Rendicontazione e controlli di primo livello Ammissibilità delle spese - periodo di ammissibilità - tipologia di spesa - documenti giustificativi Reportistica Cost categories - STAFF - EXTERNAL EXPERTS and SERVICES - INVESTMENTS - GENERAL EXPENSES - FINANCIAL CHARGES and GUARANTEE COSTS
Rendicontazione spese 1 Reporting Period = 1 Certificazione (anche per le spese pregresse)
Rendicontazione spese V CALL I Reporting periods (PR) sono specificati nell AF e nel SC PR1 inizio WP1 12/2013 Deadlines trasmissione: 15/03/2014 PR2 01/2014 06/2014 Deadlines trasmissione: 15/09/2014
Rendicontazione spese V CALL I Reporting periods (RP) sono specificati nell AF e nel SC PR3 07/2014 12/2014 Deadlines trasmissione: 15/03/2015 NON SONO AMMESSE PROROGHE O POSTICIPI DI SCADENZE
Ammissibilità della spesa: periodo di ammissibilità Ammissibilità delle spese del Programma Spazio Alpino: da 1 GENNAIO 2007 a 31 DICEMBRE 2015 Ammissibilità dell operazione: da STARTING DATE OF PROJECT IMPLEMENTATION a CLOSURE DATE OF PROJECT IMPLEMENTATION
Ammissibilità della spesa: periodo di ammissibilità V CALL DURATA PROGETTI (WP2): Settembre 2013 - Dicembre 2014 NO PROROGHE
Ammissibilità della spesa: periodo di ammissibilità Ammissibilità COSTI PREPARATORI Limitatamente al periodo dichiarato in WP1 Limitatamente alle categorie: Staff External Experts
Ammissibilità della spesa: periodo di ammissibilità Cambiamenti di Budget Spostamenti fra work packages, cost categories e project partner NON necessitano l approvazione se INFERIORI al 20% o INFERIORI a 10.000 in entrata. In caso superino tali cifre, serve l approvazione del Programme Committee. Variazioni del timetable devono essere approvate dalla MA se inferiore a 6 mesi, devono essere approvate dal Programme Committee se superiori a 6 mesi Variazioni delle reporting tranches sono permesse solo attraverso variazioni del timetable (scostamenti per Reporting Period sono accettate entro la flessibilità del 20%; se superiori potrebbero dare luogo a disimpegno automatico).
Ammissibilità della spesa: Principi 1 - spese effettivamente e definitivamente sostenute dal beneficiario che le rendiconta (Subpartenariati non ammissibili). 2- Attività fuori UE se descritte nella sezione 6.3 dell AF
Ammissibilità della spesa: tipologia di spesa Principi: spese unicamente per attività previste in AF spese di beni rispetto ai quali il Beneficiario NON abbia già fruito di una misura di sostegno finanziario; spese effettivamente e definitivamente sostenute; le spese supportate da una relazione tecnico amministrativa; spese previste dal Programma Alpine Space;
Ammissibilità della spesa: annullamento dei giustificativi TIMBRO DI ANNULLAMENTO DEL PARTNER 1 Al fine del rispetto del divieto di cumulo di finanziamenti, tutti gli originali dei documenti giustificativi di spesa devono essere annullati mediante l apposizione di un timbro Spesa sostenuta con i fondi del Programma Spazio Alpino 2007-2013, progetto n., per importo pari a, data di rendicontazione 2 TIMBRO DI ANNULLAMENTO DEL REVISORE Da apporre su tutti i documenti giustificativi di spesa nonché su quelli di pagamento che non contengono un diretto riferimento al documento di spesa deve essere apposto il timbro del revisore contabile certificatore a convalida del timbro di annullamento apposto dal beneficiario. Non è necessaria l apposizione del timbro di annullamento sui giustificativi di pagamento, salvo quando il nesso fra giustificativo di spesa e pagamento non sia evidente.
