REGOLAMENTO DELLA SALA STUDIO La ricerca negli Archivi di Stato è libera e gratuita, sia per ragioni di studio che per ragioni amministrative. La Sala studio è aperta al pubblico dal lunedì al sabato dalle ore 8.10 alle ore 13.50; il martedì dalle ore 14.40 alle ore 17.20. Domanda annuale di ammissione Per svolgere ricerche presso la Sala studio è necessaria l'autorizzazione della Direzione dell Istituto rilasciata dietro compilazione di domanda di ammissione; l'autorizzazione è valida per l'anno solare in corso ed è strettamente personale. Al momento della presentazione della domanda deve essere esibito un documento d identità i cui estremi saranno trascritti sulla domanda stessa. Nella domanda il richiedente deve specificare l'argomento della ricerca. Per ogni argomento occorre presentare una domanda che dovrà essere rinnovata all inizio dell anno successivo se la ricerca non è terminata. I dati personali contenuti nella domanda di ammissione saranno utilizzati esclusivamente a fini statistici nel rispetto del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali e successive modificazioni. Accesso alla Sala studio E' vietato introdurre nella Sala studio borse, cartelle ed altri contenitori. Questi oggetti personali saranno depositati nell apposito armadietto sito all ingresso dell Archivio e lo studioso conserverà la chiave per tutto il tempo della sua permanenza in sala. In Archivio è in funzione un impianto di telesorveglianza e sono possibili controlli ed ispezioni in entrata e in uscita. Il Funzionario archivista accerta che il richiedente non compaia nell elenco dei utenti esclusi dalle sale di studio. Lo studioso è tenuto ad apporre la propria firma in forma leggibile sul registro delle presenze giornaliere. E consentito l uso di telefoni cellulari con suoneria ridotta a vibrazione; le conversazioni si svolgeranno fuori dalla sala. 1
Consultazione del materiale in Sala studio Gli inventari e gli altri strumenti di corredo sono liberamente e direttamente consultabili da parte degli studiosi che provvederanno a ricollocarli al posto dopo la consultazione. E obbligatoria la citazione della fonte, compresi gli strumenti di ricerca, quando se ne riporti il testo o una sua parte. L utente può richiedere giornalmente 10 unità archivistiche se di facile movimentazione; 5 unità se il materiale è di difficile movimentazione (ad esempio i registri dei Ruoli matricolari del Distretto militare o quelli del Cessato catasto terreni e fabbricati). Ricerche collettive da parte di gruppi di studiosi prevedono l individuazione di un Coordinatore del gruppo, che concorderà con il Funzionario archivista l organizzazione dei lavori. La richiesta del materiale documentario va effettuata sulle apposite schede in triplice copia per ciascuna unità archivistica. La scheda rosa deve rimanere sempre unita all unità consultata. L Incaricato della ricollocazione nei depositi del materiale consultato firmerà la scheda gialla e la consegnerà al Funzionario archivista. E consentita la consultazione di un solo pezzo (ad esempio: registro, busta, scatola) per volta. Gli utenti presteranno la massima cura nel maneggiare il materiale in consultazione e nel preservarne l integrità: si asterranno dall uso di penne stilografiche e dall inumidirsi le dita per girare le pagine. Non è consentito apporre segni o numerazioni sui documenti. E' vietato alterare la sequenza del materiale documentario (carte e fascicoli) in consultazione. Il Personale di sala vigila sul comportamento degli utenti e segnala eventuali scorrettezze. E consentita la rilevazione dalle mappe o lucidi utilizzando l apposito dispositivo di protezione disponibile in Sala studio. E' consentito il deposito delle unità archivistiche in consultazione per una settimana, rinnovabile. La Direzione può escludere dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione i documenti il cui stato di conservazione ne sconsigli il trasporto e la manipolazione. 2
