Sezione nazionale e internazionale Venezia GIUGNO 2005
Analisi e proposta di criteri e di procedura per la presentazione e la gestione di progetti finanziati nell ambito di programmi europei di cooperazione, ricerca e sviluppo tecnologico AMBITO DI APPLICAZIONE Il presente documento si applica ai processi di presentazione e gestione dei progetti di ricerca sviluppo e cooperazione finanziati con fondi europei attraverso i programmi comunitari ad accesso diretto (che prevedono cioè un rapporto diretto con la Commissione Europea a Bruxelles), le iniziative comunitarie e i fondi strutturali nelle misure non dedicate alla formazione (che prevedono un rapporto indiretto con l ente finanziatore, attraverso un ente gestore di carattere nazionale o regionale). La capacità di attivare e gestire con efficacia i fondi delle iniziative comunitarie e del F.S.E. (sia del Programma Operativo Nazionale- P.O.N.- che del Programma Operativo Regionale - P.O.R.) ed i Fondi UE è strategica, soprattutto in situazione di scarsità di risorse. Tali fondi permettono oggi di finanziare attività di ricerca e cooperazione ad alto impatto scientifico, tecnologico e di immagine. Muoversi su questo terreno permette di sviluppare ulteriori competenze, sia scientifiche sia di tipo amministrativo, aumentando l attività di ricerca. FASI DEL PROGETTO Le fasi del processo possono essere così sommariamente articolate: Prima della progettazione Per poter procedere alla progettazione e passare quindi dall idea al progetto, è necessario conoscere quali siano le politiche di sviluppo e le linee di finanziamento messe a disposizione dall Unione Europea. Si rendono necessari, in particolare, Il reperimento ed invio informazioni generali sulle fonti di finanziamento alle Strutture di ricerca; attività informativa, di coordinamento e di supporto relativamente alla partecipazione ai programmi comunitari; La diffusione mirata per la partecipazione ai singoli bandi (Calls for proposals); L acquisizione dei documenti predisposti dall ente finanziatore in relazione bando in oggetto, (Bando, Linee guida amministrative e finanziarie, modulistica) Progettazione Per progettazione si intende l ideazione dell attività da svolgere e la preparazione del contenuto del progetto, in particolare Stesura dei progetti, sia sotto l aspetto tecnico-finanziario, sia sotto l aspetto della congruità fra gli obiettivi scientifici, il bando, e le procedure di presentazione dei progetti Approvazione della partecipazione al bando da parte dell organo decisionale della struttura Approvazione della eventuale quota di cofinanziamento al progetto, generalmente reperita e deliberata presso la struttura. E possibile, nel caso di progetti riconosciuti di particolare rilevanza per l Ateneo, ricorrere a un cofinanziamento deliberato dal Senato Accademico e dal Consiglio di Amministrazione. Verifica e presentazione di progetti all ente finanziatore Raccolta firma del Rettore e invio del progetto e di eventuali allegati all ente finanziatore. Valutazione e approvazione da parte dell ente finanziatore Verifica della correttezza formale della documentazione inviata 2
Verifica della corrispondenza della proposta ai contenuti del bando Valutazione del merito scientifico della proposta e della realizzabilità della stessa sul piano tecnico gestionale. Comunicazione di avvenuta approvazione e inoltro documentazione per l accettazione del finanziamento (contratto con la Commissione Europea, atto di adesione o altro) Negoziazione In alcuni programmi, in particolare nel VI programma quadro, alla fase di approvazione segue una fase di negoziazione. Nel caso in cui la struttura all interno dell Ateneo sia Leader del progetto, non appena redatta la graduatoria dei progetti ammissibili, sarà contattata per l'avvio delle negoziazioni di finanziamento. La negoziazione consiste nel rivedere o nel definire più nel dettaglio una o più parti del progetto; può riguardare gli aspetti scientifici, giuridici o finanziari della proposta ed è condotta sulla base delle osservazioni dei valutatori e delle opinioni espresse dagli stessi servizi della Commissione. Le specifiche introdotte in fase di negoziazione sono curate dalla struttura e sottoscritte dal Rettore. Avvio Preparazione e controlli della documentazione di avvio dei progetti da presentare all ente finanziatore: stipula e invio del contratto con la Commissione Europea, o atto di adesione con la Regione, che regoli i