Modulo 6 Strumenti di presentazione PowerPoint Utilizzo dell applicazione Lavorare con le presentazioni Con la definizione strumenti di presentazione si indicano programmi in grado di preparare presentazioni efficaci, di tipo multimediale, che possono integrare: testi; dati; grafici; immagini; suoni. Le presentazioni vengono, di fatto, realizzate come diapositive digitali (slide), visibili sullo schermo del personal computer. Il prodotto finale della progettazione può assumere comunque diverse forme, per esempio: una presentazione sullo schermo del personal computer, sul quale vengono fatte scorrere le varie immagini secondo una sequenza fissata; stampati in bianco e nero o a colori; lucidi, ottenuti come stampa su fogli trasparenti, sempre in bianco e nero o a colori; diapositive, se il personal computer è dotato dell opportuna unità di output; immagini per un sito Web.
Patente Europea del computer Modulo 6 6.1.1.1 Uno dei programmi di presentazione più diffusi è Microsoft PowerPoint, che fa parte del pacchetto software Microsoft Office. Usare il programma Per aprire PowerPoint vai sul pulsante Start, seleziona Tutti i programmi, Microsoft Office quindi Microsoft Office PowerPoint. Come le altre applicazioni di Office, anche PowerPoint presenta una finestra (mostrata in figura 6.1), divisa in zone adibite a funzioni diverse, quali: la barra del titolo riportante il titolo della presentazione; la barra dei menu, contenente le diverse voci di menu; una o più barre degli strumenti; una barra di stato nella quale visualizza il numero della diapositiva attiva, il tipo di modello applicato e la lingua predefinita per il controllo ortografico; il riquadro Attività, posto a destra dello schermo, che, in base alle operazioni svolte, contiene un elenco di possibili comandi; tra le varie attività che è possibile gestire in tale riquadro trovi la creazione di una nuova presentazione, la ricerca di informazioni, la visualizzazione del contenuto degli appunti. Figura 6.1 Finestra principale di PowerPoint. 4
Sezione 1: Utilizzo dell applicazione Una volta avviato il programma PowerPoint, per poter lavorare devi creare una nuova presentazione o aprirne una sulla quale desideri apportare delle modifiche o aggiungere del testo. Per aprire una presentazione PowerPoint procedi nel modo seguente: fai clic sul pulsante Apri, presente sulla barra degli strumenti Standard; Apri Chiudi finestra Chiudi oppure: seleziona Apri dal menu File; oppure: seleziona Altre presentazioni dal riquadro Nuova presentazione, nella sezione Apri presentazione; se tale riquadro non è aperto, richiama la voce Riquadro attività dal menu Visualizza; nella finestra di dialogo che si apre, seleziona la presentazione da aprire con un clic, quindi premi il pulsante Apri, oppure fai clic due volte sul documento voluto. Per aprire contemporaneamente più presentazioni (che verranno sovrapposte) seleziona i loro nomi dalla finestra Apri, quindi premi il pulsante Apri. Nel caso i file che desideri aprire non fossero contigui, fai clic sul primo, quindi tenendo premuto il tasto Ctrl, fai clic su tutti gli altri. Per ogni presentazione aperta viene creata una finestra di PowerPoint, in ciascuna delle quali viene caricata una presentazione. Su tali finestre puoi agire in modo indipendente, ridimensionandole e riducendole a icona. Terminate le operazioni di modifica/aggiornamento di una presentazione seleziona Chiudi dal menu File, oppure fai clic sul pulsante Chiudi finestra. In entrambi i casi, se il documento è stato modificato, ma non ancora salvato, PowerPoint chiederà se vuoi salvare l ultima versione del documento. Scegliendo Sì, salvi il documento mantenendo le modifiche apportate. Chiuso il documento, la finestra di PowerPoint appare priva del documento di lavoro. Per chiudere PowerPoint seleziona Esci dal menu File. Ci sono altri modi per chiudere una sessione di PowerPoint, per esempio puoi eseguire una delle seguenti operazioni: fai clic sul pulsante in alto a destra (pulsante Chiudi) della finestra dell applicazione; 5
