Guida operativa per il versamento in conservazione dei documenti informatici gestiti nel sistema P.I.Tre A cura dell Ufficio Beni archivistici, librari e Archivio provinciale della Soprintendenza per i Beni culturali e del Gruppo PITre del Servizio di supporto alla Direzione generale, ICT e semplificazione amministrativa Settembre 2015 1
INDICE INTRODUZIONE p. 4 SEZIONE A: Ricerca delle unità documentarie da versare in conservazione A.1. Accesso al ruolo abilitato ai versamenti in conservazione p. 6 A.2. Ricerca documenti p. 7 A.3. Selezione della tipologia documentaria p. 8 A.4. Selezione dell intervallo temporale e attivazione della ricerca p. 9 A.5. Risultato della ricerca p. 10 SEZIONE B: Versamento in conservazione delle unità documentarie B.1. Selezione delle unità documentarie p. 11 B.2. Selezione dell operazione massiva di versamento al ParER p. 12 B.3. Conferma dell operazione p. 13 SEZIONE C: Verifica dei versamenti effettuati C.1. Verifica dello stato di conservazione p. 14 C.2. Il consolidamento automatico del documento inviato in conservazione p. 15 C.3. Verifica della storia conservativa dell unità documentaria p. 16 C.4. Visualizzazione del rapporto di versamento p. 17 C.5. Il rapporto di versamento p. 18 C.6. Lo stato di conservazione p. 19 SEZIONE D: I filtri di ricerca delle unità documentali 2
D.1. I filtri di ricerca specifici per la conservazione p. 20 D.2. Ricerca delle unità non ancora versate in conservazione p. 21 D.3. Ricerca delle unità inviate con esito negativo (errore nell invio o rifiuto) p. 22 D.4. Ricerca delle unità per data di versamento p. 23 3
INTRODUZIONE La presente guida è stata elaborata con l obiettivo di descrivere i passi operativi da compiere per il versamento in conservazione dei documenti informatici gestiti nel sistema documentale P.I.Tre. La validità di tale strumento si esaurirà con l implementazione di policies di versamento automatico, le quali sono in corso di studio e progettazione. Con l introduzione delle policies verrà meno infatti la necessità di eseguire manualmente i versamenti. Le tipologie documentarie Allo stato attuale il sistema di conservazione del Polo Archivistico dell Emilia Romagna (ParER) accetta e gestisce le seguenti tipologie documentarie: stampa dei registri (di protocollo e di repertorio) documento protocollato documento repertoriato documento non protocollato fattura passiva Da un punto di vista operativo i documenti protocollati, repertoriati e non protocollati possono essere ricercati cumulativamente all interno del sistema P.I.Tre e, sempre in maniera cumulativa, possono essere versati al ParER. Per quanto riguarda le stampe dei repertori, il sistema P.I.Tre non consente di ricercare le stampe di tutti i repertori per un dato intervallo di tempo ma effettua la ricerca solo per singoli repertori. Relativamente alla tipologia documentaria della fattura saranno fornite in seguito apposite indicazioni. Documenti nativi digitali e documenti nativi cartacei Il sistema di gestione documentale P.I.Tre contiene: - documenti nativi digitali; - originali informatici ossia documenti formati su supporto cartaceo da un mittente esterno e da questo digitalizzati; tali documenti sono stati acquisiti in P.I.Tre dal destinatario (il quale conserva quindi solo un originale informatico); - documenti nativi cartacei, formati su supporto cartaceo e digitalizzati per essere acquisiti in P.I.Tre a scopo meramente gestionale interno all ente oppure per essere inviati tramite interoperabilità all esterno. Premesso che l implementazione di politiche (policies) di versamento automatico dei documenti potrà, eventualmente, differenziare le tipologie di documenti sopra descritte per inviare al sistema di conservazione gestito da ParER solo i documenti nativi digitali e gli originali informatici, si suggerisce in questa prima fase, per motivi di praticità e velocità operativa, di versare in conservazione anche i documenti nativi cartacei che sono stati digitalizzati e acquisiti in P.I.Tre. Si rammenta che i documenti nativi cartacei digitalizzati devono essere conservati secondo le tempistiche prescritte dal massimario di conservazione e scarto dell Ente titolare della documentazione, e che il loro scarto può essere effettuato solo previa autorizzazione formale della Soprintendenza per i Beni culturali, scaduti i termini di conservazione. 4
