ACCESSO COME 1. D- come si accede al sistema di protocollo informatico? R - l accesso al sistema informatizzato avviene mediante apposito link presente nell area riservata del sito web dell Ente. - Una volta effettuato il collegamento dovranno essere inserite l'username (nome.cognome) e la password - Al primo accesso il sistema chiederà a tutti gli utenti di modificare la password. CHI 2. D Il personale co.co.co. può avere accesso al sistema di protocollo informatico? R- i co.co.co. non sono inseriti tra i soggetti che possono avere accesso al sistema di protocollo informatico. Se l'esigenza è quella di comunicare l'avvenuta autorizzazione di una missione, si possono utilizzare strumenti diversi (ad esempio trasmissione cartacea o email del documento protocollato) agli interessati. D come posso dare accesso a nuovo personale presente nella struttura (nuove assunzioni)? R è sufficiente che il Direttore del Centro/Unità invii una richiesta a assistenza.protocollo@entecra.it specificando il nominativo e il gruppo nel quale va inserito il personale indicato (Direzione e staff/ricercatori/personale/bilancio) COSA 3. D- Cosa possono fare i vari ruoli? R - Un "responsabile di procedimento" (lettore), oltre che visualizzare un documento, può anche classificarlo in base al titolario, collegarlo ad un fascicolo, aprire un nuovo fascicolo, chiedere la riassegnazione laddove non fosse corretta. Un protocollatore, le persone di Staff ed il Titolare UOR possono anche assegnare il documento, chiedere l'annullamento della protocollazione, etc. 4. D Cosa devo fare se viene assegnato un documento al gruppo di cui faccio parte, ma non è di mia stretta competenza? R I documenti vengono assegnati al gruppo Direzione e Staff da altri Centri/Unità o Servizi dell Amministrazione Centrale per essere poi assegnati ulteriormente ai sotto gruppi della struttura per il seguito di competenza. Se il dipendente non ritiene di propria competenza il documento, ma del proprio gruppo lascia il documento senza intervenire. NON deve rifiutare il documento, ma attendere che il personale competente lo prenda in carico. N.B. se il dipendente rifiuta erroneamente il documento, tutto il gruppo di cui fa parte non potrà più avere accesso al suddetto documento e il mittente dovrà nuovamente assegnarlo.
FUNZIONAMENTO e REGOLE GENERALI COME 5. D- Dove trovo chiarimenti sull utilizzo del sistema di protocollo informatico? R- per eventuali chiarimenti in ordine all'utilizzo del software è possibile consultare i video ed il manuale web-rainbow, pubblicati all indirizzo http://moodle.entecra.it seguendo le seguenti istruzioni: 1. aprire la pagina del sito all'indirizzo http://moodle.entecra.it ; 2.per accedere al video selezionare il corso tutorial protocollo informatico ; 3. cliccare direttamente Login come ospite ; 4. inserire nella chiave la parola Protocollo 6. D Il registro di protocollo è unico o uno per ogni struttura? R -il registro di protocollo informatico del CRA è unico. 7. D- Quali documenti vanno inseriti nel protocollo ufficiale in entrata e uscita? R - nel suddetto registro andrà inserita la documentazione in entrata o in uscita che perviene da soggetti diversi rispetto al CRA (diversi da Amministrazione Centrale e Strutture) ovvero è a loro destinata. 8. D- Quali documenti vanno inseriti nel registro di protocollo interno? R -per la corrispondenza scambiata tra i Servizi dell Amministrazione Centrale, tra questi ultimi e le Strutture e viceversa, tra le Strutture stesse dovrà essere utilizzata l'apposita voce "protocollo interno" presente nel menù a tendina. In tale ultimo caso, la corrispondenza dovrà essere protocollata una sola volta, nello specifico da chi invia il documento. Il destinatario non deve a sua volta protocollarlo (ad esempio nel caso di documento che viene inviato da una Struttura ad un Servizio dell Amministrazione Centrale lo stesso verrà protocollato un sola volta); 9. D- come si procede alla timbratura? R - la segnatura (timbratura) con applicazione della relativa etichetta dovrà essere effettuata sul documento originale, che sarà successivamente oggetto di scannerizzazione. 10. D- Cosa posso fare per verificare che un documento sia già stato protocollato? R - In primo luogo, per evitare tale duplicazione di protocolli, è indispensabile che ogni protocollatore (in fase di protocollazione in entrata) inserisca sempre i riferimenti del protocollo del mittente. Il Sistema webrainbow è in grado di segnalare che un documento è già stato protocollato. Se vengono inseriti anche la data e il numero di protocollo del mittente nella casella "protocollo mittente" e "data protocollo mittente", (nel caso della fattura, i relativi riferimenti), cliccando su verifica protocollo, il sistema segnalerà l eventuale duplicazione. Ciò proprio al fine di impedire che uno stesso documento abbia diversi numeri di protocollo ed evitare in tal modo un utilizzo della protocollazione non conforme alle norme. 11. D- Cosa posso fare se un documento è stato protocollato più di una volta? R- è necessario seguire la seguente procedura: - chiedere l'annullamento dei protocolli successivi al primo con l'apposito tasto "richiedi annullamento" e scrivere nella nota che il documento è già stato protocollato al numero...del...; - il responsabile del protocollo informatico, che è il solo abilitato ad effettuare tale operazione, visualizzerà dalla sede dell'amministrazione Centrale tale richiesta e provvederà ad annullare il protocollo sempre attraverso il Sistema webrainbow; - il richiedente l'annullamento visualizzerà a sistema l'avvenuto annullamento.
