ENTRO IL 29/11/2011 TUTTE LE SOCIETA SONO OBBLIGATE A DOTARSI DELLA PEC ******* Come noto, in virtù di quanto disposto dal DL n. 185/2008, art. 16, commi da 6 a 10, entro il 29/11/2011, qualora non vi abbiano già provveduto, le imprese costituite in forma societaria, già esistenti al 29/11/2008, sono obbligate: a dotarsi di una casella di Posta Elettronica Certificata (c.d. PEC) o di altro analogo indirizzo e-mail basato su tecnologie che certifichino la data e l ora dell invio e della ricezione, nonché l integrità di quanto inviato; darne comunicazione al Registro delle Imprese. Per le società costituite dal 29/11/2008, la PEC va comunicata all atto dell iscrizione al Registro delle Imprese. Tale DL prevedeva analogo obbligo sia per i professionisti iscritti in Albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, (ad esempio, avvocati, ingegneri, architetti, geometri, medici, consulenti del lavoro, dottori commercialisti ed esperti contabili, ecc.) la cui comunicazione al rispettivo Ordine/Collegio di appartenenza doveva essere effettuata entro il 29/11/2009), sia per le Amministrazioni pubbliche. SOGGETTI OBBLIGATI Il citato art. 16 impone la PEC alle imprese costituite in forma societaria. Stante la generica formulazione normativa di individuazione dei soggetti interessati, che ha ingenerato alcuni dubbi interpretativi, con la Circolare Ministero Sviluppo Economico N. 3645/C del 3/11/2011, è stato chiarito che i soggetti sono rappresentati da: Società di persone (sas, snc); Società di capitali (spa, sapa, srl); Società semplici; Società cooperative; Società in liquidazione; Società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie. La predetta Circolare n. 3645/C non fa menzione alle mutue assicuratrici né alle associazioni, che pertanto devono ritenersi escluse dall obbligo in esame. In merito ai soggetti interessati all adempimento in esame, si evidenziano i chiarimenti forniti dalla CCIAA di Padova: Le società semplici, le cooperative e i consorzi sono obbligati a dotarsi e comunicare l indirizzo PEC? = L obbligo interessa le società semplici e le cooperative, mentre i 1
consorzi, come affermato nella citata circolare n. 3645/C sono esclusi da tale adempimento. Le società e le cooperative in liquidazione o fallimento hanno l obbligo di dotarsi e comunicare l indirizzo PEC? = SI La normativa non prevede esclusioni di alcun tipo. Le imprese individuali hanno l obbligo di dotarsi e comunicare l indirizzo PEC? Qualora non obbligate, possono comunque comunicare il predetto indirizzo? = N. L obbligo riguarda esclusivamente le imprese costituite in forma societaria. Qualora l impresa individuale disponga della PEC, poiché il Registro imprese non può inserire dati non previsti dalla legge, le eventuali comunicazioni PEC effettuate da soggetti non tenuti a tale obbligo saranno rifiutate dalla CCIAA. Le società estere con sede secondaria e/o unità locale in Italia hanno l obbligo di dotarsi e comunicare l indirizzo PEC? = L obbligo riguarda esclusivamente le sedi secondarie iscritte ex art. 2508, C.c., considerato che la PEC si configura come <sede elettronica> della società. Diversamente, l adempimento in esame non interessa le unità locali di imprese estere prive di una rappresentanza stabile in Italia, considerato che le stesse non sono iscritte al Registro delle Imprese. Le società che dispongono di più unità locali/sedi secondarie in varie Province si deve dotare e comunicare più indirizzi PEC? = NO. Le società devono comunicare un solo indirizzo PEC presso il Registro delle Imprese della sede legale, a prescindere dalle unità locali/sedi secondarie di cui dispongono. I soggetti iscritti esclusivamente al REA (associazioni, fondazioni, ecc.) sono obbligati a comunicare l indirizzo PEC? = NO. L obbligo riguarda esclusivamente le imprese costituite in forma societaria e pertanto sono escluse le associazioni iscritte esclusivamente al REA. Inoltre, analogamente a quanto sopra previsto per le imprese individuali, qualora tali soggetti dispongano della PEC, poiché il Registro imprese non può inserire dati non previsti dalla legge, le 2
