MANUALE DI RESPONSABILITA SOCIALE

COOPERATIVA SOCIALE DI SOLIDARIETA' PROMOZIONE LAVORO Via Cimitero, 15 37047 San Bonifacio (VR) MANUALE DI RESPONSABILITA SOCIALE In conformità alla Norma SA8000:2008 Il presente documento è di proprietà della COOPERATIVA PROMOZIONE LAVORO e non può essere riprodotto da terzi anche parzialmente senza preventiva autorizzazione scritta. Copia n 1 controllata X non controllata Stato di Revisione: 7 Del: 16 Maggio 2011 Firma per verifica del Rappresentante della Direzione: Firma per approvazione della DG: rev 7 del. 16/05/2011 pag 1 / 22

SOMMARIO 0. PRESENTAZIONE... 3 1. SCOPO E AMBITO DI APPLICAZIONE... 4 2. ELEMENTI NORMATIVI E LORO INTERPRETAZIONE... 5 3. DEFINIZIONI... 5 4. REQUISITI DI RESPONSABILITA SOCIALE... 7 4.1 IL LAVORO MINORILE E INFANTILE... 7 4.2 IL LAVORO FORZATO E OBBLIGATO... 8 4.3 LE CONDIZIONI PER LA SALUTE E LA SICUREZZA... 9 4.4 LA LIBERTA D ASSOCIAZIONE E IL DIRITTO ALLA CONTRATTAZIONE COLLETTIVA... 10 4.5 LA DISCRIMINAZIONE... 11 4.6 LE PRATICHE DISCIPLINARI... 12 4.7 L ORARIO DI LAVORO... 12 4.8 LA RETRIBUZIONE... 13 5. SISTEMA DI GESTIONE... 13 6. ALLEGATI AL MANUALE... 21 7. REVISIONI... 21 rev 7 del. 16/05/2011 pag 2 / 22

0. PRESENTAZIONE La Cooperativa Promozione Lavoro nasce a San Bonifacio (Verona) il 16 Gennaio del 1986, dall iniziativa di 28 giovani, iscritti al movimento della Democrazia Cristiana, che, con un capitale sociale di 840.000, l hanno costituita presso il Notaio Vanzella, con lo scopo di trovare rimedio alla propria ed altrui disoccupazione, particolarmente diffusa nell est veronese in quegli anni. Lo scopo perseguito da tutte le attività di assistenza erogate dalla Cooperativa è di promuovere il benessere dell utente tramite la valorizzazione delle sue capacità per lo svolgimento delle attività del vivere quotidiano. Promozione Lavoro può garantire la qualità del servizio erogato in forza dell esperienza pluriennale maturata nel settore dell attività socio assistenziale e della presenza di soci lavoratori, professionisti qualificati, che assicurano una gestione attenta e trasparente ed una erogazione puntuale di qualunque prestazione. Gli ambiti in cui opera la Cooperativa sono: Assistenza domiciliare Il servizio di assistenza domiciliare nasce per rispondere alle esigenze di quanti, in stato di bisogno, desiderino comunque continuare a vivere nella loro casa, ed alle necessità dei nuclei familiari che si trovano in difficoltà nel gestire la vita quotidiana della persona non autosufficiente. Ciò permette di valorizzare il ruolo della famiglia, sostenendola nei normali compiti ed attività di assistenza Assistenza agli anziani Prendersi cura degli anziani significa, per la Cooperativa, rivolgersi ad un gruppo crescente di persone fragili che necessitano di interventi sempre più diversificati e specializzati. Nelle persone anziane la stretta relazione fra dimensione sanitaria e sociale richiede l articolazione di servizi differenziati e la flessibilità di poter transitare fra differenti centri di servizio senza soluzione di continuità. In quest ottica, riuscire a presidiare in modo continuativo tutte le aree di bisogno e offrire soluzioni appropriate è fondamentale per migliorare lo stato di benessere dell anziano. Assistenza ai diversamente abili rev 7 del. 16/05/2011 pag 3 / 22