- i protocolli annullati non potranno più essere utilizzati 12. D quando si deve richiedere l annullamento di un numero di protocollo? R l annullamento può essere effettuato esclusivamente in casi eccezionali in presenza di errori evidenti nella protocollazione, (ad esempio un documento che per sbaglio viene protocollato più volte o che non doveva in alcun modo essere inserito nel sistema di protocollo informatico). In questo caso è necessaria l'indicazione nell'apposito campo della motivazione della richiesta di annullamento. Pertanto, qualora le richieste di annullamento non rispondano alle finalità sopraindicate, il Servizio competente provvederà a respingerle. Contrariamente a quanto sopra indicato, pervengono numerose richieste di annullamento di documenti inseriti nel Sistema di protocollo informatico che spesso presentano le seguenti caratteristiche: 1. viene richiesto l'annullamento di un protocollo relativo ad una richiesta di autorizzazione di ferie/permesso/missione che il dipendente non ha più utilizzato; 2. si richiede l'annullamento di un protocollo relativo ad ordini di acquisto successivamente disdetti o non più inviati. N.B. Questi casi non rientrano nelle ipotesi di "ANNULLAMENTO DI UN NUMERO DI PROTOCOLLO" Nelle situazioni di cui ai punti 1 e 2, il protocollatore, invece, potrà procedere come negli esempi di seguito indicati: A) nel caso di ferie o permessi di cui il dipendente non usufruisce, si può inserire nel campo note del protocollo già registrato, l'ulteriore dicitura "giorno di ferie o permesso non più utilizzato"; B) nel caso di autorizzazione di missione rinviata a data diversa si dovrà procedere - senza richiedere l'annullamento della precedente autorizzazione - alla protocollazione della nuova autorizzazione. Nel campo note del protocollo relativo a quest'ultima autorizzazione di missione, la dicitura "la presente autorizzazione sostituisce quella protocollata con il numero...del..." C) nel caso di ordini di acquisto successivamente disdetti, si presume che la disdetta avvenga in maniera formale e che, quindi, la nota di disdetta venga protocollata; nel caso, invece, in cui per disdetta si intenda la mancata trasmissione al destinatario dell'ordine di acquisto protocollato, si potrà inserire nel campo note di quest'ultimo protocollo la dicitura "ordine di acquisto non inviato" 13. D L invio delle comunicazioni tra le strutture di ricerca e l amministrazione centrale e tra le strutture stesse quali mezzi deve seguire? R - in un'ottica di semplificazione e risparmio tutte le comunicazioni interne,tra le strutture, tra queste e l'amministrazione centrale e all'interno di quest'ultima, per le quali non sia necessaria la trasmissione dell'originale cartaceo, devono essere trasmesse esclusivamente attraverso il sistema webrainbow. Da verifiche effettuate nel Sistema di protocollazione informatica Webrainbow è emerso che molti documenti inseriti dai Centri e dalle Unità e destinati ai Servizi dell'amministrazione Centrale non vengono informaticamente assegnati per competenza al Servizio destinatario. Ad esempio, documentazione relativa alla rendicontazione dei progetti di ricerca, che non viene "assegnata per competenza" nel sistema di protocollo informatico al Servizio S1 Supporto alla Ricerca, nonostante quest'ultimo sia il destinatario effettivo.