eventuali comunicazioni PEC effettuate da soggetti non tenuti a tale obbligo saranno rifiutate. Le società che sono in procinto di cancellarsi dal Registro delle Imprese sono tenute a comunicare la PEC? = L obbligo non interessa i soli soggetti che inviano la pratica della cancellazione entro il 28/11/2011. MODALITA DI ATTIVAZIONE DELLA PEC Per l attivazione della PEC le imprese devono scegliere e stipulare un contratto con un gestore abilitato a fornire tale servizio, il quale provvederà ad attribuire all utente una casella di posta elettronica certificata e le relative chiavi per potervi accedere e leggere i messaggi in essa contenuti. L elenco pubblico dei gestori abilitati è consultabile sul sito: www.digitpa.gov.it/pec_elenco_gestori E possibile utilizzare anche un gestore comunitario purchè, conformemente alla legislazione del proprio Stato di residenza, rivesta una forma giuridica equipollente alla spa e soddisfi requisiti e formalità equivalenti alla normativa italiana. Il gestore, oltre a garantire l autenticità e l integrità dei messaggi trasmessi: - si interpone tra mittente e destinatario; - comunica e registra l avvenuto (o fallito) invio del messaggio da parte del mittente; - comunica e registra la consegna (o mancata consegna) del messaggio al destinatario. Se il mittente smarrisce le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse. TERMINI E MODALITA DI COMUNICAZIONE AL REGISTRO DELLE IMPRESE Il termine per la comunicazione della PEC al Registro delle Imprese è differenziato a seconda che la società sia già esistente al 29/11/2008 (data di entrata in vigore del citato DL n. 185/2008) ovvero sia costituita successivamente. DATA COMUNICAZIONE DELL INDIRIZZO PEC COSTITUZ. TERMINE DESTINATARIO SOCIETA ante 29/11/2008 = entro il 29/11/2011 dal 29/11/2008 = all atto dell iscriz. al Reg. Imprese Reg. 3
delle Imprese Una volta acquisita, la PEC va comunicata al Registro delle Imprese entro il prossimo 29/11/2011. A tal fine, nella Circolare n. 3645/C, è confermato che: ~ la comunicazione va effettuata esclusivamente con modalità telematica utilizzando ComUnica ; ~ la distinta deve contenere il mod. S2 nel quale va compilato il riquadro 5, relativamente ai campi destinati all indirizzo di posta elettronica; ~ l iscrizione della PEC e delle sue successive eventuali variazioni è esente da imposta di bollo e da diritti di segreteria. E comunque precisato che qualora la comunicazione, oltre a contenere l indicazione dell indirizzo PEC, sia presentata anche ai fini dell iscrizione di altri atti o fatti (ad esempio, trasferimento della sede sociale, nomina amministratori, ecc.), sono dovuti l imposta di bollo ed i diritti di segreteria collegati a tale ulteriore comunicazione; ~ in caso di una PEC già iscritta al Registro delle Imprese, nel caso sia prossima la scadenza ovvero la stessa sia scaduta, dovrà attivarsi presso il gestore del servizio per il rinnovo del certificato. In tale circostanza, non è necessario effettuare alcuna ulteriore comunicazione al Registro delle Imprese. Inoltre, secondo quanto affermato dal Ministero dello sviluppo economico: si ritiene che nulla osti all indicazione, nell ambito della comunicazione in questione, dell indirizzo di posta elettronica di uno studio professionale che assista l impresa negli adempimenti burocratici, ovvero, ad esempio, di un altra società cui l impresa obbligata all adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata. Alla luce di tale interpretazione, pertanto, è possibile indicare l indirizzo PEC: ~ dello studio professionale a cui l impresa si affida per gli adempimenti amministrativi/fiscali, ecc. Di conseguenza, lo studio professionale può utilizzare il proprio indirizzo PEC ovvero istituire, ad esempio, un unico indirizzo comune in relazione ai clienti-società. In tal caso va comunque evidenziato che, considerato il valore legale dei