Programma Enti Locali Innovazione di Sistema Esperienze e soluzioni realizzate nell ambito del Progetto ELI4U Scheda per la disseminazione e il riuso delle soluzioni tecnologiche e organizzative conseguite Novembre 2013 1
Premessa Il presente documento ha lo scopo di facilitare la disseminazione e il riuso delle soluzioni tecnologiche ed organizzative, conseguite con i progetti del Programma Elisa, individuando le best practices locali, favorendone la personalizzazione e il riuso in altre realtà del Paese. Nell ambito del progetto ELI4U sono state sviluppate le seguenti soluzioni: - Mia Pagina Comune di Firenze Pag. 03 - p@doc; Sistema di gestione dei procedimenti integrato con la gestione documentale Comune di Padova Pag. 12 - Implementazione di strumenti a supporto della costruzione, controllo e comunicazione dei processi di pianificazione e programmazione annuale e pluriennale dell Ente Comune di Piacenza Pag. 23 2
Progetto ELI4U Enti Locali Innovazione for User Titolo del servizio o della soluzione oggetto del riuso Mia Pagina SEZIONE 1 ANAGRAFICA DELLA SOLUZIONE OFFERTA AL RIUSO Nome dell Amministrazione proponente: - Comune di Firenze Referente per l Amministrazione - Gianluca Vannuccini e-mail: g.vannuccini@comune.fi.it Nome della soluzione Mia Pagina. Ambiti applicazione interessati Ottimizzazione dei Servizi. Altre Amministrazioni che utilizzano o che hanno aderito al riuso della soluzione Comuni di: Bologna Cesena Padova Ravenna Sesto Fiorentino 3
Tipologie di Amministrazioni che a parere dell Amministrazione cedente sono le più idonee a riutilizzare la soluzione Soluzione predisposta all utilizzo di tutti gli Enti pubblici, locali e nazionali. Al fine di massimizzare la riusabilità del sistema presso contesti territoriali eterogenei, sono state individuate due possibili modalità di costituzione del basamento informativo a cui il Fascicolo del Cittadino/Impresa farà riferimento: una basata sulla indicizzazione di puntatori a servizi o contenuti dislocati su risorse dati distribuite e federate (modello distribuito-risorsa dati federata), ed una basata sulla creazione di base dati centralizzata di bonifica e di aggregazione dei dati di un Ente (modello centralizzato). Un Ente può decidere se adottare l uno o l altro scenario di dispiegamento del sistema di aggregazione dei dati e contenuti per il Fascicolo del Cittadino/Impresa. Quali servizi vengono implementati con l uso della soluzione Mia Pagina è prima di tutto una nuova modalità di accesso ai servizi erogati che complementa l offerta informativa già presente sul portale Web Istituzionale dell Ente. Notevole impegno di risorse umane interne ed economiche è attualmente dedicato all upgrade e al restayling del sito, funzionali a un più facile accesso del cittadino ai servizi e alle informazioni. La nuova funzionalità rappresenta un alternativa, caratterizzata e differenziante rispetto alla modalità tradizionale per la possibilità data all utente di accedere non solo ai servizi attualmente disponibili, ma anche di fruirne di nuovi erogabili tramite l elaborazione e l integrazione di fonti informative interne all Amministrazione Locale ma anche derivanti da altri Enti ed organizzazioni terze presenti nella realtà locale. Infatti la Mia Pagina consente agli utenti di avere uno spazio digitale personalizzabile a seconda delle proprie esigenze, per interagire con il Comune e per acquisire informazioni circa i servizi di cui necessita, liberando tempo per sé e quindi migliorando la qualità del vivere quotidiano. La Mia Pagina può essere quindi vista come un contenitore per l'offerta che la PA presenta al cittadino, il quale a sua volta può comporre dinamicamente gli elementi che la costituiscono a seconda delle sue preferenze e dei temi di suo interesse. La profilazione, infatti, avviene secondo un meccanismo che permette di realizzare un procedimento che ruota direttamente attorno all esperienza dell utente ed è centrato su di esso. Il punto di partenza per la definizione degli elementi che saranno esposti nella Mia Pagina è l individuazione di tutto ciò che può essere trasformato in una risorsa accessibile via web. In quest'ottica, nello specifico per i dati pubblici, viene ripresa in pieno la filosofia dell Open Government, basata sui concetti di Open Data, e, a tendere, di Linked Data, secondo cui ogni risorsa accessibile via 4
