Patente Europea di Informatica ECDL Modulo 4 Lezione 1: Introduzione Il foglio elettronico Inserimento, modifica, ricerca e ordinamento di dati Guida in linea Anno 2009/2010 Syllabus 5.0
Microsoft Excel permette di creare e gestire fogli di calcolo elettronici. Questo tipo di software ha un ampio campo di applicazione, soprattutto quando si tratta di memorizzare ed operare su dati numerici di vario tipo. Un foglio elettronico permette, ad esempio, di: Gestire la contabilità domestica; Creare resoconti aziendali; Ordinare e filtrare dati; Creare tabelle e grafici; Calcolare e tabulare funzioni; Eseguire calcoli statistici o di matematica finanziaria.
Barra del titolo Pulsante Office Barra di accesso rapido Barra Multifunzione Barra della formula Foglio elettronico Barre di scorrimento Barra di stato Barra di zoom
Barra del titolo Mostra il nome della cartella di lavoro e contiene i pulsanti per ridurre a icona, ingrandire/ripristinare e chiudere la finestra. Barra di accesso rapido Personalizzabile, contiene alcuni pulsanti di uso comune quali Salva, Annulla e Ripristina. Barra multifunzione Divisa in schede, consente l accesso alle operazioni più comuni, come la formattazione delle celle o l inserimento di formule. Barra della formula Caratteristica di Excel, mostra la formula inserita in una cella. Barre di scorrimento Per documenti grandi, consentono di visualizzare le parti attualmente fuori schermo. Barra di stato Mostra alcune informazioni sulle celle selezionate.
Nuovo: Crea una nuova cartella di lavoro (vuota o secondo un modello); Apri: Apre un documento esistente; Salva: Salva il documento con le proprietà attuali; Salva con nome: Salva il documento e permette di modificare nome, estensione e percorso; Stampa: Contiene le opzioni di stampa; Prepara: Prepara il documento per la distribuzione; Invia: Invia una copia del documento; Pubblica: Utile per rendere il documento consultabile online; Opzioni di Excel: Modifica le preferenze d uso del programma; Chiudi/Esci da Excel: Chiude il documento/l applicazione.
Intestazioni delle colonne Intestazioni delle righe Cella (C4) Intervallo di celle selezionate Nomi dei fogli di lavoro Foglio di lavoro attivo
Un documento di Microsoft Excel è definito cartella di lavoro, in quanto può contenere diversi fogli elettronici. Un foglio elettronico è un insieme di celle (oltre 17 miliardi per ogni foglio) e costituisce l area di lavoro vera e propria. Le celle sono ordinate in righe (indicate da numeri) e colonne (indicate da lettere maiuscole). E possibile aggiungere o togliere fogli da una cartella di lavoro, così come rinominare quelli esistenti (3 in un documento appena creato). Il foglio attivo (la cui etichetta del nome è colorata di bianco) è il foglio su cui si sta lavorando; è possibile selezionare più fogli attivi ai fini delle operazioni di stampa. Una cella è l unità fondamentale del foglio di lavoro. In essa è possibile inserire un singolo dato (inteso come numero, formula o stringa di testo). Sono indicate con la lettera della colonna e il numero della riga (ad esempio, C4 o M11).
Per aprire una cartella di lavoro esistente, è sufficiente fare doppio click sull icona che rappresenta il file. Altrimenti, se Excel è già in esecuzione, l opzione Apri compare cliccando sul pulsante Office. Dalla finestra di dialogo che compare è possibile selezionare il file da aprire, dopodiché si clicca su Apri. Per creare un nuovo documento di Excel è sufficiente cliccare sul pulsante Office e scegliere l opzione Nuovo. La finestra di dialogo che compare permette di creare una cartella di lavoro vuota o scegliere tra uno dei modelli di documento esistenti. Si completa l operazione cliccando Crea.
Per salvare il documento su cui stiamo lavorando, sono disponibili due opzioni: Salva Il documento viene salvato con il nome, l estensione e il percorso attuali (se si tratta di un documento già salvato in precedenza nel sistema), altrimenti si apre la finestra di dialogo Salva con nome. Salva con nome E possibile scegliere il nome del file, la sua estensione (quella predefinita è.xlsx, ovvero Cartella di lavoro di Excel ) e il percorso dove si desidera creare il file. Questa opzione è utile anche se si vuole modificare uno di questi attributi di un file esistente.