messaggi inviati tramite la PEC, sarà responsabilità dello studio professionale monitorare la casella di posta elettronica al fine di evitare il decorso dei termini collegati con la notifica dei messaggi stessi; ~ di una società cui il soggetto obbligato è giuridicamente o economicamente collegato. Così, ad esempio, le società appartenenti ad un gruppo, possono comunicare un unico indirizzo PEC. In relazione alle predette questioni la CCIAA di Padova ha precisato/confermato quanto segue: La CCIAA rilascia caselle di PEC? = NO. Infatti, ai fini di acquisire una casella PEC è necessario rivolgersi ad un gestore abilitato da DigitPA. Si rammenta ancora che l elenco pubblico dei gestori abilitati è consultabile sul sito: www.digitpa.gov.it/pec_elenco_gestori 4
(DigitPA: Ente Nazionale per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione) La comunicazione della PEC al Registro delle Imprese comporta il sostenimento di costi? = NO. La comunicazione al Registro delle Imprese è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria. E possibile comunicare al Registro delle Imprese un indirizzo PEC già assegnato dal gestore ma non ancora attivato (ad esempio, in quanto non è ancora stato accertato il pagamento)? = NO. Poiché l indirizzo PEC assegnato ma non attivato dal punto di vista tecnico-informatico è inesistente, qualora entro il 29/11 sia comunicato un tale indirizzo, saranno comminate le sanzioni per tardiva comunicazione. Le variazioni dell indirizzo PEC devono essere comunicate al Registro delle Imprese? = SI. Poiché l indirizzo PEC indicato nella visura e nei certificati deve essere sempre valido ed attivo, le eventuali variazioni dello stesso devono essere comunicate con le stesse modalità previste per la prima comunicazione. La PEC comunicata al Registro delle Imprese può essere associata a più soggetti? SI. Infatti, la norma non prevede univocità della casella PECsocietà. Di conseguenza una stessa casella PEC può essere utilizzata da più imprese. In tal caso la piena responsabilità sull indicazione e il relativo accesso alla gestione nonché sul mantenimento della validità ed attivazione tecnica dell indirizzo ricade esclusivamente sui legali rappresentanti che hanno effettuato la comunicazione al Registro delle Imprese. L impresa che dispone di più indirizzi PEC (ad esempio, per ciascun ufficio, dipartimento, unità locale) può iscriverli tutti al Registro delle Imprese? = NO. Al Registro delle Imprese va comunicato un solo indirizzo PEC che rappresenta l equivalente elettronico dell indirizzo fisico della sede legale. Con quale modalità va comunicato l indirizzo PEC al Registro delle Imprese? = 5
L indirizzo PEC va comunicato esclusivamente per via telematica tramite ComUnica, Starweb o la nuova procedura semplificata presente sul portale: http://pecregistroimprese.infocamere.it/dpec_war/do/home.action? X=XXXwww.registroimprese.it Come è possibile verificare se una società ha già comunicato l indirizzo PEC al Registro delle Imprese? = Al fine di verificare se una società ha già comunicato il proprio indirizzo PEC è possibile collegarsi al sito Internet: http://www.registroimprese.it/dama/comc/comc/it/pec/indexsoci eta.jsp Inserendo la denominazione della società e la provincia della sede legale. Qualora nella scheda di dettaglio riferita alla società il campo Indirizzo di posta elettronica certificata : - è visualizzato la società ha già comunicato la PEC; - non è visualizzato, la società non ha comunicato la PEC. Per le società in liquidazione/fallimento è necessario richiedere una visura camerale o contattare l Ufficio relazioni con il pubblico della CCIAA. E possibile comunicare al Registro delle Imprese una casella PEC con dominio @postacertificata.gov.it? = NO. Il dominio @postacertificata.gov.it è riservato esclusivamente alle caselle PEC relative alle comunicazioni tra cittadini e pubblica amministrazione e pertanto non è utilizzabile dalle imprese costituite in forma societaria. SOGGETTO TENUTO ALLA COMUNICAZIONE