Verbale della riunione del Consiglio della Biblioteca del 6 luglio 2009 In data 6 luglio 2009 alle ore 14.30 presso la Sala Riunioni della Biblioteca si è riunito il Consiglio di Biblioteca come da art. 10 del Regolamento della Biblioteca. Sono presenti: prof. Alberto Maffi (scienze giuridiche), dott.ssa Nadia Solaro (scienze statistiche), prof. Gianmarco Navarini (scienze sociologiche), prof.ssa Giovanna Lucchini (scienze biologiche biotecnologiche e ambientali), prof. Dario Narducci (scienze chimiche), prof. Annalisa Tunesi (scienze geologiche), prof. Luca Stanca (scienze economiche), prof. Luigi Fontana (scienze matematiche), dott.ssa Silvia Servidei (rappresentanti del personale), dott. Maurizio di Girolamo (Direttore della Biblioteca), dott.ssa Luisanna Saccenti, dott.ssa Giovanna Geppert, dott.ssa Annalisa Bardelli (su invito del direttore); assenti giustificati: dott. Giovanni De Vito (scienze mediche), dott.ssa Maria Bagassi (scienze psicologiche), dott. Davide Ciucci (scienze informatiche), prof. Haim Burstin (scienze pedagogiche e scienze umane), prof.ssa Mirella Enriotti (scienze fisiche), dott. Valerio Bianchini, sig. Antonio Banfi (rappresentanti del personale), sig.ra Sara Capasso (rappresentante degli studenti), sig.ra Silvia Dusi (rappresentante degli studenti) Ordine del giorno 1) Approvazione del verbale della riunione precedente 2) Comunicazioni del Presidente e del Direttore 3) Criteri per la razionalizzazione delle spese relative alle risorse elettroniche 4) Situazione spese al 30 giugno 2009 5) Proposta acquisizione pacchetti e-journal e altre risorse elettroniche 6) Varie 1) Approvazione del verbale della riunione precedente Il verbale della riunione del 21 maggio 2009 viene approvato senza modifiche. Il Direttore comunica che a seguito delle valutazioni espresse dalle aree interessate successivamente al CdB di maggio si è proceduto al rinnovo della banca dati PIO. Su proposta del Direttore si anticipa la trattazione dei punti 3 e 5 all ordine del giorno. 2) Criteri per la razionalizzazione delle spese relative alle risorse elettroniche Il Direttore ricorda come fino ad oggi l acquisizione di nuove risorse e l eventuale dismissione di quelle non più ritenute di interesse siano avvenute sulla base della valutazione da parte della Direzione della biblioteca, dei rappresentanti delle aree, del Consiglio di Biblioteca per le loro rispettive competenze e tenuto conto delle rispettive sfere di autonomia. Non sono stati quindi applicati criteri rigidi, né di tipo formale ne di tipo sostanziale, nel processo di selezione e acquisizione di nuove risorse elettroniche da 1
finanziarsi sui fondi comuni, ad eccezione di quello dell interesse di almeno tre aree disciplinari. Le limitate dismissioni sono state invece dettate per lo più dalla contemporanea acquisizione di risorse simili quanto a copertura disciplinare, ma ritenute più interessanti dai referenti di area. La crescita del volume di spesa per le RER, la contemporanea esplosione di questo particolare settore dell editoria accademica, attraverso un offerta sempre più ampia sia in termini di numero di risorse disponibili sia in termini di maggiore competizione fra gli editori per prodotti indirizzati allo stesso segmento di mercato, la prevista riduzione del budget degli Atenei che potrebbe riguardare anche la spesa per risorse bibliografiche, il mutamento degli ambiti di ricerca e dell offerta formativa del nostro Ateneo non solo in attuazione delle direttive ministeriali, ma anche e soprattutto in una logica di miglioramento della qualità della propria offerta, sono tutti elementi da tenere in considerazione quando si tratta di assumere decisioni circa lo sviluppo delle collezioni da parte della biblioteca. Appare dunque necessario che la si doti di una serie di criteri e di raccomandazioni condivise, semplici ma efficaci nell applicazione e che garantiscano un buon livello