Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
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Sommario Informazioni sul documento Capitolo 1 Conti contabili e dimensioni...7 Struttura dei conti contabili e delle dimensioni...7 Sottolivelli...7 Utilizzo delle dimensioni...12 Capitolo 2 Dati principali delle transazioni...15 Utilizzo dei tipi di transazione...15 Sessioni per l'immissione di transazioni...16 Valori predefiniti per l'inserimento di transazioni...17 Utilizzo di modelli di transazione...17 Utilizzo dei fattori...18 Specifica della riga del modello di transazione...18 Blocco della retrodatazione delle transazioni...19 Estratti conto flusso di cassa...19 Estratto conto flusso di cassa...20 Caratteristiche di una struttura multisocietà...21 Storico del flusso di cassa...22 Creare numeri di documento per tipo di transazione...22 Numero di cifre per serie...22 Opzioni per la creazione dei numeri di documento...23 Numeri identificativi bancari...24 Numeri identificativi bancari sulle fatture di vendita...24 Impostazione di numeri identificativi bancari...25 Transazioni interaziendali...25 Transazioni interaziendali multifinanziarie...26 Transazioni di compensazione interaziendale...26 Transazioni intergruppo...27 Capitolo 3 Associazione conti...29
Calcolo della valuta e sistema valutario indipendente...29 Calcolo della valuta e...29 Calcolo della valuta e sistema a valuta singola...29 Calcolo della valuta e...30 Esecuzione di un'associazione con una transazione di associazione...30 Conti utilizzati di frequente per l'associazione conti...33 Impostazione dell'associazione conti...34 Processo di associazione conti...35 Ricostruzione di conti di contabilità generale per l'associazione...36 Capitolo 4 Elaborazione periodica e di chiusura esercizio...37 Utilizzo dei periodi...37 Tipi di periodi finanziari...37 Stati del periodo finanziario...39 Impostazione dei periodi finanziari...39 Chiusura dei periodi finanziari...40 Elaborazione di fine anno...41 Metodi di bilanciamento per i conti profitti e perdite...42 Capitolo 5 Inserimenti di Prima nota...45 Importazione di transazioni Prima nota...45 Inserimenti di Prima nota ricorrenti...46 Tipi di Prima nota ricorrenti...46 Tassi di cambio...47 Transazioni di storno...47 Utilizzo delle transazioni di storno normali...47 Reverse entries...47 Archiviazione di transazioni finalizzate...49 Appendice A Glossario...51 Indice
Informazioni sul documento In questo manuale viene descritto il processo di impostazione e utilizzo di conti contabili, dimensioni e tipi di transazione. Vengono inoltre illustrate dettagliatamente la gestione delle transazioni finanziarie, la preparazione di un analisi delle imposte e l impostazione delle integrazioni con altri moduli. Prerequisiti Questo manuale risulta più comprensibile se si ha una conoscenza di base delle funzionalità dei diversi package logistici di LN e del package Contabilità. Contenuto del manuale Questo manuale raccoglie gli argomenti relativi al modulo Contabilità generale elencati in Infor LN Contabilità, Argomenti della Guida in linea. Modalità di consultazione Questo manuale è stato creato accorpando alcuni argomenti della Guida in linea. I riferimenti ad altre sezioni sono quindi inseriti come illustrato di seguito. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione di uno schema di mappatura di integrazione. Per individuare la sezione di riferimento, consultare il sommario oppure utilizzare l'indice in fondo al manuale. La sottolineatura di un termine indica un collegamento alla relativa definizione di glossario. Se si consulta questo manuale in linea, è possibile fare clic sul termine sottolineato per visualizzare la definizione disponibile nel glossario in fondo al manuale. Commenti? La documentazione fornita viene controllata e migliorata di continuo. Sono apprezzati commenti/richieste da parte dell'utente in relazione al presente documento o agli argomenti trattati. Eventuali commenti possono essere inviati all'indirizzo di posta elettronica riportato di seguito: documentation@infor.com. Nel messaggio di posta elettronica indicare il numero e il titolo del documento. Informazioni più specifiche ci consentiranno di fornire feedback in modo efficiente. Contattare Infor In caso di domande sui prodotti Infor, visitare il portale Infor Xtreme Support all indirizzo www.infor.com/ inforxtreme. Se dopo il rilascio del prodotto verranno apportate modifiche al documento, la nuova versione sarà pubblicata su questo sito Web. Si consiglia pertanto di controllare periodicamente tale sito Web per avere una documentazione aggiornata. In caso di commenti sulla documentazione Infor, inviare una e-mail all indirizzo documentation@infor. com. Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 5
Informazioni sul documento 6 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Capitolo 1 Conti contabili e dimensioni 1 Struttura dei conti contabili e delle dimensioni In Contabilità i conti contabili e le dimensioni vengono utilizzati per tracciare cespiti, passività, capitali netti, profitti e perdite. È necessario disporre di conti contabili separati per registrare le transazioni aziendali quotidiane e le risultanti modifiche nello stato patrimoniale o nei riclassificati finanziari relativi a profitti e perdite. Le dimensioni sono facoltative. È possibile utilizzarle per classificare ulteriormente le transazioni all'interno di un conto contabile. Per i conti e le dimensioni è possibile definire relazioni padre-figlio per la generazione dei totali parziali e il consolidamento degli importi su report e interrogazioni. In un report finanziario l'importo di un conto padre è costituito dalla somma dei saldi dei conti figlio. Per i conti contabili è possibile utilizzare 99 livelli di totali parziali. Per le dimensioni è possibile utilizzare 10 livelli di totali parziali. Sottolivelli Il sottolivello di un conto contabile viene definito nella sessione Piano dei conti (tfgld0508m000). I conti con sottolivello zero sono conti di livello registrazione. I conti con un sottolivello maggiore di zero sono conti padre. Una volta aggiornati i saldi nei conti di livello figlio, i conti padre vengono automaticamente aggiornati. È possibile visualizzare o stampare i report per conti figlio o per conti contabili padre. Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 7
