MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA Revisione n. 001 Data emissione 8 ottobre 2009 Approvato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione n. 68 del 08.10.2009
Premessa Il Manuale di immagine coordinata è lo strumento che regola in modo organico e vincolante l uso degli strumenti di comunicazione dell Azienda. Questo manuale raccoglie una serie di regole da rispettare nella produzione degli strumenti di comunicazione interni ed esterni dell ASP Poveri Vergognosi. Il suo utilizzo consente di: uniformare le comunicazioni, dirette sia all interno che all esterno, mediante un unica veste grafica, rappresentare l Azienda ai destinatari in modo efficace garantendone l immediata riconoscibilità. Per consolidare e tutelare l immagine grafica dell Azienda è importante applicare le indicazioni contenute nel manuale, senza modificare in alcun caso le misure, i colori, le posizioni o i rapporti indicati. L immagine coordinata è costituita dai seguenti elementi: 1. logo dell Azienda 2. carta intestata 3. busta 4. biglietti da visita 5. timbro 6. firma nei messaggi di posta elettronica 7. copertina per fax 8. deliberazione 9. determinazione Per facilitare l attuazione dell immagine coordinata sono stati creati dei modelli di documenti, disponibili nella rete informatica aziendale, che consentono di mantenere l omogeneità dell immagine e dell impostazione grafica, permettendo tuttavia la personalizzazione con i dati identificativi delle singole unità organizzative.
1. IL LOGO E il principale elemento identificativo dell Azienda. Va riportato su tutti i documenti prodotti dall Azienda, sia rivolti all esterno sia all interno. Può essere omesso, come misura d eccezione, solo sulla modulistica non utilizzata dagli utenti. Elementi di base del logo stemma - il soggetto (San Nicola) rimane invariato rispetto a quello del logo dell IPAB Opera Pia dei Poveri Vergognosi per garantire la riconoscibilità dell Azienda e la continuità rispetto alla precedente Istituzione; dal punto di vista grafico la rappresentazione di San Nicola è più stilizzata e moderna rispetto al predente; - colore: pantone 194U logotipo - riporta la denominazione dell Azienda ASP Poveri Vergognosi - carattere: OptimusPrinceps - colore: per la scritta asp, 50% pantone 194U; per la scritta poveri vergognosi, pantone 194U - posizione rispetto allo stemma: in basso Il logo deve sempre essere usato nella sua interezza, stemma + logotipo. Per la composizione del testo (es: inviti, modulistica) è possibile effettuare modifiche alla dimensione del logo mantenendo però invariate le proporzioni. La dimensione minima utilizzabile è cm 2,5 di base (al di sotto è scarsamente leggibile). In linea generale la posizione del logo è in alto a sinistra.
2. CARTA INTESTATA Va utilizzata per le comunicazioni sia verso l esterno sia verso l interno dell Azienda.
Elementi della carta intestata La carta intestata riporta in alto a sinistra il logo dell Azienda e in calce su due righe la denominazione per esteso (sulla prima riga) e i recapiti/dati della sede legale - indirizzo, telefono, fax, codice fiscale, sito internet e casella e-mail istituzionale (sulla seconda riga). - carattere scritta in calce: Frutiger roman, dimensione: 8/9 punti - colore: per la denominazione dell azienda pantone 194U, per i recapiti 80% process black E dispone carta intestata per stampante. Modelli di carta intestata in formato elettronico sono disponibili sul server. Come impostare una lettera su carta intestata Per lettere e comunicazioni su carta intestata è raccomandabile usare il carattere tipografico Garamond in dimensione non superiore al corpo 12. - margini: superiore 4,5 inferiore 2 sinistro 2,5 destro 2,5 Intestazione Contiene gli elementi identificativi del mittente della lettera (denominazione unità organizzativa). - carattere: Garamond stampatello grassetto corpo 11 - allineamento: centrato Le denominazioni delle unità organizzative da utilizzare sono esclusivamente quelle indicate nella dotazione organica approvata dal Consiglio di Amministrazione. Servizi e strutture fuori sede Per i servizi/strutture che non sono ubicati presso la sede amministrativa occorre inserire una riga con i recapiti sotto la denominazione dell unità organizzativa con le seguenti modalità: - carattere denominazione unità organizzativa: Garamond stampatello grassetto corpo 11 - carattere recapiti: Garamond normale grassetto corpo 10 - allineamento: centrato - interlinea: singola esempio 1. CENTRO POLIFUNZIONALE PER ANZIANI MADRE TERESA DI CALCUTTA via Altura 9/6 e 9/7-40139 Bologna - Tel 051 6205311 - Fax 051 6205310 - centromadreteresa@poverivergognosi.it
esempio 2. SERVIZIO IMMIGRATI via del Milliario 26-40133 Bologna - Tel 051 3163111 - Fax 051 3163144 - esempio@poverivergognosi.it Destinatario Il destinatario della lettera va inserito sotto l intestazione incolonnato a destra. - carattere: come quello usato nel testo della lettera (Garamond in dimensione non superiore al corpo 12). - allineamento: (a destra) tabulatore circa a 10 Protocollo e data Il numero di protocollo e la data vanno inseriti incolonnati a sinistra alla stessa altezza dell indirizzo del destinatario. - carattere: come quello usato nel testo della lettera (Garamond in dimensione non superiore al corpo 12). - allineamento: a sinistra Firma La firma va inserita in calce al testo della lettera a destra. Nella firma possono essere inserite eventuali ulteriori specificazioni (es. le diciture Il responsabile, Il dirigente, nome cognome, ecc). - carattere: come quello usato nel testo della lettera (Garamond in dimensione non superiore al corpo 12). - allineamento: tabulazione centrata a12
esempio 1.
esempio 2.
3. BUSTA La busta riporta il logo dell Azienda e l indirizzo della sede legale. Logo - posizione: in alto a sinistra. - dimensioni: larghezza cm. 4,8; altezza cm. 2,8 Indirizzo - posizione: in basso a sinistra. - carattere: Frutiger roman - corpo 8 - colore: 80% process black In alternativa, per intestare la busta, può essere utilizzato un timbro lineare.
4. BIGLIETTO DA VISITA Il biglietto da visita dei dipendenti e dei membri del Consiglio di Amministrazione dell ASP Poveri Vergognosi è realizzato su cartoncino di colore bianco. Dimensioni - larghezza: 8,5 cm - altezza: 5,5 cm Elementi del biglietto da visita Logo - posizione: in alto a sinistra - dimensioni: larghezza cm. 2,6; altezza cm. 1,5 Nome - posizione: centrale - allineamento: a destra - carattere: Garamond grassetto corpo 8 - colore: pantone 194U Mansione - posizione: centrale - allineamento: a destra a destra sotto il nome - carattere: Garamond normale corpo 8 - colore: pantone 194U Recapiti - posizione: in basso a sinistra - allineamento: a sinistra - carattere: Garamond normale corpo 7 - colore: grigio 80%
5. FIRMA NEI MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA Tutte le comunicazioni via posta elettronica sia verso l interno sia verso l esterno devono essere accompagnate da una firma in calce al testo dell e-mail. - carattere: Garamond normale corpo 8 - allineamento: a sinistra Elementi della firma Firma Titolo (facoltativo) Nome e Cognome Riferimenti Unità organizzativa oppure Responsabile unità organizzativa oppure Dirigente unità organizzativa Azienda pubblica di Servizi alla Persona Poveri Vergognosi Indirizzo Tel e Fax www.poverivergognosi.it Avvertenze ai sensi del Codice sulla Privacy AVVERTENZE AI SENSI DEL DLGS 196/2003. Le informazioni contenute in questo messaggio di posta elettronica e/o nel/i file/s allegato/i, sono da considerarsi strettamente riservate. Il loro utilizzo è consentito esclusivamente al destinatario del messaggio, per le finalità indicate nel messaggio stesso. Qualora riceveste questo messaggio senza esserne il destinatario, Vi preghiamo cortesemente di darcene notizia via e-mail e di procedere alla distruzione del messaggio stesso, cancellandolo dal Vostro sistema; costituisce comportamento contrario ai principi dettati dal Dlgs. 196/2003 il trattenere il messaggio stesso, divulgarlo anche in parte, distribuirlo ad altri soggetti, copiarlo, od utilizzarlo per finalità diverse. Prima di stampare questa pagina verifica che sia necessario Proteggiamo l'ambiente
