Direttore Dr.ssa Tiziana iscaldati 1 Prima Stesura Data: 14-08-2014 edattori: Gasbarri, De Angelis, izzo SIMT-POS 037 GESTIONE MAGAZZINO Indice 1 SOPO... 2 2 AMPO D APPLIAZIONE... 2 3 DOUMENTI DI IFEIMENTO... 2 4 DESIZIONE ATTIVITÀ... 2 5 INDIATOI... 5 6 ESPONSABILITA... 6 7 ABBEVIAZIONI... 6 8 ALLEGATI... 6 Stato delle Modifiche 1
Direttore Dr.ssa Tiziana iscaldati 2 1 SOPO. Lo scopo della presente procedura è quello di: 1. Definire le modalità d approvvigionamento di prodotti ad uso interno per lo svolgimento delle attività di realizzazione del servizio; 2. Definire le modalità, il tipo e l estensione del controllo eseguito sul fornitore e sul prodotto acquistato; 3. Definire il criterio da adottare all interno del Servizio, al fine di poter valutare e selezionare i fornitori, considerati critici. 4. Definire le modalità di gestione, identificazione e conservazione dei reagenti, farmaci dispositivi ad uso interno. 2 AMPO D APPLIAZIONE La presente procedura si applica: 1. attività di gestione di tutto il materiale di natura medica, farmacologica e tecnica approvvigionato presso il SIMT, destinato sia in entrata che in uscita 2. al processo di valutazione dei fornitori 3 DOUMENTI DI IFEIMENTO DDMM 3 marzo 2005 Legge 219 21/10/2005 Norma ISO 9001:2008 standard SIMTI de 2010 4 DESIZIONE ATTIVITÀ Generalità L approvvigionamento dei prodotti e la loro gestione (identificazione, carico-scarico e conservazione), vengono effettuati all interno del SIMT in due aree ben definite: Area di Laboratorio Area Prelevamento e DHT Le due aree sono gestite rispettivamente dal oordinatore Tecnico incaricato e dalla oordinatrice Infermieristica (caposala) i quali, a loro discrezione, possono coinvolgere (ognuno per il proprio settore) altro personale di supporto. 4.1 Verifica e Validazione dei prodotti approvvigionati L approvvigionamento viene effettuato dai due oordinatori dopo aver verificato la giacenza e il consumo dei rispettivi prodotti utilizzando per i prodotti di laboratorio il programma MAG 400 con il relativo modulo SIMT-MOD 040 e per i prodotti richiesti alla Farmacia dell Ospedale, il programma presente sul sito internet AUSL accesso magazzini di reparto. Tutti i prodotti approvvigionati devono essere già testati dal produttore (secondo specifiche tecniche di settore), indi accompagnati da documenti, schede tecniche o piani di controllo/collaudo che evidenzino l attendibilità/affidabilità del dispositivo/componente/prodotto e la validazione. Le forniture pervenute presso i locali della farmacia dovranno qui essere controllate per verificarne l attendibilità a quanto riportato nell ordine del SIMT e successivamente trasportati presso il SIMT, dove la 2
Direttore Dr.ssa Tiziana iscaldati 3 coordinatrice provvederà a prenderne in carico la fornitura. Il materiale e i reagenti da laboratorio vengono consegnati dal corriere direttamente presso il SIMT e presi in carico dal coordinatore tecnico e infermieristico che: ontrollano l integrità egistrano la data di carico egistrano la quantità egistrano il codice del prodotto egistrano il lotto e la scadenza La registrazione viene effettuata sul modulo (SIMT-MOD 071). Al ricevimento del materiale vengono eseguiti i controlli sui prodotti approvvigionati (congruità e alterazioni macroscopiche) e firmata la bolla di consegna. Tale documento viene archiviato a cura del coordinatore tecnico/infermieristico. 4.2 ontrollo e conservazione di materiali e reagenti Tali prodotti (medicinali, reagenti, kit ecc...) sono suscettibili a date di scadenza,pertanto all nterno del SIMT sono predisposte opportune aree per l immagazzinamento rappresentate da magazzini, armadi, frigoriferi e congelatori che rispondono ai requisiti richiesti. L immagazzinamento dei prodotti acquistati è gestito dai coordinatori tecnico e infermieristico che provvedono a: identificare il materiale da immagazzinare identificare le aree di immagazzinamento assicurare la gestione delle scorte per evitare la scadenza gestire la documentazione delle entrate e delle uscite controllare la temperatura delle apparecchiature di conservazione controllare e valutare periodicamente lo stato dei materiali verificare l andamento delle attività di manutenzione ordinaria 4.3 Gestione delle scadenze Periodicamente i coordinatori coadiuvati dal personale tecnico/infermieristico designato eseguono un controllo dei farmaci, dei liquidi, dei materiali e dei reagenti nel magazzino, negli armadi e nei frigoriferi identificando i prodotti in scadenza, utilizzando il SIMT-MOD 071 e contestualmente, in base al consumo mensile, provvedono ad effettuare le richieste di rifornimento. 