Annullamento giustificativi Fattura n.1 del 10/01/2010 Oggetto: fornitura Catering progetto XXX Programma Spazio Alpino Catering per 100 persone Costo unitario 20x 100 2.000 IVA 20% 400 Totale 2.400
Flussi documentali Listing of Invoices CTA Relazione tecnico amministrativa e AF Listing of Invoices Annullamento del PP dei giustificativi Beneficiario Verifiche del FLC Out-put FLC FLC Listing of Invoices FIRMATA Timbro conferma annullamento giustificativi Certificazione delle spese Listing of Invoices CTA FIRMATA Certificazione delle spese CTA
NEW! Prefilled Certification of EXPENDITUREs Nuovo CoE precompilato in alcune parti: - Contact data PP e FLC PP campi editabili - Menu a tendina per il reporting period di riferimento - Calcolo automatico del totale delle spese ammissibili cofinanziate Verrà trasmesso ai Lead Partners a breve
Compilarlo alla prima rendicontazione. Resta sempre uguale salvo variazioni in A.F. Avanzamento attività Scostamento attività
Avanzamento delle spese previste nella sezione 6,4 dell A.F.
Listing of Invoices
Compilato dal PP Compilato dal FLC anche a mano
Le Categorie di Spesa STAFF EXTERNAL EXPERTS and SERVICES INVESTMENTS GENERAL EXPENSES FINANCIAL CHARGES and GUARANTEE COSTS
STAFF personale assunto a tempo indeterminato; personale assunto a tempo determinato; personale assunto a progetto; costi per le trasferte, comprensivi di spese di viaggio diarie. Part-time e full-time I costi di STAFF comprendono il compenso lordo comprensivo di tutti gli oneri diretti e indiretti a carico sia del lavoratore sia del datore di lavoro. costi diretti elementi caratterizzanti il rapporto di lavoro in modo stabile e ricorrente (stipendio-base ed eventuali integrazioni più favorevoli, eventuale contingenza, scatti di anzianità). costi indiretti (assenze per malattia, ferie, riposi aggiuntivi per festività soppresse, festività infrasettimanali, riposi aggiuntivi per riduzione di orario di lavoro, tredicesima e quattordicesima ove previste, premi di produzione se contrattualmente previsti e chiaramente calcolabili).
STAFF Regole per il reperimento Staff il reperimento di staff per gli obiettivi del progetto sia da parte di beneficiari privati sia da beneficiari pubblici deve seguire regole di trasparenza. l ammontare totale dei costi del personale deve essere proporzionale alla qualifica delle risorse umane coinvolte e all ammontare del lavoro dedicato al progetto. Salari consoni al costo dello staff negli enti locali. Lavoro volontario non rimborsabile.
STAFF calcolo dei costi di staff solo per i beneficiari dei progetti approvati al IV Bando i costi di staff di competenza Gennaio - Giugno vanno inclusi nel report che va presentato entro il 15 Settembre successivo; i costi di staff di competenza Luglio - Dicembre vanno inclusi nel report che va presentato entro il 15 Marzo successivo
STAFF contratti a progetto Modalità di rendicontazione 1 - lavoratore a progetto assegnato alla gestione di un solo progetto. Nessun documento da compilare 2 - Lavoratore a progetto assegnato alla gestione di più progetti con chiara ripartizione nel contratto di attività, risultati e della remunerazione per ciascun progetto. Compilati i documenti "Monthly timesheet" e "Calculation of staff cost" per ciascun progetto. 3 - Lavoratore assegnato alla gestione di più progetti attraverso la stipulazione di un contratto a progetto il quale in assenza di chiara ripartizione di attività, risultati e della remunerazione per ciascun progetto. Per i contratti già in essere compilare un unico "Monthly time-sheet" ed un "Calculation of staff cost" per ciascun progetto.
