LA RESPONSABILITÀ DELLA SOCIETÀ EX D. LGS. 231/01

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1 LA RESPONSABILITÀ DELLA SOCIETÀ EX D. LGS. 231/01 Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 aggiornato a maggio 2009

2 SOMMARIO PREMESSA 3 1 PRESUPPOSTI PER L ATTRIBUZIONE DELLA RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA 3 2 COME ESCLUDERE LA RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA 4 3 L ORGANISMO DI VIGILANZA 5 4 LA FORMAZIONE DEL PERSONALE 6 5 IL SISTEMA DISCIPLINARE 6 Responsabilità amministrativa della società Anno

3 PREMESSA Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231, recante la Disciplina della Responsabilità Amministrativa delle Persone Giuridiche ha introdotto per la prima volta nel nostro ordinamento giuridico una forma di responsabilità a carico delle Società per i reati commessi dai propri amministratori, sindaci, dipendenti e collaboratori. Pertanto, qualora uno dei citati soggetti sia riconosciuto colpevole di un reato previsto dalla normativa (corruzione, concussione, falso in bilancio, ecc.), il giudice potrebbe condannare la Società al pagamento di una sanzione pecuniaria (fino a ) e/o ad sanzioni accessoria (quali il divieto di partecipare a gare pubbliche, la revoca di concessioni o licenze), se accerta che ha tratto vantaggi dal comportamento illecito del suo amministratore, sindaco, dipendente e collaboratore. Scopo del presente fascicolo è quello: - di informare coloro che operano in nome e per conto della società, sulla natura e la portata della normativa e sull adozione da parte di GEWISS di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo idoneo a prevenire i comportamenti illegittimi che possono coinvolgere la Società; - rendere tali soggetti consapevoli che il loro comportamento illecito, oltre ad essere fortemente contrario agli interessi di GEWISS, potrebbe comportare, oltre all irrogazione di sanzioni penali personali, l applicazione di rilevanti sanzioni penali ed amministrative anche per l azienda. L Organismo di Vigilanza di Gewiss è a disposizione per qualsiasi chiarimento e/o informazione si rendesse necessaria. * * * 1 - PRESUPPOSTI PER L ATTRIBUZIONE DELLA RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA Affinché sia accertata una responsabilità amministrativa a carico della società, la normativa richiede il verificarsi dei seguenti presupposti: - il reato deve essere posto in essere da uno dei seguenti soggetti: a. soggetti in posizione apicale (amministratori, sindaci, direttori generali, ecc.); b. chiunque operi nella società o per conto della stessa (oltre ai dipendenti, gli agenti e i consulenti). - deve trattarsi di un reato: a. contro la Pubblica Amministrazione (corruzione, concussione, truffa ai danni dello Stato, frode informatica, malversazione, ecc.); b. in materia societaria (false comunicazioni sociali, reati contro la tutela e l integrità del capitale sociale, aggiotaggio, ostacolo all esercizio delle funzioni di vigilanza delle autorità pubbliche, ecc.); c. in materia di market abuse ; d. in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro. - il reato deve essere stato commesso: a. nell interesse o a vantaggio della società; b. comunque non nell interesse esclusivo dell autore materiale del reato stesso. Al verificarsi di tutte queste circostanze, il Giudice, nel valutare la responsabile della società, potrebbe infliggere alla stessa: Responsabilità amministrativa della società Anno

