ANNO 1 - NUMERO 1 - APRILE 2008 NO 1 - NUMERO 1 - APRILE 2008 Anno 1 n. 1 Magazine di informazione notarile e di lifestyle Style L evoluzione telematica del Notaio: una cultura dell eccellenza e dell innovazione di Pietro Morelli, Responsabile Portale Notarile Notaio.org ASP: come risparmiare, guadagnando in efficienza, sicurezza ed affidabilità di Renata Bortolin, Responsabile Prodotto di Information Technology Srl Informatica: c è più ricchezza nell utilizzo o nel possesso? di Massimiliano Molese, Branch Director di Wanlease Italia Spa I registri immobiliari tra cartaceo ed informatico di Gaetano Petrelli, Notaio in Verbania I motivi di una scelta contro... corrente di Andrea Zamberlan, Notaio in Feltre Mario Buccellati: uno stile unico tra tradizione orafa e modernità di Ylenia Balbinot, Responsabile Eventi La PRincess Events & Communication
ANNO 1 - NUMERO 1 - APRILE 2008 Style editoriale di Danilo Balbinot Presidente di Information Technology Una risposta concreta Al XLIII Congresso Nazionale del Notariato che si terrà a Firenze dal 27 al 30 Novembre prossimo, il Notariato intende porre all attenzione dell opinione pubblica il suo ruolo essenziale per il Paese. Da tempo infatti questo ruolo è messo in discussione e viva è la preoccupazione che vengano assunte decisioni politiche volte a togliere al Notariato alcune fondamentali deleghe per il controllo della legalità, per la certezza dei diritti e l affidabilità dei pubblici registri. A queste preoccupazioni legate a fattori istituzionali, i Notai sommano in questo periodo un ulteriore preoccupazione dovuta al calo di lavoro generalizzato conseguente alla crisi finanziaria che ha congelato l attività immobiliare e raffreddato l attività societaria. Sono concreti quindi i rischi di un abbattimento delle entrate degli studi notarili a fronte di costi costanti se non, per alcune voci, in aumento. I tagli di personale, ancorché dolorosi sotto il profilo umano, non sono di per sé sufficienti a garantire un equilibrio della gestione dello studio, equilibrio che va ricercato in una più efficiente organizzazione dello studio e razionalizzazione dei suoi processi operativi. Se questo è vero in assoluto, lo é ancora di più per gli studi di dimensioni medie e medio grandi e per gli studi associati, fenomeno che negli ultimi mesi sta crescendo sensibilmente con l obiettivo di realizzare economie di scala mettendo in comune alcuni dei fattori di produzione per ridurre così i costi che gravano sullo studio. In particolare, gli studi associati necessitano ancora più degli altri di una revisione dei processi organizzativi in quanto l associazione stessa comporta un aumento della complessità organizzativa. Ciò è dovuto alla necessità di unificare le modalità di redazione degli atti (mantenendo le singole peculiarità di espressione) e di espletamento degli adempimenti, di ottimizzare le agende (e i flussi di lavoro) dei diversi notai e dei collaboratori, di standardizzare la preventivazione e razionalizzare tutti gli aspetti contabili, e soprattutto di consentire la stessa operatività, semplice ed affidabile, in tutti gli studi principali e secondari che devono interagire come un unico sistema. Una risposta concreta, ancorché poco conosciuta, a questa esigenza è data da SINFON ASP il nuovo servizio reso disponibile da Information Technology di cui potrete conoscere le logiche ed i vantaggi nell articolo di Renata Bortolin ASP: come risparmiare, guadagnando in efficienza, sicurezza ed affidabilità. Per una visione più ampia sull argomento, merita leggere l articolo di Pietro Morelli, responsabile del portale Notaio.org, L evoluzione telematica del Notaio: una cultura dell eccellenza e dell innovazione. Una frizzante testimonianza dei vantaggi dell ASP, anche per i Notai di nuova nomina, potrete gustarla nell articolo di Andrea Zamberlan, neo Notaio in Feltre, I motivi di una scelta contro... corrente. E