The International Association of Lions Clubs DISTRETTO 108 YA Governatore: Luigi Buffardi Nulla Dies Sine Linea IL TESORIERE DI CLUB Anno Sociale 2013-2014 1
MESSAGGIO DEL GOVERNATORE La Tesoreria regola la trasparenza di un Associazione. Essa comprende tutte quelle norme legislative e statutarie, attenendosi alle quali è possibile dare uno svolgimento regolare e corretto alle operazioni contabili. Se vogliamo dare una buona immagine all esterno del nostro essere Lions è necessario porre molta attenzione alla vita amministrativa. Per noi Lions, sempre a contatto con le più disparate realtà sociali, è indispensabile avere una consolidata professionalità anche nel campo della Tesoreria e non lasciare nulla all improvvisazione. Incertezza, confusione e superficialità sono nemici del Tesoriere il quale è il garante della correttezza amministrativa del Club. Il manuale, di seguito riportato, è un memorandum al quale devono fare riferimento tutti i Tesorieri, sottolineando la totale inopportunità di ricorrere a formule non chiare o ambigue. Ho chiesto agli Amici dello Staff distrettuale di redigere un breve e semplice prontuario, da affidare in dotazione ad ogni Club. A questi, ed in particolare all amico Giovanni Ambrosio, va il ringraziamento per l impegno profuso. Luglio 2013 Luigi Buffardi 2
Il Tesoriere di Club È membro del Consiglio Direttivo del Club Cura le finanze del Club sotto la supervisione del Presidente e del Consiglio Direttivo Adempimenti iniziali del Tesoriere: a. deve compilare un verbale, con il precedente Tesoriere, per la consegna dei documenti e dei libri contabili; b. deve prendere in carico i crediti ed i debiti esistenti all inizio del mandato; c. deve andare in banca e depositare la propria firma per poter prendere in carico il saldo disponibile del conto corrente e poter eseguire tutte le operazioni bancarie. Oppure provvedere all apertura di nuovo c/c. Il Tesoriere deve inoltre effettuare due importantissime verifiche: Presso il Club di appartenenza deve controllare: a. quanti sono i Soci effettivi; b. se risultano eventuali altre categorie di Soci; c. se sono tutti in regola con i pagamenti delle quote. Presso la Sede Centrale ed il Distretto deve essere controllata la posizione del Club verificando: a. quanti sono i soci che risultano in carica; b. se risultano altre categorie di Soci ; c. se è regolare il pagamento delle quote; d. se vi sono debiti di altra natura 3
I primi appuntamenti del Tesoriere sono: a. la riunione con il Consiglio Direttivo del Club per programmare l attività annuale, i services ed altro; b. l analisi delle spese relative al programma fatto e la verifica della copertura finanziaria mediante la riscossione delle quote sociali e le entrate diverse; c. la predisposizione di una proposta di bilancio di previsione. Compiti del Tesoriere Il Tesoriere è responsabile delle questioni finanziarie che riguardano il Club. In particolare: Riceve il danaro dai Soci per le quote associative e per quant altro deliberato dal Consiglio Direttivo Riceve il danaro da altre fonti di finanziamento. Deposita quanto riscosso sul c/c indicato dal Consiglio Direttivo Aggiorna i registri contabili e amministra il conto corrente del Club Effettua i pagamenti per conto del Club solo su autorizzazione del Consiglio Direttivo. Si accerta che tutti i pagamenti siano conformi alle voci di bilancio preventivo o alle variazioni approvate dal Consiglio e annotate nel libro dei verbali Fornisce all Assemblea dei Soci informazioni sul saldo disponibile, con un breve aggiornamento su entrate e uscite. E responsabile in prima persona della solvibilità del Club e di tutti i documenti contabili da lui custoditi. Provvede alla stesura del bilancio preventivo all inizio dell anno sociale e di quello consuntivo a fine anno. Nella preparazione del bilancio preventivo, è importante ipotizzare accuratamente tutte le entrate e le uscite e mettere in ordine di priorità le spese. 4
Il controllo attento durante tutto l anno aiuterà a far si che il Club sia sempre solvibile. Provvede al pagamento delle quote distrettuali e internazionali e tutte le altre spese amministrative previste Prepara un preventivo delle entrate e delle uscite per ogni singolo service Controlla la situazione dei conti bancari e prepara rapporti finanziari trimestrali o semestrali, da sottoporre al Consiglio Direttivo. I fondi relativi all ordinaria amministrazione (quote associative e fondi residui del Club) e quelli destinati alle attività (tutti i fondi di provenienza pubblica o privata) devono essere divisi nei registri contabili o depositati in c/c separati. E tassativamente vietato utilizzare i fondi destinati alle attività per l ordinaria amministrazione; è consentito il contrario. Il Consiglio Direttivo sceglie l Officer che sarà il firmatario oppure quelli cofirmatari degli assegni. Stabilisce l'importo massimo per il fondo cassa del Club. Definisce le modalità di rimborso delle spese. Il Tesoriere : Rilascia una ricevuta ogni qualvolta percepisce una somma Deposita le somme raccolte nei conti già predisposti. Effettua i versamenti sui c/c entro le 48 ore dal ricevimento delle somme. Allerta gli officer di Club nel caso in cui le spese siano superiori a quelle previste nel bilancio In collaborazione con il Consiglio Direttivo propone all Assemblea dei Soci l'importo delle quote annuali. Pagamenti Il Tesoriere del Club si accerta che tutti i pagamenti siano effettuati e registrati regolarmente. Tutti i pagamenti devono essere autorizzati dal Consiglio Direttivo del Club. 5
