Foglio elettronico Foglio elettronico EXCEL Prof. Francesco Procida procida.francesco@virgilio.it Il foglio elettronico è un programma interattivo, che mette a disposizione dell utente una matrice di righe e colonne, visualizzate nell area di lavoro in una finestra scorrevole. L intersezione di ciascuna riga e colonna è detta cella, individuata dalle coordinate della colonna (valore alfabetico) e della riga (valore numerico) Contenuto della cella Utilizzo Testo Valore numerico Formula Variabili (contenuti di celle) e costanti legati da operatori matematici Come modello per nuovi insiemi di dati Come modello per analisi di tipo what if.. Vantaggi EXCEL Ricalcolo automatico del risultato di tutte le formule, quando viene modificato il contenuto di una cella, utilizzata nelle formule Effetto immediato su tutto il foglio elettronico in modalità WYSIWYG, What You See Is What You Get, ciò che vedi è cio che ottieni E uno dei fogli elettronici più diffusi 1
Primi passi Per aprire EXCEL agire sul pulsante START, selezionare PROGRAMMI ed EXCEL In alternativa Excel può trovarsi nel raccoglitore OFFICE Come si presenta Con una finestra divisa in zone adibite a funzioni diverse Barra del titolo Barra dei menu Una o più barre degli strumenti Barra della formula Barra della Formula Barra di Stato NUM indica che il tastierino numerico è attivo cliccando Bloc Num sulla tastiera MA il stato Maiuscolo Attivato BS riguarda il Tasto Blocca Scroll Finestra È composta da 256 colonne e 65.536 righe In alto a sinistra del foglio sono visibili le coordinate alfabetiche e numeriche della suddivisione in righe e colonne Per spostarsi da una cella a un altra usare la tastiera, in particolare TAB per passare alla cella successiva, o le 4 frecce per muoversi nelle quattro direzioni, oppure servirsi del mouse Ogni foglio può essere visionato agendo sulle barre di scorrimento Cartella Per aprire una cartella esistente operare su APRI Una volta individuato il file da aprire all interno delle cartelle presenti, cliccare il pulsante APRI La cartella compare nell area di lavoro ed è possibile lavorare su di essa La modifica ad una cella avrà effetto quando ci si sposta di cella e viene premuto il tasto INVIO 2
Salva Salva con nome Il foglio può essere memorizzato su disco cliccando il pulsante SALVA Quando una cartella è già stata salvata, cliccando SALVA, le modifiche vengono sovrascritte sul file già salvato. Non è possibile un cambio nome e/o indirizzo Per dare nuovi attributi al file utilizzare SALVA CON NOME dal menu FILE Help Chiusura Anche in Excel si può accedere alle funzione di HELP aprendo il menu indicato con il carattere?. A seconda delle esigenze, si può scegliere: GUIDA RAPIDA Consente di avere informazioni riguardo a oggetti presenti in finestra SOMMARIO E INDICE Funzionalità simile a un glossario Selezionare ESCI dal menu FILE, oppure cliccare il pulsante in alto a destra della finestra indicato con X Modificare le Impostazioni di Base ZOOM Modalità di visualizzazione del foglio (menu VISUALIZZA): Normale Anteprima interruzioni di pagina ZOOM BARRE DEGLI STRUMENTI 3
Blocca Riquadri Strumenti - Opzioni Barre degli strumenti - Personalizza Scambiare documenti Mediante il salvataggio in un formato diverso da quello previsto da Excel Selezionare SALVA CON NOME dal menu FILE, appare la finestra di dialogo SALVA Nella casella TIPO FILE selezionare il formato nel quale si vuole salvare Cliccare su salva Per informazioni sui diversi formati servirsi di? La cartella sul sito WEB Selezionare SALVA COME HTML dal menu FILE Modificare la finestra di dialogo che si apre secondo le proprie esigenze e passare alla successiva mediante il tasto AVANTI Concludere il processo con il pulsante FINE Spostare e copiare fogli di lavoro Una volta creato un foglio di lavoro, può essere spostato in una nuova posizione o all interno della cartella in cui già si trova o in una cartella diversa: Primo caso: Premere sulla linguetta del foglio che si desidera spostare con il pulsante sinistro del mouse: il puntatore del mouse cambia aspetto (freccia con foglio bianco) a indicare che il foglio verrà spostato Trascinare nella nuova posizione, quindi rilasciare il pulsante del mouse. 4