per dare completezza al nuovo paradigma che afferma la necessità di una più corretta attribuzione dei costi generati all interno dello studio notarile alle specifiche classi di costo, in modo da poter conoscere veramente i reali costi dei prodotti e servizi acquistati, merita leggere l articolo di Massimiliano Molese, Branch Director di Wanlease, società del gruppo Societé Générale, dal titolo Informatica: c è più ricchezza nell utilizzo o nel possesso?. L articolo di Gaetano Petrelli, Notaio in Verbania, I registri immobiliari tra cartaceo ed informatico completa la parte di informazione notarile che SINFON Style dedica in questo primo numero ai suoi lettori. Ma poichè non di sola informazione notarile si vive, gli amanti del bello si lasceranno affascinare dallo stile inconfondibile e senza tempo dei preziosi Mario Buccellati, nell articolo relativo a firma di Ylenia Balbinot. SINFON Style è un progetto editoriale voluto e promosso da Information Technology e fa parte di un progetto più ampio che mira a far conoscere ai Notai di tutta Italia il valore dei servizi innovativi offerti dalla nostra società. La rivista vuole essere una voce nuova nel panorama notarile, autorevole, curata e vivace. Siamo aperti al contributo di tutti coloro che vorranno interpretare lo spirito di SINFON Style ai fini di un informazione utile, efficace ed accattivante, al servizio del Notaio di oggi. danilo.balbinot@sinfon.it
di Renata Bortolin, Responsabile Prodotto di Information Technology Srl ASP: come risparmiare, guadagnando in efficienza, sicurezza ed affidabilità ASP: dietro questo acronimo si cela un concetto apparentemente elementare, quello di eliminare per le imprese ed i professionisti lavoro e preoccupazioni legati ad acquisto, installazione, manutenzione ed aggiornamento di applicazioni informatiche. Nella semplicità del concetto di ASP risiede la vera portata innovativa e rivoluzionaria per l impresa: avere accesso alle soluzioni software necessarie alla gestione delle proprie attività senza dover acquistare alcun dispositivo (quali server e relativi sistemi operativi, data base, software applicativi, ecc.) e senza doversi curare di manutenzione ed aggiornamenti, collegandosi semplicemente via browser dal proprio personal computer ad un portale, da qualunque luogo ed in qualunque momento. Per comprendere le differenze tra i sistemi tradizionali e le soluzioni ASP è utile fare un paragone. Il modello di Sistema Informativo più largamente diffuso è ancora oggi simile a quello che caratterizzava la produzione di energia fino agli inizi del 1900. Ogni impresa produceva autonomamente l energia necessaria per condurre la propria attività, attraverso generatori o impianti complessi di proprietà. Oggi nessuna impresa, salvo casi particolari, penserebbe ad una soluzione di questo tipo, e si approvvigiona di energia elettrica attraverso un ente che la eroga costantemente e che è in grado di fornirne la quantità di cui vi è necessità. Un maggior bisogno di energia è soddisfatto dal fornitore adeguando i termini contrattuali, senza cambiare gli impianti del cliente. Per quanto attiene ai Sistemi Informativi, ancora oggi le organizzazioni si approvvigionano individualmente degli elementi hardware e software che servono per costruire le diverse soluzioni e si avvalgono della collaborazione di consulenti e tecnici in grado di assemblare tali elementi, collaudarli e quindi farli funzionare a regime. È assai difficoltoso acquistare impianti delle dimensioni adatte alla propria realtà ed è ancora più arduo adeguarli per seguire l evoluzione dell organizzazione. Di conseguenza, quasi sempre i sistemi sono sovradimensionati ed hardware e software sono usati solo parzialmente, oppure sono sottodimensionati. Un enorme quantità di potenza resta inutilizzata, ma soprattutto molti sistemi vengono dismessi prima del termine dell ammortamento in quanto