I pagamenti ricorrenti con scadenze regolari possono ottenere dal Consiglio Direttivo una sola autorizzazione, che dovrà essere annotata nel verbale dell Assemblea del Club Registro delle Operazioni e Rapporti Una organizzata e dettagliata registrazione delle operazioni e la tempestiva presentazione di rapporti sono attività prioritarie per il Tesoriere di Club. Registra puntualmente le ricevute emesse e le spese effettuate. Fa quadrare con riconciliazione dei movimenti gli estratti conto. Registra tempestivamente le entrate e le uscite e redige rapporti trimestrali. Analizza mensilmente gli estratti conto dettagliati, che illustrano i crediti e i debiti verso la sede centrale internazionale e presenta un rapporto al consiglio direttivo per ricevere la sua approvazione. Utilizza un libro mastro di prima nota cassa e banche o un foglio elettronico. Registra i pagamenti subito dopo la loro emissione. Il Tesoriere di Club deve: a. prima dei Congressi di Inverno e Primavera, verificare, con il Tesoriere Distrettuale, la situazione contabile del Club, onde evitare conguagli in sede congressuale e la eventuale perdita del diritto di voto; b. predisporre il Preventivo di gestione, con l accordo del Presidente, da sottoporre all approvazione del Consiglio Direttivo e dell Assemblea dei soci; c. aggiornare i libri contabili annotando e conservando in ordine cronologico la documentazione delle entrate e delle uscite; d. redigere alla fine dell anno sociale il Rendiconto Consuntivo, accompagnato da una relazione illustrativa predisposta dai Revisori dei conti, se nominati, per la definitiva approvazione da parte dell Assemblea dei Soci Termine del Mandato Il Tesoriere eletto resta in carica per un anno ed è rieleggibile 6
Alla fine dell anno sociale tutte le informazioni e la documentazione devono essere in regola e consegnati al successivo Tesoriere. Pertanto: Completa tutte le operazioni bancarie (depositi e pagamenti) Prepara gli estratti conto finali e li trasferisce entro la metà del mese di Luglio Consegna i rapporti contabili ed i registri regolarmente vidimati dai Revisori dei conti Come è noto i Lions Clubs, ai fini giuridici e fiscali, si collocano tra gli Enti non commerciali senza fini di lucro, in particolare quali Associazioni no Profit. Ai fini fiscali non hanno specifici obblighi contabili se non la redazione di un rendiconto economico/finanziario a fine esercizio (30 giugno di ogni anno); è comunque consigliabile istituire un libro giornale con i relativi partitari. Il rendiconto può così sintetizzarsi: Entrate: 1. quote associative ordinarie e straordinarie; 2. contributi di Soci e di terzi; 3. saldo attivo dei vari eventi o services (scaturente dalla rendicontazione di ogni singolo evento per cui si deve predisporre un separato rendiconto). Uscite: 1. quote dovute alla Sede Centrale; 2. quote dovute al Distretto 3. contributi al Club Leo ; 4. spese di funzionamento (cancelleria, tipografia, oggettistica, postali, bancarie e varie); 5. eventi conviviali (ospiti, targhe, fiori e tutto quanto attiene all evento); 6. services 7. temi. 7
La differenza tra Entrate ed Uscite determina l' Avanzo (saldo attivo) o il Disavanzo (saldo passivo) di gestione. Si consiglia di chiudere la gestione con un saldo attivo per permettere al nuovo Tesoriere di iniziare la sua annata senza affanni finanziari. Bozza di Bilancio Preventivo ENTRATE 1. Residuo esercizio precedente 4.500,00 2. Per attività istituzionale 21.600,00 a. Quote associative annuali 21.600,00 3. Altre Entrate 4.000,00 a. Altri eventi 2.000,00 b. Varie Rimborsi 2.000,00 4. Attività connesse 3.000,00 a. Contributi di terzi Sponsor 3.000,00 Totale entrate 33.100,00 USCITE 1. Istituzionali: 6.520,00 a. contributi sede Centrale 1.950,00 b. contributi Distretto 4.570,00 2. Funzionamento: 2.550,00 a. spese amministrative 2.000,00 b. oggettistica 250,00 c. spese bancarie 300,00 3. Eventi conviviali: 2.700,00 a. ospiti conviviali 1.500,00 b. targhe, fiori, omaggi 1.200,00 4. Per services: 16.500,00 a. donazione LCIF 1.000,00 8
b. altri services e conv.soci 15.500,00 Totale uscite 28.270,00 Residuo a nuovo (avanzo) 4.830,00 A pareggio 33.100,00 Meritano un approfondimento le voci incluse tra le entrate : 3.a ENTRATE Altri eventi riepilogano attività particolari per le quali deve essere redatto un rendiconto separato: a. raccolte pubbliche di fondi effettuate occasionalmente, anche con offerta di beni di modico valore; b. spettacoli all'interno di teatri o di aree attrezzate (prima dello svolgimento si deve contattare l'ufficio S.I.A.E.); c. lotterie, tombole o pesche di beneficenza per importo inferiore ad euro 51.645,69 (da effettuarsi previa comunicazione scritta al Prefetto ed al Sindaco competente); d. organizzazione di gite turistiche o viaggi tra i soci con semplice ripartizione, tra di loro, delle spese sostenute. E appena il caso di accennare, qualora tra le uscite vi siano compensi (non semplici rimborsi di spesa) erogati ad artisti od oratori relatori, l obbligo di effettuare la ritenuta d acconto, in ragione del 20% sulle somme corrisposte (come da fattura). SITUAZIONE GIURIDICO FISCALE DEL CLUB Il Lions Club (associazione di diritto privato, non riconosciuta) è inquadrato ai fini del nostro ordinamento fiscale (TUIR, testo Unico sulle imposte sul reddito) tra gli enti non commerciali (art. 87, 1 comma lett. c) e art. 88, T. U. I. R. ). 9
