Incontro informativo con le Istituzioni scolastiche ADEMPIMENTI DEMATERIALIZZAZIONE Trento 5 novembre 2015-14.30 17.30 Provincia autonoma di Trento - Ufficio Innovazione e informatica Daniela Ceccato
ATTORI Istituzione scolastica Provincia autonoma di Trento Informatica Trentina S.p.a.
A D E M P I M E N T I
Istituzione scolastica 1/12 istituisce il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi) nomina il Responsabileper la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (DPCM 3.12.2013) nomina il Responsabile della conservazione (CAD D.lgs. 82/2005) (DPR 445/2000) Processo da completare indicativamente entro novembre
Istituzione scolastica 2/12 il Responsabile della gestione documentale predispone il Manuale di gestione Schema di Mdgapprovato con deliberazione della Giunta provinciale (su Vivoscuolaverranno pubblicati i singoli file non modificabili formato.pdf e i file da integrare formato.odte.doc; inoltre un promemoria con l elenco delle parti da integrare) adotta il Manuale di gestione Dopo l uscita della delibera PAT indicativamente entro dicembre
Istituzione scolastica 3/12 compila la lettera di adesione all accordo PAT- IBACN (Istituto per i Beni artistici culturali e naturali della regione Emilia-Romagna)e l allegata nomina dell IBACN come Responsabile esterno al trattamento dei dati personali (schema di lettera di adesione all accordo PAT-IBACN e nomina del responsabile esterno al trattamento dei dati personali schema parte integrante dell allegato 1 alla D.G.P. 15/12/2014, n. 2219) spedisce la lettera di adesionealla Soprintendenza per i Beni culturali PAT e all IBACN e, per conoscenza, a INFORMATICA TRENTINA, all Ufficio Innovazione e informatica della PAT e all Ufficio digitalizzazione dell attivitàamministrativa della PAT
Istituzione scolastica 4/12 Il Responsabile della conservazione predispone il Manuale di conservazione (Schema di manuale della conservazione per gli enti appartenential Sistema informativo elettronico trentino (SINET) aderenti all accordo di collaborazione tra la Provincia autonoma di Trento e l Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Emilia Romagna (IBACN) di cui alla D.G.P.15/12/2014, n. 2219 approvato con determinazione del dirigente della Soprintendenza per i Beni Culturali della PAT 21 agosto 2015, n. 869 ) adotta il Manuale di conservazione chiede l approvazione del Manuale di conservazione alla Soprintendenza per i Beni culturali della PAT (Facsimile di lettera per la richiesta di approvazione del Manuale della conservazione alla Soprintendenza per i Beni culturali per enti aderenti al SINET e all accordo PAT-IBACN -)
Soprintendenza per i Beni culturali 5/12 approva il Manuale di conservazione invia all istituzione scolastica comunicazione dell avvenuta approvazionedel Manuale di conservazione
Ufficio Innovazione e informatica 6/12 invia all istituzione scolastica una nota tecnica(parzialmente compilata) per le informazioni necessarie all attivazione della configurazionedel sistema P.I.Tre. al fine di versare i documenti in conservazione supporta l istituzione scolastica nella predisposizione della documentazione tecnicapreliminare all attivazione del servizio di conservazione
Istituzione scolastica 7/12 invia all Ufficio Innovazione e informatica della PAT la nota tecnicacompilata come da richiesta
Informatica Trentina S.p.a. 8/12 avvia le attivitàdi configurazione del sistema P.I.Tre.
