PROTOCOLLO OPERATIVO PER LA GESTIONE DEI FARMACI E PRESIDI

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1 PROTOCOLLO OPERATIVO PER LA GESTIONE DEI FARMACI E PRESIDI Elaborato con il contributo di: - U.O. Prof. Assistenza - Coordinatrice U.O. Rianimazione Giardi Silvana - Coordinatrice UFSM Sforzi Chiara - Coordinatrice Area Chirurgica - Coordinatrice Area Medica Revisione Data Redatto Verificato Approvato 1 21/04/2011 U.O. Professionale Assistenza U.O. Farmaceutica Direzione Sanitaria del Presidio Ospedaliero di Pistoia 1

2 1. SCOPO Lo scopo di questa procedura è di garantire una corretta gestione dei prodotti farmaceutici e dei presidi medici all interno dei setting e dei servizi. In particolare si vuole definire la responsabilità dell Infermiere e del personale di supporto (OSS), nell esecuzione delle procedure di approvvigionamento, immagazzinamento, conservazione, gestione delle scorte e smaltimento di. 2. APPLICABILITÀ La responsabilità dell'attività descritta è degli Infermieri di reparto, che potranno avvalersi del personale di supporto che eseguirà i compiti assegnati. L Infermiere è responsabile dell attribuzione del compito al personale di supporto: tale responsabilità riguarda la decisione di aver assegnato ad altri un azione prevista dalla pianificazione infermieristica, il suo svolgimento, la supervisione e l esito dell azione stessa. La presente procedura si applica per farmaci, preparati galenici, dispositivi medici ed ogni altro Presidio Medico Chirurgico (PMC) in particolare per: a approvvigionamento b immagazzinamento e gestione delle scorte c conservazione dei (anche di prodotti campione, farmaci personali) d gestione scadenze e carico e scarico degli stupefacenti e corretta tenuta dei registri f corretta modalità di resa dei farmaci scaduti g corretta modalità di resa dei farmaci e PMC ritirati cautelativamente o sequestrati 3. MODALITA OPERATIVE a) Approvvigionamento L Infermiere contribuisce a rendere eque le scelte allocative, anche attraverso l uso ottimale delle risorse disponibili (Art.10 C.D 2009.) La modalità di approvvigionamento (richiesta) dei avviene attraverso la procedura informatizzata in uso. Allegato 1 L Infermiere che attesta la non disponibilità del farmaco o altro presidio, o evince che la scorta è inferiore al minimo di giacenza (come da elenchi elaborati da U.O. Farmacia), segnala con modalità concordata, il nome del farmaco o presidio medico. Per quanto riguarda i farmaci e i presidi di largo utilizzo, la richiesta deve essere effettuata tenendo conto oltre che del minimo di giacenza, anche dei giorni di festa e dell eventuale utilizzo in corso. La richiesta (ordine on line) dei farmaci e dei presidi, viene effettuata dagli Infermieri. 2

3 Le richieste urgenti per farmaci non presenti in reparto, possono essere eseguite dall Infermiere in servizio, nella modalità prevista dal MAV. Allegato 2 Negli orari di chiusura della Farmacia, la richiesta deve essere inviata direttamente al MAV. In blocco operatorio è presente una scorta di farmaci, sieri e immunoglobuline per urgenze, l elenco è consultabile in Allegato 3. Le preparazioni Galeniche sono preparate nel laboratorio centralizzato della Farmacia di Presidio, per richiederne i prodotti utilizzare la richiesta appropriata. Allegato 4 b) Immagazzinamento e gestione delle scorte Il Coordinatore/Infermiere che accoglie il materiale in arrivo, controlla il numero dei colli e firma la bolla di accompagnamento di avvenuta consegna. A seguire, il Coordinatore/Infermiere controlla la corrispondenza tra il materiale ordinato e il materiale arrivato e ripone al loro posto le confezioni, avendo cura di: - controllare lo stato delle confezioni (fustella, data di scadenza. nome commerciale) - posizionare nel relativo armadio i farmaci e i presidi con ordine, in base alla scadenza (i farmaci con scadenza più vicina posizionarli davanti a quelli con scadenza più lontana). - segnalare su apposito modulo i farmaci in scadenza durante l anno in modo da rendere più facile l identificazione dei prodotti in scadenza durante il controllo mensile. - in caso di errore di ordine o di consegna, compila la bolla di reso secondo la modalità indicata dal MAV, Allegato 5, il materiale sarà ritirato dallo stesso corriere che si occupa della consegna. - posizionare in frigo i farmaci da refrigerare - inviare al GREF (gestione risorse economico finanziarie) le bolle di accompagnamento debitamente controllate. L attenzione riposta allo stoccaggio dei prodotti farmaceutici e dei presidi deve facilitare la corretta identificazione delle confezioni, così da ridurre il rischio di scambio di farmaco. Nell armadio dalla farmacia non possono essere conservati farmaci defustellati, personali o campioni. I campioni, di proprietà del medico che li accetta, devono essere conservati nella stanza del medico, all interno del proprio armadio o cassetto della scrivania. Non devono quindi essere presenti nella farmacia del reparto. La somministrazione del farmaco campione, ai pazienti ricoverati in reparto, è disciplinata da D.Leg. 24 aprile 2006 n 219. I farmaci personali dei pazienti andranno conservati nell armadietto personale. I farmaci personali possono essere somministrati solo nei casi in cui non siano né presenti né reperibili in ospedale. Alla dimissione andranno restituiti al proprietario. c) Conservazione dei Il Coordinatore/Infermiere si preoccupa che i farmaci e i presidi provenienti dal MAV vengano conservati secondo la temperatura indicata sulla confezione 3