Conti contabili e dimensioni Quando si definisce la struttura, sono importanti i seguenti campi: Sessione Piano dei conti (tfgld0508m000): Conto padre statutario Conto padre complementare Sottoliv. conto contab. Sequenza stampa Sessione Dimensioni (tfgld0510m000): Dimensione padre Sottoliv. dimensione Sequenza stampa Di seguito sono riportate informazioni su come definire i totali per i conti contabili. La stessa procedura è valida per ciascuna delle dimensioni disponibili. Per definire la struttura per l'aggiornamento dei totali, utilizzare i campi Conto padre complementare e Conto padre statutario della sessione Piano dei conti (tfgld0508m000). In questi campi è possibile specificare il conto padre della struttura padre-figlio. Il totale degli importi registrati nei conti di livello inferiore viene calcolato nel conto padre di livello superiore. I conti padre devono avere un sottolivello maggiore di zero. Esempio 8 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Conti contabili e dimensioni Conto contab. Conto padre statutario Sottoliv. conto contab. 4 Costi totali - 5 400 Totale retribuzioni 4 1 400101 Retribuzioni mensili 400 0 400102 Retribuzioni quadrisettimanali 400 0 400103 Retribuzioni settimanali 400 0 411 Totale contributi previdenziali 4 1 411101 Contributi previdenziali mensili 411 0 411102 Contributi previdenziali quadrisettimanali 411 0 411103 Contributi previdenziali settimanali 411 0 È possibile immettere transazioni solo in conti contabili e dimensioni con sottolivello zero. È possibile definire 99 livelli per i conti contabili e 10 livelli per le dimensioni. Il sottolivello del conto contabile non viene utilizzato per calcolare il totale degli importi. La struttura padre-figlio del conto contabile definisce i conti in cui viene calcolato il totale degli importi di altri conti. Il sottolivello viene utilizzato soltanto per la stampa di stati patrimoniali e bilanci di verifica, ad esempio tramite le seguenti sessioni: Stampa bilancio di verifica (tfgld3402m000) Stampa bilancio verifica - Dimensioni/Conti contabili (tfgld3406m000) Sequenza di stampa Il campo Sequenza stampa consente di definire l'ordine di stampa di stati patrimoniali e bilanci di verifica. Se il campo Sequenza stampa è vuoto, i conti contabili vengono stampati in ordine alfanumerico. Per stampare i conti contabili in un ordine specifico diverso da quello alfanumerico, immettere un numero di sequenza di stampa. È ad esempio possibile utilizzare il numero di sequenza di stampa per stampare Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 9
Conti contabili e dimensioni i conti figlio seguiti dai rispettivi conti padre. I conti contabili per cui viene definita una sequenza di stampa vengono stampati alla fine dei report, nell'ordine dei relativi numeri di sequenza di stampa. Esempio Conto contab. Sequenza stampa 40000 48000 50100 50200 TOT4 costi 1 costi 2 ricavi 1 ricavi 2 Costi totali 10 5 vuoto vuoto 1 LN stampa i conti contabili in base al seguente ordine: 50100 50200 TOT4 ricavi 1 ricavi 2 Costi totali 48000 40000 costi 2 costi 1 Trattamento duplice contabile In Contabilità è possibile utilizzare il trattamento duplice contabile. È possibile definire due strutture distinte di conti contabili e dimensioni. Una di queste strutture viene utilizzata per la reportistica fiscale da inviare agli enti pubblici. L'altra può essere utilizzata per la reportistica commerciale da inviare all'amministrazione della società. Quando si definisce un conto contabile, è possibile indicare a quale struttura appartiene nel campo Trattamento duplice contabile della sessione Piano dei conti (tfgld0508m000): I conti statutari vengono utilizzati per la struttura di reportistica legale da inviare, ad esempio, agli uffici imposte. 10 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Conti contabili e dimensioni I conti complementari possono essere utilizzati per la struttura di reportistica da inviare all'amministrazione. È possibile collegare un conto statutario e un conto complementare a un conto padre. Se il report per l'amministrazione viene stampato in base ai conti padre, LN aggiunge gli importi del conto complementare all'importo dei conti statutari. Esempio Cespite: 123 Valore di acquisto: 400.000 USD Valore di mercato: 500.000 USD (da dichiarare all'amministrazione) Conto statutario: 001231 400.000 USD (richiesto per legge) Conto complementare: 001232 100.000 USD (differenza) Conto padre: 001200 500.000 USD (importo totale) L'importo dichiarato agli uffici imposte sarà: 400 USD L'importo dichiarato all'amministrazione sarà: (400.000 + 100.000) USD = 500.000 USD Dimensioni Se vengono immesse ed elaborate transazioni in conti contabili a cui sono collegate una o più dimensioni, è possibile visualizzare lo storico del conto contabile classificato in base a ciascuna delle dimensioni. Viene visualizzato il conto contabile a sottolivello zero, classificato nelle dimensioni a livello zero. Nota Per i conti contabili con un sottolivello maggiore di zero non è possibile visualizzare la classificazione in dimensioni. Quando si visualizza lo storico di una dimensione di qualsiasi sottolivello, è inoltre possibile visualizzarlo classificato in conti contabili. Vengono visualizzati solo i conti contabili con sottolivello zero. Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 11
