Marzo 16 BANCA BIOLOGICA SCQM Descrizione della procedura per ospedali e studi medici SCQM Foundation, Aargauerstrasse 250, 8048 Zurigo, Tel. +41 (0)43 268 55 77, Fax:+41 (0)43 268 55 79, e-mail: info@scqm.ch
Indice BANCA BIOLOGICA SCQM 1 Descrizione della procedura per ospedali e studi medici 1 A. Materiale per il prelievo di sangue 3 1. Set per il prelievo di sangue SCQM (kit banca biologica) 3 2. Infrastruttura necessaria negli ospedali o negli studi medici 3 B. Prelievo di sangue, trattamento dei campioni e stoccaggio 4 1. Prelievo di sangue 4 2. Trattamento dei campioni 4 2.1. Sangue per DNA 4 2.2. Sangue per siero 4 3. Stoccaggio provvisorio 5 3.1. Indicazioni per la preparazione della busta per il trasporto 5 3.2. Stoccaggio provvisorio 5 C. Registrazione dei campioni biologici nella banca dati SCQM 5 1. Registrazione del campione biologico 5 2. Registrazione dei dati sul foglio di accompagnamento 7 D. Trasporto dei campioni biologici alla banca biologica centrale SCQM a Ginevra 8 Pagina 2
Regola fondamentale: per il prelievo dei campioni biologici destinati alla banca SCQM è necessaria una dichiarazione di consenso a parte del paziente. Far firmare ai pazienti una dichiarazione di consenso dopo aver fornito informazioni dettagliate. Quindi inviare o faxare il documento a SCQM: Fax SCQM: 043 268 55 79 A. Materiale per il prelievo di sangue 1. Set per il prelievo di sangue SCQM (kit banca biologica) SCQM mette gratuitamente a vostra disposizione dei set per il prelievo, lo stoccaggio provvisorio e il trasporto del sangue. Il kit Banca biologica di SCQM contiene: 1 x busta per il trasporto 1 x foglio di accompagnamento 1 x butterfly + luer adapter 21G x 3/4 1 x BD Vacutainer contenitore monouso in plastica 1 x provetta EDTA (tappo viola) 2 x provette con gel (tappo giallo) 2 x provette per il trasporto del siero (tappo bianco) Ogni busta del set reca un protocollo abbreviato con istruzioni per il prelievo del campione. Ogni set è identificato da un codice numerico. Tale codice è riportato anche sul foglio di accompagnamento, sulla provetta con il gel, sulla provetta EDTA e su quelle per il trasporto. Utilizzare un kit Banca biologica SCQM a parte per ogni paziente. 2. Infrastruttura necessaria negli ospedali o negli studi medici Centrifuga per centrifugare le provette con il gel a 1000-1200 g Frigorifero per lo stoccaggio provvisorio dei campioni al massimo a -18 C, -20 C o -80 C Pagina 3
B. Prelievo di sangue, trattamento dei campioni e stoccaggio 1. Prelievo di sangue Tutti i materiali necessari per il prelievo di sangue sono contenuti nell apposito set: 1 x butterfly + luer adapter 21G x 3/4 1 x BD Vacutainer contenitore monouso in plastica 1 x provetta EDTA (tappo viola) 2 x provette con gel (tappo giallo) 2 x provette per il trasporto Nel quadro dei normali prelievi di sangue vengono inoltre prelevati ulteriori 15 ml di sangue per la banca biologica SCQM: 1 x 5 ml di sangue per DNA in una provetta EDTA (tappo viola) 2 x 5 ml di sangue per siero in provette con gel (tappo giallo) 2. Trattamento dei campioni Per motivi di qualità l intervallo temporale tra il prelievo di sangue e lo stoccaggio EDTA del sangue e del siero a una temperatura di almeno -18 C non deve superare le 3 ore. Se il trattamento dei campioni richiede più di 3 ore, i campioni biologici devono essere distrutti e le informazioni inserite devono essere cancellate dalla banca dati online SCQM. 2.1. Sangue per DNA Subito dopo il prelievo di sangue, la provetta EDTA viene capovolta cinque volte affinché il sangue si mescoli bene con l anticoagulante. Quindi la provetta viene inserita nella busta per il trasporto e possibilmente congelata a -80 C ma almeno a -18 C. 2.2. Sangue per siero Capovolgere cinque volte la provetta con il gel dopo il prelievo di sangue e lasciar coagulare per 60 minuti in un supporto per provette o simili. Nei successivi 60 minuti: centrifugare per 10-15 minuti a 1000-1200 g (10 minuti in un rotore oscillante, 15 minuti in un rotore ad angolo fisso); versare il siero ottenuto da ogni provetta in una provetta separata, preetichettata per il trasporto del siero (tappo bianco); inserire le provette per il trasporto del siero nella busta per il trasporto e congelare possibilmente a -80 C, ma almeno a -18 C. Pagina 4
