AccountsCo UK Manuale Aziendale Spring 2014 Doing business in the UK The rules relating to companies Aprire un attività nel Regno Unito Il manuale aziendale, preparato da AccountsCo, descrive alcune tra le più importanti leggi e pratiche che riguardano le aziende nel Regno Unito. Una lettura utile per qualsiasi imprenditore Italiano che intende espandersi nel Regno Unito. Una sintesi di alcuni tra i più importanti tipi di società del Regno Unito insieme ad alcune norme fiscali, contabili, del libro paga, e altre regole indispensabili a società che intedono sviluppersi o espandere nel Regno Unito.. AccountsCo 1 Purley Place Islington London N1 1QA T +39 02 3604 8265 T +44 (0)207 302 5010 E info@accountsco.it E info@accountsco.com www.accountsco.it www.accountsco.com La formazione di una società Britannica In questa sezione discuteremo le differenze tra aziende private e pubbliche, (LTD e PLC). Vi parleremo dei passi necessari per formare un azienda, come registrarla per pagare le tasse e alcuni tra i più importanti requisiti, come per esempio il mantenimento e deposito dei bilanci aziendali e dichiarazioni dei redditi annuali. Processo decisionale aziendale e pagamento dei dividendi Descriveremo come nominare e terminare le nomine degli amministratori. Discuteremo i dettagli, come le decisioni aziendali andrebbero prese e registrate dai direttori e dagli azionisti. Daremo una descrizione dettagliata delle risoluzioni ordinarie e speciali ed, in fine, chiariremo i passi amministrativi che bisognerebbe seguire quando si paga un dividendo. Assunzione di dipendenti e immigrazione Riassumeremo alcuni tra i più importanti problemi sull immigrazione che potrebbero influenzare un azienda estera che vorrebbe stabilirsi nel Regno Unito, insieme a soluzioni su come si potrebbero usare le leggi attuali per trasferire dirigenti e dipendenti nel Regno Unito. Infine, vi illustreremo alcune delle leggi generali che regolano le assunzioni ed i licenziamenti. Calcoli e pagamenti dell imposta sulle società Forniremo una panoramica dell imposta sulle società per aziende di taglia piccola e grande. Includeremo infine dettagli per illustrare: quali aziende devono, per legge, pagare l imposta, come l imposta viene calcolata e le sanzioni da pagare se si dovesse infrangere la legge. IVA internazionale Questa sezione è dedicata alla spiegazione delle regole più importanti relative all IVA, incluse le differenze tra fornitori a tasso zero e fornitori esenti. Discuteremo inoltre le leggi che stabiliscono quando le aziende devono registrarsi per l IVA e come qust ultima debba essere calcolata e pagata. Chiusura di una società Infine, descriveremo brevemente alcuni tra i criteri principali e più frequentemente usati per chiudere aziende (striking off, liquidazioni volontarie o obbligatorie). 1 Please read the important disclaimer at the end of this document. AccountsCo is a trading name of PG&E Professional Services Ltd.
Contenuti 1. FORMARE UNA SOCIETÀ... 3 DOCUMENTI NECESSARI PER FORMARE UNA SOCIETÀ... 3 2. PROCESSO DECISIONALE AZIENDALE... 6 DECISIONI E RIUNIONI DEI DIRETTORI... 6 TERMINE DEL CONTRATTO DEL DIRETTORE... 7 PAGARE IL DIVIDENDO... 7 3. REQUISITI ANNUALI... 8 4. IMMIGRAZIONE... 11 LEGGI E PROCEDURE RIGUARDANTI L IMMIGRAZIONE... 11 ASSUNZIONI ILLEGALI... 11 MOVIMENTI ALL INTERNO DELL EUROPA E ALTRI STATI... 11 CITTADINI SVIZZERI O NON EUROPEI... 11 5. ASSUNZIONE DI DIPENDENTI... 13 DIRITTO DEL LAVORO... 13 PAYROLL - MODULO INIZIALE... 15 6. IMPOSTA SULLE SOCIETÀ... 18 RESIDENZA AZIENDALE... 18 CALCOLARE L IMPOSTA SULLE SOCIETÀ... 19 MANTENIMENTO DELLA CONTABILITÀ... 22 7. IVA (VAT)... 24 UN INTRODUZIONE ALL IVA NEL REGNO UNITO... 24 REGISTRAZIONE PER L IVA... 25 8. CHIUDERE UNA SOCIETÀ NEL REGNO UNITO... 27 MEMBERS VOLUNTARY LIQUIDATION (MVL) (LIQUIDAZIONE VOLONTARIA DEI DEPUTATI)... 27 CREDITORS VOLUNTARY LIQUIDATION (LIQUIDAZIONE VOLONTARIA DEI CREDITORI)... 27 STRIKING OFF... 27
Aprire un attività nel Regno Unito Importante dichiarazione disclaimer Le informazioni contenute in questo documento, sono esclusivamente a scopo di informazione generale. Le informazioni sono fornite da AccountsCo e mentre ci sforziamo di mantenere le informazioni aggiornate e corrette, non rilasciamo alcuna dichiarazione o garanzia di alcun tipo, espressa o implicita, per quanto riguarda l accuratezza, la completezza, l affidabilità o l idoneità di queste ultime. I contenuti di questo documento, in nessun caso devono sostituire consulenza professionale pertanto qualsiasi affidamento posto su tali informazioni è esclusivamente a rischio dell utente. In nessun caso saremo responsabili per qualsiasi perdita o danno, senza limitazioni. Danni indiretti o consequenziali o qualsiasi perdita o danno derivante dall uso di queste informazioni. All interno di questo documento si può fare riferimento ad altri documenti, siti o fonti di informazione che non sono sotto il controllo di AccountsCo. Non abbiamo alcuna responsabilità sulla natura del contenuto né sulla disponibilità e accuratezza di tali fonti. L indicazione di un riferimento non implica alcuna raccomandazione o approvazione delle informazioni e delle opinioni espresse da queste fonti. Nota Traduzione in Italiano Questo documento e stato scritto inizizalmente in Inglese è stato tradotto in Italiano da un esperto nel settore finanziario. Pertanto, è essenziale verificare il contenuto con la versione originale in inglese, o prenotare un appuntamento con noi per discutere le vostre esigenze in maniera più dettagliata. Nota importante sul Regno Unito Il Regno Unito è composto da tre giurisdizioni giuridiche distinte: Inghilterra e Galles, Scozia e Irlanda del Nord. Nonostante le tre giurisdizioni abbiano molteplici affinità, per quanto riguarda il loro approccio al business, vi sono alcune importanti differenze. All interno di questo documento, ci riferiamo al Regno Unito per indicare l Inghilterra, ed è raccomandabile effettuare un ulteriore consulenza per questioni rigardanti Galles, Scozia e Irlanda del Nord. Infine, all interno di questo documento sono stati utilizzati dati che si riferiscono all anno d imposta 2014-2015 e questi dati non possono essere utilizzati in altri periodi fiscali.