di flessibilità in una logica d insieme coerente e non arbitraria. Viene proposta la costituzione di una commissione che entro giugno 2010 elabori delle linee guida per la selezione delle nuove risorse e l eventuale dismissione di quelle già possedute condivise, semplici ma efficaci nell applicazione e che garantiscano un buon livello di flessibilità, da cui derivare alcuni criteri applicabili periodicamente. Tali criteri potranno essere applicati sia alle risorse già possedute, mediante una classificazione delle stesse in fasce di interesse, sia a quelle di cui verrà proposta l attivazione. Dato che l attuale CdB resterà in carica solo fino al 30 settembre 2009 si concorda che la commissione venga formalmente insediata dopo il rinnovo del Consiglio. Il Direttore sottolinea come la formulazione di una politica delle collezioni elettroniche si deve inquadrare nel contesto più ampio relativo alla razionalizzazione della spesa. In questa ottica nella fase di formulazione della richiesta di stanziamento si dovrà necessariamente tenere conto dell impegno assunto l anno scorso con gli organi accademici di non fare lievitare il fabbisogno e nel breve periodo cercare di contenere la richiesta mediante l impiego dell avanzo. Le misure intraprese tra fine 2008 e inizio 2009 (formulazione della richiesta contabilizzando parte dell avanzo e impiegando la parte restante per acquisto di risorse comuni) stanno consentendo di realizzare tali obiettivi di razionalizzazione (riduzione dell avanzo, riduzione della richiesta, mantenimento del fabbisogno stabile). In considerazione di una prevedibile contrazione del finanziamento, il Direttore ritiene che sia opportuno proseguire su questa strada anche per la richiesta 2010, in attesa di intervenire in maniera più strutturata attraverso l applicazione dei criteri di selezione sopra ricordati a partire dal 2011 2
3) Proposta acquisizione pacchetti e-journal e altre risorse elettroniche Il Direttore, riallacciandosi al punto precedente, espone quanto già comunicato via mail a tutti i componenti del CdB in data 2 luglio 2009 a proposito dell acquisto di alcune RER in prima quota, sottolineando la necessità di arrivare ad una decisione in merito nel corso della seduta che tenesse conto anche delle opinioni espresse via mail da chi non è presente in CdB. Al momento sono pervenute una serie di richieste per l attivazione di nuove risorse elettroniche per un importo pari a circa 35.000,00 per le quali, in base ai criteri fin qui adottati (richiesta di almeno tre aree e interesse confermato da trial) appare possibile ritenere giustificato l acquisto con fondi di prima quota. Nelle scorse settimane la Biblioteca aveva inoltre sottoposto alle aree la proposta di acquisto per i pacchetti di riviste Taylor and Francis e Sage, fornendo tutti gli elementi di valutazione economica circa i possibili risparmi a fronte di un interesse da parte delle aree che già sottoscrivono alcuni abbonamenti nell acquisto dell intero pacchetto editoriale. Nella tabella che segue per ogni risorsa proposta sono indicati il costo e le aree interessate. 3
Nome risorsa Descrizione costo (iva compresa) aree interessate Nature methods rivista 3.677,00 biologia, fisica, chimica Nature chemistry rivista 4.593,00 biologia, fisica, chimica Nature chemical biology rivista 4.593,00 biologia, fisica, chimica Cell death and differentiation (Nature) rivista 1.428,00 biologia, fisica, chimica Communication abstracts DB disponibile su piattaforma CSA Illumina che contiene informazioni complete relativamente alle pubblicazioni legate all'area della comunicazione su scala mondiale 2.766,00 sociologia, economia, psicologia, statistica Education research complete Banca dati sia bibliografica che full text che, come fonte di informazione e ricerca scientifica, copre tutte le aree dell'ed ucazione 6.120,00 scienze formazione SPIE Digital Library Digital Library della