Fin dai primi anni della sua attività, Promozione Lavoro opera a fianco dei diversamente abili, cercando di costruire un percorso di riabilitazione inteso come promozione della persona attraverso la comprensione dei suoi bisogni. La persona è vista in una nuova prospettiva: come soggetto attivo che deve essere inserito all interno del contesto sociale. Non si tratta, dunque, solo di un intervento sociale, sanitario ed assistenziale; l obiettivo è rendere il soggetto protagonista del suo percorso di crescita. Asili nido L asilo nido si pone come servizio centrale nel nostro progetto di tutela e sostegno delle famiglie e delle donne lavoratrici in particolare. Il nido ha acquisito, inoltre, formale dignità educativa e si affianca alla famiglia contribuendo alla formazione della personalità dei bambini, alla loro crescita sul piano relazionale e cognitivo. Formazione professionale continua L attività formativa si prefigge lo scopo primario di promuovere la crescita culturale, professionale e personale di quanti, soci e non soci, vogliano valorizzare le proprie risorse, al fine di poter dare adeguata risposta alle crescenti esigenze degli utenti, garantendo un servizio di qualità nelle diverse realtà operative. La Cooperativa Sociale di Solidarietà Promozione Lavoro risulta Ente di Formazione Accreditato con Decreto dirigenziale n. 854 del 2003 da parte della Regione Veneto. Trasporti La Cooperativa effettua il trasporto di persone diversamente abili per il raggiungimento dei luoghi di socializzazione o terapia. 1. SCOPO E AMBITO DI APPLICAZIONE La Cooperativa Promozione Lavoro condivide i principi etici formalizzati dallo standard SA8000. Intendendo riferirsi a tali principi nella propria realtà quotidiana certifica il proprio sistema di gestione. La direzione, attraverso l introduzione dello standard SA8000, intende inoltre migliorare i rapporti con le Istituzioni, le organizzazioni sociali e garantire la fiducia da parte degli utenti. rev 7 del. 16/05/2011 pag 4 / 22

L oggetto della certificazione è l applicazione dello standard SA8000 al sistema di gestione della Cooperativa. I campi di applicazione della stessa sono le seguenti attività: Attività educativa negli asili nido Attività di assistenza socio sanitaria nelle case di riposo Attività di recupero del disagio sociale nelle Cdr Attività di assistenza domiciliare Attività di formazione 2. ELEMENTI NORMATIVI E LORO INTERPRETAZIONE La Cooperativa Sociale di Solidarietà Promozione Lavoro s impegna a rispettare la normativa nazionale vigente, i requisiti da lei stessa sottoscritti, lo standard SA8000. Quando le leggi nazionali e le altre leggi vigenti, i requisiti sottoscritti e lo standard, riguardano la stessa materia si applica la normativa più restrittiva per la Cooperativa Promozione Lavoro e di maggior favore per il socio lavoratore. La Cooperativa ha raccolto le convenzioni ILO e Raccomandazioni in formato cartaceo conservate presso la sede della stessa ed è in grado di recuperare altre normative sul sito internet www.ilo.org. L elenco completo delle leggi e norme di riferimento è presente nell allegato A al presente manuale. 3. DEFINIZIONI 3.1 Azienda: il complesso di qualsiasi organizzazione e organismo economico responsabile dell implementazione dei requisiti della presente normativa, incluso tutto il personale interno all organizzazione stessa; 3.2 Personale: tutti i singoli individui, uomini e donne direttamente impiegati o legati da contratti di lavoro, inclusi il personale direttivo e manageriale, e i lavoratori. 3.3 Lavoratore: tutto il personale non direzionale. 3.4 Stakeholder: sono tutti i soggetti che entrano in contatto con l azienda, in particolare: fornitori, clienti, lavoratori, comunità locali, pubbliche amministrazioni, ecc. rev 7 del. 16/05/2011 pag 5 / 22