Conti contabili e dimensioni Utilizzo delle dimensioni È possibile definire in modo indipendente le dimensioni e utilizzarle per preparare le analisi delle transazioni e dei saldi dei conti contabili. È possibile utilizzare fino a 12 tipi di dimensioni. Per ciascuno di questi tipi di dimensioni è possibile definire un nome e un'intera struttura di codici di dimensione. Tra i tipi di dimensione non esiste alcuna relazione. È ad esempio possibile impostare le seguenti dimensioni: Tipo di dimensione 1 = Centro di costo Tipo di dimensione 2 = Gruppo di articoli Tipo di dimensione 3 = Unità aziendale Tipo di dimensione 4 = Area geografica Tipo di dimensione 5 = Attività È possibile definire separatamente la struttura di dimensioni per ciascuno di questi tipi di dimensione. In altre parole, è possibile impostare una struttura di dimensioni per i centri di costo, una per i gruppi di articoli e così via. È possibile definire il numero di tipi di dimensione utilizzati nella sessione Parametri gruppo (tfgld0101s000). Se in un gruppo di società sono presenti diverse società finanziarie, i tipi di dimensione utilizzati vengono applicati a tutte le società del gruppo. È possibile assegnare un nome ai tipi di dimensione e definire gli oggetti collegati nella sessione Descrizioni tipo di dimensione (tfgld0102m000). È quindi possibile definire i codici dimensione da utilizzare in ciascuna società nella sessione Dimensioni (tfgld0510m000). È inoltre possibile creare strutture di dimensioni multilivello con totali e totali parziali. È possibile generare una gerarchia di dimensioni costituita da un massimo di dieci livelli. Nella sessione Dimensioni (tfgld0510m000) è possibile definire le dimensioni per ciascun tipo di dimensione e collegare le dimensioni a dimensioni padre e figlio. Le dimensioni vengono sempre utilizzate con i conti contabili. È possibile definire il tipo o i tipi di dimensione collegati a ciascun conto contabile nella sessione Piano dei conti (tfgld0508m000). Per ciascun tipo di dimensione è necessario specificare se è Obbligatorio, Facoltativo o Non utilizzato per il conto contabile. Quando si immette una transazione, è necessario innanzitutto definire il conto contabile. È quindi necessario immettere una dimensione per ciascun tipo di dimensione Obbligatorio collegato al conto contabile ed è possibile immettere una dimensione per ciascun tipo di dimensione Facoltativo. Il conto contabile relativo ai ricavi dalle vendite è ad esempio collegato al tipo di dimensione 2 (gruppo di articoli) e al tipo di dimensione 4 (area). Il tipo di dimensione 1 (centro di costo) e il tipo di dimensione 3 (unità aziendale) non vengono utilizzati per il conto contabile. Il conto contabile relativo ai costi di trasporto è collegato solo al tipo di dimensione 1 (centro di costo). Gli altri tipi di dimensione non vengono utilizzati per il conto contabile. Per ciascun tipo di dimensione, è possibile definire una dimensione con un codice di dimensione vuoto. Se il tipo di dimensione è Facoltativo per un conto contabile, LN registra in questa dimensione le transazioni per le quali non è stata specificata una dimensione. In questo modo è possibile evitare le differenze tra lo storico dei conti contabili e lo storico delle dimensioni. 12 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Conti contabili e dimensioni Nella sessione Intervalli dimensioni per Conto contabile (tfgld0509m000) è possibile definire gli intervalli delle dimensioni consentite in base ai conti contabili. Non è possibile modificare l'intervallo di dimensioni per un conto contabile di un batch non finalizzato. In Contabilità è possibile creare transazioni di integrazione con altri package di LN. Queste transazioni possono essere immesse in conti contabili e in dimensioni. È possibile definire l'assegnazione ai conti contabili tramite la sessione Schema mappatura (tfgld4573m000). È possibile utilizzare le dimensioni per suddividere le transazioni nei conti di controllo clienti e fornitori in base ai reparti, ai responsabili dei ricavi, dei costi, delle proprietà, degli addebiti e così via. Le dimensioni costituiscono inoltre la base per l'allocazione dei costi nel modulo Contabilità costi (CAT). In CAT è possibile allocare i costi (e gli eventuali ricavi) all'interno di un tipo di dimensione da un codice dimensione a un altro e da un tipo di dimensione a un altro. Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 13
Conti contabili e dimensioni 14 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Capitolo 2 Dati principali delle transazioni 2 Utilizzo dei tipi di transazione L'utente immette le transazioni un base ai tipi di transazione, che sono raggruppati in base alla categoria di transazione. I tipi di transazione consentono di controllare quanto segue: L'aggiornamento dello storico dei conti contabili e di quello delle dimensioni all'immissione di una transazione ( Elaborazione in tempo reale) oppure alla finalizzazione del batch ( Elaborazione batch). La modalità di generazione dei numeri di documento. La successione dei numeri di documento. Le sessioni da utilizzare per l'immissione di transazioni. È possibile definire i tipi di transazione nella sessione Tipi di transazione (tfgld0511m000). Il campo Mod. aggiorn. storico consente di definire quando LN deve aggiornare lo storico della contabilità generale. Il campo Categoria transaz. consente di definire la categoria a cui appartiene il tipo di transazione. I numeri di documento delle transazioni vengono raggruppati per tipo di transazione. Un numero di documento può essere utilizzato una sola volta in combinazione con un unico tipo di transazione. All'interno di un tipo di transazione e di un numero di documento è possibile immettere righe di transazione. In questo modo è possibile verificare, ad esempio, se una transazione contabile e una fattura aperta sono correlate. Per definire le sessioni da utilizzare per la creazione di una transazione, utilizzare i campi Sess. princ. e Sess. succ. inclusi nella sessione Tipi di transazione (tfgld0511m000). Nel package Contabilità è disponibile una sessione per ogni tipo di transazione. È tuttavia possibile copiare una sessione standard esistente in un'altra sessione (in Amministrazione di sistema), modificarne la struttura e collegare la sessione personalizzata al tipo di transazione. Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 15
