Word: gli stili veloci e i temi Da questa lezione, iniziamo ad occuparci delle innovazioni che riguardano specificamente Word. Cominceremo parlando di stili e temi. Nella filosofia di questo nuovo Word, la semplificazione delle operazioni di formattazione ha una grande importanza. Gli stili Nelle scorse lezioni avete visto come è facile formattare un grafico, uno SmartArt, una forma con degli stili preimpostati. Qualcosa di simile si può fare con il testo, grazie alla raccolta degli stili veloci. Trovate tutti gli stili che potete applicare nel gruppo Stili della scheda Home (Figura 1). Figura 1 Potete vedere tutti gli stili disponibili usando la barra di scorrimento posta alla sinistra della raccolta. Per espandere la raccolta potete usare la piccola freccia posta sotto alla barra di scorrimento. Come per gli stili con cui abbiamo formattato i grafici, gli SmartArt e le forme, se passate con il mouse su uno stile, vedrete l anteprima dello stile stesso applicato sul documento al testo selezionato o all interno del quale si trova un cursore. Lo stile, però non viene realmente applicato. Per far questo occorre un clic. Word dispone di più raccolte di stili: quella che vedete quando create un documento nuovo, è quella predefinita. Potete aprire le altre che vi mette a disposizione Word oppure crearne di nuove. Procediamo con ordine. Per prima cosa, impariamo come cambiare la raccolta di stili in uso: premete il pulsante Cambia stili a destra della raccolta di stili veloci. Dal suo menu scegliete Set di stili. Word vi mostrerà un sottomenu con l elenco delle raccolte di stili (chiamate set di stili) disponibili. Se avete già Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 1
scritto del testo e applicato degli stili, passando col cursore sul nome di una raccolta, vedrete come cambierebbe il documento usando quel set di stili. Per selezionare un set, basta fare clic su di esso. Nella raccolta di stili veloci compariranno gli stili del nuovo set selezionato (Figura 2). Figura 2 Nella Figura 2 vediamo gli stili del set Fantasioso. Avrete notato che tutte le raccolte dispongono di stili con lo stesso nome. Sono gli stili che si applicano ai principali elementi di un documento (Titolo, sottotitolo, didascalia, citazione, ). Quando si sostituisce una raccolta ad un altra, gli elementi a cui è applicato uno stile di questi, vengono riformattati con il corrispondente stile della nuova raccolta. Questo non significa che voi non potete creare e salvare uno stile diverso, per risolvere problematiche diverse. Vediamo come fare. Digitate un testo (o usatene uno già pronto) e formattatelo come vorreste che fosse il nuovo stile. Selezionate il testo formattato e fate clic su di esso col tasto destro del mouse. Dal relativo menu contestuale, scegliete Stili Salva selezione come nuovo stile veloce. Vi apparirà la finestra Crea nuovo stile da formattazione (Figura 3). Figura 3 Nella casella Nome, digitate il nome che volete assegnare al nuovo stile, poi premete Ok. Il nuovo stile comparirà nella raccolta degli stili veloci (Figura 4). Figura 4 Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 2
È anche possibile modificare l aspetto di uno degli stili già presenti nelle raccolte. Proviamo ad esempio a modificare lo stile Titolo. Applicatelo a un testo del vostro documento e quindi cambiate la formattazione del testo (ad esempio aggiungendo una doppia sottolineatura). Rimanendo all interno del testo, fate clic col tasto destro del mouse e, dal relativo menu contestuale, scegliete Stili Aggiorna nome stile (in questo caso Titolo 1) in base alla selezione Anche questa modifica sarà visibile nella Raccolta di stili veloci (Figura 5). Figura 5 I nuovi stili creati e le modifiche apportate agli stili preesistenti, non vengono salvati nella raccolta di stili in uso, ma nel documento (o nel modello) in cui li avete creati. Potete, però, creare una raccolta di stili personalizzata, con gli stili modificati e in nuovi stili. In questo modo, i nuovi stili e quelli modificato saranno disponibili in tutti i documenti di Word. Vediamo come fare. Dopo aver fatto le modifiche necessarie e creato gli stili che vi occorrono, fate clic sul pulsante Cambia stili (a destra della raccolta di stili) e, dal relativo menu, scegliete Set di stili Salva come set di stili veloci. Word vi mostrerà la finestra (Figura 6). Date un nome al file e salvate. Figura 6 La nuova raccolta ora è disponibile accanto a quelle preimpostate (Figura 7). Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 3
