Informazioni su Accesso delegati Oltre a condividere semplicemente le cartelle di Outlook, con Accesso delegati è possibile concedere autorizzazioni aggiuntive, ad esempio autorizzare un delegato a creare messaggi di posta elettronica o a rispondere a convocazioni di riunione per conto dell'utente. L'utente e il suo delegato devono utilizzare la stessa versione di Outlook. La persona che concede l'autorizzazione, può stabilire il livello d'accesso alle sue cartelle da concedere al delegato. È ad esempio possibile concedere al delegato l'autorizzazione a leggere gli elementi presenti nelle cartelle del delegante oppure a leggere, creare, modificare ed eliminare tali elementi. Per impostazione predefinita, quando si aggiunge un delegato, il delegato ha pieno accesso alle cartelle Calendario e Attività. Il delegato può inoltre rispondere a convocazioni di riunione per conto del delegante. Descrizione dei livelli di autorizzazione per i delegati Delega 1 Revisore Delega 2 Autore (1) Delega 3 - Supervisore Solo lettura. Lettura e scrittura. Lettura, scrittura e modifica. Attivazione di Accesso delegati Un delegato riceve automaticamente l'autorizzazione <Invia per conto di>. Per impostazione predefinita, il delegato può leggere solo le convocazioni di riunione e le risposte inviate al direttore. Il delegato non è autorizzato a leggere altri messaggi contenuti nella cartella <Posta in arrivo> del direttore. 1. Clicca sulla scheda <File>, <Informazioni>, <Impostazioni account> poi su <Delega accesso> ed infine su <Aggiungi> 2. Digita il nome della persona che si desideri designare come proprio delegato, oppure cerca il nome della persona desiderata e clicca sul nome nell'elenco dei risultati della ricerca. Nota: Il delegato deve essere una persona presente nell'elenco globale indirizzi di Exchange dell'organizzazione. 3. Scegli <Aggiungi> e quindi <OK>. 9 gennaio 2014 pagina 1 5
4. Nella finestra di dialogo Autorizzazioni delegato è possibile accettare le impostazioni di autorizzazione predefinite oppure selezionare un livello di accesso personalizzato per le cartelle di Microsoft Exchange. Se un delegato ha bisogno dell'autorizzazione a occuparsi delle convocazioni di riunione e delle relative risposte, è sufficiente includere <Inoltra al delegato copia dei messaggi relativi a riunioni inviati a me>. L'autorizzazione relativa alla cartella della <Posta in arrivo> può essere impostata su <Nessuno>. In questo modo le convocazioni di riunione e le relative risposte giungeranno direttamente nella cartella Posta in arrivo del delegato. Nota: Per impostazione predefinita, al delegato viene concessa l'autorizzazione Delega 3 (lettura, scrittura e modifica) per la cartella Calendario. Quando il delegato risponde a una convocazione di riunione per conto del delegante, la riunione viene aggiunta automaticamente alla cartella Calendario del delegante. 5. Per inviare al delegato un messaggio di notifica sulle modifiche eseguite, selezionare la casella di controllo <Invia automaticamente al delegato messaggio con elenco autorizzazioni>. 6. Se si desidera, selezionare la casella di controllo <Consenti al delegato di visualizzare gli elementi personali>. Importante: Questa impostazione globale influisce su tutte le cartelle di Microsoft Exchange, comprese le cartelle Posta elettronica, Contatti, Calendario, Attività, Note e Diario. Non è possibile consentire l'accesso ad elementi personali in una sola cartella. 7. Fare clic su <OK>. Nota: Nei messaggi inviati tramite un'autorizzazione <Invia per conto di>, il nome del delegato e quello del delegante sono visualizzati entrambi accanto a <Da>. Quando un messaggio viene inviato con un'autorizzazione <Invia come>, appare solo il nome del delegante. 9 gennaio 2014 pagina 2 5
Di seguito alcune informazioni per i singoli livelli di autorizzazione che puoi usare nelle impostazioni per il delegato. Dopo aver cliccato su <File> <Informazioni> <Impostazioni account> <Delega accesso> ed aver scelto con <Aggiungi> un utente da delegare: puoi inserire il livello di autorizzazione per la delega di: Revisore Autore (1) Supervisore ed inoltre puoi decidere, se la persona delegata può ricevere una copia dei messaggi relativi a riunioni, se automaticamente viene inviato un messaggio con un elenco delle autorizzazioni e può visualizzare gli elementi personali. Di seguito una spiegazione più dettagliata dei vari livelli di autorizzazione per il delegato. 1. Delega 1 - Revisore (lettura) Con questa impostazione il delegato può: Nessuna autorizzazione Nessuna autorizzazione 9 gennaio 2014 pagina 3 5
2. Delega 2 Autore (1) (lettura e scrittura) I propri Crea elementi, Modifica propri 3. Delega 3 - Supervisore (Lettura, scrittura e modifica) Tutti Crea elementi, Modifica prorpi (è disattivato), Modifica tutti 9 gennaio 2014 pagina 4 5
Riassunto dei livelli di autorizzazione di delega confrontando le versioni precedenti di Outlook 2010. Descrizione dei livelli di autorizzazione Outlook 2010 fino Outlook 2003 Leggere solo gli elementi e i file. Con questa autorizzazione l'utente non può creare o modificare elementi, solo accedere al contenuto della cartella postale e quindi leggerlo. Revisore livello 2 Creare e leggere elementi e file, e modificare ed eliminare gli elementi e i file creati. L'utente, nella casella postale, può leggere tutto, ma eliminare e modificare solamente elementi da lui creati. Elementi creati da altri utenti o dal proprietario non possono essere eliminati o modificati. Gli utenti possono creare elementi nella casella postale, ma non creare sottocartelle. Autore (1) livello 4 Creare, leggere, modificare ed eliminare tutti gli elementi e i file. Con questo livello d'autorizzazione gli utenti possono leggere ed eliminare tutto, ma non modificare autorizzazioni e neppure definirsi come persona di contatto. Questi utenti non possono creare sottocartelle nella casella postale. Supervisore livello 6 Non si dispone di alcuna autorizzazione, quindi non è consentito aprire la cartella. Gli utenti con questo livello di autorizzazione non hanno nessun diritto. Usa questo livello per utenti standard, se per una cartella vuoi determinare autorizzazioni esplicite. Puoi incorporare utenti singoli o gruppi e assicurare, che solo questi hanno l'autorizzazione sulla cartella. Nessuno Nessuno 9 gennaio 2014 pagina 5 5