web, che sia un file multimediale, un documento o un servizio online transazionale, sarà in futuro sempre più accessibile. Il Sistema espone le risorse attraverso delle interfacce web che assumono la forma di widget inserite all interno della Mia Pagina, che ne costituisce il contenitore e ne concretizza la presentazione attraverso l interfaccia del web browser e della app per smartphone., che sarà resa disponibile per i dispositivi: Android, iphone e ipad e BlackBerry La composizione di questi elementi all interno della Mia Pagina avviene mediante un apposito menù, sempre presente, che permette all utente di cercare e di navigare all interno dell offerta dei widget proposti dall Ente, attivando quelli che ritiene più interessanti per le proprie esigenze. Questo menù costituisce lo strumento principale con cui l utente interagisce con gli elementi compositivi messi a sua disposizione dall Ente in maniera proattiva: infatti sulla base delle informazioni inserite dall utente, l Amministrazione Locale renderà disponibili informazioni profilate al fine di ottimizzare il tempo di accesso alle risorse per il singolo utente, ad esempio inserendo l indirizzo di residenza si potranno conoscere automaticamente, ed in modalità push, i giorni di pulizia della propria strada e di ritiro dei rifiuti, oppure inserendo il codice fiscale del proprio figlio/a si potrà abilitare il widget che assolve la funzionalità di promemoria al fine di adempiere al pagamento delle tasse scolastiche (mensa, ecc.) prima del termine di scadenza. Tipo di Amministrazioni a cui è destinato Enti pubblici, locali e nazionali. 5
SEZIONE 2 DESCRIZIONE TESTUALE DELLA SOLUZIONE Link della soluzione Non ancora disponibile. Descrizione sintetica della soluzione La web application è basata su open standard e prevede una modalità di autenticazione basata su interfacce, abilitanti il singolo Ente ad utilizzare diversi sistemi di gestione delle identità, purché basati su tecnologie standard (LDAP/SAML, CNS, CSE, CIE). La Mia Pagina è prima di tutto una nuova modalità di accesso ai servizi erogati che complementa l offerta informativa già presente sul portale Web Istituzionale dell Ente.. La nuova funzionalità rappresenta un alternativa, caratterizzata e differenziante rispetto alla modalità tradizionale per la possibilità data all utente di accedere non solo ai servizi attualmente disponibili, ma anche di fruirne di nuovi erogabili tramite l elaborazione e l integrazione di fonti informative interne all Amministrazione Locale ma anche derivanti da altri Enti ed organizzazioni terze presenti nella realtà locale. La Mia Pagina può essere quindi vista come un contenitore per l'offerta che la PA presenta al cittadino, il quale a sua volta può comporre dinamicamente gli elementi che la costituiscono a seconda delle sue preferenze e dei temi di suo interesse. La Mia Pagina del cittadino, ha un proprio speculare internamente all Ente, la Mia Pagina dell operatore, che ssi rivolge ad una tipologia di utenza che varia dall operatore comunale di sportello, fino al generico dipendente pubblico. La profilazione dal lato operatore possiede le stesse caratteristiche funzionali ed operative di quella già vista dal lato del cittadino e attiva widget che permettono l accesso alle pratiche del cittadino o ai suoi dati. 6
SEZIONE 3 ASPETTI LEGATI ALL USO DELLA SOLUZIONE Data di avvio in esercizio della soluzione N. di addetti operanti con la soluzione Breve descrizione del contesto organizzativo in cui la soluzione e stata adottata (assegnazione di ruoli e funzioni) N. di giornate per manutenzione evolutiva Formazione specifica erogata da risorse Esiste un manuale d uso della soluzione per gli addetti? Disponibilità di personale dell ente a fornire assistenza La soluzione e di completa proprietà dell amministrazione cedente? 7
SEZIONE 4 ASPETTI DI COSTO DELLA SOLUZIONE SOSTENUTI DALL AMMINISTRAZIONE Costi esterni (fornitori + consulenza) per la realizzazione della soluzione 379.947,96. Costi interni per la realizzazione della soluzione 67.899,69. 8
