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1 DIREZIONE SANITARIA AZIENDALE Procedura Operativa APPROVVIGIONAMENTO E GESTIONE MAGAZZINO REVISIONE DATA REDATTO VERIFICATO APPROVATO 00 OTTOBRE 2015 INDICE Farmacista Specializzando Dott. Cataldo Procacci Farmacista Specializzando Dott.ssa Annamaria Pia Terlizzi Direttore Dipartimento Farmaceutico Dott.ssa Domenica Ancona Responsabile Ufficio Qualità Dott.ssa Sabina Di Donato Direttore Sanitario Aziendale Dott. Carlo Di Terlizzi 1. SCOPO pag.2 2. APPLICABILITA pag.2 3. DESCRIZIONE pag TIPOLOGIA MATERIALI, SEDI E MODALITA DI APPROVIGIONAMENTO pag MATERIALE SANITARIO DIAGNOSTICO CONSUMABILE pag FARMACI, PRESIDI, DISINFETTANTI pag BENI DI CONSUMO pag MODULISTICA E CANCELLERIA pag CONTROLLO ED IMMAGAZZINAMENTO DEL MATERIALE pag MATERLIALESANITARIO DIAGNOSTICO PER ANALISI NON IN SCORTA PRESSO LA FARMACIA VETRERIA E CONSUMABILI pag FARMACI, PRESIDI E DISINFETTANTI pag GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE pag PIANIFICAZIONE DEGLI APPROVIGIONAMENTI pag CONTROLLO SCADENZE pag GESTIONE NON CONFORMITA pag RICEZIONE pag IMMAGAZZINAMENTO pag.6 4. BIBLIOGRAFIA pag.7 5. ALLEGATI pag.7

2 1 Scopo Scopo della presente procedura è descrivere le modalità con le quali la Farmacia procede all approvvigionamento dei materiali necessari alla sua attività e ne gestisce la conservazione e l immagazzinamento. 2 Applicabilità La presente procedura si applica al riordino, controllo, conservazione di tutti i materiali di cui la Farmacia si approvvigiona, nella fattispecie all interno delle seguenti strutture: FARMACIA MAGAZZINO Non si applica per l acquisto di nuovi materiali o strumentazioni regolato dall apposita procedura di Acquisto curata dall Area Gestione Patrimonio 3. Descrizione La Farmacia utilizza, per le prestazioni di competenza, materiale diagnostico, modulistica, beni di consumo vari, cancelleria e materiale sanitario, vetreria ecc. La diversa tipologia del materiale comporta diverse modalità di approvvigionamento. 3.1 Tipologia Materiali, sedi e modalità di approvvigionamento I materiali di cui si deve approvvigionare la Farmacia sono i seguenti: - materiale sanitario diagnostico, consumabile, farmaci, presidi; - beni di consumo; - modulistica e cancelleria Materiale sanitario diagnostico consumabile L approvvigionamento di tale materiale è a carico del Farmacista responsabile e tutte le richieste d ordine sono firmate dallo stesso. L approvvigionamento di tale materiale è diversificato per tipologia, programmazione, giorni di ordinazione, modalità di richiesta, sede di approvvigionamento e tempi di acquisizione, qui di seguito riportati: Tipo Vetreria e consumabili Programmazione dell ordine in base alle previsioni di consumo Giorni ordinazione venerdì Modalità di richiesta proposta d ordine mediante sistema informatico Sede approvvigionamento approvvigionamenti Acquisizione materiale consegnata direttamente dalla ditta fornitrice 2

3 Materiale diagnostico per analisi non in scorta presso la In base alle previsioni di consumo venerdì proposta d ordine mediante sistema informatico Reagenti da conservare in frigorifero/freezer: sono ritirati dal personale di supporto entro 1 ora dall arrivo, previo contatto telefonico della Reagenti a conservazione a temperatura ambiente Sono consegnati direttamente dal servizio di in base alla disponibilità del servizio stesso Farmaci, presidi e disinfettanti L approvvigionamento di tale materiale è a carico del personale della Farmacia secondo programmazione, giorni di ordinazione, modalità di richiesta, sede di approvvigionamento e tempi di acquisizione, qui di seguito riportati: Tipo Farmaci Disinfettanti Presidi Programmazione settimanale in base alle previsioni di consumo Giorni ordine venerdì(secondo organizzazione ). venerdì(secondo organizzazione ). venerdì(secondo organizzazione ). Modalità di richiesta Utilizzo sistema informatico Utilizzo sistema informatico o cartaceo Utilizzo sistema informatico o cartaceo Sede appr. Acquisizione materiale Ritirato dal personale di supporto della Farmacia al momento della consegna Ritirato dal personale di supporto della Farmacia al momento della consegna Ritirato dal personale di supporto della Farmacia al momento della consegna Beni di consumo I beni di consumo sono ordinati dal Direttore della Farmacia o persona da lui delegata. Viene qui di seguito descritto l approvvigionamento di tali sussidi, diversificato per tipologia, programmazione, giorni di ordinazione, modalità di richiesta, sede di approvvigionamento e tempi di acquisizione: Tipo Contenitori rifiuti, materiale per pulizie, carta igienica, asciugamani di carta, ecc. Programmazione dell ordine Mensile, in base alle previsioni di consumo Giorni ordine entro mercoledì di ogni settimana, secondo accordi con magazzino economale Modalità di richiesta Sede diapprovvigionamento Acquisizione materiale cartaceo magazzino economale ritirato dal personale di supporto 3