3.5 Fornitore/subappaltatore: un organizzazione che rifornisce l azienda di beni e/o servizi necessari per, e utilizzati in/per la produzione di beni e/o servizi dell azienda. 3.6 Subfornitore: un ente economico della catena di fornitura che, direttamente o indirettamente, procura al fornitore beni e/o servizi necessari per, utilizzati in/per, la produzione dei beni e/o servizi dell azienda. 3.7 Azione correttiva e preventiva: un rimedio continuativo e immediato ad una non conformità agli standard SA 8000. 3.8 Parte interessata: individuo o gruppo interessato a, o che influisce su l azione sociale dell azienda. 3.9 Bambino: qualsiasi persona con meno di 15 anni di età, salvo che leggi locali sull età minima per il lavoro o la scuola dell obbligo prevedano un età più alta, nel qual caso si applica l età più elevata. 3.10 Giovane lavoratore: qualsiasi lavoratore che superi l età di bambino come sopra definito e inferiore ai 18 anni. 3.11 Lavoro infantile: qualsiasi lavoro effettuato da un bambino con un età inferiore all età specificata nella definizione di bambino sopra riportata, ad eccezione di ciò che è previsto dalla Raccomandazione ILO 146. 3.12 Lavoro forzato o obbligato: ogni lavoro o servizio che una persona non intende offrire volontariamente ed è strutturato per essere svolto sotto la minaccia di punizione o ritorsione o è imposto come mezzo per il ripianamento dei debiti. 3.13 Traffico umano: la raccolta, il reclutamento, il trasferimento o la ricezione di persone attraverso l uso della forza, minacce o altre forme di coercizione per sfruttamento. 3.14 Azione di rimedio per i bambini: ogni forma di sostegno e ogni azione necessari a garantire la sicurezza, la salute, l educazione e lo sviluppo dei bambini che sono stati sottoposti a lavoro infantile, come sopra definito, e che hanno terminato tale lavoro. 3.15 Lavoratore a domicilio: una persona che è legata da contratto dalla società o da un fornitore, subfornitore o subappaltatore, ma non lavora fisicamente presso queste strutture. 3.16 Lavoratore Rappresentante SA 8000: un lavoratore scelto per facilitare la comunicazione con la direzione in merito ad argomenti relativi alla SA 8000, scelto fra le rappresentanze sindacali nelle rev 7 del. 16/05/2011 pag 6 / 22

aziende sindacalizzate e nelle altre organizzazioni, eletto dal personale non direzionale per tale mansione. 3.17 Rappresentante della Direzione: un membro della direzione nominato dall organizzazione per assicurare che i requisiti dello standard SA 8000 siano raggiunti. 3.18 Organizzazione di lavoratori: un associazione volontaria di lavoratori organizzati su base continua allo scopo di mantenere e migliorare le condizioni e gli ambienti di lavoro. 3.19 Contratto collettivo del lavoro: contratto di lavoro negoziato fra organizzazioni dei datori di lavoro e una o più organizzazione dei lavoratori, specificatamente in termini di condizioni e ambienti di lavoro. 4. REQUISITI DI RESPONSABILITA SOCIALE 4.1IL LAVORO MINORILE E INFANTILE non impiegare persone di età inferiore ai 15 anni; garantire ai minori di 18 anni formazione qualificata. La Cooperativa Sociale di Solidarietà Promozione Lavoro nel pieno rispetto della legge italiana e in accordo alla convenzione ILO 138 e raccomandazione 146, non impiega bambini lavoratori né da sostegno ad enti che utilizzano il lavoro infantile. Per quanto riguarda il lavoro minorile la Cooperativa Promozione Lavoro applica una propria procedura di rimedio per il lavoro minorile (ED. 01. REV.02, DATA 25/05/07). I giovani lavoratori non vengono esposti a situazioni pericolose, insicure o nocive per la loro salute. Vengono garantite loro effettive condizioni di apprendimento, crescita e sviluppo professionale, nonché idonee condizioni di salute e sicurezza, con la relativa formazione. Qualora il giovane lavoratore rev 7 del. 16/05/2011 pag 7 / 22

rientri in età di obbligo scolastico gli viene garantito un orario di lavoro secondo lo standard SA8000 punto 1.3. La presenza di lavoro infantile o giovani lavoratori presso fornitori, subappaltatori (e, ove opportuno subfornitori) viene verificata durante le visite ispettive esterne (seconda parte). Nel caso di presenza di lavoro infantile la cooperativa eserciterà pressioni per la soluzione della non conformità attraverso l applicazione della procedura: Procedura di rimedio per il lavoro infantile. Nel caso di presenza di lavoro minorile la cooperativa valuta la presenza di eventuali non conformità attraverso l applicazione della procedura: Procedura di rimedio per il lavoro minorile. 4.2 IL LAVORO FORZATO E OBBLIGATO non impiegare persone che non siano libere di interrompere il contratto di lavoro, come da normativa. La cooperativa non applica e non favorisce in alcun modo il lavoro forzato e/o obbligato come definito dalla ILO 29. I lavoratori al momento dell assunzione ricevono tutte le informazioni relative al loro contratto di lavoro, retribuzione, norma di recesso, attraverso la consegna di un pacchetto predisposto di documenti che devono firmare come evidenza di ricevimento. L elenco è il seguente: Regolamento interno Regolamento associativo Statuto della Cooperativa Fascicolo SA8000 Quota Sociale Spiegazione della busta paga Fotocopia del certificato di malattia Le contestazioni disciplinari e i provvedimento disciplinari Norme generali per la sicurezza negli ambienti di lavoro Norme di comportamento per una preparazione /manipolazione sicura degli alimenti rev 7 del. 16/05/2011 pag 8 / 22