Provincia Autonoma di Trento 9/12 con il supporto di Informatica Trentina eroga la formazionenecessaria ai Responsabili della conservazione (primo semestre 2016)
ParER 10/12 comunica ad Informatica Trentina l avvenuta configurazionedel sistema di conservazione per l Istituzione scolastica
Informatica Trentina S.p.a. 11/12 comunica formalmente all istituzione scolastica l attivazione del servizio di versamentodei documenti verso il sistema di conservazione Il servizio di versamento verrà effettuato mediante automatismi stabiliti da regole codificate e condivise con gli Enti federati
Istituzione scolastica 12/12 Il Responsabile della conservazione (o formale delegato) verifica periodicamente le notifiche (report) dei versamenti
RIEPILOGANDO SOGGETTO AZIONE 1 ISTITUZIONE SCOLASTICA istituisce il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, nomina il relativo Responsabile, nomina il Responsabile della conservazione (indicativamente entro fine novembre 2015) 2 ISTITUZIONE SCOLASTICA Il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi predispone il Manuale di gestione specifico dell'istituzione secondo il modello fornito dalla Provincia; l Ente adotta il Manuale di gestione 3 4 ISTITUZIONE SCOLASTICA ISTITUZIONE SCOLASTICA -compila la lettera di adesione all accordo PAT IBACN (implica l accettazione di quanto definito in Accordo di collaborazione PAT IBACN, delle Linee guida per la conservazione dei documenti informatici e del Manuale di conservazione di ParER) e l allegata nomina del responsabile esterno al trattamento dei dati personali -sottoscrive la lettera di adesione -spedisce la lettera di adesione alla Soprintendenza per i Servizio Beni culturali PAT e all IBACN e, per conoscenza, a INFORMATICA TRENTINA, all Ufficio Innovazione e Informatica della PAT e all Ufficio digitalizzazione dell attività amministrativa della PAT Il Responsabile della conservazione predispone il Manuale di conservazionespecifico dell'istituzione secondo il modello fornito dalla Provincia L Ente adottail Manuale di conservazionee ne chiede l approvazionealla Soprintendenza per i Beni culturali PAT 5 SOPRINTENDENZA BENI CULTURALI Approva il Manuale di conservazione dell Ente, dandone comunicazione all Ente medesimo e, per conoscenza, a Informatica Trentina e all Ufficio Innovazione e informatica
RIEPILOGANDO SOGGETTO AZIONE 6 7 UFFICIO INNOVAZIONE E INFORMATICA ISTITUZIONE SCOLASTICA Invia all Ente una nota tecnica (parzialmente compilata) contenente le informazioni tecnico-amministrativi per l attivazione della configurazione standard del sistema P.I.Tre. al fine di versare i documenti in conservazione al ParER. Supporta l Ente nella predisposizione di tutta la documentazione tecnica preliminare all'attivazione del servizio di conservazione (tabella descrittiva dei documenti e dei formati dei filesda versare in conservazione, disciplinare tecnico etc.) Invia la nota tecnica preliminare compilata all Ufficio Innovazione e informatica del Servizio Istruzione e formazione del secondo grado, Università e ricerca 8 INFORMATICA TRENTINA Avvia le attività di configurazione P.I.Tre. ed interfacciamento con il sistema ParER (Polo archivistico dell Emilia Romagna) 9 10 11 12 PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO ParER INFORMATICA TRENTINA ISTITUZIONE SCOLASTICA Con il supporto di Informatica Trentina eroga la formazione necessaria ai Responsabili della conservazione (1 semestre 2016) Comunica ad Informatica Trentina l'avvenuta configurazione del sistema di conservazione Comunica formalmente all'istituzione scolastica (e per conoscenza all Ufficio Innovazione e informatica della PAT) l attivazione del servizio di versamento documenti verso il sistema di conservazione Verifica le eventuali notifiche (report) dei versamenti
Provincia Autonoma di Trento Dove trovare la modulistica citata? sul portale www.vivoscuola.it Percorso: - Comunità scolastica - Segreterie - Dematerializzazione
Provincia Autonoma di Trento Approfondimenti sul portale www.cultura.trentino.it Percorso: - Il Dipartimento - Soprintendenza per i beni culturali - Ufficio beni archivistici, librari e Archivio provinciale -Strumenti - 2) Strumenti per la conservazione dei documenti digitali
Provincia Autonoma di Trento Supporto informativo Ufficio beni archivistici, librari e Archivio provinciale - dott. Carlo Bortoli carlo.bortoli@provincia.tn.it Ufficio Innovazione e informatica - Franca Panizza franca.panizza@provincia.tn.it tel.0461 491441 - Chiara Vitale chiara.vitale@provincia.tn.it tel.0461 491366
Incontro informativo con le Istituzioni scolastiche ADEMPIMENTI DEMATERIALIZZAZIONE GRAZIE PER L ATTENZIONE! BUON LAVORO Provincia autonoma di Trento - Ufficio Innovazione e informatica Daniela Ceccato