PROCEDURA PER LA ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA

PROCEDURA PER LA ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA (INTEGRATA CON LE DISPOSIZIONI EMANATE DALLA BANCA D ITALIA IN DATA 3 APRILE 2013) 1

PREMESSA GENERALE La presente procedura viene emanata a seguito del provvedimento di Banca d Italia del 3 Aprile 2013 Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di adeguata verifica della clientela, ai sensi dell art 7, comma 2, del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n 231 La presente procedura integra/sostituisce le procedure relative all effettuazione della adeguata verifica ad oggi vigenti, in caso di disposizioni divergenti varrà quanto previsto nella presente. Le seguenti istruzioni operative vincoleranno tutti coloro cui è demandata l instaurazione e la gestione dei rapporti con la clientela. La fiduciaria provvederà, altresì, ad integrare la presente procedura ove le disposizioni regolamentari che saranno emanate dalle Autorità di vigilanza relativamente alle modalità di adempimento degli obblighi di adeguata verifica del Cliente, alle procedure ed ai controlli interni comportino significative variazioni a quanto disposto con la stessa. Le presenti disposizioni entreranno in vigore a far data dal 1 gennaio 2014. 2

Principali Riferimenti Normativi e Considerazioni Generali Si ricorda che a seguito delle disposizioni recate dalle seguenti norme: D.Lgs. 21 novembre 2007 n. 231 "Attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione " D.Lgs. 25 giugno 2008 n. 112 Modifiche al Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231 in materia di circolazione dei contanti e degli assegni D.Lgs. 25 settembre 2009 n. 151: Disposizioni integrative e correttive del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, recante attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo, nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione D.Lgs. 13 agosto 2011 n. 138 Ulteriori misure urgenti per la stabilizzazione finanziaria e per lo Sviluppo recante, tra l'altro, "adeguamento limite d'importo per limitazioni all'uso del contante e dei titoli al portatore. Decreto-Legge 6 dicembre 2011, n. 201 Disposizioni urgenti per la crescita, l equità e il consolidamento dei conti pubblici recante, tra l'altro, norme per "Riduzione del limite per la tracciabilità i pagamenti a 1.000 euro e contrasto all'uso del contante Provvedimento della Banca d Italia del 3 aprile 2013 Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di adeguata verifica della clientela, ai sensi dell art. 7, comma 2, del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231 recante disposizioni attuative in materia di adeguata verifica della Clientela, ai sensi dell art. 7, comma 2, del Decreto Legislativo 21 novembre 2007 Le Società Fiduciarie autorizzate ex legge 23 novembre 1939 n 1966 rientrano nell ambito dei soggetti destinatari degli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio. E vietato il trasferimento di denaro contante o di libretti di deposito 3

bancari o postali al portatore o di titoli al portatore in euro o in valuta estera, effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti diversi, quando il valore dell operazione, anche frazionata, è complessivamente pari o superiore a 1.000 Euro. Per valori pari o superiori ai 1.000 Euro è ammessa la movimentazione SOLO per il tramite di Banche, Poste e Istituti di Moneta Elettronica. Le Società Fiduciarie non rientrano nel novero degli Intermediari abilitati ad effettuare operazioni di trasferimento di denaro contante e titoli al portatore, nonché di certificati rappresentativi di quote per importi pari o superiori alla soglia dei 1.000 Euro. Il saldo dei libretti di deposito bancari o postali al portatore non può essere pari o superiore a 1.000 Euro. Sussiste l obbligo di effettuare un adeguata verifica nei confronti della Clientela Sussiste l obbligo di effettuare un controllo costante in corso di rapporto Permane, allo stato, l esclusione delle Società Fiduciarie: o dal novero degli Intermediari nei confronti dei quali ad altri Intermediari è consentito di fare affidamento per l assolvimento degli obblighi di adeguata verifica effettuato da terzi. da cui discende o o l obbligo degli altri Intermediari di effettuare adeguata verifica nei confronti della fiduciaria (Cliente) il fondamento della loro conseguente richiesta di palesamento del Fiduciante, soggetto per conto del quale la Fiduciaria opera:» se persona fisica in quanto ritenuto TITOLARE EFFETTIVO SUB 1) del rapporto instaurato dalla Fiduciaria (Cliente) con l Intermediario stesso,» se entità diversa dalle persone fisiche i soggetti persone fisiche che in ultima istanza, possiedono o esercitano il controllo diretto o indiretto sull entità ovvero ne risultano beneficiari, in quanto ritenuto/i TITOLARE EFFETTIVO SUB 2) del rapporto instaurato dalla Fiduciaria (cliente) con l intermediario stesso. 4