Spostare e copiare fogli di lavoro Secondo caso: Aprire la cartella contenente il file da spostare e la cartella nella quale lo si desidera inserire. Dalla voce di menu FINESTRA richiamare DISPONI quindi selezionare AFFIANCATE: in tal modo i due fogli verranno visualizzati contemporaneamente Premere sulla linguetta del foglio che si desidera spostare con il pulsante sinistro del mouse: il cursore del mouse cambia aspetto (freccia con foglio bianco) a indicare che il foglio verrà spostato Spostare e copiare fogli di lavoro Trascinare nella nuova posizione, quindi rilasciare il pulsante del mouse Oppure Premere su una qualsiasi linguetta nella cartella contenente il foglio da spostare, con il pulsante destro del mouse Selezionare SPOSTA o COPIA Nella finestra di dialogo, selezionare il foglio che si desidera spostare in una cartella diversa Dalla voce ALLA CARTELLA del menu a scelta rapida, selezionare la cartella di destinazione (che dovrà essere aperta) Sposta o Copia Duplicare fogli Premere sulla linguetta del foglio che si desidera duplicare con il pulsante sinistro del mouse contemporaneamente al tasto CTRL. Il cursore del mouse cambia aspetto (freccia con foglio bianco e un segno +) a indicare che il foglio verrà copiato Trascinare nella posizione in cui si desidera inserire il duplicato e rilasciare sia il pulsante del mouse che il tasto CTRL Duplicare fogli Operazioni di base Inserire i dati Oppure Premere su una qualsiasi linguetta rappresentante un foglionella cartella contenente il foglio da spostare, con il pulsante destro del mouse Dal menu scelta rapida selezionare SPOSTA o COPIA Dalla finestra di dialogo, selezionare il foglio di cui si desidera fare la copia Attivare la casella di controllo CREA UNA COPIA Premere OK All apertura di una nuova cartella di lavoro segue l attività di immissione dei dati Occorre innanzitutto selezionare una cella, nella quale è possibile immettere Un valore numerico Un testo Una formula 5
Inserimento dati Il riconoscimento tra testo e valori numerici avviene automaticamente sulla base della stringa dei caratteri immessi. Per introdurre le formule, occorre far precedere il carattere = alla stringa di caratteri che rappresenta la formula. Se un carattere o un simbolo non sono disponibili nella tastiera, per inserirli si può usare la MAPPA CARATTERI di Windows. Dopo aver posizionato il cursore nel punto in cui si vuole inserire il carattere o il simbolo, cliccare su START poi su Inserimento Dati PROGRAMMI, ACCESSORI, UTILITA DI SISTEMA, MAPPA CARATTERI Selezionare nella finestra il carattere desiderato e cliccare SELEZIONE. Premere il pulsante COPIA e chiusere la MAPPA CARATTERI cliccando sul pulsante CHIUDI. Tornati in EXCEL eseguire il comando INCOLLA Formato Formule 1 Selezionare il menu FORMATO Selezionare la voce CELLE Selezionare il formato voluto Dopo il segno di = si inserisce il primo termine della formula rappresentato dal riferimento a una cella, o introducendolo mediante tastiera, o cliccando sulla cella stessa con il mouse Dopo il primo termine si inserisce l operazione e gli altri termini della formula Dopo la conferma, la formula inserita sarà sempre visibile nella barra della formula selezionando la cella. Quest ultima conterrà invece il risultato della formula stessa Formula 2 Annulla Ripristina operazione La formula rimarrà impostata e farà sempre riferimento al contenuto delle celle al variare delle quali cambierà il risultato In qualsiasi momento si può decidere di annullare l ultima operazione fatta nella cartella di lavoro, utilizzando il pulsante ANNULLA. Può anche decidere di annullare un operazione precedente scegliendo la voce nel menu a tendina, associata al comando ANNULLA Si può ripristinare un operazione annullata, usando il pulsante RIPRISTINA 6
