MODELLO DI ORGANIZZAZIONE GESTIONE E CONTROLLO ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001 n. 231 Parte Speciale C REATI SOCIETARI di Fujitsu Technology Solutions S.p.A. Vers. 2.0 approvato dal CdA il 22/01/2015
1 REATI SOCIETARI Una ulteriore tipologia di Reati astrattamente applicabili e rilevanti per la Società è costituita dai reati societari disciplinati dall art. 25-ter del Decreto (di seguito, Reati Societari ). I termini in lettera maiuscola di cui alla presente Parte Speciale C, ove non diversamente definiti, hanno il significato agli stessi attribuiti nella Parte Generale del Modello. 1.1 I reati di cui all art. 25-ter del Decreto Si riporta di seguito una sintetica descrizione dei Reati Societari che - a seguito dell attività di risk mapping e risk assessment di cui al paragrafo 2.4 della Parte Generale del Modello - sono stati ritenuti applicabili e rilevanti per la Società, nonché una breve esposizione delle possibili modalità di attuazione degli stessi. Il reato di corruzione tra privati di cui all art. 2635 cod. civ., ritenuto applicabile e rilevante per la Società, pur essendo incluso nell art. 25-ter del Decreto tra i Reati Societari, alla luce delle sue particolari peculiarità è oggetto di specifica e autonoma trattazione nella Parte Speciale A.1 alla quale, pertanto, si rinvia. Ai sensi dell art. 26 del Decreto, la Società potrebbe essere considerata responsabile anche qualora le fattispecie fossero integrate nella forma del tentativo. 1.1.1 False comunicazioni sociali (artt. 2621 e 2622 cod. civ.) Tali reati prevedono la punibilità di amministratori, direttori generali, sindaci e liquidatori, che con l intenzione di ingannare i soci o il pubblico e al fine di conseguire per sé o per altri un ingiusto profitto, nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste dalla legge, dirette ai soci o al pubblico, espongono fatti materiali non rispondenti al vero, ovvero omettono informazioni la cui comunicazione è imposta dalla legge, sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della società o del gruppo al quale essa appartiene, in modo idoneo ad indurre in errore i destinatari della predetta comunicazione, cagionando un danno patrimoniale ai soci o ai creditori. L elemento che distingue le due ipotesi di reato è costituito dal verificarsi o meno del danno patrimoniale nei confronti dei soci e dei creditori. L ipotesi di reato prevista dall art. 2622 c.c., infatti, è integrata solo se è stato cagionato effettivamente un pregiudizio patrimoniale, mentre la fattispecie di cui all art. 2621 c.c. sanziona la condotta ivi indicata a prescindere dal verificarsi del danno. Ai fini dell integrazione degli elementi costitutivi delle fattispecie criminose in esame: - le informazioni false o omesse devono essere tali da alterare sensibilmente la rappresentazione della situazione economica, patrimoniale o finanziaria della società o del gruppo al quale appartiene; - la responsabilità sussiste anche nel caso in cui le informazioni riguardino beni posseduti o amministrati dalla Società per conto di terzi; - la condotta deve essere realizzata con l intenzione di ingannare i soci o il pubblico, nonché rivolta al fine di conseguire per sé o per altri un ingiusto profitto; - la punibilità è esclusa se le falsità o le omissioni determinano una variazione del risultato economico d esercizio, al lordo delle imposte, non superiore al 5% o una variazione del patrimonio netto non superiore all 1%. In ogni caso, il fatto non è punibile se conseguenza di valutazioni estimative che, singolarmente considerate, differiscono in misura non superiore al 10 % di quella corretta; - la legge n. 262 del 2005 ha introdotto una circostanza aggravante per l ipotesi in cui dalla falsità derivi un nocumento ad un numero rilevante di risparmiatori indotti ad operare scelte di investimento sulla base delle informazioni riportate nelle scritture sociali; - l ipotesi di reato prevista dall art. 2622 c.c. è punita a querela di parte, salvo che il fatto sia commesso in danno dello Stato, di altri enti pubblici, delle Comunità Europee o che si tratti di società quotate, nel qual caso il reato è procedibile d ufficio. 1