Il Servizio dell'amministrazione centrale destinatario, in caso di mancata assegnazione con il sistema webrainbow, non può visualizzare il documento e ne ha contezza solo se lo stesso viene trasmesso in forma cartacea senza comunque poterlo visualizzare nel Sistema. Si invitano, pertanto, i Centri e le Unità ad assegnare, attraverso il protocollo informatico, i documenti protocollati ai Servizi competenti dell'amministrazione Centrale, utilizzando la voce "assegnazione per competenza" e ad evitare la trasmissione dei documenti in maniera cartacea, se non in casi particolari come ad esempio quando è lo stesso Servizio competente che lo richiede o quando la quantità di documenti è tale da non poter essere caricata nel Sistema.
MODALITA PROTOCOLLAZIONE ATTI 14. D - Come si protocollano ferie dei dipendenti, permessi retribuiti e non retribuiti, riposi compensativi, autorizzazione allo svolgimento di lavoro straordinario, e giustificativi in genere? R - vanno registrati nel protocollo interno con le seguenti modalità: Per l'amministrazione centrale la richiesta di ferie/permesso ecc. sottoscritta dal dipendente con a margine il visto del dirigente viene registrata nel sistema (nel protocollo interno) dal Servizio cui è assegnato il dipendente. Il destinatario sarà il Servizio Personale. Per le strutture di ricerca la procedura è la seguente:la richiesta di ferie/permesso ecc. sottoscritta dal dipendente con a margine il visto del Direttore viene registrata nel sistema (nel protocollo interno) dal protocollatore ed assegnata al "Gruppo personale" o in mancanza al dipendente che si occupa della gestione della richiesta. Le strutture di ricerca presso le quali è già in uso un sistema informatizzato di gestione delle presenze del personale possono continuare a gestire le suddette presenze nel modo finora utilizzato. NBDa verifiche effettuate nel sistema di protocollo informatico, è emerso che spesso tale tipologia di documenti viene erroneamente protocollata nel Registro ufficiale e non nel registro interno "Comunicazioni Generali", che costituisce la corretta modalità di inserimento di tali documenti. Si raccomanda, pertanto, di prestare particolare attenzione nella protocollazione di tale documentazione. 15. D - Come si protocollano comunicazioni di malattia? R- vanno registrati nel protocollo interno con le seguenti modalità: Per l'amministrazione centrale la comunicazione di malattia sottoscritta dal dipendente con a margine il visto del dirigente viene registrata nel sistema (nel protocollo interno) dal Servizio cui è assegnato il dipendente. Il destinatario sarà il Servizio Personale. Il certificato di malattia eventualmente prodotto successivamente può essere allegato alla comunicazione di malattia precedentemente protocollata inserendolo come allegato. In questo caso è sufficiente richiamare il numero di protocollo assegnato alla comunicazione di malattia e cliccare sull'apposito pulsante "documenti allegati - aggiungi" e inserire il certificato di malattia. Per le strutture di ricerca la procedura è la seguente: la comunicazione di malattia sottoscritta dal dipendente con a margine il visto del Direttore viene registrata nel sistema (nel protocollo interno) dal protocollatore ed assegnata al "Gruppo personale" o in mancanza al dipendente che si occupa della gestione della richiesta.il certificato di malattia eventualmente prodotto successivamente può essere allegato alla comunicazione di malattia precedentemente protocollata inserendolo come allegato. In questo caso è sufficiente richiamare il numero di protocollo assegnato alla comunicazione di malattia e cliccare sull'apposito pulsante "documenti allegati - aggiungi" e inserire il certificato di malattia. 16. D Come si protocollano istanze relative a aspettative, permessi legge 104, autorizzazioni attività extraistituzionale, permessi studio, part-time, mobilità? R - Le istanze devono essere trattate come posta esterna e, quindi, vanno registrate in entrata nel protocollo ufficiale. Per l'amministrazione centrale le istanze sono assegnate al Servizio del personale. Le relative autorizzazioni o dinieghi vanno registrati sempre nel protocollo ufficiale come posta in uscita.
