INDICE 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 2. REQUISITI ESSENZIALI RISPETTO AI QUALI È RICHIESTA LA CERTIFICAZIONE 3. REQUISITI ESSENZIALI RELATIVI AL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE 4. SOSPENSIONE, REVOCA O RIDUZIONE DELLA CERTIFICAZIONE 5. USO DEL MARCHIO E DEL CERTIFICATO DI CONFORMITÁ Rev. Sintesi modifica Data 3 Aggiornamento ragione sociale, introduzione dettagli scopo stadio 2013-10-28 2 Introduzione dettagli su verifiche di sorveglianza, utilizzo del marchio 2013-05-09 Verifica: Direttore Qualità & Industrializzazione Maria Anzilotta Approvazione: Direttore Generale Giampiero Belcredi Presidente Comitato di Indirizzo e Controllo Gianni Rigamonti rev. 3 del 2013 10 28 Pag. 1 a 6
1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE I requisiti espressi nel presente documento fanno parte integrante del contratto di valutazione della conformità DSC 05 e dell offerta economica. Tali requisiti, sono riferiti unicamente agli aspetti specificatamente connessi al campo di applicazione della certificazione richiesta. 2. REQUISITI ESSENZIALI RISPETTO AI QUALI È RICHIESTA LA CERTIFICAZIONE - Regolamento (CE) n. 842/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio del 17 maggio 2006 su taluni gas fluorurati ad effetto serra; - Regolamento (CE) n. 303/2008 del 2 aprile 2008 che stabilisce, in conformità al regolamento (CE) n. 842/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, i requisiti minimi e le condizioni per il riconoscimento reciproco della certificazione delle imprese e del personale per quanto concerne le apparecchiature fisse di refrigerazione, condizionamento d'aria e pompe di calore contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra; - Regolamento (CE) n. 304/2008 del 2 aprile 2008 che stabilisce, in conformità al regolamento (CE) n. 842/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, i requisiti minimi e le condizioni per il riconoscimento reciproco della certificazione delle imprese e del personale per quanto concerne gli impianti fissi di protezione antincendio e gli estintori contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra; - Decreto del Presidente della Repubblica 27 gennaio 2012, n. 43 concernente le modalità di attuazione del Regolamento (CE) n. 842/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 17 maggio 2006 su taluni gas fluorurati ad effetto serra. - UNI ISO 10005 - Sistemi di gestione per la qualità, Linee guida per i piani della qualità (nella revisione in vigore); - RT 29 Prescrizioni per l accreditamento di Organismi operanti la certificazione di servizi di: - Installazione, manutenzione o riparazione di apparecchiature fisse di refrigerazione, condizionamento d aria e pompe di calore contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra, in base alle disposizioni del Regolamento (CE) n. 303/2008 - Installazione, manutenzione o riparazione di impianti antincendio e di estintori contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra, in base alle disposizioni del Regolamento (CE) n. 304/2008 3. REQUISITI ESSENZIALI RELATIVI AL PROCESSO DI CERTIFICAZIONE 3.1 Verifica preliminare Su richiesta dell Organizzazione, dopo l attivazione del servizio, è possibile effettuare una verifica preliminare (facoltativa), con l obiettivo di valutare il grado di aderenza ai requisiti essenziali per i quali è richiesta la certificazione. I risultati di tale verifica sono espressi solo in termini di non conformità, non comportano da parte dell Organizzazione la comunicazione a KIWA CERMET delle azioni correttive che intende intraprendere e non sono sottoposti ad analisi per il rilascio della certificazione. 