4 - sanzioni pecuniarie applicate in base ad un duplice meccanismo di calcolo per tenere conto della gravità del reato commesso e della situazione patrimoniale della società, fino ad un massimo di sanzioni interdittive a) interdizioni dall esercizio dell attività; b) sospensione o revoca di autorizzazioni, licenze e concessioni; c) divieto di contrattare con la pubblica amministrazione; d) esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi e sussidi. In ogni caso di violazione, resta altresì integrata la responsabilità penale personale di chi ha materialmente commesso il fatto-reato. 2 COME ESCLUDERE LA RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA Per escludere la responsabilità amministrativa la normativa richiede che la società: adotti un modello di organizzazione, gestione e controllo giudicato idoneo a prevenire che, in ambito aziendale, siano posti in essere comportamenti integranti uno dei reati previsti; nomini un Organismo di Vigilanza, costituito all interno della società, munito di autonomi poteri di iniziativa e controllo, con il compito di vigilare sulla validità del modello. GEWISS ha adottato con delibera del Consiglio di Amministrazione del 10 novembre 2004, un suo Modello di organizzazione, gestione e controllo (il Modello), aggiornato successivamente con delibera del Consiglio di Amministrazione del e consultabile sulla Intranet aziendale e sul portale aziendale, che descrive il sistema di controlli preventivo adottato dalla società e individua le operazioni aziendali considerate a rischio, ossia quelle dove è più probabile che vengano posti in essere comportamenti illeciti integranti le fattispecie di reato indicate dalla normativa. Il sistema di controllo di GEWISS è stato giudicato idoneo a svolgere la funzione di prevenzione dei reati richiesta dalla normativa. Tale sistema, infatti, è caratterizzato da: una struttura organizzativa interna, che delinea con chiarezza i ruoli di ciascuna funzione e i relativi poteri, attraverso un efficiente sistema delle deleghe; procedure aziendali relative ai processi a rischio, che prevedono la separazione delle funzioni, all interno di ciascun processo, un adeguata formalizzazione, la tracciabilità dei controlli, segnalazioni all Organismo di Vigilanza; un controllo di gestione, che si propone di attuare un attività di costante monitoraggio delle responsabilità in ordine al conseguimento degli obiettivi singolarmente definiti e finalizzati, e a garantire il miglioramento dell efficienza e al valorizzazione dei risultati; l adozione di un sistema di certificazione di qualità, che prevede al suo interno le attività di controllo necessarie a verificare la conformità agli standard ISO 9001:2000; il sistema informativo integrato (SAP), che consente di gestire i processi aziendali, registrando le operazioni in tempo reale e prevedendo gli opportuni punti di controllo (quadrature; approfondimenti informativi su particolari soggetti quali agenti, consulenti); l adozione di un Codice Etico, di cui il Codice Etico Informatico costituisce parte integrante, che definisce i principi etici fondamentali che devono indirizzare l attività quotidiana di chiunque operi in GEWISS o per conto della stessa; la funzione di Internal Auditing, che svolge una costante azione di supporto agli organi di controllo interni ed esterni, nonché attività di analisi e controllo sulla correttezza e regolarità degli atti societari, sull efficacia ed efficienza della gestione economicooperativa, oltre che sull attendibilità ed integrità delle informazioni finanziarie ed operative. Responsabilità amministrativa della società Anno

5 L analisi dei processi aziendali ha permesso di individuare quali sono le operazioni GEWISS a rischio: rapporti economico-commerciali e partecipazione a gare d appalto per la fornitura di beni ad Enti della Pubblica Amministrazione; gestione delle ispezioni (amministrative, fiscali, previdenziali, ambientali, sicurezza sul lavoro, sanitarie, ecc.); predisposizione dei bilanci annuali e infrannuali; rapporti con organismi di vigilanza e di controllo (Collegio Sindacale, Consob, Borsa, società di Revisione); gestione di informazioni privilegiate e comunicazioni al mercato; organizzazione del lavoro secondo la normativa vigente in tema di salute e sicurezza dei lavoratori e operatori. Per queste operazioni si è proceduto a rafforzare il sistema di controllo esistente, attraverso l adozione di apposite procedure che sono disponibili nella Intranet aziendale, quale parte integrante del Modello. 3 L ORGANISMO DI VIGILANZA Oltre all adozione del Modello, affinché la società possa essere esonerata dalla responsabilità conseguente alla commissione dei reati indicati è necessario che vengano affidati ad un Organismo di Vigilanza i compiti di: vigilare sull effettività del Modello, cioè sulla coerenza tra i comportamenti concreti e quanto prescritto dal Modello stesso; verificare l adeguatezza del Modello e curare il suo necessario aggiornamento; presentare proposte di adeguamento. Il Consiglio di Amministrazione ha nominato i membri dell Organismo di Vigilanza, affidando l incarico al Responsabile della Funzione di Internal Auditing e al Responsabile Affari Legali e Societari di GEWISS. Per svolgere le sue funzioni il citato Organismo deve essere costantemente informato dalle aree aziendali su quelle attività che potrebbero comportare il manifestarsi di un reato che possa coinvolgere l azienda. Pertanto, nell ambito delle procedure predisposte per le attività aziendali considerate a rischio, è stato previsto un obbligo di segnalazione dell avvio delle predette attività all Organismo di Vigilanza. Per rafforzare la funzione di vigilanza dell Organismo, nel Modello è stato previsto che: - qualora un dipendente intenda segnalare una violazione (o presunta violazione) del Modello o del Codice Etico ed Etico Informatico, può contattare l Organismo di Vigilanza anche in forma anonima, secondo quanto previsto dalla Procedura per le segnalazioni sull applicazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo e del Codice Etico di Gewiss S.p.A., consultabile sulla Intranet aziendale e sul portale aziendale; - i consulenti, i fornitori, gli agenti e qualsiasi terzo avente rapporti con la Società,, possono effettuare la segnalazione direttamente all Organismo di Vigilanza preferibilmente in forma scritta all indirizzo ia-odv@gewiss.com. Coloro che effettuano segnalazioni in buona fede saranno garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione ed in ogni caso sarà assicurata la massima riservatezza, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della società o delle persone accusate erroneamente e/o in malafede. Responsabilità amministrativa della società Anno

