M a n u a l e innovaphone VoiceMail P U R E I P - T E L E P H O N Y
Release 10, 2. Edizione febbraio 2009 I nomi di prodotti utilizzati possono essere soggetti a brevetto, marchio, diritto d'autore o altri diritti di proprietà industriale e quindi devono essere considerati come tali. Tutti i diritti riservati. E' vietata la riproduzione, modifica, e diffusione integrale o parziale, in qualsiasi modalità (stampa, fotocopia, microfilm, utilizzo di sistema elettronico o altro) di questo manuale, senza preventivo consenso scritto da parte della innovaphone AG. Le informazioni contenute nei testi e nelle figure del presente manuale sono state effettuate con la massima cura e precisione, altrettanto dicasi per la stesura del Software. Tuttavia non si può escludere completamente la presenza di errori. Con questa documentazione la innovaphone AG non garantisce funzioni nè conferma alcun uso e servizio. La innovaphone AG si riserva il diritto di procedere a miglioramenti o variazioni del presente manuale senza darne preventiva comunicazione Copyright 2009 innovaphone AG Böblinger Str.76, 71065 Sindelfingen Tel +49 (7031) 73009-0 Fax +49 (7031) 73009-99 http://www.innovaphone.com
Indice 1. Premessa... - 3-2. Primi Passi... - 3-2.1 Accesso... - 3-2.2 Attivazione... - 4-2.3 Personalizzazione... - 5-3. Gestione Messaggi... - 7-4. Struttura Menù... - 8 - Manuale d uso Voicemail - 2 -
1. Premessa L innovaphone voice mail offre una segreteria elettronica con caselle vocali per tutti gli interni di un PBX innovaphone. Essendo i sistemi innovaphone ampliamente configurabili è possibile gestire e personalizzare la voice mail non solo da parte dell utente come descritto in questo manuale, ma anche a livello di sistema. Di conseguenza la difficoltà di un manuale generico per l utente risiede nell impossibilità di sapere come è stato implementato per uno specifico cliente il servizio a livello di telefoni VoIP e centralino. Il manuale parte quindi dal presupposto di un installazione tipica. Nel vostro caso quindi per esempio un tasto di funzione potrà non essere configurato nella posizione come indicato nel manuale o il tasto viene utilizzato per altri servizi. Oppure avete preferito in maniera fissa un attivazione automatica della segreteria in caso di mancata risposta anziché un tasto per attivare la voice mail ecc. Quanto di seguito indicato è quindi a titolo esemplificativo, per la vostra configurazione specifica rivolgetevi al vostro installatore. Gli esempi con un telefono VoIP si riferiscono al modello IP200. La voice mail stessa viene gestita con comandi vocali in lingua italiana e si illustra da sola, il presente manuale descrive concetti e funzionalità particolari. Il manuale si riferisce alla voice mail con diverse espressioni voice mail o Segreteria con il solo intento di facilitarne la leggibilità. La presente descrizione si riferisce alla Versione della voice mail innovaphone V7 (build VM-08-60053 o superiore). 2. Primi Passi 2.1 Accesso La voice mail ha un numero telefonico come un qualsiasi interno. Nel nostro esempio le assegneremo il numero 81. Per accedere alla voice mail chiamate il numero assegnato, seguito dal numero della casella (solitamente il vostro numero interno). Nel nostro esempio l interno 24 selezionerà quindi il numero 8124. Sui telefoni VoIP innovaphone si usa configurare un tasto di funzione per l indicazione di messaggi in segreteria che include anche la funzionalità di accesso alla voice mail. Di seguito il display di un telefono IP200 configurato come descritto: Premendo il tasto F2, che corrisponde alla voce Segreteria, si accede alla voice mail, Nello stesso modo si può accedere alla voce digitando il numero 8124. Manuale d uso Voicemail - 3 -
Nota L accesso alla vostra casella è possibile da qualsiasi telefono digitando il numero 8124. Questo permette di consultare e impostare la vostra casella anche da altre postazioni o in selezione passante dall esterno, per esempio da un cellulare. Notate che si possono anche trasferire chiamate verso la segreteria e quindi è possibile la trasferta di una chiamata esterna ad una casella. Questo permette la consultazione esterna anche in caso di mancanza di selezione passante (chiamando il P.O. e chiedendo la trasferta). Inoltre è possibile anche un accesso tramite la selezione passante in DTMF, servizio da impostare da parte del personale tecnico. La voice mail dà un breve messaggio di benvenuto e invita a digitare il PIN che è composto da 4 cifre. Se accedete per la prima volta il PIN sarà quello di fabbrica, 8765. Come sopra spiegato l accesso alla vostra casella è possibile da qualsiasi telefono, quindi la protezione contro l accesso di terzi è costituito proprio dal PIN. E importante quindi modificare questo PIN e personalizzarlo come descritto al paragrafo Impostazioni per evitare accesi non autorizzati. Digitando il PIN corretto segue il menù vocale principale. Un PIN errato provoca la chiusura della chiamata. 2.2 Attivazione Per attivare la segreteria si devia il telefono verso la VM, quindi nell esempio il proprio telefono al numero 81. Questa deviazione si può impostare sia manualmente (digitando i relativi codici nel caso di interni Dect e interni analogici oppure dai relativi menù dei telefoni VoIP) che utilizzando nel nostro esempio il tasto F3 che corrisponde alla voce spenta : Il tasto F3 quindi indica anche lo stato del telefono in funzione alla voice mail. Premendolo appare: Notate che il tasto ora riporta la scritta fissa, indicando che la segreteria è impostata in modo che le chiamate vengano immediatamente deviate verso la segreteria. Manuale d uso Voicemail - 4 -
