Corso di Amministratore di condominio Privacy Privacy nei confronti delle diverse figure 1
Argomenti trattati I principi generali della legge sulla privacy. Il provvedimento generale del Garante del 18 maggio 2006. Gli adempimenti per gli amministratori condominiali: i rapporti con i condomini; i rapporti con i fornitori del condominio; i rapporti con il portiere dello stabile; i rapporti con i dipendenti e collaboratori di studio. La privacy nel condominio: i dati relativi alla proprietà esclusiva dei condomini e la tutela della riservatezza; i rapporti con i condomini morosi; il conto corrente condominiale e problemi di privacy; posta nelle cassette condominiali e diritto alla riservatezza; videosorveglianza in condominio e tutela della privacy. Le responsabilità connesse al trattamento dei dati. 2
Fonti normative D.lgs del 30 giugno 2003, n. 196 Provvedimento generale del Garante del 18 maggio 2006. 3
Principi della legge Chiunque ha diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano (art. 1); I dati sono dell interessato; Obbligo del Consenso Informato ; Modalità del trattamento dei dati (art. 11): a) trattati in modo lecito e secondo correttezza; b) raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi; c) esatti e, se necessario, aggiornati; d) pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati; e) conservati in una forma che consenta l identificazione dell interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati. 4
Obiettivi della legge Riconoscere e garantire i diritti dei cittadini; evitare che l uso dei dati possa recare danni all interessato; limitare la potenziale invadenza nella privacy dei cittadini; arginare i crimini informatici. 5
Il provvedimento generale del Garante del 18 maggio 2006 Individua regole e principi per la corretta applicazione del d.lgs 196/2003 in materia condominiale. Argomenti trattati: tipo di dati trattati: inerenti il condominio, dati personali riferiti ai singoli partecipanti al condominio, dati riferiti a soggetti diversi dai partecipanti al condominio; titolarità del trattamento nell ambito della gestione condominale; circolazione dei dati relativi alla gestione condominiale; problematiche inerenti alle misure di sicurezza; trattamento dei dati sensibili, giudiziari e personali. 6
La tipologia dei dati trattati: l ambito oggettivo del trattamento Nel settore condominiale, nella generalità dei casi, la natura dei dati trattati è di tipo personale. I dati di natura personale dei singoli condomini possono essere trattati per finalità di gestione e amministrazione del condominio a prescindere dal consenso degli interessati. 7
I dati trattati Generalmente in ambito condominiale vengono in considerazione i dati anagrafici dei condomini (persone fisiche e/o giuridiche): a) nome e cognome; b) residenza (città, via e numero civico); c) codice fiscale o partita IVA; e) recapito telefonico e-mail (occorre il consenso espresso). I dati riguardanti i condomini in relazione all organizzazione ed al funzionamento del condominio: a) qualità di proprietario, inquilino o usufruttuario, ecc.; b) quota millesimale di proprietà dei beni comuni; c) altre informazioni relative ai condomini (ad esempio: dati relativi ai consumi, lo stato di morosità nel pagamento delle quote comuni, ecc.). 8
La titolarità dei dati trattati: ambito soggettivo del trattamento La titolarità del trattamento dei dati di natura personale che afferiscono il condominio spetta: AI CONDOMINI (tra loro contitolari del trattamento); ALL AMMINISTRATORE (titolare autonomo). 9
Gli adempimenti dell Amministratore di condominio 1) NEI CONFRONTI DEI CONDOMINI: predisporre il testo dell informativa da rendere ai condomini ed esporla nella bacheca condominiale ovvero consegnarla agli stessi nella prima assemblea utile, dandone atto nel verbale; predisporre la propria organizzazione di studio in modo da fornire risposta nei termini di legge ad eventuali istanze di accesso provenienti dai condomini, previo accertamento dell identità e del titolo del soggetto che ha proposto l istanza; adozione delle misure minime di sicurezza. 10
