La funzione antiriciclaggio nel sistema di controllo interno: ruolo, responsabilità e rendicontazione delle attività svolte S T U D I O R E T T E R S R L A S O C I O U N I C O VIA CORRIDONI, 11-20122 MILANO
La funzione antiriciclaggio nel sistema di controllo interno I Livello o controlli di linea: controlli di «bontà operativa» effettuati direttamente dai responsabili delle funzioni operative II Livello: controlli di conformità effettuati dalla funzione antiriciclaggio III Livello: controlli di merito effettuati dalla funzione di revisione interna 3
La funzione antiriciclaggio nel sistema di controllo interno La funzione antiriciclaggio: è una funzione aziendale «specificamente deputata a prevenire e contrastare la realizzazione di operazioni di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo» la sua istituzione presso gli intermediari è OBBLIGATORIA ai sensi del Provvedimento di Banca d Italia del 10 marzo 2011 riferisce direttamente agli organi di vertice ed ha accesso a qualsiasi informazione rilevante per lo svolgimento dei propri compiti al fine di garantirne l indipendenza e l autonomia, deve essere dotata di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate ai compiti da svolgere. 4
I compiti della funzione antiriciclaggio e le responsabilità Il Provvedimento affida alla funzione antiriciclaggio compiti di: identificare le norme applicabili e valutare il loro impatto sui processi e le procedure interne; collaborare all individuazione del sistema dei controlli interni e delle procedure e verificarne l idoneità, proponendo le modifiche organizzative e procedurali necessarie o opportune al fine di assicurare un adeguato presidio dei rischi; prestare consulenza e assistenza agli organi aziendali e all alta direzione; in caso di offerta di prodotti e servizi nuovi, effettuare in via preventiva le valutazioni di competenza; verificare l affidabilità del sistema informativo di alimentazione dell archivio unico; trasmettere mensilmente alla UIF i dati aggregati concernenti le registrazioni nell'archivio Unico Informatico; curare la predisposizione di un adeguato piano di formazione del personale dipendente e dei collaboratori; predisporre flussi informativi diretti agli organi aziendali e all alta direzione. 5
La rendicontazione delle attività svolte Nella valutazione dell adeguatezza delle procedure, la funzione può effettuare controlli in loco su base campionaria per verificare l efficacia e la funzionalità delle stesse e individuare eventuali aree di criticità. 6
La rendicontazione delle attività svolte Verbale di verifica (audit report) Ha come obiettivo la trasmissione di una efficace comunicazione dei risultati conseguiti durante lo svolgimento del controllo. Struttura tipica: sintesi direzionale (breve ed incisiva che permetta l immediata percezione dei contenuti da parte dei destinatari) obiettivi dell audit ampiezza del lavoro (raggio d azione, metodologie applicate, tempistiche) descrizione dell area oggetto di audit (permette di palesare le valutazioni preliminari dei rischi e dei controlli che la caratterizzano) risultati dell esame (indicazione delle verifiche svolte, dei rilievi emersi e della gravità degli stessi) giudizio professionale sintetico 7
La rendicontazione delle attività svolte Almeno una volta l anno, la funzione presenta agli organi di supervisione strategica, gestione e controllo una relazione: sulle iniziative intraprese, sulle disfunzioni accertate, sulle relative azioni correttive da intraprendere, sull attività formativa del personale. 8
La rendicontazione delle attività svolte Schema RELAZIONE ANNUALE (conforme alla Circolare di Banca d Italia del 16/10/2015: «Autovalutazione dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Relazione annuale della funzione antiriciclaggio») 1 PREMESSA 2 COLLOCAZIONE DELLA FUNZIONE ANTIRICICLAGGIO NELL ORGANIZZAZIONE AZIENDALE 3 ATTIVITÀ SVOLTE NEL PERIODO DI RIFERIMENTO, EVENTUALI DISFUNZIONI ACCERTATE E AZIONI CORRETTIVE PROPOSTE 3.1 Identificazione delle norme applicabili e del relativo impatto sui processi e sulle procedure interne, supporto all individuazione del Sistema dei Controlli Interni e delle procedure finalizzato alla prevenzione e al contrasto dei rischi di riciclaggio e finanziamento al terrorismo 3.2 Aggiornamento delle procedure operative 3.3 Attività svolte in materia di adeguata verifica e della profilatura della clientela 3.3.1 Verifica del corretto assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela 3.3.2 Verifica dell assolvimento degli obblighi secondo un approccio basato sul rischio: profilatura della clientela 3.4 Attività svolte in materia di registrazioni e tenuta dell AUI 3.4.1 Verifica dell affidabilità del sistema informativo di alimentazione dell archivio antiriciclaggio aziendale 3.4.2 Verifica di conformità alle disposizioni in materia di registrazione 3.5 Attività svolte in materia di individuazione e segnalazioni delle operazioni potenzialmente sospette 3.5.1 Verifica sulla sospettosità delle operazioni tentate o compiute dai clienti 3.5.2 Segnalazioni di operazioni sospette 3.6 Attività svolte in materia di contrasto al finanziamento del terrorismo e alla proliferazione delle armi di distruzione di massa 3.6.1 Verifica sulla clientela 3.6.2 Verifica del corretto assolvimento degli obblighi segnaletici 9