IL RISCHIO DI RICICLAGGIO E DI FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO DELLA CLIENTELA L adeguata verifica rappresenta una delle principali linee direttive della disciplina antiriciclaggio, che si traduce in uno dei fondamentali adempimenti posti a carico degli intermediari, vuoi per le attività di presidio che è necessario istituire per il suo espletamento vuoi per le attività che, a seconda degli esiti della stessa, gli intermediari medesimi hanno poi l obbligo di effettuare. La Banca d Italia richiama l attenzione dei destinatari della disciplina antiriciclaggio nel: a) massimizzare efficacia dei presidi aziendali; b) considerare tutti i fattori di rischio; c) adottare sistemi che assicurino omogeneità di comportamento e tracciabilità delle verifiche e valutazioni, anche al fine di dimostrare adeguatezza ai rischi rilevati in concreto (approccio basato sul rischio); d) adottare sistemi valutativi e processi decisionali chiari, oggettivi, periodicamente verificati e aggiornati. Le nuove disposizioni dettate dalla Banca d Italia forniscono indicazioni di dettaglio sulle modalità con cui deve essere effettuata l adeguata verifica della Clientela e alle quali è dedicato, a livello di normativa primaria, l art. 19 del D.lgs. n. 231/07. In particolare, il Provvedimento in oggetto dedica al tema tre distinte sezioni (Sezioni III, IV e V della Parte Seconda) che rispettivamente si rivolgono alla identificazione del Cliente e dell esecutore, all identificazione del Titolare Effettivo ed infine alla verifica dei dati loro relativi. A tal fine la presente procedura attua l acquisizione di tutti i fattori rilevanti per la valutazione del rischio di riciclaggio relativi al cliente, al rapporto e alle operazioni utilizzando gli stessi per assegnare un profilo di rischio e per individuare gli adempimenti necessari. 5

I CRITERI DI VALUTAZIONE I criteri di valutazione sul cliente riguardano: la natura giuridica e le caratteristiche del cliente. Le attività svolte dal cliente e gli interessi economici Il comportamento tenuto in occasione dell instaurazione del rapporto continuativo e del compimento delle operazioni L area geografica del cliente o della controparte I criteri di valutazione del rapporto continuativo e delle operazioni riguardano: La tipologia del rapporto continuativo o dell operazione Le modalità di instaurazione e svolgimento del rapporto continuativo o dell operazione L ammontare La frequenza delle operazioni e la durata del rapporto continuativo la ragionevolezza del rapporto continuativo in rapporto all attività svolta dal cliente l area geografica di destinazione dei fondi o degli strumenti finanziari oggetto del rapporto continuativo o dell operazione l effettuazione dell operazione in contanti Queste informazioni sono acquisite attraverso la compilazione di un apposito QUESTIONARIO ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENELA allegato alla presente procedura e che dovrà essere compilato e sottoscritto dal cliente; l ultima sezione del questionario, in conformità con il Provvedimento di Banca d Italia che prevede che il Responsabile dell operazione/rapporto formuli delle valutazioni sullo stesso in fase di attribuzione del profilo di rischio, sarà compilato a cura del Responsabile e prevede l assegnazione del profilo di rischio. In corso di rapporto le informazioni saranno, ove se ne presenti la necessità, aggiornate attraverso l acquisizione diretta e autonoma di nuovi elementi ovvero attraverso la raccolta di un nuovo questionario. 6

LA PROFILATURA DELLA CLIENTELA Sulla base delle informazioni raccolte e delle analisi effettuate, sarà assegnato un apposito profilo di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo di cui alla procedura di seguito prevista. 1) OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA CONTENUTO DEGLI OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA A sensi di normativa l adeguata verifica consiste nello svolgimento delle seguenti attività: Identificare e verificare l identità del Cliente e dell eventuale esecutore. Identificare e verificare la sussistenza e, se esistente l identità del titolare effettivo. Ottenere informazioni sullo scopo e la natura del rapporto e delle operazioni. Svolgere un controllo costante nel corso del rapporto. PROCEDURA PER IDENTIFICARE E VERIFICARE L IDENTITÀ DEL CLIENTE E DELL ESECUTORE: CLIENTE PERSONA FISICA Si dovrà procedere all identificazione del Cliente e alla verifica della sua identità. Tali operazioni devono essere svolte prima dell instaurazione del rapporto continuativo attraverso l acquisizione di un documento di identità non scaduto. I documenti validi per l identificazione sono: Carta d identità. Passaporto. Patente di guida. 7

Patente nautica. Libretto di pensione. Patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici. Porto d armi. Tessere di riconoscimento rilasciate da un amministrazione statale purché munite di fotografia identificativa e timbro. DOCUMENTI ESTERI: In caso di documenti di identificazione esteri, è necessario accertare il contenuto/traduzione dei dati, eventualmente integrando i dati anagrafici con altri documenti di identificazione (in merito si fa presente, ad esempio, che il passaporto svizzero non riporta il luogo di nascita bensì il luogo di origine della famiglia, non è pertanto sufficiente per la raccolta dei dati anagrafici) CODICE FISCALE - Nei casi sia di soggetti fiscalmente residenti in Italia che di soggetti non residenti va inoltre acquisita fotocopia del tesserino di attribuzione del Codice Fiscale. L Art. 34 del Decreto legge n. 78 del 31 maggio 2010 ha infatti esteso l obbligo di indicare il codice fiscale anche per i contratti stipulati con clienti non residenti riguardanti l apertura e la chiusura di un rapporto continuativo. In particolare, la nuova versione del comma 1, dell art. 6 del D.P.R. n. 605/73 lett. g quinquies, aggiunta dall art. 34 del decreto citato comprende tra gli atti che devono contenere il codice fiscale anche gli atti e negozi posti in essere con l intermediario. CLIENTE NON PERSONA FISICA Si dovrà procedere a: 1) Acquisire i dati identificativi, la forma giuridica, i fini perseguiti e l attività svolta nonché se esistenti gli estremi dell iscrizione nel Registro delle Imprese e negli albi tenuti dalle eventuali autorità di vigilanza. 2) Verificare su fonti ufficiali l'esistenza del soggetto Cliente, ricercando le eventuali informazioni necessarie all'apertura dell'anagrafica; 3) Identificare e verificare l identità del soggetto esecutore che opera in rappresentanza del Cliente 4) Verificare l esistenza del potere di rappresentanza in capo al soggetto che opera in rappresentanza del Cliente 8

