Soggetti proponenti AREA TEMATICA DI PERTINENZA APPALTI E CONTRATTI PUBBLICI CORSO II LIVELLO TIPO A IL CAPITOLATO SPECIALE la gestione della gara e la relazione del capitolato con il processo di valutazione delle offerte Referente didattico: Alberto Barbiero 1
Obiettivi generali Il Codice dei contratti pubblici (d.lgs. n. 50/2016) e la sua revisione funzionale (adottata con il d.lgs. n. 56/2017) hanno evidenziato la centralità di due elementi nella gestione del processo di acquisizione di lavori, servizi e forniture: il capitolato speciale (con la descrizione delle specifiche tecniche e prestazionali) e il sistema dei criteri di valutazione delle offerte (in caso di utilizzo dell offerta economicamente più vantaggiosa, che lo stesso Codice connota come criterio prevalente). Più volte l Anac e la giurisprudenza amministrativa hanno focalizzato l attenzione sulla stretta relazione tra i due strumenti, in quanto la dettagliata strutturazione del capitolato (compiuta definjizione delel specifiche tecniche e prestazionali, individuazione degli standard di processo e funzionali, adeguata composizione del modello organizzativo e del sistema dei controlli sulle prestazioni) consente l impostazione di un sistema criteriale efficace, poiché nella definizione suoi elementi (criteri di natura qualitativa e quantitativa, criteri predeterminati) la stazione appaltante può fare riferimento proprio al capitolato. Il percorso formativo è finalizzato a sviluppare al massimo il coinvolgimento dei partecipanti, mediante condivisione e confronto nella gestione del processo complessivo (elaborazione del capitolato e del correlato sistema criteriale) e sulle tematiche analizzate nei singoli moduli. Il confronto sarà realizzato in particolare mediante: a) analisi di casi volta a sollecitare il raffronto con le esperienze dei partecipanti; b) proposizione, da parte dei partecipanti, di proprie esperienze specifiche; c) discussione sugli elementi emersi, anche con suddivisione in gruppi, finalizzata a consentire la traduzione del confronto nel project work (per le singole parti e nella sua definizione complessiva). La condivisione sarà realizzata in particolare mediante: a) individuazione e messa disposizione dei partecipanti in una data room delle esperienze più significative, con possibilità di scambio di informazioni e di discussione attraverso la stessa data room; b) elaborazione e messa a disposizione dei partecipanti di un file aperto, al termine di ogni modulo, rispetto al quale possono essere formulate osservazioni e possono essere apportati elementi di discussione o miglioramento. Al termine del percorso, ai partecipanti sarà messo a disposizione un set di strumenti operativi, composto da: a) uno schema di capitolato speciale articolato; b) alcune checking-list funzionali; c) uno schema criteriale correlato al capitolato speciale. 2
1 MODULO, DURATA 8 ORE Il confronto e l analisi con il mercato Premesse: L analisi dei fabbisogni costituisce il primo, essenziale momento per qualsiasi processo di acquisizione (di lavori, servizi o forniture). Una gestione efficace di questa fase consente alla stazione appaltante di comporre le sue esigenze e di poterle confrontare con il mercato, in una relazione diretta con gli operatori economici, attraverso la consultazione preliminare (codificata nell art. 66 del d.lgs. n. 50/2016). Confronto e analisi del mercato; L eventuale analisi preliminare del mercato per sottoporre a verifica gli elementi di fabbisogno della stazione appaltante, nonché le specifiche tecniche e/o prestazionali. La valutazione generale del mercato di riferimento per l appalto con riguardo agli operatori economici: dalle condizioni di massima concorrenza (con analisi delle possibili conflittualità) agli oligopoli e ai monopoli naturali (con le relative problematiche in ordine alle dinamiche economiche dell acquisizione di lavori, beni o servizi). L effettuazione di una consultazione preliminare di mercato ai sensi dell art. 66 de.l d.lgs. n. 50/2016: come svolgerla e con quali finalità in relazione al processo di definizione degli elementi