4.1 UTILIZZO DELL APPLICAZIONE Il foglio elettronico (definito anche spreadsheet) è uno strumento formidabile. Possiamo considerarlo come una specie di enorme tabellone a griglia il cui utilizzo si estende a svariati campi di applicazione: - esecuzione di calcoli matematici, statistici e finanziari; - composizione e formattazione di tabelle; - creazione ed elaborazione di grafici; - gestione di database. 4.1.1 LAVORARE CON IL FOGLIO ELETTRONICO 4.1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici Per avviare il programma fare clic su Start Tutti i programmi OpenOffice.org OpenOffice.org Calc. Se l icona di Calc e presente sul desktop, il programma può essere aperto facendo doppio clic su di essa. L interfaccia di calc La finestra di Calc è suddivisa in tre parti: - la zona superiore contiene le barre del titolo, dei menu, degli strumenti e la riga di digitazione (o barra di calcolo); - l area di lavoro, raffigurata da un reticolo di celle ottenute dall intersezione di colonne (identificate dalle lettere) e di righe (distinte dai numeri); - e la zona inferiore con i pulsanti di scorrimento fogli, le schede dei fogli di lavoro, la barra di scorrimento orizzontale e la barra di stato (che indica la modalità operativa in corso).
Chiudere il programma Calc Se è stato avviato solo Calc e si è in presenza di un solo file aperto, per la chiusura del programma sono possibili differenti percorsi: - fare clic sul pulsante di controllo Chiudi; - fare clic sull icona del menu di controllo della finestra, oppure attivare il menu rapido (facendo clic destro sulla barra del titolo o sul relativo pulsante nella barra delle applicazioni) e scegliere Chiudi; - da tastiera premere Alt + F4. In questo modo, oltre a Calc si chiuderà anche la Suite OpenOffice.org. In presenza di più file aperti si dovrà ripetere per ognuno di essi una delle procedure sopra descritte. Diversamente, scegliendo l opzione Esci da menu File, si otterrà la chiusura contemporanea di tutti i file aperti e dei relativi programmi, nonché l uscita da OpenOffice.org. Aprire un foglio elettronico (o cartella di lavoro) Per aprire un file archiviato su disco procedere in uno dei seguenti modi: - da barra degli strumenti Standard fare clic sull icona Apri; - da menu File scegliere Apri; - da tastiera premere Ctrl + O. Nella finestra Apri fare doppio clic sul nome del file, oppure selezionarlo e fare clic su Apri, diversamente: - se il file è archiviato in una sottocartella, fare doppio clic su di essa per aprirla e poi procedere come sopra; - se I archiviazione è diversa dalla cartella dell utente predefinito, nel riquadro Computer selezionare l unità o la cartella di archiviazione e poi procedere come sopra. Aprire più file contemporaneamente 1. Nella finestra Apri raggiungere l unità disco e la cartella di archiviazione come già indicato. - Per aprire file adiacenti (uno di seguito all altro), selezionare l elenco partendo da un vertice e trascinare in diagonale fino a comprendere tutti i file che si desidera aprire (oppure, fare clic sul primo nome dell elenco e, tenendo premuto il tasto Shift, fare clic sul nome dell ultimo file). - Per aprire file non adiacenti, fare clic sul nome di un file e, tenendo premuto il tasto Ctrl, fare clic sul nome degli altri file da selezionare. 2. Fare clic su Apri. Chiudere un foglio elettronico Per chiudere un foglio elettronico, in presenza di più file aperti, si può qualsiasi delle seguenti operazioni:, - da menu File scegliere Chiudi; - fare clic sul pulsante Chiudi documento; - da tastiera premere Ctrl + F4; - operare sul pulsante di controllo Chiudi, oppure fare clic destro sulla barra del titolo o sul relativo pulsante sulla barra delle applicazioni e scegliere Chiudi.