Per le strutture periferiche, considerato che la competenza a rilasciare le autorizzazioni (con la sola esclusione degli incarichi extraistituzionali del personale) è dell Amministrazione centrale la procedura è la seguente: 1. l istanza del dipendente va trattata come posta esterna e quindi registrata in entrata nel protocollo ufficiale; 2. il direttore della struttura invia con lettera di accompagnamento l istanza del dipendente all AC utilizzando il protocollo interno; 3. l autorizzazione o il diniego dell AC indirizzata al dipendente e per conoscenza al direttore della struttura va trattata come posta esterna e quindi registrata in uscita nel protocollo ufficiale Si precisa che le istanze relative ai permessi della L.104 in oggetto, si riferiscono esclusivamente alle istanze di accesso al beneficio. Le successive richieste di fruizione di permessi giornalieri sono trattaete come posta interna al pari delle ferie e simili. 17. D- Come si protocollano atti contenenti dati sensibili? R - Occorre preliminarmente precisare che ai sensi della vigente normativa, la tipologia di dati sensibili è notevolmente ristretta. In particolare, non recano dati sensibili, pur essendo relative a singoli dipendenti, le richieste di ferie, di malattia (N.B. i certificati allegati non devono recare la diagnosi), quelle di missioni o anche le richieste di trasferimento e le relative risposte dell'amministrazione. Ciò premesso, qualora, invece, ci si trovi di fronte a documenti che contengano effettivamente dati sensibili, gli stessi potranno essere protocollati con le seguenti modalità: - il documento viene registrato nel "Registro Ufficiale" del Sistema WEBRAINBOW, in entrata (richiesta) o in uscita (relativa risposta dell'amministrazione) a seconda della tipologia di documento; - nel caso di documenti indirizzati ad un dipendente, il nominativo dello stesso sarà inserito solo nel campo destinatario esterno e non si procederà alla compilazione dei campi relativi all'assegnazione. Ciò implica, ovviamente, che il dipendente avrà conoscenza del documento solo se gli sarà consegnato in forma cartacea o inviato tramite mail, fax, etc, in quanto non lo visibile da parte del medesimo sulla scrivania di WEBRAINBOW. Si ricorda, inoltre, che chi ha inserito il documento nel sistema (protocollatore) ha sempre la possibilità di vederlo nel sistema e, quindi, di classificarlo e fascicolarlo. 18. D- I DURC vanno registrati nel protocollo? R- tenuto conto che i DURC sono documenti provenienti dall'esterno attestanti la regolarità contributiva di un soggetto è opportuno che vengano protocollati, come immagino già avveniva con il precedente sistema di protocollo. 19. D Come si protocollano le offerte a gare? R - Il protocollatore, al momento di arrivo della busta, scannerizza ed acquisisce come documento principale la fotocopia della busta (senza aprirla) sulla quale è stata preventivamente apposta l'etichetta con il numero di protocollo; - a questo punto si può procedere a completare il protocollo; - una volta aperte le buste, dopo che il responsabile del procedimento ha riportato sui documenti tutti gli elementi relativi alla registrazione del protocollo (numero e data), è possibile acquisire tutta la documentazione restante come documento allegato. 20. D Come si devono protocollare atti a firma del Presidente? R - Su richiesta della segreteria di Presidenza, si segnala la necessità di procedere all' assegnazione per conoscenza nel Sistema Web-Rainbow anche alla "Presidenza", ogni qualvolta si effettui la protocollazione in uscita di documenti sottoscritti dal Presidente, sia che si tratti di posta interna che di posta esterna. Ciò al fine di consentire la consultazione dei protocolli alla Segreteria di Presidenza.