4 L insulina non in utilizzo deve essere conservata in frigo, quella in utilizzo può essere conservata a temperatura ambiente (controllare comunque sempre le modalità di conservazione). Il brusco shock termico determinato dall iniezione di insulina troppo fredda aumenta il dolore e ne rallenta l assorbimento. Se l Infermiere ritiene che per alcuni farmaci non siano state rispettate le corrette condizioni di conservazione deve essere interpellata la farmacia interna al Presidio prima di un eventuale utilizzo. Al momento dell apertura di una confezione multidose deve essere indicata la data della prima utilizzazione, scrivendola direttamente sul flacone; sul foglietto indicativo è indicato il tempo massimo per l utilizzo, dopo di che il farmaco dovrà essere smaltito secondo la corretta modalità (come farmaco scaduto). L insulina o i farmaci da refrigerare, di proprietà dei pazienti possono essere detenuti all interno del frigo in modalità separata. Per il giusto mantenimento dei farmaci posti nel frigo, oltre che il controllo della scadenza, sarà effettuato anche il controllo della temperatura. d) Gestione scadenze In ogni U.O. a fine anno (dicembre), viene effettuato l inventario dei magazzini, compresi i farmaci e i PMC; ciò rappresenta un occasione di verifica finale delle scadenze dell anno in corso e consente di definire il punto di partenza (punto.0), attraverso la trascrizione nell allegato 6, delle scadenze prossime, spalmate sull intero anno nuovo. Il controllo di tutti i farmaci, deve essere eseguito dall Infermiere secondo il piano di attività. L Infermiere che effettua il controllo firma l apposito modulo dove sono elencati i prodotti in scadenza. (Allegato 6) Del controllo fanno parte: armadio farmacia, soluzioni, farmaci conservati in frigorifero e preparati galenici. L Infermiere verifica la data di scadenza apposta sulle confezioni e accantona il prodotto scaduto in luogo idoneo individuato. L Infermiere che esegue il controllo dovrà compilare l apposita scheda (Allegato 6), dove saranno identificati il nominativo di chi esegue il controllo, la data e la firma. La suddetta scheda deve essere conservata in reparto per almeno un anno. Se per documentati motivi non è stato possibile eseguire il controllo il giorno stabilito dal piano di attività, questo viene rimandato al pomeriggio successivo del medesimo turno. Se dal controllo il Coordinatore/Infermiere, verifica la presenza di quantitativi di farmaci a breve scadenza, certamente non utilizzabili entro tale data all interno dell U.O. di appartenenza, può contattare il servizio farmaceutico, affinchè tali farmaci possano essere ridistribuiti nei setting di maggior consumo. Se ad esempio si tratta di farmaci a breve scadenza, utilizzati per l emergenza (e certamente non tutti utilizzabili), essi potrebbero essere ridistribuiti presso setting quali Rianimazione, Blocco operatorio o DEU. e) Carico e scarico degli stupefacenti e corretta tenuta del registro I farmaci stupefacenti devono essere custoditi accuratamente in un armadio chiuso a chiave. L Infermiere che si occuperà di eventuali scadenze si farà carico di far compilare la richiesta dei farmaci in esaurimento. 4

