DOMANDE FREQUENTI RELATIVE AL LIMITE DI SPESA PER ACQUISTI DI MOBILI E ARREDI LEGGE DI STABILITA 2013 (LEGGE 228/2012) PROROGATO CON D.L. 192/2014 art.10 co.6 1. Che cosa rientra nella categoria mobili e arredi? Nella categoria mobili e arredi rientrano i beni sotto elencati: ARMADIO LIBRERIA MOBILETTO SOPRALZO SCAFFALATURA MENSOLA MOBILETTO PENSILE MOBILE DI ALTRO GENERE TAVOLI E SCRIVANIE TAVOLO SCRIVANIA ALLUNGO DATTILO, APPENDICE CATTEDRA PER AULA SEDIE, POLTRONE, DIVANI SEDIA, POLTRONCINA DA UFFICIO SEDIA CON TAVOLETTA PER AULA DIVANO PANCA POLTRONA SGABELLO CASSETTIERE, CLASSIFICATORI, SCHEDARI CASSETTIERA PER TAVOLO-SCRIVANIA CLASSIFICATORE O SCHEDARIO ARAZZO - QUADRO ATTACCAPANNI BACHECA BANCO BANCO PER AULA COMPLETO DI SEDUTA LAMPADE DA TAVOLO E PER COMPLEMENTO D'ARREDO COMODINO ÉTAGÈRE LETTO PORTAOMBRELLI, POSACENERE SPECCHIO TAPPETO TENDE (tutte le tipologie) N.B. NON rientra in questa categoria la segnaletica da ambiente (es. Totem, cartelli informativi, segnali di indicazione ecc.) che rientrano invece nella categoria Attrezzature. 1
2. Come inoltrare le richieste da far esaminare alla Commissione per eventuale autorizzazione all acquisto? E stato attivato un applicativo dedicato appositamente all inserimento delle richieste di autorizzazione all acquisto di Mobili e Arredi da sottoporre alla Commissione. Il sito per accedere all applicativo è http://arredi.unibo.it. Per accedervi è necessario essere accreditati dal Cesia inviando una richiesta all indirizzo e-mail apse.mobiliarredi@unibo.it e indicando i seguenti dati: Nome e cognome dell operatore Indirizzo e-mail istituzionale dell operatore (ovvero quello in uso per accedere alla propria postazione) Struttura di appartenenza Per indicazioni su come procedere al suo utilizzo, si rimanda al Vademecum scaricabile direttamente dal sito dell applicativo cliccando Help. 3. E necessario fare sempre la ricerca e quindi l acquisto in Consip? Si, in ottemperanza alla legge n. 228 del 2012 la quale sancisce l obbligo per tutte le amministrazioni di acquisire beni e servizi tramite Consip al sito https://www.acquistinretepa.it/ E attiva dal 15/10/2014 la Convenzione Consip Arredi per Ufficio 6, che è quindi lo strumento prioritario di acquisto. Qualora il bene non sia presente in Convenzione o l importo della fornitura sia inferiore alla soglia minima di acquisto prevista (pari ad 20.000,00= Iva esclusa) potrà essere consultata la centrale Intercent-ER (ove è attiva la Convenzione per Fornitura di Arredi per uffici 3, Lotto 1: Arredi in legno; Lotto 2:Arredi in metallo; Lotto 3: Sedie )oppure si potrà consultare MePA, scegliendo l articolo più conveniente. In ogni caso, prima di qualsiasi ricerca, dovrà essere sempre consultato il Magazzino On line di arredi economali disponibile in intranet all indirizzo: https://intranet.unibo.it/mioportale/pagine/magazzinoonline.aspx per visionare gli arredi presenti e verificare se vi siano articoli di interesse. 2
4. Cosa è necessario scrivere nel campo motivazioni? Nella motivazione è necessario dettagliare l esigenza per la quale si è effettuata la richiesta. Ad esempio: arrivo di nuove persone in ufficio, il numero delle persone nuove in arrivo, ristrutturazione degli ambienti, creazioni di nuovi uffici, creazione di nuovi spazi di studio con dettaglio indirizzo e numero civico ove verranno ubicati i nuovi arredi, ecc. Non si devono meramente riportare nelle motivazioni i criteri di valutazione previsti dalla delibera del CdA del 26/03/2013. 5. Abbiamo provato ad accedere all applicativo ma non ci consente di inserire alcuna richiesta come mai? L applicativo viene attivato circa 15 giorni prima della data ultima in cui sottoporre alla Commissione le richieste di acquisto definite per il 2015. Le prossime date in cui sarà possibile inserire le richieste nell applicativo ( http://arredi.unibo.it) sono: 1 Raccolta richieste dal 06/03/15 al 20/03/15 2 Raccolta richieste dal 22/05/15 al 05/06/15 3 Raccolta richieste dal 04/09/15 al 18/09/15 4 Raccolta richieste dal 06/11/15 al 20/11/15 6. Cosa succede se le nostre richieste non vengono autorizzate dalla Commissione? Dobbiamo riproporle o verranno riesaminate dalla stessa automaticamente alla scadenza successiva? Le richieste non verranno riesaminate automaticamente, pertanto, se l interesse permane, dovrete riproporle alla scadenza successiva con le stesse modalità. 