Selezionare i dati 1 E possbile selezionare: Una cella Gruppi di celle Adiacenti separate Selezionare i dati 2 Dopo aver selezionato la prima cella, mantenere il tasto del mouse premuto e includere nella selezione anche le celle adiacenti Si può operare sia in verticale che orizzontale La parte selezionata compare a sfondo nero Selezionare i dati 3 Copiare Spostare cancellare Per selezionare gruppi di celle non adiacenti, tenere premuto il tasto di tastiera CTRL Per selezionare una intera riga o colonna, agire sui pulsanti che indicano le coordinate delle righe e delle colonne Il contenuto di ogni cella può essere copiato in un altro punto qualsiasi del foglio: Selezionare la cella da copiare Agire sul pulsante COPIA. I contorni della cella appaiono ora tratteggiati Selezionare la cella in cui si vuole copiare il contenuto Operare sul pulsante INCOLLA Copiare Spostare cancellare 2 Se il contenuto della cella di partenza è un valore numerico o un testo, questo viene ricopiato senza alcuna variazione Se, invece, il contenuto di partenza di una cedlla è una formula, non viene copiato il risultato del calcolo, ma la formula, con una eventuale variazione degli indirizzi delle celle coinvolte nel calcolo. Copiare spostare cancellare 3 Con procedimento analogo si può spostare il contenuto di una cella. In questo caso si opera con i pulsanti TAGLIA e INCOLLA 7
Trovare e sostituire L importanza di questo comando appare evidente se si tiene presente che la matrice di ogni foglio è formata da 16.777.216 celle. Selezionare il comando TROVA dal menu MODIFICA nella finestra di dialogo,inserire la stringa da sostituire e la nuova stringa cliccare il tasto TROVA SUCCESSIVI Trovare e sostituire 2 Nel foglio di lavoro verra selezionata la prima cella contenente la stringa che si vuole sostituire cliccare il pulsante SOSTITUISCI il contenuto della cella verrà sostituito con la nuova stringa Righe e colonne Righe e colonne Per inserire una colonna: Selezionare la colonna che si dovrà trovare a destra di quella nuova selezionare il comando COLONNE dal menu INSERISCI la nuova colonna viene inserita a sinistra di quella selezionata Le formule vengono aggiornate automaticamente Per aggiungere una riga si procede nello stesso modo anche in questo caso si ha l aggiornamento delle formule coinvolte Modifica dimensioni celle 1 Modifica dimensione celle 2 Agire sui bordi del foglio che riportano lettere e numeri posizionare il cursore del mouse tra due pulsanti di coordinate adiacenti il puntatore cambia aspetto tenendo premuto il pulsante del mouse, se si trascina il lato di una riga o colonna si modificano le dimensioni Per assegnare alla cella dimensioni precise: Selezionare l elemento da modificare agendo sul bordo del foglio scegliere il comando COLONNA o RIGA dal menu FORMATO selezionare LARGHEZZA o ALTEZZA nella finestra di dialogo, indicare il nuovo valore confermare con il pulsante OK 8
Eliminare una riga o colonna Selezionare l elemento da eliminare, agendo sul bordo del foglio Scegliere il comando ELIMINA dal menu MODIFICA Ordinare i dati 1 Selezionare l insieme delle celle che si vogliono ordinare cliccare il pulsante ORDINAMENTO CRESCENTE o DECRESCENTE nella barra degli strumenti l ordinamento riguarda esclusivamente le celle selezionate Ordinare i dati 2 Nel caso di ordinamento con più colonne l ordinamento avviene sulla prima colonna nel caso di ordinamento su più colonne, selezionare il comando ORDINA dal menu DATI e impostare i criteri della finestra di dialogo Funzioni e formula Espressioni matematiche Espressioni matematiche Operatori matematici Le formule possono essere costituite da: costanti variabili (indirizzi di celle) operatori matematici parentesi tonde Somma + Sottrazione - Moltiplicazione * Divisione / l utilizzo delle parentesi serve a stabilire le priorità nell esecuzione delle operazioni 9
Esempi di formule =(B2+C2)/2 =B3/B20*100 B3*1,1 B3*((C3-D3)*(E3+F3)) Messaggi di errori 1 Il sistema riconosce quelli più frequenti e li corregge automaticamente per gli altri invia un messaggio che inizia con # e termina con! O? digitando una formula si può incorrere in errori di sintassi Messaggi di errore 2 Messaggi di errore 3 #DIV/0! (dividendo = 0 impossibile) #NUM! (manca un valore numerico) #NOME! (il nome utilizzato non esiste) #RIF! (il riferimento non è valido o è stato cancellato) #VALORE! (un operando o argomento non corretto) #N/D? (dato non disponibile) Una cella riempita di ########### significa che occorre allargare la cella perché non c è spazio sufficiente per rappresentare il valore Generazione di sequenze 1 Generazione di dati 2 È possibile ottenere in automatico sequenze di dati del tipo: Sequenze di mesi: gen,feb,mar,..,gennaio,.., sequenze di giorni:lunedì,martedì,.. Sequenze di numeri: 1,2,3,4,5,... Digitare nelle prime tre celle i dati iniziali della sequenza Generare i valori nelle celle successive, posizionando il cursore nell angolo in basso a destra, e trascinandolo con il pulsante sinistro premuto, sino all ultima cella della sequenza Durante il trascinamento compaiono i valori 10