3.2 Analisi della documentazione Viene effettuata presso KIWA CERMET, salvo diverso accordo tra le parti. L Organizzazione deve rendere disponibile al KIWA CERMET un Piano della Qualità, che sarà sottoposto ad analisi documentale. Tale Piano della Qualità deve essere predisposto seguendo le indicazioni riportate nella norma UNI ISO 10005 (nella versione in vigore), in particolare deve fornire evidenza del rispetto dei seguenti requisiti: a) l impiego di persone certificate (ai sensi dell'articolo 9, comma 1, del DPR 43/12 per le attività che richiedono la certificazione), in numero sufficiente a coprire il volume di attività previsto 1 ; b) che l impresa sia in grado di dimostrare che il personale impiegato nelle attività per cui è richiesta la certificazione, operi secondo apposite procedure e/o istruzioni (es.: rif. manuale o libretto uso e manutenzione del costruttore e/o definite dall impresa). c) la disponibilità e l utilizzo di idonei strumenti ed attrezzature necessari per svolgere le attività per cui viene rilasciata la certificazione; 1 n 1 unità pari a 200.000 di fatturato specifico, legato all attività di installazione, manutenzione, riparazione degli impianti di refrigerazione, condizionamento d aria, pompe di calore o di impianti fissi di protezione antincendio e di estintori. Nella determinazione del fatturato specifico non deve essere considerato quello generato dall eventuale acquisto, vendita e utilizzo di apparecchiature e materiali. rev. 3 del 2013 10 28 Pag. 2 a 6
In base al risultato dell analisi documentale, prima di poter procedere alle attività successive, il cliente è tenuto ad apportare le eventuali necessarie modifiche o integrazioni. KIWA CERMET può richiedere i documenti modificati, da sottoporre ad una nuova analisi, prima di procedere alle attività successive. Il cliente deve rendere disponibile tale documentazione su richiesta, per tutto il periodo di validità del contratto di valutazione con KIWA CERMET e durante le attività di audit. 3.3 Verifica di certificazione La verifica di certificazione viene sempre eseguita presso i luoghi ove si svolgono le attività oggetto di certificazione. Tale verifica è estesa a tutti i requisiti applicabili del relativo Regolamento (CE), a tutti i prodotti/processi e siti oggetto del presente contratto. All inizio della verifica di certificazione, viene valutata la risoluzione di eventuali rilievi notificati nella fase di analisi documentale, la non risoluzione di eventuali non conformità maggiori non consente il rilascio della certificazione. Eventuali non conformità minori non risolte, vengono riportate come tali nel rapporto di verifica ispettiva. Al termine della verifica ispettiva, il Gruppo di Valutazione KIWA CERMET lascia una copia del rapporto della verifica ispettiva al cliente che la sottoscrive. Il rapporto della verifica ispettiva viene sottoposto ad analisi ed approvazione interna da parte di KIWA CERMET, per la successiva delibera o meno di certificazione. Nel caso di non conformità maggiori, il cliente deve inviare a KIWA CERMET la proposta di risoluzione e le azioni correttive. La pratica non potrà essere analizzata per la delibera, fino a ricezione delle proposte di risoluzione e azioni correttive delle non conformità maggiori. Inoltre prima del rilascio della certificazione, deve essere verificata la soluzione di tutte le non conformità maggiori, secondo le modalità di valutazione stabilite da KIWA CERMET (verifica ispettiva presso il cliente e/o attraverso evidenze documentali). Tale valutazione deve essere effettuata al massimo entro 6 mesi dalla verifica di certificazione; in caso contrario si renderà necessaria una nuova verifica di certificazione. Per tutte le eventuali non conformità minori verbalizzate, l Organizzazione deve analizzare e formalizzare le cause che le hanno generate, gli opportuni trattamenti e le azioni correttive. Le evidenze della chiusura delle non conformità minori saranno valutate da KIWA CERMET in occasione della verifica successiva. KIWA CERMET si riserva comunque di richiedere l invio del trattamento e del piano di azioni correttive, anche in caso di non conformità minori, in funzione del tipo e numero di non conformità e dei risultati complessivi dell audit. KIWA CERMET fornisce un certificato all impresa che ha superato positivamente l iter di certificazione e che è iscritta al Registro di cui al DPR 43/2012. Entro 10 giorni dal rilascio del certificato, KIWA CERMET inserisce per via telematica nella sezione apposita del Registro di cui al DPR 43/2012, le informazioni relative all impresa e le informazioni (nominativi e numero di certificato) relative al personale impiegato per le attività oggetto di certificazione. Il periodo di validità del Certificato è di 5 anni dalla data di rilascio o ultima emissione. Eventuali richieste di modifica dei contenuti del certificato, devono essere inviate a KIWA CERMET in forma scritta e prima della successiva attività di verifica utile. 