Soggetti attivi delle due ipotesi di reato descritte sono i componenti del Consiglio di Amministrazione, i direttori generali, i componenti del Collegio Sindacale ed i liquidatori. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, le fattispecie potrebbero essere realizzate mediante: - modifica o alterazione dei dati contabili della Società presenti sul sistema informatico, al fine di fornire una falsa rappresentazione della situazione patrimoniale, economica e finanziaria della stessa, attraverso l inserimento di voci di bilancio inesistenti o di valori difformi da quelli reali; - determinazione di poste valutative di bilancio non conformi alla reale situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società in collaborazione con gli amministratori (es. sopravvalutazione o sottovalutazione dei crediti e/o del relativo fondo); - esposizione in bilancio di altre poste (non valutative) inesistenti o di valore difforme da quello reale, ovvero occultamento di fatti rilevanti tali da mutare la rappresentazione delle effettive condizioni economiche della Società, anche in concorso con altri soggetti; - omissione delle informazioni, la cui comunicazione è imposta dalla legge sulla situazione economica, finanziaria o patrimoniale della Società. 1.1.2 Impedito controllo (art. 2625 cod. civ.) Il reato si configura quando si ostacola o si impedisce lo svolgimento delle attività di controllo e/o di revisione, legalmente attribuite ai soci e agli organi sociali (o alla società di revisione) 1. Tale fattispecie può rilevare sotto il profilo della completezza della documentazione fornita dagli amministratori al Collegio Sindacale o ai soci (o alla società incaricata del controllo contabile) oltre che ricomprendere qualsiasi condotta non corretta o non trasparente tenuta dagli amministratori in relazione alle eventuali richieste ricevute dal Collegio Sindacale. La condotta può essere integrata mediante l occultamento di documenti o l utilizzo di altri idonei artifici. La pena è aumentata qualora sia cagionato un danno ai soci. Soggetti attivi del reato sono gli amministratori. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, la fattispecie potrebbe essere realizzata mediante: - l occultamento e/o l esibizione parziale/incompleta o alterata da parte degli amministratori della Società di documenti sociali (quali, ad esempio, i libri sociali); - l adozione da parte degli amministratori della Società di artifici per ostacolare lo svolgimento dei controlli. 1.2 Le sanzioni previste dal Decreto a carico della Società per i Reati contro la PA Si riporta di seguito una breve tabella riassuntiva delle sanzioni previste ai sensi dell art. 25-ter del Decreto a carico dell Ente, in conseguenza della commissione dei Reati Societari. Reato Autore Comportamento Sanzione pecuniaria (Valore quota da 258 a 1.549) Sanzione interdittiva 1 Cfr. Il D.lgs. 27 gennaio 2010 n. 39 (recante Attuazione della direttiva 2006/43/CE, relativa alle revisioni legali dei conti annuali e dei conti consolidati, che modifica le direttive 78/660/CEE e 83/349/CEE, e che abroga la direttiva 84/253/CEE ) ha modificato l'articolo 2625, comma 1, c.c. escludendo la revisione dal novero delle attività di cui la norma sanziona l'impedimento da parte degli amministratori (ex art. 37, comma 35). Al contempo, il citato decreto legislativo ha introdotto all'art. 29, le fattispecie dell'illecito (amministrativo e penale) di impedito controllo che così recita: «1. I componenti dell'organo di amministrazione che, occultando documenti o con altri idonei artifici, impediscono o comunque ostacolano lo svolgimento delle attività di revisione legale sono puniti con l'ammenda fino a settantacinquemila euro. 2. Se la condotta di cui al comma 1 ha cagionato un danno ai soci o a terzi, si applica la pena dell'ammenda fino a settantacinquemila euro e dell'arresto fino a diciotto mesi. 3. Nel caso di revisione legale di enti di interesse pubblico, le pene di cui ai commi 1 e 2 sono raddoppiate. 4. Si procede d'ufficio». 2
