Il processo di adesione 2013/14 Dalì e richiami alla normativa sulla Privacy Incontro dei referenti diocesani dell adesione (incaricati web) Domus Pacis (RM) 27/29 Settembre 2013
Indice La normativa sulla Privacy DALI e la gestione dell adesione Gestione della ATB/Diocesi in DALI Esportazione di dati da DALI Conclusioni Domande e risposte
La normativa sulla Privacy
Il codice sulla privacy La legge sulla privacy Il decreto legislativo 196/2003, denominato Codice in materia di protezione dei dati personali è entrato in vigore il 1 gennaio 2004. Estende la precedente legge 675/1996 e altri decreti e regolamenti
Le tre figure: Titolare, Responsabile e Incaricato TITOLARE ha potere decisionale sulle finalità e sul trattamento e la sicurezza dati RESPONSABILE è designato dal titolare, che gli affida specifici compiti INCARICATI sono designati dal responsabile o dal titolare, utilizzano i dati in conformità ai limiti ricevuti Nell ambito dell Azione Cattolica i titolari del trattamento sono: i Presidenti Nazionale/Diocesano/ATB
Limitare rischi di sanzioni o risarcitori La violazione della disciplina e del corretto comportamento nel trattamento dei dati comporta: sanzioni amministrative (ad esempio da 3.000 a 15.000 euro per l'omessa e inidonea informativa); sanzioni penali (ad esempio per l'omessa adozione delle misure minime di sicurezza); risarcimento dei danni cagionati per effetto di un errato trattamento (con addirittura l'onere per l Azione Cattolica di provare di aver posto in essere ogni misura per prevenire il danno lamentato dall associato). Una corretta formazione su questi temi permette di limitare tali rischi.
L informativa
(L informativa) Il trattamento dei dati Il trattamento dei dati viene effettuato ai fini del perseguimento degli scopi dell Azione Cattolica L Azione Cattolica Italiana (nazionale, diocesana e parrocchiale) utilizzerà i dati secondo gli obiettivi dello Statuto e Regolamento nazionale e gli Atti Normativi diocesani per realizzare le proprie attività culturali, religiose e ricreative.
(L informativa) Diritti dell associato Diritti dell associato Ai sensi delle leggi vigenti potrai in qualsiasi momento ottenere dall Azione Cattolica la conferma dell'esistenza o meno di tuoi dati personali nei propri archivi e che tali dati vengano messi a sua disposizione in forma intelligibile. Azione Cattolica Responsabile della Privacy - Via Aurelia, 481 00165 Roma, anche via email all indirizzo privacy@azionecattolica.it o via fax al numero 06 66132450.
Cessione dei dati personali L autorizzazione o la non autorizzazione a queste cessioni deve essere esplicitata e può riguardare: a) case editrici b) società di marketing c) enti e soggetti esterni coinvolti in attività religiose, culturali, ricreative d) aziende di servizi Solo ed esclusivamente per scopi conformi agli orientamenti dell Associazione e quanto stabilito nello Statuto
Archiviazione delle liberatorie Il modulo adesione/privacy deve essere archiviato in un posto sicuro (archivio chiuso a chiave)
Statistiche sulla liberatoria Liberatoria Completa Liberatoria non concessa Liberatoria Parziale 37% 35% 28%
DALI e la gestione delle adesioni
Per accedere a DALI Nomina da parte della Presidenza diocesana di un incaricato adesioni web. Trasmissione modulo identificativo incaricato web e modulo presa in carico password diocesana al Centro Adesioni nazionale. Il Centro Adesioni rilascerà e comunicherà una nuova username e password all utente indicato che permetterà l accesso al sistema Dalì.