3.4 Verifiche Ispettive di Sorveglianza Nell arco dei cinque anni di validità della certificazione, KIWA CERMET effettuerà annualmente una verifica di sorveglianza, tale verifica consisterà in una analisi documentale finalizzata ad accertare il mantenimento della conformità ai requisiti richiesti per la certificazione. Tuttavia KIWA CERMET si riserva il diritto di effettuare verifiche di sorveglianza nella sede dell impresa (o presso i luoghi degli interventi), ad esempio se necessario per la chiusura di rilievi o a seguito di reclami/segnalazioni. Per effettuare la verifica documentale di sorveglianza KIWA CERMET richiederà all impresa i documenti aggiornati e le relative registrazioni che dimostrino il mantenimento dei requisiti del Reg. 303 o 304, verificati in sede di certificazione. In caso di verifica di sorveglianza presso la sede dell impresa, al termine della verifica, il Gruppo di Valutazione KIWA CERMET lascia una copia del rapporto della verifica ispettiva al cliente che la sottoscrive. In caso di verifica di sorveglianza documentale, KIWA CERMET invia il risultato all Organizzazione, con la conferma o meno del mantenimento della certificazione. Per tutte le eventuali non conformità minori verbalizzate, l Organizzazione deve analizzare le cause che le hanno generate e definire in modo formale gli opportuni trattamenti e azioni correttive. Le evidenze della chiusura delle non conformità minori saranno valutate da KIWA CERMET in occasione della verifica successiva. rev. 3 del 2013 10 28 Pag. 3 a 6
KIWA CERMET si riserva comunque di richiedere l invio del trattamento e del piano di azioni correttive, anche in caso di non conformità minori, in funzione del tipo e numero di non conformità e dei risultati complessivi dell audit. Nel caso di non conformità maggiori, l Organizzazione deve inviare a KIWA CERMET la proposta dei trattamenti e delle azioni correttive entro 5 giorni lavorativi dal termine della verifica. KIWA CERMET entro 10 giorni lavorativi dal termine della verifica, analizzati documenti (o il rapporto, in caso di verifica in sede, per conferma o meno dei suoi contenuti): a) inserisce per via telematica, nella sezione apposita del Registro di cui al DPR 43/2012, l esito della verifica (mantenimento o meno della certificazione); b) comunica all Impresa le azioni conseguenti, in particolare in caso di NC Maggiori: ulteriore verifica ispettiva presso l impresa o verifica attraverso evidenze documentali; tale verifica deve essere effettuata al massimo entro 6 mesi dalla precedente (KIWA CERMET potrà stabilire tempistiche più ristrette, in base alla gravità e numero delle non conformità verbalizzate). Scaduti i termini massimi consentiti, la certificazione potrà essere sospesa o revocata (cfr. 4 e Contratto di valutazione della conformità DSC 05) in funzione delle motivazioni che giustificano l impossibilità di effettuare la verifica. Le attività di sorveglianza, oltre alla verifica ispettiva in campo, o documentale presso KIWA CERMET, possono comprendere ad esempio: a) richieste al cliente con servizio certificato circa aspetti attinenti alla certificazione; b) riesame delle dichiarazioni del cliente riguardo le proprie attività (per esempio materiale promozionale, sito web); c) richieste al cliente di fornire documenti e registrazioni (su mezzi cartacei o elettronici). Tali altre forme di monitoraggio possono essere utilizzate da KIWA CERMET in funzione di: informazioni ricevute dall esterno, esito delle verifiche, input da parte dell Organismo di Accreditamento o del Ministero dell'ambiente e della tutela del territorio e del mare ecc. L impresa deve in ogni caso informare KIWA CERMET circa ogni variazione del numero del personale certificato, del volume di attività e di ogni altra variazione che implichi il mutamento delle condizioni per il mantenimento della certificazione. KIWA CERMET inoltre trasmetterà annualmente al Ministero dell'ambiente e della tutela del territorio e del mare (e in copia all Organismo di Accreditamento) una relazione sulle attività di certificazione. 