In presenza di un solo file aperto, l esecuzione di una delle modalità sopra descritte, oltre al documento chiuderà anche l applicazione, senza però uscire dalla Suite. Diversamente, operando sul pulsante di controllo Chiudi, si chiuderà anche la Suite. 4.1.1.2 Creare un nuovo foglio elettronico basato sul modello predefinito Per nuovo s intende un file con il nome generico attribuito provvisoriamente dal programma e non ancora salvato su disco. All apertura di Calc, compare la finestra del programma unitamente a quella di un nuovo foglio elettronico basato sul modello predefinito con il nome generico Senza nome 1, pronto per essere utilizzato. Per creare ulteriori nuovi fogli elettronici si può procedere in uno dei seguenti modi. - Da barra degli strumenti Standard fare clic su Nuovo. - Da menu File scegliere Nuovo/Foglio elettronico. - Da tastiera premere Ctrl + N. Per creare documenti basati su modelli personalizzati: 1. da menu File scegliere Nuovo (oppure fare clic sul pulldown del pulsante Nuovo) e selezionare Modelli e documenti; 2. nel riquadro a sinistra fare clic sulla categoria Modelli per visualizzare i file associati, nella casella Titolo se necessario fare doppio clic sulla cartella Personalizzati, selezionare il nome del file modello prescelto e fare clic su Apri. Per trovare modelli commerciali o di altro genere, fare clic su Scarica altri modelli online ed eseguire il download. 4.1.1.3 Salvare un foglio elettronico all interno di un unita disco. Salvare un foglio elettronico con un altro nome all interno di un unità disco Salvare un file significa attribuirgli un nome e archiviarlo su disco in genere all interno di una cartella. Quando si salva un file per la prima volta il programma propone la finestra Salva, in cui l utente deve specificare il nome da attribuire e l unità disco e/o cartella in cui sarà archiviato. Per salvataggi successivi dello stesso file, basterà fare clic sull icona Salva: in questo caso il programma non mostrerà alcuna finestra e sovrascriverà il file aggiornandolo alle nuove modifiche. 1. Da menu File scegliere Salva con nome. 2. Digitare il nome del file, che si inserirà in automatico nella casella di testo Nome in sostituzione di quello selezionato. 3. Se la destinazione è diversa dalla cartella dell utente predefinito, per salvare su una diversa unità disco, selezionarla nel riquadro Computer, quindi raggiungere la cartella di destinazione. 4. Fare clic su Salva. Se si desidera salvare con un unica operazione le modifiche apportate a più file aperti, da menu File scegliere Salva tutto.
Salvare le modifiche a un file esistente Per aggiornare il file già salvato con le modifiche apportate durante le fasi di lavoro, si può scegliere tra diversi percorsi. - Sulla barra degli strumenti Standard fare clic su Salva. - Da menu File scegliere Salva. - Da tastiera premere Ctrl + S. Salvare il file con un nuovo nome, mantenendo il file originale Può accadere di modificare un file già salvato e di volerne mantenere anche la copia originale. 1. Eseguire le modifiche, da menu File scegliere Salva con nome. 2. In base alle proprie esigenze: - per salvare il file nella stessa cartella, nella casella Nome digitare il nuovo nome; - per salvare il file in una cartella diversa da quella del file originale, specificare il percorso di archiviazione. 3. Fare clic su Salva. In una cartella non possono essere archiviati due file con lo stesso nome e formato. 