Non è un soggetto IVA ai fini della legge IVA (D.P.R. 633/72) per cui non è obbligato alla tenuta di una contabilità particolare (prevista del Codice Civile) essendo considerato alla stregua di un privato, consumatore finale. Deve pertanto : 1) Essere in possesso di un codice fiscale che per gli Enti è costituito da numeri e non da, lettere e numeri, come per le persone fisiche (oggi rilasciato dall Ag. delle entrate). Tutti i Clubs non di recente costituzione, dovrebbero essere già in possesso del codice fiscale (rilasciato dagli uffici delle imposte, intendenza di finanza etc.) con apposito cartoncino intestato con dicitura 2) Avere un CERTIFICATO DI ATTRIBUZIONE DI CODICE FISCALE 3) Numerare e conservare almeno per cinque anni (dieci ai fini civilistici) fatture, scontrini, dichiarazioni, estratti conti e tutta la documentazione utile a giustificare, sia ai fini civilistici che fiscali, le operazioni e movimentazioni effettuate a nome del Club, pronta per la eventuale esibizione a qualsiasi richiesta di autorità civile o fiscale, oltre che a supporto dei bilanci consuntivi allegati ai verbali di approvazione prima del direttivo (progetto di bilancio) e dell assemblea dei soci, dopo (vero e proprio bilancio). 4) Va da sè che tutto quanto sopra è, e resta, limitato alle attività Istituzionali, (vita e gestione del Club), ma non vale per tutte le altre attività (lotterie, concorsi, raccolta fondi, vendita gadget etc.) che attengono, ognuna a specifiche normative di volta in volta da organizzare secondo le proprie regole specifiche, il cui risultato poi, alla fine, può confluire nel bilancio del club con l acquisizione dell avanzo (risultato positivo), o disavanzo (risultato negativo). Molta attenzione va posta alla cosiddetta raccolta fondi perché può assumere aspetti di notevoli responsabilità sia civili che fiscali, ma soprattutto penali, essendo vietato per legge la sollecitazione del pubblico risparmio riservato alle gestioni creditizie, bancarie e finanziarie soggette ad autorizzazione della Banca d Italia ed allo stretto controllo della Consob. Solo per maggiore comprensione si riporta l esempio della gita con pranzo e passeggiata al museo, in presenza della quale, bisogna aprire una posizione IVA (anche se 10
temporanea) e contabilizzare tutte le operazioni relative al fitto del pullman, incarico ad eventuale accompagnatrice, prenotazioni alberghiere e di ristoro, acquisti collettivi e distribuzione prodotti, rilasci ricevute per prenotazione da parte dei soci e soprattutto per i terzi (accompagnatori dei soci anche se familiari), effettuare gli incassi e i pagamenti attraverso un c/c diverso da quello del Club, redigere un apposito rendiconto, da sottoporre all assemblea dei soci con travaso previa autorizzazione di quest ultima di avanzi (positivi) o carico di disavanzi (negativi) del risultato, dopo aver chiuso la partiva Iva dedicata. 5) E appena il caso di ricordare che da qualche anno ormai e vietato l uso del contante per operazioni superiori o uguali a 1.000,00 euro cioè è consentito incassare o pagare in contanti transazioni non superiori a. 999,99, una sola volta nei confronti dello stesso soggetto. Per cui, per esempio, se si deve pagare la conviviale della Charter di. 1.500,00 e si è versato un acconto contante, non superiore o pari a 999,99 euro il saldo andrà pagato, esclusivamente con mezzi e sistemi di pagamento tracciati ovvero assegni non trasferibili intestati al prenditore titolare della vendita o del servizio ( fiscalmente corretto, quale fattura, scontrino, dichiarazione etc.) ; bonifici bancari; carte di credito, mandati di pagamento; ordinativi di accredito etc.; sempre emessi dal soggetto controparte (club) o persona a ciò autorizzata (tesoriere presidente segretario etc.). Sarebbe comunque opportuno trasferire la provvista fondi al conto del tesoriere e da questi far effettuare i pagamenti, risulterà così tracciato regolarmente e sarà anche più facile e comodo riconciliare l estratto conto bancario con le entrate e le uscite della contabilità. 6) Altra importante notazione da tener presente è quella secondo la quale il club è solo concessionario dell uso del logo, stemma, marchio, simboli etc. per cui ogni utilizzo contrario a norma, prassi e consuetudine diversa da quelle istituzionali devono essere preventivamente autorizzate dal distretto, multidistretto o sede centrale a seconda dei casi e/o di livello di competenza statutaria. Ogni abuso potrebbe essere sanzionato per legge o per statuto. A tal uopo esistono 11
nell organizzazione altre istituzioni come le fondazioni, L.C.I.F. campi, case di accoglienza etc., idonee a supportare esigenze diverse e per diverse attività collaterali. 7) In ogni caso il Club non è una Onlus che soggiace a specifiche previsioni e condizioni legislative che qui non è il caso di affrontare. 8) I Clubs non sono soggetti ne a dichiarazione IVA, ne a dichiarazione dei redditi se svolgono solo attività istituzionali e non sono titolari di altri redditi di natura autonoma (fabbricati, terreni, redditi di natura diversa), ma solo alla presentazione del mod. 770 in forma semplificata nel caso abbiano assunto la veste di sostituti d imposta, cioè hanno operato la ritenuta d acconto e versato il corrispondente importo con mod. F/24 cod. 1040 a professionisti o soggetti Iva per prestazioni professionali, conferenze, etc. Impegni con la Sede Centrale : a. Dal 1 al 10 luglio: versamento della prima semiquota di $ 21.50 per socio, salvo eventuali riduzioni previste ; (Applicare il cambio valutario del mese in corso ogniqualvolta si provvede ai pagamenti) ES. Cambi Valutari Lions per il Mese di maggio 2013 Italy Euro (EUR) 0.77 b. dal 1 al 10 gennaio : versamento della seconda semiquota di $ 21,50. per socio, salvo eventuali riduzioni previste. I pagamenti vanno effettuati in Euro presso la Banca Nazionale del Lavoro Milano Corso Europa 22-20122 MILANO sul conto intestato a: The International Association of Lions Clubs IBAN: IT29F0100501600000000006817 Codice Swift: BNLIITRRMCE Precisare il nome e il numero di matricola del Club Per i programmi di affiliazione familiare, come disposto dal Consiglio d'amministrazione Internazionale, saranno applicate le seguenti quote: (1) Il primo socio membro di un nucleo familiare (capofamiglia) pagherà le quote associative semestrali secondo quanto stabilito nelle sezioni (a) o (b) suddette, in base all anno sociale. (2) I soci membri familiari aggiuntivi in possesso dei requisiti necessari, fino a un 12