3.5 Verifica ispettiva di Rinnovo Entro il quinto anno dalla verifica di certificazione, KIWA CERMET esegue una verifica ispettiva di rinnovo che viene effettuata secondo analoghe modalità e contenuti descritti al 3.3 per la verifica di certificazione. Il rinnovo della certificazione avviene quindi previa esecuzione di un nuovo iter di certificazione. Non è consentito lo slittamento della data della verifica di rinnovo oltre la data di scadenza del certificato. Al termine degli accertamenti KIWA CERMET delibera il rilascio della nuova certificazione. La gestione dei risultati della verifica di rinnovo avviene secondo le stesse modalità descritte al precedente 3.3. Entro 10 giorni dal rilascio del nuovo certificato, KIWA CERMET inserisce per via telematica nella sezione apposita del Registro di cui al DPR 43/2012, le informazioni relative all impresa che ha ottenuto la nuova certificazione e le informazioni (nominativi e numero di certificato) relative al personale impiegato per le attività oggetto di certificazione. A seguito del rinnovo viene aggiornata la validità quinquennale del certificato di conformità. 3.6 Elenco delle imprese certificate KIWA CERMET manterrà al proprio interno un registro delle imprese certificate, al fine di avere sempre la posizione aggiornata di ogni impresa rispetto alla certificazione, tale registro verrà quindi aggiornato con continuità a seguito delle attività di certificazione descritte ai paragrafi precedenti. Le informazioni e i dati in esso contenuti saranno conservati per almeno 5 anni. 4. SOSPENSIONE, REVOCA O RIDUZIONE DELLA CERTIFICAZIONEErrore. Il segnalibro non è definito. La Certificazione può essere sospesa, revocata o ridotta: - su richiesta dell Organizzazione cliente; - su decisione di KIWA CERMET, in caso di: rev. 3 del 2013 10 28 Pag. 4 a 6
o mancato rispetto da parte del cliente delle condizioni contrattuali, o mancato rispetto dei requisiti per la certificazione, o mancato rispetto delle condizioni economiche concordate con KIWA CERMET, o fondato reclamo scritto per inadempienze verso terzi, o ogni altra carenza che derivi dal mancato rispetto di quanto formalmente accettato dall impresa all atto della certificazione. In tali carenze ricadono anche eventuali azioni che possano influenzare in maniera negativa e/o ledere l immagine di KIWA CERMET e delle parti coinvolte. Salvo casi eccezionali (stabiliti comunque da KIWA CERMET) il periodo di sospensione non può durare oltre 6 mesi, superato tale limite, si procede alla rescissione dal contratto (rif. Contratto di valutazione della conformità DSC 05). Durante il periodo di sospensione l Organizzazione cliente perde il diritto di utilizzo del Marchio di Certificazione KIWA CERMET, del certificato e viene cancellata dagli elenchi delle Organizzazioni certificate. Le condizioni per il ripristino della certificazione sospesa (comprese le necessarie attività di valutazione della conformità), saranno stabilite da KIWA CERMET in base alle motivazioni che hanno portato alla sospensione e in base alla durata della sospensione. Qualora l Organizzazione cliente non metta in atto le azioni indicate da KIWA CERMET per il ripristino della certificazione sospesa, il contratto cesserà di essere valido (rif. DSC 05 - Contratto di valutazione della conformità 10) e la certificazione sarà revocata ovvero, nei casi possibili, ne sarà ridotto il campo di applicazione. La riduzione della certificazione comporta la emissione di un nuovo certificato, indicante il campo di applicazione per cui la certificazione è rimasta