Organigramma della sicurezza Mansionario della sicurezza Procedure per gli infortuni Procedura per il rischio biologico Procedura per le lavoratrici in gravidanza Protocollo sostanze chimiche Protocollo punture d ago e taglienti Modulo domanda socio Autocertificazione di residenza Autocertificazione dello stato di famiglia Modulo di ordine di accredito in conto corrente Consenso informato del dlgs 196/2003 Modulo di Vaccinazione Antiepatite B Deduzioni d imposta (artt. 11 12 commi 1 2 D.P.R. 917/86); Modulo scelta TFR. A nessuno di loro deve essere mai chiesto di lasciare in consegna documenti in originale o denaro o qualsiasi altra forma di pegno o obbligazione. E previsto dallo Statuto della Cooperativa che per diventare socio lavoratore occorre versare una quota associativa pari ad un valore nominale 100. Qualora si rassegnassero le proprie dimissioni da socio lavoratore la restituzione della quota sociale avviene contestualmente all ultima busta paga. Viene altresì richiesta una tassa di ammissione di 200,00 a titolo di rimborso delle spese di istruttoria della domanda di ammissione come stabilito dal regolamento interno ai sensi della L. 3 aprile 2001 n. 142 art. 6 e approvato dall assemblea dei soci in data 22 aprile 2003. 4.3 LE CONDIZIONI PER LA SALUTE E LA SICUREZZA garantire un ambiente di lavoro sicuro. rev 7 del. 16/05/2011 pag 9 / 22

L ambiente di lavoro e le procedure di lavoro tengono conto di quanto previsto dalla legislazione vigente in materia di sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008). La gestione della sicurezza si pone l obiettivo di limitare i rischi per i lavoratori; quest obiettivo si raggiunge con la gestione controllata delle seguenti attività: 1) definizione delle figure aziendali previste; 2) valutazione dei rischi ai sensi del D.Lgs. 81/2008; 3) pianificazione e programmazione degli adeguamenti interni; 4) esecuzione di attività formative in materia di sicurezza e consegna dei DPI previsti. Per i dispositivi consegnati al singolo lavoratore deve essere compilato un modulo controfirmato a cura di chi riceve il dispositivo; 5) attività di coordinamento (D.Lgs. 81/2008) con gli enti appaltanti finalizzata al contenimento dei rischi e al reperimento di tutta la documentazione di legge ai fini di garantire la sicurezza sui luoghi di lavoro. Al momento dell assunzione il lavoratore riceve un fascicolo informativo generale sulla sicurezza e le schede specifiche sui rischi legati alla mansione e sulle relative azioni e comportamenti da tenere. Tutta la documentazione attinente alla sicurezza viene conservata nelle rispettive sedi di lavoro. La Cooperativa garantisce al proprio personale l accesso a bagni puliti ad acqua potabile e strutture igieniche per la conservazione degli alimenti. 4.4 LA LIBERTA D ASSOCIAZIONE E IL DIRITTO ALLA CONTRATTAZIONE COLLETTIVA non vietare, ostacolare o penalizzare l attività sindacale. La Cooperativa Sociale di Solidarietà Promozione Lavoro rispetta il diritto dei lavoratori a aderire e formare sindacati di propria scelta e il diritto alla contrattazione collettiva, inoltre garantisce rev 7 del. 16/05/2011 pag 10 / 22