esempio 1. A CC CCN Oggetto: Testo testo testo testo testo testo testo testo testo testo Mario Rossi Ufficio Personale Azienda pubblica di Servizi alla Persona Poveri Vergognosi Via Marsala 7-40126 Bologna Tel. 051 2966211 - Fax 051 226100 www.poverivergognosi.it AVVERTENZE AI SENSI DEL DLGS 196/2003. Le informazioni contenute in questo messaggio di posta elettronica e/o nel/i file/s allegato/i, sono da considerarsi strettamente riservate. Il loro utilizzo è consentito esclusivamente al destinatario del messaggio, per le finalità indicate nel messaggio stesso. Qualora riceveste questo messaggio senza esserne il destinatario, Vi preghiamo cortesemente di darcene notizia via e-mail e di procedere alla distruzione del messaggio stesso, cancellandolo dal Vostro sistema; costituisce comportamento contrario ai principi dettati dal Dlgs. 196/2003 il trattenere il messaggio stesso, divulgarlo anche in parte, distribuirlo ad altri soggetti, copiarlo, od utilizzarlo per finalità diverse. Prima di stampare questa pagina verifica che sia necessario Proteggiamo l'ambiente esempio 2. A CC CCN Oggetto: Testo testo testo testo testo testo testo testo testo testo Mario Rossi Responsabile Centro polifunzionale per anziani Madre Teresa di Calcutta Azienda pubblica di Servizi alla Persona Poveri Vergognosi Via Altura 9/6-9/7-40139 Bologna Tel... - Fax... www.poverivergognosi.it AVVERTENZE AI SENSI DEL DLGS 196/2003. Le informazioni contenute in questo messaggio di posta elettronica e/o nel/i file/s allegato/i, sono da considerarsi strettamente riservate. Il loro utilizzo è consentito esclusivamente al destinatario del messaggio, per le finalità indicate nel messaggio stesso. Qualora riceveste questo messaggio senza esserne il destinatario, Vi preghiamo cortesemente di darcene notizia via e-mail e di procedere alla distruzione del messaggio stesso, cancellandolo dal Vostro sistema; costituisce comportamento contrario ai principi dettati dal Dlgs. 196/2003 il trattenere il messaggio stesso, divulgarlo anche in parte, distribuirlo ad altri soggetti, copiarlo, od utilizzarlo per finalità diverse. Prima di stampare questa pagina verifica che sia necessario Proteggiamo l'ambiente
6. TIMBRI Timbri istituzionali Sono quelli che qualificano l Azienda nei confronti dei propri interlocutori; danno carattere di ufficialità a un documento e/o firma (es. contratti, deliberazioni, assegni, deleghe, ecc..) Per questi è definito un unico modello che si caratterizza per austerità ed autorevolezza della grafica, univocità degli elementi identificativi dell Azienda. Timbro tondo Timbro lineare Timbro istituzionale ASP Poveri Vergognosi Via Marsala 7 40126 Bologna Tel 051 2966211 Fax 051 226100 CF 00449950377 Timbro Presidente o responsabile unità organizzativa esempio 1. ASP Poveri Vergognosi Via Marsala 7 40126 Bologna Il Presidente esempio 2. ASP Poveri Vergognosi Via Marsala 7 40126 Bologna Il Direttore Dott. Mario Rossi esempio 3. ASP Poveri Vergognosi Via Marsala 7 40126 Bologna Il Dirigente Settore Anziani Dott. Mario Rossi