Per attiene Art. 2621 c.c. (False comunicazioni sociali) Amministratori Direttori generali Sindaci Liquidatori Commissivo Omissivo Da 200 a 300 quote Nessuna quanto le Art. 2622, 1 comma, c.c. (False comunicazioni sociali in danno dei soci e creditori) Amministratori Direttori generali Sindaci Liquidatori Commissivo Omissivo Da 300 a 660 quote Nessuna Art. 2625, 2 comma, c.c. Amministratori Commissivo - Omissivo Da 200 a 360 quote Nessuna modalità di calcolo delle sanzioni pecuniarie, si rimanda a quanto indicato al paragrafo 1.5 della Parte Generale del Modello della Società. 1.3 Attività Sensibili. Principi di comportamento e protocolli di prevenzione A seguito dello svolgimento delle attività propedeutiche alla costruzione del Modello effettuata dal Gruppo di Lavoro e, segnatamente, le attività di risk mapping e risk assessment di cui al paragrafo 2.4 della Parte Generale del Modello, sono state individuate, nell ambito della struttura organizzativa ed aziendale della Società, le specifiche Attività Sensibili che possono astrattamente comportare il rischio per la Società di commissione dei Reati Societari, nonché le relative funzioni aziendali coinvolte. Successivamente, sono stati individuati i principi di comportamento ed i principali protocolli di prevenzione che devono essere attuati dalla Società al fine di prevenire la commissione dei Reati Societari. 1.3.1 Attività Sensibili Sono elencate di seguito le specifiche Attività Sensibili individuate nell ambito delle attività svolte dalla Società. a) Gestione della Contabilità Generale: (i) nel momento dell imputazione delle scritture contabili in contabilità generale; (ii) nel momento in cui vengono effettuate verifiche sui dati contabili immessi a sistema; b) Predisposizione del bilancio d esercizio ovvero delle situazioni patrimoniali in occasione dell effettuazione di operazioni straordinarie (fusioni, scissioni, riduzioni di capitale): (i) nel momento della raccolta, aggregazione e valutazione dei dati contabili necessari per la predisposizione della bozza del documento da sottoporre all approvazione del Consiglio di Amministrazione; (ii) nel momento della predisposizione delle relazioni allegate ai prospetti economico/patrimoniali di bilancio; c) Gestione dei rapporti con i Soci, il Collegio Sindacale e la Società di Revisione relativamente alle verifiche sulla gestione amministrativa, finanziaria e contabile della Società e sul bilancio d esercizio; d) Amministrazione contabilità e bilancio. Attività Sensibili: - Gestione anagrafica fornitori; - Gestione contabilità fornitori; - Creazione/modifica anagrafica clienti; - Gestione contabilità clienti; 3
- Gestione dei rapporti infragruppo (compresi finanziamenti); - Gestione del piano dei conti; - Gestione della Contabilità Generale; - Predisposizione del bilancio d esercizio; - Gestione dei rapporti con i Soci, Società di Revisione, Collegio Sindacale e l'odv. Le funzioni aziendali coinvolte nelle predette Attività Sensibili sono indicate nel relativo allegato del Modello. Le Attività Sensibili sopra identificate potranno essere modificate e/o integrate a seguito degli aggiornamenti delle attività di risk mapping e risk assessment effettuate di volta in volta dalla Società - anche su richiesta dell OdV - a seguito del verificarsi di situazioni quali, a titolo esemplificativo, cambiamenti organizzativi, aggiornamenti legislativi in relazione ai Reati, ecc. Tali modifiche e/o integrazioni, costituendo modifiche del Modello, dovranno essere successivamente oggetto di approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione della Società. 1.3.2 Principi generali di comportamento Tutti i Destinatari del Modello, nell espletamento delle rispettive attività e funzioni, devono agire nel rispetto, oltre che delle previsioni contenute nel Modello e nel Codice Etico, delle procedure aziendali adottate dalla Società in relazione alle Attività Sensibili indicate al precedente paragrafo 1.3.1 al fine di prevenire la commissione dei Reati Societari. Nell espletamento di tutte le operazioni attinenti alla gestione sociale, oltre alle regole di cui al Modello ed alla presente Parte Speciale C, gli Organi Sociali della Società (e i Dipendenti nella misura necessaria alle funzioni dagli stessi svolte) devono in termini generali conoscere e rispettare: - i principi di corporate governance esistenti nella Società e nel Gruppo Fujitsu; - la documentazione inerente la struttura gerarchico-funzionale aziendale