Dati principali delle transazioni Sessioni per l'immissione di transazioni A seconda del valore immesso nel campo Categoria transaz., è possibile selezionare le seguenti sessioni standard: Prima nota Sessione principale: Documenti di Prima nota (tfgld0618m000), una sessione con più righe per l'immissione dei dati relativi ai documenti di Prima nota. Include numerose colonne inizialmente nascoste che possono essere attivate dall'utente in caso di necessità. In questo modo, è anche possibile immettere gli importi in dare e in avere in colonne separate. Fatture di vendita/ Note di accredito Sessione principale: Fatture vendita (tfacr1110s000) Sessione successiva: Transazioni (tfgld1102m300) Correzioni vendite Per le correzioni delle fatture: Sessione principale: Correzioni fattura di vendita (tfacr2110s000) Sessione successiva: Transazioni (tfgld1102m300) Per il collegamento di note di accredito a diverse fatture di vendita: Sessione principale: Business Partner - Note di accredito (tfacr2120m000) Sessione successiva: Assegnazione note accredito a fatture (tfacr2121m000) Per l'impostazione di una fattura come di dubbia esigibilità o non più tale: Fatture di vendita di dubbia esigibilità (tfacr2140m000) Fatture di acquisto/ Note di accredito per acquisti Per i tipi di fatture di acquisto Fattura costi e Fattura correlata a ordini di acquisto: Sessione principale: Inserimento fattura di acquisto (tfacp2600m000) Sessione successiva: N/D Correzioni acquisti Per le correzioni delle fatture di acquisto: Sessione principale: Correzioni fattura di acquisto (tfacp2110s000) Sessione successiva: Transazioni (tfgld1102m300) Per il collegamento di note di accredito a diverse fatture di acquisto: Sessione principale: Assegnazione note accredito a fatture (tfacp2120m000) Sessione successiva: Assegnazione fatture/scadenziamenti a note di accredito (tfacp2121s000) Saldo di apertura Sessione principale: Documenti di Prima nota (tfgld0618m000) Sessione successiva: N/D Cassa Transazioni di cassa e transazioni bancarie: Sessione principale: Transazioni bancarie (tfcmg2500m000) Sessione successiva: Transazioni (tfgld1102m300) 16 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Dati principali delle transazioni Anticipi di pagamento: Sessione principale: Anticipi di pagamento (tfcmg2110s000) Sessione successiva: Anticipi di pagamento (Dettagli) (tfcmg2116s000) Anticipi di incasso: Sessione principale: Anticipi di incassi (tfcmg2111s000) Sessione successiva: Anticipi di incassi (Dettagli) (tfcmg2117s000) Per modificare lo stato degli anticipi di pagamento: Sessione principale: Stato anticipo di pagamento (tfcmg2512m000) Sessione successiva: Anticipi di pagamento (Dettagli) (tfcmg2116s000) Per modificare lo stato degli anticipi di incasso: Sessione principale: Stato anticipo di incasso (tfcmg2513m000) Sessione successiva: Anticipi di incassi (Dettagli) (tfcmg2117s000) Per assegnare pagamenti non allocati o pagamenti anticipati alle fatture di acquisto: Sessione principale: Assegnazione pagamenti anticipati/non allocati a fatture (tfcmg2131s000) Sessione successiva: Assegnazione pagamenti anticipati/non allocati a fatture (tfcmg2106s000) Per assegnare gli incassi non allocati o gli incassi anticipati alle fatture di vendita: Sessione principale: Assegnazione incassi anticipati/non allocati a fatture (tfcmg2130s000) Sessione successiva: Assegnazione incassi anticipati/non allocati a fatture (tfcmg2105s000) Valori predefiniti per l'inserimento di transazioni Dopo aver definito i tipi di transazione nella sessione Tipi di transazione (tfgld0511m000), avviare la sessione Valori predefiniti inserimento transazioni (tfgld0131m000) per definire le società finanziarie e i tipi di transazione per cui l'utente selezionato può immettere transazioni. È possibile specificare anche una descrizione di batch predefinita. Utilizzo di modelli di transazione Per distribuire una transazione su numerosi conti contabili e dimensioni, è possibile utilizzare un modello di transazione. Per ciascun modello di transazione è possibile definire una o più righe per specificare la distribuzione dell'importo principale della transazione tra più conti contabili e dimensioni. Il tipo di modello di transazione determina il criterio su cui è basata la distribuzione dell'importo della transazione, ovvero: Importi Gli importi fissi vengono registrati in determinati conti contabili e dimensioni. La somma degli importi deve corrispondere all'importo della transazione. Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 17
Dati principali delle transazioni Percentuali Le percentuali dell'importo della transazione vengono registrate in determinati conti contabili e dimensioni. La somma delle percentuali deve essere 100. Fattori Le parti proporzionali dell'importo della transazione vengono registrate in determinati conti contabili e dimensioni. È possibile creare transazioni basate su modelli di transazione utilizzando le seguenti sessioni: Creazione transazioni da modello (tfgld1204s000) Ordini permanenti (tfcmg1510m000) Utilizzo dei fattori L'utilizzo di un fattore consente di distribuire l'importo della transazione in modo proporzionale. Ad esempio, per distribuire la fattura dell'elettricità in modo proporzionale fra tre centri di lavoro dotati, rispettivamente, di tre, cinque e due macchine, è possibile impostare un modello di transazione basato su un fattore. A tale scopo, è necessario definire nella sessione Righe modello transazione (tfgld0113m000) tre righe di modello di transazione, una per ciascun centro di lavoro. Nel campo Fattore immettere 3 per il primo centro di lavoro, 5 per il secondo e così via. LN calcola le diverse parti dell'importo della transazione per ciascuna riga del modello di transazione come indicato di seguito: 3 + 5 +4 = 12 Di conseguenza: 3/12 dell'importo totale della transazione verranno registrati nel primo centro di lavoro. 