ALLEGATO B Modalità di erogazione dei servizi Il personale è tenuto: ad un comportamento improntato alla massima educazione/correttezza e ad agire, in ogni occasione, con la diligenza professionale del caso in un ottica di servizio pubblico dalla parte del cittadino ; al rispetto degli orari di servizio; a relazionarsi con il personale del precedente turno di lavoro per il passaggio delle consegne; alla riservatezza e al rispetto della privacy; a utilizzare correttamente ed in modo esclusivo le password personali di accesso; a conoscere l organizzazione interna della Biblioteca; a conoscere, rispettare e collaborare alla corretta applicazione del Regolamento della Biblioteca civica G. Tartarotti e archivi storici e dell'archivio del Comune di Rovereto, della Carta dei servizi, della Carta delle collezioni e dei Disciplinari pubblicati sul sito del Comune di Rovereto, nonché del Manuale di biblioteca (procedure, norme, moduli, istruzioni operative) pubblicato nella intranet del Comune, accessibile al personale in servizio; a conoscere lo Statuto del Comune di Rovereto e ad applicare il Codice di comportamento dei dipendenti comunali come previsto all'art. 2 del Codice medesimo pubblicato sul sito del Comune di Rovereto nella sezione Amministrazione trasparente; a conoscere la struttura ed i servizi del Sistema Bibliotecario Trentino, ovvero dell insieme delle biblioteche che partecipano al Catalogo Bibliografico Trentino; a conoscere l utilizzo dei software di ricerca bibliografica in uso nel Sistema Bibliotecario Trentino; a collaborare per l erogazione dei servizi secondo quando stabilito dalla Carta dei servizi; a collaborare all'aggiornamento del sito della Biblioteca; alla custodia e buona conservazione dei locali, impianti, arredi e attrezzature in dotazione e alla segnalazione al referente interno della struttura di eventuali manomissioni, usure e guasti; alla custodia e buona conservazione del patrimonio bibliografico e archivistico e alla segnalazione al referente interno della struttura di eventuali mancanze o situazioni degne di attenzione; a saper gestire eventuali situazioni di emergenza (evacuazione, incendio, primo soccorso); a indossare una tessera di riconoscimento, ai sensi dell art. 26 del D.Lgs. 81/2008. A titolo esemplificativo, e non esaustivo, le attività svolte dal personale dall Appaltatore per i servizi di cui all art. 5 del capitolato tecnico, consistono in: 1. Attività comuni per i servizi di cui ai punti 5.1 e 5.2 del Capitolato tecnico, secondo la casistica dei turni di servizio: a) apertura e chiusura della Biblioteca (alla chiusura: controllo accurato dell avvenuta uscita di tutti gli utenti); b) accensione e spegnimento delle luci, apertura e chiusura delle finestre (quando necessario anche durante la giornata); c) segnalazione disfunzioni e anomalie; d) accensione e spegnimento delle apparecchiature elettroniche (postazioni informatiche, stampanti, fotocopiatrici, ); e) vigilanza sul comportamento degli utenti ed eventuale intervento correttivo; f) informazione agli utenti sulla struttura della Biblioteca, sui servizi disponibili, sulla dislocazione del materiale bibliografico e informativo e sulle iniziative culturali; g) individuazione e segnalazione all ufficio catalogazione di eventuali errori rispetto alla segnatura dei volumi; 1
