GUIDA RAPIDA ALL USO DI EXCEL

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1 GUIDA RAPIDA ALL USO DI EXCEL I fogli elettronici vengono utilizzati in moltissimi settori, per applicazioni di tipo economico, finanziario, scientifico, ingegneristico e sono chiamati in vari modi : fogli di calcolo, spreadsheet, worksheet. I fogli elettronici presenti sul mercato, pur con le differenze operative che li caratterizzano, hanno tutti un medesimo ambiente di lavoro e presentano le stesse logiche di funzionamento. AMBIENTE DI LAVORO Il principale strumento di lavoro di Excel è la cartella di lavoro, costituita da uno o più fogli di lavoro, con una struttura a righe e colonne, che servono per l inserimento e l elaborazione dei dati. Quando si apre Excel, oltre alla cartella vengono sempre visualizzate anche la barra dei menù (ogni menù racchiude un gruppo di comandi: per scegliere un comando si clicca sul menù che lo comprende e, poi, si sceglie il comando voluto dalla lista che appare) la barra degli strumenti standard e la barra degli strumenti di formattazione (sono delle righe di oggetti grafici, detti pulsanti o icone, che consentono di attivare in modo rapido certi comandi: hanno dunque una funzione di scorciatoia ) Il file su cui si lavora, dove vengono memorizzati i dati, è la cartella di lavoro, composta da diversi fogli di lavoro. Aprendo un nuovo foglio di lavoro appare appunto la cartella Cartel 1, Prof. V. Riboldi pag. 1 di 8

2 composta dai fogli Foglio 1, Foglio 2,. Con un clic sulla scheda si rende attivo il foglio di lavoro relativo, che appare evidenziato in grassetto nella parte inferiore dello schermo. E possibile inserire dei dati in un foglio e lavorare contemporaneamente con più fogli: si tratta di una tecnica che consente di inserire dati e formule comuni, di formattare celle in diversi fogli, ecc. Vediamo i principali comandi sui fogli: per selezionare un foglio, clic sulla scheda relativa per selezionare un gruppo di fogli adiacenti, clic sulla scheda del primo, il tasto SHIFT premuto, clic sulla scheda dell ultimo per selezionare un gruppo di fogli non adiacenti, clic sulla scheda del primo, il tasto CTRL premuto, clic sulle altre schede da selezionare per cambiare nome ad un foglio di lavoro, doppio clic sul nome originario, digitare il nome voluto nella finestra che appare La tabella che si presenta all utente è caratterizzata da un numero molto elevato di righe e colonne (nell ordine di centinaia e migliaia). Ogni casella viene chiamata cella e ogni rettangolo di celle adiacenti viene chiamato zona. Nel tabellone elettronico l utente può inserire numeri, testo, formule, grafici: il testo in genere rappresenta parti descrittive, come ad esempio titoli, didascalie, nomi ; i numeri sono i valori che l utente vuole elaborare in base a determinate formule; partendo da un insieme di valori è possibile ottenere un grafico (torta, istogramma, lineare ). COMANDI DI EDITING Selezione degli oggetti I comandi richiedono sempre a priori la selezione dell oggetto su cui vogliamo che agiscano singola cella: clic con il mouse (o tasti freccia) zona di celle: puntamento sulla prima cella della zona (in alto a sinistra) e trascinamento fino all ultima in basso a destra (o tasti freccia, tenendo premuto SHIFT) righe e colonne: clic sul numero o sulla lettera relativa selezioni multiple: tenendo premuto il tasto CTRL, si clicca o si selezionano successivamente le celle o le zone o le righe/colonne intero foglio: si clicca sul rettangolo in alto a sinistra della griglia di lavoro Inserimento e modifica dati Per inserire i dati (sia testo che numeri) occorre posizionarsi sulla cella, tramite tastiera o mouse, e poi digitare il testo o il numero. Vengono accettati anche dati più lunghi dell ampiezza della colonna, senza alcun problema a meno di voler scrivere qualcosa sulla cella successiva; in tal caso occorre allargare la colonna. Per modificare il contenuto di una cella è sufficiente posizionarsi sulla cella stessa e scrivere il testo o i numeri, che andranno ad annullare quanto scritto in precedenza. Per cancellare una cella, ci si posiziona su di essa e si preme il tasto opportuno della tastiera (Canc o Del a seconda delle tastiere). Prof. V. Riboldi pag. 2 di 8