Figura 7 Copiare la propria raccolta di stili Avrete notato dalla Figura 6 che i nuovi stili vengono salvati in file di modello.docx nella cartella QuickStyles. Questi file sono caricati in fase di apertura di Word senza che ve ne accorgiate. Purtroppo si tratta di una cartella nascosta e questo può complicare un po le cose se volete copiare i vostri stili personalizzati su un altro computer (può essere il vostro nuovo PC o il vostro portatile, il computer dell ufficio. Insomma non è un problema da poco!). Occorre chiedere a Windows di mostrarvi anche le cartelle nascoste. Ovviamente si tratta di una operazione per utenti avanzati. Ricordatevi che le cartelle nascoste spesso contengono informazioni per il corretto funzionamento dei programmi, dunque non cancellatele, né spostatele, limitatevi a copiarne il contenuto. Aprite le risorse del computer e scegliete Strumenti Opzioni cartella. Nella nuova finestra portatevi alla scheda Visualizzazione e, nel riquadro Impostazioni avanzate, selezionate l'opzione Visualizza cartelle e file nascosti (Figura 8). Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 4
Figura 8 Adesso potete portarvi alla cartella QuickStyles che contiene i file degli stili e si trova nella posizione C:\Documents and Settings\Nome utente\dati applicazioni\microsoft\(figura 9). Figura 9 Ora potete copiare il contenuto di questa cartella e copiarlo nella posizione analoga di un altro computer di un altro utente dello stesso computer. Naturalmente anche sull altro computer dovete visualizzare le cartelle nascoste. Alla fine della procedura potete nasconderle di nuovo su entrambi i computer semplicemente spuntando l opzione Non visualizzare cartelle e file nascosti nella finestra della Figura 8. Modificare uno stile Fin ora abbiamo imparato a creare e salvare nuovi stili. Ci rimane da imparare come modificare uno stile salvato. Oltre ad usare la stessa procedura usata per modificare lo stile Titolo1, potete usare la procedura che segue. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 5
Fate clic sullo stile da modificare col tasto destro del mouse nella raccolta di stili veloci e, dal relativo menu contestuale, scegliete Modifica. Office vi mostrerà la finestra Modifica Stile ( Figura 10) che assomiglia in tutto e per tutto alla finestra corrispondente delle vecchie versioni di Office. Figura 10 Non dovreste avere difficoltà ad usare questa finestra, comunque, premete il pulsante Formato e scegliete l elemento da modificare. Da questa finestra potete anche decidere quale stile applicare al paragrafo successivo a quello a cui è applicato lo stile che state modificando. Le strutture Questi stili non hanno solo una funzione estetica (come quelli che abbiamo usato per gli SmartArt o per i grafici), ma vi permettono di gestire la struttura di un documento in modo efficiente. Se applicate ad ogni elemento del documento lo stile relativo alla sua funzione, soprattutto per quanto riguarda gli stili titolo di vario livello, potrete passare alla visualizzazione Struttura (Scheda Visualizza, gruppo Visualizzazioni Documento, pulsante Struttura), vedere l ossatura del vostro documento. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 6
Poterete scegliere di vedere solo i titoli di un certo livello nascondendo il testo, in modo da avere un quadro generale del documento stesso (Figura 11). Figura 11 Gli stili titolo sono usati anche per generare automaticamente il sommario di un documento: fate clic nel punto del documento in cui volete il sommario. Portatevi alla scheda Riferimenti e, nel gruppo Sommario, fate clic sul pulsante Sommario. Dal relativo menu (Figura 12) scegliete lo stile che desiderate per il vostro sommario. Figura 12 Usate il pulsante Aggiorna sommario per aggiornare il vostro sommario. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 7