Patente Europea del computer Modulo 6 Nuovo 6.1.1.2 tieni premuto Alt quindi premi F poi E; fai doppio clic sull icona di PowerPoint, sulla barra del titolo in alto a sinistra. Usare i modelli Nel punto precedente abbiamo affrontato l argomento riguardante l apertura di presentazioni PowerPoint. Vediamo ora come procedere per crearne di nuove. Esistono diversi modi per creare una presentazione. Puoi partire da una presentazione vuota e provvedere poi a riempirla di testo, tabelle, immagini o quanto altro desideri in modo che soddisfi le tue esigenze, oppure puoi affidarti a un modello che ti propone una presentazione già impaginata che dovrai solo personalizzare. Facendo clic sul pulsante Nuovo, o premendo Ctrl+N, PowerPoint crea una nuova presentazione contenente una diapositiva, della quale puoi scegliere il layout nel riquadro Layout diapositiva e alla quale viene assegnato il nome provvisorio Presentazione 1. Nella diapositiva puoi inserire del testo o anche immagini, grafici, disegni, tabelle di fogli di calcolo elettronici ecc. Per creare una presentazione puoi servirti anche della voce di menu File: scegli Nuovo. Nel riquadro Nuova presentazione che compare fai clic sulla voce Presentazione vuota nell area Nuovo. Per ricorrere invece ai modelli che PowerPoint ti mette a disposizione: seleziona Nuovo dal menu File: in questo modo si apre il riquadro Nuova presentazione; scegli Modelli generali dall area Nuovo da modello presente in tale riquadro per aprire la finestra di dialogo Modelli (vedi figura 6.2); seleziona un modello di presentazione o una creazione guidata; fai clic sul pulsante OK: la nuova presentazione appare sullo schermo. Procedi alla sua personalizzazione, inserendo il tuo testo, le tue immagini e quanto altro desideri. Se, tra i modelli predefiniti di PowerPoint, non ne trovi nessuno che fa al caso tuo, puoi selezionare la voce Modelli del sito Microsoft.com per creare un nuovo file in base a un modello proveniente dalla raccolta dei modelli aggiornata di Microsoft Office. 6
Sezione 1: Utilizzo dell applicazione Figura 6.2 Finestra di dialogo Modelli. Salva Crea nuova cartella 6.1.1.3 Salvare una presentazione Una volta finito il lavoro devi preoccuparti di salvare la presentazione su disco facendo clic sul pulsante Salva. Al primo salvataggio PowerPoint apre la finestra di dialogo Salva con nome (vedi figura 6.3). Digita un nome per il nuovo file nella casella Nome file. Nella casella Salva in compare il nome della posizione corrente in cui puoi salvare il file. Se desideri salvarlo in un altra posizione, fai clic sulla freccia della casella Salva in e scegli la posizione desiderata, sia essa sul disco fisso, sia su dischi esterni. Nel primo caso, dal menu a tendina Salva in, scegli Disco locale (C:); nell area più grande sottostante (casella dei file) compare l elenco di tutte le cartelle presenti sul disco. Fai doppio clic sul nome della cartella all interno della quale desideri salvare il documento, per posizionarti al suo interno. Concludi l operazione di salvataggio agendo sul pulsante Salva. Qualora desiderassi creare una nuova cartella, procedi premendo il pulsante Crea nuova cartella presente sulla barra della finestra Salva con nome; digita il nome da assegnare a tale cartella nella finestra di dialogo che compare, quindi premi OK. Procedi in modo analogo nel caso tu voglia salvare il documento su una unità disco esterna: seleziona il disco sul quale desideri salvare il file (che solitamente viene contraddistinta da un altra lettera quale E: o F:). 7