Gli adempimenti dell Amministratore di condominio 2) NEI CONFRONTI DEI FORNITORI: L Amministratore è tenuto a predisporre il testo dell informativa da rendere ai fornitori del condominio e consegnarla ai medesimi personalmente o a mezzo posta; predisporre la propria organizzazione di studio in modo da fornire risposta a eventuali istanze di accesso provenienti dai fornitori; adozione delle misure minime di sicurezza. 11
Gli adempimenti dell Amministratore di condominio 3) NEI CONFRONTI DEL PORTIERE DELLO STABILE: Predisporre il testo dell informativa da rendere al portiere e consegnarla al medesimo personalmente o a mezzo posta; nomina ad incaricato del trattamento: predisporre lettera di incarico (in sostanza si tratta di elencare i compiti del portiere), da consegnare personalmente al portiere; predisporre la propria organizzazione di studio in modo da fornire risposta a eventuali istanze di accesso provenienti dal portiere; adottare le misure minime di sicurezza. 12
Gli adempimenti dell Amministratore di condominio 4)NEI CONFRONTI DEI DIPENDENTI E I COLLABORATORI DELLO STUDIO: predisporre il testo dell informativa e consegnarla personalmente o a mezzo posta; nomina a (eventuale) responsabile del trattamento: predisporre la lettera di incarico da consegnare personalmente all eventule dipendente che si intende designare come responsabile del trattamento; 13
Gli adempimenti dell Amministratore di condominio 4) NEI CONFRONTI DEI DIPENDENTI E I COLLABORATORI DELLO STUDIO: nomina a incaricato del trattamento: predisporre la lettera di incarico da consegnare personalmente ai dipendenti/collaboratori; predisporre la propria organizzazione di studio in modo da fornire risposta a eventuali istanze di accesso ai propri dati personali; adozione delle misure minime di sicurezza. 14
Gli adempimenti dell Amministratore di condominio 5) NEI CONFRONTI DI SOGGETTI ESTERNI CHE GESTISCONO L EVENTUALE SISTEMA DI VIDEOSORVEGLIANZA: Predisporre il testo dell informativa da rendere al soggetto che si occupa di videosorveglianza condominiale; nomina a responsabile del trattamento: predisporre la lettera di designazione del responsabile del trattamento da consegnare al prescelto per la gestione del servizio di videosorveglianza. Nella medesima occorre fornire al responsabile le direttive in base alle quali gestire il servizio nel rispetto degli adempimenti previsti dal d.lgs 196/2003. Prevede anche un obbligo di report periodico a carico del responsabile del trattamento; adozione delle misure minime di sicurezza. 15
Dati relativi alla Proprietà dei Condòmini Tutela della riservatezza DEVONO ESSERE COMUNICATI ALL AMMINISTRATORE: I dati relativi ai titolari (nome, cognome, indirizzo, ecc.) delle unità immobiliari (appartamento, box, cantina, posto auto) che fanno parte del condominio. Analogo diritto sussiste in capo ai condòmini contitolari del trattamento. 16
Dati relativi alla Proprietà dei Condòmini Tutela della riservatezza 1) OBBLIGO DI COMUNICARE LA VENDITA DELL UNITA IMMOBILIARE La normativa sulla privacy non prevede specifici accertamenti volti a verificare sui registri immobiliari l effettiva titolarità delle singole unità immobiliari a cura dell Amministratore di condominio. Le Sezioni Unite della Cassazione hanno individuato in capo all Amministratore il dovere di consultazione dei registri immobiliari per l ipotesi in cui lo stesso agisca per il recupero delle spese di competenza. L acquirente è tenuto a comunicare all Amministratore il trasferimento dell unità immobiliare. 17
Dati relativi alla Proprietà dei Condòmini Tutela della riservatezza 2) DECESSO DEL CONDOMINO ED INFORMAZIONI RELATIVE ALLA TITOLARITA DELL UNITA IMMOBILIARE: Gli eredi sono tenuti a comunicare all Amministratore la morte del condomino defunto e, conseguentemente, i loro dati anagrafici e recapiti. 18
