1 Tra cartaceo e digitale: la conservazione degli archivi e il ruolo dei Beni Culturali A cura di Maria Grazia Pastura
Tra cartaceo e digitale: la conservazione degli archivi e il ruolo dei Beni Culturali: la legislazione 2 La prima legge che disciplina gli archivi e la loro tutela fu emanata nel Regno d Italia unito nel 1975 (Regio decreto 27 maggio, n. 2552, ordinamento generale degli Archivi del Regno. E quello il primo e fondamentale provvedimento che il nuovo Stato adotta per la tutela degli archivi delle pubbliche amministrazioni, con provvidenze anche per la loro corretta formazione. Più tardi furono emanati i regolamenti di attuazione, con la pubblicazione degli strumenti fondamentali per la organizzazione e corretta conservazione degli archivi: i titolari (sistemi di classificazione delle carte) pubblicati nel 1896 per i Comuni e nel 1900 per gli uffici statali.
Tra cartaceo e digitale: la conservazione degli archivi e il ruolo dei Beni Culturali: la legislazione 3 Da dal 1875 ad oggi i provvedimenti normativi sugli Archivi di Stato (legge n. 2006 del 22 dicembre 1939; DPR n. 1409 del 1963; il D.Lgs 490 del 1999, e infine D.lgs 42 del 2004) hanno ribadito, in parte ridisegnandoli, gli istituti di tutela e perfezionato gli strumenti di intervento attribuiti allo Stato, senza mai abbandonare il principio che l archivio pubblico è tutelato dal momento della sua formazione, per garantirne la conservazione permanente in condizioni di accessibilità e di integrità della documentazione. In armonia con gli indirizzi della Unione Europea, il d.lgs 490 del 1999 definisce gli archivi pubblici come beni culturali, degni di tutela fin dalla loro formazione.
Tra cartaceo e digitale: la conservazione degli archivi e il ruolo dei Beni Culturali - Gli archivi e la riforma della p.a 4 Ma gli archivi sono anche lo strumento strategico per la pianificazione delle scelte pubbliche e l asse o il perno intorno al quale ha ruotato e ruota la riforma della pubblica amministrazione. Per questo, più di ogni altra struttura, hanno sofferto le spinte delle varie politiche pubbliche attivate. Anzitutto, il decentramento delle funzioni, introdotto per legge ordinaria dai decreti legislativi (cosiddetti Bassanini ) emanati in attuazione del capo I della L. 15 marzo 1997, n. 59, per le sole funzioni amministrative ed elevato a principio costituzionale dalla legge n.3 del 18 ottobre 2001 Ciò ha comportato una dislocazione diversa delle risorse, umane e strumentali, e un sostanziale mutamento nelle prassi amministrative e nell organizzazione della documentazione prodotta dall apparato pubblico, cioè un vero scompiglio degli archivi. E il processo non è finito.
Tra cartaceo e digitale: la conservazione degli archivi e il ruolo dei Beni Culturali - Gli archivi e la riforma della p.a 5 Ha avuto inoltre un impatto notevolissimo sugli archivi la vigorosa spinta verso l uso di tecnologie informatiche nel rapporto tra il cittadino e la pubblica amministrazione, avviata negli stessi anni Novanta e che subì una decisa accelerazione dalla fine del secolo, con il decreto legislativo 513 del 1998 e con successivi provvedimenti attuativi, fino al testo Unico della documentazione amministrativa (DPR 445 del 2000) e al codice dell Amministrazione digitale. Gli archivi costituiscono infatti il nucleo strutturato che consente all apparato pubblico di assolvere ai nuovi compiti che la legge gli assegna, la parte più pregevole di quel back office che si apre alla società dell informazione..
Tra cartaceo e digitale: la conservazione degli archivi e il ruolo dei Beni Culturali: Gli archivi e la riforma della p.a 6 In questa temperie, la Direzione generale per gli Archivi fin dal 2000 ha attivato numerosi tavoli tecnici interdisciplinari per sostenere numerose tipologie di enti pubblici (Regioni, province, comuni, università, camere di commercio, asl, ecc.) nello sforzo di riorganizzazione degli archivi. Sono stati elaborati i quadri di classificazione, i piani i conservazione e massimari di scarto, i manuali di gestione: strumenti utilizzati per gli archivi cartacei sin dal secolo XIX, ma previsti dal dpr. 445 del 2000 come strumenti strumenti obbligatori anche in ambiente digitale. La stessa riflessione è tuttora in corso per numerosi uffici e organi dello Stato.