ed organizzativa della Società ed il sistema di controllo di gestione; - le norme inerenti il sistema amministrativo, contabile, finanziario e di reporting interno al Gruppo Fujitsu. Inoltre, per tutte le operazioni che concernono le Attività Sensibili sopra individuate, la Società stabilisce i seguenti principi: - la formazione e l attuazione delle decisioni della Società rispondono ai principi e alle prescrizioni contenute nelle disposizioni di legge, dell atto costitutivo, del Modello e del Codice Etico; - la segregazione dei compiti e delle funzioni attraverso un adeguata e corretta distribuzione delle responsabilità al fine di evitare una sovrapposizione di competenze e di ruoli nell ambito delle attività sensibili in questione; - sono formalizzate le responsabilità di gestione, coordinamento e controllo all interno della Società; - sono formalizzati i livelli di dipendenza gerarchica e sono descritte le mansioni di ciascuno; - le fasi di formazione ed i livelli autorizzativi degli atti della Società sono sempre documentati e ricostruibili; - il sistema di deleghe e poteri di firma verso l esterno è coerente con le responsabilità assegnate a ciascun amministratore e/o procuratore; la conoscenza da parte dei soggetti esterni del sistema di deleghe e dei poteri di firma è garantito da strumenti di comunicazione e di pubblicità adeguati; - l assegnazione e l esercizio dei poteri nell ambito di un processo decisionale è coerente con le posizioni di responsabilità e con la rilevanza e/o la criticità delle sottostanti operazioni economiche; - non vi è identità soggettiva fra coloro che assumono o attuano le decisioni, coloro che devono dare evidenza contabile e coloro che sono tenuti a svolgere sulle stesse i controlli previsti dalla legge e dalle procedure contemplate dal sistema di controllo interno; - la scelta di consulenti esterni avviene sulla base di requisiti di professionalità, indipendenza e competenza e, in riferimento a essi è motivata la scelta; 4
- i sistemi di remunerazione premianti ai Dipendenti e collaboratori non rispondono a obiettivi palesemente irraggiungibili e sono coerenti con le mansioni e l attività svolta e con le responsabilità affidate; - il trattamento dei dati della Società è conforme al D. Lgs. n. 196 del 2003 e successive modifiche e integrazioni, anche regolamentari. 1.3.3 Il Responsabile Interno per le Attività Sensibili In linea con le best practice, la Società individua e nomina uno o più Responsabili Interni per ciascuna delle operazioni relative alle Attività Sensibili come meglio individuate di cui al precedente paragrafo 1.3.1. In assenza di nomina dei Responsabili Interni da parte della Società per una o più operazione relative alle Attività Sensibili, Responsabile Interno della relativa operazione sarà ritenuto il responsabile della relativa direzione aziendale. Il Responsabile Interno: - vigila sul regolare svolgimento delle operazioni afferenti le Attività Sensibili di cui è referente; - informa collaboratori e sottoposti in merito ai rischi di commissione dei Reati Societari connessi alle operazioni aziendali svolte; - può chiedere informazioni e chiarimenti a tutte le funzioni aziendali, alle unità operative o ai singoli soggetti che sono coinvolti nella relativa Attività Sensibile; - informa periodicamente l OdV dei fatti rilevanti relativi alle operazioni a rischio della propria direzione con riferimento alle Attività Sensibili; - può interpellare l OdV in tutti i casi di inefficacia, inadeguatezza o difficoltà di attuazione dei protocolli di prevenzione o delle procedure operative di attuazione degli stessi al fine di ottenere chiarimenti in merito agli obiettivi e alle modalità di prevenzione previste dal Modello e dalla presente Parte Speciale C; - contribuisce all aggiornamento del sistema di controllo relativo alla propria area di appartenenza ed informa l OdV delle modifiche e degli interventi ritenuti opportuni. La procedura relativa ai flussi informativi nei confronti dell OdV da parte del Responsabile Interno specifica le informazioni che devono essere inviate allo stesso e le relative modalità di trasmissione. Fermo restando il potere discrezionale dell OdV di attivarsi con specifici controlli di