PROCEDURA PER IDENTIFICARE IL TITOLARE EFFETTIVO Alla identificazione del Titolare Effettivo è dedicata una specifica sezione delle parte seconda del Provvedimento. La definizione di Titolare Effettivo cambia in parte rispetto a quella contenuta del D.lgs n. 231/2007. In particolare, il glossario definisce il Titolare Effettivo come la persona fisica o le persone fisiche per conto delle quali il Cliente realizza un'operazione (in breve, Titolare Effettivo sub 1 ); nel caso in cui il Cliente e/o il soggetto per conto del quale il Cliente realizza un operazione siano entità diverse da una persona fisica, la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano l entità ovvero ne risultano beneficiari secondo i criteri di cui all Allegato tecnico del decreto antiriciclaggio (in breve, Titolare Effettivo sub 2 ). L Autorità di Vigilanza identifica il Titolare Effettivo di persona fisica con la definizione Titolare Effettivo sub 1 ed il Titolare Effettivo di persona giuridica con quella di Titolare Effettivo sub 2. Riportandosi a quanto indicato nell Allegato 1 al Provvedimento, va segnalato che la nozione di controllo contenuta nell Allegato tecnico al D.lgs. n. 231/2007 è da interpretare in maniera sistematica facendo riferimento sia all art. 2359 del codice civile che all art. 93 del TUF Testo unico finanza. Ai fini dell individuazione del Titolare Effettivo, possono quindi rilevare situazioni ulteriori rispetto all interessenza detenuta nella società. E stato, altresì, precisato che nell ipotesi in cui più soggetti non persone fisiche controllino una partecipazione al capitale della società Cliente o una percentuale dei diritti di voto nella società superiore al 25%, il criterio di individuazione contenuto nell allegato tecnico trova applicazione con riguardo a ciascuno di tali soggetti. Il Titolare Effettivo può in alcuni casi coincidere con l amministratore della società in considerazione dell eventuale influenza esercitata sulle decisioni riservate ai soci con riguardo in particolare alle decisioni sulla nomina degli amministratori, ad esempio nelle società ad azionariato diffuso o nelle società cooperative. Per TITOLARE EFFETTIVO si intende pertanto, da normativa corrente: A. la persona fisica per conto della quale il Cliente (persona fisica) realizza un operazione nonché B. la persona fisica o le persone fisiche che in ultima istanza possiedono o controllano il Cliente (non persona fisica) ovvero ne risultano beneficiari secondo i criteri di cui all Allegato tecnico del decreto antiriciclaggio 9

B 1. La possibilità che sussista una situazione di possesso o controllo del Cliente da parte di altro soggetto TITOLARE EFFETTIVO si verifica quando il Cliente sia una Società B 1.1) In caso di mandato conferito da Società, per TITOLARE EFFETTIVO si intende, da normativa corrente: la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o esercitano il controllo diretto o indiretto sul Cliente Ai fini dell individuazione del Titolare Effettivo, possono pertanto rilevare situazioni ulteriori rispetto all interessenza detenuta nella società. In linea con la previsione del citato Allegato tecnico, il controllo ricorre comunque per tutte le persone fisiche che hanno il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale superiore al 25% del capitale sociale o dei diritti di voto nella società-cliente. Se una percentuale superiore al 25% del capitale o dei diritti di voto nella società-cliente è controllata da un soggetto-non persona fisica, il Titolare Effettivo deve essere individuato risalendo lungo la catena partecipativa nella persona fisica o nelle persone fisiche che, in ultima istanza, esercitano il controllo su tale soggetto. Nell ipotesi in cui più soggetti-non persone fisiche controllino una partecipazione al capitale della società-cliente o una percentuale dei diritti di voto nella società superiore al 25%, il predetto criterio di individuazione del Titolare Effettivo del Cliente trova applicazione con riguardo a ciascuno dei citati soggetti. Il Titolare Effettivo può rinvenirsi in uno o più soggetti preposti all amministrazione della società, in considerazione dell eventuale influenza da questi esercitata sulle decisioni riservate ai soci, con riguardo, in particolare, alle decisioni relative alla nomina degli amministratori. tale circostanza assume precipuo rilievo quando non ricorra alcuna delle condizioni di cui ai precedenti due paragrafi. quest ultima situazione può riscontrarsi, ad esempio, nelle società ad azionariato diffuso o nelle società cooperative. B 2. La possibilità che sussista una situazione in cui soggetto diverso dal Cliente ne sia beneficiario e, conseguentemente, TITOLARE EFFETTIVO si verifica quando il Cliente sia altra Entità Giuridica (Trust e Fondazioni) B 2.1) in caso di mandato conferito da entità giuridiche" (trust, fondazioni, organizzazioni non profit) il Titolare Effettivo va individuato: 10