h) segnalazione di etichette scollate o deteriorate e di opere che necessitano di interventi di riparazione o rilegatura; i) rilevamenti statistici sulla frequenza di utenti e consultazione del materiale, secondo le procedure; j) collaborazione nella gestione logistica delle iniziative culturali e di promozione (presentazione di libri, incontri, esposizioni, ); 2. Attività del servizio di reference (art. 5.1 del Capitolato tecnico) svolto dal personale di cui ai codici di riferimento A1.1, A1.2, A1.3 e A2.1, A2.2 (tabella 1) dell allegato A: a) consulenza agli utenti per disponibilità di opere e brevi ricerche bibliografiche; c) assistenza agli utenti per l uso delle attrezzature informatiche della Biblioteca; d) conoscenza dei modi di utilizzo delle attrezzature della sala multimediale; e) iscrizione degli utenti al servizio internet; f) gestione delle richieste dei documenti provenienti dai magazzini, consegna agli utenti e ritiro dei volumi a fine consultazione. In particolare il prelievo dei libri dai magazzini dovrà essere garantito nei tempi di attesa previsti dalla Carta dei servizi; g) inoltro delle richieste di prestito interbibliotecario provinciale, nazionale e internazionale; h) gestione delle prenotazioni di documenti già in prestito; i) informazioni agli utenti sulle procedure in caso di danneggiamento/smarrimento di opere prestate; j) posizionamento giornaliero sugli scaffali delle opere restituite dagli utenti, di quelle lasciate sui tavoli e di quelle di nuova acquisizione; k) registrazione dei periodici (solo il sabato e la domenica); l) aggiornamento dei periodici sugli scaffali: ritiro numeri vecchi ed esposizione nuovi; m) riordino e verifica (controlli patrimoniali) delle opere sugli scaffali; n) analisi delle fonti bibliografiche (cataloghi editoriali, recensioni, proposte di novità del fornitore libri e film, ), nonché inserimento richieste nel database per nuove acquisizioni, secondo i principi definiti nella Carta delle Collezioni; o) scelta della destinazione (sala/magazzino) per le nuove acquisizioni; p) svecchiamento raccolte bibliografiche (scelta volumi da ricollocare a magazzino e proposte di scarto) secondo i principi definiti nella Carta delle Collezioni. Al personale di cui ai codici di riferimento A1.1 e A2.1 è richiesto inoltre di orientare l'utenza al corretto utilizzo delle sale bambini e ragazzi (0-16 anni) e garantirne la vigilanza negli orari in cui non è presente l'addetto incaricato. Il personale di cui al codice A1.1 dovrà inoltre provvedere a chiudere l'accesso allo spazio bambini 0-6 anni alle ore 20.30 (anziché alle ore 22.00). 3. Attività del servizio di reference (art. 5.1 del Capitolato tecnico) svolto dal personale di cui ai codici di riferimento A1.4, A1.5 e A2.3 (tabella 1) dell allegato A: Il personale di cui ai codici di riferimento A1.4, A1.5 e A2.3 è addetto alle sale bambini e ragazzi (0-16 anni) e costituisce una presenza specifica dedicata all'interno delle relative aree. Si configura come un biblioeducatore con il compito di: a) garantire il rispetto delle norme stabilite dalla Biblioteca per l'utilizzo di questi specifici spazi, richiamando gli adulti al dovere di prendersi cura dei propri piccoli; b) favorire la comunicazione e le relazioni fra bambini e fra questi e gli adulti e gestire la relazione con i ragazzi adolescenti; c) conoscere i contenuti dei libri per l'infanzia e per i ragazzi e i problemi connessi con la promozione della lettura nelle diverse fasce di età; d) proporre letture ad alta voce e altre attività di animazione attraverso le quali è possibile far interagire i bambini e i ragazzi con i libri; e) conoscere le fonti bibliografiche per attingere sistematicamente informazioni sulla produzione libraria specifica del settore. 2