Aprire un attività nel Regno Unito Un introduzione dal nostro Chairman AccountsCo è uno studio di Dottori Commercialisti e consulenti fiscali, specializzati a fornire servizi fiscali e di contabilità Inglese per cittadini e imprese Italiane, che vivono o che operano nel Regno Unito. Ciò che rende i servizi di AccountsCo così preziosi, è la competenza ed esperienza nel settore contabile e fiscale nel Regno Unito, insime alla capacità e la possibilità di utilizzare questa conoscenza per fornire servizi a cittadini e aziende Italiane che operano nel Regno Unito. Credo che sia per questo motivo, insieme alla professionalità e dedizione della squadra, che mi permette di presentare AccountsCo come un fornitore di servizi professionali di alto valore. I nostri uffici nel Regno Unito sono situati a Londra (Islington), ma viaggiamo lontano per soddisfare le esigenze dei nostri clienti e possiamo incontrare i nostri clieti anche a Milano. AccountsCo fa parte dei corpi di Chartered Institute of Taxation e Institute of Chartered Accountants of England and Wales. Servizi per le aziende I servizi per aziende italiane si suddividono in due categorie principali: Servizi per italiani che hanno già sviluppato una presenza nel Regno Unito, e servizi per italiani che hanno l intenzione di stabilirsi nel Regno Unito. Se la vostra azienda ha già stabilito una presenza nel Regno Unito, in questo caso AccountsCo può offrire tutti i servizi contabili, fiscali e di revisione dei conti, che vi possiate aspettare da una pratica contabile di primo piano. Se invece state considerando di stabilirvi o espandervi nel Regno Unito, AccountsCo può assistervi in tutti gli aspetti, dallo stabilire la struttura aziendale più adatta, ad esempio Ltd o Plc, fino alla messa in atto dei processi contabili e gli indicatori chiave di performance necessari per monitorare il rendimento delle imprese, e far fronte ai propri obblighi legali e fiscali. Servizi per Individui AccountsCo è specializzato nel soddisfare le esigenze dei singoli italiani che vivono o hanno interessi commerciali nel Regno Unito; aiutando con la presentazione delle dichiarazioni dei reditti, a far fronte ai propri obblighi legali e fiscali nel Regno Unito, e forniamo consulenza su questioni come: le implicazioni fiscali per la residenza o il domicilio nel Regno Unito; possedere beni in Inghilterra; la fornitura di servizi di consulenza nel Regno Unito ecc. L obiettivo di AccountsCo è quello di fare in modo che i nostri clienti paghino il meno possibile in tasse, e di fornirli con la serenità derivante dalla consapevolezza di avere degli ottimi consigli e i propri affari finanziari in ordine. Qualunque siano le vostre esigenze, la nostra dedicata ed esperta squadra italiana, è pronta ad incontrarvi nel Regno Unito o in Italia. Tim Kitchin Chairman Non Exective Spring 2014 Page 2
Aprire un attività nel Regno Unito 1. Formare una società Documenti necessari per formare una società Tipi di società Una società è un entità che possiede il suo proprio stato legale, quindi capace di entrare in contatto col proprio nome. Nel Regno Unito, esistono vari tipi di società. Per fini commerciali, i tipi di società più comunemente conosciuti, sono quelle a responsabilità limitata, dove le responsabilità dei titolari viene limitata al capitale sociale. I due tipi di società a responsabilità limitata più diffusi a scopo commerciale nel Regno Unito sono: società private (LTD) e società pubbliche (PLC). Sono in genere le aziende di piccole dimensioni a costituire società private, mentre le aziende più grandi solitamente costituiscono società pubbliche. Indipendentemente da ciò è possibile convertire una società privata in società pubblica e vice versa in qualsiasi momento. Figura 1: Confronto tra società Private e Pubbliche PLC (Società Pubblica) Registrata con Companies House come PLC Il nome termina con Public Limited Company o PLC Richiede al meno due direttori Richiede un minimo di due azionisti Direttori e azionisti possono essere la stessa persona Richiede una segretaria aziendale qualificata Capitale sociale emesso non inferiore a 50k (25% versato) Prima di poter prendere parte a qualsiasi negoziazione, richiede un certificato di negoziazione LTD (Società Privata) Registrata con Companies House come Ltd Il nome termina con Limited o Ltd Richiede solamente un direttore Richiede un minimo di un solo azionista Direttori e azionisti possono essere la stessa persona Non richiede una segretaria aziendale Richiede un minimo capitale emesso di 1 (0% versato) Non richiede alcun certificato di negoziazione Fonte: AccountsCo Companies House Tutte le società a responsabilità limitata nel Regno Unito, devono essere registrate presso Companies House Executive Agency of the Department for Business, Innovation and Skills (Agenzia Esecutiva del Dipartimento degli Affari, Innovazioni e Competenza). Companies House possiede le informazioni aziendali e le rende disponibili al pubblico. Documenti necessari per formare una società La costituzione di società può venire effettuata online o con moduli cartacei. Per formare una società, sia essa PLC o LTD, sono necessari quattro documenti principali e una tassa: Modulo IN01 (Modulo per la registrazione della società) Memorandum of Association (Atto costitutivo) Articles of Association (Articolo di Associazione) Pagamento In aggiunta, le PLC (aziende pubbliche) devono compilare un Trading Certificate (domanda per il certificato di negoziazione). Spring 2014 Page 3
Modulo IN01 Aprire un attività nel Regno Unito Il modulo IN01 contiene informazioni riguardanti il Registered Office (Sede Legale), i direttori, gli azionisti iniziali, il capitale sociale e una dichiarazione che asserisca che tutta la normativa è stata rispettata in ogni sua parte. Memorandum of Association (Atto costitutivo) L atto costitutivo è una semplice dichiarazione che presenta l accordo tra gli azionisti fondatori che accettano di formare la società. Articles of Association Articolo di associazione L articolo di associazione rappresenta le regole che governano la gestione della società. Esiste un insieme di regole standard chiamato Model Articles. Questo modello può venire interamente adottato, alterato o sostituito del tutto. Trading Certificate (Certificato di negoziazione) Le Società Pubbliche devono compilare un Trading Certificate (modulo SH50), che consiste in una dichiarazione di conformità da parte dei promotori, ovvero che le norme siano state rispettate. Tassa La tassa di registrazione per aziende pubbliche e private varia attualmente tra le 14 e le 100 sterline rispettivamente. Figura 2: Tasse di registrazione aziendale Presentazione Elettronica (Web filing) Presentazione su carta Servizio ordinario 15 40 Registrazione immediata 30 100 Fonte: Companies House Presentazione dei documenti Tutti i documenti vengono presentati alla Companies House, che rilascia il certificato di costituzione della società, il quale comprova che la società è stata formata. Share Certificate (Certificato azionario) Appena la società viene costituita, il certificato azionario dovrebbe venire spedito a tutti gli azionisti. Registrazione per le tasse e payroll Una volta formata la società è necessario registrarla per le tasse rilevanti. Generalmente questo include accertarsi che la società sia registrata per pagare l imposta sulle società (vedi sezione 6) e se la società deve assumere del personale, registrarla per PAYE (vedi sezione 5). Statutory Books (Libri sociali aziendali) Una volta formata la società, i suoi direttori o la segretaria aziendale, dovranno creare i Stautory Books (Libri sociali aziendali). Queste sono registrazioni permanenti, di materiale amministrativo e dovrebbero includere, per esempio: una lista di tutti gli azionisti; dei direttori; dei verbali delle riunioni; delle decisioni ecc. Spring 2014 Page 4