a) nelle persone fisiche beneficiarie del 25% o più del patrimonio della fondazione o del trust, qualora i futuri beneficiari siano già stati determinati; viceversa, qualora i beneficiari non risultino ancora determinati, b) nella categoria di persone nel cui interesse principale è istituita o agisce la fondazione o il trust; c) e nella persona o persone fisiche che esercitano il controllo, anche di fatto, sul 25% o più del patrimonio della fondazione o del trust; d) e, se diverso, in ciascun trustee del trust, se non già identificato. Quando il Cliente è un organizzazione non profit, si applica quanto sub a) e b). La Normativa prevede una sanzione penale per l esecutore dell operazione che non fornisca informazioni sul TITOLARE EFFETTIVO o le fornisca false, con l arresto da 6 mesi a un anno e con una ammenda da 500 a 5.000 euro. PROCEDURA PER VERIFICARE L IDENTITÀ DEL TITOLARE EFFETTIVO: L identificazione dell identità del titolare effettivo ha luogo anche senza che sia necessaria la sua presenza fisica, e deve essere effettuata contestualmente all identificazione del cliente, per identificare e verificare l identità del TITOLARE EFFETTIVO gli Intermediari possono: 1) Farsi rilasciare una dichiarazione dal Cliente 2) Fare ricorso a pubblici registri, elenchi, atti o documenti pubblicamente accessibili 3) Ottenere le informazioni con altre modalità Attraverso la compilazione e sottoscrizione del Questionario adottato dalla società, viene richiesto al Cliente di attestare la sussistenza ovvero l insussistenza di altro soggetto TITOLARE EFFETTIVO. 11

VAGLIO DELLA DICHIARAZIONE RESA DA CLIENTE NON PERSONA FISICA Nel caso di Cliente non persona fisica, si ritiene che la dichiarazione resa dallo stesso non possa essere sufficiente ad ottemperare all obbligo di identificazione del TITOLARE EFFETTIVO. Pur considerando le responsabilità penali del dichiarante, non sussiste, come nel caso di Cliente persona fisica, l impossibilità di procedere ad autonome verifiche da parte dell Intermediario e, quindi, della Società. Si dovranno pertanto espletare le indagini secondo i criteri di cui ai punti 2 e 3 (CLIENTE NON PERSONA FISICA). La documentazione acquisita per tutte le figure anagrafiche (titolare/i del rapporti continuativi; procuratori o delegati ad operare) verrà archiviata, dopo l'apertura dell'anagrafica, nel dossier di riferimento. IMPOSSIBILITÀ DI COMPLETARE L ADEGUATA VERIFICA OBBLIGO DI ASTENSIONE In tutti i casi in cui non si sia in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela con particolare riferimento a: 1) L identificazione del cliente e dell esecutore 2) L identificazione del titolare effettivo 3) La verifica dei dati relativi al cliente, all esecutore e al titolare effettivo 4) L acquisizione delle informazioni sullo scopo e la natura prevista del rapporto continuativo e delle operazioni occasionali l operazione o le attività richieste non dovranno essere eseguite e dovrà essere valutata la ricorrenza o meno di indicatori di anomalia in base ai quali attivare la segnalazione dell operazione come sospetta secondo i dettami fissati dalla Procedura di Segnalazione delle Operazioni Sospette. 12

ACQUISIZIONI DELLE INFORMAZIONI SULLO SCOPO E LA NATURA PREVISTA DEL RAPPORTO CONTINUATIVO Si devono richiedere informazioni sulla natura e sullo scopo del rapporto, le disposizioni di Banca d Italia prevedono informazioni considerate indispensabili e informazioni supplementari. Le informazioni che la società ritiene indispensabili, oltre a quelle previste, sono oggetto di specifica previsione in questionario e riguardano: 1) le finalità relative all accensione del rapporto 2) le relazioni tra il cliente e gli esecutori 3) l attività lavorativa ed economica svolta e, in generale, le relazioni d affari 4) l origine dei fondi utilizzati nel rapporto Le informazioni possono anche essere desunte dal rapporto ove lo stesso abbia una profondità in ordine temporale sufficiente a rilevare le informazioni. MISURE SEMPLIFICATE DI ADEGUATA VERIFICA Nel Provvedimento viene confermata la possibilità di applicare misure semplificate di verifica della Clientela nel caso di fattispecie a basso rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo, specificamente individuate dall ordinamento sia con riferimento alla tipologia di Cliente sia riguardo ad alcune particolari tipologie di operazioni. Gli intermediari applicano le procedure semplificate di adeguata verifica, osservando quanto previsto dalla sezione I, parte terza delle Istruzioni, quando il Cliente rientra nelle seguenti categorie: a) soggetti di cui all art. 25, comma 1, D.Lgs. n. 231/2007; b) uffici della pubblica amministrazione ovvero istituzioni e organismi che svolgano funzioni pubbliche conformemente al trattato sull Unione europea, ai trattati sulle Comunità europee o al diritto comunitario derivato; c) soggetti per i quali il Ministero dell economia e delle finanze con proprio decreto, sentito il Comitato di sicurezza finanziaria, abbia autorizzato l applicazione, in tutto o in parte, di misure semplificate ai sensi dell art. 26 D.Lgs. n. 231/2007. Al ricorrere di tali ipotesi, si dovranno raccogliere informazioni volte a determinare se ricorrono le condizioni di basso rischio di riciclaggio e di 13