concretamente ai rappresentanti sindacali la possibilità di comunicare e riunirsi con i propri associati i piena autonomia e libertà. L adesione ai sindacati dei soci lavoratori è presente in forma diversificata rispetto alle diverse sigle e secondo le aree geografiche di lavoro. Sono altresì presenti in taluni casi dei Rappresentanti Sindacali Aziendali eletti in assemblea sindacale, in taluni altri sono attivi i delegati sindacali provinciali o regionali. Vengono messe a disposizione sale per le riunioni richieste dalle rappresentanze sindacali e programmati momenti di coinvolgimento con le stesse per affrontare particolari situazioni. 4.5 LA DISCRIMINAZIONE selezionare i lavoratori in base a competenze e capacità; trattare tutti i lavoratori allo stesso modo, offrendogli pari possibilità e condizioni. La Cooperativa Sociale di Solidarietà Promozione Lavoro sancisce fin dallo Statuto (art.4) la cooperativa si propone di procurare lavoro ai soci, da reperirsi tra i giovani disoccupati o che per la loro condizione sociale e personale si trovino in una situazione di emarginazione rispetto al mercato di lavoro e comunque tra tutti coloro che ricercano una nuova qualità della vita attraverso l istituzione di rapporti di lavoro fondati sui valori della solidarietà, dell uguaglianza, della partecipazione. Su questo principio la Cooperativa si interfaccia sia con i soci lavoratori sia con gli stakeholders. L iter di assunzione è sistematizzato, attraverso la consegna di un plico di documenti a tutti i nuovi assunti in modo da garantire uguaglianza di trattamento indipendentemente dall origine nazionale, sesso, invalidità, appartenenza sindacale, religione, ceto, orientamento sessuale. La Cooperativa garantisce che non vi sia nessuna forma di discriminazione in quanto il rapporto con tutti i lavoratori è definito sulla base del Contratto Collettivo Nazionale. rev 7 del. 16/05/2011 pag 11 / 22

4.6 LE PRATICHE DISCIPLINARI manifestare rispetto per i lavoratori nelle azioni, nelle parole, nei comportamenti. La cooperativa è impegnata nel trattare tutto il personale con dignità e rispetto; non adotta non tollera e non favorisce in alcun modo l utilizzo di punizioni corporali, coercizione fisica o mentale o abusi di carattere verbale al proprio personale. Non è consentito nessun trattamento disumano ed inumano. La Cooperativa Sociale di Solidarietà Promozione Lavoro, per quanto riguarda le pratiche disciplinari, applica lo statuto dei lavoratori e il contratto collettivo nazionale; agli stessi si riferiscono le fasi di applicazione dei provvedimenti disciplinari e la possibilità per il lavoratore di contestare il provvedimento. Tutti i provvedimenti disciplinari imposti sono documentati e protocollati nel registro protocollo della corrispondenza presso gli uffici della sede della cooperativa. Inoltre esiste un ulteriore archivio ordinato in senso cronologico di ogni pratica di contestazione ed eventuale provvedimento applicato presso l ufficio marketing essendo l ufficio di gestione operativa per quel che riguarda la certificazione etica. 4.7 L ORARIO DI LAVORO La Cooperativa Sociale di Solidarietà Promozione Lavoro per quanto riguarda l orario di lavoro applica lo Statuto dei Lavoratori e il Contratto Collettivo Nazionale delle Cooperative Sociali. L orario, le indennità e gli straordinari per i soci lavoratori che hanno un contratto a tempo pieno è regolamentato secondo il titolo VII articoli 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57 (CCNL del 31 Luglio 2008). Per i soci lavoratori con un contratto part time l orario, le indennità e gli straordinari sono regolamentati secondo l art. 26 del CCNL (31 Luglio 2008). In base a quanto stabilito dal Regolamento interno, ai lavoratori è garantito, qualora lo richiedano espressamente, un orario ridotto che la Cooperativa concede, compatibilmente con le necessità del servizio, solo e unicamente dietro richiesta del lavoratore per esigenze personali professionali o familiari che siano. rev 7 del. 16/05/2011 pag 12 / 22