4.1.1.4 Salvare un foglio elettronico in un altro formato quale: modello, file di testo, formato specifico del tipo di software, numero di versione L impostazione predefinita per il salvataggio di file di Calc è il formato Foglio elettronico ODF (.ods); tuttavia, ogni foglio elettronico può essere salvato in formati differenti per potere essere visualizzato anche in ambienti di lavoro diversi da Calc, oppure nelle sue versioni precedenti. Per salvare un documento come modello è possibile seguire anche il percorso: File/Modelli/Salva, digitare il nome, scegliere la cartella Personalizzati e fare clic su OK. I formati disponibili nella finestra Salva sono numerosi; tra questi ricordiamo: - Modello di foglio elettronico ODF, che salva il file come modello (*.ots), da utilizzare per creare file uguali nella formattazione e nelle impostazioni di base; - Testo CSV, che salva il file con un formato file di testo standard (*.csv), delimitato da simboli quali virgole, tabulazioni e altro ancora, per consentirne l utilizzo in altri programmi (per esempio, Writer) o in altro sistema operativo, e assicura che i caratteri di tabulazione, le interruzioni di riga e altri caratteri vengano interpretati correttamente. Viene salvato solo il foglio attivo; - altri formati che riportano il nome del software, o il numero di versione (per esempio, OpenOffice.org 1.0 - Foglio elettronico), o, ancora, il nome del sistema operativo (per esempio, Microsoft Excel 97/2000/XP) e che salvano rispettivamente il file in modo che possa essere riconosciuto in una delle precedenti versioni di Calc (*.sxc) o di un altro programma di calcolo (*.xls) che appartiene a Microsoft Office e gira sotto il sistema operativo Windows. Può accadere che, salvando con un formato diverso, il programma mostri un messaggio in cui viene chiesto di confermare il tipo di salvataggio: in questo caso, scegliere Mantieni formato corrente.
1. Da menu File scegliere Salva con nome. 2. Digitare il nome del file e specificare il percorso di archiviazione con le modalità già descritte. 3. Fare clic su Tipo di file e selezionare il formato desiderato. 4. Fare clic sul pulsante Salva per confermare. 4.1.1.5 Spostarsi tra fogli elettronici aperti Calc consente di operare su più fogli elettronici aperti e per ognuno di essi viene mostrato un pulsante nel pannello inferiore. Per passare da un foglio elettronico all altro si può procedere con uno dei seguenti percorsi. - Nella barra delle applicazioni fare clic sul pulsante del file sul quale si desidera operare. - Da menu Finestra scegliere il nome del file desiderato (l opzione attiva indica quello corrente). - Da tastiera premere Alt + Tab e, tenendo premuto il tasto Alt, premere Tab fino a selezionare (riquadro) l icona del foglio elettronico da aprire, quindi rilasciare entrambi i tasti. 4.1.2 MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ 4.1.2.1 Impostare le opzioni di base del programma: nome dell utente, cartelle predefinite per aprire o salvare fogli elettronici Nella fase di salvataggio il programma assegna al file alcune proprietà predefinite (nome dell autore, cartella di destinazione, tipo di estensione e così via) che possono essere cambiate dall utente. Le informazioni predefinite vengono inserite in una delle fasi di installazione del programma. Modificare il nome dell utente predefinito 1. Da menu Strumenti scegliere Opzioni. 2. Fare clic sul simbolo + della voce OpenOffice.org e selezionare Dati utente, nelle caselle Nome/Cognome/Iniziali selezionare il nome e digitare quello nuovo (se necessario, procedere in modo analogo per il cognome), quindi aggiornare le iniziali. 3. Al termine fare clic su OK. Modificare la cartella di lavoro predefinita 1. Da menu Strumenti scegliere Opzioni. 2. Fare clic sul simbolo + della voce OpenOffice.org e selezionare Percorsi; nell elenco a destra selezionare Documenti personali e poi fare clic sul pulsante Modifica. 3. Nella finestra Seleziona percorso fare clic sulla cartella di lavoro scegliendola dall elenco e poi clic su OK. 4. Dopo aver eseguito la scelta, il nome della nuova cartella compare nel percorso; per confermare fare clic su OK.