DELLA PEC La comunicazione della PEC, come evidenziato anche nella citata Circolare n. 3645/C, richiede la disponibilità della firma digitale. Se effettuata dall amministratore della società, è possibile utilizzare, accedendo al sito Internet www.registroimprese.it, una procedura semplificata che consente di procedere all adempimento in modo ancora più rapido. Qualora la comunicazione sia effettuata da parte dei professionisti individuati dall art. 31, comma 2-quinquies, Legge n. 340/2000, gli stessi devono dichiarare nelle note di: essere stati incaricati di tale adempimento dal legale rappresentante della società; essere iscritti nel relativo Albo qualora il dispositivo della firma digitale utilizzato per sottoscrivere la domanda non sia completo del 6
certificato di ruolo. SANZIONI PER L OMESSA COMUNICAZIONE DELLA PEC Per l omessa comunicazione della PEC al Registro delle Imprese entro il 29/11/2011, il su richiamato DL n. 185/2008 non individua la sanzione applicabile. Ora, il Ministero dello sviluppo economico, nella Circolare n. 3645/C, conferma quanto già anticipato dalle CCIAA, ossia che: il mancato rispetto di tale termine comporta l applicazione delle sanzioni previste dall art. 2630 del codice civile in capo al legale rappresentante dell impresa stessa. Di fatto, dunque, la violazione dell obbligo in esame comporta l irrogazione della sanzione di cui all art. 2630, C.c., relativa all omesso/tardivo deposito di atti, documenti, denunce e comunicazioni, ossia da 206,00 a 2.065,00 per ciascun responsabile (amministratore), con la possibilità di fruire della riduzione della sanzione qualora, entro 60 giorni dalla notifica, sia effettuato un pagamento liberatorio ridotto pari a 412,00 (doppio del minimo della sanzione), per ciascun responsabile. Va evidenziato che, per effetto della riformulazione del citato art. 2630, ad opera del c.d. Statuto delle Imprese, approvato definitivamente dalla Camera il 3/11/2011, le predette sanzioni sono ridotte del 50%, e cioè, da 103,00 a 1.032,00. E inoltre previsto che, qualora la comunicazione sia effettuata entro 30 giorni dalla scadenza, la sanzione è ulteriormente ridotta ad 1/3 (da 34,00 a 344,00). CARATTERISTICHE E VANTAGGI DELLA PEC La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare e- mail con valore legale ed è equiparata ad una raccomandata con ricevuta di ritorno. Grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti medesimi che per gli eventuali allegati. I vantaggi dell utilizzo della PEC sono essenzialmente legati al risparmio di tempo e di costi rispetto all utilizzo del mezzo postale tradizionale. In forza delle caratteristiche della PEC, si annotano di seguito, alcuni dei suoi vantaggi: è semplice Controllare e gestire la propria casella di posta elettronica è facile, semplice e immediato; è utile La posta elettronica certificata ha valore legale, proprio come una lettera raccomandata e può essere usata con le pubbliche amministrazioni e altri indirizzi PEC; è conveniente Contrapponendo i costi di una casella PEC a quelli di strumenti quali fax e raccomandate, il risparmio, in termini economici e di tempo, è notevole; è comoda La casella PEC può essere utilizzata tramite qualsiasi computer collegato ad Internet; ha valore legale A differenza della tradizionale Posta Elettronica, le 7
caselle PEC hanno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch esse opponibili a terzi. VALORE LEGALE DELLA PEC Al messaggio (e-mail) è riconosciuto valore legale analogo alla raccomandata A/R qualora sia il mittente che il destinatario siano titolari di una casella di posta elettronica certificata (a prescindere dal fatto che il gestore del servizio sia o meno il medesimo per i 2 soggetti). Valore legale PEC SE Mittente e Destinatario sono titolari di una casella pec La ricevuta di avvenuta consegna inoltrata dal gestore attesta che il messaggio di posta elettronica certificata è arrivato nella casella di posta elettronica del destinatario indipendentemente dall