Oltre alle mansioni specifiche di cui sopra, tale personale svolgerà attività comuni agli altri servizi di reference, in particolare: a) consulenza agli utenti per disponibilità di opere e brevi ricerche bibliografiche; c) gestione delle prenotazioni di documenti già in prestito; d) informazioni agli utenti sulle procedure in caso di danneggiamento/smarrimento di opere prestate; e) posizionamento giornaliero sugli scaffali delle opere restituite dagli utenti, di quelle lasciate sui tavoli e di quelle di nuova acquisizione; f) aggiornamento dei periodici sugli scaffali: ritiro numeri vecchi ed esposizione nuovi; g) riordino e verifica (controlli patrimoniali) delle opere sugli scaffali; h) analisi delle fonti bibliografiche (cataloghi editoriali, recensioni, proposte di novità del fornitore libri e film, ), nonché inserimento richieste nel database per nuove acquisizioni, secondo i principi definiti nella Carta delle Collezioni; i) svecchiamento raccolte bibliografiche (scelta volumi da ricollocare a magazzino e proposte di scarto) secondo i principi definiti nella Carta delle Collezioni. 4. Attività del servizio di reference (art. 5.1 del Capitolato tecnico) svolto dal personale di cui al codice di riferimento A3 (tabella 1) dell allegato A: a) consulenza agli utenti per disponibilità di opere e brevi ricerche bibliografiche, in particolare dei fondi storici, delle raccolte archivistiche, manoscritte e speciali fruibili in Biblioteca; c) consultazione e ricerca dati nel database degli Archivi Storici del Trentino (AST); d) iscrizione degli utenti al servizio internet; e) gestione delle richieste dei documenti provenienti dai magazzini, consegna agli utenti e ritiro a fine consultazione. In particolare il prelievo dei materiali dai magazzini dovrà essere garantito nei tempi di attesa previsti dalla Carta dei servizi; f) fotocopiatura e riproduzione documenti, ritiro proventi e rilascio ricevute incasso; g) inoltro delle richieste di prestito interbibliotecario provinciale, nazionale e internazionale; h) posizionamento giornaliero sugli scaffali delle opere lasciate sui tavoli dagli utenti e di quelle di nuova acquisizione; i) aggiornamento dei periodici sugli scaffali: ritiro numeri vecchi ed esposizione nuovi; j) riordino e verifica (controlli patrimoniali) delle opere sugli scaffali; k) analisi delle fonti bibliografiche (cataloghi editoriali, recensioni, ) e inserimento richieste nel database per nuove acquisizioni, secondo i principi definiti nella Carta delle Collezioni; l) svecchiamento raccolte bibliografiche (scelta volumi da ricollocare a magazzino) secondo i principi definiti nella Carta delle Collezioni; m) collaborazione operativa a supporto di progetti di riordino e valorizzazione del patrimonio. 5. Attività del servizio di reception e prestito (art. 5.2 del Capitolato tecnico) svolto dal personale di cui al codice di riferimento B (tabella 2) dell allegato A: a) informazione/orientamento sull offerta dei servizi e sulla dislocazione del patrimonio; b) risposta, smistamento e inoltro delle chiamate telefoniche e conoscenza dei principali referenti istituzionali; c) registrazione di nuovi utenti e rilascio di eventuali duplicati della tessera; d) prestito (previo controllo ammissibilità e verifica dello stato dell opera), rinnovo, prenotazione e restituzione patrimonio bibliografico (previo controllo dell integrità del materiale) con l utilizzo del software AMICUS o suo successore; e) attivazione/disattivazione funzione antitaccheggio applicato sul patrimonio bibliografico; f) gestione delle operazioni di prestito interbibliotecario provinciale con utilizzo del software AMICUS o suo successore e relative movimentazioni del materiale, compresi i controlli periodici e le statistiche annuali; 3