Microsoft Excel crea una nuova finestra per ogni cartella di lavoro che viene aperta, quindi per spostarsi da un documento all altro è possibile cliccare sulla relativa icona nella barra delle applicazioni, oppure utilizzare la combinazione di tasti ALT + TAB. Nella barra multifunzione è inoltre disponibile, nella scheda Visualizza, il pulsante Cambia finestra che permette di cambiare finestra attiva tramite un menu a tendina.
Per chiudere una cartella di lavoro aperta si clicca sul pulsante Office, dopodiché su Chiudi. Questo chiude il documento su cui si sta lavorando (eventualmente chiedendo di salvare le modifiche), ma lascia aperta la finestra di Excel per poter creare o aprire un altro documento. Se invece si clicca sul pulsante Esci da Excel la finestra viene chiusa completamente (se stiamo visualizzando un documento, ci verrà chiesto se vogliamo salvare le modifiche apportate prima di uscire).
Dal pulsante Office è possibile accedere alle opzioni del programma. In questa finestra, tra l altro, è possibile modificare il nome utente associato ai nuovi documenti creati, il carattere usato nei documenti creati, il percorso di salvataggio predefinito, lo strumento di correzione ortografica, i componenti aggiuntivi installati, le regole per la correzione automatica delle formule.
Nell angolo inferiore destro della finestra di Excel si trova una barra di zoom che permette di ingrandire o ridurre la porzione di foglio visualizzata. Cliccando sui pulsanti + e o trascinando il cursore è possibile modificare il livello di zoom (mostrato a sinistra della barra). Cliccando sul pulsante che riporta il livello di zoom si apre la finestra di dialogo Zoom, che permette di scegliere tra vari livelli di ingrandimento. E possibile accedere a questi comandi anche dalla barra multifunzione, nella scheda Visualizza. Qui compare anche l opzione Zoom selezione, che permette di focalizzare l attenzione sull intervallo di celle selezionato. Si noti che gli strumenti di zoom non cambiano le dimensioni effettive degli oggetti, ma solo la loro visualizzazione.
La barra multifunzione è suddivisa in varie schede che raccolgono molte delle funzioni più comunemente usate in una cartella di lavoro. Tuttavia, non sono visualizzati tutti i comandi disponibili. Ad esempio, le opzioni riguardanti i grafici compaiono soltanto se si seleziona un grafico (in questo caso si aprono tre nuove schede all interno della barra). Per nascondere la barra multifunzione è sufficiente fare click destro su di essa oppure cliccare sul pulsante Personalizza barra di accesso rapido ; in entrambi i casi sarà possibile spuntare l opzione Riduci a icona barra multifunzione. Per renderla di nuovo visibile basta cliccare sul nome di una delle schede.
Per selezionare una singola cella si clicca col tasto sinistro del mouse su di essa; il bordo della cella selezionata si fa più spesso e si illuminano le intestazioni di riga e colonna corrispondenti. Per selezionare un rettangolo di celle adiacenti si clicca col tasto sinistro del mouse su una delle celle d angolo e, tenendo premuto il tasto sinistro, si estende l area fino alle dimensioni desiderate. Per selezionare un intera riga o colonna, è sufficiente cliccare sulla relativa intestazione. Per selezionare più elementi non adiacenti (celle, righe, colonne o intervalli), è sufficiente selezionarli uno alla volta tenendo premuto il tasto CTRL. Per selezionare l intero foglio di lavoro si clicca col tasto sinistro del mouse sulla casella all angolo superiore sinistro del foglio, tra le intestazioni di righe e colonne.
E possibile muoversi attraverso il foglio e cambiare cella selezionata nei seguenti modi: Cliccando con il mouse è possibile scegliere una nuova cella su cui lavorare; Le frecce direzionali permettono di spostarsi a celle adiacenti in ognuna delle quattro direzioni; Il tasto Home riporta alla prima cella della riga; Il tasto Invio passa alla cella sottostante; Il tasto TAB passa alla cella a destra; Tenendo premuto il tasto CTRL e premendo le frecce direzionali ci si sposta all estremità di una tabella (con dati già inseriti) o del foglio (se all esterno di una tabella o in un foglio senza dati).