Aprire un attività nel Regno Unito Cartoleria aziendale Tutti gli articoli di cartoleria aziendale, moduli, sito internet, e-mails ecc. devono includere le seguenti informazioni: Nome della società Luogo di registrazione (Inghilterra, Galles o Irlanda del Nord). Numero di registrazione aziendale Registered Office Address (Sede Legale) Complicazioni Formare una società nel Regno Unito è molto semplice. Di fatto se si decidesse di utilizzare documenti e moduli standard, potrebbe servire meno di un giorno per completare e registrare tutto e il certificato di costituzione potrebbe essere ricevuto il giorno successivo la costituzione stessa. Detto ciò, è possibile modificare la costituzione. Alcuni tra i cambiamenti più comuni sono illustrati nella tabella sottostante. Figura 3: Cambiamenti comuni Modello Azioni devono essere interamente versate Una sola classe di azioni I direttori decidono la loro retribuzione Cambiamenti Permette che le azioni siano parzialmente pagate Creazione di vari classi di azioni Gli azionisti votano per la retribuzione dei direttori Fonte: AccountsCo Spring 2014 Page 5
2. Processo decisionale aziendale Aprire un attività nel Regno Unito L articolo di associazione, determina come le decisioni aziendali debbano essere prese. Il modello standard dell articolo ritiene i direttori responsabili per la gestione della società, con l eccezione di alcune decisioni che richiedono approvazione dai suoi azionisti. Decisioni e riunioni dei direttori Responsabilità e obblighi dei direttori I direttori hanno obblighi e responsabilità specifiche, richieste dalla legge. Queste includono la richiesta di agire nel migliore interesse dell azienda e di esercitare adeguata cura, capacità e diligenza. Decisioni dei direttori La regola generale contenuta nell articolo standard, richiede che ogni decisione presa dai direttori sia rappresentata da una maggioranza durante una riunione dei direttori o presa con una decisione unanime. Riunioni dei direttori L articolo standard ha i seguenti requisiti: Le riunioni possono essere richieste da qualsiasi direttore Tutti i direttori dovrebbero venire invitati E necessario un quorum di almeno due direttori Ciascun direttore ha diritto ad un voto Può venir designato un presidente con diritto a voto prevalente. Inoltre, è richiesto dai direttori di mantenere un registro (scritto) contenente ogni decisione presa a maggioranza o all unanimità. In pratica, questo viene realizzato contenendo i verbali delle riunioni e registrando le decisioni, come risoluzioni dei direttori. Infine, i verbali devono essere firmati dal Chairman (Presidente), dalla segretaria aziendale o da altre persone autorizzate a firmare. L articolo standard riconosce che la procedura descritta sopra non è sempre la più appropriata e permette ai direttori di personalizzare e creare le proprie regole in relazione al processo decisionale e alla comunicazione di decisioni. In pratica, il consiglio di amministrazione delega formalmente il potere di prendere certe decisioni in alcune aree aziendali a specifici direttori. Decisioni degli azionisti Alcune decisioni sono (o possono essere) riservate agli azionisti. In aggiunta, gli azionisti possono indirizzare i direttori a prendere o no certe specifiche decisioni. Le decisioni prese dagli azionisti sono composte da Ordinary Resolutions (risoluzioni ordinarie, >50% maggioranza) o Special Resolutions (risoluzione speciali, 75% maggioranza). Risoluzioni In passato, era obbligatorio che le decisioni degli azionisti venissero prese durante riunioni ufficiali. Oggigiorno, le risoluzioni scritte richiedono la stessa percentuale di voto, ma possono venire passate da aziende private. In tal caso, invece di una riunione ufficiale, i direttori possono far circolare tra i membri una disposizione accompagnata da una dichiarazione che informa i membri interessati su come interpretare l accordo. In fine, la maggioranza delle risoluzioni ordinarie e tutte quelle speciali devono essere registrate presso Companies House entro 15 giorni da quando la proposta viene accettata dalle parti. Nomina dei direttori Il primo direttore viene nominato usando il modulo (IN01). L articolo standard permette l elezione dei direttori tramite deliberazione ordinaria o tramite decisione di altri direttori. In entrambi i casi i dati Spring 2014 Page 6
Aprire un attività nel Regno Unito di ogni nuovo direttore, devono essere spediti alla Companies House usando il modulo (AP01) entro 14 giorni dalla nomina. Quando si nomina o si promuove un direttore, in genere, si prepara un nuovo contratto lavorativo, contenente una lettera che dichiara esplicitamente: i termini di nomina; il potere che il direttore è autorizzato ad esercitare; e i requisiti di licenziamento del direttore, nell evento che questo venga richiesto dal presidente aziendale. Termine del contratto del direttore I direttori possono dimettersi o essere licenziati tramite una delibera ordinaria, e il modulo TM01 deve essere spedito alla Companies House entro 14 giorni dal termine del contratto. Se la conclusione delle prestazioni dei direttori avviene tramite delibera, quest ultima deve essere spedita alla Companies House entro 15 giorni. Pagare il dividendo Nel Regno Unito, i dividendi vengono versati al netto di un credito d imposta del 10% teorico. Questo significa che, per esempio, se un azienda versa un dividendo di 90, il valore lordo del dividendo per l azionista e di 100. Questo viene descritto come imposta teorica, perché in realtà la società non paga il 10% di tasse sul dividendo, ma registra nei propri conti il dividendo a valore netto. Dividend Voucher (Buono fiscale del dividendo) Ogni versamento del dividendo, dovrebbe essere accompagnato da un dividend voucher che contiene il valore netto e lordo del versamento e il valore del credito d imposta. Riserve distribuibili Il dividendo può venire dichiarato solo se la società ha sufficienti fondi distribuibili Dichiarazione e pagamento dei dividendi L articolo standard richiede che il dividendo venga pagato solo dopo che i direttori preparano una raccomandazione contenente una somma specifica distribuibile. In pratica questo significa che potrebbe essere difficile per gli azionisti forzare i direttori a dichiarare il dividendo. L articolo standard permette inoltre alle società di dichiarare il dividendo tramite una risoluzione ordinaria, e ai direttori di versare un acconto sul dividendo. Interim dividends (Acconto sul dividendo) I direttori decidono se pagare un interim dividend (acconto sul dividendo) o no. Questo deve esere deciso durante una riunione ufficiale, con decisione a maggioranza o all unanimità e la decisione dev essere documentata. I direttori devono inoltre confermare per iscritto che la società possiede fondi sufficienti per poter versare un acconto sul dividendo. Dividendo finale I direttori devono dichiarare agli azionisti se pagheranno il dividendo a fine anno o meno. In prima istanza i direttori devono confermare che la società possiede fondi sufficienti disponibili ed i membri devono approvare il versamento. Spring 2014 Page 7
