GUIDA AL PRIMO AVVIO E MANUALE D USO
Informazioni preliminari Il primo avvio deve essere fatto sul Server (il pc sul quale dovrà risiedere il database). Verificare di aver installato MSDE sul Server prima di effettuare l installazione del software. Dopo aver ultimato la prima installazione sul server, è necessario effettuare un installazione su ogni pc che utilizzerà il software (sui client è necessario installare solo il software, non MSDE). Avvio del software Al primo avvio su ogni macchina il software rileva che il database per l archivio dei dati non è stato ancora creato (server) o non è ancora stato specificato (client), e presenta la seguente maschera per l inserimento delle credenziali: Figura 1 Creazione Database Sulla maschera è inoltre riportato come individuare il nome del server da inserire nella prima casella di testo, ovvero facendo doppio click sulla piccola icona in basso a destra, sulla barra delle applicazioni, creata con l installazione di MSDE. E opportuno segnarsi il nome del server inserito, perché tale nome verrà richiesto anche al primo avvio su ogni client (sul client non è presente l icona di MSDE). Utente e Password sono quelli di MSDE. Per installazioni standard lasciare quelli proposti, altrimenti modificarli con quelli impostati in sede di installazione. Conferma e creazione database Cliccando su Crea il software verifica l esistenza del database sul server specificato; al primo avvio sul server, il database non esiste, pertanto verrà creato e configurato con i parametri di default. Al primo avvio su ogni client, riportando il nome del server corretto, viene emesso un messaggio di avviso che indica che il database è già esistente (si riferisce appunto a quello creato con l installazione sul server); viene quindi richiesta la conferma che tale database verrà utilizzato per il programma: Pag 2 / 12
Figura 2 Database esistente Infine viene emesso un messaggio di conferma in entrambe le situazioni, che riferisce che il programma verrà chiuso per rendere attive le modifiche: Figura 3 Riavvio del programma A questo punto è possibile avviare di nuovo il programma e cominciare a lavorarci. Il secondo avvio prevede come primo passo l aggiornamento delle tabelle, pertanto occorre attendere qualche secondo prima di cominciare a lavorare. Quando il mouse non è più a clessidra è compare la maschera principale, allora il programma è pronto per il suo utilizzo. Pag 3 / 12
MANUALE D USO All avvio del software si presenta la schermata principale, evidenziata in figura 4. Figura 4 Maschera principale In alto è presente un piccolo menu composto da 3 voci: File, Parametri e?. Pag 4 / 12
File: E composto dalle voci LogOut ed Esci. La prima voce permette solamente di effettuare il Logout, accedendo quindi con un altro utente, ed è abilitata solamente se, nei parametri, si è scelto di utilizzare il Login, come spiegato nel paragrafo successivo. La seconda voce permette di uscire completamente dal programma. Parametri: La prima voce, Percorsi, permette di accedere alla maschera visualizzata in figura 5. Figura 5 Percorsi Il primo valore da specificare è il percorso di destinazione dei files che verranno generati dal programma. In secondo luogo va specificato il percorso di destinazione dei registri, laddove esista la possibilità di stamparli. Poi, nel caso in cui siano presenti files di excel da cui prelevare i dati, generati con un apposita struttura leggibile dal programma, occorre indicare il percorso di ogni file rappresentante il relativo registro, nonché i 12 o 13 nomi dei fogli rappresentanti i mesi. Se i dati vengono inseriti a mano tramite gli appositi data entry (come avviene nella quasi totalità dei casi, e sicuramente come avviene utilizzando il programma in versione DEMO scaricato dal nostro sito), questi dati possono essere lasciati così come proposto dal programma. A questo punto occorre selezionare il settore di appartenenza e la tipologia di azienda, per fare in modo che il programma utilizzi i tracciati corretti. Se l azienda deve gestire l invio di file telematici per più clienti (quindi possiede più codici ufficio per l invio, più software per la firma e più accessi al sito dell agenzia delle dogane), può scegliere di utilizzare il LogIn con l apposito flag. Pag 5 / 12