avvenuta lettura da parte di quest ultimo. Come affermato dal CNIPA (Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione) certificare l invio e la ricezione i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio e dell eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale. Poiché è dal momento della messa a disposizione nella casella del destinatario che decorrono anche eventuali termini legali di decadenza collegati alla natura del documento inviato, sarà necessario porre attenzione ai messaggi ricevuti, verificando con frequenza la propria casella al fine di evitare la decadenza di termini legati alla ricezione degli stessi. A tal proposito va considerato che la PEC può essere utilizzata anche: dall Amministrazione finanziaria per notificare al contribuente alcuni atti. In particolare, secondo quanto previsto dall art. 38, comma 4, DL n. 78/2010, tale modalità di notifica può interessare, ad esempio, la cartella di pagamento; nell ambito del processo tributario. Infatti, per effetto di quanto previsto dal DL n. 98/2011 e dal DL n. 138/2011, è necessario che l indirizzo PEC del difensore o delle parti sia indicato nel ricorso o nel primo atto difensivo. Va inoltre evidenziato che la PEC consente, ad esempio: alle società di capitali non quotate di convocare l assemblea. Infatti, ai sensi dell art. 2366, C.c., la convocazione può essere effettuata mediante avviso comunicato ai soci utilizzando mezzi idonei a garantire l avvenuto ricevimento (ad esempio, tramite raccomandata A/R ovvero PEC), se ciò sia consentito dallo Statuto; 8
di attribuire data certa al messaggio ed ai documenti ad esso allegati, analogamente all apposizione sugli stessi del timbro postale. Così, ad esempio, la PEC può essere utilizzata al fine di dare data certa all autocertificazione redatta per il rispetto delle disposizioni in materia di Privacy. PER COSA SI PUO USARE LA PEC Molteplici possono essere gli utilizzi della PEC; tra gli altri si indicano i seguenti impieghi: Aziende e privati che devono inviare documenti alla P.A. (accertamento tributario, ecc.); Aziende che desiderano sostituire la posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti e fornitori; Privati che vogliono evitare spese e code per l invio delle proprie raccomandate; Enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri Enti o verso i cittadini; Inoltro di circolari e direttive; Integrazione delle trasmissioni certificate in software gestionali, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow; Invio e ricezione di ordini, contratti, fatture; Convocazione di Consigli, Assemblee, Giunte; Gestione di gare di appalto. ***** Già a far data dal 29/11/2009, anche tutti i professionisti iscritti ad un Albo o ad un elenco istituito con legge dello Stato, devono avere una casella di posta elettronica certificata, e l ordine di appartenenza deve rendere disponibile on line gli indirizzi dei propri iscritti. La PEC, comunque, non è riservata a imprese e professionisti, ma può essere utilizzata da tutti. Si ricorda infatti che ogni cittadino può ottenere una casella PEC, che consente di inviare e ricevere e-mail con valore equivalente alla lettera raccomandata. Ogni ufficio pubblico deve avere un proprio indirizzo PEC a cui i cittadini possono scrivere. La PEC, infatti, nasce proprio con l obiettivo di eliminare la carta nelle comunicazioni tra i cittadini, le imprese e la pubblica amministrazione, e quindi renderle più rapide e meno costose. Una volta in possesso di un indirizzo PEC, i messaggi recapitati nella nostra casella si considerano da noi ricevuti, e quindi conosciuti, anche se non li abbiamo letti. E quindi necessario verificare frequentemente se sono arrivati nuovi messaggi, in modo di poterne conoscere il contenuto. In caso contrario, sarebbe come se non leggessimo una raccomandata per la quale il postino ci ha fatto firmare la ricevuta. Brindisi, 12 novembre 2011 elaborazione: Dott. Antonio Francioso 9
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