3 Le formule Le formule vanno precedute dal simbolo = : tale simbolo serve al foglio elettronico per capire che quanto si sta scrivendo non rappresenta un dato ma una formula che dovrà essere calcolata. Esse si scrivono richiamando le celle da utilizzare, tramite le loro coordinate, e inserendo gli opportuni segni algebrici. Il ricalcolo automatico consiste nel fatto che possiamo modificare il contenuto delle celle in cui sono inseriti i dati e vedremo automaticamente i nuovi risultati delle formule impostate all inizio. La logica del ricalcolo automatico permette dunque di impostare un insieme di formule e relazioni tra celle, ottenendo un modello di lavoro adatto a rappresentare un certo fenomeno o un sistema reale Nelle formule non vanno mai utilizzati gli spazi Simbolo + - * / ^ = ( ) Significato Addizione Sottrazione Moltiplicazione Divisione Elevamento a potenza Inizio formula parentesi (solo tonde) Copia e spostamento di dati Vengono analizzate alcune possibilità, ma ne esistono altre (utilizzo dei menu, opportune combinazioni di tasti.) Per copiare 1. Selezionare la cella o la zona da copiare 2. Cliccare sul pulsante Copia della barra degli strumenti standard 3. Cliccare sul punto in cui si vuole duplicare 4. Cliccare sul pulsante Incolla della barra degli strumenti standard In alternativa 1. Selezionare la cella o la zona 2. Puntare con il mouse su un punto perimetrale della zona selezionata, fino a vedere il puntatore a forma di freccia 3. Effettuare l azione di trascinamento della zona, premendo contemporaneamente il tasto CTRL, spostandosi nel punto desiderato 4. Lasciare il tasto del mouse e il tasto CTRL Per spostare 1. Selezionare l oggetto da spostare 2. Cliccare sul pulsante Taglia della barra degli strumenti standard 3. Cliccare sul punto in cui si vuole spostare 4. Cliccare sul pulsante Incolla della barra degli strumenti standard In alternativa 1. Selezionare la cella o la zona 2. Puntare con il mouse su un punto perimetrale della zona selezionata, fino a vedere il puntatore a forma di freccia 3. Effettuare l azione di trascinamento della zona, spostandosi nel punto desiderato 4. Lasciare il tasto del mouse Prof. V. Riboldi pag. 3 di 8

4 Copia automatica (per celle attigue) 1. Selezionare la cella da copiare 2. Puntare sul quadratino di riempimento (nell angolo inferiore destro della cella): il puntatore assume la forma di un mirino 3. Trascinare il quadratino nella direzione voluta 4. Rilasciare il pulsante del mouse terminate le caselle da riempire Copia di formule Quando si copia una formula, Excel capisce che le coordinate delle celle utilizzate devono cambiare in funzione della posizione in cui si va a copiare la formula (riferimento relativo). Si dice anche che le coordinate slittano, nel senso che i riferimenti delle celle sono liberi di muoversi, in modo coerente con la cella in cui andremo a copiare la formula A B C D E F Per es. nella cella A2 è stata impostata una formula che utilizza le celle B1, B3 ed A4: se noi la copiamo nella cella D3, Excel modificherà in modo parallelo le coordinate delle celle coinvolte (B1 diventa E2, B3 diventa E4 e A4 diventa D5). In altre situazioni può invece succedere che una o più celle debbano essere bloccate, per fare in modo che la copia della formula mantenga le coordinate iniziali (riferimento assoluto). In tal caso la formula va impostata digitando il simbolo $ sia davanti alla lettera che davanti al numero che individuano le coordinate della cella che deve essere bloccata. Il simbolo $ può precedere solo la lettera (in tal caso viene bloccata solo la colonna a cui ci si riferisce) o solo il numero (in tal caso viene bloccata solo la riga). Trova e sostituisci I comandi Trova e Sostituisci del menù Modifica costituiscono un modo rapido per ricercare o modificare dati, specialmente se il foglio di lavoro è molto complesso e di notevoli dimensioni. Esaminiamo la procedura relativa a Sostituisci: Selezionare (facoltativo) la zona del foglio su cui si vuole agire (altrimenti il comando agisce sull intero foglio corrente) Nella casella Trova si digita la parola, il numero, la sigla che si vuole ricercare Nella casella Sostituisci si inserisce il dato corretto Si aziona uno dei pulsanti disponibili, a seconda che si voglia controllare ogni sostituzione (Sostituisci e Trova successivo in sequenza) o che si voglia una sostituzione rapida di tutti i dati riscontrati (Sostituisci tutto) Prof. V. Riboldi pag. 4 di 8