finanziamento del terrorismo che consentono l applicazione delle misure semplificate di adeguata verifica. Rispetto alla verifica dei dati e dei Titolari Effettivi delle società quotate i cui strumenti finanziari sono ammessi alla negoziazione su un mercato regolamentato ai sensi della direttiva MIFID in uno o più Stati membri, viene espressamente prevista la possibilità di consultare il sito dell ESMA. Sarà comunque onere, con cadenza periodica, verificare il permanere delle condizioni che consentono l applicazione della procedura semplificata. MISURE RAFFORZATE DI ADEGUATA VERIFICA La verifica rafforzata si concretizza nell adozione di misure caratterizzate da maggiore profondità, estensione e frequenza, nelle diverse aree dell attività di adeguata verifica della Clientela per compensare il più alto rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo associato al Cliente e/o alla natura dell operazione. Tra le attività che, a titolo esemplificativo, vengono indicate dall Autorità vi è: l acquisizione di ulteriori informazioni rispetto ai dati identificativi richiesti (ad esempio informazioni circa familiari, eventuali conviventi, società, persone in affari con il Cliente), l effettuazione di verifiche più incisive delle informazioni ottenute in merito al Cliente, all esecutore e al Titolare Effettivo, ovvero lo svolgimento di indagini più approfondite sulla natura e/o scopo del rapporto cosi come l aumento di intensità e frequenza del monitoraggio nel controllo costante. Le misure di rafforzata verifica trovano applicazione sia quando emerge tale necessità in seguito all autonoma valutazione del rischio fatta dall intermediario tenuto conto altresì dei criteri individuati nella Parte Prima, Sez. II delle Istruzioni in commento, sia in ipotesi specificamente previste dalla normativa. Al riguardo, si ricorda che i casi in cui si applicano gli obblighi rafforzati, ai sensi del decreto antiriciclaggio sono i seguenti: a) operatività a distanza; b) persone politicamente esposte; 14

c) conti di corrispondenza con enti corrispondenti di Stati extracomunitari. d) operazioni di versamento di contanti o valori provenienti da altri Stati; e) qualora sia inviata alla UIF la segnalazione di operazione sospetta: in tal caso, il destinatario applica misure rafforzate fino a quando ritenga di poter escludere l esistenza di un elevato pericolo di riciclaggio; f) in relazione al ricorso a prodotti, operazioni, tecnologie che possano aumentare il rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo (ad esempio, favorendo l anonimato). Procedura: Persone politicamente esposte (PEP) residenti all estero Un ulteriore ipotesi di applicazione degli obblighi rafforzati è prevista nel caso in cui gli intermediari si trovino ad effettuare operazioni e/o instaurare rapporti continuativi con Persone politicamente esposte (PEP) residenti all estero. Il Provvedimento in argomento riprende, da un lato, alcuni dei presidi già contenuti nel decreto antiriciclaggio e relativo allegato tecnico, dall altro, indica ulteriori modalità attraverso le quali assolvere agli obblighi rafforzati di adeguata verifica. A tal fine, oltre a ottenere le informazioni dal Cliente, si può ricorrere ad ulteriori fonti, quali ad esempio i siti internet ufficiali delle autorità dei Paesi di provenienza e/o database di natura commerciale. Viene poi ribadito che per l avvio o la prosecuzione del rapporto con soggetti (Cliente o Titolare Effettivo) che rivestono tale qualifica è necessario ottenere l autorizzazione da parte del Direttore generale ovvero da una persona che svolga una funzione equivalente ovvero da persona appartenente all alta direzione a ciò delegata. Il provvedimento inoltre prevede, nel caso di una eventuale successiva perdita dello status di persona politicamente esposta, la conseguente applicazione di misure ordinarie di adeguata verifica. La circostanza infatti che un soggetto, originariamente individuato come PEP, abbia cessato di ricoprire la relativa carica pubblica da oltre un anno, non esime gli intermediari dal valutare, sulla base dell approccio basato sul rischio, se continuare comunque ad applicare misure rafforzate di adeguata verifica nel caso di specie. 15