Per inserire un dato in una cella, è sufficiente selezionare la cella desiderata e digitare il dato, sia esso un numero, del testo o una data, ad esempio. Excel riconosce automaticamente il tipo di dato inserito e lo formatta di conseguenza. Se inseriamo del testo, questo viene allineato a sinistra e, se troppo lungo, supera il bordo della cella coprendo quella a fianco. Se inseriamo un numero, questo viene allineato a destra e i decimali in eccesso vengono arrotondati. Se inseriamo una data, questa viene rappresentata con una forma adeguata ed allineata a destra nella cella.
Per sfruttare le funzioni di Excel in maniera efficiente è necessario rispettare alcuni criteri nell inserimento dei dati. In generale, si possono citare i seguenti: Inserire un solo dato per cella: Se inseriamo in una cella nome, cognome e data di nascita sarà più difficile, ad esempio, effettuare una statistica o un ordinamento. Costruire tabelle compatte: Nella creazione di elenchi e tabelle, è bene non lasciare righe o colonne vuote tra i dati; è invece buona norma lasciare uno spazio vuoto tra una serie di dati e la relativa somma. Inserire intestazioni: All inizio di una serie di dati è bene predisporre una riga di intestazioni delle colonne; questo facilita la comprensione in diverse operazioni.
Se si seleziona una cella che contiene dei dati e si digitano dei caratteri, i nuovi dati cancellano e sovrascrivono i precedenti. Se invece si vuole solamente modificare il contenuto di una cella è necessario selezionarla ed eseguire una delle seguenti azioni: Fare doppio click su di essa; Cliccare sulla barra della formula; Premere il tasto F2. E possibile muoversi come in un normale editor di testo (ad esempio, usando i pulsanti Home e Fine). Una volta terminate le modifiche, si confermano premendo Invio o cliccando in un altro punto del foglio.
I pulsanti Annulla e Ripristina si trovano nella barra di accesso rapido. Il pulsante Annulla permette di annullare l ultima operazione svolta (ad esempio la digitazione o la cancellazione di dati). Il pulsante Ripristina diventa attivo solo dopo aver annullato delle operazioni e permette di recuperare alcuni dei comandi eliminati con Annulla. Le frecce in basso accanto ai due pulsanti permettono di annullare o ripristinare più operazioni contemporaneamente a partire dalla più recentemente eseguita o annullata.
Nel gruppo Modifica della scheda Home della barra multifunzione si trova il pulsante Trova e seleziona, che apre un menu a tendina al click sinistro del mouse. In questo menu sono disponibili le opzioni Trova e Sostituisci, che aprono due schede diverse della stessa finestra (Trova e sostituisci). La funzione Trova serve a cercare tutte le occorrenze di una certa stringa all interno del documento, la funzione Sostituisci permette anche di sostituire alla stringa cercata un altra inserita manualmente.
Nella scheda Trova si inserisce in Trova: la stringa cercata e si clicca su Trova successivo : la cella selezionata si sposterà sulla seguente occorrenza del testo digitato. Nella scheda Sostituisci si digita in Trova: la stringa da cercare e in Sostituisci con: quella con cui si vuole sostituire; Trova successivo passa alla seguente occorrenza del testo cercato nel documento, e si può scegliere di sostituirlo cliccando su Sostituisci. Il pulsante Sostituisci tutto effettua automaticamente questa operazione tutte le volte che incontra la stringa digitata in Trova:.
Nel gruppo Modifica della scheda Home della barra multifunzione si trova il pulsante Ordina e filtra, che apre un menu a tendina al click sinistro del mouse. Le prime due opzioni variano a seconda del tipo di contenuti delle celle che abbiamo selezionato; ad esempio, appare dal più piccolo al più grande e viceversa se le celle selezionate contengono numeri, dalla A alla Z e viceversa se contengono testo, dal meno recente al più recente e viceversa se contengono date.