propria iniziativa o a seguito delle segnalazioni ricevute (si veda quanto previsto nella Parte Generale del Modello), l OdV effettua periodicamente controlli a campione sulle attività connesse alle Attività Sensibili, diretti a verificare la corretta esplicazione delle stesse in relazione alle regole di cui al Modello (i.e. a titolo esemplificativo e non esaustivo, l esistenza ed adeguatezza della relativa procura, limiti di spesa, continuità del reporting verso gli organi deputati, esistenza e rispetto delle clausole standard inserite nei contratti con i Terzi Destinatari, etc.). Inoltre, l OdV cura l emanazione e l aggiornamento di istruzioni standardizzate relative a: - la compilazione omogenea e coerente dei reports da inviare all OdV; - gli strumenti di controllo e monitoraggio sulle Attività Sensibili di cui al precedente paragrafo 1.3.1.; - gli atteggiamenti da assumere nell ambito delle attività a rischio. Tali istruzioni devono essere scritte e conservate su supporto cartaceo o informatico. Inoltre, l OdV comunica i risultati della propria attività di vigilanza e controllo in materia di Reati Societari al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale, secondo le modalità previste nel Modello, ed indica al Consiglio di Amministrazione le opportune integrazioni ai sistemi gestionali e di controllo preventivo adottati dalla Società. La violazione delle disposizioni di cui alla presente Parte Speciale C ed in genere delle disposizioni normative ed organizzative relative all amministrazione, contabilità e bilancio previste dalla Società espongono il relativo responsabile della violazione alle sanzioni di cui al Sistema Disciplinare della Società, che costituisce parte integrante del Modello. 5
1.3.4 Protocolli di prevenzione La Società definisce i seguenti protocolli di prevenzione rilevanti in relazione alle operazioni effettuate dalla Società con riferimento alle Attività Sensibili identificate al precedente paragrafo 1.3.1. Tali protocolli sono contenuti, tra l altro, nelle procedure aziendali adottate dalla Società al fine di prevenire il rischio di commissione dei Reati Societari nello svolgimento delle operazioni relative a tali attività. (a) Per le operazioni relative alla gestione della Contabilità Generale ed alla predisposizione del bilancio di esercizio ovvero delle situazioni patrimoniali in occasione dell effettuazione di operazioni straordinarie: - La Società adotta una procedura atta alla regolamentazione dei conflitti di interesse, che disciplina, inter alia, i seguenti aspetti: (i) raccolta di dichiarazione periodica di assenza di conflitti di interesse e del rispetto del Codice Etico; (ii) tempistiche e responsabilità per il monitoraggio della raccolta delle medesime dichiarazioni; - La Società (i) adotta programmi di formazione continua in ambito amministrativo contabile, rendendo obbligatoria la partecipazione agli stessi, i quali sono rivolti sia al personale amministrativo sia tutti coloro che sono coinvolti nei processi di elaborazione e redazione del bilancio e delle altre comunicazioni sociali; (ii) assicura un adeguata attività di manutenzione dei medesimi programmi di formazione in caso di variazioni organizzative (es. ingresso di nuovi dipendenti e/o avvicendamento delle cariche nelle aree coinvolte nelle Aree Sensibili ivi incluso il processo di redazione del bilancio); - La Società adotta un Manuale Contabile indicante le modalità di registrazione delle varie voci di bilancio. Tale manuale è a disposizione di tutto il personale della Società tramite idonee forme di comunicazione che lo rendano accessibile al personale stesso. Le funzioni aziendali coinvolte nel processo di elaborazione e redazione del bilancio e di altre comunicazioni sociali trasmettono i dati e le informazioni di propria competenza alla Direzione aziendale competente nel rispetto delle tempistiche definite dal calendario di chiusura della Società, come da procedura adottata dalla Società. La trasmissione dei dati e delle informazioni è effettuata mediante archiviazione con modalità tali da consentire l accesso al solo personale autorizzato. La Società individua una funzione aziendale responsabile (i) della verifica di completezza e accuratezza delle