3. Stoccaggio provvisorio Il sangue per DNA e siero viene conservato fino al ritiro per il trasporto refrigerato nella busta per il trasporto e stoccato a -80 C o almeno -18 C. 3.1. Indicazioni per la preparazione della busta per il trasporto Utilizzare una busta per ogni paziente Nella busta per il trasporto ci sono le provette con i campioni di sangue trattati di un paziente: o 1 x provetta EDTA (tappo viola; riempita con 5 ml di sangue) e o 2 x provette per il trasporto del siero (tappo bianco; riempite ciascuna con 5 ml di siero) Piegare il foglio di accompagnamento e inserirlo nella tasca esterna della busta Rimuovere la protezione dal nastro adesivo Piegare la busta per il trasporto lungo l apertura in modo che la stella venga a trovarsi all interno del quadrato. Sigillare la busta facendo aderire accuratamente le strisce adesive dall interno verso l esterno. 3.2. Stoccaggio provvisorio Inserire la busta per il trasporto piena nel congelatore: -80 C o almeno -18 C. C. Registrazione dei campioni biologici nella banca dati SCQM Per registrare il campione di sangue di un paziente nella banca biologica, è necessario un indirizzo e-mail valido e una password per la banca dati online di SCQM. Se non si dispone di questi dati di accesso, contattare l ufficio SCQM: telefono 043 268 55 77 1. Registrazione del campione biologico Fare clic su http://www.scqm.ch/ Pagina 5
Fare clic su Login. Inserire correttamente il proprio indirizzo e-mail e la password. Inserire nel campo di ricerca il nome del paziente o la sua data di nascita. Se si effettua la ricerca utilizzando la data di nascita, accertarsi di averla inserita nella sequenza corretta: anno/mese/giorno. Ad esempio: 1967/09/01. Oppure cercare il paziente desiderato nell elenco dei pazienti. Cercare il paziente utilizzando questo campo di ricerca. Nella nuova finestra visualizzata con il banner del paziente, fare clic sulla scheda «Bio Kits» (Kit Banca biologica). Fare clic su «Bio Kits». Pagina 6
Selezionare «Ja» (Sì) in corrispondenza di «Patient will Bioproben geben» (Il paziente vuole fornire campioni biologici). Scegliere il tipo di campione che si desidera aggiungere: Siero + DNA o Siero o DNA. Quindi fare clic su «Anlegen» (Crea). Nella seguente finestra inserire il codice del kit, manualmente o con un lettore di codici a barre. Tale codice è riportato sul foglio di accompagnamento e su tutte le provette del set. Inserire la data e l ora del prelievo del campione. Salvare i dati inseriti. La registrazione dei dati online è terminata. ID paziente SCQM 2. Registrazione dei dati sul foglio di accompagnamento Annotare sul foglio di accompagnamento le seguenti informazioni sul paziente: ID paziente SCQM Anno di nascita Sesso Data e ora del prelievo del campione (questi dati vengono registrati immediatamente dopo il prelievo di sangue) Pagina 7
Congelamento del siero: data, ora e temperatura (provetta per il trasporto con il tappo bianco). (Questi dati vengono registrati dopo il trattamento dei campioni) Congelamento del sangue per DNA (provette EDTA, tappo lilla): data, ora e temperatura - questi dati vengono registrati dopo il trattamento dei campioni Istituzione presso la quale è stato prelevato il sangue Laboratorista responsabile La data e l ora del prelievo di sangue indicate nel foglio di accompagnamento devono corrispondere ai dati inseriti nella banca dati online. Inserire il foglio di accompagnamento nella tasca esterna della busta per il trasporto. D. Trasporto dei campioni biologici alla banca biologica centrale SCQM a Ginevra I campioni vengono ritirati ogni quattro settimane. Il giovedì prima del ritiro il responsabile della banca biologica dell ospedale o dello studio medico viene informato del ritiro. Il martedì un corriere dell azienda di trasporto Distex ritira i campioni biologici utilizzando un contenitore con ghiaccio secco. Entrambi, il responsabile della banca biologica e il corriere Distex, sottoscrivono la lista di trasporto. Pagina 8