4.1.2.2 Usare la funzione di Guida in linea (help) del programma Per risolvere dubbi o avere informazioni su determinate procedure Calc dispone della funzione di help Guida di OpenOffice.org; per attivarla, fare clic sull omonimo pulsante posto sulla barra degli strumenti Standard, oppure scegliere l opzione da menu Guida, o premere il tasto F1. La finestra si suddivide in due zone: quella di sinistra mostra le schede Contenuti, Indice, Cerca e Segnalibro, quella di destra visualizza il contenuto dell argomento selezionato e i link per accedere a informazioni di vario genere. La barra degli strumenti fornisce vari controlli per la visualizzazione e l utilizzo delle informazioni. La finestra Guida OpenOffice.org consente di cercare aiuto utilizzando le diverse schede. - Contenuti mostra gli argomenti suddivisi per categorie precedute da un icona a forma di libro. Facendo doppio clic sull icona, si espande l argomento e si visualizza l elenco dei temi contenuti; - Indice elenca le parole chiave in ordine alfabetico e la ricerca può essere effettuata selezionando l argomento desiderato o digitando una parola chiave nell apposita casella; - Cerca permette di ottenere aiuto su questioni specifiche: nell apposita casella digitare il termine riguardante l argomento cercato e fare clic su Cerca. Nell elenco selezionare il termine desiderato e fare clic su Mostra; - Segnalibro consente di memorizzare le pagine degli argomenti trovati in modo da reperirli agevolmente in seguito. Si possono anche ottenere suggerimenti riguardanti i comandi delle barre degli strumenti: da menu Guida scegliere Cos é questo? (il puntatore assume la forma di un punto interrogativo) e posizionarsi su un comando qualsiasi: comparirà un box contenente informazioni riguardanti l elemento selezionato. 4.1.2.3 Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom Per default Calc imposta la visualizzazione del foglio di lavoro al 100%, che corrisponde a come sarà stampato; tuttavia è possibile adattare lo zoom in base alle proprie esigenze operative. L utilizzo dello zoom non modifica la grandezza dei caratteri, ma permette di visualizzarli con dimensioni maggiori o minori. Per impostare uno specifico livello di ingrandimento, procedere in uno dei seguenti modi: - sulla barra degli strumenti Standard fare clic sul pulsante Zoom; - da menu Visualizza, scegliere Zoom; - sulla Barra di stato fare doppio clic sull indicatore dello zoom. Compiendo una delle sopraddette azioni si attiva la finestra Zoom & visualizza layout, in cui si possono operare diverse scelte di zoom: - Adatta larghezza e altezza riduce lo zoom adattando la visualizzazione del foglio alle dimensioni della finestra o dello schermo; - Adatta larghezza aumenta lo zoom adattando la visualizzazione del foglio alla larghezza della finestra o dello schermo; - 100% visualizza il documento con la dimensione effettiva; - Variabile permette di specificare lo zoom. Digitare il valore nella casella o utilizzare i pulsanti di incremento e di decremento. Per confermare le scelte fare clic su OK.
4.1.2.4 Mostrare, nascondere le barre degli strumenti Solitamente, la finestra di Calc mostra le barre degli strumenti Standard, Formattazione e Barra di calcolo. Tali barre contengono pulsanti che attivano le funzioni più utilizzate per la gestione dei fogli di lavoro e per la formattazione del testo. Per mostrare/nascondere una barra degli strumenti, da menu Visualizza scegliere Barre degli strumenti, poi fare clic sul nome desiderato per attivare/disattivare la spunta. Si può nascondere una barra anche facendo clic destro su di essa e scegliendo Chiudi barra degli strumenti. La presenza della spunta accanto al nome indica che la barra è già attiva. La Barra di calcolo si può richiedere sia da menu Visualizza, sia dal sottomenu di Barre degli strumenti. Per mostrare ulteriori barre, nel sottomenu Barre degli strumenti scegliere Personalizza, nella scheda Barre degli strumenti operare sul pulldown e selezionare il nome della barra che si vuole mostrare, quindi fare clic su OK. Le barre si possono posizionare afferrandole, ovvero puntando con il mouse sulla riga verticale tratteggiata posta all inizio di ogni barra, e trascinandole in un punto qualsiasi della finestra.