5/12 dell'importo totale della transazione verranno registrati nel secondo centro di lavoro. 4/12 dell'importo totale della transazione verranno registrati nel terzo centro di lavoro. Specifica della riga del modello di transazione Per specificare la riga del modello di transazione, effettuare le seguenti operazioni: 1. Nella sessione Modelli transazioni (tfgld0512m000) fare doppio clic sul modello di transazione appropriato. Viene avviata la sessione Modello transazione (tfgld0612m000). 2. Nella scheda Righe modello fare clic sul pulsante Nuovo per specificare la parte dell'importo della transazione, il conto contabile e le dimensioni in cui deve essere registrato l'importo. LN genera automaticamente il numero di riga successivo. 3. Ripetere il passaggio precedente per ciascuna riga del modello di transazione. 18 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Dati principali delle transazioni Blocco della retrodatazione delle transazioni Se si immette una data di transazione anteriore alla data dell'ultimo batch utilizzato, i documenti con un numero superiore possono avere una data di transazione anteriore, il che non è sempre auspicabile né corretto da un punto di vista legale. Per essere certi che la data del batch di ogni documento finanziario del tipo di transazione sia uguale o successiva alla data del batch dei documenti con un numero inferiore, nella sessione Tipi di transazione (tfgld0511m000) è possibile selezionare la casella di controllo Blocca retrodataz.. Se si seleziona questa casella di controllo, LN seleziona automaticamente anche la casella di controllo Documenti in sequenza fissa. Per impedire la retrodatazione delle transazioni di un determinato tipo, è necessario utilizzare una sola serie alla volta per il tipo di transazione. A tale scopo, è possibile impostare su zero il campo Numero di cifre per serie nella sessione Serie tipo di transazione (tfgld0114m000). Se per il tipo di transazione sono necessarie più serie, verificare che venga utilizzata una sola serie alla volta, utilizzando ad esempio la casella di controllo Bloccato nella sessione Serie tipo di transazione (tfgld0114m000). Non selezionare la casella di controllo Blocca retrodataz. per i tipi di transazione selezionati nelle seguenti sessioni: Relazioni interaziendali (tfgld0515m000) I numeri di documento per le transazioni interaziendali vengono determinati durante l'esecuzione della finalizzazione. È preferibile che l'esecuzione della finalizzazione non venga interrotta a causa di errori generati dalla funzionalità di blocco della retrodatazione. Dati per Banca/Metodo pagamento (tfcmg0145s000) I numeri di documento vengono creati durante il trasferimento di pagamenti e incassi. La data della transazione non è nota in tale momento e, di conseguenza, LN non è in grado di verificare se è stato soddisfatto il requisito del blocco della retrodatazione. Estratti conto flusso di cassa In un estratto conto flusso di cassa sono disponibili informazioni riguardanti lo storico del flusso di cassa. L'estratto conto offre una panoramica delle origini e degli utilizzi della cassa e consente di valutare la capacità della società di far fronte agli obblighi a breve termine. In alcuni Paesi è necessario inviare periodicamente un estratto conto del flusso di cassa agli uffici delle imposte. Per distinguere i diversi tipi di origine e utilizzo della cassa vengono utilizzati i codici motivo. Nelle sessioni in cui vengono gestite o visualizzate transazioni di cassa è possibile immettere o visualizzare la causale del flusso di cassa. Nell'estratto conto flusso di cassa le transazioni del flusso di cassa sono raggruppate per causale del flusso di cassa. In LN i saldi di apertura relativi a transazioni del flusso di cassa vengono gestiti per anno. Se necessario, nella sessione Saldo di apertura rendiconto finanziario (tfgld2118m000) è possibile immettere un saldo di apertura manualmente. Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 19
Dati principali delle transazioni Estratto conto flusso di cassa Per definire un estratto conto flusso di cassa, è necessario raggruppare le causali del flusso di cassa in gruppi di causali del flusso di cassa. Raggruppare quindi i gruppi di causali del flusso di cassa all'interno di gruppi padre. Un estratto conto flusso di cassa può contenere uno o più gruppi di causali del flusso di cassa padre. Nell'estratto conto flusso di cassa LN indica gli importi totali di ciascun gruppo di causali del flusso di cassa padre e i totali parziali di ciascun gruppo di causali del flusso di cassa figlio. 20 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Dati principali delle transazioni Esempio Gruppo padre Gruppo figlio Causale flusso di cassa Importo Totali Gruppo padre 1 Gruppo figlio 101 Causale A Causale B nnn nnn Totale parziale gruppo figlio 101 nnn Gruppo figlio 201 Causale F Causale G Causale H nnn nn nn Totale parziale gruppo figlio 201 nnn Totale gruppo padre 1 NNN Gruppo padre 2 Gruppo figlio 102 Causale K nnn Totale parziale gruppo figlio 102 nnn Gruppo figlio 202 Causale P Causale Q nnn nn Totale parziale gruppo figlio 202 nnn Totale gruppo padre 2 NNN Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 21