poste stimate, le quali, prima della registrazione, sono condivise con le ulteriori funzioni aziendali competenti, preventivamente individuate dalla Società (ii) dell invio dei dati richiesti alla funzione aziendale responsabile della tenuta della contabilità; - In relazione al processo di redazione del bilancio, la Società adotta una procedura che prevede tra l altro quanto segue: (i) una chiara attribuzione delle responsabilità tra le funzioni aziendali competenti per la definizione delle poste di bilancio; (ii) le modalità di trasmissione delle stime alla funzione aziendale competente per il perfezionamento contabile; (iii) la tracciabilità dei controlli effettuati dalla funzione aziendale competente sui dati e sulle informazioni ricevute, corredati da adeguata documentazione a supporto; (iv)la tracciabilità dei meccanismi di calcolo adottati; (v) la sottoscrizione da parte delle funzioni aziendali competenti coinvolte nel processo di elaborazione e redazione delle comunicazioni sociali di dichiarazione attestante la veridicità, accuratezza e completezza dei dati e delle informazioni trasmesse alle funzioni aziendali competenti; (vi) la sistematica archiviazione delle dichiarazioni di autenticità; - Il progetto di bilancio civilistico predisposto dalla funzione aziendale competente è inviato ai componenti del Consiglio di Amministrazione, anche al fine di permettere loro di esplicitare eventuali osservazioni e richiedere eventuali spiegazioni. L invio del progetto di bilancio avviene secondo modalità che consentano di tracciare l avvenuta ricezione del documento da parte dei destinatari; - La Società di Revisione mette a disposizione degli Amministratori della Casa Madre il proprio giudizio (opinion) sul Bilancio della Società, indicando le aree critiche relative alle poste contabili e al sistema di Controllo Interno; - La lettera di attestazione richiesta dalla Società di Revisione è sottoscritta dal Direttore della funzione aziendale competente, in osservanza del sistema di deleghe e poteri della Società; 6
- La Società adotta una procedura in forza della quale sono previste (i) riunioni periodiche con il Collegio Sindacale, la Società di Revisione e l OdV. Tali linee guida prevedono, tra l altro, la periodicità di tali incontri in particolare in concomitanza dell esame delle bozze di bilancio da presentare al Consiglio di Amministrazione; (ii) riunioni tra il Collegio Sindacale e la Società di Revisione prima dell approvazione del bilancio semestrale e annuale, anche al fine di discutere in merito alla corretta applicazione dei principi contabili. Ciascun incontro è formalizzato in apposito report; - L attribuzione alla Società di Revisione di incarichi diversi dalla certificazione del bilancio richiede l autorizzazione della Casa Madre prima e del CdA della società poi; (b) Per le operazioni relative alla Gestione dei rapporti con i Soci, il Collegio Sindacale e la Società di Revisione relativamente alle verifiche sulla gestione amministrativa, finanziaria e contabile della Società e sul bilancio d esercizio: - La Società adotta specifiche procedure in materia di amministrazione, finanza e controllo ed, in generale, per ciò che concerne le tematiche di corporate governance; - Il Consiglio di Amministrazione della Società conferisce i poteri di rappresentanza, mediante procure che prevedono limiti di spesa e poteri da esercitarsi in firma abbinata e singola; (c) Per tutte le operazioni relative ad amministrazione contabilità e bilancio: - si vedano i controlli preventivi previsti nel paragrafo 1.4.4 della Parte Speciale A del Modello. * * * * Costituiscono parte integrante del Modello le procedure aziendali che danno attuazione ai principi e alle misure di prevenzione sopra indicate per prevenire i Reati Societari. L OdV verifica che le procedure operative aziendali diano piena attuazione ai principi e alle prescrizioni contenute nella presente Parte Speciale C. La presente Parte Speciale C e le procedure operative aziendali che ne danno attuazione sono costantemente aggiornate, anche su proposta o segnalazione dell OdV, al fine di garantire il raggiungimento delle finalità del presente Modello, senza che ciò dia luogo a modifica del Modello stesso. 7