4 3.1.4 Modulistica e cancelleria La modulistica e la cancelleria sono ordinati dal Direttore della Farmacia o persona da lui delegata, mediante compilazione e sigla dell apposito modulo (Allegato 1) di richiesta in triplice copia. Tale materiale è costituito da: cartada stampanti in vari formati, cartucce per stampanti, modulistica varia, cancelleria varia, ecc. 3.2 Controllo e immagazzinamento del materiale 3.3 Materiale sanitario diagnostico per analisi non in scorta presso la I prodotti diagnostici vengono consegnati dalle ditte al magazzino della Farmacia, dove il magazziniere addetto al ritiro effettua un primo controllo e registrazione delle quantità. Il magazziniere provvede quindi a: - verificare se i colli presentano evidenti segni di manomissione o di incidenti durante il trasporto che ne possano pregiudicare l utilizzo; - verificare che, all apertura dei colli, il contenuto corrisponda a quanto riportato sul d.d.t.. Il coordinatore avrà cura di: - stoccare il materiale secondo le indicazioni riportate sulla confezione (freezer, frigo, temperatura ambiente) negli appositi spazi predisposti per ogni tipologia, mantenendo l ordine in base alla data di scadenza e al lotto di produzione; - tenere i nuovi arrivi separati dalle giacenze che andranno identificate con la scritta Usare prima, e in caso di reagenti soggetti a titolazione apporre un cartello con la scritta DA TITOLARE ; - aggiornare l elenco (Allegato 2) apposto su ogni area di conservazione con i nuovi numeri di lotto, la data di arrivo e di scadenza del materiale di nuova acquisizione; - verificare che l ordine sia corrispondente a quello richiesto, in caso contrario appuntare le discordanze sul foglio di richiesta (Allegato 3); - verificare che le date di scadenza siano compatibili con il periodo da coprire. In caso contrario attivare la procedura di ricusazione merce segnalando la cosa sulla bolla e nel modulo delle non conformità (Allegato 3). Tale procedura andrà attivata anche nel caso fossero state riscontrate evidenti anomalie di conservazione o trasporto dei colli o delle singole confezioni; - verificare le date di scadenza delle giacenze. I materiali vengono quindi consegnati o ritirati come descritto nella relativa tabella al paragrafo delle presente procedura operativa. I prodotti vengono presi in carico dalla Farmacia che verifica la corrispondenza quantitativa fra i colli richiesti e quelli consegnati; li smista nei settori di competenza accompagnati dalle relative bolle di accompagnamento o copie delle tali. Qui vengono controllati e registrati dal personale tecnico sull apposito modulo(allegato 2) e quindi immagazzinati nelle camere fredde, frigoriferi e congelatori prestabiliti in base alla conservazione dei prodotti, o nei magazzini appositi a temperatura ambiente Vetrerie e Consumabili Tale materiale ordinato dalla Farmacia è consegnato direttamente alla Farmacia come descritto nella relativa tabella al paragrafo della presente procedura operativa, accompagnato da relativa bolla di consegna. 4