Aprire un attività nel Regno Unito 3. Requisiti annuali Bilancio civile Data contabile di riferimento Dal momento che qualsiasi società viene registrata le viene assegnata automaticamente una data contabile di riferimento che risulterà essere la fine del mese in cui cade l anniversario. Generalmente le aziende devono preparare i bilanci redatti a questa data. Per esempio la data contabile di riferimento di una società registrata il 10 Maggio 2012, sarà il 31 Maggio ed ogni anno la società preparerà i propri bilanci redatti a questa data. Forma e contenuti I conti delle società del Regno Unito, devono seguire regole previste dal Company Act 2006 e uno tra UK Generally accept accounting principle o International Financial Reporting Standards ed è la responsabilità del direttore assicurarsi che i conti siano preparati correttamente. I financial statements (bilanci civili) e Directors report (rapporto dei direttori che riconosce la responsabilità di questi ultimi) devono essere approvati dal consiglio di amministrazione e firmati da almeno un direttore. Presentazione della circolazione dei conti Una copia dei bilanci civili deve essere presentata a: Companies House Azionisti ed ai titolari di obbligazioni Le società private hanno 9 mesi (dalla data contabile di riferimento) per conformare i bilanci, mentre quelle pubbliche hanno 6 mesi. Figura 4: Sanzioni per ritardo delle presentazioni (Companies House) Società privata Società pubblica Non più di un mese 150 750 Tra uno e tre mesi 375 1,500 Tra tre e sei mesi 750 3,000 Piu di sei mesi 1,500 7,500 Fonte: Companies House Nota: se i bilanci vengono presentati in ritardo per due anni consecutivi, le sanzioni raddoppiano il secondo anno. I bilanci civili devono essere anche presentati ad HMRC assieme alla dichiarazione per l imposta sulle società. Presentazione dei conti per aziende di taglia piccola Le aziende di taglia piccola o media, possono presentare alla Companies House i loro bilanci con meno informazioni (bilanci abbreviati). Tuttavia, i bilanci completi dovranno comunque essere preparati e presentati agli azionisti e alla HMRC congiuntamente alla dichiarazione per l imposta sulla società. I bilanci abbreviati consistono in pratica nella presentazione del solo stato patrimoniale, (e non anche del conto economico) e delle note aggiuntive. Contengono molte meno informazioni rispetto ai bilanci completi ed è per questo motivo che le aziende di taglia piccola o media devono raggiungere rispettivamente almeno due delle seguenti soglie. Spring 2014 Page 8
Aprire un attività nel Regno Unito Figura 5: Soglie per presentare bilanci abbreviati Small Medium Fatturato annuo 6.5 million 25.9 million Totale dello stato patrimoniale 3.26 million 12.9 million Numero medio di dipendenti 50 250 Fonte: Companies House Requisiti per la revisione dei conti Le piccole aziende private non sono normalmente obbligate per legge ad avere una revisione annuale dei conti. Le altre aziende, che eccedono i requisiti di cui sopra, sono obbligate per legge ad avere una revisione dei conti annuale. Nel Regno Unito questa è costituita da un rapporto preparato da un revisore dei conti (auditor), con lo scopo di esprimere un giudizio professionale che riconosce se i conti sono stati preparati correttamente e presentano informazioni veritiere e corrette. Ritorno annuale Il ritorno annuale (Modulo AR01) è un modulo che deve essere presentato alla Companies House ad ogni anniversario della registrazione dell azienda. Questo contiene le seguenti informazioni relative alla società: ufficiali; sede legale; commercio, tipi di azioni in circolazione ed azionisti. La mancata presentazione della dichiarazione annuale è un reato penale e può comportare la cessazione dell azienda e procedimenti legali contro gli amministratori. L imposta sulle società Ogni azienda deve presentare la dichiarazione dei reditti ogni anno ad HMRC (HMRC modulo CT600). Grandi aziende Le grandi aziende, in genere, devono presentare la dichiarazione dei redditi entro 12 mesi dalla data che termina il loro periodo contabile. Come regola pagano le tasse a rate trimestrali; al quattordicesimo giorno del settimo e decimo mese del periodo contabile e mesi uno e quattro successivi alla fine del periodo contabile. (Vedi la sezione 6). Piccole aziende Le piccole aziende devono, in generale, presentare il loro ritorno fiscale entro 12 mesi dalla fine del periodo contabile. Tuttavia, queste tendono a pagare la loro imposta sulla società nove mesi dalla fine del periodo contabile (Vedi la sezione 6). IVA (VAT) Le aziende registrate tendono a versare l IVA elettronicamente ogni trimestre. Questa dev essere presentata e versata entro un mese e 7 giorni dalla fine del trimestre. Detto ciò esistono diversi schemi che permettono di versare l IVA più o meno spesso. Maggiori informazioni sono disponibili nella sezione 7. Libro paga (payroll) Le aziende registrate per il Payroll (PAYE - pay as you earn) generalmente effettuano i versamenti e presentano un resoconto mensile alla HMRC. Nel Regno Unito il payroll annuale termina il 5 aprile. Vi sono inoltre diversi moduli da presentare, indipendentemente dalle diverse circostanze; per Spring 2014 Page 9
Aprire un attività nel Regno Unito esempio un riassunto del payroll deve essere presentato entro il 19 maggio ed ogni dipendente deve ricevere il P60 entro il 31 maggio. Ulteriori informazioni sono disponibili nella sezione 5. Nota: Il P60 è un certificato di fine anno che viene presentato a tutti i dipendenti, contenente tutte le informazioni finanziarie relative al singolo impiegato. Spring 2014 Page 10
4. Immigrazione Leggi e procedure riguardanti l immigrazione Aprire un attività nel Regno Unito Descriveremo ora alcuni tra i problemi e le procedure legate all immigrazione. Assunzioni Illegali E` illegale assumere dipendenti non autorizzati a lavorare nel Regno Unito. Aziende che assumono personale non autorizzato a lavorare nel Regno Unito, possono venire multate con una sanzione civile di 10,000 per lavoratore. Inoltre, con l assunzione consapevole di personale non autorizzato a lavorare nel Regno Unito, sia l azienda che la persona responsabile, possono diventare oggetto di procedura penale, che può includere una multa illimitata, e carcerazione. Movimenti all interno dell Europa e altri stati Zona economica Europea e Svizzera In genere, la maggioranza delle persone che arrivano dall Area Economica Europea (EEA) e Svizzera, sono autorizzate a trasferirsi e lavorare nel Regno Unito seza dover richiedere o ottenere alcun permesso. Questi Stati sono: Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Repubblica Ceca, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Ungheria, Islanda, Irlanda, Italia, Lettonia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Norvegia, Polonia, Portogallo, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia e il Regno Unito. Detto ciò le regole e procedure che regolano l immigrazione nel Regno Unito sono complesse e dipendono da diverse circostanze; come per esempio se la persona è uno studente o meno, o da che Stato proviene. Cittadini Svizzeri o non Europei Cittadini di nazioni al di fuori della comunità Europea o Svizzera, se intendono lavorare nel Regno Unito, molto probabilmente dovranno fare domanda per un visto secondo un sistema basato a punti. Il sistema basato su punti Il Regno Unito adopera un sistema per l immigrazione conosciuto come Point based system. Secondo questo sistema, vi sono vie diverse attraverso le quali un individuo può ottenere un permesso di soggiorno e di lavoro nel Regno Unito. Vi sono cinque file in questo sistema: Fila 1 immigranti di alto valore/esperti come scienziati o imprenditori Fila 2 esperti con un offerta di lavoro/ come per esempio infermieri Fila 3 al momento sospesa Fila 4 studenti Fila 5 lavoratori temporanei come musicisti o partecipanti al programma di mobilità giovanile. Immigrazione per investitori e imprenditori Per quanto rigurdano gli investitori ed gli imprenditori, le vie di ingresso più rilevanti secondo il sistema a punti, sono le file 1 e 2. La fila 1 mira ad attirare un alto volume di migranti che desiderano investire nel Regno Unito. La fila 1 di investitori, richiede un investimento minimo di 1 millione in titoli di stato, azioni, o aziende attive nel Regno Unito. La fila 1 per imprenditori, richiede investimenti in aziende Inglesi che creino nuovi posti di lavoro. La fila 2 mira ad attirare migranti sponsorizzati da aziende, e ricoprire posizioni di lavoro che non possono venire altrimenti coperte da cittadini del Regno Unito. La regola generale, richiede che questo tipo di lavoratori debbano essere pagati un minimo di 35,000, e che la società passi un test (Resident Labour Market Test) in cui si provi che non vi siano cittadini del Regno Unito adeguati per il lavoro in Spring 2014 Page 11