MALFUNZIONAMENTO E/O ASSISTENZA 21. D- A chi posso rivolgermi per problemi tecnici con web rainbow? R - Ogni eventuale richiesta di supporto potrà essere inviata all'indirizzo di posta elettronica: assistenza.protocollo@entecra.it 22. D In quali casi si può continuare ad utilizzare il precedente sistema di protocollazione? R - A decorrere dal 1 gennaio 2013 i sistemi di protocollo utilizzati dalle strutture fino al 31 dicembre 2012 non hanno più alcuna validità. Non è quindi possibile continuare ad utilizzarli per nessun motivo. 23. In quali casi e con quali modalità si attiva la procedura di emergenza del protocollo informatico? R - Come è indicato nel manuale del protocollo informatico, la procedura prevede che l'attivazione del registro di emergenza sia effettuata esclusivamente previa autorizzazione del responsabile del protocollo informatico a seguito di specifica e motivata richiesta, da inoltrare allo scrivente Servizio, da parte del responsabile della Struttura interessata dall'interruzione delle funzionalità del sistema in caso di durata superiore alla giornata lavorativa. Si riporta di seguito l'art 7 TITOLO VI del Manuale di gestione del protocollo informatico già inviato a tutte le strutture nel mese di dicembre scorso, relativo alla gestione delle situazioni di emergenza. "7. Regole per la tenuta del registro di protocollo di emergenza (Registro di Emergenza) Nei casi in cui sia impossibile utilizzare la procedura informatica e laddove si preveda che detta impossibilità si protragga per un periodo superiore alla durata della giornata lavorativa, ogni evento deve essere registrato su uno o più supporti alternativi analogici (Registri di Emergenza). Su questi registri devono essere riportate la causa, la data e l ora d inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. In tale ipotesi deve essere rilasciata, da parte del Responsabile del servizio di protocollo informatico, specifica autorizzazione per l uso del Registro di Emergenza e gli estremi del provvedimento di autorizzazione dovranno essere riportati nel registro stesso. In ogni caso è data comunicazione al Responsabile del servizio di protocollo dell utilizzo del Registro. Per ogni giornata in cui viene usato il Registro di Emergenza, è riportato sul Registro stesso il numero totale di operazioni registrate. La numerazione del protocollo riprende, al ripristino delle funzionalità del sistema informatico, dal numero successivo all ultimo registrato prima dell interruzione. Le informazioni relative ai documenti protocollati con il Registro di Emergenza sono inserite nel sistema di protocollo informatico. Nel protocollo informatico saranno riportati tutti i dati trascritti nel Registro di Emergenza: ad ogni protocollo del Registro sarà attribuito un nuovo numero di protocollo, secondo la numerazione del protocollo informatico, ed a questo sarà associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza. " Si precisa che, in caso di utilizzo di un registro di emergenza, sul documento cartaceo deve essere riportata la dicitura "registro di emergenza" ed il numero progressivo dello stesso registro. Una volta ripristinata la funzionalità del registro di protocollo informatico è necessario inserire nel sistema webrainbow tutti i documenti registrati nel protocollo di emergenza, indicando obbligatoriamente oltre a tutte le informazioni normalmente inserite anche quelle ulteriori trascritte nel registro di emergenza (esempio numero del protocollo di emergenza, data). Si sottolinea, inoltre, che i registri di emergenza si attivano al verificarsi delle cause di interruzione di cui al succitato art.7 (previa autorizzazione del responsabile del protocollo
informatico) e si chiudono al cessare del singolo episodio che ne ha determinato l'attivazione. Ciò implica che non è possibile utilizzare una numerazione progressiva rispetto a più episodi di interruzione della funzionalità del protocollo informatico. Si ricorda,infine, che l'utilizzo di registri diversi dal protocollo informatico al di fuori dei casi previsti dal manuale non è consentito e non ha alcun valore la protocollazione effettuata secondo modalità difformi. 24. D- Quanto tempo è legittimo lasciare i protocolli in stato "INSERITO"? R - E buona norma nell'utilizzo del protocollo informatico creare nuovi protocolli solo quando si è in possesso di tutti gli elementi necessari al relativo completamento. A ridosso della stampa periodica del registro di protocollo informatico tutti i protocolli che dovessero risultare ancora nello stato "INSERITO" all'interno del sistema, SARANNO AUTOMATICAMENTE ANNULLATI. FASCICOLAZIONE E CONSERVAZIONE 25. D - In cosa consiste la fascicolazione? R - La fascicolazione è un sistema di archiviazione dei documenti protocollati in maniera informatica. Tutti coloro che accedono al Sistema di protocollo informatico webrainbow (sia dell'amministrazione Centrale che dei Centri e delle Unità) sono abilitati a fascicolare un documento dopo averlo protocollato o dopo averlo ricevuto come assegnatario. Ciascun Servizio/Centro/Unità ( ed il relativo personale) ha la possibilità di organizzare l'archiviazione classificando i documenti e creando i fascicoli secondo le proprie esigenze. E' buona norma che si proceda all'archiviazione della documentazione inserita nel protocollo informatico, tenuto conto che costituisce non solo un adempimento da effettuarsi secondo la normativa vigente ma anche un sistema che facilita la ricerca dei documenti stessi. 26. D- Chi deve provvedere al salvataggio dei dati contenuti nel sistema di protocollo? R - Le operazioni di gestione e salvataggio dei dati sono gestite in amministrazione centrale.