UniDOC Progetto di formazione continua in materia di documentazione amministrativa, amministrazione digitale, delibere degli organi e documenti informatici LABORATORIO n.1 Archivi storici e il Fascicolo archivistico Università degli Studi di Pavia 25/26 giugno 2009 1
LE RAGIONI Il Testo unico sulla documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, n. 445) e il Codice dell amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82), hanno messo al centro del processo di innovazione della amministrazione pubblica il tema della corretta ed efficace gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi. Le esigenze di efficienza, semplificazione e trasparenza vanno coniugate con correttezza nella redazione degli atti e dei provvedimenti amministrativi, nella gestione delle delibere degli organi collegiali, nella registrazione di protocollo dei documenti, nella pubblicazione all Albo ufficiale. La normativa italiana, inoltre, da diversi anni sta notevolmente innovando il diritto amministrativo. La piena conoscenza, anzi la padronanza, delle principali norme di riferimento rappresenta il volano per la corretta gestione della amministrazione pubblica. Le imminenti riforme, quali ad esempio il piano industriale per la PA del Ministro Brunetta, convergono sul fronte della semplificazione, ma anche del rigore metodologico applicato alla amministrazione universitaria. Non solo. Pensare oggi ad una semplificazione, significa pensare anche a un futuro digitale, che va governato e non lasciato alla iniziativa, pur benevola, dei singoli. Il tutto va visto in un quadro di insieme: risulta infatti necessario pensare alla forma digitale che necessariamente ciascun documento dovrà assumere nel giro di pochissimi anni, altrimenti gli Atenei si ritroveranno a combattere le dislessie amministrative di un mondo digitale che si sarà sviluppato inevitabilmente senza paradigmi e senza condivisione di modelli. Sul fronte della gestione dei documenti, da molti anni esiste l esperienza trainante di Titulus, ma anche dei progetti di innovazione sul fronte della semplificazione dei procedimenti amministrativi quali il progetto Cartesio, Ad Personam, Titulus Organi, Titulus Caronte. GLI OBIETTIVI La formazione in presenza è un aspetto di fondamentale importanza nel progetto UniDOC, non soltanto perché rappresenta un luogo di incontro, di scambio e di confronto con qualificati esperti, ma anche perché favorisce la conoscenza diretta tra operatori appartenenti a diverse amministrazioni, indispensabile per la costruzione di una rete professionale e per la condivisione dei problemi e delle soluzioni. I DESTINATARI Il Lavoratorio è stato pensato per il personale delle segreterie del Rettore e del Direttore amministrativo, degli archivi universitari e degli uffici di protocollo, degli innovatori, degli addetti agli organi collegiali, delle segreterie di Presidenza di Facoltà e delle segreterie di Dipartimento. I LABORATORI Si tratta di una o due giornate dedicate a tematiche emerse durante le due sessioni ordinarie annuali di UniDOC da trattare con taglio pratico. 2
LABORATORIO n.1 Archivi storici e il Fascicolo archivistico IL PROGRAMMA 25 giugno 2009 9.00-13.00 Fabio ZUCCA La gestione dell archivio storico Verranno illustrati metodi e strategie di recupero e di conservazione del materiale archivistico. È prevista una visita guidata all Archivio Storico dell Università di Pavia, attraverso la quale verrà spiegata la genesi dell Archivio Storico dell Ateneo pavese 14.00-17.00 Alessandra BARETTA e Maria Piera MILANI Inventariazione e indicizzazione delle fonti d archivio Sesamo: un software per l inventariazione e la ricerca di documenti storici e la sua applicazione per la schedatura dell Archivio Storico dell Università di Pavia. Esercitazioni di schedatura e ricerca archivistica attraverso Sesamo 26 giugno 2009 9.00-11.00 11.00-13.00 Gianni PENZO DORIA Il fascicolo e le sue cinque tipologie Le cinque tipologie di fascicolo: attività, affare, procedimento amministrativo, persona fisica e persona giuridica Maria ZANATO Il fascicolo dello studente post lauream (master e scuola di specializzazione) e quello procedimentale degli esami di Stato Come conservare il fascicolo degli esami di stato e la tenuta del fascicolo dello studente post lauream: cosa e come conservare, cosa e come eliminare legalmente la documentazione inutile 14.00-15.00 Davide BARBIERI Il fascicolo relativo alla sicurezza del lavoro e al medico competente Il fascicolo edilizio ha molte anime trasversali: nuove opere, manutenzioni, impiantistica. In