AZIONE I 3.1 Effettuare verifiche periodiche volte a riscontrare il rispetto della procedura di cui al punto I2. 1 ed in particolare la sussistenza delle evidenze documentali di tutti i controlli richiesti quali autorizzazioni alla spesa, capienza rispetto al budget, certificazioni varie ecc.. con predisposizioni di relativi report delle risultanze delle verifiche. Fase Responsabile Data Firma Predisposizione Approvazione D.ssa S. Torrengo (S.C. I.C.T. e Sistemi informativi e Responsabile Prevenzione della Corruzione) Dr.ssa S. Martinetto (Direttore Amm.vo) 30.9.2017 1
1. Scopo L'azione prevede di implementare le verifiche periodiche volte a: riscontrare il rispetto della procedura I2. 1 ed in particolare la sussistenza delle evidenze documentali di tutti i controlli richiesti quali autorizzazioni alla spesa, capienza rispetto al budget, certificazioni varie ecc.. con predisposizioni di relativi report delle risultanze delle verifiche; dare evidenza dei controlli effettuati con particolare riguardo alla comparazione di ordini - offerte richieste ai fornitori - bolle di entrata della merce in magazzino; alla verifica delle fatture dei fornitori (intestazione, bolla-fattura, bolla-ordine, calcoli aritmetici, adempimenti fiscali, autorizzazione al pagamento). 2. Modalità operative generali Nella lotta contro la corruzione, particolare rilievo assumono alcuni interventi legislativi; in particolare nell'ambito della Sanità la realizzazione del programma di lavoro previsto dal Percorso Attuativo di Certificabilità (PAC) dei dati e dei bilanci delle aziende e degli enti del SSN rappresenta un fondamentale strumento di controllo e di riduzione del rischio di frode amministrativo-contabile. Per questo motivo all'interno del Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione 2017 2019 (Approvato con Deliberazione del Direttore Generale n. 78 del 30/01/2017) sono stati inclusi come misure : Realizzazione del programma di lavoro previsto dal Percorso Attuativo di Certificabilità (PAC) dei dati e dei bilanci delle aziende e degli enti del S.S.N.; Monitoraggio adempimenti PAC e verifica sull'esecuzione. Conseguentemente, considerata la natura delle misure anticorruzione previste, l attività di controllo/monitoraggio è, tendenzialmente, orientata alla verifica dell avvenuta previsione e attuazione di presidi organizzativi idonei a prevenirli; pertanto, essa si sviluppa attraverso la verifica complessiva sulle modalità con le quali le Strutture Amministrative e sanitarie gestiscono il rischio nell area specifica alla quale va ricondotto l evento considerato. Nello specifico devono essere effettuati periodicamente dei controlli relativi alla verifica: degli ordini - offerte richieste ai fornitori - bolle di entrata della merce in magazzino; delle fatture dei fornitori (intestazione, bolla-fattura, bolla-ordine, calcoli aritmetici, adempimenti fiscali, autorizzazione al pagamento). 2
3. Controlli Previsti A. Evidenza dei controlli richiesti quali autorizzazioni alla spesa, capienza rispetto al budget La Piattaforma informatica prevede la gestione del bilancio di previsione (annuale e pluriennale) e del bilancio d'esercizio. Per quanto concerne il bilancio di previsione, è redatto in termini economici (costi e investimenti) e con la medesima struttura del bilancio d'esercizio, e prevede: la possibilità di eseguire analisi degli scostamenti e quindi possedere un dettaglio delle operazioni eseguite su ciascun conto; un aggiornamento istantaneo della situazione rispetto al bilancio di previsione (movimenti di prima nota, approvvigionamenti privi di movimenti contabili, cespiti, cassa economale, etc..); la possibilità di rendere vincolante il bilancio e quindi non permettere eventuali splafonamenti. Tale sistema soddisfa quindi le esigenze di un sistema amministrativo contabile che operi con un bilancio economico/patrimoniale (piano dei conti con stato patrimoniale e conto economico), con