In questi casi non è necessario riportare il numero di telefono/fax ma se ritenuto necessario dall unità organizzativa può essere inserito. Le stesse indicazioni valgono per gli indirizzi di posta elettronica. Timbro servizi e strutture fuori sede Esempio 1. ASP Poveri Vergognosi Centro pol. Card. G.Lercaro Via Bertocchi 12 40139 Bologna Esempio 2. Altri timbri Per tutti gli altri timbri che ogni unità funzionale ritiene utile predisporre valgono le seguenti regole: Numero di varianti Limitarne la predisposizione allo stretto indispensabile, in quanto fonte di costi aggiuntivi e di possibili fraintendimenti sulla struttura organizzativa dell Azienda. Timbri auto-inchiostranti Vista la notevole differenza di prezzo tra i timbri a tampone e quelli auto-inchiostranti è opportuno limitarne la predisposizione ai soli casi in cui l utilizzo generi una maggiore efficienza nel lavoro. Carattere: Garamond Sebbene le dimensioni dei timbri e del carattere siano in funzione del loro utilizzo è consigliabile l utilizzo di un carattere di dimensioni comprese tra un minimo di 11 e un massimo di 14. Formattazione Per garantire sobrietà e uniformità occorre evitare il più possibile: - il carattere corsivo - le sottolineature - le cornici ASP Poveri Vergognosi Servizio immigrati Via del Milliario 26 40138 Bologna Bologna Manuale di gestione immagine coordinata ASP Poveri Vergognosi
7. COPERTINA PER FAX Tutte le comunicazioni via fax sia verso l interno sia verso l esterno devono essere accompagnate da una copertina. Elementi della copertina per fax La copertina del fax contiene tutti gli elementi della carta intestata. Caratteristiche testo della copertina: - carattere: Garamond stampatello grassetto corpo 12 - allineamento: giustificato Destinatario (PER) Indicazione dei riferimenti del destinatario (nome e cognome, mansione, società/ente, ecc.). Indicazione del numero di fax. Mittente (DA) Indicazione dei riferimenti del mittente (nome e cognome, unità organizzativa, ecc.) Indicazione del numero di fax. Pagine trasmesse Indicazione del numero delle pagine trasmesse Data Indicazione della data di trasmissione del fax. Note Note di accompagnamento (oggetto, informazioni aggiuntive, ecc.) Avvertenze ai sensi del Codice sulla Privacy AVVERTENZE AI SENSI DEL DLGS 196/2003. Le informazioni contenute in questo messaggio di posta elettronica e/o nel/i file/s allegato/i, sono da considerarsi strettamente riservate. Il loro utilizzo è consentito esclusivamente al destinatario del messaggio, per le finalità indicate nel messaggio stesso. Qualora riceveste questo messaggio senza esserne il destinatario, Vi preghiamo cortesemente di darcene notizia via e-mail e di procedere alla distruzione del messaggio stesso, cancellandolo dal Vostro sistema; costituisce comportamento contrario ai principi dettati dal Dlgs. 196/2003 il trattenere il messaggio stesso, divulgarlo anche in parte, distribuirlo ad altri soggetti, copiarlo, od utilizzarlo per finalità diverse. Manuale di gestione immagine coordinata ASP Poveri Vergognosi
Servizi e strutture fuori sede Per i servizi/strutture che non sono ubicati presso la sede amministrativa occorre inserire una riga di intestazione con l indicazione della denominazione dell unità organizzativa e una riga con i relativi recapiti. - carattere denominazione unità organizzativa: Garamond stampatello grassetto corpo 11 - carattere recapiti: Garamond normale grassetto corpo 10 - allineamento: centrato - interlinea: singola esempio 1. CENTRO POLIFUNZIONALE PER ANZIANI MADRE TERESA DI CALCUTTA via Altura 9/6 e 9/7-40139 Bologna - Tel 051 6205311 - Fax 051 6205310 - centromadreteresa@poverivergognosi.it esempio 2. SERVIZIO IMMIGRATI via del Milliario 26-40133 Bologna - Tel 051 3163111 - Fax 051 3163144 - esempio@poverivergognosi.it Manuale di gestione immagine coordinata ASP Poveri Vergognosi
Copertina fax sede Manuale di gestione immagine coordinata ASP Poveri Vergognosi
Copertina fax servizi/strutture fuori sede (esempio) Manuale di gestione immagine coordinata ASP Poveri Vergognosi