non più idonei per supportare nuove attività. L evoluzione tecnologica partecipa a rendere rapidamente obsoleti i sistemi, talvolta prima ancora che abbiano iniziato a funzionare a regime. Il modello ASP si presenta dunque come La Soluzione che consente di liberarsi da queste preoccupazioni e da questi oneri, secondo una modalità ed un criterio in qualche modo avvicinabili a quanto avvenuto nel passato per l energia elettrica. La nascita Negli anni 90, quando s intravedeva il rischio di non avere a disposizione per il futuro sufficienti competenze informatiche e tecnici in grado di gestire i sistemi delle aziende, è emerso il modello di ASP Application Service Providing. Il modello ha impiegato un certo tempo per affermarsi, a causa della mancanza di applicazioni adeguate e di fornitori in grado di erogare i servizi. Oggi le motivazioni per adottare questa soluzione sono diverse, ma altrettanto importanti, tra queste l opportunità di perseguire notevoli risparmi e di guadagnare contemporaneamente in efficienza, sicurezza ed affidabilità. L acronimo ASP, Application Service Providing, è spesso confuso con la sigla ASP
Active Server Pages, una tecnologia di Microsoft per la scrittura di pagine web che nulla ha a che fare con l erogazione del software come servizio. Spesso si confondono ASP e servizi quali Housing, Hosting ed Outsourcing. Con le diverse soluzioni, siano esse Housing, Hosting, Outsourcing o ASP il server, il software applicativo e le altre applicazioni dell impresa non risiedono più all interno della stessa, ma presso un Data Center o Web Farm. In tutti i casi, l utente accede alle applicazioni utilizzando un browser ed una connessione ad internet attraverso una rete privata o pubblica. Apparentemente non cambia nulla, ma le soluzioni sono nettamente diverse. Fare chiarezza al riguardo consente di percepire i reali vantaggi della soluzione ASP. HOUSING Con la soluzione HOUSING, i server, di proprietà del cliente, sono installati presso il Data Center del provider. La sostanziale differenza rispetto ad una soluzione in casa è costituita dal fatto che i server sono ospitati in locali dotati di dispositivi atti a garantire la sicurezza fisica degli stessi e la continuità di funzionamento. Sono infatti protetti da intrusioni fisiche, l alimentazione elettrica è garantita ed i locali sono climatizzati. La gestione del software di base, del data base e del software applicativo è demandata al cliente. Il cliente riconosce usualmente al fornitore del servizio un canone di affitto. HOSTING Con la soluzione HOSTING, il software applicativo ed i dati del cliente sono ospitati su server messi a disposizione dal Data Center o su partizioni degli stessi server. Il gestore del Data Center si occupa della gestione fisica dei server e del software di base. Le applicazioni sono di proprietà del cliente e la loro gestione e manutenzione è demandata al cliente. È possibile perseguire alcune economie rispetto alla gestione in casa, in quanto non si eseguono investimenti in infrastrutture, ma si pagano potenza e spazi consumati. Al cliente vengono concessi spazi di memoria predefiniti ed una partizione ben identificata e delimitata di un server. OUTSOURCING OUTSOURCING e ASP sono spesso confusi in quanto entrambi i termini richiamano alla mente l affidamento all esterno di attività. Le imprese perseguono da tempo l obiettivo di concentrarsi esclusivamente sul loro business, demandando all esterno la gestione delle attività non facenti parte del proprio core business, attraverso l outsourcing. Con questo termine si fa infatti riferimento ad una modalità di gestione in cui un terzo ente si prende in carico la completa conduzione di un attività, compresi il reperimento e la gestione delle persone e delle infrastrutture necessarie. In pratica, è come staccare un pezzo dell azienda ed affidarlo ad un terzo. Questo terzo, l outsourcer, fornisce un servizio personalizzato per la singola impresa, ritagliato su misura per la stessa, in un rapporto uno ad uno. Anche se l outsourcer può prestare servizi per diverse aziende, di fatto le infrastrutture e le risorse sono distinte, dedicate separatamente ad ogni cliente. L impresa non ha visibilità di come è condotta la gestione, anche se non necessariamente infrastrutture e risorse si trovano al di 7