5 COMANDI DI FORMATTAZIONE La formattazione consiste in tutti i comandi disponibili nel software, per modificare l aspetto dei lavori, sia a video che in stampa. Si tratta dunque di comandi che riguardano la grafica, i caratteri, gli sfondi, tutto ciò che consente di ottenere degli output finali più gradevoli e più efficaci nell impatto. Modificare righe e colonne Spesso si devono modificare l altezza delle righe e/o la larghezza delle colonne, in base ai dati che devono contenere, o si devono inserire o eliminare righe e/o colonne. Altezza righe - trascinare il bordo inferiore dell intestazione della riga fino alla dimensione voluta, oppure - dal menù Formato, clic su Riga e impostare l altezza Larghezza colonne - posizionare il cursore sul bordo destro dell intestazione della colonna, quando il cursore diventa una freccia doppia trascinare il bordo fino alla dimensione desiderata oppure - dal menù Formato, clic su Colonna e impostare la larghezza voluta Inserire una o più righe (colonne) - selezionare tante righe (colonne) quante se ne vogliono inserire - clic sul menù Inserisci e su Riga (Colonna) Eliminare una o più righe (colonne) - selezionare le righe (colonne) da eliminare - clic sul menù Modifica e su Elimina LE FUNZIONI In Excel, oltre alle formule che può costruire direttamente l utente, esistono delle formule predefinite, che svolgono determinati algoritmi di calcolo. Queste formule vengono chiamate funzioni ed hanno ciascuna una propria sintassi (ma possono essere create anche mediante appositi comandi). Ogni funzione ha la seguente struttura: =parolachiave(argomenti) La parola chiave serve a richiamare una determinata funzione e spesso corrisponde al linguaggio corrente o ne rappresenta un abbreviazione. E indifferente scriverla in maiuscolo o in minuscolo. Gli argomenti, invece, rappresentano gli elementi necessari ad Excel per calcolare la funzione. Un argomento può essere costituito da vari tipi di oggetti: un numero, una stringa di testo, una cella, una zona, una formula Prof. V. Riboldi pag. 5 di 8

6 Ci sono funzioni che richiedono un unico argomento e funzioni che ne richiedono diversi La scrittura degli argomenti deve seguire alcune regole precise: quando vi sono più argomenti, essi devono essere separati dal simbolo ; non vanno mai utilizzati spazi nella digitazione di funzioni quando un argomento è una zona di celle, bisogna sempre indicarla con la sintassi primacella:ultimacella, ad es. A1:C8 Per conoscere le funzioni vi sono dei metodi sistematici studio del manuale di Excel navigazione dell Help in linea utilizzo del pulsante Inserisci funzione presente nella barra degli strumenti standard GESTIONE DEI FILE E STAMPE Creare un file Aprendo Excel automaticamente si apre una nuova cartella di lavoro, ma se in un qualunque momento se ne volesse aprire un altra basta un clic sul pulsante Nuovo, oppure sul menù File e su Nuovo. Aprire un file esistente Clic sul pulsante Apri, oppure sul menù File e su Apri. Scorciatoia: nel menù File nella penultima casella si trova un elenco dei files usati di recente; se il file cercato si trova in questa categoria, basta selezionarlo Salvare un file Si può salvare un file in qualsiasi momento, sia mantenendo lo stesso nome sia con un nome diverso. Per il primo salvataggio è opportuno aprire il menù File, fare clic su Salva con nome: compare una finestra dove bisogna 1. selezionare in Salva in l indirizzo Floppy da 3,5 pollici 2. digitare, nella casella Nome file, il nuovo nome Per i salvataggi successivi clic sul pulsante Salva, oppure clic sul menù File e su Salva, per sovrascrivere la versione precedente clic su File, clic su Salva con nome (compare una finestra dove bisogna digitare, nella casella Nome file, il nuovo nome), per creare una copia dell ultima versione del file con un nome diverso Stampare un file Per stampare un lavoro si può usare il pulsante Stampa della barra degli strumenti oppure il menù File e il comando Stampa. Quest ultimo metodo consente di impostare una serie di specifiche: quante copie, quali pagine, con quale stampante, come impostare la pagina. Prof. V. Riboldi pag. 6 di 8