Nota Il PBX innovaphone permette anche di deviare solo determinati numeri oppure tipi di chiamate, per esempio solo chiamate esterne. Per tali impostazioni contattate il personale tecnico. Inoltre è possibile associare le funzionalità descritte anche a tasti non associati al display (come per esempio nel caso del modello IP110) impostando degli stati di lampada (per esempio LED acceso = segreteria accesa, LED spento = segreteria spenta, LED lampeggiante = deviazione a tempo ecc.) Premendo di nuovo il tasto F3 appare: a tempo indica che le chiamate vengono deviate verso la voice mail in caso di mancata risposta. Osservate inoltre che nell ultima riga del display appare una freccia verso destra che indica che è attiva una deviazione a tempo. Ricordate che il tempo per la mancata risposta è impostabile a livello di sistema da parte del personale tecnico. Nota E possibile in configurazione del sistema anche togliere questa seconda opzione a tempo e permettere solo la modalità acceso spento. Premendo un altra volta il tasto F3 ritorna il primo display indicato e la segreteria è disattiva. Nota E possibile consultare la segreteria, anche se è stata attivata (quindi con deviazione attiva). Nota E possibile anche una deviazione fissa, a tempo o per determinati numeri a livello di sistema, non modificabile dall utente. Manuale d uso Voicemail - 5 -
2.3 Personalizzazione 2.3.1 Cambiare PIN: La casella di ogni utente può essere personalizzata seguendo i menù vocali. Dal menù principale selezionate l opzione 4 e poi seguendo le indicazioni vocali, inserite e memorizzate il nuovo PIN. 2.3.2. Annunci E possibile impostare il proprio nome o/e un annuncio personale. Il funzionamento della segreteria varia a seconda di queste impostazioni come di seguito descritto: Non sono impostati né nome, né annuncio: La segreteria risponde: L utente + numero dell interno + non è raggiungibile. Lasciate il vostro messaggio + beep. E stato impostato solo il nome: La segreteria risponde con il nome registrato + non è raggiungibile. Lasciate il vostro messaggio + beep E stato impostato un vostro annuncio personale La segreteria risponde con il vostro annuncio personale + beep Se avete impostato il nome, accedendo alla vostra casella, dopo l inserimento del PIN, esso sarà ripetuto. Manuale d uso Voicemail - 6 -
3. Gestione Messaggi Se avete attivato la vostra casella e un chiamante lascia un messaggio sul telefono VoIP si accende un avviso, che viene denominato MWI (Message Waiting Indication). Nell esempio inizia a lampeggiare il simbolo del telefono sull IP200 e il tasto F2 cambia da Segreteria a Messaggio (ovviamente tutti questi termini sono modificabili): Per consultare il o i messaggi premete il tasto F2 Messaggio oppure digitate il numero della voice mail e della casella (nell esempio 8124). Seguite i menù, i messaggi possono essere ascoltati una o più volte, cancellati o memorizzati. Ovviamente si può accedere ai messaggi memorizzati e questi a loro volta possono essere ascoltati o cancellati. Prima del messaggio sono segnalate data e ora della registrazione. Alla fine dell ascolto di un messaggio è possibile fare selezionare alla voice mail il numero di chi ha lasciato il messaggio ed effettuare subito la richiamata. Questo però è possibile solo se il chiamante ha trasmesso il suo numero mentre fallisce in caso di occultazione del numero. La voice mail permette anche di inviarvi una e-mail in caso di un messaggio in segreteria. Essa ha come oggetto un messaggio del tipo Avete ricevuto una nuova VoiceMail da: con l indicazione del numero del chiamante. Inoltre è possibile allegare alla e-mail il messaggio stesso come file in formato Wav., che potrà successivamente essere consultato con un player (per esempio con il Media Player di Windows XP SP2 o superiore). Per ogni interno è possibile indicare una casella di posta separata, è inoltre possibile indicare un e-mail account unico o generico per gli utenti che non ha un indirizzo personale di posta elettronica. Notate che l avviso tramite e-mail richiede un server di posta sempre attivo perché non avviene alcuna memorizzazione delle e-mail avviate. I messaggi voce rimangono invece memorizzati in ogni caso dalla voice mail fino alla loro cancellazione tramite il telefono. Manuale d uso Voicemail - 7 -
4. Struttura Menù Menù principale. per ascoltare i nuovi messaggi, digiti 1. per selezionare ora il numero del chiamante, digiti 1. per memorizzare il messaggio, digiti 2. per cancellare il messaggio, digiti 3. per riascoltare il messaggio, digiti 4. per passare al messaggio successivo, digiti 6. per tornare al messaggio precedente, digiti 7. per ascoltare i messaggi memorizzati, digiti 2. per selezionare ora il numero del chiamante, digiti 1. per cancellare il messaggio, digiti 3. per riascoltare il messaggio, digiti 4. per passare al messaggio successivo, digiti 6. per tornare al messaggio precedente, digiti 7. per personalizzare la sua casella, digiti 3. per personalizzare l'annuncio del suo nome, digiti 1. per registrare un nuovo annuncio del suo nome, digiti 1. per ascoltare il nuovo annuncio del suo nome, digiti 2. per cancellare l'annuncio attuale del suo nome, digiti 3. per personalizzare il suo annuncio, digiti 2. per registrare un nuovo annuncio personale, digiti 1. per ascoltare il nuovo annuncio personale, digiti 2. per cancellare l'annuncio personale attuale, digiti 3. per cambiare il PIN, digiti 4. per inserire un nuovo PIN, digiti 1. per ascoltare il PIN attuale, digiti 2. Manuale d uso Voicemail - 8 -