La rendicontazione delle attività svolte Schema RELAZIONE ANNUALE (conforme alla Circolare di Banca d Italia del 16/10/2015: «Autovalutazione dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Relazione annuale della funzione antiriciclaggio») 4 ATTIVITÀ FORMATIVE REALIZZATE NEL PERIODO DI RIFERIMENTO E IN PIANIFICAZIONE PER L ANNO SUCCESSIVO 4.1 Verifica del livello di sensibilizzazione alla normativa antiriciclaggio 4.2 Partecipazione del personale dipendente e dei collaboratori ad eventi formativi nel periodo di riferimento 4.3 Piano di formazione per il 2016 5 STATO DI AVANZAMENTO DELLE INIZIATIVE DI ADEGUAMENTO DEFINITE ALLA LUCE DELLE RISULTANZE DELLE ATTIVITÀ DI VERIFICA 6 ATTIVITÀ DI CONSULENZA AGLI ORGANI AZIENDALI E ALLE FUNZIONI OPERATIVE 7 PROBLEMATICHE RISCONTRATE ED ALTRE NOTIZIE RILEVANTI 8 PIANO DI ATTIVITÀ PER L ANNO SUCCESSIVO 9 CONCLUSIONI ALLEGATO 1 - PIANO DI FORMAZIONE IN MATERIA DI ANTIRICICLAGGIO PER IL PERIODO 1.1.2017 31.12.2017 1 PREMESSA 2 PIANO DI FORMAZIONE 3 OBIETTIVI FORMATIVI 4 MODALITÀ E CARATTERISTICHE DI EROGAZIONE 5 LE RISORSE FINANZIARIE ALLEGATO 2 - PIANO DI ATTIVITÀ PER IL PERIODO 1.1.2017 31.12.2017 10
La rendicontazione delle attività svolte La rilevanza della rendicontazione Verbale ispettivo Consob 2016 Provvedimento sanzionatorio Consob 2016 Lettera di contestazione Banca d Italia 2016 11
I rapporti con altre funzioni aziendali La funzione antiriciclaggio collabora con la funzione di controllo di conformità, la revisione interna, l area legale, l organizzazione, le funzioni di gestione dei rischi, delle risorse umane, dei sistemi informativi nello sviluppo di metodologie di gestione del rischio coerenti con le strategie e l operatività aziendale. L adeguatezza e l efficacia della funzione sono sottoposte a verifica periodica da parte della revisione interna. Il responsabile della revisione interna informa il responsabile antiriciclaggio delle eventuali inefficienze nella gestione del rischio emerse nel corso delle attività di verifica. 12
I rapporti con altre funzioni aziendali Funzione antiriciclaggio - > Organo supervisione strategica segnala ritardi e/o anomalie nell applicazione della normativa da parte delle funzioni operative o l assenza/incompletezza dei presidi aziendali sui rischi di non conformità; mette a disposizione gli esiti delle proprie attività (report, dati, informazioni); esprime pareri sulle azioni da intraprendere per la prevenzione o il contenimento del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo o su specifici contenuti, nel rispetto delle reciproche autonomie e compiti. richiede, se necessario, supporto nelle attività di auto-valutazione e per il reperimento di informazioni e documentazioni su processi e procedure; richiede/riceve informazioni sui progetti di adeguamento alla normativa, interventi organizzativi rilevanti e/o l avvio di nuovi prodotti e servizi nonché sulle azioni intraprese per la rimozione delle anomalie rilevate; si coordina per la pianificazione dei controlli. 13
I rapporti con altre funzioni aziendali Funzione antiriciclaggio -> Organo di controllo segnala ritardi e/o anomalie nell applicazione della normativa da parte delle funzioni operative di business; richiede consulenza relativamente a specifici contenuti del reporting all Organo di supervisione strategica, nel rispetto delle reciproche autonomie e compiti; mette a disposizione gli esiti delle proprie attività (report, dati, informazioni, etc.). Funzione Antiriciclaggio -> Responsabile SOS segnala prontamente al responsabile della segnalazione delle operazioni sospette rapporti/operazioni a rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo; collabora con il responsabile della segnalazione delle operazioni sospette e fornisce informazioni relative alla segnalazione; attua presidi tali da mantenere la riservatezza in ogni fase della segnalazione. Funzione antiriciclaggio -> Aree operative fornisce, su richiesta, consulenza ai fini del corretto assolvimento degli obblighi antiriciclaggio di sua competenza, anche con riguardo a casi specifici; espleta, su richiesta, l attività di rafforzata verifica della clientela. 14