Tra cartaceo e digitale: la conservazione degli archivi e il ruolo dei Beni Culturali Gli standard per i documenti digitali 7 Nel 2003, la Commissione unificata Stato, Regioni e autonomie locali, che ratificò l accordo tra la Direzione generale per gli archivi e le regioni e le province autonome di Trento e Bolzano, le province e i comuni per la definizione degli standard di descrizione degli archivi in ambiente digitale, ratificò anche una lettera d intenti tra i Ministri pro tempore all innovazione e ai beni culturali, rispettivamente Stanca e Urbani, per la costituzione di un tavolo tecnico. Il tavolo doveva occuparsi della elaborazione degli standard per la formazione e conservazione dei documenti (e dunque degli archivi) in formato digitale.
8 Tra cartaceo e digitale: la conservazione degli archivi e il ruolo dei Beni Culturali La Commissione interministeriale sulla dematerializzazione Il tavolo fu attivato due anni dopo, nel 2005, presso il CNIPA. Si trattò di una commissione interministeriale, che, dopo un lungo e articolato lavoro, giunse a delle conclusioni e alla definizione del decreto previsto dagli articoli 22 e 71 del codice dell Amministrazione digitale, per la formazione e la conservazione permanente dei documenti e degli archivi su supporto digitale. I documenti furono tutti pubblicati in web, nel sito del CNIPA.
9 La Commissione interministeriale sulla dematerializzazione: il documento finale Il percorso delineato dal documento conclusivo della commissione descriveva: le fasi del processo di produzione, archiviazione e conservazione dei documenti ; le criticità individuate le soluzioni possibili in questa fase di avvio dei processi di digitalizzazione. Le riproponiamo in sintesi
La Commissione interministeriale sulla dematerializzazione: il documento finale 10 La fase preparatoria o preliminare impegna il soggetto produttore dell archivio ad effettuare le seguenti attività: Censimento dei procedimenti e dei processi attivati, della documentazione prodotta per ciascuno di essi (tipologia, grado di riservatezza, tempi di conservazione) e delle modalità di organizzazione in ambiente analogico; Reingegnerizzazione (eventuale) dei processi al fine di razionalizzarli; valutazione dell opportunità di sostituire i documenti cartacei tradizionali con i documenti digitali, per ogni processo o procedimento posto in atto (art.40 ss.codice amm.ne digitale); assegnazione delle responsabilità e predisposizione degli strumenti archivistici.
La Commissione interministeriale sulla dematerializzazione: il documento finale 11 In particolare, occorre adottare: un manuale di gestione dei documenti contenente: il modello organizzativo; le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio archivistico; le responsabilità connesse al trattamento dei documenti; il piano di conservazione dell archivio, che comprende il titolario di classificazione e il massimario di selezione o scarto archivistico; un manuale operativo volto a definire, in particolare, le fasi del processo di conservazione, gli obblighi e le responsabilità del soggetto produttore dell archivio, l oggetto della conservazione e ogni altra attività connessa alla formazione, gestione, conservazione e accesso all archivio.
La Commissione interministeriale sulla dematerializzazione: il documento finale 12 Il processo di archiviazione digitale deve essere necessariamente eseguito a partire dalla base informativa e documentaria costituita sul sistema di gestione informatica dei documenti. È l insieme delle funzionalità del sistema di protocollo informatico che permette di formare i fascicoli informatici e le serie archivistiche digitali, collegandole alle attività sviluppate dal soggetto produttore.
13 La Commissione interministeriale sulla dematerializzazione: il documento finale Il sistema di conservazione dei documenti digitali deve, in accordo con il modello OAIS elaborato dalla comunità scientifica internazionale: Mantenere le loro caratteristiche di autenticità, integrità, accessibilità, leggibilità. prendere avvio immediatamente dopo il loro ingresso nella memoria digitale del soggetto produttore, che avviene con l operazione di registrazione di protocollo; prevedere la conservazione del documento e delle informazioni (metadati/profilo del documento) che lo contestualizzano; eseguire un ulteriore processo per la conservazione di lungo periodo o permanente delle unità archivistiche e del patrimonio informativo ad esse relativo una volta che la pratica cui il documento appartiene sia chiusa; includere la documentazione di tutte le attività di gestione e trattamento dei documenti (interventi di migrazione e di selezione, individuazione delle responsabilità) in forma integrata con il sistema
14 La Commissione interministeriale sulla dematerializzazione: il documento finale Il sistema che realizza la formazione e la conservazione della memoria digitale dovrà rendere disponibili le funzioni per l accesso e la fruizione, sia da parte del soggetto produttore (utenza interna) che da parte dell utenza esterna: per fini amministrativi, da parte di soggetti pubblici e privati interessati ai sensi della disciplina sulla trasparenza (legge 241/1990 e successive modificazioni) Per scopi storici e di ricerca (decreto legislativo 42/2004, artt.122 ss). I responsabili dell archivio (responsabile della gestione e responsabile della conservazione) dovranno garantire l accesso in condizioni di sicurezza, anche per i profili disciplinati dal codice della privacy (articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.