Tempo dedicato al progetto Campi vuoti Informazioni vaghe Mancano le date
Attenzione all orario! Tempo occupato presso l ente Informazioni piu complete
- Errata conversione delle ore - Mensilita mancante = Hr * project related working hours Hr = Total Staff costs / total working hours
STAFF spese di viaggio Le spese di viaggio e trasferte sono sempre da inserire all interno della voce di costo che le ha generate: STAFF Sono ammissibili se: Il personale è imputato al progetto con nota d incarico; Sono accompagnate dalla documentazione attestante l autorizzazione alla missione, dalla quale si evinca chiaramente il nominativo del soggetto, la durata della missione, il motivo della missione e la destinazione. Regole particolari: utilizzo del mezzo di trasporto più economico i costi di alloggio: prezzi medi di periodo/località i meeting di progetto all interno dell area di cooperazione. diarie giornaliere solo se in linea con quelle in vigore presso le autorità pubbliche I voli aerei sono eleggibili per le distanze superiori ai 400 km in classe economica (solo se rappresentano il mezzo di trasporto più economico)
DOMANDA: E possibile imputare staff interno di una pubblica amministrazione al progetto? Si! Se imputato al progetto con nota di servizio e se l attività svolta nel progetto è differente dalla mansione abitualmente svolta presso l amministrazione/l ente
DOMANDA: In fase di certificazione delle spese di viaggio, la cifra della nota spese, va illustrata nel dettaglio elencando nella listing of invoices ogni singola fattura o documento di viaggio? Si, serve indicare nel dettaglio ogni singolo giustificativo di spesa e di pagamento. La nota spese approvata è invece giustificativo di spesa dell'eventuale diaria.
DOMANDA: Posso imputare al progetto le ore di lavoro straordinario? Lo staff a tempo pieno sul progetto può imputare per intero gli straordinari. Lo staff impiegato a tempo pieno ed assegnato part time al progetto può rendicontare gli straordinari proporzionalmente al tempo dedicato al progetto.
DOMANDA: Mi può essere riconosciuta indennità o retribuzione aggiuntiva per le attività sui progetti comunitari? Si, se tale indennità è prevista dal contratto collettivo nazionale/decentrato e normalmente applicata dall ente. L indennità deve essere motivata e deliberata con un atto amministrativo.
EXTERNAL EXPERTS Incarichi a Persone Giuridiche Incarichi a Persone Fisiche Appalti di opere Appalti di forniture Appalti di servizi Collaborazioni su base di note onorarie Contratto di consulenza Contratto d opera Assegni di ricerca Contratti per prestazioni occasionali Ammissibili sia il compenso erogato sia i tributi e gli oneri connessi servizi IT, traduzioni; studi; perizie; catering; costi per i controlli di primo livello;
EXTERNAL EXPERTS Prestazione a corpo: oggetto del contratto è lo svolgimento di uno specifico servizio o attività per il quale il pagamento è giustificato dall effettivo valore dell opera o dei servizi prestati. In tal caso la rendicontazione delle spese deve essere supportata da fattura/nota di debito rilasciata dal fornitore e dal relativo mandato di pagamento quietanzato. Prestazione a rendiconto: oggetto del contratto è lo svolgimento di uno specifico servizio o attività, per i quali il pagamento è giustificato dal numero di gg/uomo effettivamente lavorate, valorizzate al relativo costo unitario. In tal caso la rendicontazione delle spese deve essere supportata dal time-sheet dei professionisti, dalla fattura/nota di debito, accompagnata dal relativo mandato di pagamento quietanzato.