rapporti tra ente finanziatore e l Università Ca Foscari Venezia in veste di ente titolare del finanziamento assegnato. Predisposizione sottoscrizione e invio di eventuale Consortium Agreement che regoli i rapporti interni tra i partners del progetto. Gestione Esecuzione delle attività previste dal progetto Predisposizione e verifica della documentazione di gestione dei progetti: analisi e valutazione sulla conformità della spesa al progetto di lettere d incarico, fatture, notule e di ogni altro documento di spesa. Verifica sulla copertura finanziaria, verifica sulla compatibilità delle decisioni di spesa con le singole voci a preventivo. Eventuali operazioni di rimodulazione/variazioni dei progetti in itinere da presentare all ente finanziatore: verifica della variazione dei piani finanziari (rispetto dei parametri economico/finanziari, della normativa di riferimento e dei limiti stabiliti dall ente finanziatore). Predisposizione e controllo della documentazione per la rendicontazione in itinere Se richiesto dall ente finanziatore, stipula di contratto con società di revisione che fornisca certificato di Audit sulla congruità delle spese da allegare al rendiconto parziale (l Audit e obbligatorio da quest anno per i progetti europei). Predisposizione e controllo della documentazione per la rendicontazione finale. Conclusione e rendicontazione Predisposizione e controllo, nei tempi indicati dall ente finanziatore, della documentazione di conclusione dei progetti, in particolare: Relazione scientifica sulle attività realizzate nel corso del progetto Eventuale comunicazione di chiusura attività e richiesta di erogazione saldo, Rendicontazione finale delle spese sostenute. 3
Se richiesto dall ente finanziatore, stipula di contratto con società di revisione che fornisca certificato di Audit sulla congruità delle spese da allegare al rendiconto finale. Monitoraggio e consulenza in itinere (fase trasversale rispetto a tutte le altre) Analisi e controllo delle diverse fasi di vita del progetto, controllo dei tempi delle attività e degli aspetti finanziari Consulenza in itinere ai referenti amministrativi e ai responsabili dei progetti sui problemi di amministrativi e gestionali SOGGETTI COINVOLTI Le singole fasi del processo coinvolgono più soggetti, ognuno con un proprio ruolo ed in relazione agli aspetti di propria competenza: i Dipartimenti e le altre strutture (responsabili dei progetti e referenti amministrativi), la Divisione Studi, la Divisone Ragioneria, la Divisione Organizzazione e gestione risorse umane, l Ufficio Personale Docente, l Ufficio Legale ed infine il Rettorato per tutte le firme degli atti per i quali sia prevista la rappresentanza legale. DEFINIZIONE DELLA PROCEDURA DI PRESENTAZIONE E GESTIONE DEI PROGETTI Per gestire i progetti con successo devono esistere delle condizioni organizzative che ne permettano la realizzazione e un utilizzo efficace, possibilmente conseguendo dei margini di gestione, qualora la normativa lo permetta, ma con l obiettivo minimo e tassativo di realizzare attività senza creare deficit di bilancio. Tutti i progetti sono gestiti direttamente dalle Strutture proponenti, che si assumono, attraverso delibera del loro organo decisionale, le responsabilità scientifiche, e la gestione amministrativa dei progetti stessi, anche attivando contratti con risorse umane da dedicare alla gestione, che possono essere coperti del tutto o in parte dai fondi previsti nel budget approvato. Alla programmazione e ricerca competono ruoli di informazione, consulenza e di coordinamento alla presentazione delle domande; in tutte le successive fasi del progetto la Divisione svolge un attività di coordinamento e consulenza e funge da interfaccia e snodo tra l ente finanziatore, le strutture interne proponenti e la rappresentanza legale dell Ateneo. In particolare, le responsabilità di ogni singola fase della vita del progetto sono così definite: ATTIVITA N 1. 2. 3. RESPONSABILE Descrizione Reperimento ed invio informazioni generali sulle fonti di finanziamento alle Strutture di ricerca; attività informativa, di coordinamento e di supporto relativamente alla partecipazione ai programmi comunitari; Diffusione mirata per la partecipazione ai singoli bandi (Calls for proposals); Reperimento e trasferimento alla struttura dei documenti predisposti dall ente finanziatore in relazione bando in oggetto 4