Patente Europea del computer Modulo 6 Compare l elenco di tutte le cartelle presenti su di esso. Fai doppio clic sul nome della cartella all interno della quale desideri salvare il file. Concludi premendo Salva. Dopo il primo salvataggio, qualora apportassi ulteriori modifiche, premendo il pulsante Salva (o richiamando Salva dal menu File) non viene aperta alcuna finestra: il programma è ormai in possesso delle informazioni necessarie per procedere al salvataggio (nome documento e posizione). Figura 6.3 Finestra di dialogo Salva con nome. 6.1.1.4 Nel caso tu volessi salvare un documento esistente con un altro nome, scegli Salva con nome dal menu File: ti viene mostrata la stessa finestra di dialogo utilizzata al primo salvataggio, attraverso cui puoi modificare il nome digitando quello nuovo nella casella Nome file. Procedi esattamente alla stessa maniera se desideri cambiare il formato del file. Tale esigenza può essere dettata dal fatto che, non rappresentando PowerPoint l unico ambiente di presentazione, ed esistendo dello stesso diverse versioni (PowerPoint 2000, XP, 2003, 2007) è facile imbattersi in utenti che usano diversi software, inteso appunto non solo come software 8
Sezione 1: Utilizzo dell applicazione 6.1.1.5 ma anche come versione. Tieni presente che versioni successive di uno stesso programma aprono documenti redatti con versioni precedenti ma non viceversa. Un documento creato con l ultima versione di PowerPoint (per esempio PowerPoint 2007) non viene aperto dalle precedenti. L unico modo per poterlo fare aprire da versioni precedenti è salvarlo secondo il loro formato. Per questo, tra i vari formati troverai quello di PowerPoint nelle diverse versioni antecedenti. Nella finestra di dialogo Salva con nome devi agire sulla casella Tipo file. Facendo clic sulla freccia rivolta verso il basso, in fondo alla casella, si apre un menu a discesa riportante l elenco di tutti i tipi di file. Ti riporto l elenco di alcuni tipi di file tra cui puoi scegliere: tutti i formati PowerPoint, attuali e precedenti; il tipo Modello (.POT), da usare come base per altre presentazioni; il formato RTF (Rich Text Format); i formati grafici (.GIF,.JPEG,.WMF). Seleziona il formato con il quale desideri salvare il file quindi fai clic su Salva. È utile che tu prenda dimestichezza con le sigle che indicano i diversi formati per riconoscere un formato immagine, quale per esempio il formato GIF, o un formato testo, per esempio RTF, e comprendere quanto del contenuto originale potrà essere mantenuto o meno. Spostarsi tra presentazioni Per ogni presentazione aperta viene creata una finestra di PowerPoint, in ciascuna delle quali viene caricata una presentazione. Per passare da una presentazione all altra, procedi in uno dei seguenti modi: fai clic sul pulsante relativo al documento sul quale desideri lavorare, posto sulla barra delle applicazioni. PowerPoint crea infatti, per ogni documento aperto, un pulsante su tale barra. Nel caso il numero dei documenti aperti sia tale da impedire a tutti i pulsanti di rientrare nella barra delle attività, viene lasciato un unico pulsante con una freccetta a destra, facendo clic sulla quale si apre un menu riportante l elenco di tutti i titoli delle presentazioni aperte; 9