essenziali dell appalto. Le rilevazioni acquisite nell analisi del mercato e la loro incidenza in ordine alla definizione dei requisiti di partecipazione (capacità) degli operatori economici. L analisi delle dinamiche economiche riferibili all acquisizione di lavori, beni o servizi come rilevate in sede preliminare e la loro incidenza in relazione alla definizione della base d asta (nonché in ordine alle possibili opzioni di sviluppo e al rinnovo). Condivisione e confronto: nel corso del primo modulo i partecipanti saranno chiamati a condividere le loro esperienze relative alla gestione della fase preliminare alla gara, al fine di individuare esperienze significative sulle quali sviluppare un confronto, per far emergere opportunità e criticità. Project work: il project work si configura nell ambito del percorso formativo come elaborazione di un sistema di analisi finalizzato a comporre un capitolato speciale e un correlato sistema criteriale per la valutazione delle offerte, al fine di far acquisire agli operatori delle stazioni appaltanti uno strumento affinato per ottimizzare le procedure da essi gestiti presso l organizzazione di appartenenza. Il primo modulo avvia l elaborazione del project work, destinato a comporsi nei vari passaggi. Il primo step per il project work complessivo conduce alla definizione: di uno schema per la valutazione del fabbisogno della stazione appaltante, che costituisce a sua volta l analisi da cui trarre gli elementi da sottoporre alla (eventuale) consultazione preliminare di mercato; alla definizione di uno schema di atto da sottoporre a consultazione (con relativa scheda di processo). 3
2 MODULO, DURATA 8 ORE La traduzione dei fabbisogni e delle esigenze particolari nel capitolato speciale Premesse: La definizione delle specifiche tecniche si configura come lo step di maggiore importanza per la gestione del processo di acquisizione di un lavoro, di un servizio o di una fornitura, poiché esplicita le esigenze della stazione appaltante in termini sostanziali. Proprio questa prospettiva funzionale rende necessaria l elaborazione molto dettagliata delle macroattività di cui si compone l appalto, con altrettanto livello di accuratezza descrittiva per le specifiche tecniche e prestazionali che riguardano i processi e i subprocessi essenziali. Traduzione del fabbisogno e elaborazione del capitolato speciale La traduzione del fabbisogno della stazione appaltante nel capitolato: il necessario approccio di dettaglio della stazione appaltante. L esplicitazione dei processi di sviluppo del servizio, della fornitura o del lavoro (assumendo a riferimento il quadro progettuale e consideramndo le particolarità di contesto). La definizione delle specifiche prestazionali e tecniche relative a ogni processo (comprendendo quelle derivanti dai criteri ambientali minimi - CAM). La definizione degli standard di processo e/o prestazionali, nonché l impostazione di un sistema di indicatori. La definizione delle clausole specifiche relagtive alla flessibilizzazione dell esecuzione dell appalto: la specificazione delle possibili modifiche prevedibili (art. n. 106 del d.lgs. n. 50/2016). Condivisione e confronto: nel corso del secondo modulo i partecipanti saranno chiamati a condividere le loro esperienze relative all impostazione dei profili prestazionali del capitolato (anche con riferimento all assorbimento dei CAM in alcuni appalti), al fine di individuare esperienze significative sulle quali sviluppare un confronto, per far emergere opportunità e criticità. Project work: Il secondo step del project work è destinato a coinvolgere i partecipanti nell elaborazione di uno schema per l efficace impostazione del capitolato speciale, strutturato come una guida alla definizione delle specifiche, all interno del quale saranno inserite, a titolo esemplificativo, clausole relative a un appalto (con oggetto scelto di comune accordo tra i partecipanti). Il project work in questa fase è finalizzato anche a sollecitare i partecipanti a comporre una sezione del capitolato nella quale evidenziare tutte le clausole obbloigatorie, previste dal Codice o da altre norme di legge in relazione all esecuzione dell appalto. 4