valida e il ritiro del vecchio certificato. L Organizzazione cliente inoltre dovrà tempestivamente adeguare tutte le forme di comunicazione e pubblicità della certificazione, al nuovo campo di applicazione ridotto. A seguito di revoca della certificazione, l Organizzazione cliente perde il diritto di utilizzo del Marchio di Certificazione KIWA CERMET e viene cancellata dagli elenchi delle Organizzazioni certificate. KIWA CERMET inserirà per via telematica, nelle sezioni del Registro di cui al DPR 43/2012, le informazioni relative alla sospensione o revoca dei certificati, entro 10 giorni dalle suddette decisioni; inoltre comunicherà le sospensioni e le revoche all Organismo di Accreditamento. KIWA CERMET si riserva di comunicare il provvedimento di sospensione, revoca o riduzione ad altri terzi che ne facciano richiesta, nonché inserire la notizia sul proprio sito Internet. 5. USO DEL MARCHIO E DEL CERTIFICATO DI CONFORMITÁ L impresa con certificato rilasciato da KIWA CERMET può utilizzare il Marchio di certificazione KIWA CERMET (Marchio depositato) presentato in una delle due versioni di figura 1 e 2. Il marchio di figura 2 può essere utilizzato secondo la rappresentazione grafica riportata in figura 2, in particolare i due marchi, marchio dell Organismo di Accreditamento (OdA) e marchio KIWA CERMET, devono essere utilizzati esclusivamente in maniera combinata. La figura 2 mostra un esempio di applicazione. L altezza minima indicata andrà rapportata al valore di M per mantenere proporzionati i marchi. min. 15,00 mm min. 12,60 mm REGOLAMENTO (CE) N. /2008 REGOLAMENTO (CE) N. /2008 M 1/2M Fig. 1 Fig. 2 rev. 3 del 2013 10 28 Pag. 5 a 6
L uso del marchio dell Organismo di accreditamento (ACCREDIA) è regolato dal regolamento ACCREDIA RG 09, per quanto non specificato nel presente documento, o in caso di conflitto con lo stesso, il RG 09 ha la prevalenza. Oltre alle regole già indicate nel contratto DSC 05 ( 5), a seguire si elencano le corrette modalità da seguire per l utilizzo del marchio KIWA CERMET, che hanno lo scopo di garantire trasparenza e correttezza di informazione al mercato, rispetto a quelle che sono le caratteristiche oggetto di certificazione: 1. il marchio deve essere utilizzato solo in riferimento ai processi/servizi coperti da certificazione (riportati nel certificato); 2. il marchio deve essere riportato unitamente al Regolamento europeo rispetto al quale il certificato è stato rilasciato (con indicazione del numero del Regolamento applicabile e dell anno di riferimento, come da esempio indicato in figura 1 o 2); 3. il marchio deve essere utilizzato in modo da evitare che la certificazione sia attribuibile a requisiti differenti da quelli per i quali è rilasciata, quindi ad esempio non deve essere pubblicizzata in modo da essere scambiata per una certificazione di sistema di gestione; 4. deve essere utilizzato su sfondo bianco o trasparente; 5. deve essere utilizzato con i colori della fig.1 anche in versione al negativo (bianco, nero e grigio al 50% di nero); in alternativa al colore nero può essere utilizzato il colore Kiwa bleu (Pantone 2945); 6. può essere ingrandito o ridotto garantendo le proporzioni in fig. 1 e deve sempre permettere la lettura delle parole e dei numeri inscritti nel marchio stesso; nel caso di utilizzo del marchio combinato devono essere rispettate le dimensioni riportate in figura 2; 7. se riportato su sistemi di trasporto o movimentazione, deve rispettare le regole sopra indicate; 8. il marchio di KIWA CERMET può essere utilizzato sui biglietti da visita del personale dell Organizzazione certificata ma tassativamente senza il marchio dell Organismo di Accreditamento. Le presenti prescrizioni si applicano anche nel caso in cui si faccia uso di marchi trasferibili (ad es. adesivi). Il cliente deve informare il personale che può far uso del marchio, delle sopraindicate prescrizioni. È possibile la riproduzione (anche a colori) dei certificati di conformità rilasciati da KIWA CERMET, purché riproducano integralmente l originale. rev. 3 del 2013 10 28 Pag. 6 a 6