massimo di quattro per nucleo familiare, pagheranno le quote associative semestrali per un importo pari alla metà (1/2) della somma pagata dal primo socio membro del nucleo familiare. (d) Per i programmi associativi per studenti, come disposto dal Consiglio d Amministrazione Internazionale, i soci studenti aventi diritto pagheranno una quota associativa semestrale pari alla metà (1/2) della somma indicata nelle sotto sezioni (a) o (b), in base all anno sociale. Anno sociale Quote associative annuali Quote associative semestrali Famiglia/Studenti Quote Associative 2012 13 USD41,00 USD20,50 USD10,25 2013 14 USD43,00 USD21,50 USD10,75 Le quote internazionali non includono le quote distrettuali o nazionali. Le quote semestrali saranno riscosse secondo le seguenti modalità: luglio dicembre e gennaiogiugno. Per maggiori informazioni sulla riscossione delle quote associative è possibile contattare Accounts Receivable and Club Account Services all indirizzo membershipbilling@lionsclubs.org; Impegni con il Distretto : a. 10 settembre : versamento della prima semiquota di 80,00 per socio, salvo eventuali riduzioni previste ; b. 28 febbraio : versamento della seconda semiquota di 80,00 per socio, salvo riduzioni previste; I versamenti vanno effettuati su Banca Filiale conto corrente N. intestato a: Lions Clubs International Distretto 108 YA IBAN: IT Precisare il nome e il numero di matricola del Club Dati fiscali Tesoreria: Lions Clubs International Distretto 108YA Rapporto di cambio Dollaro U.S. ($) Euro ( ) 0,77 ( mese di maggio 2013) 13
Ogni Club riceve dalla Sede Centrale l estratto conto relativo alla quota semestrale da pagare. L ammontare riportato è la risultante della sommatoria anche degli eventuali residui debiti da saldare, che potrebbero essere stati originati da errati calcoli, comunicazioni difettose o non tempestive, differenti valori del cambio. Se non si paga l importo preciso, ovvero lo si paga a cavallo del mese (il cambio è al primo giorno del mese), si generano differenze attive e passive, che vengono riportate nei mesi successivi. Normativa sulla Sospensione (Status Quo). Il Lions Club che abbia un saldo debitore superiore a $ 20,00 per socio o di $ 1.000,00 per l intero Club, da oltre 120 giorni, o di una cifra minore da oltre 150 giorni, sarà SOSPESO per un periodo che non potrà superare i 90 giorni. La Sospensione consiste nella cessazione della validità della Carta Costitutiva, nonché dei diritti, privilegi ed obblighi del Club. Soluzioni Saldare il debito per intero, o prendere immediati contatti con la Divisione Finanze per dilazioni eventuali. Nel caso in cui il Club non riesca a mettersi in regola nei 90 giorni, sarà automaticamente cancellato. Fondi destinati alla LCIF Sono le donazioni che caratterizzano l impegno dei Lions in tutto il mondo per: Disastri Bisogni umanitari Attività per la vista Attività per l udito Giovani. Il versamento deve essere effettuato su Banca: JPMorgan Chase Bank, N.A. 10 S. Dearborn Street Chicago, IL 60603 ABA Routing No.: 021000021 Account Name: Lions Clubs International Foundation Account No.: 754487312 Swift International Bank.: CHASUS33 Comunque, nel caso di dubbi o di necessità di aggiornamenti: Contattate gli Officers del Distretto; 14
Controllate il sito del Distretto www.lions108ya.it Controllate il sito della Sede Centrale www.lionsclubs.org Responsabilità Finanziarie Il Tesoriere del Club sarà responsabile dei pagamenti per le forniture ordinate e ricevute dai Club, del pagamento delle quote e dei contributi distrettuali, e della Sede Centrale. Ogni mese, se si sono verificate transazioni, il Tesoriere del Club riceve dalla Sede Centrale un estratto conto dettagliato degli addebiti e degli accrediti: le quote pro capite, le quote d ammissione, le quote dei Soci fondatori, dei Soci riammessi, trasferiti e vitalizi, gli addebiti per le forniture ordinate dal club. Il Tesoriere ha la responsabilità di controllare che l estratto conto sia corretto e di farlo approvare dal consiglio direttivo del club. Il Tesoriere del Club dovrà attenersi alle seguenti istruzioni per assicurare che i versamenti siano debitamente accreditati sul conto del Club. Istruzioni per il pagamenti al Lions Club International Dopo l approvazione dell estratto conto da parte del Consiglio Direttivo del club, il Tesoriere dovrà regolarizzare con prontezza la fattura, effettuando il bonifico in Euro o in dollaro statunitense. Per tutti i versamenti sarà necessario indicare il nome ed il numero di matricola del Club e la causale del versamento. Il numero di matricola del Club, il nome completo del club e l importo sono le informazioni più importanti da indicare sia nei pagamenti bancari che in tutte le comunicazioni che verranno fatte alla Sede in merito ai pagamenti delle fatture. E necessario tenere in considerazione il tempo necessario per l arrivo del bonifico e l accredito dello stesso sul conto del Club da parte della Sede Centrale. Bisogna inoltre di ricordare che nelle operazioni bancarie internazionali è indispensabile indicare il numero (swift code) Istruzioni di pagamento per i Club italiani: Informazioni riguardanti l estratto conto mensile Attenzione!! Tutti gli importi esposti sono in dollari USD i pagamenti in Euro: 15