Dati relativi alla Proprietà dei Condòmini Tutela della riservatezza 3) DIRITTO DI ACCEDERE E RICEVERE LE INFORMAZIONI RELATIVE ALLA TITOLARITA DI UN UNITA IMMOBILIARE E diritto di tutti i comproprietari di essere informati dei nominativi e della titolarità dei condomini. L Amministratore ha l obbligo di ottemperare alla richiesta di esibizione dei dati da parte del condomino. Non è necessario che i condomini specifichino la ragione per cui vogliono prendere visione o estrarre copia dei documenti relativi alla titolarità di un unità condominiale; spetta all Amministratore l onere di dedurre e dimostrare l insussistenza di qualsivoglia interesse effettivo: motivi futili, inconsistenti o contrari alla correttezza. 19
Dati relativi alla Proprietà dei Condòmini Tutela della riservatezza 3) DIRITTO DI ACCEDERE E RICEVERE LE INFORMAZIONI RELATIVE ALLA TITOLARITA DI UN UNITA IMMOBILIARE L Amministratore è tenuto ad adottare le cautele dovute per evitare che terzi non legittimati vengano a conoscenza dei dati. 4) COMUNICAZIONE DEI NUMERI TELEFONICI DEI CONDOMINI (DATO PERSONALE): Solo in presenza di consenso dell interessato. 20
Dati relativi alla Proprietà dei Condòmini Tutela della riservatezza 5) GLI INDIRIZZI DEI CONDOMINI NON RESIDENTI NEL CASEGGIATO : L Amministratore ha diritto a conoscere tali informazioni ed è tenuto a svolgere le indagini suggerite dall ordinaria diligenza per rintracciare i condomini non più presenti al precedente recapito e comunicare a tutti l avviso di convocazione dell assemblea. 21
Rapporti con condòmini morosi DECISIONE DEL GARANTE 12 DICEMBRE 2001: il trattamento dei dati in questione da parte del condòmino è, sul piano generale, lecito e può comportare anche una giustificata comunicazione di dati tra i soggetti interessati nell ambito del condominio; al contrario, lo specifico trattamento di dati realizzato mediante l esposizione in bacheca, relativamente ad una presunta situazione di morosità, si pone in contrasto con i principi di pertinenza e di non eccedenza affermati dall art. 9 l. n. 675/96; 22
Rapporti con condòmini morosi DECISIONE DEL GARANTE 12 DICEMBRE 2001: L esposizione di dati personali riguardanti singoli condomini in luoghi aperti al passaggio di soggetti estranei deve essere infatti limitata predisponendo gli avvisi, le convocazioni e gli ordini giorno di cui si ritenga necessaria l inserzione in bacheche condominiali in modo da inserirvi le sole informazioni necessarie per la più efficace comunicazione dell evento (es: assemblea condominiale), indicando eventuali dati personali relativi al merito delle singole questioni solo nell ambito di documenti inviati ai singoli aventi diritto, oppure all interno della discussione comune. 23
Rapporti con condòmini morosi PROVVEDIMENTO DEL GARANTE 16 LUGLIO 2003: L Amministratore, nel corso dell assemblea, a richiesta dei condomini stessi può legittimamente esporre le ragioni di credito del condominio nei confronti di un singolo partecipante moroso, facendo trascrivere le sue dichiarazioni nel verbale della riunione assembleare inviato esclusivamente a tutta la collettività condominale. L esposizione nella bacheca condominiale di documenti personali del singolo è considerata condotta illegittima 24
Rapporti con condòmini morosi PROVVEDIMENTO DEL GARANTE 16 LUGLIO 2003: E legittimo il comportamento dell Amministratore che in apposita sezione del rendiconto condominiale indichi il nome e l importo delle quote condominiali non versate dai condomini. 25
Conto corrente condominiale I condomini possono esercitare in ogni momento il potere di vigilanza e controllo sull attività di gestione e, perciò, possono in ogni momento prendere visione dei documenti del conto corrente; non è necessario che il condominio specifichi la ragione per cui vuole prendere visione o estrarre copie dei documenti del conto corrente; l Amministratore può non ottemperare alla richiesta dimostrando l inesistenza di un interesse effettivo in capo al condomino istante (perché i documenti non lo riguardano, oppure l esistenza di motivi futili o contrari alla correttezza). 26