SEZIONE 5 BENEFICI OTTENUTI DALL USO DELLA SOLUZIONE Benefici in termini di riduzione di costi conseguiti dall Amministrazione; riportare i costi, in euro, relativi al processo supportato dalla soluzione, prima dell adozione della soluzione e dopo l adozione della soluzione stessa Benefici in termini di miglioramento del servizio reso a cittadini e imprese conseguiti dall Amministrazione I cittadini potranno visualizzare quanto descritto sia dalla propria postazione desktop, quindi da casa o dal luogo di lavoro, sia su cellulare accedendo tramite app, quest ultimo rappresenta un nuovo canale di fruizione di servizi, che permette al cittadino di portare con sé i contenuti e i servizi della PA, rendendoli accessibili non solo in qualunque momento della giornata, ma anche in ogni luogo. Benefici derivanti all amministrazione dall elaborazione dei dati che la soluzione utilizzata o genera, al fine di orientare in modo più efficace l azione amministrativa La creazione della Mia Pagina dell Operatore si colloca nell azione intrapresa dall Ente di migliorare la qualità dei rapporti tra cittadini e Amministrazione, riducendo i tempi di accesso ai servizi e indicando un unico riferimento e interfaccia a cui l utenza può rivolgersi. Elementi di semplificazione della procedura tradizionale introdotti dalla soluzione Altri benefici derivanti dall utilizzo della soluzione non ricompresi nelle tipologie prima indicate 9
SEZIONE 6 ASPETTI LEGATI ALLE TECNOLOGIE UTILIZZATE Caratteristiche della soluzione tecnologica Prerequisiti di natura tecnica (hw e sw di base) per il funzionamento della soluzione; descrizione dell hw e sw di base necessario per riusare la soluzione, ovvero senza la quale la soluzione non è utilizzabile Partners coinvolti nella realizzazione della soluzione; indicare il partner/fornitori coinvolti nelle diverse fasi di realizzazione della soluzione: analisi, realizzazione, test, gestione a regime Società Engineering S.p.A. Quanto tempo è durato il progetto (mesi)? Quali sono i volumi di servizio che la soluzione gestisce? La soluzione è integrata con altre applicazioni dell amministrazione? 10
SEZIONE 7 ALTRI ASPETTI VINCOLANTI Esigenza di specifici modelli organizzativi? Necessità di accordi con Enti terzi? Non sono necessari accordi con Enti terzi. Dipendenza da normative regionali? Non ci sono normative regionali vincolanti. 11
Progetto ELI4U Enti Locali Innovazione for User Titolo del servizio o della soluzione oggetto del riuso p@doc - Sistema di gestione dei procedimenti integrato con la gestione documentale SEZIONE 1 ANAGRAFICA DELLA SOLUZIONE OFFERTA AL RIUSO Nome dell Amministrazione proponente - Comune di Padova Referente per l Amministrazione - Alberto Corò e-mail: coroa@comune.padova.it - Angelo Rossi e-mail: rossiangelo@comune.padova.it Nome della soluzione p@doc Sistema di gestione dei procedimenti integrato con la gestione documentale. Ambiti applicazione interessati Primariamente Archivio e Protocollo ma, dal momento che il sistema si propone di gestire l interezza dei flussi documentali sia interni sia rivolti verso l esterno dell Ente, si può ragionevolmente indicare che tutti gli uffici e le strutture dell Ente sono interessate. 12
Altre Amministrazioni che utilizzano o che hanno aderito al riuso della soluzione Autorità di Bacino del Fiume Adige Autorità di Bacino del Serchio (Lucca) Autorità di Bacino di Trento Autorità Portuale di Venezia Consorzio Industriale Provinciale Nordest Sardegna (CIPNES) Comune della Spezia Comune di Adria Comune di Azzano Mella Comune di Bibbiena Comune di Chitignano Comune di Fano Comune di Focognano Comune di Fucecchio Comune di Mazara del Vallo Comune di Montemignaio Comune di Montemurlo Comune di Montieri Comune di Ortignano Comune di Poppi Comune di San Niccolò Comune di Stia Comune di Talla Comune di Viadana Comune di Vigevano Croce Rossa Italiana Comitato Regionale Piemonte (con service ASP a tutte le sedi periferiche della Regione) Istituto Conservatorio Musicale di Benevento Istituto degli Innocenzi (Firenze) Presidio Sanitario Ospedaliero della Pietà (Ospedali Camilliani) Provincia di Prato (con service ASP a 5 Comuni della stessa Provincia) Provincia di Ferrara Provincia di Verona Questura di Brescia Unione Comuni Montani Amiata Grossetana Unione Comuni Montani Colline Metallifere 13