7 Per stampare una parte del foglio di lavoro, occorre prima selezionare con il mouse l intervallo di celle relativo all area che si vuole stampare, poi fare clic sul comando Stampa del menù File, scegliere la casella Selezione e dare conferma (OK). Con l Anteprima di stampa, attivabile dalla barra degli strumenti o dal menù File, è possibile vedere a video come sarà il documento senza stamparlo I GRAFICI La costruzione di un grafico in Excel è guidata da una procedura di autocomposizione, ma è necessario selezionare a priori i dati dai quali si vuole avere il grafico. Anche in questo caso funziona la logica tipica di Excel, vale a dire selezione oggetto e scelta comando Il grafico può riguardare una o più serie di dati, che avranno delle stringhe di testo descrittive. Occorre seguire le seguenti regole: impostare la tabella nel modo più semplice possibile (evitare righe e colonne vuote) inserire le etichette di descrizione La selezione dei dati In sostanza dobbiamo far capire ad Excel quali sono i valori e cosa tali valori rappresentano. Nella figura seguente diamo esempi di corretta selezione dei dati A B C D E F G 1 Gen Feb Mar Juve 56 2 Veneto Milan 45 3 Friuli Roma 32 4 Lazio Parma 30 5 Toscana Padova 16 6 Totale Vendite in alcune regioni Punti in classifica Osserviamo che viene selezionata anche una cella vuota (A1) non è corretto selezionare i totali è possibile effettuare una selezione parziale, ad es. A1:D2 (solo Veneto) o A1:C3 (Veneto e Friuli nei primi due mesi): ciò dipende da cosa si vuole che il grafico rappresenti. la selezione delle parti di testo descrittive non è obbligatoria, ma permette ad Excel di ottenere in modo automatico le legende del grafico Per selezionare parti non adiacenti: selezionare la prima zona premere Ctrl e, sempre tenendo premuto, selezionare le zone successive Prof. V. Riboldi pag. 7 di 8

8 Procedura di autocomposizione Dopo aver selezionato la zona si deve cliccare sul pulsante Inserisci grafico nella barra degli strumenti standard. Comincia l autocomposizione con i seguenti passaggi: il cursore del mouse assume la forma di mirino con cui si deve tracciare nel foglio di lavoro l area corrispondente alla dimensione del grafico che si vuole ottenere. E consigliabile in genere tracciare il rettangolo nelle vicinanze della tabella con i dati (in seguito si potrà spostare) nel passaggio 2 si sceglie il tipo di grafico nel passaggio 3 si sceglie il sottotipo i passaggi 4 e 5 consentono di inserire il titolo, le legende, o di effettuare rotazioni degli assi; l anteprima inoltre permette di capire se la costruzione è corretta Dopo aver eseguito i passaggi indicati compare il grafico nel foglio di calcolo. Excel mantiene un collegamento dinamico tra la zona di dati selezionata all inizio e il grafico ottenuto, cioè se si modifica un qualsiasi valore della zona, il grafico automaticamente viene aggiornato: ciò è molto utile per simulazioni grafiche di funzioni, variabili Personalizzazione dei grafici E possibile modificare il grafico in ogni suo elemento. Ogni grafico del foglio può essere presente in tre diverse modalità: 1. non selezionato: nessuna modifica possibile 2. selezionato in modo semplice (clic singolo al suo interno): il bordo esterno del grafico è caratterizzato da quadratini sui vertici e sui punti mediani (detti maniglie). In tale stato è possibile spostare o ridimensionare il grafico, con l azione di trascinamento del mouse, intervenendo nel centro (spostamento) o sui quadratini perimetrali (ingrandimento, rimpicciolimento, distorsione) 3. selezionato in modo doppio (doppio clic al suo interno): il bordo esterno è caratterizzato da una cornice tratteggiata. In questo stato sono possibili interventi estetici di ogni genere, modificando il tipo di grafico o i singoli elementi che lo compongono; vengono modificati alcuni menù della barra e i relativi comandi. Le principali possibilità sono: modifica del tipo di grafico (menù Formato, comando Tipo di grafico) aggiunta di testo (menù Inserisci, comando Testo) aggiunta o modifica della legenda (menù Inserisci, comando Legenda). SONO GRADITE LE SEGNALAZIONI DI EVENTUALI ERRORI E/O IMPRECISIONI Prof. V. Riboldi pag. 8 di 8