Posta nelle cassette condominiali La funzione della cassetta delle lettere è quella di raccogliere atti di corrispondenza indirizzati all intestatario; l intestatario è l unico soggetto legittimato ad estendere l utilizzazione della cassetta delle lettere anche ad altri fini, tra cui quello di ricevere qualsivoglia forma di pubblicità; qualora il titolare della cassetta esprima, inequivocabilmente, di non voler ricevere materiale pubblicitario, a nessuno deve essere consentito di tenere un comportamento contrastante con tale volontà. 27
Videosorveglianza L installazione di telecamere è possibile solo tenendo conto, oltre che della disciplina sulla privacy, di quanto prescritto da altre disposizioni di legge da osservare in caso di installazione di apparecchi audiovisivi (c.d. principio di liceità). È ammissibile installare telecamere esclusivamente in relazione all esigenza di preservare la sicurezza di condomini o per tutelare le loro proprietà esclusive o parti comuni da concrete situazioni di pericolo (c.d. principio di necessità). 28
Videosorveglianza I visitatori delle aree condominiali devono essere informati che stanno per accedere o si trovano in una zona video sorvegliata e dell eventuale registrazione. E sufficiente un cartello, collocato nei luoghi ripresi e ben visibile, con raffigurata una telecamera, che specifichi le finalità del trattamento, i nomi dei condomini, il responsabile del trattamento e gli incaricati dello stesso. 29
Videosorveglianza In linea teorica la videosorveglianza dovrebbe preferibilmente essere svolta in modalità live, ovvero senza la registrazione delle immagini. Se avviene la registrazione, le immagini devono essere cancellate entro un periodo massimo di 24 ore. L installazione ad opera del singolo partecipante al condominio di strumenti di ripresa il cui angolo di visuale sia limitato a spazi di propria esclusiva pertinenza e senza registrazione e delle immagini non è soggetta al Codice della privacy. 30
La responsabilità connessa al trattamento dei dati 1. RESPONSABILITA AMMINISTRATIVA 2. RESPONSABILITA PENALE 31
Responsabilità Amministrativa 1) OMESSA O INIDONEA INFORMATIVA (Art. 161). Tale violazione è punita con la sanzione amministrativa base del pagamento di una somma da 3.000 a 18.000 Euro. La sanzione è più pesante nei casi di dati sensibili, giudiziari o di trattamenti che presentino rischi specifici ai sensi dell art. 17 o, comunque, di maggiore rilevanza del pregiudizio per uno o più interessati e va da un minimo 3.000 ad un massimo di 30.000 Euro. La sanzione può essere aumentata sino al triplo quando risulta inefficace in ragione delle condizioni economiche del contravventore. 32
Responsabilità Amministrativa 2) CESSIONE DEI DATI IN VIOLAZIONE DI QUANTO PREVISTO DALL ART. 16, COMMA 1, LETT. B, O DI ALTRE DISPOSIZIONI IN MATERIA DI DISCIPLINA DEL TRATTAMENTO DEI DATI (Art. 162, n. 1). Tale violazione è punita con la sanzione amministrativa base del pagamento di una somma da 5.000 a 30.000 Euro 33
Responsabilità Amministrativa 3) LA VIOLAZIONE DELLA DISPOSIZIONE DI CUI ALL'ARTICOLO 84, COMMA 1 (Art. 162, n. 2). L art. 84, comma 1, riguarda i dati sanitari e prescrive che i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute possono essere resi noti solo all interessato o ai soggetti legittimati, da parte di esercenti le professioni sanitarie od organismi sanitari, esclusivamente per il tramite di un medico designato dall interessato. Tale illecito è punito con la sanzione amministrativa che prevede il pagamento di una somma da 500 a 3.000 Euro 34
Responsabilità Amministrativa 4) OMESSA O INCOMPLETA NOTIFICAZIONE (Art. 163). Le condotte punite sono due: 1. l omissione assoluta della notificazione 2. l incompletezza delle notizie riportate sulla notificazione comunque effettuata. Tale condotta è punita con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da 10.000 a 60.000 Euro e con la sanzione amministrativa accessoria della pubblicazione dell'ordinanza-ingiunzione, per intero o per estratto, in uno o più giornali indicati nel provvedimento che la applica. 35