International society for optics and photonics: fornisce l'accesso a tutti le pubblicazioni periodiche e atti dei congressi SPIE dal 1990 ad oggi 11.600,00 informatica, chimica, fisica 34.777,00 medicina, economia, sociologia Sage 10.932,00 Taylor & Francis 40.883,00 chimica, fisica, medicina, economia, sociologia Totale 86.592,00 Vista la disponibilità di una quota di avanzo 2008 pari a circa 49.000,00 il Direttore invita il CdB a riflettere circa l opportunità di impiegarlo per l acquisto di alcune di queste risorse. Nel caso che le risorse scelte superino questa cifra, sarà necessario integrare l avanzo con i contributi delle aree interessate (o di tutte le aree in misura proporzionale all interesse). In considerazione dell interesse manifestato fino ad ora, dei costi delle risorse e dell avanzo disponibile, il Direttore propone di acquistare tutte le risorse elettroniche 4
indicate dalle aree (circa 35.000 euro) più il pacchetto Sage (circa 11.000 euro), per un importo complessivo di circa 46.000,00. In questo modo per l anno 2010 non sarà necessario richiedere finanziamento per tali risorse, cosa che sarà invece fatta nel 2010 per il 2011 mediante la presentazione di una nota allegata alla richiesta di quest anno in cui si motiva l intervallo di un anno nella richiesta (ma non nel fabbisogno). Trattandosi però di risorse non una tantum, esse rientreranno, al pari delle altre, nella valutazione secondo i criteri che verranno stabiliti nel corso del 2010 e potranno essere rinnovate o dismesse nel 2011 a seconda degli esiti delle verifiche. A seguito della richiesta di chiarimenti da parte di alcuni membri del CdB circa il metodo con cui la Biblioteca ha condotto l intera questione e in particolare circa la composizione del pacchetto di risorse oggetto della proposta sopra ricordata, il Direttore ricorda che la biblioteca ha effettuato un indagine tra i referenti d area riguardo all acquisizione dei pacchetti Taylor and Francis e Sage sulla base delle seguenti motivazioni: - elevato numero di abbonamenti in corso sottoscritti dalle aree - richieste pervenute per nuovi abbonamenti 2010 - esistenza di un contratto Cilea che assicura condizioni economiche più favorevoli. In considerazione di questi fattori l'acquisto dei due pacchetti consentirebbe: - l'ampliamento dell'offerta scientifica con accesso a circa 1200 testate in più comprese quelle per cui e' stata fatta esplicita richiesta per il 2010 - il passaggio alla versione e-only delle testate attualmente sottoscritte (297 abbonamenti) con conseguente risparmio di spazio e tempo per il trattamento della gestione dei fascicoli. Da tale indagine tuttavia non è emerso un interesse significativo per entrambi i pacchetti da parte delle aree. Successivamente, viste le richieste pervenute da alcune aree per l attivazione di nuove risorse elettroniche da pagarsi in prima quota, e vista la disponibilità di un avanzo sufficiente a coprirne il costo almeno per il 2010, è stata formulata la proposta sopra descritta. Si apre un ampia e articolata discussione cui partecipano quasi tutti i presenti, da cui emergono alcune posizioni ben definite sintetizzabili come segue: - l avanzo è prodotto per lo più dalle aree di scienze sociali che dispongono di consistenti terze quote, e in parte può essere interpretato come ridotta capacità di spesa, giustificandone la ridistribuzione nell interesse collettivo della biblioteca 5