4.4 Identificazione e/o allontanamento dei prodotti Non onformi Tutti i prodotti, che risultino non conformi, devono essere allontanati mediante l utilizzo degli appositi contenitori di raccolta medicinali e deve essere compilato il modulo di non conformità predisposto secondo SIMT-POS 043 e relativi moduli 3
Direttore Dr.ssa Tiziana iscaldati 4 4.5 Valutazione fornitori. 4.5.1 aratteristiche dei fornitori strategici Sono definiti fornitori strategici i fornitori con le seguenti caratteristiche: Fornitori che erogano un servizio critico; Fornitori che rilasciano al SIMT un prodotto critico, I prodotti che influiscono criticamente nell erogazione del servizio sono i seguenti: Farmaci; Attività in service; Dispositivi medico chirurgici (DM) eagenti o Kit Diagnostici (IVD) Strumentazione e Apparecchiature 4.5.2 Valutazione fornitori strategici Il Servizio Trasfusionale si avvale per attività esterne dei seguenti fornitori critici: Ditta Esterna per il Trasporto EM Laboratorio Analisi del SIMT Ospedale Sandro Pertini Ingegneria linica dell ospedale Laboratorio di Patologia clinica dell Ospedale Ditte per strumenti in service (Diamed Siemens Immucor Grifols- Fresenius ecc.) Farmacia. iò nonostante annualmente vengono valutati i fornitori per comunicare alla farmacia ed agli altri fornitori lo stato di soddisfazione del servizio: Tabella 1 Valore Valutazione ponderato 1 Servizio totalmente scadente 2 Servizio non completamente soddisfacente 3 Servizio sufficientemente soddisfacente 4 Servizio Buono 5 Servizio Ottimo i cui valori sono ponderati secondo i seguenti requisiti : Tabella 2 equisito Peso Qualità del servizio/prodotto 0.5 Tempi di consegna 0.1 osti 0.3 omunicazione/commerciale 0.1 4
Direttore Dr.ssa Tiziana iscaldati 5 La valutazione viene eseguita dal relativo responsabile di settore utilizzando il modulo SIMT-MOD 072 Modulo di valutazione dei fornitori. Il giudizio finale sul fornitore viene dato non solo tenendo conto della media ponderata ma anche della valutazione della direzione. Nel caso in cui un fornitore non raggiunga una valutazione soddisfacente (3) la direzione è tenuta a comunicare alla farmacia e/o alla direzione amministrativa la valutazione effettuata e quali sono gli aspetti critici riscontrati, richiedendo quindi per l anno a venire un miglioramento del servizio. 4.6 Approvvigionamento e gestione materiale vario L approvvigionamento e la gestione di materiale di cancelleria e prodotti economali viene effettuata dal personale amministrativo del SIMT il quale si avvale del sito internet interno AUSL accesso magazzini di reparto. E sua responsabilità verificare le scorte e le varie necessità del reparto attivando periodicamente gli ordinativi. 5 INDIATOI N/A 5
Direttore Dr.ssa Tiziana iscaldati 6 6 ESPONSABILITA esponsabilità: le responsabilità per le attività e gli operatori previsti nella presenta procedura sono indicate dalla seguente tabella secondo la priorità: = ollabora, = esponsabile Tecnico e infermiere di turno Personale amministr ativo aposala esponsa bile tecnico esponsabile di settore esponsabile SIMT Presa in carico dei farmaci, liquidi, kits, dispositivi ontrollo scadenze Gestione del magazzino arico/scarico Gestione delle forniture Scelta dei Fornitori critici Valutazione Fornitori Approvvigiona mento materiale vario 7 ABBEVIAZIONI SIMT servizio Immuno-trasfusionale 8 ALLEGATI SIMT MOD 071 egistro carico scarico controllo scadenze SIMT MOD 072 Valutazione fornitori 6