In seguito verrà spiegato come inserire nelle anagrafiche i dati delle varie aziende e come salvare i dati di default e i parametri generici personalizzabili per ogni azienda, nonché i dati veri e propri, che saranno sempre distinti ad ogni accesso con il singolo utente/azienda. Un altro parametro che è possibile impostare in questa maschera è la scelta di visualizzare il file generato, che permette di mostrare il file appena creato dal programma in una griglia che aiuta nella lettura del file stesso, altrimenti difficilmente leggibile a causa dell imprecisa incolonnazione dei dati. L ultimo dato da valorizzare è la scelta del tipo di progressivo, mensile o annuale. Si riferisce al progressivo proposto in automatico nel record B o C, che partirà da 1 ogni anno (se annuale) oppure ogni mese (se mensile) e verrà incrementato di 1 ad ogni inserimento. Tale progressivo è comune a tutti i registri e può essere modificato manualmente. Se il progressivo viene modificato manualmente verrà comunque proposto il progressivo più grande (dell anno o del mese) incrementato di uno. Bisogna quindi fare attenzione a non lasciare buchi nel caso di cancellazioni materiali di un movimento. Non bisogna dimenticare di premere il pulsante Salva prima di uscire, e di effettuare la personalizzazione dei percorsi per ogni azienda che si intende utilizzare. Il salvataggio impiega qualche secondo in quanto va ad aggiornare i parametri a seconda della tipologia di azienda selezionata. La seconda voce del menu Parametri è Anagrafiche, che permette di accedere alla maschera visualizzata in figura 6. Figura 6 Anagrafiche Ogni settore permette l inserimento di nuove voci completando le opportune caselle di testo e premendo il pulsante Conferma, nonché la modifica o eliminazione di voci esistenti facendo doppio click sulla riga di interesse, visualizzando così i dati nelle caselle di testo e premendo il pulsante Pag 6 / 12
Elimina per eliminare la voce, oppure facendo le modifiche di interesse e premendo di nuovo il pulsante Conferma per apportare modifiche. Alcuni di questi dati inseriti verranno proposti in menu a tendina nei data entry per l inserimento manuale dei dati. Il primo settore permette l inserimento dei Clienti e Fornitori con il relativo codice di accisa, per la valorizzazione del campo Mittente/Destinatario. Il secondo settore permette di inserire tutti i prodotti con il relativo codice (CPA + NC + TARIC) reperibili nelle apposite tabelle fornite dall agenzia delle dogane. Tali dati verranno proposti nel campo Codice Prodotto e Codice Prodotto Equivalente. Il terzo settore permette di inserire i dati relativi alle aziende che effettueranno il Login. La password non è obbligatoria. Vi è poi un settore a destra che permette di inserire numero e anno dei vari registri utilizzati dall azienda, con l associazione al relativo prodotto. Tali dati vengono proposti, nel data entry dei movimenti, in un menu a tendina per la selezione del numero di registro, e, se esiste un prodotto con descrizione uguale a quella inserita nel registro, selezionando tale registro viene proposto il prodotto associato. Viene inoltre caricato in automatico l anno del relativo registro. La terza voce è Default, che permette di selezionare i dati più utilizzati per fare in modo che questi vengano proposti in automatico ad ogni nuovo movimento. I dati di default sono anch essi personalizzabili per ogni azienda che effettua il login. Figura 7 Default Premendo il pulsante Ripristina, verranno reimpostati i dati di default del programma previa richiesta di conferma all utilizzatore. L ultima voce dei parametri è Tabelle, che serve semplicemente per impostare i nomi dei files che rappresentano le tabelle dell agenzia delle dogane, nel caso in cui decidessero di cambiarne il nome. In questa maschera, visualizzata in figura 8, è inoltre possibile aggiornare le tabelle, ovvero fare in modo che i menu a tendina dei data entry vengano aggiornati con i valori presenti nei files di excel specificati in questa maschera. Pag 7 / 12