I pagamenti in Euro dovranno essere effettuati al cambio prestabilito mensilmente ed indicato nella parte superiore di questo estratto conto. Istruzioni per effettuare i pagamenti: L Associazione intrattiene un rapporto di conto corrente presso la Banca Nazionale del Lavoro SPA Corso Europa 22 20122 MILANO IMPORTANTE: Per evitare spese bancarie supplementari si consiglia di effettuare i pagamenti in Euro. Pagamenti in Euro I pagamenti devono essere effettuati sul conto Estero Euro no. 6817 intestato a The International Association of Lions Clubs presso la Banca Nazionale del Lavoro all indirizzo suddetto e possono essere fatti attraverso qualsiasi Banca Italiana purché venga precisato che si tratta di un versamento su un CONTO ESTERO da effettuarsi con PROCEDURA ESTERA. specificando i seguenti codici: IBAN IT29F0100501600000000006817 SWIFT BNLIITRRMCE Si raccomanda di precisare il nome ed il numero di matricola del Club (e non il nome della persona che effettua materialmente il bonifico), diversamente sarà difficile e a volte anche impossibile accreditare correttamente il pagamento. Pagamenti in USD: (dollari Usa) I pagamenti possono essere effettuati anche in dollari US ma ciò comporterà un aggravio di spese fino a circa $ 20,00 che verranno dedotti dall accredito fatto al Vostro Club. L Associazione terrà a suo carico le spese solo per pagamenti di 600 o più Dollari. I pagamenti in dollari US devono essere effettuati sul conto No. 819676 intestato a TheInternational Association of Lions Clubs presso la Banca Nazionale del Lavoro all indirizzo sopra menzionato, citando i seguenti codici: IBAN IT11S0100501600000000819676 SWIFT BNLIITRRMCE 16
Si raccomanda di precisare il nome ed il numero di matricola del Club (e non il nome della persona che effettua materialmente il bonifico), diversamente non sarà facilmente identificabile e sarà quindi impossibile accreditare correttamente il pagamento. E dannoso effettuare pagamenti direttamente su altre banche Americane perchè i bonifici saranno gravati di spese fino a $ 25,00, che verranno dedotte dall accredito fatto al Club. Istruzioni per i pagamenti alla fondazione Lions Club International (LCIF): Affinché il vostro bonifico raggiunga la Fondazione LCIF, sarà obbligatorio specificare che la donazione è destinata alla LCIF, nella causale del bonifico. Gli assegni bancari in dollari statunitensi per donazioni alla LCIF dovranno essere inviati a: LCIF 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL 60523 8842 USA I bonifici elettronici in dollari statunitensi per la LCIF dovranno essere inviati a: LCIF The Northern Trust Company 50 South LaSalle Street Chicago, IL 60675 USA Conto corrente: 79154 Routing ABA # : 071000152 Nome dell Intestario: Fondazione Lions Club International Nella causale del pagamenti, sarà obbligatorio specificare che la donazione è destinata alla Fondazione LCIF, ed indicare tutte le informazioni e recapiti del mittente. Inoltre, per sveltire le procedure di registrazione della donazione, è opportuno inviare una copia del deposito bancario a mezzo email alla LCIF all indirizzo lcif@lionsclubs.org oppure a mezzo fax al n (001) 630 571 5735. 17
Sono disponibili inoltre le seguenti forme di pagamento: - Bonifici elettronici in dollari statunitensi - Depositi in dollari statunitensi effettuati su un conto LCIF - Depositi in valuta diversa dai dollari statunitensi disponibile sui conti della LCIF nel paese d origine del donatore - Pagamenti in carte di credito (con addebiti in dollari statunitensi) Altre informazioni finanziarie In caso di dubbi è sempre possibile consultare il sito web dell Associazione, www.lionsclubs.org, che contiene molte informazioni utili come per esempio: - Cambi valutari - Istruzioni di pagamento in lingua italiana - Informazioni sui pagamenti non identificabili Per accedere a qualsiasi di queste pagine: collegarsi al sito, cliccare su lingua italiana, selezionare Risorse, al centro della pagina si troverà la sezione Informazioni Finanziarie dove bisogna cliccare e selezionare la pagina desiderata. I Cambi Valutari sono aggiornati al 1 giorno di ciascun mese ed i pagamenti non identificabili sono aggiornati al giorno 15 di ciascun mese. Gli estratti conto contengono il cambio valutario del mese stabilito dall Associazione. Nel caso in cui il pagamento venga effettuato in un momento successivo a quello stabilito, bisogna consultare il cambio valutario del giorno fissato per il pagamento, che è possibile rilevare dal sito dell Associazione. I Clubs riceveranno, insieme agli estratti conto, le istruzioni di pagamento, che sono rilevabili anche dal sito dell Associazione. Per mancanza d informazioni sui pagamenti effettuati, questi non possono essere identificati e, quindi, accreditati al Club che li ha effettuati. Questi pagamenti non identificati vengono segnalati sul sito dell Associazione. Nel caso in cui il Club non riceva l accredito di pagamenti effettuati e per tutte le questioni riguardanti i pagamenti, le istruzioni di pagamento, le risposte ai solleciti di 18