fuori dei propri locali. L azienda può trarre notevoli benefici attraverso l esternalizzazione, in quanto può contare su un management dell outsourcer preparato a gestire l attività affidatagli, senza preoccuparsi di acquisire internamente le competenze necessarie. L outsourcer può occuparsi della completa gestione del Sistema Informativo dell impresa, della gestione delle persone e delle relative competenze, dell hardware, del software e delle reti di collegamento, facendosi carico degli stessi oneri di cui si farebbe carico l affidante. L outsourcing non è diffuso solo per la gestione completa dei sistemi informativi, ma trova applicazione per tutti gli aspetti di cui l impresa cliente non desidera occuparsi direttamente. Ne sono alcuni esempi, lo stoccaggio dei prodotti, la distribuzione degli stessi, la fatturazione, la gestione delle riparazioni dei prodotti in garanzia, e così via. ASP Il fornitore del servizio ASP ospita in strutture dedicate tutti i dispositivi hardware, il software di base, il data base ed il software applicativo e ne cura completamente la gestione, mettendo a disposizione tutto il know-how necessario. Il cliente non acquista alcuna licenza, né alcun prodotto, ma paga un canone prestabilito per godere di un servizio. Si passa da un modello basato sul possesso (di hardware, di software e di servizi acquistati), ad un modello basato sull accesso a quanto necessario per condurre la propria attività. Ospitalità, installazione, manutenzione ed aggiornamento delle applicazioni sono a cura del fornitore del servizio. Attraverso questa modalità il cliente può: ü accedere ed utilizzare i servizi tramite un collegamento internet, senza acquistare hardware e software e preoccuparsi della loro obsolescenza; ü pagare un canone che comprende tutti i costi di manutenzione, gestione ed aggiornamento dei dispositivi fisici, dei server, dei sistemi operativi, dei data base; ü non occuparsi di installazioni, aggiornamenti, manutenzione di applicazioni software; ü non dover conoscere quali sono i componenti delle applicazioni software utilizzate, o quale versione di sistema operativo o di data base richiedono le stesse applicazioni: è il fornitore che si occupa di operare le migliori scelte per erogare il miglior servizio al cliente; ü avere un solo fornitore, un solo interlocutore per tutti gli aspetti relativi all applicazione informatica; ü disporre del proprio Sistema Informativo in tutte le sedi, ovunque si trovino, potenzialmente in tutto il mondo; ü avere accesso alle stesse applicazioni utilizzate da grandi imprese, che altrimenti la piccola o media impresa non potrebbe permettersi di acquistare; ü avere garanzia di scalabilità del Sistema Informativo in base alle proprie mutevoli esigenze. Per collegare una nuova postazione di lavoro non serve acquistare altre licenze: basta una telefonata, o una richiesta via web, ed un integrazione del contratto (la stessa cosa avviene nel caso in cui si desiderino diminuire le postazioni di lavoro); ü avere la garanzia di un sistema sempre funzionante; ü avere a disposizione un call center adeguato per risolvere tempestivamente dubbi o anomalie; ü non investire in ricerca ed in formazione di personale tecnico; ü avere la libertà di utilizzare i Personal Computer con il sistema operativo preferito (Windows, Linux, MacIntosh) e senza dover installarci alcun tipo di software aggiuntivo. Non si limitano solo a queste le motivazioni che possono portare ad adottare una soluzione ASP.
