza" si passa ad una pagina di dettaglio dell'appello, mentre tramite la pressione del tasto "Richiesta creazione appello" è possibile segnalare agli incaricati di facoltà appelli non ancora censiti sul sistema. L'interfaccia di "Richiesta creazione appello" contiene tre campi che devono essere obbligatoriamente valorizzati: Sessione Facoltà Data esame (in formato dd/mm/yyyy es. 01/06/2013) 5/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

La pressione del tasto "Conferma" consente di formalizzare la creazione di un messaggio e-mail che conterrà la richiesta di creazione appello, più eventuali note del docente. L'invio effettivo avverrà dopo la pressione del tasto "Invia email". 2.2 Dettaglio appello La pagina "Dettaglio appello", raggiungibile tramite il tasto "Visualizza", mostra il riepilogo dei dati di appello e gli insegnamenti per i quali è possibile creare o visualizzare un verbale d'esame. La modifica dei dati di appello è possibile solamente prima della data di esame. Il verbale relativo all'insegnamento non può essere creato prima della data di esame. La data di esame può essere modificata solamente dagli incaricati di facoltà. 6/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

2.2.1 Richiesta modifica appello E' possibile richiedere la modifica della data tramite la funzionalità "Richiesta di modifica appello": Cliccando sul pulsante "Richiedi modifica appello", viene visualizzata la seguente scheda: 7/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

Il docente può inserire nella sezione "Note del docente" ulteriori dettagli sulla motivazione del cambio data ed una eventuale data da proporre. L'operazione viene confermata alla pressione del tasto "Invia email". 2.2.2 Creazione del verbale A partire dal giorno dell'esame, il docente ha a disposizione nella schermata "Dettaglio appello" gli strumenti per creare il verbale di ogni insegnamento. Vengono visualizzati alcuni dati relativi all'esame: denominazione esatta dell'insegnamento e relativi cfu, numero degli studenti prenotati e numero degli studenti prenotati che non sono stati ancora inseriti in verbale. E' possibile quindi creare un nuovo verbale, premendo il pulsante "Crea verbale". 8/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

Il dettaglio del verbale appena creato viene visualizzato sotto la riga corrispondente all'insegnamento. E' possibile eliminare il verbale tramite il tasto "Elimina" oppure visualizzare ed editarne il contenuto tramite il tasto "Visualizza". 2.3 Gestione del verbale Questa pagina consente di inserire tutte le informazioni relative al verbale. Il verbale risulta inizialmente in stato APERTO. E' possibile memorizzare i dati di verbale attraverso il pulsante "Salva". Quando il verbale è in stato APERTO, il docente provvede a registrare le informazioni relative ai singoli esami sostenuti dagli studenti prenotati. La pressione del pulsante "Salva" dopo l'inserimento del campo "Ora chiusura" provvede a registrare come CHIUSO lo stato del verbale. La chiusura del verbale è possibile solo se tutti gli esami registrati sono stati firmati dai singoli studenti tramite l'indicazione della password personale di accesso al Portale Studenti. La chiusura del verbale genera un'anteprima del documento di verbale ed attiva le funzioni di firma elettronica. 9/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

2.3.1 Inserimento di un membro in commissione E' possibile inoltre modificare, ad eccezione del Presidente, i membri della commissione d'esame. E' sufficiente inserire nel campo "Seleziona il componente" il nome del nuovo componente. Analogamente è possibile eliminare un componente tramite la pressione del tasto "Elimina" in corrispondenza del nome. 2.3.2 Inserimento di uno studente nel verbale La sezione "Esami del verbale" contiene le informazioni relative ad ogni singolo studente che ha sostenuto l'esame. Per inserire uno studente nel verbale, selezionarlo dalla relativa lista e premere il pulsante "Inserisci nel verbale". Comparirà quindi un messaggio informativo che indica l'avvenuto successo dell'operazione. Sarà quindi possibile compilare il dettaglio relativo allo studente inserito cliccando il tasto "Visualizza". 10/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