Persone politicamente esposte residenti sul territorio nazionale La Sez. III, Parte Quarta delle nuove Istruzioni si riferisce alla precisazione, secondo cui gli intermediari devono definire procedure per verificare se il Cliente o il Titolare Effettivo residenti sul territorio nazionale siano persone che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche sulla base dei criteri di cui all allegato tecnico del decreto antiriciclaggio. Operatività a distanza Con riferimento all operatività a distanza (quella svolta dal Cliente senza la sua presenza fisica presso la fiduciaria), acquisiti i dati identificativi si dovrà procedere, in occasione dell apertura del rapporto ed in ogni altra occasione in cui lo reputi opportuno in relazione al rischio specifico, a effettuare il riscontro su una copia acquisita tramite fax, a mezzo posta, in formato elettronico o con modalità analoghe di un documento di identità non scaduto, tra quelli di cui all Allegato tecnico del decreto antiriciclaggio. Inoltre, si dovrà procedere a un ulteriore verifica dei dati acquisiti. A tal fine dovrà acquisire uno o più dei seguenti documenti da cui risultino i dati identificativi e le altre informazioni richieste ai fini dell adeguata verifica od a supporto di documenti già acquisiti: altri documenti d identità, atti pubblici, scritture private autenticate; certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici ai sensi dell articolo 24 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; una dichiarazione della rappresentanza e dell autorità consolare italiana, così come indicata nell articolo 6 del decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 153; Ove il profilo di rischio (BASSO) del Cliente lo consenta, potranno essere ritenute valide alcune modalità più leggere di accertamento quali la richiesta di invio di documentazione controfirmata (via posta o posta elettronica certificata) L Adeguata Verifica potrà ritenersi assolta, anche senza la presenza fisica del Cliente quando l identificazione e la verifica siano state già effettuate in relazione a un rapporto in essere. 16

ADEGUATA VERIFICA: ESECUZIONE DELLE PROCEDURE DA PARTE DI TERZI L assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della Clientela può essere demandato a soggetti terzi, ferma la piena responsabilità in capo all intermediario tenuto all osservanza di detti obblighi. Le disposizioni del Provvedimento ricordano che il ricorso ai terzi è consentito per tutte le fasi dell adeguata verifica, ad eccezione del controllo costante dell operatività, e quindi per le attività di identificazione del Cliente e del Titolare Effettivo, verifica dei dati relativi ai medesimi, acquisizione di informazioni sullo scopo e la natura del rapporto e delle operazioni occasionali (art. 18, lett. a, b e c del D.lgs. n. 231/2007). Riprendendo il dettato dell art. 30, comma 1, del detto decreto, le disposizioni ribadiscono quali sono i soggetti terzi che possono effettuare tutte le fasi consentite dell adeguata verifica e precisamente: 1) intermediari nazionali di cui all art. 11, comma 1, del decreto antiriciclaggio, nonché le loro succursali insediate in paesi terzi equivalenti; 2) enti creditizi e finanziari comunitari; 3) banche aventi sede legale e amministrativa in paesi terzi equivalenti. Tali soggetti coincidono con gli stessi ai quali la normativa consente l applicazione degli obblighi semplificati di adeguata verifica. Attività delegabili, modalità di esecuzione della delega, verifiche Le disposizioni del Provvedimento ripercorrono gli adempimenti previsti dall art. 30 del decreto antiriciclaggio con riguardo all esecuzione degli obblighi di adeguata verifica da parte di terzi, fornendo alcune indicazioni operative circa le modalità di esecuzione degli stessi. Viene, infatti, confermata la possibilità di avvalersi di un idonea attestazione rilasciata dal terzo che abbia provveduto ad adempierli in proprio in presenza del Cliente in relazione alla costituzione di un rapporto continuativo tuttora in essere (cfr. art. 30, comma 1, del decreto antiriciclaggio). L attestazione, trasmessa dal terzo e non dal Cliente, deve essere riconducibile al terzo attestante, attraverso l utilizzo di soluzioni idonee quali ad esempio la sottoscrizione cartacea da parte del personale a ciò autorizzato o l invio con sistemi informatici. 17

L attestazione dovrà confermare il corretto adempimento degli obblighi antiriciclaggio da parte del terzo attestante, in riferimento alle varie attività effettuate. Pertanto, il contenuto della stessa potrà variare a seconda dello specifico obbligo di adeguata verifica cui è diretta. In particolare, l attestazione dovrà riportare: a) i dati identificativi del Cliente, dell esecutore e del Titolare Effettivo ai fini dell adempimento dell obbligo di identificazione; b) l indicazione delle tipologie delle fonti utilizzate per l accertamento e per la verifica dell identità; c) le informazioni sulla natura e sullo scopo del rapporto da aprire e dell operazione occasionale da eseguire ai fini dell adempimento del relativo obbligo. Come noto, i terzi sono tenuti a mettere immediatamente a disposizione degli intermediari le informazioni, nonché trasmettere senza ritardo, su richiesta, le copie dei dati di identificazione e di verifica nonché qualsiasi altro documento pertinente, all intermediario responsabile. Viene confermato che l attestazione può essere resa in forma cartacea o informatica e in via autonoma ovvero in connessione con specifiche operazioni 1. Con riferimento alle modalità di acquisizione e scambio delle informazioni con i terzi, è onere dell intermediario responsabile: definire le fasi dell adeguata verifica demandate ai terzi, individuare i dati e le informazioni che è necessario siano trasmesse dai terzi e le modalità e la tempistica della trasmissione; predisporre strumenti, in formato cartaceo o elettronico, per lo scambio tempestivo dei flussi informativi; verificare, nei limiti della diligenza professionale, la veridicità dei documenti ricevuti e la correttezza e attendibilità delle informazioni desunte dagli stessi; acquisire, ove necessario, informazioni supplementari, dai terzi stessi, dal Cliente ovvero da altre fonti. 1 L attestazione può essere resa attraverso: a) la trasmissione di un bonifico che sia eseguito a valere su un conto per il quale Cliente è stato identificato di persona e che contenga il codice identificativo assegnato al Cliente dall intermediario che deve effettuare l identificazione a distanza. In tal caso, tale intermediario riceve dal Cliente comunicazione dei dati identificativi, assegna il codice identificativo al Cliente medesimo, che questi comunica alla banca presso la quale è intrattenuto il rapporto che, a sua volta, verifica la corrispondenza dei dati identificativi e riporta il codice nel bonifico inviato all intermediario unitamente ai suddetti dati identificativi; b) omissis- 18