Patente Europea del computer Modulo 6 fai clic in qualsiasi punto della finestra contenente la presentazione sulla quale desideri lavorare, sempre che non sia completamente nascosta da altre finestre. In tal caso, utilizza i comandi di disposizione automatica di PowerPoint, per rendere visibili tutte le sue finestre, scegliendo Disponi tutto dal menu Finestra. Nel caso di documenti affiancati, la finestra attiva è quella con la barra del titolo colorata; dalla voce di menu Finestra seleziona il nome della presentazione che desideri rendere attiva; tieni premuto il tasto Alt, quindi premi Tab: appare una piccola finestra (vedi figura 6.4) che presenta una serie di icone: una per ogni finestra aperta. Tenendo sempre premuto Alt, fai clic su Tab per spostarti da un icona all altra: nella casella sottostante le icone viene riportato il titolo del documento nonché il nome dell applicazione con cui è stato creato. Individuata l icona che rappresenta la presentazione sulla quale desideri lavorare, rilascia sia il tasto Alt sia il tasto Tab. Figura 6.4 Finestra per passare da una applicazione aperta a un altra. 10
Sezione 1: Utilizzo dell applicazione 6.1.2.1 Migliorare la produttività Impostare le opzioni di base Durante l installazione, PowerPoint imposta alcuni parametri che sostituiscono quelle che vengono solitamente indicate con il nome di impostazioni predefinite. Tali parametri riguardano: il nome utente (viene ricavato sulla base dei dati che hai inserito in fase di installazione); cartelle predefinite in cui vengono salvati i documenti che crei in modo del tutto automatico, a meno che tu non intervenga per dichiarare una nuova cartella. Puoi intervenire su tali impostazioni al fine di modificarle, procedendo nella maniera che segue: richiama la finestra di dialogo Opzioni, selezionando l omonima voce dal menu Strumenti; nella scheda Generale della finestra di dialogo così richiamata (vedi figura 6.5), nell area Informazioni utente, sono presenti due caselle Nome e Iniziali, nelle quali puoi digitare il nome, ed eventualmente anche le iniziali, che desideri; Figura 6.5 Finestra di dialogo Opzioni. 11
Patente Europea del computer Modulo 6 6.1.2.2 nella scheda Salva, nella casella Posizione predefinita, puoi inserire un percorso, che indica la cartella nella quale desideri salvare le presentazioni: quando premerai il pulsante Salva, non cambiando impostazioni, la presentazione verrà salvata in tale cartella. Usare le funzioni di Guida in linea (help) del programma In caso di difficoltà, è possibile accedere alle funzioni di help facendo clic sul pulsante? presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure premendo F1, o ancora scegliendo Guida in linea di Microsoft PowerPoint nel menu?. Viene così visualizzato l assistente di Office, il quale richiede che venga digitata una domanda e venga premuto Cerca. Così facendo effettui una ricerca per individuare le parti che parlano dell argomento a cui sei interessato, che ti verranno proposte in un elenco riportante i titoli di paragrafo. Seleziona quello che ti interessa e fai doppio clic. Si apre la finestra Guida in linea di Microsoft PowerPoint (vedi figura 6.6) contenente le informazioni da te richieste. Se non sei soddisfatto premi il pulsante Mostra: la finestra si espande offrendo tre schede: Sommario, Ricerca libera e Indice attraverso cui puoi raffinare la tua ricerca. 12 Figura 6.6 Finestra Guida in linea di Microsoft PowerPoint.