Lo studioso che utilizza materiale documentario dell'archivio di Stato ha l'obbligo di consegnare tre copie dell'eventuale pubblicazione. I laureandi che utilizzano documenti dell'archivio per la propria tesi di laurea sono tenuti a consegnare una copia della tesi e possono stabilire le condizioni d uso. Si ricorda che il rispetto del diritto d autore è responsabilità dello studioso. Le tesi non verranno date in consultazione senza l autorizzazione dell autore. Limiti alla consultabilità dei documenti I documenti conservati in Archivio di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione: a) di quelli dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data; b) di quelli contenenti i dati sensibili espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data. Il termine è di 70 anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare. Qualora lo studioso ne faccia richiesta, il Ministero dell Interno - previo parere del Direttore dell Archivio di Stato e udita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d archivio riservati istituita presso il Ministero dell Interno - può permettere, anche prima della scadenza dei termini predetti, la consultazione per finalità di ricerca di documenti di carattere riservato. Tali documenti conservano comunque il loro carattere riservato e non possono essere diffusi. Alla stessa disciplina sono assoggettati i documenti di proprietà dei privati o di enti pubblici non statali versati, donati o depositati in Archivio di Stato. I testi normativi cui si fa riferimento (Decreto Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio, artt. 122-127; Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici allegato al Decreto Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali; Circolare del Ministero dell Interno 27 febbraio 2001) sono a disposizione del pubblico nella Sala studio. Le richieste di consultazione di fondi archivistici che presumibilmente contengono documenti dell ultimo settantennio e non sono corredati da inventari analitici dovranno di volta in volta essere sottoposte al Funzionario archivista per i provvedimenti del caso. 3
Documenti di particolare pregio o fragilità Le mappe e i documenti dichiarati di pregio sono consultabili in riproduzione digitale, ove questa esista, nella Mediateca, salvo espressa autorizzazione del Direttore dell Archivio di Stato. I documenti individuati come fragili o deperibili possono essere riprodotti solo dietro esplicita autorizzazione del Direttore dell Archivio di Stato. Consultazione dell archivio digitale L Istituto dispone di una raccolta di riproduzioni digitali dei propri documenti che gli utenti possono consultare presso la Mediateca. Per la consultazione delle riproduzioni digitali valgono le stesse regole di accesso previste per la consultazione in Sala studio. Gli originali riprodotti digitalmente vengono esclusi dalla consultazione, salvo richiesta motivata ed autorizzata dalla Direzione. Gli utenti possono richiedere copia delle scansioni compilando l apposita domanda e versando anticipatamente le spese riferite al tariffario vigente relativo al riversamento di immagini digitali, eventualmente fornendo un supporto proprio (CD-ROM, DVD, penna ). Biblioteca La Biblioteca dell Archivio di Stato è aperta agli studiosi ammessi in Sala studio a corredo della loro attività di ricerca. La consultazione dei cataloghi (OPAC Servizio bibliotecario nazionale http://opac.regione.sardegna.it) e del materiale bibliografico è effettuata con l assistenza del personale in Sala studio. Le richieste di lettura vanno compilate sull apposito blocco e presentate al Funzionario archivista. Il materiale può essere tenuto in deposito per una settimana o lasciato sul tavolo di consultazione per essere ricollocato. Non è consentito il prestito. 4
Servizio di fotoriproduzione 1. Materiale archivistico La riproduzione Gli studiosi che intendono richiedere la riproduzione di documenti compilano l'apposita domanda (Allegato 1) e la consegnano al Funzionario archivista per l opportuno controllo e l inoltro al Tecnico del servizio. Il rilascio del materiale riprodotto avviene entro 10 giorni lavorativi dalla richiesta. Il pagamento deve essere versato anticipatamente all addetto al servizio di riscossione; il versamento si effettua nelle ore di apertura della Sala studio. All'utente è rilasciata ricevuta non fiscale attestante l'avvenuto pagamento. Il materiale archivistico non può essere fotocopiato, ma solo riprodotto digitalmente. E esclusa la fotoriproduzione di materiale archivistico deteriorato o deteriorabile. Le unità archivistiche riprodotte nell archivio digitale sono duplicabili dall esemplare digitale. In nessun caso la concessione di riproduzioni comporta la concessione del diritto a duplicare le riproduzioni stesse (Decreto Ministeriale 8 aprile 1994, artt. 3 e 5).. 