Dati principali delle transazioni Caratteristiche di una struttura multisocietà In una struttura multifinanziaria tutte le società del gruppo di società finanziarie devono condividere le tabelle correlate alle causali del flusso di cassa e agli estratti conto flusso di cassa. Storico del flusso di cassa Per visualizzare lo storico del flusso di cassa e le transazioni sottostanti, nel modulo Riclassificati finanziari (FST) è possibile creare riclassificati finanziari con causali del flusso di cassa collegate a conti di riclassificato speciali. Creare numeri di documento per tipo di transazione I numeri di documento per un determinato tipo di transazione devono essere univoci. È possibile assegnare un numero di documento a una transazione in diversi modi. Nella sessione Tipi di transazione (tfgld0511m000) è possibile determinare il numero di documento utilizzando una delle seguenti opzioni: La casella di controllo Documenti in sequenza fissa. Il campo Numero di cifre per serie. La casella di controllo Blocca retrodataz. nella sessione Tipi di transazione (tfgld0511m000) influenza anche la numerazione dei documenti. Per ulteriori informazioni, vedere Blocco della retrodatazione delle transazioni (pag. 19). Numero di cifre per serie Un numero di serie di un documento è costituito da una combinazione contenente un numero di serie e un numero di sequenza. Il numero di documento è costituito da 8 cifre. Il numero massimo di cifre che è possibile riservare a una serie è 4. Se non viene utilizzato un numero di serie, ovvero se il campo Numero di cifre per serie contiene il valore 0, tutte le 8 cifre vengono utilizzate per il numero di sequenza del documento. Se le prime 4 cifre sono riservate al numero di serie, quelle rimanenti sono disponibili per la parte restante del numero di documento. 22 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Dati principali delle transazioni Numero di cifre per serie Numero di serie Parte restante del numero di sequenza del documento Numero documento risultante 0 - YYYYYYYY YYYYYYYY 1 X YYYYYYY XYYYYYYY 2 XX YYYYYY XXYYYYYY 3 XXX YYYYY XXXYYYYY 4 XXXX YYYY XXXXYYYY LN non consente l'utilizzo di zeri iniziali per i numeri di serie. Se il numero di cifre per la serie è due, il numero di serie deve essere almeno 10. Non è consentito l'utilizzo di valori quali 02 e 04. Opzioni per la creazione dei numeri di documento Per creare un numero di documento all'interno di un tipo di transazione, sono disponibili tre opzioni: Opzione 1 La casella di controllo Documenti in sequenza fissa è selezionata. Nel campo Numero di cifre per serie è specificato il valore zero. Se si utilizza questa opzione, per impostazione predefinita LN imposta il numero di serie su 0. Non è possibile immettere manualmente il numero di documento, il quale viene generato automaticamente da LN. Opzione 2 La casella di controllo Documenti in sequenza fissa è deselezionata. Nel campo Numero di cifre per serie è specificato il valore zero. Se si utilizza questa opzione, è possibile determinare manualmente il numero di documento. Non è possibile riutilizzare un numero di documento già utilizzato. Opzione 3 La casella di controllo Documenti in sequenza fissa è selezionata. Nel campo Numero di cifre per serie è specificato un valore maggiore di zero. Se si utilizza questa opzione, è possibile immettere il numero di serie per un numero di documento. Il numero di serie è costituito dal numero di cifre definito nel campo Numero di cifre per serie. LN completa le parti rimanenti del numero di documento sulla base dell'ultimo numero di documento utilizzato per quel tipo di transazione. L'ultimo numero di documento utilizzato all'interno di ciascuna serie viene aggiornato nella sessione Serie tipo di transazione (tfgld0114m000). Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 23
Dati principali delle transazioni Nota Non è consentita la seguente situazione: La casella di controllo Documenti in sequenza fissa è deselezionata. Nel campo Numero di cifre per serie è specificato un valore maggiore di zero. Per un tipo di transazione che utilizza una serie per i documenti è necessario utilizzare una numerazione consecutiva. Se la casella di controllo Documenti in sequenza fissa è deselezionata, non è quindi possibile immettere un valore nel campo Numero di cifre per serie. Numeri identificativi bancari In alcuni Paesi le banche utilizzano numeri identificativi bancari per le transazioni nazionali. Un numero identificativo bancario è un numero univoco utilizzato per identificare la fattura per cui viene effettuato il pagamento. Tale numero è necessario solo per le fatture e i pagamenti correlati alle fatture. Il numero identificativo bancario viene comunicato al cliente sul documento fattura e viene sempre utilizzato come riferimento nel documento di pagamento. I numeri identificativi bancari devono essere riportati anche sulle distinte di pagamento. I numeri identificativi bancari possono avere un numero di cifre compreso tra 20 e 30, a seconda del Paese. I numeri sono composti in modo da consentire una speciale verifica per controllarne la validità. Numeri identificativi bancari sulle fatture di vendita Se si utilizzano numeri identificativi bancari e il Paese del Business Partner 'Destinazione fattura' coincide con quello dell'ufficio vendite, LN genera il numero identificativo bancario quando la fattura viene composta in Fatturazione. Anziché il numero fattura, sulla fattura viene stampato il numero identificativo bancario. Non è necessario generare numeri identificativi bancari fatture di vendita manuali, in quanto in questo caso non viene stampata né inviata al cliente alcuna fattura. Il numero identificativo bancario si basa sui dati di composizione definiti per il Paese. I numeri identificativi bancari sono formati dai seguenti componenti: Il tipo di transazione (obbligatorio). Il numero documento (obbligatorio), il numero di serie del documento. Il numero società finanziaria (facoltativo). Il codice Business Partner 'Destinazione fattura' (facoltativo). Il numero identificativo bancario deve essere formato da caratteri numerici e non può includere zero iniziali. Se uno dei componenti contiene caratteri non numerici, il campo del numero identificativo bancario viene lasciato vuoto da LN. In tal caso, nella fattura di vendita viene stampato il numero fattura di vendita. Alla fine del numero identificativo bancario viene aggiunto un operatore indicante il tipo di verifica da eseguire sul numero. Per verificare il numero identificativo bancario sulle fatture di acquisto ricevute, LN applica la verifica indicata dall'operatore aggiunto al numero. 