pagamenti si può contattare, per iscritto, il Dipartimento Account Receivable della Sede Centrale. Il numero di fax diretto è il seguente: (001) 630 571 1683, l indirizzo e mail è il seguente : accountsreceivable@lionsclub.org. I Clubs che provvederanno ad effettuare bonifici in valuta statunitense, estera o tramite wire transfer, dovranno inviare le copie di detti depositi bancari via fax al Dipartimento Account Receivable della Sede Centrale. Tanto per assicurarsi che i pagamenti vengano accreditati velocemente sui conti del Club. Nell inviare le copie dei depositi bancari via fax bisogna indicare sempre sulle ricevute il numero di matricola del club, il nome del club, l importo pagato e la causale di riferimento del pagamento. Il numero di fax diretto del dipartimento è : (001) 630 571 1683. Preparare un Rapporto Finanziario: Il Tesoriere presenta ed illustra le voci del rapporto finanziario mensile, trimestrale o semestrale, al Consiglio Direttivo e, successivamente, dopo l approvazione di questo, all Assemblea dei Soci. Si consiglia di usare un prospetto che sia chiaro, facile da seguire ed accurato. Alcune delle voci da includere nel rapporto sono: - entrate ed uscite dettagliate per il periodo dell ultimo rapporto - importo preventivato per le spese Codice Fiscale per Club di nuova costituzione Ogni Lions Club deve avere il codice fiscale, che va richiesto entro trenta giorni dalla fondazione all Agenzia delle Entrate. Ogni volta che cambia o il Presidente o la sede del club, la variazione deve essere comunicata con modello variazione entro 30 giorni all Agenzia delle Entrate. Tra i primi compiti del Tesoriere ricorre quindi la verifica dell attribuzione al Club del codice fiscale. Codice Fiscale non richiesto per Club di vecchia costituzione o smarrito Nel caso in cui il Club fosse sprovvisto del Codice Fiscale il Presidente dovrà provvedere all attribuzione con comunicazione della variazione della rappresentanza legale del Club, indicando i suoi dati anagrafici ed il suo codice fiscale personale. La richiesta o la 19
duplicazione, in caso di smarrimento, va inoltrata ad una qualsiasi agenzia delle entrate o ufficio del Ministero delle finanze, anche in via telematica. Nota riguardante il Mod. EAS. E' il modello telematico da inviare all'agenzia delle Entrate per comunicare eventuali variazione intervenute (sede sociale adozione di nuovo statuto variazione del rappresentante legale) ed è il documento necessario per accedere alle agevolazioni fiscali per gli Enti No Profit D.L. n. 185/08 convertito in Legge n.2/2009. La sua presentazione effettuata per la prima volta nel 2010 deve avvenire entro il 31 marzo di ogni anno solo in presenza di variazioni. Chi non avesse provveduto a tale adempimento potrà farlo tardivo ma assoggettandosi ad una sanzione di.258,00 da pagare a mezzo apposito mod. F/24. (con modello AA5/6) nei trenta giorni dall evento per evitare duplicazioni (Ris. n.125/e del 6 dicembre 2010). Solo in modo telematico. Si è esonerati dalla presentazione se le variazioni sono state comunicate all Agenzia delle Entrate (con modello AA5/6) nei trenta giorni dall evento per evitare duplicazioni (Ris. n.125/e del 6 dicembre 2010). Modello EAS per i Club di nuova costituzione Omessa comunicazione Remissione in bonis D.L. 2.3.2012 n. 16 Con il decreto legge 2 marzo 2012 n. 16, convertito con modificazioni nella legge 26 aprile 2012 n.44 (di seguito indicato semplicemente come decreto ), sono state introdotte disposizioni di semplificazione degli adempimenti tributari, volte ad assicurare una riduzione degli oneri amministrativi per i cittadini, gli enti e le imprese. In particolare si ricorda che l articolo 2, comma 1 del Decreto ha introdotto la possibilità di fruire dei benefici fiscali e dei regimi fiscali opzionali subordinati all obbligo di preventiva comunicazione o di altro adempimento di carattere formale, anche in caso di omissione di tale obbligo. 20
Al fine di accedere al ravvedimento dell omessa comunicazione è necessario che il contribuente sia in possesso dei requisiti sostanziali richiesti dalla disciplina di riferimento per accedere al beneficio; tali requisiti devono essere posseduti alla data originaria di scadenza del termine normativamente previsto per la trasmissione della comunicazione. La violazione non deve, però, essere stata constatata o non devono essere iniziati accessi, ispezioni, verifiche o qualunque altra attività amministrativa di accertamento della quale il contribuente abbia avuto formale conoscenza. Con circolare n. 38/E del 28 settembre 2012 l Agenzia delle Entrate ha fornito un primo commento al Decreto fissando, tuttavia, alcuni paletti che sono di sostanziale importanza per gli adempimenti che interessano il settore del non profit. La citata disposizione riguarda, secondo quanto precisato alla pagina 21 della Circolare, anche il regime fiscale di favore subordinato alla presentazione del Modello EAS. Pertanto, i contribuenti in possesso dei requisiti sostanziali previsti dalle singole norme, che però non hanno ottemperato all invio del modello EAS nei termini previsti, possono evitare la decadenza dal regime speciale presentando, entro il termine di presentazione della prima dichiarazione utile, la tardiva comunicazione. Sempre la citata circolare ha chiarito che la locuzione termine di presentazione della prima dichiarazione utile deve intendersi la prima dichiarazione il cui termine scade successivamente al termine previsto per effettuare la comunicazione, non avendo rilievo il periodo di tolleranza dei 90 giorni di cui all art. 2, comma 7, Dpr 322/98. La citata circolare precisa, inoltre, che, in sede di prima applicazione della norma ed in considerazione dell incertezza interpretativa in merito all individuazione del termine finale entro il quale sanare l omesso adempimento, il termine è fissato al 31 dicembre 2012. Pertanto con riferimento al modello EAS, considerando un ente costituitosi a febbraio 2012, per il quale non sia stato inviato il modello EAS entro il termine dei 60 giorni, lo stesso ente potrà fruire dei benefici fiscali presentando la comunicazione (EAS) entro il 31 dicembre 2012, non essendo rilevante in sede di prima applicazione il termine di presentazione del modello UNICO successivo all omissione (1 ottobre 2012). 21