g) assistenza agli utenti per l utilizzo delle postazioni di autoprestito e fotocopiatrice self-service; h) gestione della consultazione dei periodici non destinati alla conservazione nei magazzini; i) ritiro proventi e rilascio ricevute incasso (per rimborsi spese invio solleciti, card fotocopie, smarrimento volumi, ); j) gestione utilizzo degli armadietti guardaroba; k) piccoli interventi di manutenzione (riparazione, cancellatura, ) del materiale librario; l) custodia degli oggetti rinvenuti, in quanto smarriti dagli utenti; m) elaborazione giornaliera e spedizione solleciti opere in ritardo nella restituzione con utilizzo del software AMICUS o suo successore; n) trattamento utenti morosi (quarto sollecito); o) vigilanza sul corretto comportamento degli utenti nell'area dell'entrata e nel corridoio verso la zona ristoro ed eventuale intervento correttivo; p) raccolta iscrizioni a corsi o attività della Biblioteca; q) raccolta iscrizioni e promozione della newsletter della Biblioteca. 6. Attività del servizio di catalogazione patrimonio bibliografico (art. 5.3) Il Comune ha sottoscritto con la Provincia Autonoma di Trento una convenzione impegnandosi a collaborare alla realizzazione e all aggiornamento del Catalogo Bibliografico Trentino (CBT) di cui alla Legge provinciale 18 agosto 1981, n. 16 e s.m. Per effetto di suddetta convenzione, il Comune può avvalersi di collaboratori esterni per le attività di catalogazione del patrimonio. Il servizio di catalogazione bibliografica viene effettuato in subordine a indicazioni e disposizioni relative alle modalità di inserimento dati da parte dell Ufficio per il Sistema Bibliotecario Trentino del Servizio Attività Culturali della Provincia Autonoma di Trento, della Soprintendenza provinciale ai beni culturali e alle indicazioni di copia in vigore all interno della Biblioteca. La suddetta attività, da effettuarsi nei tempi medi e per le quantità percentuali di documenti di seguito elencate, consiste nell inserimento di dati catalografici (prevalentemente in lingua italiana) all interno del CBT utilizzando il software AMICUS o suo successore: tabella 3) C SERVIZIO DI CATALOGAZIONE PATRIMONIO BIBLIOGRAFICO (ART. 5.3) codice descrizione dettaglio tempi (h mm ss ) tempi medi C1 C2 catalogazione di un nuovo documento (cioè non ancora inserito in CBT), con aggiunta di una copia, inventariazione, etichettatura e timbratura, relativo a: libri moderni, risorse elettroniche (CD-ROM, DVD- ROM, e-ebook, ecc.), kit multimediali, pubblicazioni audiovisive (DVD video, videocassette, CD audio, audiolibri, ecc.), tesi di laurea e spogli. catalogazione descrittiva 15 catalogazione semantica 15 catalogazione di un nuovo documento (cioè non ancora inserito in CBT), con aggiunta di una copia, inventariazione, etichettatura e timbratura, relativo a: libri antichi, periodici (moderni e antichi), carte geografiche, musica manoscritta e a stampa, bandi manifesti e volanti. catalogazione descrittiva 20 4 q.tà % sul totale record* 36 30 39 2
C SERVIZIO DI CATALOGAZIONE PATRIMONIO BIBLIOGRAFICO (ART. 5.3) codice descrizione dettaglio tempi (h mm ss ) tempi medi C3 C4 C5 C6 catalogazione semantica 10 aggiunta copia 5 q.tà % sul totale record* duplicazione di documento già presente in CBT (diversa edizione), con aggiunta di una copia, inventariazione, etichettatura e timbratura. modifica dati di duplica (ISBN, nuova ed., data, ) 10 16 6 aggiunta di una copia (con inventariazione, etichettatura e timbratura) a un documento già inserito in CBT con eventuali modifiche della catalogazione descrittiva ricerca e controllo correttezza documento 5 9' 60 aggiunta di una copia (con inventariazione, etichettatura e timbratura) a un documento già inserito in CBT con modifiche della catalogazione semantica ed eventuali modifiche della catalogazione descrittiva 21' 2 modifiche catalogazione semantica ed eventuale descrittiva 15 inizializzazione RFID, stampa e applicazione etichetta microchip, attivazione funzione antitaccheggio (attenzione: operazione aggiuntiva che 2' 2' 25 viene eseguita solo su alcune tipologie di materiale). Totale (da C1 a C5) 100% (*) = le quantità si intendono approssimative, stimate in base agli anni precedenti e suscettibili quindi di variazioni. 5