4.8 LA RETRIBUZIONE assicurare ai propri lavoratori lo stipendio per una vita dignitosa. La retribuzione è regolamentata dal Contratto Collettivo. Oltre alla normale retribuzione la Cooperativa Sociale di Solidarietà Promozione Lavoro ha approvato in sede d assemblea l assegnazione di un Premio genitorialità per i soci che diventano genitori ed un premio di anzianità pari al 50% di una mensilità,raggiunti i dieci anni di servizio. Gli anticipi sul TFR sono regolamentati dalla L.297/82. La modalità di corresponsione della retribuzione avviene attraverso bonifico bancario e solo a seguito di autorizzazione da parte del responsabile amministrativo tramite assegno bancario. 5. SISTEMA DI GESTIONE Il sistema di gestione della responsabilità sociale garantisce ai soci lavoratori e a tutti gli stakeholders l impegno della Cooperativa a voler mantenere e migliorar e nel tempo l adesione allo standard SA8000. Il sistema di gestione è articolato come segue: rev 7 del. 16/05/2011 pag 13 / 22

a) Politica La Cooperativa ha definito una politica di responsabilità sociale che comprende il rispetto dei requisiti della norma SA8000, il rispetto delle leggi vigenti e degli impegni sottoscritti dalla Cooperativa stessa, e dei documenti internazionali. Tali normative sono verificate ed tempestivamente aggiornate nel modulo Allegato A Elementi normativi di riferimento da parte del rappresentante per la Direzione. Tale verifica viene effettuata almeno ad ogni Riesame o qualora di verifichi l emissione di una norma valicata. I mezzi per la verifica sono: - utilizzo del sito internet (Sole 24 ore); - sito del Rina; - sito della norma SA8000 www.sa8000.info. - Sito www.lavoroetico.org con iscrizione alla newsletter La Cooperativa inoltre si impegna ad attuare un processo di miglioramento continuo rispetto allo standard SA8000. La politica è diffusa attraverso il sito internet della cooperativa (www.promo lavoro.it) e quindi disponibile al pubblico e al personale. b) Riesame della direzione Il Riesame della Direzione è uno strumento per misurare l adeguatezza e l efficacia della politica e del sistema di responsabilità sociale. Tale strumento viene attuato con cadenza semestrale. A questa riunione partecipano il Presidente, il Rapp. della Direzione il e la Referente interna della qualità; insieme valutano il sistema sulla base dei risultati delle visite ispettive interne ed esterne, dei reclami e segnalazioni pervenute sia da parte dei rev 7 del. 16/05/2011 pag 14 / 22

lavoratori sia da parte degli stakeholders. Il verbale del Riesame è reso noto attraverso il Promo news, foglio informativo allegato alla busta paga. c) Rappresentanti dell organizzazione La Cooperativa ha nominato un rappresentante della Direzione con nomina ufficiale e diffusa attraverso la modulistica che viene consegnata in fase di assunzione. Le mansioni sono le seguenti: Implementazione di tutti i requisiti del sistema SA8000; Appartenendo alla Direzione, la rappresenta nei vari aspetti dalla SA8000; Lavora in collaborazione con il/i rappresentante dei lavoratori per gli adempimenti previsti dallo standard; Coordina le attività di sistema previste dalla SA8000; Un altra figura prevista dalla norma è il/i rappresentante dei lavoratori con le seguenti mansioni: Si interfaccia con la direzione e lo staff manageriale per le questioni relative alla SA8000 che riguardano i lavoratori; Rappresenta i lavoratori e ne riporta i reclami, le richieste, le proposte alla Direzione; I rappresentanti dei lavoratori sono eletti dai lavoratori secondo le modalità stabilite dal la procedura di elezione dei rappresentanti dei lavoratori. Il risultato della votazione viene esposto in bacheca nella sede pertinente e diffuso a tutti gli altri soci tramite circolare interna riportante anche il recapito della sede dove il rapp. può essere contattato da chi lo desidera. d) Pianificazione e implementazione Affinché il sistema di gestione sia attuato a tutti i livelli la Cooperativa adotta i seguenti metodi: Definizioni di ruoli e responsabilità coerenti con le definizioni SA8000 Formazione del personale neoassunto in materia SA8000 Formazione periodica di tutto il personale Monitoraggio continuo delle attività e dei risultati delle visite ispettive. rev 7 del. 16/05/2011 pag 15 / 22