2. Materiale bibliografico Ai sensi della Legge 22 aprile 1941, n. 633, modificata dal Decreto Lgs. 9 aprile 2003, n. 68, è legittima la riproduzione, per uso personale, di un opera protetta dal diritto d autore nei limiti del 15% del volume. In ogni caso, l Istituto effettua attività di riproduzione in fotocopia per un massimo di 25 fogli al giorno per ciascun utente. Nel caso sia richiesta la riproduzione di opera rara fuori dai cataloghi editoriali, questa può essere accettata previa autocertificazione da parte dell utente che ne attesti tale stato. L Archivio di Stato si riserva di effettuare i controlli sulla regolarità delle richieste e sulla veridicità delle dichiarazioni. Eventuali abusi saranno puniti con l esclusione dalla Sala studio. Le false dichiarazioni saranno inoltre comunicate all autorità giudiziaria ai sensi del DPR 28 dicembre 2000, n. 445. Per la richiesta di riproduzioni di materiale bibliografico vale la procedura descritta per il materiale archivistico. 5
Disposizioni per l esecuzione di riproduzioni con la propria fotocamera digitale (Direzione generale per gli archivi - Servizio II, Lettera circolare n. 21 del 17/06/2005 prot. 2.16929). E consentita agli studiosi, previa autorizzazione della Direzione dell Archivio di Stato, la riproduzione di materiale archivistico con fotocamera digitale propria. Lo studioso che, avendo in consultazione materiale archivistico, intenda riprodurlo con la propria fotocamera digitale dovrà compilare la richiesta di fotoriproduzione con mezzi propri (Allegato 2) elencando gli elementi identificativi dei documenti da riprodurre (fondo, serie, busta, fascicolo, carta). Le riproduzioni dovranno essere eseguite dal proprio posto di lavoro in Sala studio senza uso di flash, cavalletto, parco lampade o altri accessori di qualunque tipo. L Archivio si riserva di chiedere una copia delle riproduzioni di documenti effettuate con mezzi propri. La tariffa per tali riproduzioni è stabilita in 3,00 per ogni singola unità di conservazione (busta, registro o volume). Lavorazioni e tariffe fotoriproduzione (Decreto Ministeriale 8 aprile 1994 e Lettera circolare n. 21 del 17 giugno 2005 - prot. 2.16929 della Direzione generale per gli Archivi - Servizio II). 1. MEMORIZZAZIONE RIPRESE SU FILES (formato utilizzato jpeg) 1.1 RIPRESE DA ORIGINALI (alta risoluzione) (con idonea attrezzatura adeguata al formato del documento da riprodurre) Tipologia Formato originale Supporto Prezzo singola ripresa n. 1 ripresa A5/A4 CD-ROM, DVD, penna n. 1 ripresa A3 CD-ROM, DVD, penna n. 1 ripresa A2 CD-ROM, DVD, penna N.B. Per il formato TIFF il costo raddoppia RIPRESE DA ORIGINALI CON FOTOCAMERA DIGITALE 7,00 10,00 15,00 6
Tipologia Formato originale Supporto Prezzo singola ripresa Originali da stessa unità archivistica A4/A3 CD-ROM, DVD, penna Originali singoli A4/A3 CD-ROM, DVD, penna Stessa tipologia eseguita con mezzi propri: vedi paragrafo 4.0 2,00 3,00 1.2 RIPRESE B/N DA ORIGINALI CON SCANNER Tipologia Formato originale Supporto Prezzo singola ripresa Originali da stessa unità archivistica A4 CD-ROM, DVD, penna Originali singoli A4 CD-ROM, DVD, penna 1.4 RIVERSAMENTO DI IMMAGINI DIGITALI A COLORI (da banca dati esistente) 1 immagine Fino a 2 Mb CD-ROM, DVD, penna Da 2 Mb a 6 Mb CD-ROM, DVD, penna Superiore a 6 Mb CD-ROM, DVD, penna 2. STAMPE SU CARTA 1,00 2,00 3,00 9,00 12,00 2.1 STAMPE A COLORI (inkjet) Da file esistente n. 1 stampa A 5 Carta alta definizione 5,00 n. 1 stampa A 4 Carta alta definizione 10,00 n. 1 stampa A 3 Carta alta definizione 15,00 n. 1 stampa A 2 Carta alta definizione 20,00 Nuova ripresa n. 1 stampa A 5 Carta alta definizione 7,00 n. 1 stampa A 4 Carta alta definizione 12,00 n. 1 stampa A 3 Carta alta definizione 17,00 n. 1 stampa A 2 Carta alta definizione 22,00 2.2 STAMPE B/N 7
n. 1 stampa A 4 Carta normale 1,50 n. 1 stampa A 3 Carta normale 2,00 Per questa tipologia il prezzo è comprensivo della ripresa 3. UTILIZZO DI SALA RIPRESA PER RIPRODUZIONE CON MEZZI PROPRI 10,00 ogni ora 4. RIPRODUZIONE CON MEZZI PROPRI CON L'USO DI FOTOCAMERA (Tale modalità dovrà attuarsi in orari stabiliti dalla Direzione, senza uso di cavalletto e parco lampade, dal posto di lavoro con autorizzazione) Per ogni singola unità di conservazione 3,00 5. FOTOCOPIE A 4 0,08 A 3 0,15 Il pagamento dovrà essere effettuato in anticipo e direttamente al responsabile della fotoriproduzione. Il materiale potrà essere ritirato presso l Archivio di Stato senza spese aggiuntive, oppure, su richiesta, spedito a domicilio previo pagamento anticipato a carico del committente. Autorizzazioni a pubblicare Per pubblicare in facsimile i documenti o parte di essi gli interessati devono presentare richiesta al Direttore dell Archivio di Stato, utilizzando l apposito modulo (Allegato 3), corredato