Per ordinare una singola serie di celle (tutte su una riga o su una colonna) è sufficiente selezionarle, premere su Ordina e filtra e scegliere l opzione desiderata (ad esempio, Ordina dalla A alla Z ). Se invece si vuole ordinare una tabella di dati, è necessario ricorrere alla funzione di Ordinamento personalizzato. Questo permette di stabilire dei criteri avanzati di ordinamento.
Per ordinare una tabella di dati si seleziona una cella che fa parte della tabella e si clicca su Ordina e filtra Ordinamento personalizzato. Qui sarà possibile scegliere secondo quale colonna ordinare (Ordina per) e il criterio di ordinamento (Dalla A alla Z, ad esempio); Aggiungi livello permette di specificare come comportarsi in caso di voci con gli stessi valori (nell esempio sottostante, in caso compaiano più persone con lo stesso cognome, queste verranno poi ordinate per nome).
Se è necessario inserire più volte uno stesso valore, è possibile scriverlo in una cella e poi copiarne il contenuto nelle altre. Per fare questo è necessario: Selezionare la cella o l intervallo di celle da copiare; Premere il pulsante Copia (barra multifunzione Appunti) o la combinazione di tasti CTRL + C; Selezionare la cella o le celle di destinazione; Premere il pulsante Incolla (barra multifunzione Appunti), la combinazione di tasti CTRL + V o il tasto Invio. E possibile copiare dati nello stesso foglio, ma anche in fogli diversi nello stesso documento o in documenti diversi, se aperti.
L operazione di spostamento di dati è analoga a quella di copia. Per spostare dei dati è necessario: Selezionare la cella o l intervallo di celle da spostare; Premere il pulsante Taglia (barra multifunzione Appunti) o la combinazione di tasti CTRL + X; Selezionare la cella o le celle di destinazione; Premere il pulsante Incolla (barra multifunzione Appunti), la combinazione di tasti CTRL + V o il tasto Invio. E possibile spostare dati nello stesso foglio, ma anche in fogli diversi nello stesso documento o in documenti diversi, se aperti.
Se si desidera eliminare i dati contenuti in una cella, è sufficiente selezionare la cella in questione e premere il tasto CANC. Il gruppo Modifica della scheda Home della barra multifunzione comprende il pulsante Cancella, che dà accesso ad alcune funzioni avanzate: Cancella tutto: Analogo alla pressione di CANC. Cancella formati: Elimina solo la formattazione della cella (ad esempio grassetto, colore o allineamento). Cancella contenuto: Mantiene la formattazione ma elimina i dati. Cancella commenti: Utile in documenti soggetti a revisioni da parte di più utenti.
Selezionando una cella, è possibile notare in basso a destra di essa il quadratino nero del riempimento automatico. Questo strumento permette di riempire una serie di celle secondo quanto abbiamo digitato nelle prime. Ad esempio, se scriviamo 10 in A1 e 20 in A2, selezionando queste celle e utilizzando il riempimento automatico verso il basso Excel scriverà 30 in A3, 40 in A4 e così via, finché utilizziamo questo strumento. E possibile usare il riempimento automatico solo in orizzontale o in verticale; se dobbiamo riempire una tabella, dobbiamo quindi utilizzare questo strumento prima in una direzione e poi nell altra.
Selezionare le celle con i dati di origine; Cliccare e tenere premuto il quadratino del riempimento automatico; Trascinare il cursore fino a riempire l area desiderata (Excel mostra in un riquadro azzurro i dati che intende inserire nelle celle); Rilasciare il mouse. Se Excel riconosce una serie la continuerà, altrimenti si limiterà a copiare i dati che abbiamo inserito (ad esempio, se utilizziamo il riempimento automatico partendo da un solo valore 10, Excel copierà tale valore in tutte le celle selezionate).
Per richiamare la Guida in Linea di Excel è possibile cliccare il pulsante a forma di? in alto a destra della finestra oppure premere il tasto F1. La guida permette di effettuare una ricerca per parola chiave (barra Cerca) o di scegliere tra le voci divise per argomenti (Sommario). Se si dispone di una connessione a Internet, è possibile anche consultare le voci che Microsoft mette a disposizione in rete.