5 La richiesta effettuata sull apposito registro dovrà essere controfirmata dal Direttore Sanitario di presidio (in orario ) Sarà responsabilità dell Infermiere che preleva gli stupefacenti in farmacia eseguire il carico sul registro. Il carico e scarico dei farmaci stupefacenti è regolato da: D.M 15 febbraio 1996, L. 8 febbraio 2001 e dal D.M. 3 agosto L Infermiere ad ogni somministrazione effettuerà lo scarico del farmaco e controllerà che la rimanenza sia quella riportata sul registro. I farmaci accidentalmente caduti o rotti devono essere correttamente scaricati sul registro ponendo la propria firma. STUPEFACENTI L Infermiere è tenuto a conoscere la regolamentazione in materia, riportata sul frontespizio del registro di carico e scarico degli stupefacenti. I registri di carico e scarico e di approvvigionamento degli stupefacenti devono essere custoditi nello spazio riservato. Gli scambi di stupefacenti tra reparti sono regolamentati; deve essere compilato relativo modulo (registro pagine rosse) da parte di chi chiede il farmaco stupefacente. I farmaci stupefacenti scaduti non devono esser allontanati dal luogo in cui ne viene effettuata la giacenza; devono essere sempre riportati come carico nel registro e devono essere conservati con dicitura chiara SCADUTO. Lo smaltimento dei farmaci stupefacenti è regolamentato dalla farmacia di Presidio; quando è rilevato un farmaco scaduto, deve essere data comunicazione scritta alla Farmacia di presidio indicando prodotto, quantità e scadenza. f) Corretta modalità di resa dei farmaci scaduti I farmaci, e i liquidi scaduti (disinfettanti, ecc. ecc.) devono essere allontanati dall armadio della farmacia e dovranno essere accantonati nel magazzino in apposito contenitore recante la scritta farmaci scaduti. Recenti disposizioni della Direzione Sanitaria di P.O. (17/03/2010) prevedono la restituzione dei farmaci scaduti in quattro invii annuali. 1 invio Ultima settimana di Gennaio 2 invio Ultima settimana di Aprile 3 invio Ultima settimana di Luglio 4 invio Ultima settimana di Ottobre Il confezionamento deve avvenire in apposito sacchetto (sacco in plastica trasparente di grandezza max 50x70) differenziando i farmaci solidi da quelli liquidi e compilare gli appositi elenchi allegati alla procedura. Allegato 7 I presidi scaduti devono essere smaltiti secondo la tipologia merceologica nei raccoglitori della raccolta differenziata. I taglienti o pungenti liberi devono essere introdotti in contenitori rigidi prima dello smaltimento (riferimento Protocollo Aziendale PA.DA. 07 Rev.2 per la gestione dei rifiuti). 5

6 g) Corretta modalità di resa dei farmaci sequestrati o ritirati cautelativamente Per quanto riguarda il sequestro o ritiro dei farmaci, deciso dall ESTAV o dall AIFA si seguono le indicazioni della U.O. Farmaceutica. La segnalazione dei farmaci in ritiro o in sequestro avviene tramite mail inviata dalla U.O. Farmaceutica con modulistica allegata. Per i farmaci da frigo si deve mantenere la refrigerazione anche se in ritiro o in sequestro perché spesso si tratta solo di un cambio del foglio illustrativo. Chi si occupa dell accantonamento, deve inoltre provvedere alla corretta tenuta del farmaco. Se non comunicato diversamente dalla Farmacia i resi vanno inviati direttamente al MAV. Per le attività mensili relative alla gestione e controllo dei farmaci e PMC, si allega un modello di plannig di attività mensile, da riadattare nei vari contesti. Allegato 8 4. DOCUMENTI RICHIAMATI O COLLEGATI D.M 15 febbraio 1996 Legge 08 febbraio 2001 D.M. 03 agosto 2001 D.Leg. 24 aprile 2006 n 219, art. 125 Protocollo aziendale per la gestione dei rifiuti PA.DA. 07 Rev.2 5. LISTA DI DISTRIBUZIONE La presente procedura è conservata e aggiornata dall U.O.Prof. Assistenza del P.O. di Pistoia e distribuita ai seguenti Responsabili: Coordinatori Infermieristici di area Coordinatori Infermieristici di setting a ciclo continuo e diurno U.O.Farmaceutica ospedaliera Direzione Sanitaria di P.O. 6