La Posta Elettronica Certificata conferisce piena validità legale alle e-mail trasmesse, in ottemperanza a quanto stabilito dalla normativa vigente Che cos è la PEC? E uno strumento che permette di dare a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore di una tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno. A differenza della posta elettronica ordinaria, la PEC utilizza protocolli di sicurezza, per evitare il rischio di eventuali modifiche indesiderate al contenuto del messaggio e agli allegati: il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio, certificando che questo è stato spedito e consegnato al destinatario senza aver subito modifiche. Utilizzo della PEC Negli ultimi anni alcune direttive governative hanno indicato la PEC come strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni. L'utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo anche in molti altri settori, in quanto permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e può essere utilizzata anche per l'inoltro di comunicazioni che attestino l'invio ma non richiedano la certificazione della consegna. Alcuni esempi: Invio di ordini, contratti, fatture Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte Inoltro di circolari e direttive Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o a "rete" (franchising, agenti, ecc.) Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow Come funziona? La trasmissione viene considerata Posta Certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono caselle di Posta Elettronica Certificata. Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC si viene a perdere il valore della trasmissione e il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste; in questo caso, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori di Posta Certificata sono obbligati a mantenere traccia di tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione. Queste registrazioni vengono mantenute per 30 mesi e possono essere utilizzate come prova da parte degli interessati. - 1 -
I gestori, inoltre, sono tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta. Quindi le registrazioni conterranno sempre l'ora esatta. Integrità del messaggio Il gestore di Posta Certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione La busta viene firmata dal provider, in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione) A completa garanzia dell'integrità del messaggio mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri Certificazione della consegna Un messaggio di Posta Certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua "busta di trasporto" Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna. Anche in questo caso si tratta di un messaggio e-mail, firmato dal gestore stesso che attesta: consegna, data e ora di consegna, contenuto consegnato. La ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati): la PEC fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo! Normativa sulla PEC Il Decreto Legislativo 185/2008 convertito con Legge 2/2009 imprime un'accelerazione senza precedenti allo sviluppo delle trasmissioni telematiche attraverso l'utilizzo della Posta Elettronica Certificata. L'articolo 16 del Decreto sancisce che: le nuove società sono tenute a dichiarare l'indirizzo PEC all'iscrizione nel registro delle imprese i professionisti dovranno dichiarare, entro un anno, l'indirizzo PEC ai rispettivi ordini le società già esistenti dovranno dichiarare entro tre anni l'indirizzo PEC al registro delle imprese tutte le Pubbliche Amministrazioni dovranno dichiarare il proprio indirizzo PEC Le caselle di Posta Certificata di tutti questi soggetti saranno consultabili gratuitamente da chiunque in forma telematica, presso albi e registri pubblici: si tratta di un vero e proprio domicilio elettronico disponibile a tutti, che permetterà a professionisti, aziende e P.A. di comunicare reciprocamente in maniera veloce e sicura. - 2 -
I vantaggi della PEC Si possono inviare documenti di qualsiasi formato digitale, che vengono certificati una volta allegati al messaggio e-mail Vi è certezza sulla destinazione dei messaggi e la consegna della e-mail è garantita: nel caso non sia possibile consegnare il messaggio l'utente viene informato I messaggi hanno validità legale Tracciabilità della casella mittente e conseguentemente del suo titolare L'invio dei messaggi con PEC può avere costi inferiori a quello delle raccomandate tradizionali, il cui costo cresce in funzione del numero di pagine e del peso del plico. Solitamente invece, una volta pagato il canone annuale, l'utente può inviare un numero illimitato di messaggi PEC Il gestore della PEC ha l obbligo di archiviare per 30 mesi invii e ricezioni di messaggi, e di applicare le procedure atte a garantire la privacy dei dati personali e la sicurezza della comunicazione Certific@: la PEC di Telecom Italia Il servizio Certific@ di Telecom Italia è disponibile tramite Webmail, accessibile dopo l'autenticazione sul sito dedicato https://business.telecompec.it/webmail I requisiti necessari per l'utilizzo di Certific@ sono: PC collegato ad un modem per l'accesso a Internet Connessione a Internet Browser Internet Explorer 6 e successivi - o Mozilla Firefox 3 e successivi Attivare il servizio Sul portale 191 www.191.it - è possibile scegliere tra due diversi profili di casella di Posta Elettronica Certificata: - nome.nomeazienda@cert.telecompec.it - nome@nomeazienda.telecompec.it - 3 -
Completata l'attivazione, per accedere alla casella di Posta Certificata è necessario effettuare il login su Webmail all indirizzo https://business.telecompec.it/webmail con le proprie credenziali d accesso (indirizzo e-mail prescelto e password indicata in fase di attivazione) Al primo accesso è necessario modificare la password, facendo attenzione a rispettare i requisiti di sicurezza indicati Successivamente, occorre effettuare il login con la nuova password Una volta entrati sulla Webmail, compare la schermata dei Messaggi Ricevuti Inviare messaggi di Posta Certificata Accedi alla Webmail di Certific@ e seleziona la voce Scrivi Messaggio, in alto a destra sulla pagina Compila i campi Nome e Cognome con i dati del mittente del messaggio ed inserisci la casella di Posta Certificata nel campo A: E anche possibile inserire Allegati (file di qualsiasi formato) nell apposito campo - 4 -
Attenzione: affinché l'e-mail sia equiparata ad una raccomandata con ricevuta di ritorno e per motivi di sicurezza, è possibile inviare e ricevere messaggi solamente a/da un altra casella di Posta Elettronica Certificata! Cliccare su Invia per mandare il messaggio al destinatario Dopo aver ricevuto la conferma dell'invio, nella sezione Esito Messaggi è possibile verificare lo stato del messaggio, in corrispondenza della voce Status Per visualizzare la Ricevuta di consegna, clicca sull'icona del certificato di firma digitale che trovi accanto all'indirizzo di posta del mittente - 5 -
Gestione della funzione di Forward Il servizio Certific@ comprende la funzionalità Gestione Forward che consente l'inoltro dei messaggi ricevuti a uno o due indirizzi di posta elettronica non certificata (ordinaria). Per impostare le caselle di posta elettronica ordinaria, accedi all'area Gestione Forward presente in alto a destra Seleziona l'opzione Abilita Servizio, inserisci gli indirizzi di posta non certificata (ordinaria) e clicca sul tasto Salva per confermare Dopo aver abilitato la Gestione Forward, ogni volta che invierai un messaggio verso un destinatario di Posta Elettronica Certificata, riceverai sulle caselle di posta ordinaria scelte un' e- mail dal server di Posta Certificata che contiene sempre le seguenti informazioni: Mittente: posta-certificata@telecompost.it Allegati: Messaggio originale e Certificato di firma digitale Corpo: Data e ora di consegna del messaggio originale - 6 -