da bollo. La richiesta è esente da bollo se presentata da Pubbliche Amministrazioni. Il richiedente non sarà tenuto al pagamento dei diritti di pubblicazione (Decreto Ministeriale Ministero dei Beni Culturali e Ambientali 8 aprile 1994) per pubblicazioni periodiche scientifiche e libri con tiratura inferiore alle 2.000 copie e prezzo inferiore a Euro 77,47. Sarà comunque tenuto al rimborso delle spese sostenute dall Archivio di Stato per il rilascio delle copie ottenute. La pubblicazione dovrà riportare: la segnatura esatta del documento riprodotto; la dicitura Su concessione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, con l espressa avvertenza del divieto assoluto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo; 8
gli estremi dell autorizzazione (numero di protocollo e data). Nella pubblicazione dovrà essere indicato l esecutore delle fotoriproduzioni. E richiesta la consegna di tre copie della pubblicazione per la quale è stata concessa l autorizzazione. La violazione di tale obbligo avrà come conseguenza il rifiuto di ulteriori richieste di autorizzazione a pubblicare. In caso di riproduzioni in fac-simile di documenti in tiratura superiore alle 2.000 copie o con prezzo di copertina superiore a Euro 77,47, è dovuto all Amministrazione un corrispettivo pari a tre volte il prezzo di acquisto delle riproduzioni stesse (fotocopia o ripresa digitale). Nel caso di riprese fotografiche eseguite con mezzi propri, lo studioso dovrà pagare Euro 51,61 per foto a colori e Euro 11,00 per foto b/n con l obbligo di consegnare all Amministrazione un duplicato per ogni scatto. La ricevuta di pagamento degli eventuali diritti dovrà essere allegata alla domanda di autorizzazione a pubblicare. Ricerche e copie di documenti per uso amministrativo È possibile richiedere e ottenere certificazioni o copie conformi dei documenti con valore legale. Qualora la certificazione o le copie debbano essere rilasciate in bollo per fini amministrativi, anche la domanda deve essere presentata in bollo compilando l'apposito modulo (Allegato 4). In base al DPR 26 ottobre 1972, n. 642, e al D.M. 20 agosto 1992, art. 3 - Approvazione della tariffa dell'imposta di bollo, si applica il seguente regime fiscale: a) la richiesta di consultazione per ragioni amministrative non è assoggettata ad imposta di bollo; b) la richiesta di copie ad uso amministrativo deve essere redatta in carta bollata (Euro 16,00) per ogni singolo documento, di cui deve essere indicata la esatta collocazione archivistica; c) sulla copia del documento devono essere applicate marche da bollo (Euro 16,00 cadauna) nella misura di n. 1 (una) marca da bollo ogni 4 (quattro) facciate normali (formato protocollo); d) il richiedente è inoltre tenuto al rimborso delle spese sostenute dall Archivio di Stato per il rilascio delle copie ottenute. L Archivio di Stato certifica che la copia rilasciata è conforme all originale, riportando su di essa la segnatura archivistica del documento riprodotto e ogni altra indicazione utile al riconoscimento del documento; e) si rilasciano copie in carta semplice: 9
- nell interesse dello Stato; - nell interesse delle giustizia civile; - richieste dalle Pubbliche Amministrazioni; - richieste all Autorità giudiziaria; - richieste da persone ammesse al gratuito patrocinio; - richieste a fini pensionistici. Richieste per commercializzazione Per altre utilizzazioni della documentazione archivistica, quali la commercializzazione, è prevista, oltre al pagamento dei diritti, la corresponsione di royalties nella misura del 12% sull introito lordo derivato. Ricerche per corrispondenza E possibile inoltrare, indirizzandole al Direttore dell, richieste di ricerca per corrispondenza, purché l oggetto sia ben definito e supportato da informazioni atte a circoscrivere l indagine. In mancanza di dati puntuali saranno segnalati i fondi e le serie eventualmente utili per una ricerca diretta da condurre in Sala studio da parte degli interessati. Nel caso siano reperiti i documenti inerenti la ricerca, è possibile richiedere il servizio di fotoriproduzione ai seguenti recapiti: posta ordinaria via Angioy n. 1/A - 07100 Sassari; posta elettronica as-ss@beniculturali.it; Il pagamento può essere effettuato: per le richieste provenienti dall Italia tramite vaglia postale con la seguente intestazione: Pasquale Capone c/o via Angioy n. 1/A - 07100 Sassari; per le richieste provenienti dall estero tramite vaglia internazionale con la seguente intestazione: Pasquale Capone c/o via Angioy n. 1/A - 07100 Sassari. La Direzione comunica che sono in corso di valutazione nuove disposizioni sulle modalità di pagamento (bonifico bancario o bollettino postale) e l utenza verrà tempestivamente informata attraverso il sito web istituzionale, la carta dei servizi e il presente regolamento. 10