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Stesura dei progetti, sia sotto l aspetto tecnico-finanziario, sia sotto l aspetto della congruità fra gli obiettivi scientifici, il bando, e le procedure di presentazione dei progetti Verifica sussistenza requisiti previsti dal bando e consulenza, fornitura dei dati necessari alla compilazione del modulo e dei documenti da allegare. Supporto alle Strutture decentrate di ateneo nella fase di predisposizione dei progetti, negoziazione della proposta e stipula del contratto; Delibera l adesione e la fattibilità del progetto, garantendo la disponibilità delle risorse necessarie per la sua realizzazione (umane, di attrezzature e di spazi) nonché l impegno a coprire eventuali cofinanziamenti o ulteriori oneri finanziari che potrebbero verificarsi durante la realizzazione del progetto. E possibile, nel caso di progetti riconosciuti di particolare rilevanza per l Ateneo, ricorrere a un cofinanziamento deliberato dal Senato Accademico e dal Consiglio di Amministrazione Individuazione, inserimento nel progetto e comunicazione alla del coordinatore/responsabile scientifico del progetto (che può essere diversamente denominato a seconda del programma: contact person/interlocutor, ) Individuazione, inserimento nel progetto e comunicazione alla del responsabile amministrativo del progetto nella persona del Segretario Amministrativo della struttura, che può naturalmente delegare la fase operativa ad un collaboratore, anche assunto attraverso un contratto a progetto. Deposito di copia del progetto definitivo alla segreteria della e, unitamente a estratto della delibera in cui si approva la partecipazione,trasmissione alla. Raccolta firma del Rettore e invio del progetto e di eventuali allegati alla Commissione Europea Comunicazione dell'esito della selezione a responsabile scientifico e responsabile amministrativo presso la segreteria di Nel caso la struttura sia Leader del progetto all interno di un programma che prevede una fase di negoziazione, la Divisione Studi, programmazione e ricerca assiste la struttura nella definizione del progetto nel dettaglio e trasmette la versione definitiva all ente finanziatore. Nel caso la struttura sia Leader del progetto all interno di un programma che prevede una fase di negoziazione, la struttura cura la definizione del progetto nel dettaglio e ne trasmette la versione definitiva alla. 5
15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. Raccolta della documentazione di negoziazione del progetto, della firma del Rettore e invio all ente finanziatore Comunicazione a Div. Ragioneria dell assegnazione del finanziamento ed il suo ammontare. Preparazione e controlli della documentazione di avvio dei progetti da presentare all ente finanziatore (contratto o atto di adesione) e sua trasmissione alla. Raccolta della documentazione di avvio dei progetti da presentare all ente finanziatore: Raccolta della firma del Rettore e invio del contratto con la Commissione Europea, o atto di adesione con la Regione, che regoli i rapporti tra ente finanziatore e l Università Ca Foscari Venezia in veste di ente titolare del finanziamento assegnato. Predisposizione e approvazione da parte dell organo decisionale della struttura di eventuale Consortium Agreement e trasmissione dello stesso alla Raccolta della firma del Rettore e invio di eventuale Consortium Agreement che regoli i rapporti interni tra i partners del progetto. Invio comunicazioni dell'esito della selezione a responsabile scientifico e responsabile amministrativo presso la segreteria di, trasmissione di eventuali linee guida finanziarie per i progetti approvati. Esecuzione delle attività previste dal progetto e, nel caso la sia leader del progetto, coordinamento delle attività dei partners. Predisposizione e verifica della documentazione di gestione dei progetti: analisi e valutazione sulla conformità della spesa al progetto: di lettere d incarico, fatture, notule e di ogni altro documento di spesa. Verifica sulla copertura finanziaria, verifica sulla compatibilità delle decisioni di spesa con le singole voci a preventivo. Eventuali operazioni di rimodulazione/variazioni dei progetti in itinere da presentare all ente finanziatore: verifica della variazione dei piani finanziari (rispetto dei parametri economico/finanziari, della normativa di riferimento e dei limiti stabiliti dall ente finanziatore). Supporto alla preparazione e raccolta della firma del Rettore sul contratto e su eventuali altri documenti richiesti per: a. l avvio del progetto b. la gestione (rendicontazione parziale) c. eventuale rimodulazione/emendamento del contratto. Predisposizione e controllo della documentazione per la rendicontazione in itinere 6