5 Il materiale viene preso in carico dal magazziniere che verifica la congruenza fra ordine/bolla/materiale consegnato e se i colli presentano evidenti segni di manomissione o di incidenti durante il trasporto che ne possano pregiudicare l utilizzo e li fa immagazzinare nell area dedicata dal personale di supporto della Farmacia Farmaci, presidi, fleboclisi e disinfettanti Tale materiale è ritirato o consegnato direttamente alla Farmacia come descritto nella relativa tabella al paragrafo della presente procedura operativa, accompagnato da relativa bolla di accompagnamento. Il materiale è collocato in apposita area predisposta e viene controllato il giorno stesso della consegna o non oltre il giorno successivo al ritiro dal personale di supporto della Farmacia. Lo stesso personale, dopo avere verificato l integrità, la corrispondenza fra quantità ordinata e consegnata e la scadenza del materiale arrivato, provvede al suo immagazzinamento nei frigoriferi e nei magazzini dedicati in armadi o su scaffali. 3.4 Gestione della documentazione Tutte le copie degli ordini di ogni tipo di materialevengono conservate presso l ufficio del Responsabile della Farmacia in un apposito armadio, in apposite cartelle chiaramente identificabili. Tutti gli ordini vengono inoltre caricati sul sistema gestionale informatico aziendale. 3.5 Pianificazione degli approvvigionamenti La pianificazione deve garantire la continuità dell attività attraverso la presenza di scorte minime calibrate su: statistiche dei consumi tempi di consegna (in riferimento ai contratti in essere) disponibilità logistiche di conservazione e immagazzinamento Sulla base del monitoraggio dei parametri sopra riportativiene periodicamente effettuato un riesame della pianificazione: se da tale riesame emerge la necessità di azioni correttive o preventive di particolare rilevanza organizzativa e/o gestionale tale monitoraggio sarà sottoposto a riesame da parte del Direttore di Farmacia. La pianificazione si attua con modalità diverse a seconda dei materiali e/o dei Settori di lavorazione per il materiale diagnostico sanitario e consumabile. 3.6 Controllo scadenze Mensilmente il personale procede ad una verifica delle scadenze del materiale immagazzinato, registrando l avvenuto controllo sull apposito modulo (Allegato 4) ed evidenziando sullo stesso il materiale in scadenza nel mese successivo. Se all atto della verifica si riscontrasse la presenza di materiale scaduto, lo stesso verrebbe segregato per impedirne l utilizzo sino alla risoluzione della non conformità, che verrebbe comunque registrata sull apposito modulo (Allegato 3) 5

6 3.7 Gestione non conformità Non conformità possono rilevarsi in varie fasi della procedura di approvvigionamento, conservazione e immagazzinamento. Ogni non conformità rilevata e la soluzione adottata viene registrata sull apposito modulo di registrazione (Allegato 3). Di seguito vengono descritte le principali non conformità identificate e le modalità di risoluzione all atto della ricezione del materiale e durante il suo immagazzinamento Ricezione - quantitativo materiale arrivato inferiore a quello richiesto nell ordine; - quantitativo materiale arrivato superiore a quello richiesto nell ordine; - materiale di tipo diverso da quello richiesto nell ordine; - non congruenza tra materiale effettivamente consegnato e quantitativo registrato sulla bolla o distinta; - alterata integrità del materiale; - data di scadenza non accettabile; - errata tenuta durante il trasporto. Il Responsabile: - registra la non conformità sull apposito modulo di registrazione (Allegato 3); - posiziona il materiale non conforme in aree di conservazione adeguate, individuandolo con un cartello riportante la dicitura NON CONFORME, NON USARE ; - contatta la ditta fornitrice, per risolvere la non conformità; - riammette il materiale nel normale ciclo di stoccaggio se, dopo opportune verifiche, viene giudicato comunque utilizzabile Immagazzinamento - Errata conservazione: Il materiale rinvenuto in aree di conservazione potenzialmente incompatibili con le sue caratteristiche deve essere prontamente isolatoed identificato con la scritta NON USARE SINO A NUOVE DISPOSIZIONI sino ad una eventuale re-immissione nel processo produttivo a seguito dell esito positivo di indagini o controlli oppure alla sua definitiva eliminazione secondo la procedura di smaltimento rifiuti. - Errato immagazzinamento Materiale rinvenuto in aree di immagazzinamento funzionalmente non conformi al suo uso (tipologia, data scadenza, Lotto) va prontamente ricollocato nelle aree identificate come funzionalmente idonee. - Materiale scaduto Qualsiasi materiale rinvenuto nei magazzini oltre la data di scadenza va immediatamente isolato ed identificato con la scritta NON USARE IN ATTESA DI SMALTIMENTO sino al momento della sua definitiva eliminazione secondo la procedura di smaltimento rifiuti.. 6

7 Tali interventi sono effettuati dal personale della Farmacia che provvede anche a registrare le non conformità rilevate sull apposito modulo (Allegato 3). Le non conformità rilevate sono comunicate al Coordinatore della Farmacia per la risoluzione delle stesse. 4. BIBLIOGRAFIA - Manuale della sicurezza per i lavoratori della Asl BT, ottobre ALLEGATI 1. Modulo ordine cancelleria 2. Modulo registrazione materiale sanitario diagnostico per analisi, non in scorta presso la 3. Modulo registrazione delle non conformità 4. Modulo controllo scadenze materiale immagazzinato 7