E infatti possibile che l agenzia delle dogane apporti delle modifiche a questi files, modificando i valori ammissibili per ogni campo. In tal caso è sufficiente scaricare il nuovo file dal sito dell agenzia delle dogane, collocarlo nell apposita cartella Tabelle, che si trova nello stesso percorso dell eseguibile, verificare che non sia stato modificato il nome, e nel caso fosse diverso correggerlo e premere Salva e, per finire, premere il pulsante Aggiorna le tabelle. Figura 8 Tabelle?: La prima voce del menu? è Regole e permette di accedere ad una maschera che contiene i link al sito dell agenzia delle dogane; ogni tipologia di azienda associata al proprio settore ha il relativo link. Sono presenti inoltre le regole che aiutano nell utilizzo del programma. Tale testo è stampabile mediante la pressione del pulsante Stampa. La seconda voce è Informazioni Su e permette di visualizzare informazioni e riferimenti al fornitore del software. L ultima voce è Attivazione, e permette, dopo il regolare acquisto del software, di inserire il codice di attivazione che non dà più limiti nei giorni di utilizzo del prodotto. Dopo aver sistemato tutti i parametri, è necessario impostare i parametri generici (in figura 4) con i dati aziendali; tali dati resteranno memorizzati nell archivio del programma e verranno inseriti in automatico negli opportuni campi del file da generare. Dopo aver valorizzato tutti i campi occorre premere il pulsante Salva. I parametri generici sono personalizzabili per ogni azienda che effettua il login. Se il menu a tendina relativo al codice ufficio risultasse vuoto, occorre semplicemente premere il pulsante verde a destra dei codici di ufficio e attendere qualche secondo che questi vengano aggiornati. Pag 8 / 12
A questo punto si può procedere all inserimento dei dati veri e propri. A seconda della tipologia di azienda, alcuni pulsanti saranno abilitati e altri no. Ogni azienda, al primo invio, è tenuta a trasmettere le giacenze iniziali. Per fare questo occorre premere il pulsante Giacenze iniziali, inserire la data relativa e inserire i dati necessari nella maschera delle giacenze iniziali, visualizzata in figura 9. Figura 9 Giacenze iniziali Bisogna inserire il numero di registro, l anno, il tipo di registro e le quantità. Poi occorre premere il pulsante conferma e i dati compariranno nella griglia sottostante. Una volta inserite tutte le giacenze iniziali necessarie occorre premere conferma ed esci. Le giacenze iniziali vengono tenute in memoria, ma inserite nel file solo accedendo a questa maschera. Pertanto se, per errore, si esce dal programma e si rientra, ma non si ha ancora generato il primo file che dovrà contenere anche le giacenze iniziali, occorre premere di nuovo il pulsante Giacenze iniziali, digitare la stessa data di prima, controllare le giacenze inserite in precedenza e premere di nuovo Conferma ed esci. Se non si ricorda la data inserita in precedenza è possibile accedere alle giacenze iniziali con una data qualsiasi, visualizzare le date inserite premendo il pulsante Visualizza date con giacenze iniziali e accedere di nuovo a tale maschera con la data corretta. Dopo aver inserito le giacenze iniziali è possibile inserire i dati relativi ai record di interesse. I movimenti quotidiani vengono inseriti nel Record C (o B a seconda del settore). Prima di inserire i dati occorre selezionare nella maschera iniziale il periodo di interesse. In automatico viene proposto il corrente. Pag 9 / 12
La maschera visualizzata in figura 10 mostra il Record C, contenente alcuni dati di esempio: le righe bianche sono movimenti tradizionali di carico e di scarico (ed eventualmente di giacenze finali), le righe rosse rappresentano cancellazioni e quelle verdi rettifiche. E presente una piccola procedura per il controllo delle giacenze finali, che viene attivata premendo il pulsante Controlla Giacenze. Tale procedura estrae le giacenze iniziali di ogni protocollo e le somma a tutti i relativi carichi, sottraendo poi tutti gli scarichi con medesimo protocollo. Vengono visualizzate così le giacenze finali di ogni protocollo, per permettere all utente di verificare che siano coerenti con la realtà. La procedura considera anche i movimenti di rettifica, mentre non prende in considerazione eventuali Giacenze Finali inserite dall