- l impiego dell avanzo 2008 per l acquisizione di risorse multidisciplinari ed una tantum ha fino ad ora consentito alle aree STM di acquisire risorse elettroniche per le quali non ci sarebbero stati fondi sufficienti da parte delle aree stesse - nel corso del 2009 il CdB ha parzialmente riequilibrato tale situazione, concordando di impiegare 60.000,00 per l acquisto di risorse di interesse delle aree umanistiche - l impiego della parte di avanzo rimanente ( 49.000,00) per risorse che non soddisfano le condizioni di partenza (multidisciplinarietà e acquisto una tantum) e di differente tipologia (periodici, pacchetti di periodici e banche dati) solleva il problema dell aumento del fabbisogno per gli anni successivi e rende necessario individuare una soluzione per il loro finanziamento futuro - l interesse delle aree per le risorse elettroniche è molto diverso e in alcuni casi risorse di grande interesse non possono essere acquisite a causa dei costi eccessivi non sostenibili dalle aree stesse (es. back file di riviste di matematica) - l acquisizione di pacchetti, se comporta un indubbio risparmio e una riduzione del costo per titolo, vincola la biblioteca ad una spesa pluriennale che potrebbe non essere sostenibile in futuro (condizioni dei contratti con i grossi editori) Al termine della discussione la proposta della Biblioteca viene approvata con un solo voto contrario. Viene pertanto stabilito di acquistare su fondi di prima quota e impiegando l avanzo 2008 rimanente le seguenti risorse: 6
Nome risorsa Descrizione costo (iva compresa) Nature methods rivista 3.677,00 Nature chemistry rivista 4.593,00 Nature chemical biology rivista 4.593,00 Cell death and differentiation (Nature) rivista 1.428,00 Communication abstracts DB disponibile su piattaforma CSA Illumina che contiene informazioni complete relativamente alle pubblicazioni legate all'area della comunicazione su scala mondiale 2.766,00 Education research complete Banca dati sia bibliografica che full text che, come fonte di informazione e ricerca scientifica, copre tutte le aree dell'educazione 6.120,00 SPIE Digital Library Digital Library della International society for optics and photonics: fornisce l'accesso a tutti le pubblicazioni periodiche e atti dei congressi SPIE dal 1990 ad oggi 11.600,00 Riviste Sage 10.932,00 Totale (indicativo) 45.709,00 Il Direttore ricorda quanto proposto via email al CdB a proposito del contenimento del fabbisogno 2010 delle aree tramite il blocco di nuove attivazioni di periodici per l anno 2011, se non a fronte di dismissioni di pari importo. Il Cdb esprime forte preoccupazione di fronte a una simile ipotesi, in quanto la restrizione sui nuovi titoli non è compatibile con una politica adeguata di sviluppo delle collezioni, soprattutto visto che la gran parte dei titoli di periodici sono in pacchetti vincolati e quindi non dismissibili. Inoltre le risorse rinunciabili sarebbero ben poche. Il prof. Narducci, pur comprendendo l irrinunciabilità di una politica saggia di amministrazione delle risorse, propone di garantire la possibilità di sviluppare le collezioni 7
dei periodici al fine di mantenerle al passo con la ricerca scientifica impiegando ove possibile le terze quote, concordando con i presidi di facoltà e il direttore amministrativo delle nuove procedure contabili che consentano, a differenza di quelle attuali, di acquisire tale finanziamento in tempi tali che questo non risulti in avanzo e penalizzi di fatto le aree che le ricevono. A proposito della difficoltà di quantificazione della terza quota riferisce dell ipotesi, discussa col preside della Facoltà di Scienze, di prevedere stanziamenti annuali definiti all interno di delibere pluriennali. Il CdB concorda con la proposta del prof. Narducci. Il prof. Navarini ricorda il lavoro svolto in passato da una commissione del CdB per la definizione di criteri di distribuzione dello stanziamento e ritiene che tale esperienza possa essere ripresa al fine di razionalizzare la richiesta di finanziamento. Ricorda inoltre come in quell occasione fossero stati pensati meccanismi di disincentivazione alla formazione dell avanzo, così da ridurne la portata. 4) Situazione spese al 30 giugno 2009 Non essendoci tempo sufficiente il Direttore comunica che il consuntivo delle spese al 30 giugno, come riportato nella tabella seguente, sarà inviato via mail ai referenti di area in vista della predisposizione della richiesta 2010. 8