Aprire un attività nel Regno Unito questione; a meno che il lavoro paghi un minimo di 150,000 dove in questo caso la compagnia non è tenuta a passare il test. Immigrazione di un unico rappresentante di una società straniera Esistono vie alternative mirate a facilitare il trasferimento di un lavoratore esperto che assista con la registrazione e l apertura di una filiale nel Regno Unito. In tal caso, per far sì che il visto venga accettato, la società in questione non deve avere alcuna presenza nel Regno Unito al momento della domanda e il rappresentante in questione deve avere esperienze in ruoli di alto livello. Visitatori per attività aziendali Un individuo potrebbe entrare nel Regno Unito dai 6 a 12 mesi come business visitor, in tal caso l individuo sarà limitato ad attività come riunioni, firmare contratti e altre attività simili. Spring 2014 Page 12
5. Assunzione di dipendenti Diritto del lavoro Aprire un attività nel Regno Unito Leggi nel Regno Unito impongono diversi obblighi per i datori di lavoro. Alcuni di questi obblighi sono elencati sottostante. Il contratto di lavoro Nel Regno Unito, dal momento che un richiedente accetta incondizionatamente un offerta di lavoro, un contratto di lavoro viene considerato esistente. Nella maggior parte dei casi il datore di lavoro deve fornire un contratto scritto (che include i termini e le condizioni di lavoro) ai suoi dipendenti entro due mesi dall assunzione. Questo contratto scritto può essere costituito da uno o più documenti. Detto ciò, almeno un documento (documento principale) deve contenere certe informazioni di base. La tabella sottostante presenta alcune delle informazioni che dovrebbero essere contenute nel documento principale. Figura 6: Contenuti prinicipali di un contratto scritto Informazioni che devono essere contenute nel cotratto principale Informazioni che possono essere contenute in documenti supplementari Nome della società Nome del dipendente Titolo di lavoro Data di inizio dell occupazione Stipendio Orari di lavoro Vacanze Indirizzo del luogo di lavoro Fonte: Business Link Malattia, infortuni e indennità di malattia Periodo di lavoro Periodo di avviso per la terminazione del contratto Contratti collettivi Pensione Licenziamento, disciplinari e procedure di reclamo Lavoro all estero Salario Minimo Il salario minimo nazionale nel Regno Unito, rappresenta lo stipendio minimo a cui i dipendenti hanno diritto per ora lavorativa. Questi salari minimi cambiano di anno in anno, e attualmente per l anno che inizia il primo di Ottobre 2013 sono i seguenti: 6.31 Salario minimo principale, per lavoratori sopra i 21 anni di età 5.03 per lavoratori tra i 18 e 22 anni 3.72 per lavoratori tra i 16 e 17 anni 2.68 per apprendisti Vacanze minime Nel Regno Unito un individuo, che lavora cinque giorni alla settimana per un anno, ha diritto a 5.6 settimane pagate (28 giorni) per anno. Dipendenti a tempo parziale hanno diritto alle stesse vacanze ma in proporzione alle ore lavorate. Per esempio una persona che lavora quattro giorni alla settimana ha diritto a 22.4 giorni retribuiti. La legge permette inoltre al datore di lavoro di controllare quando il dipendente prende le vacanze. Per esempio nel Regno Unito vi sono 8 Bank Holidays (periodi di festa nazionale). Tuttavia, non esistono leggi che obbligano il datore di lavoro a concedere vacanze a i suoi dipendenti durante questi giorni. Spring 2014 Page 13
Massimo numero di ore e pause lavorative Aprire un attività nel Regno Unito A meno che il dipendente abbia un accordo di opt-out o di esenzione, lavoratori maggiorenni non possono venire forzati a lavorare più di 48 ore settimanali di media e il datore di lavoro deve tenere conto delle ore per provare che rispetta questa legge. Tuttavia, un dipendente può firmare un accordo scritto (opt-out) per accettare di lavorare più ore alla settimana. Inoltre dipendenti sopra i 18 anni di età dovrebbero venire offerti 20 minuti di pausa per ogni 6 ore lavorative e un minimo di 11 ore di riposo tra giorni lavorativi. In fine, non possono essere forzati a lavorare più di 6 giorni su sette o 12 giorni su 14 Vi sono tuttavia eccezioni a queste regole, e regole speciali per persone più giovani. Cessazione del rapporto di lavoro Il diritto del lavoro nel Regno Unito contiene diverse leggi che hanno lo scopo di proteggere dipendenti nell eventualità di cessazione del rapporto lavorativo. Unfair dismisal (Licenziamento senza giusta causa) Viene considerato Unfair dismisal (licenziamento senza giusta causa) qualsiasi licenziamento senza una buona motivazione, o quando il datore di lavoro non segue le corrette procedure di licenziamento. Il dipendente tuttavia non può presentare una rivendicazione per licenziamento senza giusta causa, a meno che non abbia lavorato per la società per più di un anno, o due anni se assunto dopo il 6 Aprile 2012). Wrongful dismisal (Licenziamento illegittimo) Viene considerato licenziamento illegittimo qualsiasi licenziamento nel quale il datore di lavoro commette una violazione del contratto lavorativo licenziando il dipendente. Per esempio, se il datore di lavoro manca di rispettare il periodo di preavviso contrattuale, o la mancata osservanza del processo disciplinare aziendale. In questo caso un dipendente può presentare una rivendicazione per licenziamento illegittimo in qualsiasi momento. Licenziamento, disciplinari e procedure di reclamo Datori di lavoro che desiderano licenziare o disciplinare un dipendente, devono seguire le loro procedure prestabilite, che devono essere communicate al dipendente in anticipo ed essere in linea con il Codice di Pratica dell ACAS (Advisory Conciliation and Arbitration Service). Redundancy (Licenziamento per ridondanza) Redundancy (ridondanza) è una forma di licenziamento usata nell eventualità dove le esigenze del datore di lavoro cambiano e debba ridurre il numero di dipendenti per ridurre i suoi costi. Se meno di 20 dipendenti vengono fatti redundant in un solo stabilimento un processo di consultazione generale è necessario. Il processo di consultazione deve avvenire in maniera professionale. Tuttavia, non avendo dei limiti sulla durata questo può venire completato normalmente abbastanza velocemente. Se il numero di dipendenti fatti redundant è tra i 20 e 99 nello stasso stabilimento un processo di consultazione collettivo è necessario. Inoltre, il processo di consultazione deve iniziare almeno 30 giorni prima della prima proposta di licenziamento. Se più di 100 dipendenti vengo fatti reduntant nello stesso stabilimento il processo di consultazione collettivo è altrettanto necessario; e deve iniziare 90 giorni prima della prima proposta di licenziamento. Le regole e procedure sono al quanto complesse e devono venire seguite alla lettera al fine di prevenire qualsiasi rivendicazione da parte dei dipendenti. Se le regole non vengono seguite, questo potrebbe costare fino a 90 giorni di retribuzione aggiuntiva per ogni dipendente. Spring 2014 Page 14