Unione Comuni Montani del Casentino Unione Comuni Montani Lunigiana Unione Comuni Val di Bisenzio Tipologie di Amministrazioni che a parere dell Amministrazione cedente sono le più idonee a riutilizzare la soluzione Soluzione predisposta all utilizzo da parte di qualunque Amministrazione. È inoltre contemplato l utilizzo in un contesto multi-ente. Quali servizi vengono implementati con l uso della soluzione? I componenti che costituiscono la soluzione sono: Organizzazione dell Ente Archivio dei documenti e dei record Scrivania di BackOffice Gestione Documentale Gestione dei Procedimenti Essi dialogano tramite cooperazione applicativa e non costituiscono un unicum monolitico in modo da essere gestiti e applicati anche parzialmente rispetto al contesto organizzativo di riferimento. Tipo di Amministrazioni a cui è destinato Qualunque Amministrazione. 14
- SEZIONE 2 DESCRIZIONE TESTUALE DELLA SOLUZIONE Link della soluzione Non ancora disponibile. Descrizione sintetica della soluzione p@doc è un Sistema di gestione dei procedimenti integrato con la gestione documentale realizzato sulla base di componenti software già sviluppati nei loro nuclei fondamentali in precedenti esperienze progettuali da parte del Comune di Padova, della Provincia di Ferrara e della Provincia di Prato (Gestione documentazione grigia, Scrivania Virtuale, Gestione richieste interne, Organigramma, Gestione Schede Processo, Gestione Pratiche, Protocollo, Gestione fascicoli, Gestione Documentale, Gestione Archivio,...). Il sistema applicativo è caratterizzato da: accesso degli utenti tramite interfaccia web adottando browser commerciali; gestione di criteri di autenticazione e autorizzazione degli utenti; fornire tutte le funzioni necessarie per la tenuta di un sistema di gestione informatica dei documenti; funzioni per l instradamento documentale che permette una gestione flessibile delle politiche di assegnazione di documenti, ecc.; supporto allo scambio delle comunicazioni fra i vari uffici della AOO mediante trasmissione di documenti in formato elettronico firmati elettronicamente; fruizione e condivisione delle informazioni all interno dei differenti uffici della AOO e dell Amministrazione; interoperabilità con altri sistemi di protocollo operanti all esterno dell Amministrazione, secondo gli standard ex CNIPA; interoperabilità SCP Regione Toscana; integrazione con posta elettronica certificata; elaborazioni statistiche ai fini del Controllo di gestione; consentire la gestione dei procedimenti amministrativi; consentire la gestione dell archivio generale del Comune; gestire le fasi di conservazione sostitutiva a norma di legge. 15
I componenti del sistema dialogano tra loro mediante cooperazione applicativa. p@doc è inoltre in grado di integrarsi efficacemente all interno dell ecosistema software dell Ente grazie alla sua capacità di comunicare con numerosi sistemi differenti. Innanzitutto, p@doc consente di esporre i dati al sistema fascicolo del cittadino/impresa (realizzato, sempre nell ambito del Progetto ELI4U, dal Comune di Firenze) tramite ETL realizzato sulla piattaforma Pentaho-BI. Relativamente alla normalizzazione o identificazione corretta dei dati del cittadino/impresa il sistema comunica, tramite Web Service, con l architettura ACSOR provvedendo in successione anche all aggiornamento delle pratiche concluse relativamente agli ambiti di pertinenza tra i procedimenti gestiti dal sistema in corso di descrizione e gli oggetti previsti nel contesto ACSOR. Relativamente alle applicazioni gestionali istituzionali verticali (ERP) il sistema comunica in modo bidirezionale mediante interoperabilità applicativa. Il sistema ERP trasmette, in formato XML, record al sistema documentale, richiede e riceve la registratura di protocollazione. La comunicazione si basa sui protocolli XML con tecnologie SOAP, XML-RPC, WSDL. 16
SEZIONE 3 ASPETTI LEGATI ALL USO DELLA SOLUZIONE Data di avvio in esercizio della soluzione Primavera 2014. N. di addetti operanti con la soluzione Breve descrizione del contesto organizzativo in cui la soluzione e stata adottata (assegnazione di ruoli e funzioni) N. di giornate e tipologia di formazione N. di giornate per manutenzione evolutiva Formazione specifica erogata da risorse Esiste un manuale d uso della soluzione per gli addetti? Sì. Disponibilità di personale dell ente a fornire assistenza Sì, nelle fasi iniziali dell adozione. La soluzione e di completa proprietà dell amministrazione cedente? Sì. 17