la possibilità di definire parallelamente ed in modo perfettamente integrato con questo, un sistema budgetario di tipo finanziario autorizzativo, per conti di riferimento e di competenza e per Centro di Costo / Area funzionale. Il budget economico aziendale può essere definito per conto, ovvero per macrovoce (aggregato) e per ordinatore di spesa. Il sistema consente la gestione dell analisi degli scostamenti tra bilancio di esercizio per l anno corrente e bilancio di previsione dell anno corrente o bilancio di esercizio dell anno precedente, sia tra bilancio di previsione per l anno corrente e bilancio di previsione dell anno precedente. Il sistema rende possibile gestire parametricamente il controllo sullo sfondamento del bilancio di previsione, ottenendo una semplice segnalazione o il blocco completo delle attività in caso di superamento (sforamento della disponibilità). Il Budget economico di specifici centri di responsabilità è posto in correlazione con apposito modulo per la gestione del Budget delle attività che consente quindi la memorizzazione, e successivamente il monitoraggio, delle variabili di attività anche mediante opportuno sistema di indicatori. Il Budget, opportunamente periodicizzato, consente in corso di esercizio, il controllo sull utilizzo delle risorse per favorire il raggiungimento degli obiettivi negoziati o assegnati. Diventa quindi possibile: 3
un costante controllo, per le unità ordinatrici, sulla compatibilità fra disponibilità assegnate ed il loro progressivo utilizzo, anche tramite l implementazione di un sistema di blocchi che, per opportuni (o per tutti) i fattori produttivi e con apposite modalità, operi già nella fase di emissione degli ordini o delle richieste di ordine; il raffronto, nel corso dell esercizio, su periodi corrispondenti, dell andamento della gestione rispetto al budget ed all esercizio precedente per singolo centro di costo o di attività; la generazione automatica di piani di previsione della spesa attraverso flessibili ponderazioni percentuali e in offset della base storica di proiezione. E' inoltre prevista la definizione automatizzata del Budget Economico/Finanziario attraverso l implementazione di un Budget Trasversale che mappa le specifiche esigenze negoziate in termini di Centro di Responsabilità/Fattore Produttivo nelle corrispondenti assegnazioni per Ordinatore di Spesa/Conto di CG. In fase di ordine, è previsto il controllo della disponibilità budgetaria sul fattore/centro di costo al momento della creazione dell ordine e la possibilità di indicare a livello di riga il conto (dedotto dall articolo in uso) e il budget di spesa da cui attingere per la disponibilità. Attraverso il legame esistente tra contratto e budget delle risorse, in fase di emissione dell ordine il controllo della disponibilità è effettuato per: Contratto; Periodo di contratto; Budget di spesa. In generale prevede un completo set di funzionalità orientate al controllo della spesa in tempo reale attraverso cruscotti di interrogazione della situazione per singolo ordinatore di spesa, macrovoce di spesa/conto e reports di verifica controllo. B. Analisi degli appalti per forniture di beni e servizi e delle modalità di scelta del contraente Sulla piattaforma web FlexCMP / AVCP sono registrati i dati di tutte le forniture di beni/servizi/lavori indicando: Il Numero di CIG; La Modalità di scelta del contraente (Procedura negoziata, affidamento diretto, adesione ad accordo quadro/convenzione, ecc); Le Ditte invitate alla trattativa/gara; La Ditta Aggiudicataria; 4