7. Qual è il ruolo di APSE nell istruttoria della gestione centralizzata di mobili e arredi? Il Consiglio di Amministrazione ha indicato APSE quale struttura amministrativa competente ad avviare e gestire la ricognizione delle richieste di acquisto formulate da parte sia dell Amministrazione Generale sia delle altre Strutture di Ateneo, verificando che tali richieste risultino adeguatamente motivate con riferimento all effettiva necessità 3
di spesa. APSE Ufficio gestione acquisti, provvede quindi a raccogliere le richieste di acquisto formulate da tutte le Strutture di Ateneo e dall Amministrazione Generale e a sottoporle alla Commissione appositamente costituita e comunica poi alle Strutture l esito della valutazione da parte della Commissione e quindi l autorizzazione alla spesa. 8. Qual è il ruolo di APSE per le richieste che provengono dalle Aree dell Amministrazione Generale? APSE farà l istruttoria sul mercato elettronico chiedendo, se necessario la collaborazione delle Aree richiedenti, e sosterrà la spesa solo per le aree dell Amministrazione Generale. 9. Quali sono i criteri di priorità cui si atterrà la Commissione per la valutazione delle richieste di acquisto? Come indicato nella delibera del CDA del 26/3/2013 e nella successiva comunicazione inviata tramite e-mail da ARAG Bilancio del 02/05/2013, i criteri di valutazione in ordine di priorità sono i seguenti: A) richieste di acquisto relative a mobili e arredi destinati a servizi agli studenti; B) richieste di acquisto relative a mobili e arredi destinati ad allestimenti ex-novo presso spazi interessati da recenti interventi edilizi di ristrutturazione; C) richieste di acquisto relative a mobili e arredi per allestimenti connessi alle necessità logistiche derivanti da interventi di riorganizzazione; D) richieste di acquisto relative a mobili e arredi connesse alle esigenze logistiche che non possono trovare soddisfazione mediante quanto presente a magazzino. 10. Le strutture con autonomia gestionale nonché i centri di responsabilità dell Amministrazione Generale, dopo aver ottenuto l autorizzazione a sostenere la spesa da parte della Commissione, come devono procedere dal punto di vista operativo? 4
Sia le strutture con autonomia gestionale nonché i centri di responsabilità dell Amministrazione Generale, che ottengono l autorizzazione ad effettuare la spesa su mobili ed arredi, dovranno eseguire una variazione di bilancio di storno incrementando, per l importo della spesa autorizzata, il capitolo finanziario F.S. 7.3.1.03 Mobili ed arredi soggetti a limite statale con corrispondente diminuzione del disponibile su altro capitolo finanziario. La scelta del capitolo da cui stornare resta a cura della struttura e dei CDR. Si precisa che sia le strutture con autonomia gestionale che i centri di responsabilità diversi dalle aree eseguiranno le variazioni di bilancio, come sopra specificato, rimodulando altresì, all Amministrazione Generale, la spesa per il versamento al bilancio dello stato, nella misura del 50% della spesa sostenuta per l acquisto di mobili ed arredi. Per il versamento allo Stato è necessario disporre la spesa sull articolo F.S.6.1.1.01 Trasferimenti correnti allo Stato, con motivazione: Versamento Stato Risparmi art 1 c. 142 L 228/2012. Si tratta di variazioni tra centri di gestione di tipo accentrato e si sostanziano in rimodulazioni di budget. 11. Come avviene il versamento al bilancio dello Stato? L Amministrazione Generale provvederà a trasferire al Bilancio dello Stato le somme da restituire secondo le modalità consuete. Per quanto riguarda le modalità di copertura di tale versamento, il CDA il 28/5/2013 ha deliberato, ad integrazione di quanto previsto nella delibera del 26/3/2013, che le strutture con autonomia gestionale ed i CDR diversi dalle aree (Scuole, Biblioteche centralizzate, strutture di servizio, ecc ), per la quali sarà autorizzata la spesa, dovranno contribuire con proprio budget alla spesa per il versamento al Bilancio dello Stato. 12. Come si determina la quota da restituire al bilancio dell Amministrazione Generale ai fini del versamento al Bilancio dello Stato? La quota complessiva da garantire sul proprio bilancio per l acquisto di mobili e arredi è pari al 30% della spesa totale (da intendersi quale 5