SEZIONE 4 ASPETTI DI COSTO DELLA SOLUZIONE SOSTENUTI DALL AMMINISTRAZIONE Costi esterni (fornitori + consulenza) per la realizzazione della soluzione 170.710,50 di cui: acquisto hardware: 19.794,04; attività di analisi e programmazione: 150.916,46. Costi interni per la realizzazione della soluzione 83.363,12. 18
SEZIONE 5 BENEFICI OTTENUTI DALL USO DELLA SOLUZIONE Benefici in termini di riduzione di costi conseguiti dall Amministrazione; riportare i costi, in euro, relativi al processo supportato dalla soluzione, prima dell adozione della soluzione e dopo l adozione della soluzione stessa Il risparmio annuo ascrivibile all utilizzo del sistema p@doc ottenuto dal Comune di Padova è stato pari ad almeno 996.545,00. Tale risparmio ha molteplici origini: dalla riduzione dell effort, in termini di tempo uomo, in tutte le operazioni relative alla protocollazione, alla circolazione, all archiviazione e alla ricerca dei documenti alla riduzione delle spese vive connesse a tali attività (es. costo della carta per la stampa di documenti in più copie). Benefici in termini di miglioramento del servizio reso a cittadini e imprese conseguiti dall Amministrazione Grazie all utilizzo di p@doc, i servizi resi a cittadini ed imprese hanno ottenuto numerosi benefici; principalmente in termini di riduzione del tempo di erogazione dei servizi ed in una risposta più pronta ed affidabile dell amministrazione alle loro richieste. Benefici derivanti all amministrazione dall elaborazione dei dati che la soluzione utilizzata o genera, al fine di orientare in modo più efficace l azione amministrativa L integrazione all interno del sistema dello strumento di gestione dei procedimenti consente di rendere il funzionamento degli stessi più affidabile e meno soggetto a variazioni e incertezze. Elementi di semplificazione della procedura tradizionale introdotti dalla soluzione La digitalizzazione dei procedimenti e dei flussi documentali introdotta da p@doc ha consentito di semplificare numerose attività, eliminandone alcune per cui il passaggio da cartaceo a digitale aveva comportato la perdita di significato. Altri benefici derivanti dall utilizzo della soluzione non ricompresi nelle tipologie prima indicate 19
SEZIONE 6 ASPETTI LEGATI ALLE TECNOLOGIE UTILIZZATE Caratteristiche della soluzione tecnologica Prerequisiti di natura tecnica (hw e sw di base) per il funzionamento della soluzione; descrizione dell hw e sw di base necessario per riusare la soluzione, ovvero senza la quale la soluzione non è utilizzabile Partners coinvolti nella realizzazione della soluzione; indicare il partner/fornitori coinvolti nelle diverse fasi di realizzazione della soluzione: analisi, realizzazione, test, gestione a regime Fornitori coinvolti nelle attività di analisi e programmazione: NCF Sistemi S.n.c I.M. Technologies S.r.l. Studio Form S.r.l. ARCA Consulting S.r.l. M.E.T.A. S.r.l. Tecnodiritto S.r.l. SIRC S.a.s. Net by Telerete Nordest Cineca Consorzio Interuniversitario Ing. Marco Barbato Avv. Alberto Pianon Quanto tempo è durato il progetto (mesi)? 20
Quali sono i volumi di servizio che la soluzione gestisce Ogni istanza dell applicativo può gestire un elevato numero di Enti: in questo modo gli Enti che fungono da Centro Servizi Territoriali hanno la possibilità di offrire il servizio agli Enti che ne facciano richiesta. La soluzione è integrata con altre applicazioni dell amministrazione 21
SEZIONE 7 ALTRI ASPETTI VINCOLANTI Esigenza di specifici modelli organizzativi? No. Necessità di accordi con Enti terzi? Non sono necessari accordi con Enti terzi. Dipendenza da normative regionali? Non ci sono normative regionali vincolanti. 22
Progetto ELI4U Enti Locali Innovazione for User Titolo del servizio o della soluzione oggetto del riuso Implementazione di strumenti a supporto della costruzione, controllo e comunicazione dei processi di pianificazione e programmazione annuale e pluriennale dell Ente SEZIONE 1 ANAGRAFICA DELLA SOLUZIONE OFFERTA AL RIUSO Nome dell Amministrazione proponente - Comune di Piacenza. Referente per l Amministrazione - Giuseppe Morsia e-mail: giuseppe.morsia@comune.piacenza.it Nome della soluzione Implementazione di strumenti a supporto della costruzione, controllo e comunicazione dei processi di pianificazione e programmazione annuale e pluriennale dell Ente. Ambiti applicazione interessati Pianificazione strategica. 23