Il fornitore ASP è in grado di offrire ad ogni cliente servizi e garanzie che individualmente la singola impresa non può permettersi. Backup sicuro e verificato, gestione della privacy, strutture e piani per il disaster recovery: per le grandi organizzazioni queste attività rappresentano voci importanti dei budget dei Sistemi Informativi, mentre per le piccole e medie realtà sono solo termini astratti, talvolta associati ad improvvisazioni la cui efficacia è molto dubbia. Quale impresa o studio professionale può permettersi di simulare un disastro e verificare i propri sistemi di recovery? Con la soluzione ASP queste attività sono schedulate periodicamente e la loro efficacia è costantemente verificata. Sembra superfluo aggiungere che è indispensabile la garanzia che un cliente possa accedere esclusivamente ai propri dati in modo sicuro, attraverso opportuni protocolli di comunicazione e sistemi di identificazione. Il risparmio è una conseguenza importante dell adozione del modello ASP. Si paga per il servizio di cui si beneficia, senza investimenti in componenti hardware e software. Le stesse infrastrutture sono condivise da più clienti, in un rapporto di erogazione uno a molti, utilizzando e sfruttando al meglio gli strumenti messi a disposizione nel Data Center. Un altro importante risparmio per il cliente è dovuto al fatto che non gli sono più necessarie competenze specialistiche per la gestione del sistema informativo e che non deve interagire con fornitori diversi a fronte di ogni problema: l interlocutore per qualsiasi implementazione o malfunzionamento, sia esso hardware o software, è il fornitore del servizio. Anche se si parla di ASP ormai da diversi anni, solo da qualche tempo il modello ha iniziato a trovare concreta applicazione, grazie a connessioni internet veloci, software applicativi progettati e realizzati per funzionare in questa modalità, e Data Center strutturati per erogare i servizi necessari. Non ha senso erogare in modalità ASP l accesso ad un applicazione realizzata su misura per una sola impresa, non replicabile per altre realtà; non si potrebbe perseguire in questo modo alcuna economia di scala. È indispensabile che l applicazione software sia progettata e realizzata in modo da consentire ad ogni cliente di eseguire adattamenti nel comportamento della stessa, mantenendo questi adattamenti ben distinti ed isolati dalle applicazioni standard. Sono molti i fornitori di soluzioni informatiche che stanno rivedendo la propria strategia, proponendo soluzioni di Housing, di Hosting ed, in qualche caso, anche di ASP, mettendo a disposizione del cliente i propri spazi ed i propri tecnici, allestendo nelle strutture già esistenti un proprio Data Center. La scelta del fornitore va valutata attentamente, perché i rischi per il cliente possono essere elevati. Si tratta di affidare il proprio business ad un terzo, con tutto ciò che questo comporta. Il rischio è maggiore se la gestione è affidata ad operatori appena entrati in questo settore, privi di referenze verificabili e privi dell organizzazione adatta a supportare un numero elevato di utenti. Proporre una soluzione ASP richiede investimenti e competenze che non si possono improvvisare, che vanno ben oltre l installazione di un server in un luogo apparentemente sicuro, collegato ad internet con una connessione a banda larga. Per un aiuto al cliente in questa importante scelta, sono nati i cosiddetti SLA, Service Level Agreement, ovvero contratti che stabiliscono con la massima chiarezza i servizi erogati ed il livello garantito di servizio. Tipicamente, oltre ad esplicitare le garanzie fornite ed i tempi di risposta per gli interventi, questi contratti prevedono le penali da applicare quando i parametri concordati non sono rispettati. Se per un sito web promozionale, di sola consultazione, un cliente può permettersi di accettare qualche ora al mese di non accessibilità, per il sistema informativo o per le parti dello stesso su cui è basato il suo business, non potrà che accettare pochi minuti di indisponibilità. Il parametro 99% di disponibilità è un termine che sembra al-