somma tra la spesa sostenuta per acquisto di mobili e arredi e la quota da versare al Bilancio dello Stato). Questo equivale a dire che la spesa da garantire sul proprio bilancio è pari alla spesa per mobili e arredi più il 50% della spesa sostenuta per l acquisto del bene da restituire all Amministrazione Generale quale contributo per il versamento al Bilancio dello Stato. Si propone una esemplificazione del calcolo del contributo richiesto alle strutture per il versamento al Bilancio dello Stato nel caso di acquisto di mobili e arredi per un importo di 1.500 (che rappresenta il 20% della spesa totale). Calcolo con applicazione del 30% della spesa totale o Spesa totale: (1.500/20)*100 = 7.500; o Somma complessiva da garantire sul proprio bilancio: (7.500/100)*30 = 2.250 (che corrisponde al 30% della spesa totale). o Quota da restituire all Amministrazione: (2.250-1.500) = 750 Calcolo con applicazione del 50% della spesa per mobili e arredi o Spesa per mobili ed arredi 1.500,00 o Quota da restituire all Amm.ne Generale: (1.500/100)*50 = 750,00 (rappresenta il 50% della spesa per mobili ed arredi) o quota da garantire sul proprio bilancio: 2.250,00 13. Se si dispone di fondi relativi all attività commerciale o provenienti da privati, la spesa per mobili ed arredi è sempre considerata soggetta al limite? Come indicato nella delibera del 26/3/2013 del CDA, viene prevista una deroga all'assoggettamento ai limiti di spesa, purché siano presenti entrambe le condizioni: 1) che le spese siano necessariamente sostenute nell ambito della realizzazione di specifici progetti; 2) che tali spese siano finanziate con fondi provenienti dall Unione europea o da altri soggetti pubblici o privati. 6
Tale ipotesi di deroga si può concretizzare solo nei casi in cui la spesa sia espressamente individuata nel finanziamento/contratto. Non basta, pertanto, ai fini della deroga, solo l'origine dei fondi ma è necessario che la spesa abbia un vincolo di destinazione, da rendicontare in relazione ad uno specifico progetto. 14. Anche le spese in deroga dovranno essere inoltrate alla Commissione? Sì, inserendo in procedura la richiesta di acquisto in deroga dettagliando puntualmente le informazioni richieste. Tali spese verranno sottoposte al Collegio dei Revisori che valuterà la sussistenza delle condizioni per fruire della deroga. Si possono dunque delineare due scenari: I) Il Collegio dei Revisori valuta che siano presenti condizioni per fruire della deroga: la Commissione verrà informata a livello conoscitivo e la Struttura/CdR potrà promuovere la variazione di bilancio e tutto l iter di spesa; II) Il Collegio dei Revisori valuta che non siano presenti condizioni per fruire della deroga: la Struttura/CdR richiedente dovrà provvedere ad inserire nuovamente in procedura la richiesta di acquisto soggetta al limite, che verrà presentata alla Commissione corredando la propria istanza con tutti gli elementi utili affinché la Commissione possa valutarla correttamente. Solo a seguito dell autorizzazione concessa da parte della Commissione la Struttura/CdR promuoverà la variazione di bilancio e tutto l iter di spesa. 15. Sul mercato elettronico si trovano articoli con prezzi diversissimi tra loro. Come regolarsi per la spesa da sostenere? In ottica di risparmio che coinvolge tutto l ente, la priorità dovrebbe essere quella di soddisfare l'aspetto funzionale di un'esigenza rispetto a quella estetica. Per questo motivo l acquisto dovrebbe orientarsi verso articoli con prezzo contenuto e possibilmente omogeneo per tutto l Ateneo. L esempio più eclatante è quello delle sedute, uno degli articoli più acquistati in generale, che dovrebbe avere un prezzo indicativo non superiore ai 100 euro + iva. 7