24 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Dati principali delle transazioni È possibile selezionare il tipo di verifica da utilizzare nella società finanziaria utilizzando la sessione Parametri società (tfgld0503m000). Sono disponibili diversi algoritmi di verifica. È possibile definire i componenti del numero identificativo bancario e la relativa posizione all'interno del numero utilizzando la sessione Posizioni identificativi bancari per Paese (cisli1130m000). Per generare un numero identificativo bancario, LN concatena i componenti selezionati nell'ordine specificato. Se la stringa concatenata è più lunga della lunghezza massima del numero identificativo bancario da generare, il codice Business Partner 'Destinazione fattura' viene troncato nel modo necessario. Impostazione di numeri identificativi bancari È necessario impostare numeri identificativi bancari in ogni società finanziaria per i Paesi per cui sono richiesti tali numeri. Per impostare numeri identificativi bancari, utilizzare la seguente sequenza di sessioni: 1. Parametri società (tfgld0503m000): nel campo Verifica ID bancario selezionare il tipo di verifica del numero identificativo bancario utilizzato dalle banche nel Paese locale della società finanziaria oppure selezionare Nessuna verifica. 2. Posizioni identificativi bancari per Paese (cisli1130m000): definire la modalità di composizione del numero identificativo bancario sulle fatture di vendita. 3. BP (tccom4500m000): verificare che il codice Business Partner contenga solo cifre. Transazioni interaziendali In un ambiente multisocietà le transazioni tra società logistiche e tra società finanziarie comportano la necessità di bilanciare i conti tramite le transazioni interaziendali. Queste transazioni vengono eseguite, ad esempio, se le unità aziendali relative all'ufficio vendite e all'ufficio acquisti, il centro di lavoro e il magazzino coinvolti in una transazione logistica sono collegati a diverse società finanziarie o appartengono a diverse società logistiche. Sono disponibili i seguenti tipi di transazioni interaziendali: Transazioni interaziendali multifinanziarie Transazioni interaziendali tra società finanziarie in una struttura multifinanziaria Transazioni di compensazione interaziendale Transazioni di compensazione tra società logistiche in una struttura finanziaria singola/multilogistica Transazioni intergruppo Transazioni finanziarie tra gruppi finanziari in una struttura multifinanziaria con più gruppi finanziari Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 25
Dati principali delle transazioni Transazioni interaziendali multifinanziarie Le transazioni interaziendali sono transazioni finanziarie create automaticamente da LN tra società finanziarie appartenenti allo stesso gruppo finanziario. Le transazioni vengono registrate in conti contabili interaziendali. Per ulteriori informazioni, vedere Esempio di transazioni interaziendali. Per informazioni su come impostare le transazioni interaziendali, vedere Impostazione di transazioni interaziendali. Le transazioni interaziendali puramente finanziarie sono le seguenti: Documenti di Prima nota a singola riga Transazioni di cassa (incassi automatici) Fatture dei costi immesse manualmente in Contabilità fornitori Fatture dei costi immesse manualmente in Contabilità clienti Per generare questi tipi di transazioni interaziendali finanziarie, è necessario definire le relazioni interaziendali tra le società finanziarie. Non è necessario definire le società come Business Partner. Le transazioni interaziendali finanziarie possono anche derivare dalle seguenti transazioni logistiche: Trasferimento di semilavorati Trasferimento di scorte Per i trasferimenti di semilavorati e di scorte, è necessario definire le entità come Business Partner interni. Le transazioni di vendita o di acquisto tra Business Partner di questo tipo generano transazioni interaziendali se vengono soddisfatte tutte le seguenti condizioni: Nota Le entità sono collegate a società finanziarie diverse. Vengono impostate relazioni interaziendali tra le società finanziarie coinvolte. Non vengono impostate compensazioni interaziendali per le entità coinvolte. Se sono state impostate, le transazioni interaziendali vengono create automaticamente da LN al momento della finalizzazione delle transazioni. Non è necessario eseguire alcuna sessione aggiuntiva. Transazioni di compensazione interaziendale Le transazioni di compensazione interaziendale sono tipi specifici di transazioni interaziendali utilizzati solo per transazioni di acquisto e di vendita tra società logistiche di una struttura finanziaria singola/multilogistica. Le transazioni di compensazione interaziendale generano soltanto 10 registrazioni, meno della metà rispetto alle 24 previste da una normale procedura di fatturazione. Se pertanto non è necessario emettere fatture, è possibile utilizzare le transazioni di compensazione interaziendale per ridurre in modo considerevole il numero di registrazioni nei conti contabili. Le transazioni di compensazione interaziendale di una struttura finanziaria singola sono transazioni finanziarie di una singola società finanziaria registrate automaticamente nei conti interaziendali. Anziché generare partite aperte per le transazioni di vendita e di acquisto tra le società logistiche, gli importi 26 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Dati principali delle transazioni vengono registrati nei conti di compensazione e nei conti di fatturazione interaziendali. Tali conti interaziendali devono essere di tipo Stato patrimoniale, non di tipo Interaziendale. Le transazioni di vendita e di acquisto possono riguardare le seguenti transazioni: Trasferimento di semilavorati Trasferimento di scorte Per creare transazioni di compensazione interaziendale per transazioni di acquisto o di vendita tra società logistiche di una struttura multisocietà, è necessario definire le società logistiche come Business Partner società affiliata. Per informazioni su come impostare la compensazione interaziendale, vedere Transazioni di saldo interaziendale - Impostazione. Nota Se sono state impostate, le transazioni di compensazione