Si conferma l andamento sostanzialmente positivo delle spese a fronte delle previsioni rilevato nel CdB precedente: a metà anno la spesa complessiva per le monografie (la voce più significativa da osservare) raggiunge il 51% della cifra annuale prevista. 5) Comunicazioni del Presidente e del Direttore Il Direttore comunica che il 2 luglio 2009 si è conclusa la prima fase del Fondo di Ateneo (FA): la presentazione delle richieste di finanziamento da parte di docenti e ricercatori, ovvero la fase di maggiore interesse per il Bicocca Open Archive (BOA). Anche quest anno il periodo di presentazione delle richieste ha prodotto un picco negli inserimenti dei record bibliografici in BOA in quanto, grazie a una procedura di interazione tra il modulo FA e quello dell archivio aperto, nella compilazione dei campi del primo, è possibile richiamare con un solo clic le pubblicazioni richieste come requisiti per l ottenimento dei finanziamenti. Nel 2008 i termini del FA hanno coinciso con la messa in produzione di SURplus (interfaccia web di FA, BOA, modulo anagrafiche e gateway per i web service esterni e interni) e, data la particolare contingenza e l importanza dell intera operazione, i termini di presentazione delle domande sono stati piuttosto dilatati (dal 23 giugno al 3 settembre 2008). Quest anno, potendo contare su procedure già rodate e considerate le richieste dell Amministrazione affinché i progetti fossero presentati entro l estate, il range di date è stato significativamente compresso (dall 8 giugno al 2 luglio). In questo periodo sono stati inseriti dai docenti 1.889 record e di essi validati (cioè pubblicati) dal Gruppo di Lavoro circa 1.700 (nei restanti casi sono stati riscontrati inserimenti doppi o errati e dunque sono stati respinti i record). È stata svolta un intensa attività di help desk: 86 docenti hanno scritto a BOA per richiedere informazioni o correzioni; circa cento interventi di help desk sono stati svolti al telefono e alcuni di persona. Sono state eseguite dai componenti del GdL diverse decine di operazioni di contatto dei docenti per correzione/integrazione delle informazioni bibliografiche e altrettanti casi sono stati affrontati da un componente nello specifico, esperto di diritto d autore, per determinare la compliance degli editori delle pubblicazioni registrate in BOA, con le politiche Open Access (OA) e quindi la possibilità di pubblicare nell archivio aperto i full-text caricati insieme ai record bibliografici (per tutti i restanti record inseriti ai fini di FA e privi di full-text a fine luglio verrà eseguita un estrazione dedicata e si provvederà caso per caso alle verifiche delle policy degli editori, contattando gli autori per l invio dei file). Nonostante la mole di inserimenti giornalieri, alla chiusura del FA il ritardo massimo sulla validazione dei record è stato di tre giorni. È da notare il fatto che l 8 giugno 2009 è entrato in produzione anche il servizio di esportazione delle pubblicazioni da BOA verso il sito docente MIUR (gestito dal Cineca) e che, durante il periodo del FA, sono state esportate ben 420 pubblicazioni (con data di pubblicazione maggiore o uguale a 2009; non sono state prese in considerazione pubblicazioni di anni precedenti per evitare la creazione di duplicati). Infine, nello stesso periodo è stata messa a punto, insieme con il DISCO, una prima, sperimentale procedura di caricamento batch di record bibliografici da altri database verso BOA. L export verso Cineca e la procedura di upload rappresentano un grande passo in avanti nella direzione, 9
auspicata da molti docenti, di semplificare, unificare e razionalizzare le procedure di inserimento delle pubblicazioni in BOA. Non essendoci altri argomenti all OdG, la seduta si conclude alle ore 17.30. IL DIRETTORE (dott. Maurizio di Girolamo) IL PRESIDENTE (Prof. Alberto Maffi) Milano, 9 luglio 2009 10