EXTERNAL EXPERTS principi Nell affidamento di incarichi per EXTERNAL EXPERTS and SERVICES, sia i beneficiari pubblici sia quelli privati devono rispettare i seguenti principi: economicità efficacia tempestività correttezza libera concorrenza parità di trattamento non discriminazione trasparenza proporzionalità pubblicità Codice Contratti Pubblici Decreto Legislativo n. 163/2006 e successive modifiche
EXTERNAL EXPERTS Codice Contratti Pubblici 1. APPALTI DI LAVORI PUBBLICI APPALTO SOPRA SOGLIA (= o > 4.845.000 Euro) APPALTO SOTTO SOGLIA (< 4.845.000 Euro) Alcune soglie e condizioni in base alle procedure: Lavori in economia per importi non superiori a 193.000 Euro Per lavori di importo => 40.000 e <200.000 cottimo fiduciario previa consultazione di almeno 5 operatori economici. Per lavori di importo < 40.000 è consentito l affidamento diretto da parte del responsabile del procedimento. Lavori in amministrazione diretta per importi non superiori a 50.000 Euro. 2. APPALTO DI SERVIZI E FORNITURE APPALTO SOTTO SOGLIA (< 200.000 Euro) APPALTO SOPRA SOGLIA (= 0 > 200.000 Euro) Alcune soglie e condizioni in base alle procedure: Per servizi e forniture di importo =>40.000 e fino 200.000 cottimo fiduciario previa consultazione di almeno 5 operatori economici; Per servizi e forniture di importo <40.000 è consentito l'affidamento diretto da parte del responsabile del procedimento. PER TRASPARENZA 3 PREVENTIVI
EXTERNAL EXPERTS spese per eventi Le spese per catering sono ammissibili solo per gli eventi pubblici rintracciabili nell AF e previa dimostrazione dell effettivo numero dei partecipanti (dovrà essere fornita la documentazione dei partecipanti - ovvero lista dei partecipanti). Non sono ammissibili le spese di catering per gli incontri di lavoro interni tra i PPs. Le cene sono permesse solo per eventi esterni ed in casi eccezionali se tali eventi sono tracciabili in AF.
EXTERNAL EXPERTS trasferte Le spese di viaggio e trasferte sono sempre da inserire all interno della voce di costo che le ha generate: External Experts Ammissibili se: Sono accompagnate dalla documentazione attestante l autorizzazione alla missione, dalla quale si evinca chiaramente il nominativo del soggetto, la durata della missione, il motivo della missione e la destinazione. Regole particolari: mezzo di trasporto più economico i costi di alloggio: prezzi medi di periodo/località i meeting di progetto all interno dell area di cooperazione. diarie giornaliere solo se in linea con quelle in vigore presso le autorità pubbliche i voli aerei sono eleggibili per le distanze superiori ai 400 km in classe economica. (solo se rappresentano il mezzo di trasporto più economico)
Enti in-house Rendicontazione al COSTO REALE Spese imputate alle categorie di costo come fossero del beneficiario
DOMANDA: L IVA è un costo ammissibile? L IVA è considerata ammissibile, e quindi imputabile al progetto, solo se non recuperabile. Nel caso di enti soggetti al regime forfettario, l IVA è da considerarsi recuperabile quindi non ammissibile. Spetta a ciascun beneficiario dimostrare al proprio revisore l impossibilità al recupero dell IVA.
INVESTMENTS Il solo costo di ammortamento è da considerarsi ammissibile e va calcolato in base ai principi fiscali Equipment Small Scale Infrastructure Administrative Equipment WP1 WP2 WP3 Technical Equipment WP4. WP8 Segnalati nella sezione 6.4 dell AF
INVESTMENTS Il solo costo di ammortamento è da considerarsi ammissibile e va calcolato in base ai principi fiscali Equipment Administrative Equipment Technical Equipment WP1 WP2 WP3 WP4 WP8. Intero prezzo d'acquisto del bene è ammissibile soltanto nel caso di uso esclusivo del Progetto e qualora il periodo di ammortamento sia uguale o inferiore alla durata del progetto. AMMISSIBILI: -PC e installazione linee telefoniche (proporzionalmente allo staff impiegato -PC portatili e telefoni cellulari sono ammissibili solo in casi giustificati (necessità ed efficienza). NON AMMISSIBILI - Stampanti, arredamento d ufficio e palmari riferiti all attività amministrative del progetto. Intero prezzo d'acquisto del bene è ammissibile soltanto nel caso di uso esclusivo per il Progetto e qualora il periodo di ammortamento sia uguale o inferiore alla durata del progetto (salvo strumentalità) AMMISSIBILI: -Software specifico, strumenti tecnici -telefoni mobili e PC portatili in caso di necessità ed attinenza -spese per l acquisto di attrezzature tecniche strettamente necessarie alla attuazione del progetto