Le modalità di attuazione delle visite ispettive prevedono che vengono condotte da personale che ha seguito corsi di preparazione specifici sulla norma SA8000 utilizzando check list di riferimento. e) Controllo dei fornitori e subappaltatori Lo scopo del controllo dei fornitori è di seguire insieme un percorso di responsabilità sociale in modo da innescare un processo virtuoso destinato ad allargarsi in cerchi sempre più ampi. Per questo motivo la Cooperativa intende proporre a tutti i suoi futuri fornitori l adesione ai requisiti dello standard SA8000. A tutti i fornitori viene inviata una lettera informativa del percorso che la Cooperativa ha intrapreso nell ambito della responsabilità sociale, una richiesta di adesione ai requisiti della responsabilità sociale e un questionario informativo da restituire compilato. Altri parametri di controllo sono: Criticità di manodopera (si intende il ricorso a lavoratori socialmente più deboli come extracomunitari, lavoro minorile e non regolarizzato). Criticità di lavorazioni (quando le lavorazioni richiedono l utilizzo di prodotti tossici o processi molto pericolosi per la salute dei lavoratori). Criticità di provenienza dei prodotti (laddove ci sia la possibilità che i prodotti provengano da zone geografiche socialmente a rischio). L attività di controllo dei fornitori è formalizzata dalla procedura di Qualifica dei fornitori e dal documento di pianificazione programmazione delle visite ai fornitori. La Cooperativa Promozione Lavoro non utilizza fornitori/subappaltatori o sub fornitori classificati come lavoratori a domicilio. rev 7 del. 16/05/2011 pag 16 / 22

f) Problematiche e azioni correttive La Cooperativa ha implementato un sistema di registrazioni delle non conformità che possono emergere sia dai lavoratori sia dalle parti interessate. A seguito di queste non conformità la Cooperativa deve mettere in atto rimedi e azioni correttive che siano appropriati alla natura e alla gravità delle carenze riscontrate. Nessun dipendente che fornisca rilievi sull osservanza di SA8000 deve essere discriminato. Ciascun lavoratore deve ritenersi libero di informare dei reclami direttamente l Ente di certificazione e/o l Ente di accreditamento. Chiunque rilevi una non conformità la deve comunicare al Rapp. della Direzione, al Resp. del personale o ai Rappr. dei lavoratori per la SA8000, anche in forma anonima. In alcuni luoghi di lavoro, stabiliti secondo criteri di accessibilità da parte di tutti i lavoratori, quali: ufficio di San Bonifacio, Cdr Papa Luciani di Altavilla Vicentina, Cdr città di Roncade, Ipab Domenico Cardo di Cologna Veneta, Casa di Riposo C.De Battisti di Cerea, OASI Filippo Godi di Gazzolo d Arcole e OASI Don Botolo di San Bonifacio sono istituite delle cassette per raccogliere le segnalazioni in forma anonima. Le persone deputate a vuotare le cassette sono i Rappresentanti per la SA8000, o personale delegato alla mansione per problematiche logistiche (si veda l allegato D). L analisi della non conformità deve sempre avvenire in sede collegiale con il e dei lavoratori ed eventualmente anche altro personale competente. g) Comunicazioni esterne La diffusione delle notizie da parte della Cooperativa verso l esterno è garantita dal sito internet periodicamente aggiornato e una newsletter contenente le principali novità relative alla Cooperativa, che rappresentano per le parti interessate una finestra sulla Cooperativa. Un altra importante forma di comunicazione verso l esterno consiste nella diffusione del Bilancio Sociale redatto dalla Cooperativa, e divulgato alle parti interessate. rev 7 del. 16/05/2011 pag 17 / 22

Due volte l anno incontro della Direzione nelle strutture gestite dalla Cooperativa, con i familiari degli ospiti delle case di riposo per uno scambio di idee, per raccogliere consigli, osservazioni, informazioni di gradimento o reclami. Un altra importante forma di comunicazione è quella interna prevista attraverso la diffusione di un giornalino bimestrale, attraverso circolari interne, momenti assembleari. h) Accesso alle verifiche La Cooperativa si rende disponibile a consentire l accesso delle parti interessate alla verifica dell adempimento dei requisiti SA8000, previo accordo tra le parti sulle modalità esecutive delle verifiche. Viceversa può prevedere in sede contrattuale di assicurarsi la disponibilità dei suoi fornitori a garantire le stesse informazioni. i) Registrazioni. Le registrazioni sono tutti i documenti che attestano il grado di funzionamento del sistema di responsabilità sociale e rappresentano l evidenza dello stato di salute e avanzamento del sistema stesso. Riferimenti cap. Luogo di Responsabilità di Periodo di Registrazioni SA8000 archiviazione archiviazione archiviazione 3 Nomina RSPP Ufficio RSPP RSPP Secondo legge 3 Elezione RLS Ufficio RSPP RSPP Secondo legge Rapporti di attività Durata rapporto di 3 formativa in merito sicurezza Ufficio RSPP RSPP lavoro. 3 Registro infortuni Segretaria di Secondo legge Ufficio di Presidenza Presidenza 3 Monitoraggio infortuni Ufficio RSPP Validità BS Convocazioni ass. 4 sindacali Capi area Capi area 2 anni 4 Mappatura iscritti al 1 anno rev 7 del. 16/05/2011 pag 18 / 22