lettante, ma rapportato ad un anno implica una indisponibilità di oltre 87 ore. Se consideriamo un tempo medio di arresto del funzionamento di 4 ore consecutive, otteniamo in un anno quasi 22 interruzioni. Se pensiamo a tempi di indisponibilità superiori, immaginiamo facilmente i danni conseguenti. Un termine di 99,99% indica un indisponibilità di 52 minuti: una bella differenza. L idea di sviluppare una proposta ASP a beneficio degli Studi Notarili è nata in Information TECHNOLOGY Srl agli inizi del millennio ed ha richiesto anni di investimenti in Ricerca e Sviluppo. Questa innovativa soluzione è stata infine resa disponibile all inizio del 2006. Per lo Studio Notarile il Sistema Informativo può, a ragion veduta, essere considerato mission critical, in quanto in assenza dello stesso non è per i Notai possibile condurre la propria attività. Difficilmente lo Studio Notarile può identificare e permettersi una figura professionale, al suo interno, dedicata alla completa gestione di tutti gli aspetti informatici. Il software applicativo dello Studio per i Notai deve essere costantemente aggiornato ed integrato viste le continue modifiche normative che interessano il settore. SINFON ASP è basato sull accesso in ASP all applicazione per la gestione dello Studio Notarile SINFON di Information TECHNO- LOGY, da sempre caratterizzato da completezza funzionale ed affidabilità, e basato su sistema operativo Linux e su data base Oracle. Sicurezza, affidabilità, continuità di servizio e riduzione di costi sono alcuni dei risultati introdotti con il servizio SINFON ASP. Oggi, usufruiscono costantemente del servizio 750 utenti, che si sono dimenticati di contratti, canoni, aggiornamenti software e loro installazione e che sono seguiti tutti direttamente da Information TECHNOLOGY Srl. Information TECHNOLOGY ha individuato in InfoCert (gruppo InfoCamere) il partner che le consente di offrire soluzioni ASP ai massimi livelli di garanzia ed efficienza conseguibili in Europa. Al compimento del terzo anno di erogazione del servizio, Information TECHNOLOGY può fare un bilancio dei risultati. Gli utenti di SINFON ASP hanno subito compreso il modello come soluzione ad una serie di problemi in parte non identificati precedentemente, ma reali. I vantaggi principali da loro percepiti riguardano: ü disponibilità costante del sistema: livello di servizio riscontrato 99,99% ü installazione automatica degli aggiornamenti del software (sia migliorativi che dovuti a modifiche normative) a cura di Information TECHNOLOGY senza interruzione del funzionamento del Sistema Informativo ü disponibilità sempre e ovunque del Sistema Informativo: sono molti i Notai che operano dal proprio PC portatile collegato ad internet da qualunque luogo, con connessione UMTS o con l evoluzione HDSPA ( chiavetta modem ), senza connessione fissa ü semplicità dei contratti e pagamento solo dei servizi utilizzati; canoni basati sul numero di utilizzatori, con possibilità non solo di estensione immediata, ma anche di diminuzione del numero di utenti ü presenza costante del fornitore Information TECHNOLOGY che vigila, insieme al partner InfoCert, sul Sistema Informativo per la rilevazione e soluzione di potenziali problemi ü conservazione affidabile e sicura del proprio patrimonio informativo, dei propri dati, la cui proprietà è, e resta, sempre del cliente ü presenza di uno SLA (Service Level Agreement) che indica con chiarezza i servizi prestati e le modalità di erogazione. È chiaro dunque che il futuro dei sistemi informativi è ASP e non solo perché lo dicono le ricerche di mercato. La domanda da porsi ora è quanto mi costa non affidarmi a soluzioni ASP? 10