Accordi pensionistici Aprire un attività nel Regno Unito In passato, il datore di lavoro con cinque o più dipendenti, aveva l obbligo di offrire a i propri dipendenti accesso ad uno specifico piano pensionistico chiamato Stakeholder Pension Sheme. In ottobre 2012 le leggi sulla pensione cambiarono, richiedendo a tutti i datori di lavoro di iscriversi automaticamente ad un piano pensionistico approvato, o ad un piano statale (The National Employment Saving Trust, o NEST). In aggiunta un minimo dell 8% dello stipendio del dipendente deve essere versato in uno di questi piani, questa somma è formata da: contributi versati dal datore di lavoro 3%, contributi versati dallo stipendio del lavoratore 4%, e 1% di agevolazione fiscale. Le nuove normative verranno attuate essenzialmente nel seguente modo per datori di lavoro con: più di 350 dipendenti dal 2013 più di 250 dipendenti dal 1 febbraio 2014 50-249 dipendenti dal 1 aprile 2014 al 1 aprile 2015 30-49 dipendenti dal 1 agosto 2015 al 1 ottobre 2015 meno di 30 dipendenti dal 1 gennaio 2016 al 1 aprile 2017 Registrazione come datore di lavoro e assunzione di personale Le aziende devono registrarsi (normalmente su internet) con HMRC come datori di lavoro se assumono dipendenti pagati più di: 111 settimanali (dal 6 Aprile 2014 questi limiti sono rivisti annualmente); o se il dipendente ha un secondo lavoro, o se riceve qualsiasi bene in relazione alla sua prestazione lavorativa. Assunzione di personale Dipendenti rispetto a lavoratori autonomi La distinzione tra dipendenti e lavoratori autonomi, è importante perchè determina il tipo di tasse da pagare e chi ne è responsabile per il pagamento. HMRC fornisce guide dettagliate che definiscono e distinguono i due tipi di lavoratori, e fornisce inoltre servizi di assistenza su internet per aiutare individui e società a determinare il corretto stato di lavoro. Le aziende hanno inoltre la possibilità di contattare HMRC per iscritto al departimento: Status Customer Service Team. Evitare di assumere personale illegalmente I datori di lavoro hanno l obbligo di assicurarsi che i futuri dipendenti abbiano il permesso di lavorare nel Regno Unito prima che inizino a lavorare. In questo modo i datori di lavoro possono stabilire un metodo di protezione legale che prevenga il pagamento di una multa per l impiego di un lavoratore illegale. Adeguati controlli devono avere luogo, anche nell eventualità che il datore di lavoro pensi che il candidato abbia il permesso di lavorare nel Regno Unito. Nota: il National Insurance Number presentato come solo documento, non è prova di idoneità a lavorare nel Regno Unito. Payroll - modulo iniziale Modulo P45 Quando un individuo cambia lavoro nel Regno Unito, il vecchio datore di lavoro dovrebbe rilasciare il P45. Questo documento contiene le seguenti informazioni riguardanti il lavoratore: National Insurance Number, codice fiscale, retribuzione totale e tasse pagate alla data del rilascio. Questo modulo è composto da quattro parti, e il lavoratore deve consegnare al nuovo datore di lavoro le parti 2 e 3, e quest ultimo, in seguito, dovrà notificare HMRC (via internet o spedendo la parte 3 del modulo), prima che il primo versamento del payroll venga effettuato. Spring 2014 Page 15
Aprire un attività nel Regno Unito Modulo P46 I nuovi dipendenti non sempre hanno un P45. In tal caso lo Starters Checklist può essere usato in sostituzione del P45. Il datore di lavoro in questo caso non deve spedire nulla a HMRC, ma semplicemente informarli via internet, normalmente prima che il dipendente riceva il primo stipendio. Codici del Payroll HMRC opera un sistema di codici fiscali composti da uno o più numeri seguiti da una lettera alfabetica. In termini generali, se si sostituisse la lettera con il numero 9 questo rappresenterebbe la quantità che il lavoratore può guadagnare prima di dover pagare le imposte. Il codice fiscale divide questa somma su tutto l anno lavorativo, facendo sì che il lavoratore riceva la stessa paga ogni settimana o mese. Se il codice fiscale inizia con una lettera o è costituito da sole lettere il codice funzionerà in maniera diversa. Per esempio un codice fiscale di: 508L rappresenta una somma di 5,089 che il dipendente può guadagnare in un anno senza dover pagare nessuna imposta. La lettera determina come HMRC chiederà al datore di lavoro di aggiustare i numeri per riflettere tutti i cambiamenti rilevanti. Calcolare PAYE e NI Il reddito imponibile include lo stipendio ed i bonus che vengono pagati al dipendente assieme al valore dei vari benefici forniti a quest ultimo. Per la maggioranza di dipendenti, il valore dei benefici riflette il costo a carico del datore di lavoro, pagato per fornire questi stessi benifici; e per i lavoratori a basso reddito, i benefici sono tassabili solo se possono venire convertiti in denaro. Tradizionalmente questi calcoli venivano effetuati per il personale utilizzando tabelle fiscali, ma data la complessità di questi ultimi, oggigiorno vengono principalmente effettuati utilizzando specifici software. I calcoli in più dettagli In termini generici, il datore di lavoro deve detrarre dal reddito imponibile, il PAYE e la Classe 1 National Insurance Number (contribuzione primaria dallo stipendio lordo del dipendente). In aggiunta il datore di lavoro deve versare la Classe 1 contributi Secondari. Il sistema in termini generici è dimostrato sottostante. Per il periodo 6 aprile 2014 al 5 aprile 2015: Calcolo del PAYE: - I primi 10,000 all anno sono esenti tasse, in seguito - 20% viene dedotto da redditi fino a 31,865 per anno - 40% viene dedotto da redditi tra 31,866 e 150,000 per anno - 45% viene dedotto da redditi superiori a 150,000 per anno Calcolo della prima classe di contributi: - 12% viene dedotto da redditi superiori a 153 fino a 805 alla settimana - 2% viene dedotto da redditi superiori a 805 alla settimana Calcolo della prima classe di contributi secondari: - 13.8% viene dedotto da redditi superiori a 153 alla settimana I calcoli presentati sovrastante sono approssimativi. Tuttavia dimostrano che il costo di assunzione per una azienda è approssimativamente del 14% dello stipedio lordo di ciascun dipendente. Licenziamento dei dipendenti Modulo P45 Come abbiamo menzionato precedentemente, quando un dipendente cambia lavoro, deve ricevere il P45; il modulo è formato di quattro parti, e la prima parte deve venire spedita dal datore di lavoro ad HMRC. Spring 2014 Page 16
Aprire un attività nel Regno Unito Pagare i dipendenti I versamenti del PAYE e i contributi del NI devono arrivare nel conto dell HMRC entro e non oltre il 22 del mese successivo alla fine del mese dell imposta a cui si riferiscono. Grandi aziende (250 o più dipendenti) devono effettuare i pagamenti elettronicamente. Aziende che non devono pagare elettronicamente, devono assicurarsi che i pagamenti vengano completati entro e non oltre il 19 del mese seguente. Le aziende più piccole, dove il totale dei pagamenti per il PAYE e NI non supera i 1,500 mensile, potrebbero pagare rate trimestrali invece che mensili. Sanzioni per pagamenti in ritardo HMRC impone sanzioni per pagamenti in ritardo. Queste sanzioni sono formate da pagamenti difettosi, in ritardo, e altre sanzioni per pagamenti non effettuati entro 6 e 12 mesi. Pagamenti mensili e trimestrali del PAYE Non vengono normalmente fatte pagare sanzioni se un solo pagamento all anno è in ritardo, a meno che non sia in ritardo di più di sei mesi. Le sanzioni dipendono dal numero di pagamenti in ritardo nel corso di un anno, e di quanto questi pagamenti sono in ritardo. La tabella sottostante presenta le sanzioni come percentuale della tassa che è in ritardo. Figura 7: Sanzioni per ritardi sul pagamento del PAYE No. di ritardi nel corso dell anno Percentuale della sanzione 1-3 1% 4-6 2% 7-9 3% 10 or more 4% Fonte: HMRC Gli importi non pagati dopo 6 o 12 mesi possono risultare in ulteriori sanzioni del 5% e poi un ulteriore 5% rispettivamente. Queste sanzioni possono essere addebitate in aggiunta alle sanzioni elencate sopra, e sono applicabili anche su un solo pagamento in ritardo. Procedure di fine anno per il payroll Nel Regno Unito la fine dell anno per il payroll è il 5 aprile, in seguito a questa data vi sono diverse procedure e moduli da presentare. La lista sottostante presenta alcune di queste procedure: 19 aprile pagamenti del PAYE e NIC che non sono ancora stati effettuati devono pervenire all HMRC (22 aprile per pagamenti elettronici); 19 maggio il P35 e P14 devono pervenire ad HMRC (questi sono riassunti delle retribuzioni riferite al datore di lavoro e a tutti gli impiegati); 31 maggio il P60 deve essere pronto e consegnato ad ogni dipendente. Spring 2014 Page 17