sindacato Ufficio Personale 5 6 7 9.2 9.3 9.4 Domande di lavoro compilate Verbali di provvedimenti disciplinari Monitoraggio ore straordinarie Verbali del riesame della direzione Nomina rapp della Direzione Schede votazioni rapp. lavoratori Ufficio personale Resp. uff. personale Secondo legge Durata rapporto di Consiglio di gestione Consiglio di gestione lavoro. Ufficio personale Consiglio di gestione Validità BS 2 anni Durata rapporto di lavoro. Consiglio di gestione 3 anni 9.5 Pianificazione attività formativa SA8000 1 anno 9.5 Rapporti attività formativa SA8000 Durata rapporto di lavoro. 9.5 Rapporti di audit interni (VII) 2 anni 9.5 Pianificazione audit interni 2 anni 9.7 Questionario di impegno dei fornitori Durata rapporto commerciale 9.8 Rapporti di audit ai fornitori Durata rapporto commerciale 9.8 Programmazione delle azioni sui fornitori Durata rapporto commerciale rev 7 del. 16/05/2011 pag 19 / 22

9.10 Reclami Durata rapporto di lavoro. Annuale salvo 9.11 Non conformità mancata chiusura entro il periodo stabilito. 9.12 Comunicazioni alle parti interessate (BS) Durata rapporto commerciale Rapporti di audit Ente / j) Gestione dei Curricula I curricula che pervengono in Cooperativa vengono suddivisi per mansioni in appositi raccoglitori. Vengono dunque archiviati in apposito armadio ed il loro acceso può avvenire da tutti i capi area. La gestione dei curricula è garantita dalla procedura apposita. k) Ruoli delle persone con responsabilità di applicazione dei principi SA8000 l) Si definisce quanto segue: RUOLO RESPONSABILITA NOME Direzione Rappresentante Della Direzione Rappresentante dei lavoratori definire la politica mettere a disposizione le risorse assicurare il rispetto dei requisiti della norma SA8000 pianificare l applicazione della norma SA8000 applicazione della norma SA8000 rilevare le istanze dei lavoratori in merito alla responsabilità sociale cooperare con il Rappresentante Della Direzione per Giorgio Roveggia Mauro Zocca Sara Pasini Silvia Bonjour Stefania Saccone rev 7 del. 16/05/2011 pag 20 / 22

l implementazione della norma agire da elemento di confronto con la direzione in caso di problemi Impiegato Ufficio Acquisti controllo dei fornitori Daniele Bettonte R.S.P.P. garantire che il rispetto delle norme relative alla sicurezza avvenga anche in ottemperanza ai requisiti della Erica dal Degan norma SA8000 affiancare il Rappresentante Della Consulente Esterno Direzione nell implementazione Luca Zanta della SA800 ALL. A Elementi normativi di riferimento. 6. ALLEGATI AL MANUALE ALL. B Organigramma aziendale. ALL. C Stato dei documenti in vigore ALL. D Elenco personale incaricato alle cassette delle comunicazioni. 7. REVISIONI DATA REVISIONE APPROVATO REDATTO 16/05/2011 07 (par 4.1, 4.2, 4.8, 5.a, 5.b, 5.c, 5.f, 5.g, 5.j, 5.k, 6) 27/05/09 06 07/05/08 05 (par.4.7) 30/10/07 04 (par.4.6, 5.e, 5.i) 17/04/07 03 (par.4.2 e 5.i) 18/05/06 02 rev 7 del. 16/05/2011 pag 21 / 22

18/07/05 01 24/01/05 00 rev 7 del. 16/05/2011 pag 22 / 22