Guida all adozione di un servizio ASP Prima di adottare un servizio ASP è indispensabile eseguire una attenta valutazione sia dei benefici immediatamente percepibili, sia della sicurezza per il futuro. Questi i principali aspetti da considerare: Il servizio è veramente di tipo uno a molti? Se per pochi clienti può andare tutto bene anche se il servizio è erogato secondo un modello uno ad uno (in pratica, portando in remoto ogni singola applicazione di ogni cliente), con il crescere del numero dei clienti il fornitore dovrà gestire un numero elevato di sistemi ed applicazioni, con il rischio di non poter garantire i livelli di servizio attesi. Quale è il livello di affidabilità della soluzione software e quali sono i processi di controllo qualità adottati dal fornitore? Se in un sistema tradizionale un errore in un applicazione software, o un errore di installazione ha effetti negativi solo per il singolo cliente, un errore in un applicazione distribuita contemporaneamente a diverse centinaia o migliaia di utenti, secondo il modello ASP, è percepito immediatamente da una platea molto ampia, con il rischio di portare al collasso il call center del fornitore e di conseguenza di interrompere il servizio. Il fornitore ed i suoi partner offrono garanzie di solidità tali da poter continuare ad erogare il servizio nel lungo periodo? Lo SLA (Service Level Agreement) riporta indicatori precisi del servizio e del livello di disponibilità garantito? Lo SLA riporta le modalità di erogazione dell assistenza e gli eventuali costi aggiuntivi? Lo SLA riporta i vincoli per l utente (caratteristiche postazioni di lavoro e altre periferiche, tipo di connessione richiesta, altre infrastrutture o software necessari)? È prevista una breve durata del contratto (ad esempio due anni), consentendo al cliente di recedere senza oneri al termine di tale periodo? Sono dichiarate le condizioni per recedere dal servizio, riprendersi i dati e le applicazioni? 11
Questi i quesiti posti con maggior frequenza dai clienti: La proprietà del dato non è più mia. Falso. I dati sono di proprietà del cliente, anche se il responsabile del trattamento è il fornitore del servizio e se i dati sono memorizzati in un sistema remoto. In qualsiasi momento il cliente può richiedere una copia dei suoi dati. Una volta sottoscritto il contratto, non si può recedere. Falso. Un contratto di servizio adeguato prevede le modalità di recesso e di installazione in locale della propria applicazione. Devo cambiare modo di operare rispetto ad oggi. Falso. Se la soluzione software è ben progettata, per gli utilizzatori finali non cambia praticamente nulla rispetto ad un applicazione in locale. Le garanzie offerte sono esagerate e fuori luogo per la mia realtà. Falso. Un guasto o un malfunzionamento può provocare danni e interruzione dell operatività per giorni, anche se questo non è mai capitato prima. I guasti non sono prevedibili. Il sistema è disponibile sempre e ovunque. Vero. Si può accedere al servizio da qualsiasi PC, ovunque ci sia una connessione internet, a qualsiasi ora. I costi di questo tipo di servizi sono maggiori rispetto al canone di manutenzione ed aggiornamento per un software installato in casa. Vero. I costi del servizio non vanno paragonati con il costo di acquisto di una licenza o con il canone annuo per la teleassistenza per un applicazione, ma con tutti i costi di acquisto di hardware e software (compresi i software di terzi, come le applicazioni tipo word, il data base, il software di rete), con l acquisto di licenze di software applicativo, con i canoni annui di aggiornamento e manutenzione, con i costi di intervento dei tecnici, con i costi di funzionamento dei server (corrente elettrica, gruppo di continuità, cassette di back up). Vanno considerati anche i costi relativi al tempo speso dal personale dello studio per la gestione corrente del sistema (copie, installazione di aggiornamenti, esecuzione di chiamate tecniche, supervisione durante gli interventi, etc.). Se non funziona internet non si lavora. Vero. Per questo motivo un fornitore di questo tipo di servizi richiederà obbligatoriamente due diverse connessioni internet, con due provider diversi. Oggi le connessioni via UMTS (sulla rete dei telefoni cellulari) consentono di lavorare anche in caso di guasti fisici alla rete telefonica fissa. La connessione ad Internet è costosa. Falso. Non sono richiesti servizi particolari. Una buona connessione ad Internet è sufficiente per operare. Spesso, i costi della connessione già in uso negli studi notarili, per esempio la connessione a Notartel, comprendono anche altri servizi e per questo sembrano elevati. Solo Information TECHNOLOGY è in grado i erogare una soluzione notarile in ASP. Vero. Solo Information TECHNOLOGY, insieme al partner InfoCert, offre il servizio che comprende anche: software SINFON, da essa realizzato e manutenuto, aggiornamenti software, teleassistenza diretta. Anch io lavoro già da uffici secondari o da casa senza altri costi. Falso. Per lavorare collegati al server di studio è necessario disporre di una linea internet molto veloce e di una connessione dedicata (VPN), oltre che del software di rete adatto. Inoltre queste connessioni dedicate richiedono una grossa potenza di elaborazione e non sono adatte per gestire molti posti di lavoro collegati contemporaneamente. Posso aprire lo Studio o trasferirmi senza bisogno di infrastrutture. Vero. Un notaio di nuova nomina, ad esempio, può iniziare ad operare immediatamente attraverso il suo personal computer ovunque si trovi, prima ancora di avere la Sede. La soluzione è adatta solo per gli Studi di dimensioni molto grandi. Falso. La soluzione consente anche alla piccola realtà di godere degli stessi benefici di una grossa realtà e di usare la stessa versione, completa, del software applicativo. I costi sono proporzionali al numero di utenti, in quanto non sono previsti costi di attivazione iniziale, costi per l acquisto di licenze, costi per l acquisto di server. 12
InfoCamere eroga servizi in ASP (anche se un tempo non venivano definiti con questo nome) da molti anni, sin dal 1993 con la gestione del Registro delle Imprese. Tutte le 103 Camere di Commercio italiane e le loro 300 sedi distaccate sono collegate al centro di InfoCamere, con sede a Padova. I dati sono memorizzati nel data center di Padova e replicati opportunamente nel centro di Milano, per un livello di sicurezza veramente a prova di disastro. In caso di indisponibilità del centro di Padova, tutti gli utenti vengono automaticamente deviati in breve tempo sul centro di Milano. Un sistema di monitoraggio controlla istante per istante l efficienza del servizio, rileva il verificarsi di eventuali inconvenienti tramite opportuni strumenti diagnostici, attiva automaticamente gli interventi necessari; un team di specialisti fornisce supporto telefonico. Le copie di sicurezza (backup) sono eseguite da un sistema robotizzato. Ecco alcuni dei fattori che concorrono al funzionamento dell intero sistema per quanto riguarda InfoCert: 170 dipendenti (circa 550 per l intero gruppo InfoCamere), capitale sociale di 23 milioni di Euro. Gestione di 80 milioni di documenti conservati a norma, 3.000.000 certificati di firma digitale, 70.000 caselle Legalmail (Posta Elettronica Certificata), 4.000.000 di documenti l anno protocollati e archiviati. Dal punto di vista tecnico la soluzione ASP può fare affidamento su Ñ Sorveglianza dell edificio 365 x 7 x 24 Ñ SAN (Storage Area Network) distribuite Ñ Piattaforme ridondate e ad alta affidabilità Ñ Rete MPLS multifornitore ridondata ad alta velocità Ñ Disaster Recovery Plan La continuità del servizio per InfoCamere è un obbligo che essa deve rispettare non solo perché così è stabilito nei contratti stipulati con i propri clienti, ma perché essa eroga un Servizio Pubblico, che per legge deve essere esente da interruzioni. Dall aprile 2000 InfoCamere prima ed InfoCert oggi è Ente Certificatore per la firma digitale, iscritto nell Elenco Pubblico previsto dalla legge. Gestione documentale a norma e posta elettronica certificata sono alcuni degli altri servizi che ha aggiunto alla propria offerta ASP per imprese private e per le Pubbliche Amministrazioni. 13