6. Imposta sulle società Residenza Aziendale Una breve sintesi delle leggi italiane di pertinenza Aprire un attività nel Regno Unito Ai fini dell imposta sul reddito delle società, le autorità italiane considerano una società residente in Italia se la società per la maggior parte del periodo d imposta (più di 183 giorni all anno) ha nel territorio dello Stato: La sede legale; o La sede dell amministrazione; o L oggetto principale. Dovrebbe essere sottolineato che, al fine di determinare se una società costituita al di fuori dell Italia ha la sua sede dell amministrazione o il suo oggetto principale in Italia, è necessario fare riferimento alla situazione sostanziale ed effettiva senza limitarsi a quella formale e apparente. Una breve sintesi delle leggi Inglesi di pertinenza Ai fini della legislazione fiscale inglese, una società è considerata residente nel Regno Unito se: è costituita nel Regno Unito (con alcune eccezioni) o la gestione centrale e il controllo dei sui affari sono nel Regno Unito. Sotto la prima regola, una società che è stata recentemente costituita nel Regno Unito sarà normalmente considerata residente nel Regno Unito. Il luogo della gestione centrale e del controllo, come prova di residenza, è rilevante solo per società che non sono costituite nel Regno Unito e quindi non si applica alla Vostra società. Una breve sintesi delle normative di pertinenza contenute nella Convenzione Bilaterale L articolo 4 Paragrafo 1 della Convezione Bilaterale tra Italia e Regno Unito in Materia di Tassazione ( Convenzione Bilaterale ) stabilise che una società è residente in Italia se, per la legge italiana, è assoggettata alle imposte in Italia. Allo stesso modo, una società è residente nel Regno Unito se, per la legge inglese, è assoggettata alle imposte nel Regno Unito. Questo crea un problema quando una società inglese viene considerata residente sia in Italia che in Inghilterra. In questo caso una clausula di spareggio stabilisce che la società venga considerata residente nello stato contraente nel quale si trova la sede della sua direzione effettiva. Non c è una definizione strettamente giuridica di cosa costituisca la sede della sua direzione effettiva. Comunque, il Commentario del Modello OCSE di Convenzione Fiscale (sul quale si basa la Convenzione Bilaterale) stabilisce che la sede della direzione effettiva è il luogo in cui le decisioni fondamentali di gestione e commerciali, necessarie per lo svolgimento dell attività d impresa nel suo complesso, sono in sostanza prese. Il Commentario in seguito elabora che per determinare quanto sopra debbano essere esaminati tutti i fatti e le circostanze pertinenti. Il Commentario inoltre rileva che l Italia ritiene che il luogo dove si svolge l attività principale e sostanziale del soggetto debba anche essere presa in considerazione nel determinare la sede della direzione effettiva. Una società costituita nel Regno Unito viene considerata residente nel Regno Unito ai fini dell imposta sulle società. Società che non sono residenti nel Regno Unito vengono considerate come residenti se le loro direzioni e centrali di controllo sono nel Regno Unito. Spring 2014 Page 18
Potenziali implicazioni per la Vostra società Aprire un attività nel Regno Unito Affinchè la Vostra società non venga considerata residente in Italia ai fini fiscali dalle autorità italiane, è essenziale che la direzione effettiva della società venga eseguita nel Regno Unito. Come affermato in precedenza, non esiste una definizione precisa di ciò che costituisce la direzione effettiva. Tuttavia, a nostro avviso, è indispensabile assicurarsi che tutti gli atti di amministrazione (ordinaria e di gestione) vengano materialmente eseguiti nel Regno Unito. Per individui residenti in Italia che sono amministratori di società inglesi questo significa che: le decisioni devono essere prese soltanto durante riunioni formali del Consiglio di Amministrazione nel Regno Unito; gli amministratori non devono tenere riunioni informali tra di loro al di fuori del Regno Unito; gli amministratori non devono impartire istruzioni ai dipendenti dal di fuori del Regno Unito; i normali atti amministrativi della società devono venire condotti nel Regno Unito; la sede centrale, con i dipendenti, deve essere fisicamente situata presso un indirizzo nel Regno Unito; e l attività principale della società deve risiedere nel Regno Unito, o almeno al di fuori dell Italia. Riteniamo inoltre che sia fondamentale che tutte le riunioni siano adeguatamente documentate e che prove quali i record dei voli, delle chiamate e delle e-mail siano conservate al fine di dimostrare che le questioni di cui sopra sono state adeguatamente condotte nel Regno Unito. Questi record potrebbero rivelarsi necessari per dimostrare che la sede della direzione effettiva della società è nel Regno Unito. Si potrebbe sostenere che, per le aziende con un amministratore unico, i punti 1 e 2 di cui sopra possano essere contestati dalle autorità per essere una pura formalità legale che non rispecchia la sostanza della situazione. In questo caso è ancora più importante che i punti 3, 4, 5 e 6 possano essere efficacemente dimostrati. Infine, ci sembra molto difficile giustificare che una società sia effettivamente gestita nel Regno Unito se l amministratore (o amministratori) trascorre la maggior parte del tempo al di fuori del Regno Unito e la società non ha dipendenti nel Regno Unito. Calcolare l imposta sulle società L imposta sulle società è esigibile sugli utili di una società che risiede nel Regno Unito. Questa sarà soggetta all imposta Britannica sul proprio utile globale. Periodi di contabilità L imposta sulle società è pagabile in rispetto ai periodi contabili fiscali. Spesso questi periodi riflettono i periodi per i quali le aziende preparano i bilanci finanziari. Tuttavia questo non è sempre così. Utili soggetti all imposta sulla società Le varie fonti di reddito che una società riceve, devono essere tenute separate l una dall altra. Ad esempio, i redditi provenienti da negoziazione, da capitale e dividendi devono essere tenuti separati gli uni dagli altri. Il reddito derivante dall attività di negoziazione viene calcolato rettificando l utile prima delle imposte, per eliminare qualsiasi reddito che non è legato al commercio. Questo viene poi rettificato per riflettere gli elementi che sono e non sono ammessi ai fini fiscali. Esempio ABC furniture Ltd è impostata per la vendita di mobili nel Regno Unito. L azienda possiede inoltre alcuni appartamenti che affitta. I passi necessari per calcolare il suo reddito di negoziazione sono i seguenti: Spring 2014 Page 19
Aprire un attività nel Regno Unito Aggiungere gli importi inclusi nei conti finanziari, che non sono consentiti a fini fiscali (per esempio gli ammortamenti). Aggiungere altri importi che sono inclusi nei conti finanziari, ma che non sono consentiti a fini fiscali (ad esempio le spese di intrattenimento). Sottrare redditi non provenienti da attività di negoziazione (in questo caso il reddito derivante dall affitto degli appartamenti). Sottrarre gli elementi che sono ammissibili a fine fiscale, ma non inclusi nei conti finanziari (ad esempio le quote di capitale). La computazione per ABC forniture è illustrata qua sotto. Figura 8: Calcolo degli aggiustamenti del reddito a scopo fiscale m m Conto dei profitti netti 18.5 Aggiungere Ammortamenti imputati nei conti 1.2 Spese di intrattenimento non autorizzate a fini fiscali 0.8 2.0 Sottrerre Redditi derivanti da attività non legate alla negoziazione (affitti) (1.0) Indennità di capitale (0.5) (1.5) Reddito da negoziazione ( rettificato per scopo fiscale) 19.0 Fonte: AccountsCo. Una volta che ogni fonte di reddito è stata separata e regolata, queste ultime vengono sommate per ottenere il totale dei profitti imponibili. Nel caso di ABC Forniture il calcolo è il seguente: Figura 9: Totale dei profitti imponibili Redditi da attività di negoziazione 19.0 UK Redditi da affitti 1.0 Totale dei profitti imponibili 20.0 Fonte: AccountsCo. Calcolo del carico fiscale Il carico fiscale sulle società è calcolato applicando la quota fiscale sugli utili imponibili. La quota fiscale rilevante dipenderà dai redditi imponibili della società. Piccole imprese (con utili imponibili non superiori a 300,000) sono soggette ad un aliquota fiscale del 20%. m Spring 2014 Page 20