6 Oltre alle segnalazioni sopra descritte, devono essere obbligatoriamente ed immediatamente trasmesse all Organismo di Vigilanza le informazioni concernenti: - i provvedimenti e/o le notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per i reati previsti dal D.Lgs. 231/2001; - le richieste di assistenza legale inoltrate dai dirigenti e dipendenti in caso di avvio di procedimento giudiziario per i reati indicati dal D.Lgs. 231/2001; - i rapporti preparati dai responsabili di altre funzioni aziendali nell ambito della loro attività di controllo e dai quali potrebbero emergere fatti, atti, eventi od omissioni con profili di criticità rispetto all osservanza delle norme del D.Lgs. 231/2001. L Organismo di Vigilanza, infine, deve essere informato dell avvio di procedimenti disciplinari per violazioni attinenti il Codice Etico o le procedure aziendali, nonché delle eventuali sanzioni irrogate, ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti comprendenti le relative motivazioni. Per rendere effettivo il diritto dei dipendenti, agenti e consulenti di segnalare le violazioni del Modello all Organismo di Vigilanza, sulla Intranet aziendale è stato appositamente realizzato un collegamento all indirizzo di posta elettronica dell Organismo di Vigilanza ia-odv@gewiss.com 4 - LA FORMAZIONE DEL PERSONALE La comunicazione al personale e la sua formazione sono due importanti requisiti del modello ai fini del suo buon funzionamento. Pertanto accanto alla comunicazione sull adozione del Modello (che in GEWISS è attuata anche attraverso la diffusione di questo fascicolo), sarà sviluppato periodicamente un programma di formazione, rivolto a tutto il personale, affinché lo stesso oltre ad assumere consapevolezza della propria responsabilità, sia compiutamente informato sulle procedure aziendali e sul sistema di controlli. Analogo programma di formazione sarà previsto nei confronti dei nuovi assunti. 5 IL SISTEMA DISCIPLINARE L efficace attuazione del Modello richiede anche l istituzione di un sistema disciplinare. Pertanto il Modello ha previsto una serie di comportamenti sanzionabili, quali: - violazione, da parte del dipendente, dei precetti contenuti nel Codice Etico aziendale; - violazione, da parte del dipendente, di procedure interne previste dal Modello (ad esempio la non osservanza delle procedure prescritte, l omissione di comunicazioni all Organismo di Vigilanza in merito a informazioni prescritte, omissione di controlli, etc.). La violazione delle disposizioni contenute nel Modello, nel Codice Etico ed Etico Informatico potranno comportare l adozione da parte della Società degli opportuni provvedimenti disciplinari ai sensi della normativa in vigore. Per qualsiasi chiarimento e/o informazione contattare l Organismo di Vigilanza. ** * Responsabilità amministrativa della società Anno