28. 29. 30. 31. 32. Se richiesto dall ente finanziatore, stipula di contratto con società di revisione che fornisca certificato di Audit sulla congruità delle spese da allegare al rendiconto parziale. Predisposizione e controllo, nei tempi indicati dall ente finanziatore, della documentazione di conclusione dei progetti, in particolare: a. Relazione scientifica sulle attività realizzate nel corso del progetto b. Eventuale comunicazione di chiusura attività e richiesta di erogazione saldo, c. Rendicontazione finale delle spese sostenute. Se richiesto dall ente finanziatore, stipula di contratto con società di revisione che fornisca certificato di Audit sulla congruità delle spese da allegare al rendiconto finale. Invio alla di tutta la documentazione che richieda la firma del Rettore Supporto alla preparazione, raccolta della firma del Rettore e invio all ente finanziatore dei documenti richiesti per la conclusione e la rendicontazione finale. Nella griglia sopra riportata sono delineati i flussi fra chi svolge il progetto ( ) e l Amministrazione Centrale, attraverso la che ha ruolo di coordinamento, supporto e presidio. Sara' cura della attivare l apporto delle altre Divisioni menzionate in tutti i casi in cui il loro intervento sia necessario o opportuno. Nello specifico, alla - Sezione nazionale e internazionale, competono le attività di: Reperimento ed invio informazioni generali sulle fonti di finanziamento alle Strutture di ricerca; attività informativa, di coordinamento e di supporto relativamente alla 1 partecipazione ai programmi comunitari; 2 Diffusione mirata per la partecipazione ai singoli bandi (Calls for proposals); Reperimento e trasferimento alla struttura dei documenti predisposti dall ente finanziatore 3 in relazione bando in oggetto Verifica sussistenza requisiti previsti dal bando e consulenza, fornitura dei dati necessari 5 alla compilazione del modulo e dei documenti da allegare. Supporto alle Strutture decentrate di ateneo nella fase di predisposizione dei progetti, 6. negoziazione della proposta e stipula del contratto; Raccolta firma del Rettore e invio del progetto e di eventuali allegati alla Commissione 11 Europea Comunicazione dell'esito della selezione a responsabile scientifico e responsabile 12 amministrativo presso la segreteria di Nel caso la struttura sia Leader del progetto all interno di un programma che prevede una fase di negoziazione, la programmazione e ricerca assiste la struttura nella 13 definizione del progetto nel dettaglio e trasmette la versione definitiva all ente finanziatore. Raccolta della documentazione di negoziazione del progetto, della firma del Rettore e invio 15 all ente finanziatore Comunicazione a Div. Ragioneria dell assegnazione del finanziamento ed il suo 16 ammontare. 7
18 Raccolta della documentazione di avvio dei progetti da presentare all ente finanziatore: Raccolta della firma del Rettore e invio del contratto con la Commissione Europea, o atto di adesione con la Regione, che regoli i rapporti tra ente finanziatore e l Università Ca 19 Foscari Venezia in veste di ente titolare del finanziamento assegnato. Raccolta della firma del Rettore e invio di eventuale Consortium Agreement che regoli i 21 rapporti interni tra i partners del progetto. Invio comunicazioni dell'esito della selezione a responsabile scientifico e responsabile amministrativo presso la segreteria di, trasmissione di eventuali linee guida 22 finanziarie per i progetti approvati. Supporto alla preparazione e raccolta della firma del Rettore sul contratto e su eventuali altri documenti richiesti per: a) l avvio del progetto b) la gestione (rendicontazione parziale) 26 c) eventuale rimodulazione/emendamento del contratto. Supporto alla preparazione, raccolta della firma del Rettore e invio all ente finanziatore dei 32 documenti richiesti per la conclusione e la rendicontazione finale. Strutture beneficiarie dei progetti Alla beneficiaria dei progetti competono attività di : 4 7 8 9 10 14 17 20 Stesura dei progetti, sia sotto l aspetto tecnico-finanziario, sia sotto l aspetto della congruità fra gli obiettivi scientifici, il bando, e le procedure di presentazione dei progetti Delibera l adesione e la fattibilità del