Aprire un attività nel Regno Unito Aziende medie (con utili imponibili tra 300,000 e 1,5 millioni) pagano un imposta del 20% sul reddito fino a 300,000 e il 21% sul reddito dal 300,000 al 1,5 millioni. Grandi aziende (con utili imponibili superiori a 1,5 millioni ) pagano una un aliquota fissa su tutto il reddito del 21% Per ABC furniture Ltd. verrà utilizzata l aliquota standard del 21%, risultando in una imposta fiscale di 4.2 millioni ( 20.0m x 24%). Pagare l Imposta sulle società Notifica di esigibilità Quando una società nel Regno Unito viene costituita, HMRC normalmente scrive una lettera alla società indicando la data entro la quale questa deve presentare la dichiarazione dei redditi. Se per qualche motivo un avviso non venisse emesso (ad esempio una società diventa residente nel Regno Unito per spostamento della propria sede) la società dovrà presentare la dichiarazione dei redditi entro 12 mesi dalla fine del periodo contabile passivo. Presentazione delle dichiarazioni fiscali sulle società Le imposte sulle società vengono raccolte dalle società stesse tramite un sistema di autovalutazione; ed è con questo sistema che le società hanno l obbligo di calcolare e pagare la tassa stessa. Nella maggior parte dei casi, le società devono presentare una dichiarazione dei redditi entro 12 mesi dalla fine del periodo contabile. Esempio Il periodo contabile imponibile per ABC Furniture Ltd chiude il 30 giugno 2014; per questo la società dovrà presentare l autovalutazione della dichiarazione dei redditi entro il 30 giugno 2015. Pagamento dell imposta sulle società Le grandi aziende (che pagano la rata fiscale principale) pagano questa tassa a rate trimestrali e le rate si basono su una stima del debito d imposta dell anno in corso. Nella maggioranza dei casi la rata è pagabile il quattordicesimo giorno dei mesi 7 e 10 del periodo contabile imponibile, e i mesi 1 e 4 dopo la fine del periodo contabile imponibile. Per tutte le aziende di taglia inferiore, l imposta sulle società è dovuta nove mesi e un giorno dopo la fine del periodo contabile imponibile. Esempio Il periodo di contabilità imponibile per ABC Forniture Ltd va dal 1 giugno 2013 al 30 giugno 2014. Di conseguenza quest ultima dovrà pagare le tasse il: 14 dicembre 2013, 14 marzo 2014, 14 luglio2015 e il 14 ottobre 2015. Se la società fosse stata più piccola, avrebbe dovuto pagare una sola rata entro il 1 aprile 2015. Sanzioni sull imposta sulle società Introduzione Le sanzioni possono venire emesse per i seguenti motivi: mancata notifica di eligibiltà; tardiva presentazione delle dichiarazioni fiscali; e ritardo di pagamento e presentazioni non corrette. Mancata notifica di eligibilità La sanzione per non aver dichiarato l eligibilità ad HMRC, viene calcolata come percentuale della quantità di oneri tributari, e varia a seconda del motivo per il quale la notifica non è stata effettuata. La sanzione può essere ridotta dall HMRC nel caso sia la società stessa a rivelare l errore. Le sanzioni massime e minime sono elencate nella tabella sottostante. Spring 2014 Page 21
Aprire un attività nel Regno Unito Figura 10: Sanzioni massime e minime per mancata comunicazione di esigibilità Comportamento Sanzione massima Sanzione minima con rivelazione non sollecitata Sanzione minima con rivelazione sollecitata Deliberata e nascosta Deliberata ma non nascosta 100% 30% 50% 70% 20% 35% Tutti gli altri casi 30% 12m: 10% <12m: Nil 12m: 20% <12m: Nil Fonte: HMRC Dichiarazioni dei redditi incorrette Le sanzioni per incorrette dichiarazioni dei redditi, vengono calcolate in maniera simile a quelle per mancata comunicazione; in questo caso le sanzioni sono le seguenti. Figura 11: Sanzioni massime e minime per ritorni incorretti Comportamento Sanzione massima Sanzione minima con rivelazione non sollecitata Sanzione minima con rivelazione sollecitata Erronea Nil Nil Nil Inccurata 30% Nil 15% Deliberata 70% 20% 35% Deliberata e nascosta 100% 30% 50% Fonte: HMRC Dichiarazioni dei redditi in ritardo Generalmente HMRC spedisce una lettera per comunicare alle società la necessità di dichiarare i redditi ai fini fiscali (tassa sulle società). Se HMRC ha spedito questa lettera, e le dichiarazioni dei redditi aziendali non vengono presentate in tempo, la società dovrà pagare una penale; anche nel caso in cui la società non abbia maturato alcune tasse da pagare. Le penali sono le seguenti: Penale immediata di 100 Dopo tre mesi una penale aggiuntiva di 100 Tra 18 e 24 mesi il 10% della tassa dovuta Più di 24 mesi un ulteriore 10% della tassa dovuta Se la tassa sulle società è in ritardo per più di tre periodi contabili consecutivi, la sanzione standard di 100 diventa di 500. Ritorno dei pagamenti in ritardo Su ogni pagamento in ritardo le aziende dovranno pagare in aggiunta alla tassa dovuta, un tasso di interesse. Mantenimento della contabilità Tenuta dei registri Esiste un quadro comune (un insieme di regole ad alto livello) applicabile ai record che devono venire mantenuti ai fini fiscali. Vi sono inoltre regole dettagliate per le singole imposte. Il quadro generale Spring 2014 Page 22
Aprire un attività nel Regno Unito indica che le aziende devono mantenere le informazioni (piuttosto che i record) che mostrino di aver preparato una dichiarazione dei redditi completa e accurata. Ai fini dell imposta sulle tasse le regole generali indicano che le aziende devono mantenere tutti i record usati per preparare la dichiarazione dei redditi. Questi record includono: ricevute; spese; e dettagli rilevanti alla dichiarazione dei redditi. Se la società si occupa di beni, deve tenere un registro di tutte le vendite e gli acquisti. I record che devono venire trattenuti includono documenti giustificativi tra i quali conti, contratti, buoni ecc. Scadenze In generale i documenti vanno trattenuti per 6 anni dalla fine del periodo contabile in questione. Sanzioni Una pena massima di 3,000 per infrazione potrebbe venire imposta. Spring 2014 Page 23
7. IVA (VAT) Un introduzione all IVA nel Regno Unito Aprire un attività nel Regno Unito Ai fini dell IVA il fatturato viene classificato nei seguenti modi: taxable (imponibile); Exempt (esente); o outside of scope (al di fuori del campo di applicazione dell IVA). Il fatturato imponibile viene tassato usando le seguenti aliquote: quota normale (20%); quota ridotta (5%); o a tasso (0%). E questa può essere descritta nei seguenti modi. Figure 12: Rappresentazione grafica del fatturato imponibile a fini IVA Fatturato Operazioni imponibili Operazioni esenti Fuori dallo scopo Rata Standard Rata Ridotta Zero Rata Questo è il fatturato imponibile aziendale Source: AccountsCo Esistono numerose legislazioni riguardanti l IVA, e HMRC procura diverse guide sulla classificazione dei vari servizi. La tabella seguente fornisce una panoramica sul tipo di beni o servizi inclusi nelle varie classificazioni Figura 13: Classificazione indicative dell IVA in rispetto alle furniture. Rata Zero Rata Ridotta Esente Fuori dallo scopo Rata Standard Alimentari Libri e giornali Alimentazioni per riscaldamento domestico Installazione di materiali per risparmio energetico Assicurazioni Giochi e scommesse Tassi di interesse su prestiti Rimborsi dei prestiti Elementi che non rientrano in altre categorie Prodotti farmaceutici Contraccettivi e prodotti sanitari Servizi sanitari o servizi relative alla sanita` Dividendi Lavori di costruzione di appartamenti nuovi Alcune ristrutturazioni di abitazioni Vendita di proprieta` fondiaria e edifici nuovi Imposta sulle società Vestiti e Calzature Seggiolini da macchina per bambini Alcuni corsi educativi Salari e stipendi Spring 2014 Page 24