Generazione dati 3 Naturalmente occorre verificare la lingua della versione di EXCEL Copia Formula In Excel è possibile impostare la formula in una cella per poi copiarla in altre, mantenendo costanti i riferimenti relativi ai valori i riferimenti ai valori della formula Comando COPIA dal menu MODIFICA COPIA e INCOLLA barra strumenti Selezionare le celle e trascinarle per l intervallo voluto Indirizzamento Lavorare con le funzioni Indirizzamento relativo Indirizzamento assoluto Indirizzamento misto L indirizzamento assoluto si ottiene bloccando riga e colonna con $ Oltre alle formule, le operazioni di calcolo possono essere ottenute tramite le funzioni matematiche disponibili Le funzioni devono essere precedute da = La funzione Somma è sicuramente quella più usata: =Somma(D3:D8) Indica che il contenuto della cella deve essere calcolato sommando tutti i valori della colonna D, compresi tra la riga 3 e la riga 8 Somma Somma Supponendo di aver caricato dei valori nelle celle comprese da D3 e D8, posizionando il cursore nella cella D9 e premendo il tasto relativo alla icona della somma sulla barra degli strumenti. In modo automatico, essendo D9 posizionata alla fine di una lista di valori numerici nella colonna D, il sistema presuppone che la somma si riferisca a tale insieme e la inserisce nella casella D9 Rimane, comunque la possibilità di correggere l espressione, variando i limiti dell intervallo Una volta inserita la funzione, questa resterà visibile nella barra della formula, mentre nella cella sarà visibile il risultato dell operazione di calcolo In modo analogo verranno utilizzate le altre funzioni disponibili, indicando il nome della funzione e le variabili (indirizzi di celle) e le costanti che definiscono i parametri, richiesti dalla funzione utilizzata 11
MEDIA MIN MAX Funzioni più comuni Media La funzione MEDIA ammette un numero variabile di argomenti, o di valori contenuti dentro le parentesi tonde. Ognuno degli argomenti contenuti nella lista può essere un riferimento a una singola cella o a una zona, un espressione che restituisce un valore numerico, un numero. La funzione MEDIA, come altre funzioni di questo tipo, prende in considerazione solo gli argomenti numerici e scarta quelli di altro tipo, per esempio testo. Selezionare una funzione Formattazione Cliccare il pulsante INCOLLA FUNZIONE sulla barra degli strumenti. Compare una finestra di dialogo, con la lista delle categorie disponibili a sinistra e le funzioni contenute nella categoria selezionata a destra. Le funzioni MEDIA, MIN e MAX si trovano nella categoria STATISTICHE. Una volta selezionata la funzione desiderata e premuto OK appare una seconda finestra che fornisce alcune informazioni sintetiche e una griglia per l inserimento guidato dei parametri Excel riconosce automaticamente il tipo di dato inserito in una cella L utente può modificare le proprietà grafiche di ogni singola cella o di gruppi selezionati di celle Selezionare CELLE nel menu FORMATO. Le opzioni saranno applicate alla cella o alle celle selezionate Opzioni di formato Controllo Ortografico Numero Carattere Allineamento Bordo Motivo Protezione Nel caso venga prodotto un foglio elettronico con una mole di testo elevata, potrebbe essere utili un controllo ortografico Cliccare il pulsante CONTROLLO ORTOGRAFIA nella barra degli strumenti Nella finestra di dialogo viene richiesto l intervento dell utente ogni volta che viene trovato un vocabolo sconosciuto Per interrompere il processo cliccare il pulsante ANNULLA 12