Sezione 1: Utilizzo dell applicazione Nella scheda Sommario gli argomenti sono suddivisi in ampie aree di funzionalità, rappresentate ognuna da un icona libro. Per ottenere informazioni utilizzando l elenco degli argomenti, procedi come segue: apri la finestra della Guida e fai clic sulla scheda Sommario; fai doppio clic su una delle icone libro per visualizzare l elenco degli argomenti contenuti; oppure: fai clic sul segno + a lato dell icona; fai clic sull argomento desiderato per visualizzarlo. Le informazioni sull argomento compaiono nel riquadro destro della finestra Guida. Con la scheda Ricerca libera, puoi cercare nella Guida gli argomenti contenenti una determinata parola o frase. Digita, a tal fine, una parola o una frase nella casella Come procedere?. Sebbene le istruzioni nella casella suggeriscano di digitare una domanda, è sufficiente immettere le parole chiave principali che descrivono l argomento ricercato. Una volta digitata la domanda, premi il pulsante Cerca o il tasto Invio. Gli argomenti individuati compaiono nell elenco in fondo alla finestra. Fai clic su un argomento per visualizzarlo. Per vedere l indice degli argomenti, fai clic sulla scheda Indice. Con tale scheda puoi ricercare determinate parole chiave; segui la procedura qui riportata: digita una o più parole chiave nella casella Digitare le parole chiave, nella parte superiore della finestra. Compare un elenco di parole chiave correlate nella casella Oppure selezionarle dall elenco; fai doppio clic su una parola nella casella Oppure selezionarle dall elenco e fai clic sul pulsante Cerca. Compare un elenco di argomenti; fai clic su un argomento per visualizzarlo nel riquadro destro della finestra. Quando visualizzi un argomento della Guida, il testo relativo compare nel riquadro destro della finestra. Puoi scorrere il riquadro per leggere l intero argomento. Il testo sottolineato (che appare di un colore diverso) indica col- 13
Patente Europea del computer Modulo 6 6.1.2.3 legamenti ipertestuali ad altri argomenti. Fai clic su un collegamento per visualizzare l argomento collegato. Per avere aiuto mentre lavori, senza utilizzare la finestra della Guida o l assistente, utilizza invece il comando Guida rapida del menu? con cui puoi visualizzare brevi descrizioni dei comandi nei menu, dei controlli nelle finestre, delle formattazioni del documento e delle opzioni presenti nelle finestre di dialogo. A tal fine, scegli Guida rapida dal menu?. A lato del puntatore del mouse compare l icona di un punto interrogativo. Punta su un elemento dello schermo del quale desideri l informazione e fai clic. Compare la descrizione inerente proprio questo elemento. Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom PowerPoint imposta in automatico la dimensione della diapositiva adattandola alla grandezza della finestra. L utente può avere bisogno di visualizzare un particolare della diapositiva. Per cambiare la percentuale di ingrandimento, agisci sul menu a tendina Zoom presente sulla barra degli strumenti Standard. Puoi selezionare una delle impostazioni predefinite o immettere una percentuale di zoom compresa tra 10 e 400. Per scegliere una percentuale di zoom predefinita, fai clic sulla freccia della casella Zoom e scegli il valore desiderato dal menu. Per utilizzare una percentuale che non compare nel menu procedi come segue: seleziona la percentuale corrente visualizzata nella casella Zoom; digita il nuovo valore, senza aggiungere il segno di percentuale; premi Invio. La visualizzazione della diapositive verrà ingrandita o ridotta. PowerPoint mette anche a disposizione una finestra di dialogo Zoom attraverso la quale accedi a ulteriori opzioni che gestiscono la visualizzazione del documento mostrandoti anche un anteprima delle impostazioni selezionate. Per accedere a tale finestra (vedi figura 6.7) procedi nel modo seguente: scegli Zoom dal menu Visualizza; fai clic su uno dei pulsanti per scegliere una percentuale predefinita o utilizza la casella Percentuale per immettere un altra percentuale; 14
Sezione 1: Utilizzo dell applicazione per ingrandire l area selezionata in modo che riempia la finestra, seleziona l opzione Adatta alla finestra; fai clic su OK per applicare le impostazioni scelte e chiudere la finestra di dialogo. La modifica dell ingrandimento non influenza la stampa. Le diapositive vengono stampate con un ingrandimento del 100%. Figura 6.7 Finestra di dialogo Zoom. 6.1.2,4 Barre degli strumenti Per visualizzare o nascondere una barra degli strumenti, sono disponibili due procedure rapide: dal menu Visualizza scegli Barre degli strumenti, quindi seleziona dal sottomenu il nome della barra alla quale sei interessato; fai clic con il pulsante destro del mouse su una qualsiasi barra degli strumenti visualizzata e seleziona il nome della barra da visualizzare nel menu di scelta rapida. 15