progetto, garantendo la disponibilità delle risorse necessarie per la sua realizzazione (umane, di attrezzature e di spazi) nonché l impegno a coprire eventuali cofinanziamenti o ulteriori oneri finanziari che potrebbero verificarsi durante la realizzazione del progetto. E possibile, nel caso di progetti riconosciuti di particolare rilevanza per l Ateneo, ricorrere a un cofinanziamento deliberato dal Senato Accademico e dal Consiglio di Amministrazione Individuazione, inserimento nel progetto e comunicazione alla del coordinatore/responsabile scientifico del progetto (che può essere diversamente denominato a seconda del programma: contact person/interlocutor, ) Individuazione, inserimento nel progetto e comunicazione alla del responsabile amministrativo del progetto nella persona del Segretario Amministrativo della struttura, che può naturalmente delegare la fase operativa ad un collaboratore, anche esterno. Attraverso il progetto possono infatti essere attivate opportune risorse operative, che devono comunque essere coordinate dal segretario amministrativo della struttura in qualità di responsabile amministrativo del progetto. Deposito di copia del progetto definitivo alla segreteria della e, unitamente a estratto della delibera in cui si approva la partecipazione,trasmissione alla. Nel caso la struttura sia Leader del progetto all interno di un programma che prevede una fase di negoziazione, la struttura cura la definizione del progetto nel dettaglio e ne trasmette la versione definitiva alla. Preparazione e controlli della documentazione di avvio dei progetti da presentare all ente finanziatore (contratto o atto di adesione) e sua trasmissione alla. Predisposizione e approvazione da parte dell organo decisionale della struttura di eventuale Consortium Agreement e trasmissione dello stesso alla 8
Esecuzione delle attività previste dal progetto e, nel caso la sia leader del progetto, 23 coordinamento delle attività dei partners. Predisposizione e verifica della documentazione di gestione dei progetti: analisi e valutazione sulla conformità della spesa al progetto: di lettere d incarico, fatture, notule e di ogni altro documento di spesa. Verifica sulla copertura finanziaria, verifica sulla 24 compatibilità delle decisioni di spesa con le singole voci a preventivo. Eventuali operazioni di rimodulazione/variazioni dei progetti in itinere da presentare all ente finanziatore: verifica della variazione dei piani finanziari (rispetto dei parametri economico/finanziari, della normativa di riferimento e dei limiti stabiliti dall ente 25 finanziatore). 27 Predisposizione e controllo della documentazione per la rendicontazione in itinere Se richiesto dall ente finanziatore, stipula di contratto con società di revisione che fornisca 28 certificato di Audit sulla congruità delle spese da allegare al rendiconto parziale. Predisposizione e controllo, nei tempi indicati dall ente finanziatore, della documentazione di conclusione dei progetti, in particolare: a) Relazione scientifica sulle attività realizzate nel corso del progetto b) Eventuale comunicazione di chiusura attività e richiesta di erogazione saldo, 29 c) Rendicontazione finale delle spese sostenute. Se richiesto dall ente finanziatore, stipula di contratto con società di revisione che fornisca 30 certificato di Audit sulla congruità delle spese da allegare al rendiconto finale. Invio alla di tutta la documentazione che 31 richieda la firma del Rettore Tutta la documentazione ufficiale del progetto sarà depositata presso la segreteria amministrativa della struttura La procedura delineata consente un monitoraggio costante di tutti i progetti presentati nell Ateneo e dei dati relativi alle fasi del loro svolgimento, razionalizza e uniforma le attività di progettazione e gestione dei singoli progetti. La definizione del responsabile scientifico e di quello amministrativo, unitamente al coinvolgimento dell organo decisionale della struttura, garantiscono una gestione efficace e non discontinua del progetto sin dalla fase di presentazione della proposta. Il coordinamento alla presentazione delle proposte rende possibile evitare la concorrenza tra proposte di Ca Foscari, nel caso in cui l Ateneo si presentasse come capofila in più di una progetto per lo stesso bando. In particolare, nelle situazioni in cui il bando accetta una sola proposta dallo stesso ente in veste di capofila, si eviterà l esclusione dei progetti in soprannumero. 9