La Banca d Italia poi, nel ribadire il principio per cui è di competenza dell intermediario responsabile verificare l idoneità e la completezza dei dati e delle informazioni raccolte, precisa che in caso contrario si è tenuti, a seconda dei casi e delle circostanze, a: informare il terzo attestante delle eventuali irregolarità o incongruenze riscontrate nella documentazione ricevuta; apportare le necessarie rettifiche o integrazioni; - adempiere in via diretta agli obblighi di adeguata verifica; astenersi dall instaurare il rapporto continuativo o dall eseguire l operazione, valutando se effettuare una segnalazione alla UIF qualora ricorrano i presupposti di cui all art. 41 del decreto antiriciclaggio ed in particolare, qualora ci si trovi nell impossibilità di rispettare gli obblighi di adeguata verifica. INFORMAZIONI DA FIDUCIARIA AD INTERMEDIARI TERZI Poiché nell elenco degli Intermediari terzi sul cui assolvimento degli obblighi di adeguata verifica i soggetti tenuti all adempimento delle prescrizioni del Decreto possono fare affidamento (intermediari di cui all'articolo 11, comma1) sono ricomprese le Società Fiduciarie di cui all art. 199, comma 2 del TUF (intermediari di cui all'articolo 11, comma 2), le Fiduciarie ex legge n. 1966/1939 si pongono rispetto agli altri Intermediari citati come meri terzi obbligati a fornire loro, a richiesta, le informazioni richieste in virtù degli obblighi di adeguata verifica. Quanto sopra costituisce il fondamento della legittimazione, da parte degli intermediari di richiedere ed ottenere dalla fiduciaria il palesamento sia del Fiduciante che di eventuale/i Titolare/i Effettivo/i. Talora, infatti, viene richiesto il solo palesamento del Fiduciante soggetto per conto del quale la Fiduciaria opera e, pertanto, ritenuto Titolare Effettivo del rapporto instaurato dalla Fiduciaria (vista come Cliente ) con l Intermediario stesso. Procedura Si avrà sempre cura di specificare, nelle risposte ad altri intermediari, oltre all identità del fiduciante e degli eventuali delegati, anche l identità del/dei titolare/i effettivo/i in quanto la Normativa non consente di limitare l informazione circa il Titolare Effettivo al solo Fiduciante. 19

DEFINIZIONE E ATTRIBUZIONE DEL PROFILO DI RISCHIO A ciascun cliente deve essere assegnato un apposito profilo di rischio che assegna un corrispondente rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Il profilo di rischio viene assegnato in base delle informazioni acquisite e delle analisi effettuate sia con riferimento al cliente sia con riferimento alle operazioni, e a ciascun profilo vengono assegnati diversi comportamenti che si dovranno adottare nella acquisizione della relazione e nell effettuazione delle operazioni. Il profilo di rischio viene assegnato dopo aver concluso la procedura di adeguata verifica della clientela da parte del soggetto incaricato. I profili di rischio definiti dalla Società sono: Basso (colore verde) Medio (colore giallo) Alto (colore rosso) Altissimo (colore nero) PROFILO BASSO: Non sussistono elementi atti a ritenere il soggetto e le operazioni dallo stesso eseguite sul rapporto siano a rischio di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo; il soggetto non rientra nelle categorie a rischio ovvero, per quanto noto, non è stato mai oggetto di alcuna notizia riguardante reati a monte del riciclaggio. L instaurazione della relazione e le operazioni in corso di rapporto non richiedono autorizzazioni da parte del responsabile. PROFILO MEDIO: Non sussistono elementi atti a ritenere il soggetto e le operazioni dallo stesso eseguite sul rapporto siano a rischio di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo; tuttavia il soggetto rientra nelle categorie a potenziale rischio di riciclaggio e, per quanto noto, non è stato mai oggetto di alcuna notizia riguardante reati a monte del riciclaggio, ovvero è stato oggetto di notizie riguardanti comunque reati non direttamente collegabili con il rischio di riciclaggio o con l operatività fiduciaria richiesta. In tale profilo rientrano sempre le persone politicamente esposte italiane ed estere, salvo assegnazione di profili più alti in presenza di 20