interaziendale vengono create automaticamente da LN al momento della finalizzazione delle transazioni. Non è necessario eseguire alcuna sessione aggiuntiva. Report riconciliazione compensazione interaziendale È possibile utilizzare la sessione Report riconciliazione acquisti/vendite interaziendali (cisli2445m000) per generare un report delle transazioni di compensazione interaziendale tra società affiliate. LN genera il report in base alle informazioni sulle vendite presenti nelle tabelle di Fatturazione. Per ogni riga ordine di vendita, LN recupera le corrispondenti informazioni di acquisto per il report. Transazioni intergruppo Le transazioni intergruppo vengono eseguite solo in una struttura multisocietà con più gruppi finanziari. Le transazioni intergruppo sono transazioni finanziarie che vengono create automaticamente da LN tra società finanziarie appartenenti a gruppi finanziari diversi. Le transazioni vengono registrate in conti contabili interaziendali. Per ulteriori informazioni, vedere Esempio di transazioni intergruppo. Per informazioni su come impostare ed elaborare le transazioni intergruppo, vedere Impostazione di transazioni intergruppo. Le transazioni intergruppo possono essere create solo per documenti di Prima nota a singola riga. Società base Le transazioni intergruppo vengono temporaneamente archiviate in una società del gruppo. A tale scopo, è necessario assegnare a una società del gruppo il ruolo di società base. I dati di registrazione delle transazioni intergruppo vengono temporaneamente archiviati nella società base. Per creare le transazioni intergruppo, è necessario elaborarle come descritto in Impostazione di transazioni intergruppo. Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 27
Dati principali delle transazioni 28 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Capitolo 3 Associazione conti 3 Calcolo della valuta e sistema valutario indipendente In base al sistema valutario indipendente, il calcolo o il ricalcolo della valuta del riclassificato viene eseguito in modo simile al sistema valutario standard, fatta eccezione per la seguente differenza: Se il gruppo di calcolo indica che deve essere utilizzata una valuta diversa da quella locale, LN cerca i tassi direttamente dalla valuta di reportistica a quella del riclassificato. Calcolo della valuta e... Sistema valutario standard Sistema valutario dipendente Sistema valutario indipendentgola (pag. Sistema a valuta sin- 29) Calcolo della valuta e sistema a valuta singola In base al sistema a valuta singola, il calcolo o il ricalcolo della valuta del riclassificato viene eseguito in modo simile al sistema valutario standard, fatta eccezione per la seguente differenza: Viene utilizzata solo la valuta locale. Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 29
Associazione conti Calcolo della valuta e... Sistema valutario standard Sistema valutario dipendente Sistema valutario indipendente (pag. 29) Sistema a valuta singola Esecuzione di un'associazione con una transazione di associazione Se per l'importo differenza viene generata una transazione di associazione, gli importi nelle valute locali vengono calcolati dall'importo differenza nella valuta transazione utilizzando il tipo di tasso di cambio interno. Possono verificarsi le seguenti situazioni: L'importo rimanente in ognuna delle valute locali è zero o rientra nella tolleranza valuta. L'importo rimanente in almeno una valuta locale non è zero. Questa situazione può essere dovuta a modifiche del tasso di cambio tra le date transazione delle transazioni da associare. Vi sono le due seguenti possibilità: Le differenze nelle valute locali rimangono nel conto. Per bilanciare il conto nelle valute locali, viene generata una seconda transazione per gli importi differenza nelle valute locali. La transazione è basata direttamente sull'importo differenza, senza l'utilizzo di tassi di cambio. Nota: l'eventuale generazione di transazioni di associazione aggiuntive per le valute locali dipende dalle impostazioni corrispondenti nella sessione Proprietà di associazione conti (tfgld1657m000). Un lato delle transazioni di associazione bilancia le transazioni nel conto GL. L'altro lato delle transazioni di associazione viene registrato in un conto di associazione. Esempio 1: Saldo valute locali Dopo aver generato la transazione di associazione, nelle varie valute locali non rimane alcun importo differenza. 30 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale
Associazione conti Importo transazione Valuta transazione D/A Valuta locale Valuta di reportistica 1 EUR USD Valuta di reportistica 2 CAD Transazione 1 100 GBP D 90 101 50 Transazione 2 50 GBP A 45,4 49,80 24,4 Transazione 3 51 GBP A 45,5 51,10 25,1 Transazione di associazione 1 GBP D 0,9 0,10 0,5 Risultato 0 0 0 0 L'altro lato della transazione di associazione viene registrato nel conto di associazione. In questo caso, l'inserimento nel conto di associazione consiste nei seguenti valori: GBP 1; EUR 0,9; USD 0,1; CAD 0,5. Esempio 2: Associazione incompleta In alcune delle valute locali rimane un importo differenza valutaria. Questo può avvenire sia quando è necessaria una transazione di associazione sia quando questa non è necessaria, come illustrato nell'esempio. Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale 31
Associazione conti Importo transazione Valuta transazione D/A Valuta locale Valuta di reportistica 1 EUR USD Valuta di reportistica 2 CAD Transazione 1 100 GBP D 90,1 101,02 50,5 Transazione 2 100 GBP A 90,9 101,1 50,5 Risultato 0 0,8 0,08 0 Esempio 3: Associazione in base a una differenza Dopo aver generato la transazione di associazione, nelle valute locali rimane un importo differenza. Viene generata una seconda transazione in base agli importi differenza. Questa transazione è paragonabile a una transazione differenze valutarie. Gli importi transazione nelle valute locali non sono correlati tra loro tramite un tasso di cambio. 32 Infor LN Contabilità Guida utente per Contabilità generale