Situazione A REGIME A regime, invece, al fine di beneficiare dell istituto della remissione in bonis, gli enti in possesso dei requisiti essenziali (Club ed associazioni satelliti) che non hanno inviato la comunicazione entro il termine dei 60 giorni dalla costituzione potranno usufruire dei benefici fiscali inviando il modello EAS entro il termine di presentazione del modello UNICO successivo all omissione. Tanto affermato, si abbia che gli enti che si costituiscono nel 2013 (ed anni successivi) potranno inviare il modello EAS: ** entro 60 giorni dalla costituzione ordinariamente; ** ovvero, non avendo rispettato il suddetto termine, entro e non oltre il 30 settembre 2013 ( e così ogni anno), con il versamento della relativa sanzione (ferme restando le altre condizioni previste per fruire della remissione in bonis). Modello EAS per i Club di vecchia costituzione Sanzioni Si ricorda, infine che contestualmente alla presentazione tardiva del modello EAS occorre versare la sanzione in misura di uro 258,00, ossia l importo minino previsto dall art. 11, comma 1, D. Lgs 471/97. La sanzione deve essere versata tramite il modello F.24, ai sensi dell art. 17 del D. Lgs 241/97 indicando il codice tributo 8114 (istituito dall Agenzia elle Entrate con risoluzione n. 46 del 11 maggio 2012)., ma senza possibilità di effettuare compensazioni con crediti disponibili. L Agenzia delle Entrate, nella citata circolate 38/2012 (paragrafo 1.2) ha precisato, inoltre, che la sanzione non può essere oggetto di ravvedimento ai sensi dell art. 13 del D. Lgs 472/97, dal momento che la sanzione rappresenta un onere da assolvere per il riconoscimento dei benefici concessi dalla disposizione. Apertura di un Conto Corrente Bancario 22
E opportuno aprire un conto corrente bancario intestato al Club sul quale veicolare tutte le operazioni dell Associazione. Allegando alla richiesta : 1) Copia resa conforme dal presidente dell atto costitutivo o verbale di assemblea dei soci con la nomina delle cariche; 2) Copia del codice fiscale del Club; 3) Copia del codice fiscale del Presidente e del Tesoriere; 4) Copia di documento di riconoscimento valido del Presidente; anche del secondo firmatario se il conto è con firma congiunta. Regolarità fiscale delle operazioni Assicurarsi che tutte le operazioni che fanno capo al Club siano rappresentate da documenti fiscalmente in regola (fatture, ricevute, scontrini, etc.), in modo da evitare qualsiasi problema in caso di ispezione da parte dell Amministrazione Finanziaria dello Stato. La partecipazione di artisti, oratori, etc., ai quali venga corrisposto un compenso e non un semplice rimborso spese comporterà, da parte del Club la necessità di operare, quale sostituto di imposta, la ritenuta d acconto del 20% sulle somme corrisposte, da versare entro il 16 del mese successivo al pagamento, al Servizio Riscossione Tributi del Concessionario competente per territorio. Entro il 28 febbraio dell anno successivo dovrà essere consegnata o spedita al percipiente la certificazione relativa al compenso e alle ritenute versate, firmata dal Presidente del Club. Il Club che eroga una borsa di studio deve operare una ritenuta d acconto calcolata applicando le aliquote d imposta personale e ragguagliando gli scaglioni annui di reddito al periodo di studio. E necessario presentare a nome del Club, entro il 31 ottobre dell anno successivo a quello nel quale sono state versate le ritenute, l apposita dichiarazione fiscale modello 770, a mezzo intermediario autorizzato. Quote Distrettuali e Internazionali e relativi adempimenti 23
La quota dovuta al Distretto per l anno sociale 2013/2014. Ammonta ad 80,00 per socio. E ripartita in due rate semestrali: La prima rata di 45,00 Per socio andrà commisurata al numero dei soci al 1 luglio 2013 e dovrà pervenire alla Tesoreria entro l 30 settembre 2013. La seconda rata, sempre di 45,00, andrà commisurata al numero di soci al 1 gennaio 2014 E dovrà pervenire alla Tesoreria entro il 25 febbraio 2014 Per ogni nuovo socio ammesso al club durante il corso dell anno sociale dovrà essere versata una quota ordinaria rapportata ai mesi di appartenenza all Associazione, compreso il mese di iscrizione; dette quote, ai sensi dell art. 28 dello statuto, dovranno essere versate nel mese successivo a quello di iscrizione. Gli importi da versare in misura ridotta sono i seguenti:.17,08 se ammessi nei mesi di agosto (primo semestre) o febbraio (secondo semestre).13,67 se ammessi nei mesi di settembre (primo semestre) o marzo (secondo semestre).10,25 se ammessi nei mesi di ottobre (primo semestre) o aprile (secondo semestre).6,83 se ammessi nei mesi di novembre (primo semestre) o maggio (secondo semestre) 3,42 se ammessi nei mesi di dicembre (primo semestre) o giugno (secondo semestre) I versamenti dovranno essere effettuati esclusivamente a mezzo bonifico bancario a favore di: The International Association of Lions Club Distretto 108 YA su conto corrente che sarà comunicato dalla Tesoreria Distrettuale appena disponibile, indicando nella causale la matricola e il numero del Club, nonché il numero dei soci ed il periodo di riferimento. 24