Riserve Il personale di sorveglianza può eseguire controlli secondo le evenienze, a campione o sistematici, all entrata o all uscita dell Istituto. Gli studiosi sottoposti a controllo sono tenuti a dare la loro massima collaborazione per facilitare il compito del personale preposto all incarico. La Direzione dell Archivio di Stato si riserva, per il miglior funzionamento dell Ufficio, di modificare o derogare dalle presenti norme. Per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato (Regio Decreto 2 ottobre 1911, n. 1163; DPR 30 settembre 1963, n. 1409; DPR 30 dicembre 1975, n. 854; Decreto Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42). Norme relative agli studiosi Lo studioso ammesso in Sala studio è tenuto a: esibire un documento di riconoscimento al momento dell ingresso; firmare quotidianamente in modo leggibile il registro delle presenze; prendere visione del regolamento della Sala studio; attenersi alle procedure previste per la richiesta e riconsegna del materiale in consultazione, servizi di biblioteca e fotoriproduzione; consultare non più di un unità archivistica per volta; tenere sul tavolo esclusivamente il materiale documentario in consultazione e materiale di lavoro (quaderno, lente o altro). Ogni altro oggetto deve essere depositato nel guardaroba, salvo espressa autorizzazione del Direttore dell Archivio di Stato o del Funzionario archivista; maneggiare i documenti con la massima cura, evitando ogni possibile manomissione dei supporti e delle scritture; rispettare l ordine dei fascicoli di ciascuna busta e dei documenti contenuti in ciascun fascicolo, segnalando al personale tecnico-scientifico le eventuali incongruenze rilevate; conservare la scheda rosa all interno dell unità documentaria in consultazione; segnalare al personale il materiale da tenere eventualmente in deposito apponendo il proprio nome su un cartoncino; rispettare il silenzio e l ordine della sala; 11
per ogni segnalazione o richiesta di miglioramento del servizio è possibile compilare il modulo reclamo (Allegato 5). La consultazione del materiale documentario è strettamente personale: non è ammesso il trasferimento dei documenti ad altro ricercatore. E consentito l uso di attrezzature elettroniche. E vietato agli utenti l accesso ai locali di deposito. In caso di contravvenzione alle norme precedenti all utente sono inflitte sanzioni che vanno dal semplice avvertimento verbale o scritto da parte dei funzionari responsabili, all esclusione temporanea o definitiva dalla frequenza della Sala studio. Norme relative al personale Il servizio di Sala studio è coordinato dal Funzionario archivista che vigila sull osservanza del presente regolamento. In particolare provvede ad aggiornare il file con l elenco degli studiosi ammessi in sala e quello degli esclusi e conserva, una volta protocollate, le domande dell anno corrente. Il Funzionario archivista con la collaborazione degli addetti alla Sala studio: illustra all utente che richiede di essere ammesso in Sala studio le modalità e le procedure della consultazione e dell eventuale riproduzione; accetta la domanda annuale di ammissione degli studiosi dopo aver verificato che il richiedente non sia stato escluso dalle sale di studio; fornisce, quando richiesto, la necessaria assistenza tecnico-scientifica per le ricerche; accetta, siglandole, le richieste formulate dagli studiosi dopo aver controllato la loro completezza ed accettabilità; al termine di ciascun turno verifica, in collaborazione con gli addetti alla vigilanza di sala, che il materiale bibliografico e documentario consultato sia stato ricollocato o che si trovi negli scaffali destinati alla consegna o al deposito così come previsto dal presente regolamento. Gli addetti al servizio di vigilanza: vigilano sul corretto uso della documentazione data in consultazione e sull osservanza, da parte degli studiosi, di tutte le altre disposizioni contenute nel presente regolamento; 12
eseguono la presa e la ricollocazione dei pezzi ponendo in luogo del pezzo prelevato una tasca con la relativa scheda di richiesta; trasferiscono all addetto al servizio di fotoriproduzione il materiale da riprodurre. Sassari, 04 agosto 2015 Il Direttore Dr.ssa Angela Andrea Orani 13