ulteriori valutazioni. L instaurazione della relazione e le operazioni in corso di rapporto richiedono le autorizzazioni da parte del responsabile. PROFILO ALTO: Sussistono elementi atti a ritenere che il soggetto e le operazioni dallo stesso eseguite sul rapporto possano essere a rischio di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo; ovvero lo stesso è stato oggetto di notizie riguardante possibili reati a monte del riciclaggio. Dovranno essere condotte, a cura del responsabile, tutte le indagini possibili per valutare la presenza di elementi atti all attivazione di segnalazione di operazione sospetta L instaurazione della relazione e le operazioni in corso di rapporto richiedono le autorizzazioni da parte della Direzione della Società/Responsabile antiriciclaggio/responsabile operazioni sospette. PROFILO ALTISSIMO: Sussistono elementi certi per ritenere che il soggetto e le operazioni dallo stesso eseguite sul rapporto sono a rischio di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo; ovvero lo stesso è stato oggetto di notizie riguardante reati a monte del riciclaggio. In questo caso l instaurazione del rapporto non è possibile e ove il rapporto sia già in essere e il profilo venga assegnato a seguito di revisione, si dovrà sospendere l attività ordinaria e dare immediata informazione alla Direzione/ Responsabile Segnalazione Operazioni Sospette. In tale profilo rientrano le persone soggette a restrizioni internazionali e a sanzioni finanziarie nazionali e internazionali (c.d.: liste terroristi) Procedura: Il profilo di rischio viene attribuito in fase di apertura della relazione; con frequenza semestrale/annuale lo stesso deve essere aggiornato/ricalcolato. Il profilo di rischio sarà comunque oggetto di aggiornamento/revisione in caso di cambiamenti rilevanti dell operatività del cliente o della compagine societaria in caso di fiduciante società. Per la clientela già in essere si dovrà procedere all assegnazione del profilo di rischio, secondo le presenti disposizioni, sulla base delle notizie acquisite o già in possesso ove sufficienti ovvero provvedendo a raccogliere un nuovo questionario alla prima occasione utile, intendendosi per tale il 21

primo incontro con il cliente o la ricezione di disposizioni di apporto/prelievo. In ogni caso la Società dispone che entro il termine del (1 gennaio 2015) dovrà essere completato il processo di assegnazione del livello di rischio a tutta la clientela. Per l assegnazione del profilo di rischio alla clientela in essere dal 1 gennaio 2014 o per la sua revisione semestrale/annuale si procederà ad effettuare un nuovo screening del nominativo del cliente e un analisi delle operazione effettuate nel semestre/anno precedente effettuate con gli strumenti informativi in uso. Le seguenti disposizioni potranno essere integrate con ulteriori procedure operative che verranno emanate. ATTIVITA DI VERIFICA IN CORSO DI RAPPORTO Una volta compiuta la valutazione del rischio avvalendosi dei criteri forniti e attribuito un profilo di rischio sulla base dello stesso, il Provvedimento, in linea con il disposto della lett. d) dell art. 18 del D.lgs. n. 231/2007, pone a carico degli intermediari l obbligo di effettuare un costante controllo sull operatività della Clientela sia allo scopo di mantenere aggiornato il profilo del Cliente che di individuare elementi di sospetto che fanno scattare la necessità di realizzare ulteriori adempimenti (adozione di misure rafforzate di adeguata verifica, segnalazioni di operazioni sospette, astensione dall esecuzione dell operazione o dalla prosecuzione del rapporto). A tal fine la Società dispone di uno strumento software che consente una indagine massiva relativamente alle operazioni finanziarie effettuate. Alimentato mensilmente dal modulo Antiriciclaggio, il software consente una serie di estrazioni volte all analisi critica delle operazioni effettuate e la classificazione della Clientela. Il software consente analisi ed estrazioni aggregate dei movimenti finanziari per Istituto, paese estero, ndg del cliente, ordinando le stesse al fine di avere immediata evidenza dei movimenti, delle operazioni, e dei clienti che hanno messo in atto quelle operazioni che sono indicate come potenzialmente a rischio riciclaggio o finanziamento al terrorismo. 22

Procedura Dovrà inoltre essere attuata, con cadenza periodica, una analisi delle singole operazioni svolte, a mezzo del software. Pertanto successivamente alla formazione dell Archivio Unico Antiriciclaggio, devono essere predisposte le estrazioni che dovranno essere sottoposte al Responsabile Antiriciclaggio che: ne cura il tempestivo inoltro al/ai responsabile/ii della clientela per le rispettive valutazioni e ai fini della identificazione di eventuali operazioni sospette e della relativa segnalazione. raccoglie gli esiti delle verifiche. Procede alla valutazione della possibilità di effettuare segnalazione di operazioni sospette. (In alternativa, ove per dimensione della fiduciaria e frequenza delle operazioni non si ritenga di dotarsi di strumenti informatici) In occasione di ogni operazione fiduciaria richiesta, dovrà essere compilata un apposita Scheda Operazione, (con la sola eccezione per quelle operazioni che per loro natura presentano un basso profilo di rischio); tali schede saranno raccolte e analizzate dal Responsabile della funzione antiriciclaggio con cadenza mensile/bimensile/trimestrale, per le rispettive valutazioni e ai fini della identificazione di eventuali operazioni sospette e della relativa segnalazione, e conservate nel dossier del cliente. 23