La Commissione interministeriale sulla dematerializzazione: il documento finale 15 La normativa vigente conferisce alla firma digitale (D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, come modificato dal D. Lgs. 4 aprile 2006, n. 159) il ruolo di strumento in grado di garantire l autenticità nel tempo dei documenti. La firma elettronica, per ragioni di sicurezza ma anche per ragioni commerciali, ha una validità limitata nel tempo. Scaduto il termine, la sottoscrizione non ha più valore e il documento è come non sottoscritto Il legislatore italiano ha indicato come possibile soluzione al problema della scadenza della firma digitale il rinnovamento, ad intervalli di tempo programmati, delle garanzie di sicurezza e di integrità attraverso la generazione di una o più marche temporali. Questa soluzione implica la necessità di mantenere verificabili nel tempo tutte le marche temporali (anch esse con validità limitata nel tempo) associate ai documenti informatici.
La Commissione interministeriale sulla dematerializzazione: il documento finale 16 Decisamente più efficace sembra essere la soluzione che affida al sistema di conservazione della memoria digitale l onere di garantire nel tempo l autenticità dei documenti informatici, indipendentemente delle firme elettroniche ad essi associate. Tale autenticità potrà essere dimostrata accertando l ininterrotta custodia, il regolare funzionamento del sistema, la puntuale esecuzione delle operazioni di manutenzione e di eventuale migrazione. Ciò implica che il sistema di conservazione, l adozione di adeguati piani di sicurezza e la individuazione delle connesse responsabilità debbono essere definite in fase di progettazione e avviate contestualmente alla gestione informatizzata dell archivio, cioè nella fase di prima archiviazione del documento (assegnazione alla pratica del quale fa parte).
La Commissione interministeriale sulla dematerializzazione: la proposta 17 Secondo una indicazione scaturita dal lavoro della Commissione interministeriale sopra ricordata, gli obblighi di gestione e conservazione dei documenti, previsti dalla legislazione vigente, sono soddisfatti qualora i processi vengano effettuati all interno di un sistema informatico che abbia caratteristiche tali da garantire la conservazione dei documenti digitali di lunga durata gli archivisti preferiscono parlare di conservazione permanente - nel loro contesto e in condizioni di sicurezza, di legittimità, di accessibilità
La Commissione interministeriale sulla dematerializzazione: la proposta 18 Tale sistema deve garantire : la conservazione, integrata ai documenti, delle relazioni di contesto e dei metadati predisposti nelle fasi di gestione e di archiviazione; la conservazione degli strumenti di ricerca, degli indici e dei repertori formati e utilizzati nei sistemi di gestione dei documenti; la documentazione del software di gestione e conservazione; la documentazione del sistema di sicurezza; la documentazione delle responsabilità per tutte le fasi di gestione del sistema documentario; il tracciamento delle operazioni di gestione e di conservazione dei documenti.
Le realizzazioni. 19 Alcune realizzazioni sono state progettate da Regioni nelle quali la riflessione è stata condotta in tavoli interdiscilinari. In Emilia Romagna il progetto PAR.ER, di costituzione di una digital repository che serve il network degli enti pubblici aderenti, è divenuto realtà. In Toscana e in Piemonte sono in fase di avanzata realizzazione, in collaborazione con le Soprintendenze archivistiche, digital repository destinate a servire un network di enti pubblici. Si tratta di progetti in linea con le indicazioni scaturite dalla Commissione e non ancora formalizzate Occorre giungere all adozione del provvedimento formale, del resto già predisposto e in avanzata fase di sottoscrizione, che metta gli archivi al riparo da iniziative tanto estemporanee quanto rovinose per la conservazione della memoria storica del presente.