questa lezione verranno esaminati i documenti relativi alla sicurezza e al medico competente: cosa e come conservare, cosa e come eliminare legalmente 15.00-16.00 Lorenzo DUICO Il fascicolo edilizio: nuove opere e manutenzioni Il fascicolo edilizio rappresenta il tipico fascicolo multi procedimentale che va conservato in forma organica. In questa lezione verranno esaminati i documenti relativi alla costruzione di nuove opere e alla manutenzione: cosa e come conservare, cosa e come eliminare legalmente 16.00-17.00 Monica MARTIGNON Il fascicolo di personale Il fascicolo di personale (non del personale ) è una delle tipologie del fascicolo di persona di un amministrazione pubblica. Verranno esaminati i documenti che ne fanno parte e i documenti che possono essere eliminati legalmente. 3
LA SEDE Il Laboratorio si svolgerà presso l Università degli Studi di Pavia, Aula Caminetto in Palazzo San Tommaso (vicino all'archivio Storico), Piazza del Lino 1 Pavia. I RESPONSABILI DI SEDE Dott.ssa Alessandra BARETTA - 0382/984748 alessandra.baretta@unipv.it Dott.ssa Maria Piera MILANI 0382/984748 mariapiera.milani@unipv.it Rag. Paola TOSCANINI - 0382/984745 paola.toscanini@unipv.it mail dell'archivio: archiviostorico@unipv.it IL RESPONSABILE DI PROGETTO Dott. Gianni PENZO DORIA Università degli Studi di Padova Tel. 049/8273527, e-mail: gianni.penzo@unipd.it QUOTA INDIVIDUALE DI PARTECIPAZIONE La quota individuale di partecipazione al Laboratorio (esente da IVA ai sensi dell art. 14, comma 10, della Legge n. 537/93), è fissata in: 500,00 per le Università consorziate non associate a UniDOC; 700,00 per le Università non consorziate e non associate a UniDOC. Per le Università associate a UniDOC, la partecipazione al Laboratorio, fino a due iscrizioni, è già compresa nella quota associativa per l anno 2009. Per ulteriori partecipazioni, la quota individuale è di 250,00. MODALITA DI ISCRIZIONE Le richieste di iscrizione al Laboratorio debbono essere inoltrate a mezzo fax (011/8140483), oppure e-mail: coinfo@etabeta.it, alla Segreteria generale del CO.IN.FO. (Sig.ra Luciana LUISON oppure Sig.na Rosanna AUDIA o Sig.na Doris MICIELI), a disposizione per eventuali informazioni, tel. 011/6702290-2291. Per ragioni di carattere organizzativo non sono ammesse rinunce nei sette giorni precedenti l inizio del Laboratorio. Sono invece sempre possibili eventuali sostituzioni. VERSAMENTO DELLA QUOTA DI PARTECIPAZIONE Il versamento della quota di partecipazione dovrà pervenire al Consorzio entro 30 giorni dalla data di ricevimento fattura, con bonifico in c/c bancario intestato a: CO.IN.FO. Consorzio Interuniversitario sulla Formazione Via Verdi, 8-10124 - TORINO c/o Intesa S. Paolo S.p.A. di Torino Sede Via Monte di Pietà, 32 IBAN IT06 A030 6901 1181 0000 0046 624 La domanda di iscrizione impegna l Università richiedente al pagamento della relativa/e quota/e. 4
IL SOGGIORNO La prenotazione dovrà essere effettuata direttamente dai partecipanti. Sono consigliati i seguenti alberghi: HOTEL MODERNO **** Viale Vittorio Emanuele, 41, 27100 Pavia (PV) tel. +39 0382/303401 fax +39 0382/25225 info@hotelmoderno.it - http://www.hotelmoderno.it/ HOTEL ROSENGARTEN *** Via Cesare Lombroso, 21/22 - angolo Viale Golgi 27100 Pavia (PV) tel. +39 0382/526312 fax +39 0382/525186 rosengartenpv@tin.it - http://www.rosengarten.pv.it/ HOTEL AURORA ** viale Vittorio Emanuele II, 25 27100 Pavia (PV) tel. +39 0382/23664 fax +39 0382/21248 http://www.hotel-aurora.eu HOTEL EXCELSIOR Piazzale Della Stazione, 25 27100 Pavia (PV) tel. +39 0382/28597 fax +39 0382/26.030 info@excelsiorpavia.com - http://www.excelsiorpavia.com/ COLLEGIO GIASONE DEL MAINO Via Luino 4/6 27100 Pavia (PV) tel. +39 0382/376511 TRASPORTI Per chi proviene dalla stazione di Pavia: linea 3, fermata Cavour o Mazzini. È possibile raggiungere Palazzo S. Tommaso anche a piedi (distanza circa 1 km) percorrendo viale Vittorio Emanuele II, attraversando piazza della Minerva e proseguendo lungo corso Cavour e corso Mazzini. Si svolta a destra all'altezza di via Arnaboldi Gazzaniga (angolo Libreria Voltapagina). Per chi arriva in auto è possibile parcheggiare nei parcheggi di: piazza Cairoli, piazza Collegio Ghislieri, viale Gorizia, viale Nazario Sauro (tutti a pagamento). Ricordiamo che Palazzo S. Tommaso si trova nel centro storico di Pavia che è zona a traffico limitato. CO.IN.FO. Segreteria Generale e sede c/o l Università degli Studi di Torino Via Verdi, 8-10124 Torino Tel. 011.6702290-1 Fax 011.8140483 E-mail coinfo@etabeta.it Sito COINFO: www.coinfo.net 5