Altre Amministrazioni che utilizzano o che hanno aderito al riuso della soluzione Comuni di: Bergamo Bologna Cesena Livorno Ravenna Udine Tipologie di Amministrazioni che a parere dell Amministrazione cedente sono le più idonee a riutilizzare la soluzione Soluzione predisposta all utilizzo di tutti gli Enti pubblici, locali e nazionali. I principali destinatari dell'applicativo sono: gli Amministratori dell'ente che tramite l applicativo potranno verificare e disporre di tutte le informazioni inerenti i programmi dell'ente; i Dirigenti, che avranno a disposizione una piattaforma per gestire ed analizzare i progetti di propria competenza; i cittadini, che potranno verificare le azioni dell'amministrazione. Quali servizi vengono implementati con l uso della soluzione Il sistema consente nello specifico di: assistere gli uffici nella predisposizione dei principali documenti di programmazione e controllo (es. PEG, PDO, RPP, Programma di Mandato, Piano della Performance); abilitare la verifica e il monitoraggio dell'attività Comunale tramite il modulo della piattaforma relativo al Ciclo della performance che, non solo può rappresentare uno strumento di lavoro per Amministratori e Dirigenti del Comune, ma anche un'opportunità per i cittadini, che attraverso di esso potranno verificare costantemente i risultati raggiunti dall Amministrazione (es. verifiche di PEG e Relazione della Performance); 24
monitorare l'andamento dei vari obiettivi sulla base dei piani d'azione di ogni singolo obiettivo; gestire la documentazione e gli atti amministrativi inerenti piani e programmi (progetti, elaborati tecnici, rendiconti, ecc.); gestire una banca dati degli indicatori di risultato connessi ad ogni singolo obiettivo e alle attività inerenti le schede PEG con la possibilità di confronti temporali e visualizzazione di trend; classificare gli obiettivi al fine di avere una lettura multidimensionale dell'azione amministrativa rispetto al responsabile, alle risorse coinvolte e al cronoprogramma delle attività; consentire differenti livelli di accesso alle informazioni; pubblicare direttamente online i documenti prodotti; disporre di una reportistica multilivello, da un cruscotto sintetico dei principali indicatori di attività e finanziari, alla stampa della singola scheda PEG; consentire la misurazione e valutazione individuale e organizzativa della performance al fine di garantire nell Amministrazione la connessione tra risultati raggiunti ed il sistema premiante, in conformità con la delibera CiVIT n. 112/2010 del 28 ottobre 2010. L applicativo è, inoltre, in grado di fornire in output la seguente documentazione prevista dalla normativa in merito al processo di programmazione e pianificazione annuale e pluriennale dell Ente e alla gestione del ciclo delle performance: Piano della Performance, Linee Programmatiche di Mandato, Relazione Previsionale e Programmatica (RPP), Piano Esecutivo di Gestione (PEG) e Piano degli Obiettivi (PDO). Tipo di Amministrazioni a cui è destinato Enti pubblici, locali e nazionali. 25
SEZIONE 2 DESCRIZIONE TESTUALE DELLA SOLUZIONE Link della soluzione Non ancora disponibile. Descrizione sintetica della soluzione L'applicativo software, basato su tecnologie web, si compone, schematicamente, di tre moduli: 1. PEG/PDO; 2. ciclo Performance; 3. valutazione individuale e organizzativa. Esso consente: la gestione dei documenti di pianificazione e programmazione dell'ente in modalità centralizzata o decentrata; il monitoraggio e rendicontazione dei piani d'azione previsti. Inoltre l applicativo garantisce: un maggior presidio del processo che, grazie all applicativo, diventa di più facile gestione e controllo; la facilitazione nella compilazione degli stati di avanzamento; la storicizzazione dei dati per valutare le azioni di miglioramento sia nell'allocazione delle risorse che nell'erogazione dei servizi. 26