8. DELIBERAZIONE Impostazione grafica delle deliberazioni Le deliberazioni vengono redatte tramite il programma Lapis Web Delibere nel quale sono presenti appositi modelli, predisposti dall Ufficio Affari Generali e Rapporti Esterni. Impostazione pagina - margine superiore: cm. 2 - margine inferiore: cm. 2 - margine destro: cm. 3 - margine sinistro: cm. 1,2 Intestazione Tabella composta da quattro celle su due righe: tre celle nella prima riga e una cella unica nella seconda. Prima riga Cella di sinistra: riporta il logo dell Ente Cella centrale: riporta l identificazione dell organo che approva la deliberazione - carattere: Garamond stampatello grassetto corpo 11 Cella di destra: riporta il n di deliberazione, la data, il n dell odg e il n di proposta - carattere: Garamond stampatello grassetto corpo 10 per il n di proposta: : Garamond normale grassetto corpo 8 Seconda riga Unica cella: riporta l oggetto della deliberazione - carattere: Garamond stampatello grassetto - corpo 11 Testo del documento Dicitura Il Consiglio di Amministrazione o L Assemblea dei Soci : - carattere: Garamond stampatello - grassetto - corpo 11 - allineamento: centrato Dicitura Delibera : - carattere: Garamond stampatello - grassetto - corpo 11 - allineamento: centrato Premesse e decisioni: - carattere: Garamond normale corpo 11 - allenamento: giustificato Manuale di gestione immagine coordinata ASP Poveri Vergognosi
Criteri di redazione delle deliberazioni La firma va solo alla fine del testo, anche nel caso l atto sia composto da più pagine. L attribuzione del numero di deliberazione e della data di adozione è a cura dell Ufficio Affari Generali e Rapporti Esterni tramite il programma Lapisweb Delibere. L attribuzione del numero di proposta viene data in automatico dal programma al momento del salvataggio. In calce alla deliberazione viene sempre essere indicato il settore proponente (su proposta del Responsabile del Settore/Servizio ). Manuale di gestione immagine coordinata ASP Poveri Vergognosi
Deliberazione dell Assemblea dei Soci Manuale di gestione immagine coordinata ASP Poveri Vergognosi
Deliberazione del Consiglio di Amministrazione Manuale di gestione immagine coordinata ASP Poveri Vergognosi
7. DETERMINAZIONE Impostazione grafica delle determinazioni Le determinazioni vengono redatte tramite il programma Lapis web Delibere nel quale sono presenti appositi modelli, predisposti dall Ufficio Affari Generali e Rapporti Esterni. Impostazione pagina - margine superiore: cm. 2 - margine inferiore: cm. 2 - margine destro: cm. 3 - margine sinistro: cm. 1,2 Intestazione Tabella composta da tre celle su due righe: due celle nella prima riga e una cella unica nella seconda. Prima riga Cella di sinistra: riporta il logo dell Ente Cella di destra: riporta il n di determinazione, la data e il n di proposta - carattere: Garamond stampatello grassetto corpo 12 per il n di proposta: : Garamond normale grassetto corpo 8 Seconda riga Unica cella: riporta l oggetto della determinazione - carattere: Garamond stampatello grassetto - corpo 11 Testo del documento Dicitura Il Responsabile./Il Direttore - carattere: Garamond normale - grassetto - corpo 11 - allineamento: centrato Dicitura Determina : - carattere: Garamond stampatello - grassetto - corpo 11 - allineamento: centrato Premesse e decisioni: - carattere: Garamond normale corpo 11 - allenamento: giustificato Manuale di gestione immagine coordinata ASP Poveri Vergognosi
Criteri di redazione delle determinazioni La firma va solo alla fine del testo, anche nel caso l atto sia composto da più pagine. L attribuzione del numero di determinazione e della data di adozione è a cura dell Ufficio Affari Generali e Rapporti Esterni tramite il programma Lapis web Delibere. L attribuzione del numero di proposta viene data in automatico dal programma al momento del salvataggio. Quando vengono redatte determinazioni del Direttore, premettere sempre chi è il proponente (su proposta del Responsabile del Settore/Servizio ) Manuale di gestione immagine coordinata ASP Poveri Vergognosi
Determinazione Manuale di gestione immagine coordinata ASP Poveri Vergognosi