3 MODULO, DURATA 8 ORE La definizione del modello organizzativo per la gestione dell appalto Premesse: La compiuta definizione degli aspetti organizzativi dell appalto costituisce una delle chiavi di ottimale gestione dello stesso. La definizione del modello organizzativo è necessaria per la corretta impostazione delle interazioni con l operatore economico, il quale, nella sua autonomia, proporrà in sede di offerta un modello analogo o un modello più confacente alle sue caratteristiche, dovendo tuttavia tener conto della stessa efficacia potenziale. Il modello organizzativo per l esecuzione dell appalto La definizione del modello organizzativo connesso allo sviluppo dei servizi, della fornitura o dei lavori. La traduzione del modello organizzativo nei processi: l analisi delle risorse umane e strumentali necessarie. Il modello organizzativo come base per calcolare il costo della manodopera (art. 23, comma 16 del d.lgs. n. 50/2016). L inserimento nel capitolato di uno schema per le interazioni organizzative tra stazione appaltante e operatore economico esecutore dell appalto. I possibili moduli di coordinamento (individuazione di sedi di confronto o di specifiche figure) nel modello organizzativo. Condivisione e confronto: nel corso del terzo modulo i partecipanti saranno chiamati a condividere le loro esperienze relative all impostazione del modello organizzativo relativo all appalto (anche con riferimento alla definizione dei costi della manodopera in relazione alla base d asta), al fine di individuare esperienze significative sulle quali sviluppare un confronto, per far emergere opportunità e criticità. Project work: Nel terzo step i partecipanti saranno condotti a elaborare un modello organizzativo e a tradurlo in un apposita sezione del capitolato speciale, evidenziando le eventuali particolarità utili per la definizione di elementi criteriali. 5
4 MODULO, DURATA 8 ORE La definizione di un sistema per lo sviluppo dei controlli sulle prestazioni nell ambito del capitolato speciale Premesse: Il sistema dei controlli relativi all esecuzione dell appalto assume straordinaria importanza in ragione dell evoluzione del quadro normativo, che valorizza sempre di più i comportamenti virtuosi, penalizzando invece gli illeciti professionali, comprendendo tra questi anche gli inadempimenti contrattuali. Il capitolato speciale deve quindi avere una compiuta descrizione del sistema di verifica delle prestazioni, sia in attuazione di quanto previsto dall art. 102 del Codice, sia in termini di garanzia per la massima efficienza dell appalto. L impostazione del sistema di controllo sui processi e sulle prestazioni. La definizione del sistema dei controlli in attuazione delle previsioni del Codice dei contratti pubblici. La regolamentazione delle verifiche di conformità dell esecuzione e dei collaudi. La regolamentazione delle altre tipologie di controlli, realizzabili da Rup e direttore dell esecuzione in base alle direttive dirigenziali (art. 31 del Codice). La definizione del confronto in contraddittorio in caso di rilevazione di inadempimenti. La definizione delle regole per gestire le criticità: il sistema di penalità e le regole per i casi più gravi e per la risoluzione del contratto. Condivisione e confronto: nel corso del quarto modulo i partecipanti saranno chiamati a condividere le loro esperienze relative all impostazione del sistema dei controlli sulle prestazioni relative allo sviluppo del lavoro, del servizio o della fornitura (anche con riferimento al sistema per l individuazione degli inadempimenti e per la definizione delle relative sanzioni) al fine di individuare esperienze significative sulle quali sviluppare un confronto, per far emergere opportunità e criticità. Project work: Il quarto step del project work coinvolgerà i partecipanti nell elaborazione di una serie di clausole descrittive del sistema dfei controlli nell appalto, con correlata individuazione del sistema delle penalità. 6