Per consentire la verifica del puntuale accredito delle somme versate è consigliato di trasmettere copia della ricevuta del bonifico bancario via mail o via fax all indirizzo o al numero che sarà indicato. Per quanto riguarda le quote internazionali, queste vengono addebitate direttamente al Club dalla segreteria internazionale con scadenza semestrale anticipata; è consigliato seguire attentamente le istruzioni allegate alla richiesta di pagamento non dimenticando di indicare sul modello di bonifico la denominazione del Club ed il numero di matricola. Si consiglia altresì di non apportare variazioni nei pagamenti rispetto a quanto indicato nelle fatture pervenute. Eventuali errori vanno fatti valere successivamente al pagamento. Coordinamento con la Segreteria Il Tesoriere deve coordinarsi organicamente con il Segretario in modo che non ci siano divergenze tra i dati sul numero dei soci trasmessi con i rapportino mensili di segreteria e i dati numerici in base ai quali vengono calcolate le quote da versare al Distretto. Tenuta della contabilità Il Tesoriere entrante riceve dal suo predecessore i registri contabili, con i rimanenti fondi a disposizione. Ciò può avvenire in maniera informale e diretta in modo che il Tesoriere entrante possa essere completamente a conoscenza della situazione finanziaria del Club. Per la contabilità si consiglia di usare dei registri di cassa a colonne (normalmente reperibili presso i negozi di cartoleria per ufficio) e di fare attenzione a registrare le varie operazioni a mano a mano che vengono effettuate. Bisogna fare attenzione ad annotare sui documenti di spesa le modalità di pagamento con i riferimenti dei mezzi usati (numero assegno, bonifico o altro). Depositare regolarmente gli assegni e l eventuale contante incassato sul conto del Club. Mensilmente conteggiare i titoli sul libro di contabilità evitando che eventuali errori contabili si trasferiscano al mese successivo. 25
Raccolte occasionali di Fondi Si ricorre a volte, per la realizzazione di un service, a raccolte fondi. Se la raccolta è fatta tra i soci, non sussiste alcun problema. Se ci si rivolge al di fuori del Club, con iniziative che vanno dalla semplice richiesta di contributi in denaro alla vendita di oggetti, all organizzazione di lotterie, a tornei di carte, a concerti, a rappresentazioni teatrali ecc.., bisogna osservare le regole previste dalle normative fiscali e amministrative. Tutte le predette attività devono comunque rivestire il carattere di occasionalità; diversamente rappresenterebbero vere e proprie attività commerciali, per le quali sono previsti la partita IVA e numerosi altri adempimenti. Per gli enti non commerciali, tra i quali rientrano i Lions Club, l art. 143, comma 3 del TUIR dispone che le raccolte di fondi, provenienti da donatori in modo volontario e spontaneo, sono consentite, ma devono essere effettuate in concomitanza di celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazioni. Occorre però che l attività di raccolta sia rigorosamente rendicontata con documenti da conservare agli atti del Club. Organizzazione di spettacoli L organizzazione di spettacoli di beneficenza, finalizzati alla raccolta di fondi, va preceduta dalla richiesta della relativa autorizzazione all ufficio S.I.A.E. competente per il territorio che è sede dello spettacolo. Nella richiesta vanno indicati il tipo di intrattenimento, il luogo dove si svolgerà lo spettacolo e il numero presumibile di spettatori, l elenco dei brani e delle opere che andranno a rappresentarsi. Al momento della richiesta dovrà essere versato un anticipo che sarà successivamente conguagliato con quanto dovuto. SCHEMA DI BILANCIO TIPO PER CLUB Parte A Bilancio Anno sociale Preventivo % Consuntivo % distrib.ne 100 ENTRATE 110 Residuo Anno Sociale. 111 Quote Sociali 26
112 Quote Una Tantum Nuovi Soci 113 Quote Attività 114 Contributi, Raccolte e Varie 115 Interessi su c/c 200 USCITE 210 Quote e contribuzioni Lions 211 Lions International 212 Lions Distrettuale 220 Funzionamento del Club 221 Stampanti e cancelleria 222 Spese Postali 223 Assemblee 224 Omaggi e Spese di Rappresentanza 225 Interessi, spese, bolli e rit. Fisc C/c 226 Leo Club Contributo 227 Varie 230 Services ed Attività connesse 231 Costo Premio 232 Contributo Premio 233 Costo altri premi 234 Attività Comitati, Sale, Meeting e 235 Contributi Vari 236 Contributo Attività Lionistica 237 Leo Club Contributo Straordinario 238 239 Varie 240 Conviviali ed Attività Culturali 241 Meeting, Addobbi ed Accessori 242 Varie 300 Saldo e Pareggio SCHEMA DI BILANCIO TIPO PER CLUB Parte B SITUAZIONE PATRIMONIALE AL.. AL Attivo Attivo Disponibilità Banca Disponibilità Cassa Crediti V/Soci 27
Crediti diversi Passivo Passivo Debiti V/ Fornitori Debiti Diversi Banca c/interessi e Pareggio Pareggio Saldo a pareggio DA RICORDARE VERSAMENTO QUOTE INTERNAZIONALI VECCHI SOCI Dal 1 al 10 luglio 2013: versamento della prima semiquota di $ 21.50 per socio, dal 1 al 10 gennaio 2014 : versamento della seconda semiquota di $ 21,50. per socio NUOVI SOCI 28
VERSAMENTO QUOTE DISTRETTUALI 10 settembre : versamento della prima semiquota di 45,00 per socio, 28 febbraio : versamento della seconda semiquota di 45,00 per socio, VARIAZIONE CODICE FISCALE ENTRO 30 GIORNI DALL INIZIO DELL ANNO SOCIALE LUGLIO DI OGNI ANNO COMUNICARE DATI VARIATI DEL LEGALE RAPPRESENTANTE (PRESIDENTE) CON MODELLO MOD. AA5. ENTRO IL 31 MARZO DI OGNI ANNO SOLO LA PRIMA VOLTA Si è esonerati dalla presentazione se le variazioni sono state comunicate all Agenzia COL MOD AA5 DI CUI SOPRA MOD EAS ENTRAMBI ALLEGATI 29
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