Impostazione del documento Non sempre le dimensioni di ogni singolo foglio sono tali da poter essere stampate su una pagina Selezionare IMPOSTA PAGINA nel menu FILE PAGINA MARGINI Intestazione/Piè di pagina Foglio Modelli Le formattazioni, gli stili, i testi ed altri tipi di informazione, che si desidera trasferire su altri fogli di lavoro o in altre cartelle, vengono salvate come modelli. Per salvare il modello di un foglio elettronico è sufficiente memorizzarlo con il formato modello, operando la relativa scelta nella finestra di dialogo SALVA CON NOME. Il foglio viene memorizzato con il formato XLT Stampa 1 Stampa 2 Le possibilità di stampa prevedono la stampa del solo foglio attivo, di un intervallo selezionato, o di una intera cartella di lavoro Se è stata definita un area di stampa (menu FILE, AREA DI STAMPA e IMPOSTA AREA DI STAMPA) verrà stampata solo al porzione del foglio di lavoro contenuta in tale area. Se si è selezionato un intervallo di celle e si seleziona il pulsante di opzione SELEZIONE, verrà stampata la selezione corrente anziché l area di stampa definita per il foglio di lavoro Se si procede senza aver definito un area di stampa e senza aver effettuato alcuna selezione, verrà stampato l intero foglio attivo Scegliere STAMPA dal menu FILE, o premere il pulsante STAMPA dalla barra degli strumenti. La prima possibilità consente di intervenire sulle specifice opzioni di stampa Nel gruppo di opzioni STAMPA selezionare l opzione desiderata Stampa 3 Stampa 4 Per stampare più fogli contemporaneamente, selezionarli prima di stampare Definire un area di stampa Scegliere NORMALE dal menu VISUALIZZA Selezionare l area che si desidera stampare Richiamare il comando IMPOSTA AREA DI STAMPA dal menu FILE In alternativa: Scegliere ANTEPRIMA INTERRUZIONI DI PAGINA dal menu VISUALIZZA Selezionare l area che si desidera stampare Cliccare con il pulsante destro del mouse all interno della selezione, quindi IMPOSTA AREA DI STAMPA dal menu di scelta rapida 13
Funzioni avanzate Importare Oggetti: Selezionare la cella a partire dalla quale si vuole introdurre l oggetto Selezionare l opzione OGGETTO dal menu INSERISCI Se l oggetto deve essere generato ex novo, selezionare il programma con il quale si vuole lavorare dall elenco presente nella finestra di dialogo Continua.. Importare oggetti 1 Se l oggetto da importare è già presente su un unità disco passare alla scheda CREA DA FILE e cliccare il pulsante SFOGLIA Selezionare il file nella nuova finestra di dialogo e cliccare su INSERISCI Viene visualizzato l indirizzo del file selezionato nell area di testo:cliccare su OK per importarlo nel foglio di lavoro A partire dalla cella selezionata in precedenza compare l oggetto importato Importare oggetti 2 Diagrammi e Grafici L oggetto appare circoscritto in un rettangolo che presenta dei piccoli quadratini sui lati e sui vertici Agendo con il mouse su di essi è possibile ridimensionarlo o spostarlo all interno del foglio di lavoro Excel dispone di una vasta gamma di tipologie di grafici, selezionabili mediante menu che presentano in forma di immagine le varie possibilità Creazione di un grafico 1 Creazione di un grafico 2 Selezionare l area dei dati su cui operare Cliccare il pulsante AUTOCOMPOSIZIONE GRAFICO Scegliere nella finestra che si apre la tipologia di grafico che più risponde alle proprie esigenze Cliccare il pulsante AVANTI e scegliere tra le diverse opzioni disponibili Il tipo di grafico che verrà realizzato viene mostrato nell apposita finestra Scegliendo la cartella SERIE è possibile dare un nome alle serie dei dati Si introducono nelle finestre opportune le didascalie dei grafici Proseguendo con AVANTI si arriva a una maschera nella quale è possibile impostare il nome del grafico e i nomi degli assi 14
Creazione di un grafico 3 L ultima pagina della creazione guidata dei grafici propone all utente due alternative:inserire il grafico creato nel foglio di lavoro corrente, oppure creare un altro foglio chiamato GRAFICO N Cliccando il pulsante FINE il grafico viene creato e visualizzato sullo schermo Creare un grafico 4 Il grafico è composto da una serie di oggetti che si compongono sul foglio: La legenda La griglia principale L asse dei valori L asse delle categorie Il titolo Le etichette Creare un grafico 5 Creare un grafico 6 Ogni oggetto può essere selezionato e modificato secondo le esigenze dell utente Le varie opzioni sono contenute nel menu FORMATO Per ogni oggetto sono disponibili proprietà diverse Se il tipo grafico non soddisfa le esigenze dell utente, si potrà cambiare, agendo sul comando TIPO DI GRAFICO nel menu GRAFICO. L intera area occupata dal grafico rappresenta un oggetto a tutti gli effetti e come tale può essere spostato, eliminato, copiato 15