SEZIONE 3 ASPETTI LEGATI ALL USO DELLA SOLUZIONE Data di avvio in esercizio della soluzione N. di addetti operanti con la soluzione Breve descrizione del contesto organizzativo in cui la soluzione e stata adottata (assegnazione di ruoli e funzioni) Per svolgere le attività necessarie alla realizzazione del progetto è stato organizzato un team di lavoro, in riferimento alla persone interne all Ente, così composto: Dirigente Direzione Operativa Risorse; Dirigente Servizio Personale e Organizzazione; Responsabile Servizio Sistemi Informativi e Sportelli Polifunzionali; 2 risorse del Servizio Personale e Organizzazione; Funzionaria Servizio Bilancio. Le persone più time-intensive coinvolte in questo progetto sono state le due risorse del Servizio Personale e Organizzazione; una di queste per circa 3-4 mesi si è dedicata completamente al popolamento del secondo modulo. Inoltre si è proceduto all organizzazione di tre gruppi di lavoro, costituiti da tutti i Dirigenti delle unità organizzative dell Ente (coinvolti diciassette Dirigenti) per la gestione di undici sessioni di laboratorio, con il coinvolgimento dei Dirigenti afferenti agli stessi ambiti di servizio e dell Università Cattolica del Sacro Cuore di Milano. 27
N. di giornate e tipologia di formazione 10 gg formazione e configurazione della soluzione SW. N. di giornate per manutenzione evolutiva Formazione specifica erogata da risorse Giornate di formazione finalizzate a fornire tutte le informazioni necessarie per un corretto utilizzo del sistema da parte degli amministratori e da parte degli utenti. Esiste un manuale d uso della soluzione per gli addetti? Previsti: manuale utente, contenente tutte le informazioni necessarie ad un corretto utilizzo del sistema da parte degli utenti utilizzatori finali; manuale amministratore: contenente tutte le informazioni necessarie alla configurazione e gestione "amministrativa" del sistema; manuale Tecnico: contenente tutte le informazioni necessarie alla installazione, configurazione e gestione "tecnico informatica" del sistema. Ad esempio, documentazione dettagliata della struttura della banca dati (Campi, tabelle, relazioni, stored procedure, ecc.), eventuali web service nonché le istruzioni operative da fornire all amministratore di sistema (con indicazione almeno dell avvio, chiusura, monitoraggio e backup dei dati); documentazione per la conoscenza della struttura della base dati utilizzata (Schema del database) e del codice sorgente (codice sorgente come da licenza GPLv2 o successive). Il codice sorgente dovrà essere corredato di adeguata documentazione, tipo: schemi UML, javadoc ecc.. Disponibilità di personale dell ente a fornire assistenza La soluzione è di completa proprietà dell amministrazione cedente? 28
SEZIONE 4 ASPETTI DI COSTO DELLA SOLUZIONE SOSTENUTI DALL AMMINISTRAZIONE Costi esterni (fornitori + consulenza) per la realizzazione della soluzione 384.775,68. Costi interni per la realizzazione della soluzione 45.561,40. 29
SEZIONE 5 BENEFICI OTTENUTI DALL USO DELLA SOLUZIONE Benefici in termini di riduzione di costi conseguiti dall Amministrazione; riportare i costi, in euro, relativi al processo supportato dalla soluzione, prima dell adozione della soluzione e dopo l adozione della soluzione stessa Non ci sono riduzioni di costi conseguiti dall Amministrazione. Benefici in termini di miglioramento del servizio reso a cittadini e imprese conseguiti dall Amministrazione Predisposizione e pubblicazione on-line del piano delle performance degli enti, garantendo ai cittadini un controllo sulle attività pianificate e svolte dalle Amministrazioni. Benefici derivanti all amministrazione dall elaborazione dei dati che la soluzione utilizzata o genera, al fine di orientare in modo più efficace l azione amministrativa Le aspettative di beneficio nell utilizzo della nuova piattaforma rispetto alla situazione attuale si concretizzano in: maggior flessibilità dello strumento, che, a regime, consentirà di utilizzare il PEG/PDO come punto di partenza per la pianificazione delle attività che consentono la realizzazione degli obiettivi definiti; possibilità di confronto con altri Enti (benchmark). Sono diversi gli enti comuni e provincie che hanno preso la decisione di adottare gli strumenti a supporto della costruzione e controllo dei processi di pianificazione e programmazione annuale e pluriennale. Per quanto riguarda ELI4U, la soluzione progettata è stata adottata da una decina di Enti, con una spesa media sostenuta da ciascuno di 75.000,00. 30