2.4 Dettaglio esame e firma dello studente La pagina "Dettaglio esame" consente di attribuire o visualizzare l'esito delle prova di esame. E' possibile indicare l'esito della prova e procedere con le operazioni di salvataggio e/o chiusura esame. Per eliminare l'esame dal verbale utilizzare il pulsante "Elimina dal verbale". Gli esami non firmati dagli studenti e che rimangono pertanto in stato APERTO o CHIUSO non consentono la chiusura e la firma dell'intero verbale. E' obbligatorio selezionare uno degli esiti disponibili dal menu a tendina. In caso di esame superato sarà obbligatorio anche specificare la votazione scegliendo una tra quelle disponibili con eventuale indicazione della lode. E' possibile salvare lo stato dell'esame (tasto "Salva"), ovvero eliminarlo (tasto "Elimina dal verbale"). Il tasto "Chiudi esame" consente la chiusura delle operazioni relative all'esame. Dopo questa operazione (seguita da questo messaggio informativo) 11/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

lo studente potra' firmare il verbale. Da notare che anche gli esami con esito "Rifiutato e "Ritirato" vanno firmati dallo studente o in alternativa eliminati dal verbale attraverso il pulsante "Elimina dal verbale". Occorre quindi inserire la password nel relativo campo "Password studente" e premere il pulsante "Firma studente". Seguirà quindi un messaggio di conferma. Il sistema visualizza nuovamente la pagina principale del verbale, nella quale si potrà notare l'avvenuto inserimento dello studente con lo stato del relativo esame. 2.5 Dettaglio esame studente con OFA Alcuni studenti possono avere l'obbligo di assolvere, contestualmente all'esame, anche degli Obblighi Formativi Aggiuntivi (OFA) derivanti da carenze accertate nella prova di orientamento. In questo caso la pagina "Dettaglio esame" permetterà, oltre all'inserimento dell'esito, anche di selezionare gli OFA assolti dall'esaminando. 12/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

2.6 Chiusura verbale e firma della commissione Quando tutti gli studenti sono stati inseriti, o quando si sono concluse le operazioni d'esame, è possibile chiudere il verbale tramite il stato "Salva", avendo cura di compilare il campo "Ora chiusura". La corretta chiusura è indicata dal seguente messaggio informativo: Dopo aver chiuso il verbale il sistema renderà disponibili le sezioni per la firma dello stesso da parte dei componenti della commissione e per il download di un'anteprima dello stesso in formato PDF. E' comunque possibile riaprire il verbale tramite il tasto "Riapri verbale". 13/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

Di seguito si mostra l'anteprima del verbale dell'esempio appena illustrato: Per consolidare definitivamente il verbale occorre completare l'ultima operazione: la firma da parte dei componenti della commissione. Ogni docente dovrà cliccare sul sul pulsante "Firma verbale" in corrispondenza del proprio nome. Verrà visualizzata una pagina in cui sarà possibile completare le operazioni di firma. 14/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

In questa pagina viene richiesto, per completare la firma, l'inserimento del codice pin del docente e di una One- Time Password (OTP) ottenuta tramite dispositivo elettronico o tramite SMS (da richiedere premendo il tasto "Richiedi OTP via SMS"). Il processo di firma viene completato alla pressione del tasto "Firma Verbale". Il sistema quindi effettua un reindirizzamento alla pagina principale del verbale, in cui si può notare come la sezione relativa alla commissione sia stata aggiornata con le informazioni relative alla firma di uno dei componenti. E' da sottolineare il fatto che il verbale può essere riaperto, a condizione che esso sia stato firmato da meno di due componenti. In caso di riapertura del verbale, lo stesso andrà nuovamente firmato anche dai i componenti che avevano già effettuato la procedura di firma precedentemente. La verbalizzazione e' considerata automaticamente conclusa quando almeno due componenti della commissione hanno apportato la propria firma elettronica. Uno dei firmatari deve essere obbligatoriamente il Presidente della Commissione. Dopo la firma del Presidente, per segnalare la corretta conclusione delle operazioni di firma del verbale, viene visualizzato il seguente messaggio: 15/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi

Quindi dopo la firma del Presidente e di almeno uno dei componenti, il verbale risulta correttamente chiuso e firmato. Non è quindi possibile la firma per gli ulteriori componenti della commisione. Nel caso in cui più di un componente (oltre al Presidente) desideri apporre la propria firma sul verbale, la stessa dovrà essere apposta cronologicamente prima rispetto a quella del Presidente. E' quindi possibile, attraverso il link "Download verbale firmato", scaricare il verbale autenticato in formato PDF. All'apertura del file è possibile notare le informazioni relative alla firma dei componenti della commissione: Analogamente la pagina relativa al dettaglio appello, visualizzerà nella sezione relativa ai verbali, l'avvenuta chiusura delle operazioni. 16/16 Università degli Studi di Palermo Servizi Informativi