Lo stato di conservazione dei documenti In relazione all attività di versamento in conservazione dei documenti informatici, gli stessi possono avere e/o assumere diversi stati, di seguito elencati e descritti: Non conservato = documento che non è stato versato in conservazione al ParER In attesa di versamento = documento per il quale è stato azionato il comando di versamento al ParER ed è in corso di elaborazione il versamento con modalità asincrona Errore nell invio = documento che, a causa di un errore di sistema, non ha raggiunto il sistema di conservazione gestito da ParER Rifiutato = documento che, a causa di un errore specificamente descritto nel rapporto di versamento, è stato rifiutato dal sistema di conservazione gestito da ParER Preso in carico = documento che è stato preso in carico dal sistema di conservazione gestito da ParER. 5
A.1. Dalla prima pagina di P.I.Tre selezioniamo il ruolo abilitato ai versamenti in conservazione: nel nostro esempio scegliamo Responsabile Conservazione Provincia autonoma di Trento. 6
A.2. Dal menu selezioniamo Ricerca > Documenti. 7
A.3. Effettuiamo la ricerca dei documenti da mandare in conservazione impostando gli opportuni filtri. Ad esempio selezioniamo la tipologia documentaria stampe del registro di protocollo, spostandoci sul TAB Stampe e selezionando Registri. 8
A.4. Quindi impostiamo l intervallo temporale delle unità documentarie che vogliamo versare in conservazione, ad esempio scegliamo l anno 2014 e nel campo Data stampa impostiamo l intervallo del mese di dicembre 2014, quindi attiviamo il pulsante Cerca. 9
A.5. Il sistema mostra sul lato destro il risultato della ricerca, cioè tutti i documenti che corrispondono ai filtri impostati. 10
B.1. Selezioniamo i documenti da versare in conservazione apponendo la spunta. Per selezionarli tutti apponiamo la spunta nel riquadro della cella d intestazione, altrimenti li selezioniamo singolarmente apponendo la spunta accanto ad ogni singolo documento. 11
B.2. Dal menu a tendina Seleziona un operazione massiva scegliamo l azione Versa in conservazione al PARER. 12
B.3. Il sistema chiede conferma dell operazione. Acconsentiamo cliccando sul pulsante Conferma. 13
C.1. Per conoscere lo stato di conservazione di ogni documento (cioè se è stato inviato in conservazione, se ha avuto dei problemi durante il versamento, se è stato rifiutato) possiamo personalizzare la griglia di ricerca in modo da visualizzare la colonna Stato conservazione. Tale colonna è valorizzata con uno dei seguenti valori a seconda dello stato del documento: Non conservato, In attesa di versamento, Preso in carico, Rifiutato, Errore nell invio. 14
C2. Il documento inviato in conservazione viene consolidato automaticamente, cioè i suoi metadati ed i file che lo compongono vengono resi immodificabili, sono pertanto congelati. Lo stato di consolidamento si evince da: 1) l etichetta del documento che risulta congelata, 2) la dicitura Documento consolidato che appare nel profilo, seguita dal dettaglio di quali dati sono consolidati (nel caso della conservazione sia il contenuto sia i metadati) 3) un apposita icona sui singoli file che compongono il documento 1 3 2 15
C.3. Dal profilo del documento possiamo verificare la storia della conservazione del documento cliccando sull apposita icona (vedi immagine) 16
C.4. Il sistema apre una finestra denominata Storia conservazione. Cliccando sul pulsante Rapporto visualizziamo il rapporto di versamento. 17
C.5. Nel Rapporto di versamento troviamo riepilogati i dati dell esito del versamento, del versatore e del pacchetto di versamento (dati generali e dettagli dell unità documentaria) 18
C6. Cliccando sul pulsante Stato cons. visualizziamo il dettaglio dello stato di conservazione, con i riferimenti alla chiave univoca dell unità documentaria verificata. 19
D1. Sia nella Ricerca documenti avanzata che nella Ricerca stampe sono presenti dei nuovi filtri relativi allo stato di conservazione. 20
D2. E possibile quindi effettuare ricerche mirate su documenti e stampe a seconda del loro stato di conservazione, come ad esempio su unità documentali che non sono ancora state inviate in conservazione 21
D3. oppure su unità documentali che sono state inviate in conservazione ma che, a causa di errori e/o anomalie, non sono state prese in carico dal ParER 22
D4. Inoltre si può effettuare una ricerca per Data di versamento selezionando la data o l intervallo di tempo in cui si è provveduto ad effettuare il versamento in conservazione. 23