Accesso al sistema e la privacy Le password sono strettamente personali NON vanno scritte sul monitor Le password vanno cambiate ogni 3 mesi Chi effettua l inserimento deve essere l incaricato della diocesi ed è responsabile della correttezza dei dati inseriti
Incarichi diocesani e parrocchiali DALI permette di gestire gli incarichi dei responsabili diocesani e parrocchiali E importante inserire o aggiornare: Telefono fisso Cellulare E-Mail Indirizzo
Incaricati web: loro ruoli e obblighi E necessario che gli incaricati compilino il modulo e firmino la liberatoria (possibilmente completa), in quanto ad essi viene spedito materiale e i loro dati personali restano archiviati anche dopo il termine del mandato
Gestione adesioni:stampa moduli
Dati personali prestampati Stampa elenco aderenti 2013
CONFERMA adesione Aggiornamento del campo pagato (si) Modifica o inserimento del consenso fornito
Aggiornamento veloce aderente
Funzione Modifica/Disdetta
2014: NUOVA iscrizione Le NUOVE iscrizioni nel 2014 saranno gestite esattamente come nel 2013. Agevolazione ai nuovi aderenti (mai iscritti all AC) inseriti dal 1 giugno al 30 settembre 2014 (adesione gratis per il 2014/2015) Anche la modalità di caricamento in DALI rimarrà invariata.
Modulo adesione/privacy
Flusso Inserimento Nuovi Iscritti 25.000 Flusso nuovi iscritti 2010-2011 - 2012-2013 20.000 17.571 2009/2010 15.000 2010/2011 10.000 10.731 10.206 2011/2012 2012/2013 6.949 5.000 3.749 3.827 520 2.078 1.534 1.002 433 802 0
Inserire le scelte relative alla cessione dei dati
Gestione adesioni: disdetti Tempistica (obbligatoriamente entro il 30 Aprile) Risvolti economici Privacy Effetti della disdetta
I disdetti e la privacy Quando un associato da disdetta e non ha firmato nessuna liberatoria, i suoi dati non sono più utilizzabili I dati personali privi di consenso vengono anonimizzati dal sistema in fase di cambio esercizio.
Flusso Disdette di Adesione 30.000 Flusso disdette di adesione 2010/2011/2012/2013 26.585 25.000 20.000 2009/2010 2010/2011 15.000 13.489 12.169 2011/2012 2012/2013 10.000 8.297 5.000 4.427 4.989 3.427 436 1.204 1.088 961 1.626 0
DALI - estrazione dati L estrazione dei dati degli associati da DALI è stata modificata per tener conto delle scelte effettuate tramite la liberatoria
DALI - estrazione dati selez. opzioni di trattamento
Gestione ed utilizzo corretto dei dati esportati I dati devono essere esportati da DALI attraverso l apposita funzione, scegliendo opportunamente la tipologia di cessione dei dati (a,b,c,d) I dati esportati devono essere utilizzati solo per le finalità previste al momento dell esportazione e successivamente eliminati
Aspetti economici quote adesioni
Quote adesioni 1) Impostazione Quote diocesane per gli Aderenti singoli 2) Impostazione % di sconto per i soci (primi tre componenti) inclusi nelle varie tipologie dei nuclei familiari.
Nuclei familiari: 15% di sconto fino al 3 componente dal 4 in poi con minore età l iscrizione è gratis. La funzione Gestione % di sconto Nuclei permette di non applicare agli aderenti inclusi nei nuclei familiari la Quota Diocesi riservata ai singoli.
Conclusioni
Adesioni 2014 Saremo sempre a vostra disposizione per assistervi! Scriveteci a : privacy@azionecattolica.it adesioni@azionecattolica.it Telefonateci quando ne avete bisogno!
Domande?
Posso usare le foto degli associati? Maggiorenni: si dietro autorizzazione Minorenni: si dietro autorizzazione del genitore L autorizzazione non è richiesta quando: la pubblicazione avviene a fine giornalistico se il personaggio riconoscibile non e' determinante all'economia della foto (es. immagine di un luogo pubblico o di un avvenimento, in cui una o più persone siano riconoscibili). personaggi comuni di cui sia pubblicato un particolare, ma il cui volto non sia riconoscibile minorenni, purché il volto e' o viene reso non direttamente riconoscibile
I confermati e la privacy In fase di riconferma è opportuno ricordare la possibilità di poter esprimere il proprio consenso per un estensione/restrizione del trattamento del dato stesso. Al compimento del 18 anno di età sarà necessario richiedere il consenso direttamente all interessato.
I nuovi e la privacy Per i nuovi iscritti è necessario assicurarsi che sia stato firmato il modulo adesione/privacy Il modulo deve essere archiviato insieme agli altri già raccolti in passato