Responsabilità Amministrativa 5) OMESSA INFORMAZIONE O ESIBIZIONE AL GARANTE (Art. 164) E punita con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da 4.000 a 24.000 Euro, ai sensi degli art. 150, comma 2, e 157. L art. 150 riguarda i ricorsi amministrativi al Garante. Al comma 2, prevede che il Garante può assumere informazioni ai fini della decisione del contenzioso. L art. 157, si colloca nel capo dedicato ad accertamenti e controlli: per l espletamento dei propri compiti il Garante può richiedere al titolare, al responsabile, all interessato o anche a terzi di fornire informazioni e di esibire documenti. Chi non aderisce alle richieste è passibile della sanzione. 36
Responsabilità Amministrativa SANZIONE ACCESSORIA (Art. 165) Nei casi di cui agli articoli 161, 162 e 164 può essere applicata la sanzione amministrativa accessoria consistente nella pubblicazione dell'ordinanza-ingiunzione, per intero o per estratto, in uno o più giornali indicati nel provvedimento che la applica. 37
Responsabilità Amministrativa PROCEDIMENTO DI APPLICAZIONE: l'organo competente a ricevere il rapporto e ad irrogare le sanzioni amministrative è il Garante. L interessato, entro 60 giorni dalla contestazione dell illecito, può pagare la sanzione ovvero presentare ricorso avanti il Giudice di Pace. Il dovere di pagare la sanzione si prescrive in 5 anni dal giorno della violazione. 38
Responsabilità penale 1) TRATTAMENTO ILLECITO DEI DATI (ART. 167) Salvo che il fatto costituisca reato più grave, chiunque, al fine di trarne per sè o per altri profitto o di recare ad altri un danno, procede al trattamento di dati personali in violazione di quanto disposto dagli articoli 18, 19, 23, 123, 126 e 130, ovvero in applicazione dell'articolo 129. SANZIONE: reclusione da sei a diciotto mesi o, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con la reclusione da sei a ventiquattro mesi. 39
Responsabilità penale 1) TRATTAMENTO ILLECITO DEI DATI (ART. 167) Salvo che il fatto costituisca più grave reato, chiunque, al fine di trarne per sè o per altri profitto o di recare ad altri un danno, procede al trattamento di dati personali in violazione di quanto disposto dagli articoli 17, 20, 21, 22, commi 8 e 11, 25, 26, 27 e 45, se dal fatto deriva nocumento. SANZIONE: la reclusione da uno a tre anni. 40
Responsabilità penale 2) FALSITA NELLE DICHIARAZIONI E NOTIFICAZIONI AL GARANTE (ART. 168) Chiunque, nella notificazione o in comunicazioni, atti, documenti o dichiarazioni resi o esibiti in un procedimento dinanzi al Garante o nel corso di accertamenti, dichiara o attesta falsamente notizie o circostanze o produce atti o documenti falsi. SANZIONE: la reclusione da sei mesi a tre anni. 41
Responsabilità penale 3) OMESSA ADOZIONE DELLE MISURE MINIME DI SICUREZZA (ART.169) Chi omette di adottare le misure minime previste dall art. 33 e dall allegato B al codice della privacy. SANZIONE: l arresto sino a due anni o con l ammenda da 10.000 a 50.000 Euro 42
4) INOSSERVANZA (DOLOSA) DI PROVVEDIMENTI DEL GARANTE (ART. 170) Responsabilità penale Chiunque, essendovi tenuto, non osserva i seguenti provvedimenti del Garante: - autorizzazione al trattamento di dati genetici (art. 90); - autorizzazione al trattamento di dati sensibili (art. 26); - provvedimento cautelare di blocco del trattamento o sospensione di operazioni pendente un ricorso (art. 150); - decisione su ricorso per la tutela dei diritti degli interessati (art. 150); - divieto o blocco di trattamenti illeciti o non corretti o pregiudizievoli (art. 143). SANZIONE: la reclusione da tre mesi a due anni. 43
Responsabilità penale 5) PENA ACCESSORIA (Art. 172) La condanna per uno dei delitti previsti dal codice importa la pubblicazione della sentenza. 44