5 MODULO, DURATA 8 ORE L elaborazione di un sistema criteriale per la valutazione delle offerte assumendo a riferimento gli elementi del capitolato speciale Premesse: Gli elementi che codificano nel capitolato l esecuzione dell appalto costituiscono la base per la definizione di un articolato e efficace sistema di criteri, da utilizzare nelle procedure di gara nelle quali la valutazione delle offerte degli operatori economici avvenga con il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa. Tale sistema deve essere definito dalle stazioni appaltanti con il fine di acquisire proposte il più possibile satisfattive dei propri fabbisogni e delle proprie esigenze specifiche, ma al contempo in grado di consentire agli operatori economici di modulare soluzioni e metodologie anche innovative. L impostazione del sistema criteriale. La definizione dei criteri di valutazione tenendo conto delle componenti strutturali del capitolato: le attività e le specifiche tecniche, il modello organizzativo, il sistema dei controlli. La composizione dei criteri in base alla loro natura: criteri qualitativi, criteri quantitativi e criteri predeterminati (on-off). I criteri di natura qualitativa e i criteri motivazionali (parametri di valutazione). La ponderazione dei criteri e dei sub-criteri, con il rispetto del principio di proporzionalità. La definizione della soglia di sbarramento qualitativo. La riparametrazione e la sua regolamentazione per l efficace gestione del sistema criteriale. Condivisione e confronto: nel corso del secondo modulo i partecipanti saranno chiamati a condividere le loro esperienze relative all impostazione del sistema criteriale per la valutazione delle offerte con l OEPV (anche con riferimento all assorbimento dei criteri premianti dei CAM in alcuni appalti e con riguardo alla definizione dei criteri per sollecitare possibili varianti progettuali in base al comma 14 dell art. 95 del Codice), al fine di individuare esperienze significative sulle quali sviluppare un confronto, per far emergere opportunità e criticità. Project work: Il quinto step del project work porter I partecipanti alla definizione di un Sistema criteriale riassuntivo del percorso di impostazione dell appalto sviluppato nei moduli precedenti. 7
SUPPORTI ON LINE E prevista la fruizione dei supporti on line attraverso una piattaforma tematica, un servizio innovativo riservato a tutti i partecipanti, i quali, ognuno con propria User-id e password, potranno: Visualizzare la scheda riepilogativa moduli frequentati e dei servizi usufruiti. Scaricare la documentazione dei moduli effettuati in formato file PDF o Word. Usufruire di un innovativo servizio di assistenza dedicata in tempo reale: la Segreteria sarà infatti a disposizione per informazioni su programmi, docenti, documentazione e logistica e qualsiasi altra esigenza formativa I partecipanti, inoltre, avranno la facoltà di accedere gratuitamente al sito www.ufficioappaltiecontratti.it: si tratta di portale online all interno del quale è possibile leggere e stampare articoli, curati dai migliori esperti del settore, inerenti l applicazione di nuove norme e gli strumenti di lavoro pratici ed adeguati per lo svolgimento della propria attività professionale. Settimanalmente, poi, si riceverà una newsletter con le ultime novità inerenti il settore. ATTESTAZIONI FINALI Alla fine del percorso formativo sarà consegnato ai partecipanti un attestato di frequenza rilasciato da Università degli Studi dell'insubria e Formel Srl. NETWORKING LUNCH Durante lo svolgimento dell'ultimo modulo del percorso, sarà organizzato per tutti i corsisti un networking lunch. Secondo le più innovative Linee Guida europee sulla validazione dell apprendimento non formale e informale, i momenti conviviali come il pranzo rappresentano, infatti, una parte importante dell'apprendere, creando scambi sulle conoscenze acquisite e sulle esperienze lavorative di ognuno. I partecipanti che hanno condiviso tra loro e con i docenti tutte le informazioni sulle tematiche oggetto di formazione, potranno confrontarsi in un clima di fiducia e rispetto reciproco che consentirà loro di aumentare e consolidare le proprie conoscenze. 8