utente, che dovrà verificare che corrispondano a quelle calcolate dal programma. Figura 10 Record C Facendo doppio click sulla riga di interesse, tale movimento viene aperto ed è possibile modificarlo o eliminarlo, nonché crearne la relativa rettifica o cancellazione. Premendo il pulsante Nuovo Movimento, viene aperta la maschera in figura 10 (che poi è la stessa per la modifica), contenente i valori impostati nei default. Viene inoltre proposto il primo progressivo disponibile, ovvero il maggiore utilizzato nel mese (per la gestione mensile) o nell anno (per la gestione annuale) incrementato di uno. Operando alcune scelte vengono in automatico abilitati o disabilitati i campi obbligatori o obbligatoriamente assenti per facilitare la compilazione dei dati. E possibile inoltre aggiornare le voci di alcuni menu a tendina, premendo il pulsante verde posizionato di fianco ad essi. Selezionando il flag Rettifica, il movimento verrà considerato di rettifica, inserendo la nota opportuna, e non verrà considerato nella classica generazione del file, ma solo nella generazione di files di rettifica. Pag 10 / 12
Allo stesso modo, premendo il pulsante Cancella, il movimento verrà considerato di cancellazione, con la disabilitazione dei campi non necessari, la modifica del tipo di richiesta e l inserimento della nota. I movimenti di cancellazione non verranno considerati nella classica generazione del file, ma solo nella generazione di files per la cancellazione. Dopo aver generato un file di cancellazione il movimento risulterà già trasmesso, e per inviarlo un altra volta, sarà necessario modificarlo premendo il pulsante Invia di nuovo e togliendo il flag Già trasmesso. E possibile duplicare un movimento già esistente, semplicemente aprendolo e premendo il pulsante Duplica. Tale operazione è utile quando si deve creare un movimento di cancellazione e uno di rettifica per lo stesso movimento, ovvero quando il file è già stato trasmesso e ci si accorge di aver commesso un errore, dovendo quindi correggere un movimento cancellandolo e ritrasmettendolo con i dati corretti. La procedura per tale operazione è la seguente: aprire il movimento che contiene l errore premere Duplica premere Cancella sul movimento duplicato premere Conferma per salvare le modifiche al movimento duplicato aprire di nuovo il movimento che contiene l errore (quello originario) apportare le opportune correzioni selezionare il flag Rettifica premere Conferma A questo punto compariranno due movimenti con lo stesso progressivo, uno in rosso per la cancellazione, e uno in verde per la rettifica. Se si desidera duplicare un movimento per inserirne uno nuovo molto simile al precedente, è necessario modificare opportunamente il progressivo, dato che viene lasciato uguale al movimento originario per facilitare la procedura di cancellazione/rettifica. Figura 11 Singolo movimento Pag 11 / 12
Spostando il mouse su un menu a tendina, viene visualizzata la relativa descrizione, mentre posizionandosi (cliccando) su esso e premendo F1 è possibile aprire la maschera, mostrata in figura 12, che permette di effettuare ricerche per codice e per descrizione. Con doppio click sulla riga di interesse viene selezionata la voce di relativa e caricata nell apposito campo. Figura 12 Ricerca per codice e per descrizione A questo punto è possibile tornare alla maschera principale per compilare, se necessario, gli altri record e, successivamente, generare il file desiderato, scegliendo tra il classico di invio mensile (pulsante Genera), quello di cancellazione (pulsante Cancellazioni), per i soli movimenti di cancellazione, quello di rettifica (pulsante Rettifiche), per i soli movimenti di rettifica, o quello che contiene sia movimenti di cancellazione che di rettifica (pulsante Cancellazioni+Rettifiche). Il nome del file viene proposto in automatico presupponendo un primo invio nella giornata per il file tradizionale (.C01) e un secondo invio nello stesso giorno per i files di rettifica e cancellazione (.C02), ma tale estensione può comunque essere modificata. Il file così creato verrà mostrato se attivo il relativo flag nei parametri, ed è pronto per essere firmato e inviato all agenzia delle dogane. Pag 12 / 12