INVESTMENTS Equipment Mobile Equipment PC Software specifico Immobile Equipment Stazioni di monitoraggio Installazioni GPS Cartellonistica e segnaletica Costi accessori Il solo costo di ammortamento è da considerarsi ammissibile salvo che il bene esaurisca l utilità entro la durata del progetto. ECCEZIONE per IMMOBILE EQUIPMENT: L intero costo è ammissibile se vi è strumentalità alle seguenti condizioni: 1. l acquisto è indispensabile per il raggiungimento degli obiettivi progettuali 2. il bene acquistato verrà utilizzato solo per gli obiettivi progettuali 3. il bene continuerà a produrre effetti dopo la chiusura del progetto
INVESTMENTS Equipment di seconda mano I costi di acquisto così come i costi di ammortamento di attrezzature di seconda mano sono ammissibili alle seguenti condizioni: Il venditore deve fornire una certificazione che dimostri che il bene non sia stato acquistato grazie a fondi pubblici nazionale o/e europei. Il prezzo dell attrezzatura non deve eccedere il suo valore di mercato e deve essere inferiore al prezzo di beni simili nuovi. L attrezzatura deve avere le caratteristiche tecniche necessarie al progetto e rispettare gli standard e le norme in vigore. Il bene non deve essere completamente ammortizzato.
INVESTMENTS Small Scale Infrastracture Investimenti infrastrutturali sono finanziati solo in casi eccezionali, ove venga dimostrato in dettaglio l impatto transnazionale e il rapporto costo/beneficio. In tale tipologia di spesa sono ammissibili le quote di ammortamento relative alle spese sostenute dal beneficiario per la realizzazione materiale dell opera o l impianto della stessa. Solo se in AF sezione 6.4
Contributi in kind NON AMMISSIBILI
GENERAL EXPENSES Spese Generali Dirette Spese Generali Indirette Ammissibili se: Sono strettamente legate all attuazione del progetto; sono già state sostenute; sono giustificate da fatture quietanzate sono collegate ai WP tecnici (WP4 WP8) NON AMMISSIBILI Calcolo Forfettario NON AMMESSO
DOMANDA: E possibile imputare al progetto le spese di luce, riscaldamento, telefono, internet? E possibile imputare solo quelle spese generali riconducibili ai WP tecnici. Ad esempio: -affitto, riscaldamento, l elettricità, l acqua e forniture per gli uffici tecnici (installati per le sole attività tecniche di progetto se la loro installazione è tracciabile da AF). -spese telefoniche relative a linee telefoniche dedicate al progetto; la lista completa delle chiamate effettuate deve essere fornita ai controllori di primo livello. Queste spese dovranno essere rendicontate analiticamente.
FINANCIAL CHARGES and GUARANTEE COSTS Ammissibili Non Ammissibili oneri relativi alle transazioni finanziarie transnazionali spese bancarie relative all apertura e alla gestione dei conti, se l attuazione di un operazione richieda conti separati; i costi delle garanzie fornite da banche o da altri istituti finanziari se prescritte dalla legislazione nazionale o comunitaria. interessi debitori le commissioni per operazioni finanziarie nazionali le perdite sui cambi meramente finanziari Ammende penali
Revenues Art. 55 Regolamento (CE) 1083/2006 Valutazione Ex Ante Valutazione Ex Post Le entrate (nette) dichiarate in Application Form vengono dedotte dai costi ammissibili Es. In caso di investimenti le cui tariffe siano oggettivamente calcolabili per tutto il corso della loro vita economica l'importo delle entrate nette deve essere monitorato durante l'intero corso del periodo di riferimento dell'investimento. Qualsiasi entrata generata entro 5 anni dalla conclusione del progetto deve essere dedotta dai costi ammissibili.
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