L'Importo del contratto; L'Importo delle somme liquidate; Le Date di inizio e fine del procedimento; Il Numero e la data della delibera/determinazione di autorizzazione. In tale contesto sono effettuati le seguenti attività: Verifica che tutte le forniture autorizzate e registrate nel database documentale (AURIGA) siano presenti; è stato effettuato un controllo a campione verificando la congruenza di numero CIG, importo totale, aggiudicatario, numero provvedimento; Analisi del numero e del valore complessivo degli appalti per forniture di beni e servizi in base alle modalità di scelta del contraente utilizzate dalle singole Strutture. La verifica prevista dal primo punto ha riguardato il periodo 1 gennaio 30 giugno 2017 ed è stata oggetto di Audit interno, inviato per le dovute verifiche alle Strutture interessate, unitamente ai report predisposti. Le analisi previste dal secondo punto sono riferite al periodo dal 1 gennaio al 15 giugno 2017 (data dell estrazione), e sono state inserite nella Relazione semestrale sullo stato di attuazione del PTPC e altresì nell Azione I2.1 del PAC Aziendale ( Verifica della congruità ed eventuale aggiornamento della procedura che preveda appropriati controlli atti a garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il debito. ). C. Verifica Congruenza Documenti Ordini-Bolle-Fatture La piattaforma informatica DigitGo, comprende la componente FlowDoc per la gestione dell iter di liquidazione necessario alla definizione della decorrenza dei termini di pagamento. Il puntuale riferimento all ordine di fornitura (inviato tramite Purchase) consente di disporre di tutti i contenuti informativi necessari alla contabilizzazione in automatico del documento passivo (ufficio, condizioni di pagamento, budget, centro di costo, competenza, progetto, ) ed alla liquidazione qualora sussista la piena rispondenza tra ordinato-ricevuto-fatturato. In E-Invoice così come previsto dalla normativa ogni step del processo è tracciato ed ogni notifica è firmata digitalmente. E-Invoice dispone di uno specifico cruscotto di amministrazione del servizio di interscambio che consente di: Sospendere/attivare l interscambio; Consultare il flusso di fatturazione secondo molteplici parametri di indagine (fornitore, data, esito, ); Sospendere/attivare in modo parametrico i controlli disponibili; Determinare l azione da compiere in conseguenza di ciascun esito dei controlli (blocco, warning, notifica mail,.. ). 5
In tale contesto è possibile attivare i seguenti controlli. Selezione di una fattura Liquidata ; Verifica del documento di collaudo se trattasi di bene e/o attestazione di regolare servizio allegato alla liquidazione ; Verifica della Bolla/DDT; Verifica dell'emissione dell'ordinativo e della congruenza con DDT/Fattura; Controllo dell'atto Deliberato/Determina che autorizza l'ordine, tramite il contratto registrato sul sistema EUSIS; Verifica che l'atto di autorizzazione preveda come impegno di spesa l'importo ordinatofatturato ; Verifica del CIG (se registrato in AVCP e se CIG ordine=cig fattura); Verifica che l'importo contrattuale previsto annualmente non sia superato; Verifica data di liquidazione rispetto alla data di registrazione del documento; Verifica della data del mandato di pagamento rispetto alla data di scadenza fattura. 3. Matrice delle responsabilità Attività Amministrativa Gestione Bilancio Gestione Magazzini Gestione Ordini Monitoraggio e Controlli Responsabile S.S Contabilità Generale e Bilancio S.C. Farmacia SC Provveditorato S.C. Tecnico S.C. Farmacia S.C. Provveditorato S.C. I.C.T. e Sistemi Informativi S.S. Affari Generali, Legali e Assicurazioni S.S. Ingegneria Clinica S.C. Direzione Sanitaria S.C. Direzione Professioni Sanitarie (DiPSa) S.C. Gestione e Organizzazione Risorse Umane S.S. Prevenzione e Protezione dai Rischi Responsabile Prevenzione della Corruzione Responsabile PAC 6
4. Flowchart 7
5. Risultati delle verifiche Fatture Liquidate dal 1.1.2017 al 21.9.2017 La verifica ha inoltre riguardato un campione di 20 fatture selezionate in modo randomizzato; applicando il flusso sopra riportato i risultarti del controllo sono evidenziati nella tabella sottostante. Le strutture coinvolte hanno ricevuto l'esito dell'audit per eventuali correzioni/aggiornamenti. Tabella riassuntiva delle irregolarità del campione 8